BAB III ANALISIS SISTEM Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagianbagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja an berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Suatu studi dari sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbaiki kekurangan dari sistem yang telah ada. Suatu kegiatan mentransformasikan dua masukan utama, yaitu kebijaksanaan pemakai dan anggaran proyek kedalam spesifikasi yang terstruktur. Kegiatan tersebut melibatkan alat dan model diagram aliran data, diagram antar entitas dan komunikasi data. Umumnya adalah memandang, pengamatan dan menyimpulkan konsep sistem berdasarkan Sistem Informasi secara fisik. Analisis sistem memiliki tujuan untuk melakukan penganalisaan dan mencari kelemahan dari sistem yang berjalan. Sehingga pada akhirnya proses perwujudan sistem yang baik akan tetap terpenuhi sejalan dengan perkembangan zaman. Hanif Al Fatta. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Andi Offset, Yogyakarta, 007, Hal.44 9
Dalam analisa sistem ini penulis akan menjelaskan deskripsi masalah serta deskripsi yang sedang berjalan dan analisa kelemahan dan kebutuhan sistem yang dijelaskan secara umum. Untuk memperoleh gambaran tentang sistem yang digunakan pada pengelolaan data penjualan dan pembelian aluminium di Bintan Kaca, penelitian diarahkan untuk menghasilkan suatu sistem aplikasi alat bantu dalam melakukan input dan output data Bintan Kaca. Permasalahan terdapat pada informasi input dan output pada data di Bintan Kaca yang masih menggunakan sistem manual, sedangkan data yang diolah sangat banyak sehingga pengolahan data dinilai masih kurang efektif dan efisien. Melihat dari permasalahan tersebut, melatarbelakangi untuk menghasilkan solusi dengan membuat suatu sistem untuk membantu penjualan dan pembelian aluminium di Bintan Kaca yang dapat diakses secara cepat, mudah, akurat, efektif dan efisien. 3. Analisis Prosedur yang sedang berjalan Tahapan analisa prosedur sangat berperan dan berpengaruh pada tahap berikutnya, yaitu proses perbaikan sistem lama atau desain/merancang sistem yang sama sekali baru. ketidaklengkapan analisa dapat mengakibatkan suatu sistem yang membingungkan dan tidak memuaskan bagi pengguna/user, bahkan tidak memenuhi keinginan pengguna. 30
Sasaran yang akan dicapai pada tahap ini adalah untuk mengetahui kerja dari sistem yang ada, sekaligus mencari kekurangan yang belum terdeteksi pada saat mendefinisikan masalah, sehingga selanjutnya dapat dilakukan evaluasi dan menberikan masukan untuk pemecahan sebagai dasar untuk tahap desain/perancangan. Bintan Kaca merupakan perusahaan dagang yang bergerak dibidang pembelian dan penjualan aluminium, mekanisme kerja yang dilakukan terhadap pengamanan seluruh dokumen masih bersifat manual dimana data-data transaksi seperti penerimaan dan pengeluaran untuk pembelian stock aluminium, operasional toko dilakukan secara manual yaitu dicatat dengan menggunakan tulisan tangan pada sejumlah buku yang sesuai dengan kegiatannya. Dengan sistem pengolahan data yang masih manual ini dirasakan cukup merepotkan dan memakan waktu untuk mencari data tertentu apabila suatu saat data-data ini diperlukan. A. Tujuan Analisis Prosedur yang sedang berjalan Tujuan dari analisa prosedur yang sedang berjalan yaitu : ).Memahami sistem yang sedang berjalan. ).Mencari dan menentukan kelemahan pada tahap analisa masalah. 3
B.Prosedur Registrasi Konsumen Prosedur registrasi konsumen adalah proses bagian administrasi menerima data konsumen. ). Konsumen memberikan data kepada bagian adminsitrasi ).Bagian administrasi meregistrasikan data konsumen kemudian di arsipkan. flowmap Registrasi Konsumen Konsumen Administrasi Data Konsumen Data Konsumen Proses Registrasi Data Konsumen Gambar 3. Flowmap Registrasi Konsumen 3
C. Prosedur Registrasi Supplier Prosedur registrasi Supplier adalah proses bagian administrasi menerima data supplier. ). Supplier memberikan data kepada bagian administrasi. ). Bagian administrasi meregistrasikan data supplier kemudian di arsipkan. 3). Data supplier tersebut akan di serahkan kepada pimpinan Flowmap Registrasi Supplier Supplier Administrasi Pimpinan Data Supplier Data Supplier Proses Registrasi Data Supplier Data Supplier Gambar 3. Flowmap Registrasi Supplier 33
