IJNS Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN:

Transkripsi

1 Pembangunan Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru Pada Universitas Terbuka Pacitan Ferdian Sukarno Putra, Bambang Eka Purnama, Indah Uly Wardati ABSTRAKSI :Dalam dunia pendidikan, terutama pendidikan tinggi akan membutuhkan informasi untuk merampingkan dan menyederhanakan proses akademik di dalamnya. Manajemen dan pengolahan data masih dilakukan secara manual, kadang-kadang dapat menyebabkan kesalahan data yang disebabkan oleh faktor kesalahan manusia.oleh karena itu,perlu bahwa system informasi mampu mengelola dan mengolah data secara efektif dan efisien sehingga data menjadi lebih akurat. Penelitian ini bertujuan untuk menerapkan dari ilmu yang diperoleh dari perguruan tinggi dalam hubungannya dengan dunia kerja juga bertujuan untuk merancang sistem yang baru yang merupakan pengembangan dari sistem sebelumnya yang sederhana, terutama dalam sistem penerimaan mahasiswa baru di Universitas Terbuka Pacitan lebih fleksibel dan dinamis. Kami berharap penelitian ini dapat menjawab kesulitan yang sering dihadapi oleh para manajer dan bagi calon mahasiswa baru menghemat waktu dalam pendaftaran regristrasi sehingga lebih efisien dan efektif Kata kunci: Pendaftaran Mahasiswa Baru, Sistem Informasi 1a. Latar Belakang Masalah Perkembangan dunia teknologi informasi sangatlah cepat karena didorong oleh kebutuhan akan data dan informasi berbasiskan komputer. Data dan informasi sangat dibutuhkan suatu perusahaan dan lembaga baik yang berskala besar, sedang, dan kecil.sistem informasi terkomputerisasi terbukti mampu mempercepat kinerja, sehingga meningkatkan keuntungan. Teknologi aplikasi sistem informasi merupakan sebuah teknologi interaktif yang dapat digunakan sebagai sarana informasi yang dapat diakses oleh semua pihak, baik pihak umum maupun pihak yang mempunyai hak akses. Sebuah perguruan tinggi menggunakan atau menerapkan Teknologi Informasi untuk memudahkan berlangsungnya proses kerja baik dosen, mahasiswa, maupun pegawai administrasi dalam hal pengaksesan data dan informasi. Kesalahan data sering kali terjadi pada sebuah instansi, lembaga maupun perusahaan karena pengolahan, penyimpanan, dan pengelolaan data kebanyakan dilakukan dengan cara manual. Pendaftaran mahasiswa baru merupakan salah satu kegiatan dalam perguruan tinggi yang memungkinkan adanya ratusan bahkan ribuan calon mahasiswa baru mendaftar masuk perguruan tinggi setiap tahunnya. Dengan pengelolaan dan pengolahan data pendaftaran mahasiswa baru yang dilakukan secara manual, tentunya akan memerlukan waktu yang kurang efektif. Oleh karena itu, perlu adanya sistem informasi terkomputerisasi yang dapat mempermudah kinerja agar lebih efektif dan efisien. 1.b.Rumusan Masalah 1. Kurang efisiennya dalam melakukan pencarian data mahasiswa sehingga membutuhkan waktu yang lama. 2. Bagaimana membangun sebuah Sistem Informasi pengolahan data penerimaan mahasiswa baru pada Universitas Terbuka Pacitan? 1.c. Batasan Masalah 1. Penelitian dilakukan pada Universitas Terbuka Pacitan 2. Dalam pembangunan sistem informasi hanya memberikan informasi kepada pegawai yang mempunyai hak akses tentang pendataan informasi pendaftaran calon mahasiswa baru 1.d. Tujuan 1. Untuk menganalisis proses kerja pada Universitas Terbuka Pacitan dalam proses pengolahan dan pengelolaan pendaftaran mahasiswa baru dan perluasan informasi kepada calon mahasiswa. 2. Untuk menghasilkan aplikasi sistem informasi pendaftaran mahasiswa baru. 1.e. Manfaat Penelitian 1. Dapat mempermudah kinerja pada bagian pendaftaran dalam hal pengolahan dan pengelolaan data. 2. Menghasilkan aplikasi untuk pihak Universitas Terbuka sebagai pengolahan data penerimaan mahasiswa baru secara komputerisasi. 2.a. Landasan Teori Pengertian Sistem dan Informasi IJNS Accepted Paper 1

