Pelayanan Pengurusan Akta Kelahiran 1. Sistem Mekanisme dan Prosedur Pelayanan Akta Kelahiran PENANGGUNG JAWAB PROSES KETERANGAN Mulai Pendaftaran Buku Agenda Buku register Tanda pendaftaran terima Verifikasi Operator Entry Data Data base pemohon ke aplikasi SIAK Data TMS MS Operator Cetak Kutipan Akta Kelahiran Blanko kelahiran akta Kadis Kutipan Akta kelahiran Tanda tangan Penyerahan kutipan Akta Kelahiran Buku agenda Pengambilan akta Selesai Keterangan : MS : Memenuhi Syarat TMS : Tidak Memenuhi Syarat Prosedur Pelayanan Akta Kelahiran : a. Pemohon - Pemohon datang sendiri/ kuasa dengan membawa persyaratan yang telah ditentukan b. Pendaftaran Menerima berkas dari pemohon Memeriksa kelengkapan berkas pemohon Mencatat dalam buku agenda
Memberi instruksi pemohon dan 2 orang saksi untuk tandatangan di buku register c. Verifikasi Memeriksa ulang kelengkapan berkas pemohon Memverifikasi kecocokan data antara cetak draft kutipan dengan berkas permohonan Memberikan tanda bukti pengambilan kepada pemohon d. Entry Data Operator : - Mengentry data pemohon dengan menggunakan SIAK - Mencetak arsip kutipan akta kelahiran e. Penerbitan kutipan akta kelahiran Cetak blanko kutipan akta kelahiran Mencatat pada register akta kelahiran f. Kutipan akta kelahiran Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil : Menandatangani kutipan akta kelahiran Menandatangani register akta kelahiran g. Penyerahan kutipan akta kelahiran Menerima kembali tanda bukti pengambilan Menyerahkan kutipan akta kelahiran Meminta tanda tangan penerima pada buku agenda pengambilan 1. Persyaratan : PERSYARATAN UMUM : Mengisi formulir surat permohonan; Surat Keterangan Kelahiran dari Bidan atau Rumah Sakit atau SPTJM kebenaran kelahiran; Foto copy Kartu Keluarga (KK) orang tua; Foto copy KTP orang tua dan Foto copy KTP 2 orang saksi; Foto Copy Ijazah atau Raport (identitas anak). ANAK YANG TIDAK DIKETAHUI ASAL USULNYA (ANAK TEMUAN) : Mengisi Formulir Permohonan Akta Kelahiran; Berita Acara Pemeriksaan dari Kepolisian; Foto copy Kartu Tanda Penduduk (KTP) orang yang menemukan dan 2 orang saksi; Selama anak tidak ada yang mengakui/mengadopsi Kutipan Akta Kelahiran disimpan di Dispenduk Capil dan anak tersebut diakui sebagai anak negara.
PERSYARATAN PENGANGKATAN ANAK (ADOPSI) : Mengisi Formulir Permohonan Pengangkatan Anak; Salinan Putusan Pengadilan Negeri; Kutipan Akta Kelahiran anak (asli); Foto copy Akta Nikah/Perkawinan orang tua kandung dan orang tua angkat (legalisir); Foto copy KTP dan KK orang tua kandung dan orang tua angkat. PERSYARATAN PENGESAHAN DAN PENGAKUAN ANAK : Mengisi Formulir Permohonan Pengesahan Anak; Salinan Putusan Pengadilan Negeri; Foto copy Akta Nikah/Perkawinan orang tua; Kutipan Akta Kelahiran anak (asli); Surat Pernyataan Pengakuan anak yang desetujuai istrinya; Foto copy Kartu Tanda Pendududk (KTP) dan Kartu Keluarga (KK) orang tua. 3. Dasar hukum : Undang-Undang No. 24 Tahun 2013 tentang perubahan atas No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan Undang-Undang No. 1 Tahun 1974 tentang Perkawinan Undang-Undang No. 12 Tahun 2006 tentang Kewarganegaraan Republik Indonesia Peraturan Pemerintah No. 37 tahun 2007 tentang pelaksanaan undang-undang No. 23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan Peraturan Presiden No. 25 Tahun 2008 tentang persyaratan dan tata cara pendaftaran penduduk dan penpencatatan Sipil. 4. Waktu penyelesaian : Apabila persyaratan dari pemanfaat pelayanan sudah lengkap dan benar, maka akan selesai dalam waktu 3 ( tiga ) hari. 5. Biaya / Tarif : - Gratis / tidak dipungut biaya 6. Produk pelayanan : - Kutipan Akta Kelahiran 7. Sarana, prasarana dan/atau fasilitas : Komputer dan printer Meja Kursi ATK Blanko akta kelahiran 8. Kompetensi pelaksana : Pendidikan minimal SMA / sederajat Memiliki keahlian komputer 9. Pengawasan internal :
Pengawasan internal dilaksanakan secara terus menerus untuk mencegah dan meluruskan bila terjadi penyimpangan juga dalam rangka membina dan membangun budaya kerja yang tertib, taat asas, mengembangkan etos kerja, disiplin dan peningkatan produktivitas pegawai Pengawasan internal dilakukan oleh atasan langsung secara berjenjang berdasarkan urutan hirarki jabatan struktural 10. Penanganan pengaduan, saran dan masukan : Bagi pemohon yang tidak puas dengan pelayanan Akta Kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Situbondo, disediakan media pengaduan : Telp. ( 0338 ) 671738 Fax. ( 0338 ) 671738 Kotak saran e-skm (Elektronik Survey Kepuasan Masyarakat) Bagi pemohon yang melakukan pengaduan akan ditanggapi dan ditindak lanjuti dalam jangka waktu 2 ( dua ) hari 11. Jumlah pelaksana : 3 orang 12. Jaminan pelayanan : Waktu penyelesaian sesuai dengan jangka waktu penyelesaian 13. Jaminan kemanan dan keselamatan pelayanan : Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Situbondo menjamin data yang ada di dokumen Akta Kelahiran yang tercetak sesuai dengan data yang diajukan pemohon dokumen Akta Kelahiran Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Situbondo menjamin bahwa hasil / output yang berupa Akta Kelahiran diterima oleh pemohon ( yang bersangkutan ) Demi kenyamanan pemohon dokumen kependudukan maupun Pencatatan Sipil disediakan kursi dan ruang tunggu, toilet, tempat parkir kendaraan, TV, kipas angin, musik dan AC 14. Evaluasi Kinerja Pelaksana : Agar pelaksanaan Standar Pelayanan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Situbondo berjalan efektif dan efisien. Dan penerapan pelaksanaan pelayanan Akta Kelahiran sesuai dengan Standar Pelayanan Publik yang telah disusun, maka akan dilakukan evaluasi kinerja setiap 3 ( tiga ) bulan dan dilaksanakan secara periodik dan berkesinambungan. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui kondisi perkembangan dan untuk mengukur keberhasilan atau hambatan yang selanjutnya dilakukan tindakan perbaikan dalam rangka menjaga dan meningkatkan kinerja pelayanan.