D.Prosedur Penjualan Aluminium Dibawah ini adalah prosedur penjualan aluminium di BINTAN KACA yang berhubungan langsung dengan konsumen dan bagian penjualan aluminium. ). Bagian administrasi menerima data konsumen dan dan data pesanan yang akan di pesan oleh konsumen dan data konsumen di simpan. ). Kemudian data pesanan serahkan kepada gudang untuk melakukan pengecekan. 3). Bila data pesanan tidak tersedia maka akan menuju pembatalan 4). Bila data pesanan tidak cukup bagian gudang akan memberi informasi kepada bagian administrasi dan bagian administrasi akan memberi tau kepada konsumen bahwa data pesan tidak cukup. dan menawarkan jumlah yang seadanya 5). Konsumen akan mempertimbangkan apakah data pesanan tersebut setuju atau tidak setuju, jika tidak setuju maka proses pembelian akan di batalkan dan bila konsumen setuju dengan data pesanan yang dinawarkan oleh administrasi maka data pesanan tersebut di serahkan kepada bagian administrasi 6). adminitrasi akan membuat kwitansi Rangkap kwitansi yang pertama untuk konsumen dan kwitansi yang ke akan di gunakan untuk membuat laporan penjualan dan laporan laba/rugi 7). Laporan penjualan dan laba rugi yang satunya di serahkan kepada pimpinan dan satunya di simpan oleh bagian administrasi 34
Flowmap Penjualan aluminium yang sedang berjalan Konsumen Administrasi Gudang Pimpinan Data konsumen Data konsumen yang sudah di cek yang sudah di cek Pengecekan barang pemb atalan keputusan yang sudah di cek yang sudah di cek Tidak ada Tidak cukup yang sudah di cek keputusan Tidak setuju setuju pemb atalan yang sudah di cek ada yang sudah di cek Pembuatan kwitansi Kwitansi Kwitansi Kwitansi Pembuatan laporan Laporan penjualan Laporan penjualan Laporan penjualan Laporan Laba Rugi Laporan Laba Rugi Gambar 3.3 Flowmap berjalan penjualan aluminium 35
E.Prosedur Pembelian aluminium Prosedur pembelian adalah langkah proses pembelian dari supplier kepada perusahaan. Proses pembelian ini berhubungan dengan administrasi, gudang, pimpinan. ) Bagian gudang akan memberi informasi kepada administrasi bahwa jumlah barang yang ada di gudang sudah mau habis, segera melakukan pesanan ) Bagian administrasi akan membuat data pesanan yang akan di serahkan kepada pimpinan, bila pimpinan tidak setuju dengan pesanan tersebut maka akan terjadi pembatalan dan jika setuju maka akan di arsipkan data pemesanan dan di serahkan kepada administrasi 3) Bagian administrasi akan memesan kepada supplier dan supplier akan mengecek data pemesanan jika tidak ada maka akan membeli informasi kepada bagian administrasi bahwa data pesanan tersebut tidak ada dan terjadi pembatalan 4) Bila barang yang di pesanan cukup maka supplier akan membuat surat jalan 5) Bila barang yang di pesan tidak cukup maka supplier Membeli informasi kepada bagian administrasi bahwa barang yang di pesan tidak cukup dan menawarkan jumlah yang seadanya 36
6) Bila data pemesanan ada atau setuju dengan penawaran supplier maka supplier akan surat jalan dan akan di serahkan kepada bagian administrasi dan jika tidak setuju maka akan terjadi pembatalan 7) Bagian administrasi akan menerima surat jalan dan surat jalan tersebut akan di serahkan kepada bagian gudang 8) Bagian gudang akan melakukan pengecekan jika tidak sesuai dengan surat jalan bagian gudang akan memberi informasi kepada bagian administrasi dan bagian administrasi akan memberi informasi kepada supplier bahwa surat jalan tidak sesuai 9) Bila barang yang di terima sesuai dengan surat jalan bagian gudang akan memberi informasi kepada administrasi dan bagian administrasi akan membeli informasi kepada supplier bahwa barang yang di pesan sesuai. 0) supplier akan membuat kwitansi dan di serahkan kepada bagian administrasi dan kwitansi tersebut akan membuat laporan barang dan pembelian yang satunya akan di serahkan kepada pimpinan satunya di simpan oleh bagian administrasi 37
Flowmap Pembelian Aluminium Yang Sedang Berjalan Supplier Administrasi Gudang Pimpinan Data Pesanan yang sudah di acc Data Stock barang Data Stock Barang Pengecekan barang Keputusan Pencatatan Pemesanan Barang Data Pesanan Data Pesanan yang sudah di cek Tidak ada Tidak Cukup Pemb atalan Pembatalan Data Pesanan yang sudah di acc yang sudah di cek Data Pesanan Tidak Setuju Setuju Keputusan Data Pesanan yang sudah di acc Ada Tidak setuju Keputusan setuju Pembatalan yang sudah di cek Pembuatan Surat Jalan Surat Jalan Surat Jalan Surat Jalan Barang Tidak Sesuai Dengan Pemesanan Barang Tidak Sesuai Dengan Pemesanan Tidak Sesuai Pengecekan Barang Barang Sesuai Dengan Pemesanan Pembuatan Kwitansi Barang Sesuai Dengan Pemesanan Kwitansi Sesuai Pembuatan Laporan data barang & pembelian Keputusan Kwitansi Kwitansi Laporan Pembelian Laporan Data Barang Laporan Pembelian Laporan Data Barang Gambar 3.4 Flowmap Berjalan Pembelian Aluminium 38
