Modul ke: 03Fakultas Ferry EKONOMI DAN BISNIS SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN Tujuan yang searah, Faktor-faktor informal yang mempengaruhi tujuan yang searah, Sistem Pengendalian Formal, Jenis-jenis Organisasi, Fungsi Controller Hendro Basuki, SE.,MSi.,Ak.,CA. Program Studi AKUNTANSI S1
Abstract SPM diharakan dapat mempengaruhi perilaku manusia di dalam organisasi, sehingga adanya keselarasan pencapaian tujuan-tujuan baik pribadi maupun organisasi
Kompetensi Mahasiswa mampu menjelaskan dan memahami perilaku dalam organisasi dan hubungannya dengan sistem pengendalian manajemen
Keselarasan Tujuan Keselarasan tujuan (goal congruence) merupakan sebuah kondisi yang menggambarkan adanya keselarasan yang tinggi antara tujuan pribadi dan tujuan organsiasi. Pada kondisi ini, manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan. Mengevaluasi praktik pengendalian manajemen, ada dua pertanyaan penting yang diajukan: 1. Tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak demi kepentingan diri mereka sendiri? 2. Apakah tindakan-tindakan ini sesuai dengan kepentingan organisasi tersebut?
FAKTOR-FAKTOR INFORMAL YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN Pengendalian yang bersifat formal mengikuti proses-proses manajemen seperti perencanaan strategis, penyusunan anggaran, maupun pelaporan. Sehingga, diharapkan adanya proses mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi perusahaan, pada akhirnya diharapkan adanya keselarasan tujuan sebagaimana yang dimaksudkan. Namun ada hal yang perlu diperhatikan para perancang sistem pengendalian formal bahwa adanya aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan budaya yang melingkupi, karena untuk menjalankan strategi organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal.
Faktor-faktor Eksternal Merupakan norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan di dalam masyarakat, di mana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma meliputi sikap (secara kolektif disebut etos kerja), yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai dalam menjalankan tugasnya.
Faktor-faktor Internal 1. Budaya, faktor internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi, yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma perilaku serta asumsi-asumsi yang secara eksplisit dimaniferstasikan di jajaran organisasi. 2. Gaya Manajemen, faktor berikut yang juga mempengaruhi pengendalian manajemen adalah gaya manajemen. Sikapsikap bawahan biasanya mencerminkan apa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO. 3. Organisasi Informal, Pada konteks faktual, terjadi bahwa bawahan anda mungkin memiliki kemampuan komunikasi yang kuat terhadap orang-orang dalam organisasi yang anda pimpin, sehingga tanpa disadari dia memiliki legitimasi informal yang tinggi dalam lingkungan kerjanya.
Aturan-aturan Beberapa aturan adalah pedoman kerja; yaitu para anggota organisasi diizinkan, dan bahkan diharapkan dapat menyimpang dari pedoman itu, baik dalam situasi khusus atau ketika dalam mereka menilai bahwa penyimpangan tersebut akan berakibat baik bagi organisasi.
Pengendalian Fisik, penjaga keamanan, gudanggudang yang terkunci, ruangan besi, password komputer, televisi pengawas, dan pengendalian fisik lainnya mungkin merupakan bagian dari struktur pengendalian.
Manual, ada banyak pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan mana yang harus dituliskan ke dalam panduan, mana yang mesti diklasifikasian sebagai pedoman, seberapa banyak toleransi yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya
Pengamanan Sistem, berbagai macam pengamanan dilakukan ke dalam sistem pemrosesan informasi untuk menjamin informasi yang mengalir akurat dan aman dari kecurangan. Misalkan pemeriksaan silang secara rinci, pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain bahwa transaksi telah dijalankan, melakukan pemilihan, penghitungan bukti fisik kas dan pemeriksaan oleh auditor internal maupunn eksternal.
Pengamanan Sistem, berbagai macam pengamanan dilakukan ke dalam sistem pemrosesan informasi untuk menjamin informasi yang mengalir akurat dan aman dari kecurangan. Misalkan pemeriksaan silang secara rinci, pembubuhan tanda tangan dan buktibukti lain bahwa transaksi telah dijalankan, melakukan pemilihan, penghitungan bukti fisik kas dan pemeriksaan oleh auditor internal maupunn eksternal.