2 Menurut Raymond Mcleod (2001), Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu. Definisi sistem menurut Robert G. Murdick / Joel E. Ross / James R. Claggett (1991:16), Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kegiatan atau suatu prosedur atau bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan atau tujuan-tujuan bersama dengan mengoperasikan data atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi, energi, dan barang. Menurut Jogiyanto HM., (1999:692), Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi menurut George H. Bodnar, (2000: 1) didefinisikan menjadi Informasi adalah data yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Definisi informasi menurut Gordon B. Davis (1991: 28), Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Definisi sistem dan informasi sangatlah beragam, tetapi pada intinya sistem adalah himpunan dari bagian yang saling berhubungan secara bersama-sama mencapai tujuan bersama sedangkan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna untuk membuat keputusan. Sistem Pengertian Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru Sistem informasi pendaftaran mahasiswa baru dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang berfungsi untuk mengelola dan mengolah data calon mahasiswa baru guna menghasilkan berbagai informasi-informasi terkait dengan pendaftaran mahasiswa baru.data yang dikelola adalah data pendaftaran mahasiswa baru.sedangkan data yang diolah adalah hasil dari seleksi ujian masuk.dari data-data tersebut diperoleh informasi diterima atau tidak diterimanya menjadi mahasiswa baru dengan jurusan yang telah ditetapkan. 1. Relasi tabel Menurut Fatansyah (Agus Mulyanto, 2009: 273), Relasi menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berbeda yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. 1. Satu ke satu (one to one), yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas P berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas Q, begitu juga sebaliknya. 2. Satu ke banyak (one to many), yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas P berhubungan dengan banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas Q, tetapi tidak berlaku sebaliknya. 3. Banyak ke satu (many to one), yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas P berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas Q, tetapi tidak berlaku sebaliknya. 4. Banyak ke banyak (many to many), yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas P dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas Q, dan berlaku sebaliknya. 2. Desain Antar Muka Menurut Hanif Al Fatta (2007: 103), Antarmuka pengguna merupakan tampilan dimana pengguna berinteraksi dengan sistem. Dalam mendesain, hanya ada satu antarmuka pengguna untuk setiap pengguna, kecuali untuk beberapa sistem yagng memiliki fasilitas pengguna yang bertingkat, maka antarmuka pengguna akan berhubungan dengan level atau hak akses user tersebut. Tujuan dari antarmuka pengguna adalah untuk memungkinkan pengguana menjalankan setiap tugas dalam kebutuhan pengguna (user requirement). Dalam mengembangkan antarmuka pengguana perlu diingat beberapa prinsip antarmuka pengguana yang lain, yaitu: 1. Antarmuka yang baik tidak mengharuskan pengguna untuk mengingat tampilan antarmuka pengguna. 2. Antarmuka pengguna menampilkan apa yang dimengerti oleh pengguna atau visualisasi keadaan dari sistem sekarang. Dalam hal ini, ada beberapa hal yang harus dihindari: IJNS Accepted Paper 2

