BAB IV ANALISIS 4.1 Metode Pencatatan Persediaan pada PT Bio Farma (Persero) PT Bio Farma (Persero) merupakan satu-satunya perusahaan BUMN yang bergerak di bidang memproduksi vaksin dan antisera. Untuk mencapai hasil yang maksimal dalam kegiatan memproduksi barang dagang PT Bio Farma (Persero) mempunyai strategi untuk mendukung proses operasionalnya secara optimal dan efektif, proses operasional yang dimaksud yaitu: 1. Kegiatan pengadaan bahan baku Kegiatan pengadaan yang dimaksud atau dilakukan oleh perusahaan adalah dimulai dari tahap-tahap sebagai berikut: a) Bagian atau Divisi lain meminta barang persediaan ke bagian gudang yang diterima oleh petugas gudang bagian penerimaan permintaan dan barang datang dengan mengirimkan Bon Permintaan Barang (lihat lampiran 1) yang berisi tentang nama bagian yang meminta, tanggal, nomor surat, keterangan yang diminta, kuantitas dari barang yang diminta, tanda tangan bagian yang meminta yang dibuat 2 rangkap untuk diarsip dan untuk diberikan ke bagian gudang. b) Petugas gudang bagian penerimaan permintaan dan barang datang memberikan bon permintaan barang tersebut ke petugas gudang bagian penyimpanan karena area gudang penyimpanan hanya boleh diakses oleh orang-orang yang mempunyai otorisasi dari yang berwenang. c) Petugas gudang bagian penyimpanan mengecek apakah barang yang diminta masih ada atau sudah habis digunakan. d) Jika barang yang dimaksud ada, maka petugas penerimaan permintaan dan barang datang langsung membuat Formulir Penyerahan Barang ke Bagian (lihat lampiran 2) yaitu penyerahan barang dari bagian pengelolaan persediaan ke bagian yang meminta barang yang memuat 48
49 nomor dan tanggal mutasi, nomor pesanan, kode dan nama bagian, kode dan nama barang, satuan, nomor batch/gin, Expire date, jumlah dan keterangan, agar mutasinya persediaan bahan baku dapat diketahui baik oleh bagian gudang, sehingga memudahkan bagian gudang untuk merekap persediaan yang keluar dan ke bagian apa saja. Formulir penyerahan ke bagian dibuat 3 rangkap, untuk diberikan ke bagian yang meminta, untuk diberikan ke petugas rekapitulasi persediaan dan untuk diarsip. Lalu petugas tersebut memberikan formulir rangkap pertama kepada bagian yang meminta beserta barangnya. e) Setelah formulir diserahkan beserta barang yang diminta kepada bagian yang meminta, petugas bagian rekapitulasi persediaan yang telah menerima formulir penyerahan barang ke bagian harus membuat Kartu Persediaan Bahan (lihat lampiran 3) yang berisi rincian mutasi persediaan bahan perbahan yang memuat kode dan nama barang, kemasan, saldo awal, penerimaan dan pengeluaran serta saldo akhir dalam kuantum dan nilai agar mengetahui jumah barang persediaan yang seharusnya masih tersisa di gudang penyimpanan untuk diserahkan ke bagian akuntansi manajemen dan untuk diarsip. f) Jika barang tidak ada, maka petugas gudang bagian penyimpanan membuat surat permintaan barang yang dibuat melalui program komputer yang dikirim melalui internet ke bagian pembelian. g) Setelah barang yang diminta oleh bagian gudang tersebut datang, maka petugas bagian gudang atau bagian pengadaan umum yang bertugas menerima barang dari bagian pembelian membuat Laporan Penerimaan dan Pemeriksaan Barang Persediaan (LPPBB) (lihat lampiran 4) yaitu bukti penerimaan barang persediaan gudang yang memuat nama penjual, nomor laporan, nomor pesanan, nomor perjanjian, kode barang, nama barang, satuan, banyaknya barang yang diterima dan tanggal penerimaan dibuat oleh seksi penerimaan dibagian pengadaan umum atau gudang berdasarkan Purchase Order