Sistem Pengendalian Tugas, pengendalian tugas sebagai proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu dijalankan secara efektif dan efisien. Tugas dikendalikan melalui peraturan-peraturan. Proses Kendali Secara Formal Proses pengendalian manajemen secara formal meliputi suatu perencanaan strategis yang akan mewujudkan tujuan dan strategi organisasi, kemudian perencanaan strategi dikonversi menjadi anggaran tahunan yang berfokus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat pertanggung jawaban.
JENIS-JENIS ORGANISASI Organisasi dapat dikelompokkan dalam tiga kategori umum: 1. Struktur fungsional, di dalamnya setiap maanjer bertanggung jawab atas fungsi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran. 2. Struktur unit bisnis, di dalamnya para unit manajer bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian yang semiindependen dari perusahaan. 3. Struktur matriks, di dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.
Organisasi Fungsional CEO Staf Manufaktur pemasaran Staf Staf Pabrik 1 Pabrik 2 Pabrik 3 Wilayah A Wilayah B Wilayah C
Organisasi Unit Bisnis CEO Staf Unit Bisnis X Unit Bisnis Y Unit Bisnis Z Staf Staf Staf Pabrik Pemasaran Pabrik Pemasaran Pabrik Pemasara n
Organisasi Matriks CEO Staf Fungsi A Fungsi B Fungsi C Proyek X Proyek Y Proyek Z
Organisasi-organisasi Fungsional Alasan dibalik bentuk organisasi fungsional adalah bahwa seorang manajer dengan pengetahuan khusus diharapkan dapat membuat keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik. Artinya, seorang manajer pemasaran dan seorang manajer produksi yang terampil kemungkinan besar akan mampu membuat keputusan yang lebih baik dibidangnya masing-masing dibandingkan dengan seorang manajer yang bertanggungjawab ats kedua bidang itu sekaligus.
Organisasi-organisasi Fungsional Keuntungan terpenting dari struktur organisasi fungsional adalah efisiensi. Kelemahan struktur fungsional: (1) ketidak jelasan dalam menentukan efektifitas manajer fungsional secara terpisah, karena tiap fungsi memberikan kontribusi pada hasil akhir. (2) Perselisihan antar manajer pada fungsi yang sama hanya dapat diselesaikan pada level atasnya. (3) struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam.
Unit-unit Bisnis Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang juga disebut sebagai divisi, bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Unit bisnis bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah.
Implikasi terhadap Rancangan Sistem Perancangan sistem pengendalian harus mempertimbangkan aspek kemudahan pengendalian, aspek manfaat dan kebutuhan manajemen dalam pengendalian manajemen yang dilakukan. Sehingga bentuk struktur fungsional akan dipilih jika bentuk unit-unit fungsional yang besar akan memberikan keuntungan ekonomis, sebaliknya bentuk unit bisnis yang dipilih jika manajer unit bisnis dituntut untuk lebih meningkatkan kemampuan produk yang dihasilkan dalam menghasilkan laba, perencanaan, pengkoordinasian, dan pengendaalian terhadap elemen-elemen yanga berpengaruh di unit bisnisnya.
FUNGSI KONTROLER Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian manajemen disebut sebagai kontroler. Jabatan orang ini adalah CFO (chief financial officer).
FUNGSI KONTROLER Kontroler menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut: 1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian. 2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya. 3. Menyiapkan dan menganalisa laporan kinerja, mengintepretasikan laporan-laporan ini untuk para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.
FUNGSI KONTROLER 4. Melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedurprosedur pengendalian untuk menjamin validasi informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional 5. Mengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan personal manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali
Relasi ke Jajaran Organisasi Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Seorang kontroler bertanggung jawab dalam merancang ataupun mengoperasikan sistem, namun yang bertanggung jawab untuk pemanfaatan informasi adalah jajaran manajemen, sehingga peran kontroler adalah memberikan masukkan kepada jajaran manajemen dalam mengembangkan dan menganalsisi tolok ukur yang digunakan dalam pengendalian manajemen, serta memonitor ketaatan terhadap batas-batas pengeluaran yang telah ditetapkan oleh kepala eksekutif,
Relasi ke Jajaran Organisasi Berperan dalam mengendalikan integritas sistem pencatatan serta menjaga aktivitas perusahaan dari pencurian dan penipuan. Selain itu, kontroler memainkan peranan penting dalam mempersiapkan perencanaan strategis dan anggaran melalui penelitian secara cermat atas laporan kinerja untuk menjamin akurasi danuntuk menarik perhatian jajaran manajer terhadap pos-pos yang membutuhkan penyelidikan lebih lanjut.
Terima Kasih Ferry Hendro Basuki, SE.,MSi.,Ak.,CA.