RANCANG BANGUN APLIKASI PENGADAAN BARANG DI LEMBAGA KURSUS DAN PELATIHAN (LKP) PALCOMTECH PALEMBANG

Transkripsi

1 RANCANG BANGUN APLIKASI PENGADAAN BARANG DI LEMBAGA KURSUS DAN PELATIHAN (LKP) PALCOMTECH PALEMBANG Antonius Yusrianto Nugroho Jurusan Manajemen Informatika Politeknik PalComTech Palembang Abstrak Salah satu perusahaan yang memiliki bagian pengadaan khusus adalah Lembaga Kurus dan Pelatihan (LKP) PalComTech Palembang. pengadaan barang diperusahaan diatur sendiri oleh sebuah bagian khusus yang sering disebut dengan Bagian Pengadaan, bagian ini akan bertugas untuk membeli barang yang diajukan oleh karyawan. Perlu adanya pembenahan terhadap regulasi di bidang pengadaan barang. Pembangunan aplikasi pengadaan barang ini mencakup data permintaan barang data pembelian barang,data inventaris barang, data arsip bukti penerimaan barang, data arsip bukti pembelian barang, laporan permintaan barang dan laporan pembelian barang. Aplikasi dibangun dengam berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP serta database MySQL. Hasil dari penelitian ini Aplikasi Pengadaan barang.aplikasi ini bertujuan menjamin efisiensi,transparansi khususnya bagian pengadaan barang. Kata Kunci :aplikasi, pengadaan barang, Divisi Keuangan, PHP, MySQL. PENDAHULUAN Perusahaan adalah tempat terjadinya sebuah kegiatan untuk mengerjakan sesuatu sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian. Dalam mengerjakan pekerjaan didalam perusahaan maka dibutuhkan beberapa faktor pendukung keberhasilan antara lain adalah tenaga kerja dan alat yang turut mendukung penyelesaikan sebuah pekerjaan. Alat pendukung sebuah pekerjaan seseorang didalam perusahaan sering disebut dengan barang invetaris yang kepemilikannya dimiliki oleh perusahaan. Untuk mendapatkan barang pendukung tersebut biasanya karyawan harus melakukan permohonan pengadaan barang kepda pihak tertentu. Pengadaan barang diperusahaan diatur sendiri oleh sebuah bagian khusus yang sering disebut dengan Bagian Pengadaan, bagian ini akan bertugas untuk membeli barang yang diajukan oleh karyawan. Salah satu perusahaan yang memiliki bagian pengadaan khusus adalah Lembaga Kurus dan Pelatihan (LKP) PalComTech Palembang. LKP PalComTech adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa pendidikan dibawah naungan Yayasan Pendidikan PalComTech Palembang. Pengadaan barang yang dilakukan di LKP PalComTech Palembang sering terjadi karena LKP ini menggunakan banyak hardware untuk mendukung terjadinya proses belajar menngajar, kegiatan kerja harian ataupun pelaksanaan kegiatan lainnya. Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan jika ingin melakukan pembelian barang yaitu dengan cara mengisis form pengadaan barang, selanjutnya form tersebut diberikan kepada atas untuk diminta persetujuan, form pengadaan barang diberikan kepada bagian pengadaan selanjutnya menunggu persetujuan pembelian barang dari Kepala Keuangan. Barang yang dibeli selanjutnya didata oleh bagian pengadaan, kekurangan dalam sistem yang manual ini adalah seluruh bukti permintaan pembelian barang dan penerimaan disimpan dalam bentuk file berkas sehingga menimbulkan 1