50 dan Perjanjian dan dibuat 3 rangkap yang akan diserahkan pada bagian akuntansi manajemen, bagian gudang dan arsip. Salah satu contoh dari LPPBB adalah: Perjanjian (lihat lampiran 5) Yaitu perikatan jual beli barang atau jasa dengan rekanan yang memuat nilai atau jenis barang termasuk hak dan kewajiban masingmasing pihak dalam bentuk perjanjian pengadaan barang, perjanjian pemborongan pekerjaan, Surat Perintah Kerja (SPK lihat lampiran 6), Surat Perintah Pengadaan (SPP lihat lampiran 7), yang dibuat oleh divisi logistik. h) Setelah itu bagian penerimaan permintaan dan barang datang di bagian gudang tersebut memberikan barang tersebut ke petugas gudang bagian penyimpanan untuk dilakukan pengklasifikasian barang-barang yang datang ke kelompoknya masing-masing persediaan bahan baku untuk sebagian diproses menjadi barang jadi vaksin dan antisera. Di gudang penyimpanan, persediaan terdiri dari: 1. Persediaan bahan baku seperti perlengkapan-perlengkapan yang akan digunakan untuk memproses vaksin dan antisera. 2. Persediaan dalam proses seperti cairan-cairan vaksin dan antisera yang belum dicampur-campur dengan sempurna. 3. Persediaan barang jadi berupa vaksin dan antisera yang sudah melalui proses produksi dan telah dikemas untuk selanjutanya dijual baik ekspor ke berbagai Negara di dunia maupun dijual di bagian pelayanan jasa yang melayani masyarakat Indonesia untuk pembelian vaksin atau antisera baik perorangan, maupun perbadan usaha. 4. Persediaan bahan penolong atau bahan pembantu seperti ATK, kardus pengemasan, alat kebersihan dan lain-lain. 5. Persediaan barang dagangan berupa barang-barang yang langsung dibeli dari pemasok lalu dijual tanpa melalui proses produksi.
51 Begitu terus-menerus siklus yang ada di bagian gudang PT Bio Farma (Persero) selama satu periode. 2. Memproses Bahan Baku Kegiatan memproses bahan baku menjadi bahan setengah jadi atau barang dalam proses dan barang jadi adalah: a) Pertama-tama bagian produksi menerima bahan baku yang dikirim oleh bagian gudang. b) Bahan baku yang telah diterima tersebut langsung didistribusikan ke bagian-bagian yang menangani produk-produk yang akan dihasilkan. Di divisi produksi terdiri dari berbagai macam bagian, karena produk yang dihasilkan beragam. c) Sebelum mulai kegiatan proses produksi, petugas produksi membawa persediaan akhir yang masih tersedia di area gudang penyimpanan barang dalam proses untuk menindaklanjuti persediaan akhir dalam proses tersebut menjadi barang jadi yang siap dijual. d) Jika bahan baku yang diproses masih banyak dan belum menjadi barang jadi, maka ada petugas yang menyimpannya di area gudang penyimpanan barang dalam proses dengan membuat rincian bahan produk apa dan diberikannya kepada petugas bagian gudang yang menjaga area gudang penyimpanan barang dalam proses. e) Jika barang telah selesai diproses dan telah dikemas, maka ada petugas yang mendistribusikannya ke bagian gudang penyimpanan barang jadi yang selanjutnya akan didistribusikan lagi ke bagian pelayanan jasa dan bagian penjualan ekspor. f) Jika barang persediaan bahan baku telah habis, maka ada bagian petugas produksi yang meminta bahan baku ke bagian gudang dengan mengisi bon permintaan barang seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.