3.. Analisis Kelemahan Sistem Dari hasil analisis yang sedang berjalan pada pengolahan data penginputan penjualan dan pembelian pada Bintan kaca yang dilakukan secara manual tentu tidak efektif serta tidak efisien. Dan memiliki banyak kelemahan dan keterbatasan, diantaranya : A. Sering terjadi kesalahan dalam proses pencatatan barang B. Keamanan data tidak terjamin, karena dapat dilihat oleh semua pihak tanpa proses pengamanan inputan data. C. Proses pencarian data kembali membutuhkan waktu yang cukup lama. D. Proses pencatatan data supplier dan barang di buku sehingga sering rusak,atau sobek bahkan hilang. 3.3. Analisis Kebutuhan Sistem Dalam pengolahan data pada Bintan Kaca yang dikomputerisasikan diperlukan beberapa komponen pekerjaan untuk mendukung berjalannya sistem, diantaranya : A. Aplikasi yang dapat melakukan pengontrolan data secara efisien sehingga dapat mempercepat pekerjaan dan tidak membutuhkan waktu yang lama. B. Aplikasi yang dapat memberikan informasi yang betul dan akurat serta cepat untuk keperluan pengecekan barang yang berguna di pihak Bintan Kaca C. Aplikasi yang dibuat diharapkan dapat memenuhi semua kebutuhan pimpinan untuk merumuskan kebijakan toko. 39
D. Dapat menjamin keamanan data dan pemyimpanan file tidak dilakukan secara terpisah. E. Membutuhkan Pengguna untuk mengoperasikan sistem yang dibuat. F. Aplikasi tersebut bersifat dinamis dalam segi penampilan dan mudah dipakai. Keenam analisa kebutuhan sistem diperoleh dari lapangan dan juga didapat dari beberapa wawancara dari pengguna user khususnya user yang langsung berhadapan dengan aplikasi tersebut. Salah satunya tentang masalah kemampuan aplikasi ini dalam memecahkan permasalahan. Dalam hal ini user menghendaki aplikasi yang mampu menangani semua permasalahan dalam memberikan berbagai macam pelayanan kepada para pelanggan ataupun pihak pimpinan. Akan tetapi tentu saja aplikasi tersebut tidak akan selalu sempurna, dikarenakan keterbatasan kemampuan, waktu, peralatan, dalam perancangan aplikasi yang memang harus di bilang masih awal dalam hal yang demikian. Suatu aplikasi yang dibuat yang diperlukan adalah hasil akhir yang dapat memuaskan user, baik itu berupa desain aplikasi yang digunakan maupun report yang dihasilkan. 3.4. Analisis Dokumen Bentuk-bentuk dokumen yang akan dihasilkan oleh bagian adminisstrasi dari aplikasi sistem informasi di Bintan Kaca antara lain : 40
A.Data Konsumen Fungsi : untuk mengetahui data pelanggan. Sumber : Konsumen. Rangkap: (Dua). Item : Kode konsumen, nama, alamat, No.Telp B.Data Supplier Fungsi : untuk mengetahui data supplier. Sumber : Supplier Rangkap: (Dua). Item : Kode supplier, nama, alamat, No.Telp. C.Data Stok aluminium Fungsi : untuk mengetahui stock barang. Sumber : Data stok. Rangkap :(Dua) Item : Kode, nama, Jumlah, harga jual, harga beli. D.Data Penjualan aluminium Fungsi : untuk mengetahui penjualan aluminium. Sumber : Data stok, Data penjualan, Data Konsumen Item : No.Nota, no.konsumen, Nama Konsumen, Alamat Konsumen No.Telp, Kode, Nama, Jumlah, Harga Jual, Total 4
E.Data Pembelian aluminium Fungsi : untuk mengetahui pembelian aluminium. Sumber : Data Barang, Data pembelian, Data supplier. Item :No.Nota, kode supplier, nama supplier,alamat,no.telp, Kode, Nama Barang, Jumlah 3.5. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan Pada sistem yang sedang berjalan input dan output barang masih di catat secara manual sehinnga masih banyak kekurangan oleh karena itu sistem harus diganti dengan sistem komputerisasi supaya lebih efisien. Hal ini penting karena sistem pembuatan laporan harus cepat, tepat dan akurat karena berpengaruh pada kinerja Toko Bintan Kaca. Dari sistem pembuatan laporan pemasukan dan pengeluaran barang yang dibuat secara komputerisasi, maka dapat melihat dan mengetahui informasi stok yang ada pada Bintan Kaca. Kesimpulannya adalah sistem pengolahan data yang sedang berjalan di Bintan Kaca masih terdapat beberapa kekurangan yang menyebabkan data kurang efisien dan efektif dalam pengolahan data pemasukan, pengeluaran serta laporan stok barang 4