2 penumpukan data arsip, penyimpanan bukti-bukti penerimaan barang tidak teratur pencarian berkas jika dibutuhkan dalam waktu yang cepat. dan sulitnya LANDASAN TEORI Pengadaan Barang Menurut Weele (2010:4), Pengadaan barang adalah perolehan barang atau jasa. Hal ini menguntungkan bahwa barang atau jasa yang tepat dan bahwa mereka yang dibeli dengan biaya terbaik untuk memenuhi kebutuhan pembeli dalam hal kualitas dan kuantitas, waktu dan lokasi. Perancangan Sistem Menurut Kusrini dan Koniyo (2007:79), pengembangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analis sistem. Dalam tahapan perancangan, tim kerja desain harus merancang spesifikasi yang dibutuhkan dalam berbagai kertas kerja. Tujuan perancangan sistem adalah memenuhi pemakai sistem dan memberikan gambaran yang jelas serta rancang bangun yang lengkap untuk pemrograman dan ahli-ahli teknik yang terlibat. Menurut Binanto (2010:260) perancangan sistem adalah tahapan pembuatan spesifikasi arsitektur program, gaya, tampilan, dan kebutuhan material atau bahan untuk program. Spesifikasi dibuat serinci mungkin. Aplikasi Menurut Jogiyanto (2005:12), aplikasi adalah penggunaan dalam suatu komputer, instruksi (instructiom) atau pernyataan (statement) yang disusun sedemikian rupa sehingga computer dapat memproses input menjadi output. Website Menurut Rianto (2007:2), web adalah fasilitas hypertext yang mampu menampilkan data berupa teks, gambar, suara, animasi dan multimedia lainnya, dimana dian tara datadata tersebut saling terkait dan berhubungan satu dengan yang lainnya. Untuk memudahkan dalam membaca data tersebut dibutuhkan sebuah browser seperti internet eksplorer, netscape, opera ataupun mozila firefox. Menurut Yuhefizar (2009:13), Website adalah suatu metode untuk menampilkan informasi di internet, baik berupa teks, gambar, suara maupun video yang interaktif dan mempunyai kelebihan untuk menghubungkan (link) satu dokumen dengan dokumen lainnya (hypertext) yang dapat diakses melalui sebuah browser. Menurut Wahana Komputer (2010:2), berdasarkan pengoperasiannya secara mendasar website dibagi menjadi : 2

3 1. Website Static Website Static adalah website yang memiliki halaman front end, yaitu halaman yang dapat dilihat oleh pengunjung website. Karena fasilitas yang sangat terbatas, isi dari halaman website static bersifat tetap atau tidak berubah. Untuk mengganti isi halaman website static maka harus dilakukan secara manual dengan cara mengganti semua kode-kode HTML. Website static biasanya digunakan untuk membuat company profile (profil perusahaan), yaitu jenis website pengumuman berupa brosur online yang sangat sederhana dan tidak bisa diubah atau dimodifikasi. 2. Website Dynamic Website dynamic adalah website yang dapat diubah atau dilakukan update. Dalam website dynamic biasanya terdapat dua halaman fornt end dan halaman back end. Halaman fornt end adalah halaman yang dapat diaksen oleh pengunjung website sedangkan halaman back end adalah halaman yang hanya bisa diakses oleh admin website tersebut. Informasi Menurut Fatta (2007:9), informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Dengan demikian informasi berarti data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Menurut Kadir (2008:3) informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang bermakna dan berguna bagi manusia. Informasi dapat juga diartikan menjadi data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakannya. Dapat disimpulkan bahwa : 1. Informasi bermuara pada data. 2. Memberikan suatu nilai tambah atau pengetahuan bagi yang menggunakan. 3. Dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data Primer Menurut Sugiarto (2006:16), data primer merupakan data yang didapat dari sumber pertama, dari individu seperti hasil wawancara atau hasil pengisian kuesioner yang biasa dilakukan oleh peneliti. Data ini tidak tersedia dalam bentuk file-file. Data ini harus dicari melalui narasumber Data Sekunder Menurut Sugiarto (2006:17), data sekunder merupakan data primer yang diperoleh oleh pihak lain atau data primer yang sudah diolah lebih lanjut dan disajikan dalam bentuk tabel dan diagram. HASIL DAN PEMBAHASAN Diagram Konteks Diagram Aplikasi Pengadaan Barang di Lembaga Kursus dan Pelatihan (LKP) PalComTech Palembang terdiri dari 5 (Lima) entitas, yaitu : HRD, Karyawan, Kepala Divisi, 3

4 Bagian Pengadaan dan Kepala Keuangan. Diagram konteks dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Gambar 1.Diagram Konteks Diagram Level 0 Diagram level 0 pada Aplikasi Pengadaan Barang di Lembaga Kursus dan Pelatihan (LKP) PalComTech Palembang terdiri dari 10 proses yang berjalan, antara lain: 1. Proses 1.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data divisi yang dilakukan oleh entitas HRD selanjutnya disimpan dalam data store divisi. 2. Proses 2.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data karyawan yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store divisi, proses ini dilakukan oleh entitas HRD selanjutnya disimpan dalam data store karyawan. 3. Proses 3.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data pengadaan barang yang dilakukan oleh entitas Karyawan selanjutnya disimpan dalam data store pengadaan barang. 4. Proses 4.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data persetujuan pengadaan barang (persetujuan1) yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store pengadaan barang, proses ini dilakukan oleh entitas Kepala Divisi selanjutnya disimpan dalam data store pengadaan barang (persetujuan1). 5. Proses 5.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data persetujuan pengadaan barang (persetujuan2) yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store pengadaan barang (persetujuan1), proses ini dilakukan oleh entitas Kepala Keuangan selanjutnya disimpan dalam data store pengadaan barang (persetujuan2). 6. Proses 6.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data pembelian barang yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store pengadaan barang (persetujuan2), proses ini dilakukan oleh entitas Bagian Pengadaan selanjutnya disimpan dalam data store pembelian barang. 7. Proses 7.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data bukti pembelian barang yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store pembelian 4