52 3. Penjualan Barang Jadi Proses yang terakhir adalah proses menjual barang jadi atau barang dagangan. Untuk menjual atau memasarkan produk dari PT Bio Farma (Persero), perusahaan melakukannya melalui dua divisi, yaitu: a) Divisi Pelayanan Jasa Di bagian divisi pelayanan jasa, konsumen terdiri dari dua bagian, yaitu perorangan dan badan usaha. Yang membedakan antara konsumen perorangan dan badan usaha yaitu, perorangan atau individu melakukan vaksin untuk dirinya sendiri dan membayar secara cash atau tunai dan faktur penjualan tunainya dibuat 4 rangkap lalu diserahkan ke bagian pajak, akuntansi, keuangan dan arsip. Untuk pelayanan jasa perorangan ini terdiri dari tiga unit, yaitu pertama bagian poli rabies untuk orang-orang yang terkena virus hewan yang belum disuntik rabies, kedua laboratorium untuk memeriksa kadar gula, tekanan darah dan lain-lain. Ketiga jasa balai imunisasi yang terdiri dari vaksin dan polio yaitu untuk masyarakat yang ingin memakai vaksin atau polio baik untuk dewasa maupun untuk anak kecil. Untuk pelayanan jasa badan usaha yaitu biasanya menggunakan dua unit, yaitu bagian balai imunisasi untuk para karyawan perusahaan tersebut divaksin dalam jumlah yang banyak. Dan juga unit laboratorium, biasanya perusahaan yang menggunakan jasa laboratorium di PT Bio Farma (Persero) ini adalah perusahaan yang bergerak di bidang industri makanan, mereka menguji hasil makanan yang akan mereka jual ke pasaran pada PT Bio Farma (Persero). Setelah hasil laboratorium itu keluar, maka perusahaan baru bisa menjual ke pasaran jika hasil laboratoriumnya menunjukkan hasil yang tidak adanya keberadaan virus. Tetapi jika hasil laboratorium menunjukkan adanya virus di dalam makanan tersebut, maka perusahaan harus mengganti bahanbahan atau takaran sesuai yang telah disarankan. Sistem pembayaran pada penjualan ke badan usaha adalah credit atau kredit, karena biasanya
53 perusahaan bertransaksi dalam ukuran besar. faktur penjualan kreditnya dibuat 4 rangkap lalu diserahkan ke bagian pajak, akuntansi, keuangan dan arsip. b) Divisi Penjualan Ekspor atau Penjualan ke Luar Negri. Pada bagian ekspor vaksin dan antisera, petugas meminta persediaan barang jadi yang sudah dikemas ke bagian gudang yang nantinya dikirim ke berbagai Negara dan faktur penjualannya diserahkan ke bagian akuntansi untuk dijurnal, ke bagian keuangan dan arsip. Dan juga bagian penjualan ekspor ini merekap setiap bulannya penjualan yang diekspor ke berbagai Negara untuk keperluan manajemen dalam mendata Negara-negara mana sajakah yang menjadi pelanggan dari PT Bio Farma (Persero) dan dilaporkan ke dalam laporan tahunan. Setelah kepala bagian gudang, kepala bagian pelayanan jasa dan kepala bagian penjualan ekspor menyerahkan hasil rekapannya selama satu bulan ke bagian manajemen akuntansi, barulah petugas akuntansi manajemen yang bertugas untuk menghitung stock opname barang persediaan di gudang melakukan tugasnya. Seperti yang dijelaskan dibawah ini: a) Pertama-tama petugas ini menerima laporan dari tiap-tiap divisi untuk selanjutnya dilakukan perhitungan nilai persediannya yang akan dibahas pada sub bab penilaian persediaan bahan baku. b) Setelah itu petugas yang bertugas menghitung, menyerahkan hasil hitungannya kepada petugas yang bertugas untuk stock opname ke gudang bagian penyimpanan persediaan. c) Petugas di bagian penyimpanan ini membandingkan hasil hitungan yang ada dicatatan dengan jumlah fisik yang ada di gudang penyimpanan tersebut. Jika ada perbedaan, maka petugas ini harus menelusuri perbedaan tersebut, apakah adanya salah hitung, adanya barang yang tidak terhitung, atau adanya barang rusak dan kadaluarsa degan mengecek Laporan Beban Pokok bahan Baku Rusak atau Kadaluarsa (lihat lampiran 8) yang berisi catatan persediaan bahan