3 a. Menampilkan terlalu banyak informasi dan terlalu banyak pilihan. b. Menampilkan terlalu sedikit informasi, terlalu sedikit pilihan, dan tanpa konteks. c. Eksploitasi struktur menu standar yang sudah familiar dengan perangkat lunak yang sering digunakan user. 2.b. Kajian Pustaka Menurut Putu Manik Prihatini dalam Jurnal Logic. Vol. 12 No. 1. Maret 2012 Yang Berjudul Kajian Prosedur Dan Model Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru Online Politeknik Negeri Bali memberikan kesimpulan Analisa terhadap prosedur, dokumen dan personil yang terlibat pada SPMB yang ada menjadi acuan menghasilkan rekomendasi pengembangan sistem yang baru. Sedangkan menurut Indah Dwi Mumpuni dan Fitria Ari Wijayanti dalam karyanya yang berjudul APLIKASI SISTEM UJIAN MASUK PENERIMAAN MAHASISWA BARU BERBASIS WEB MENGGUNAKAN PHP DI STMIK PPKIA PRADNYA PARAMITA MALANG Jurnal Dinamika Dotcom Vol 2. No. 1 mengambil kesimpulan bahwa dengan program aplikasi sistem ujian masuk penerimaan mahasiswa baru di STMIK Pradnya Paramita Malang dapat diperoleh hasil yang cepat dalam proses validasi nilai sehingga hasil ujian bisa segera diketahui oleh peserta dan akurat dalam penilain jawaban-jawaban ujian. Serta pada karya wahyudin yang berjudul Metode Iterative Dichotomizer 3 ( ID3 ) Untuk Penyeleksian Penerimaan Mahasiswa Baru JURNAL PENDIDIKAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (PTIK)( 5 ) ISSN Vol. 2 no. 2 / Desember Mengatakan seseorang peserta yang mengikuti seleksi mahasiswa baru dinyatakan diterima atau tidak tergantung pada pihak universitas berdasarkan pertimbangan beberapa kriteria yang ditetapkan. Maka peneliti mengambil kesimpulan untuk diterapkan dari masing-masing keunggulan metode yang ditulis dalam beberapa karya yang terdahulu untuk acuan terhadap penelitian yang dilakukan pada Universitas Terbuka Pacitan. 3. Analisis dan Perancangan Sistem Di dalam sistem pendaftaran mahasiswa baru pada Universitas Terbuka Pacitan terdapat beberapa kendala dalam proses pengelolaan dan pengolahan data calon mahasiswa baru, salah satunya adalah apabila Universitas Terbuka Pacitan memiliki jumlah pendaftar yang cukup banyak maka penyeleksian mahasiswa baru menjadi sulit. Saat ini, dalam pengolahan dan pengelolaan data calon mahasiswa baru yang dilakukan masih bersifat manual, sehingga dirasakan kurang optimal dan menghabiskan banyak waktu baik dalam menyusun laporan dan memutuskan calon mahasiswa baru yang akan diterima. 3.1 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan 1. Prosedur Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru (a) Petugas pendaftaran mahasiswa baru memberikan formulir pendaftaran dan memberitahu persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi kepada calon mahasiswa. (b) Calon mahasiswa baru mengisi formulir pendaftaran dan menyertakan persyaratan yang telah ditentukan yaitu fotocopy SKHU, fotocopy ijazah, pas photo ukuran 3x4 sebanyak 4 lembar, kemudian mengembalikannya kepada petugas pendaftaran. (c) Petugas pendaftaran mahasiswa baru mengecek formulir pendaftaran dan persyaratan, apabila tidak lengkap akan dikembalikan kepada calon mahasiswa untuk dilengkapi. (d) Setelah formulir pendaftaran diisi dengan lengkap dan persyaratan telah terpenuhi maka petugas pendaftaran akan memasukkan data-data calon mahasiswa ke dalam buku pendaftaran dan menyimpan data tersebut ke dalam arsip. (e) Petugas pendaftaran mahasiswa baru lalu memberikan kartu tanda peserta ujian masuk beserta surat pemberitahuan waktu dan tempat pelaksanaan ujian kepada calon mahasiswa baru yang wajib dibawa pada saat ujian. 2. Prosedur Tes Ujian Masuk (a) Petugas pendaftaran mahasiswa baru memberikan soal tes beserta lembar jawaban kepada peserta ujian. (b) Setelah soal dan lembar jawaban diberikan kepada setiap calon peserta ujian maka calon mahasiswa diberi waktu untuk mengisi soal-soal tersebut. IJNS Accepted Paper 3

4 (c) Setelah soal-soal tersebut diisi kemudian calon mahasiswa memberikan soal dan lembar jawaban yang telah diisi kepada petugas pendaftaran mahasiswa baru. (d) Petugas pendaftaran mahasiswa baru memeriksa jawaban-jawaban dari calon mahasiswa sehingga menghasilkan nilai hasil dari tes ujian masuk, kemudian disimpan ke dalam arsip. 3. Prosedur Penyeleksian Calon Mahasiswa Baru (a) Petugas pendaftaran mahasiswa baru mengumpulkan nilai rata-rata ujian akhir nasional (NEM), nilai rata-rata tes ujian masuk dari masing-masing calon mahasiswa yang telah mengikuti tes ujian masuk. (b) Petugas menghitung keseluruhan nilai yang diperoleh calon mahasiswa baru tersebut. (c) Jika total nilai tersebut lebih dari atau sama dengan 7,0 maka mahasiswa tersebut lulus seleksi, namun apabila total nilainya kurang dari 7,0 maka mahasiswa tersebut tidak lulus seleksi masuk. (e) Petugas lalu membuat surat pemberitahuan (pengumuman mengenai diterima atau tidak diterima menjadi mahasiswa Universitas Terbuka Pacitan) untuk calon mahasiswa yang mengikuti pendaftaran dan ujian masuk. (f) Petugas pendaftaran mahasiswa baru pun membuat laporan data calon mahasiswa yang diterima untuk kemudian diberikan kepada Bagian Kemahasiswaan untuk disetujui, setelah laporan disetujui kemudian laporan tersebut disimpan dalam arsip. (g) Petugas lalu membuat surat pemberitahuan (pengumuman) waktu daftar ulang bagi calon mahasiswa yang lulus seleksi. salah satunya adalah apabila Universitas Terbuka Pacitan memiliki jumlah pendaftar yang cukup banyak maka penyeleksian mahasiswa baru menjadi sulit. Saat ini, dalam pengolahan dan pengelolaan data calon mahasiswa baru yang dilakukan masih bersifat manual, sehingga dirasakan kurang optimal dan menghabiskan banyak waktu baik dalam menyusun laporan dan memutuskan calon mahasiswa baru yang akan diterima Perancangan Sitem 1. ERD (Entity Relationship Diagram) 2. Relasi Tabel 3.2. Analisis Masalah Di dalam sistem pendaftaran mahasiswa baru pada Universitas Terbuka Pacitan terdapat beberapa kendala dalam proses pengelolaan dan pengolahan data calon mahasiswa baru, IJNS Accepted Paper 4