5 barang, proses ini dilakukan oleh entitas Bagian Pengadaan selanjutnya disimpan dalam data store bukti pembelian 8. Proses 8.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data inventaris barang yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store pembelian barang, proses ini dilakukan oleh entitas Bagian Pengadaan selanjutnya disimpan dalam data store inventaris barang. 9. Proses 9.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data tanggung jawab barang yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store inventaris barang, proses ini dilakukan oleh entitas Bagian Pengadaan selanjutnya disimpan dalam data store tanggung jawab barang. 10. Proses 10.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data perpindahan barang yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store tanggung jawab barang, proses ini dilakukan oleh entitas Karyawan selanjutnya disimpan dalam data store perpindahan barang. Diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini : 5

6 Gambar 2. Diagram Level 0 Entity Relationalship Diagram (ERD) Permodelan data dapat digambarkan dalam bentuk Entity Relationalship Diagram (ERD), Entity Relationship Diagram (ERD) berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut. Entity Relationship Diagram (ERD) dapat dilihat pada Gambar di bawah ini : 6

7 Gambar3.ERD(Entity Relationalship Diagram (ERD) Hasil Rancangan Halaman Login Halaman Login adalah halaman yang berfungsi untuk admin masuk kedalam website. Gambar halaman login. Gambar 4. Halaman Login Halaman Data Divisi Halaman Login adalah halaman yang berfungsi untuk melihat Data Divisi. 7

8 Gambar 5. Data Divisi. Halaman Data Karyawan Halaman Data Karyawan adalah halaman yang berfungsi untuk melihat Data Karyawan. Gambar 6. Data Karyawan Halaman Data Pengadaan Barang 8

9 Halaman Data Karyawan adalah halaman yang berfungsi untuk melihat Data Pengadaan Barang. Gambar 7. Data Pengadaan Barang Halaman Data Pembelian Barang Halaman Data Pengadaan Barang dalah halaman yang berfungsi untuk melihat data Pembelian Barang. Gambar 8. Data Pembelian Barang PENUTUP Berdasarkan pengamatan yang dilakukan mengenai Rancang Bangun Aplikasi Pengadaan Barang pada Lembaga Kursus dan Pelatihan PalComTech dapat disimpulkan bahwa dengan adanya aplikasi Pengadaan Barang pada Lembaga Kursus dan Pelatihan Palcomtech maka akan mempermudah dalam hal dapat membantu Bagian Pengadaan dalam mempermudah penyampaian informasi,pengarsipan data, pembuatan laporan, permintaan dan pembelian barang. 9

10 Aplikasi ini menghasilkan laporan inventaris barang, laporan pengadaan barang. Aplikasi ini bertujuan untuk membantu kegiatan pihak manajemen khususnya bagian pengadaan. DAFTAR PUSTAKA Binanto, Iwan Multimedia Digital Dasar Teori dan Pengembangannya. Andi Publisher. Yogyakarta. Fatta, Hanif Al Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Andi Offset. Yogyakarta. Jogiyanto Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta. Kadir, abdul Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relasional. Andi Offset. Yogyakarta. Kusrini dan Andri Koniyo Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Andi Publisher. Yogyakarta. Rianto, Slamet Membangun Website dengan Adobe Photoshop dan Macromedia Dreamweaver. Datakom Lintas Batas. Jakarta. Sugiarto, Dergibson Siagian Metode Statistika Untuk Bisnis dan Ekonomi. PT Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. Weele, Arjan J Van Purchasing and Supply Chain Management: Analysis, Strategy, Planning and Practice. Cengage Learning EMEA. Thomas Rennie Publisher. United Kingdom. Yuhefizar Cara Mudah Membangun Website Interaktif Menggunakan Content Management Sistem Joomla Edisi Revisi. Elex Media Komputindo. Jakarta., Wahana Komputer Membuat Aplikasi Database Dengan Java Dan Mysql. Andi. Yogyakarta. 10