5 4. Implementasi Sistem 1. Struktur Menu Berikut adalah rancangan semua halaman yang pada Sitem informasi Penerimaan mahasiswa Baru. 4. Halaman kerja admin Pada halaman ini adalah halaman kerja admin untuk mengubah, mengedit, menambahkan datadata yang masuk pada proses pendaftaran 2.Halaman administrator Halaman login admin ini menerangkan mengenai masuknya admin ke dalam sistem. Apa bila berhasil. Dan akan ada perintah untk mengulangi pasword jika password salah 5. Halaman Kwitansi 3. Halaman Utama 6. Halaman Hasil Ujian IJNS Accepted Paper 5

6 7. Halaman Laporan sistem informasi pendaftaran mahasiswa baru berbasis web (online). Daftar Pustaka 8. Halaman Kelola Admin 5.Kesimpulan 1. Sistem pendaftaran mahasiswa baru di Universitas Terbuka Pacitan masih dilakukan secara manual sehingga diperlukan sebuah perancangan dan membangun sistem informasi pendaftaran mahasiswa baru untuk mempermudah proses pengelolaan dan pengolahan data calon mahasiswa 2. Aplikasi sistem informasi pendaftaran mahasiswa baru dapat membantu petugas pendaftaran mahasiswa baru di dalam hal-hal yang berkaitan dengan pengaksesan data dan pemroses data niali 5.2. Saran Dengan adanya hasil perancangan berupa aplikasi sistem informasi pendaftaran mahasiswa baru berbasis desktop ini, supaya dikembangkan lebih lanjut menjadi aplikasi [1] Dwi Mumpuni, Indah dan Ari Wijayanti, Fitria. Aplikasi Sistem Ujian Masuk Penerimaan Mahasiswa Baru Berbasis Web Menggunakan Php Di STMIK PPKIA Pradnya Paramita Malang. Jurnal Dinamika Dotcom Vol 2. No. 1, Hal [2] Kristanto, Harianto Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta: Andi [3] Manik Prihatini, Putu. Kajian Prosedur dan Mdel Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru Online Politeknik Negeri Bali.Jurnal Logic Volume 12, No. 1, Maret 2012.Hal [4] Simartama, Janner, Payudi,Iman, Basis Data,Yogyakarta: Penerbit Andi, 2006 [5] Wahyudin.Metode Iterative Dichotomizer 3 ( ID3 ) Untuk Penyeleksian Penerimaan Mahasiswa Baru. JURNAL PENDIDIKAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (PTIK)( 5 ) ISSN Vol. 2 no. 2 / Desember 2009, Hal [6] Eka Choliviana, Sukadi, Pembuatan Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru Pada Madrasah Ibtidaiyah Muhammadiyah Wonoanti III, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 15 FTI UNSA Vol 10 No 1 Februari ijcss.unsa.ac.id, ISSN [7] Nurul Azizah Yaoma Ramadhani (2013), Pembangunan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Di Sekolah Menengah Kejuruan Al-Irsyad Tegal, IJCSS) 15 - Indonesian Jurnal on Computer Science Speed - FTI UNSA Vol 10 No 1 Februari ijcss.unsa.ac.id, ISSN [8] Nurul Azizah Yaoma Ramadhani (2013), Pembangunan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Di Sekolah Menengah Kejuruan Al-Irsyad Tegal, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 15 FTI UNSA Vol 10 No 1 Februari ijcss.unsa.ac.id, ISSN [9] Adisti Frediryana, Sukadi, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru Pada Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Muhammadiyah Pacitan, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 13 Vol 9 No 2 Agustus 2012, ISSN IJNS Accepted Paper 6