54 yang rusak atau kadaluarsa selama satu bulan yang dibuat berdasarkan berita acara pemusnahan barang. d) Lalu petugas ini menyerahkan laporan beban pokok bahan baku rusak atau kadaluarsa kepada bagian akuntansi manajemen bagian perhitungan persediaan untuk dilakukan perlakuan akuntansi perhitungan barang rusak atau kadaluarsa. e) Selanjutnya hasil perhitungan ini diserahkan ke bagian akuntansi petugas bagian jurnal. Tugas pada bagian akuntansi manajemen yang mengelola bagian bahan baku meliputi Proses mencatat, mengelompokkan, meringkas dan menyajikan transaksi penerimaan dan pengeluaran persediaan bahan dalam bentuk informasi keuangan yang sesuai dengan pedoman akuntansi keuangan yang berlaku di perusahaan disebut dengan akuntansi persediaan bahan. Bukti pendukung akuntansi persediaan bahan yaitu bukti sah dan relevan yang digunakan untuk transaksi penerimaan dan pengeluaran persediaan bahan dan berfungsi sebagai bukti jurnal pemakaian bahan selama satu bulan, penyesuaian pemakaian bahan yang tersisa pada akhir tahun dan bahan kadaluarsa atau rusak selama satu bulan. Laporan yang Dihasilkan dari Prosedur: 1. Laporan Saldo Mutasi (lihat lampiran 9) Yang berisi rincian mutasi persediaan bahan di bagian yang diproses diaplikasi persediaan yang telah ditandatangani oleh bagian yang bersangkutan. Laporan saldo mutasi ini dibuat berdasarkan kartu persediaan bahan. 2. Bukti Input Data Bahan (lihat lampiran 10) Media pencatatan penerimaan dan pengeluaran persediaan bahan yang disusun secara kronologis, berdasarkan tanggal transaksi, memuat dasar pencatatan, kode dan nama barang, satuan, harga satuan dan total nilai.
55 3. Rekapitulasi Mutasi Persediaan Bahan (lihat lampiran 11) Rekapitulasi persediaan bahan dalam kuantum dan nilai selama periode tertentu yang memuat kode dan nama barang, kemasan, saldo awal, penerimaan dan pengeluaran serta saldo akhir. 4. Daftar Rekonsiliasi Buku Besar dan Buku Tambahan (lihat lampiran 12) Daftar yang memuat saldo yang akan terkait dengan mutasi persediaan bahan menurut buku beasr dibanding dengan saldo menurut rekapitulasi mutasi persediaan bahan pada tanggal neraca sehingga dapat diteliti kemungkinan terjadinya perbedaan saldo dari laporan yang berbeda sumber datanya tetapi seharusnya menghasilkan saldo yang sama. Untuk memudahkan membaca prosedur kegiatan pengadaan barang, memproses bahan baku menjadi barang jadi dan proses menjual barang jadi pada PT Bio Farma (Persero), maka penulis mengilustrasikan dalam bentuk flowchart sebagai berikut:
56 1. Flowchart Kegiatan Pengadaan Gambar 4.1 Flowchart Kegiatan Pengadaan
57 2. Flowchart Proses Pembuatan Barang Jadi Gambar 4.2 Flowchart Proses Pembuatan Barang Jadi
58 3. Flowchart Proses Penjualan Barang Jadi Gambar 4.3 Flowchart Proses Penjuaan Barang Jadi
59 Seperti halnya perusahaan lain, PT Bio Farma (Persero) sangat memperhatikan adanya persediaan bahan baku dan persediaan barang jadi. Maka dari itu PT Bio Farma (Persero) harus menggunakan satu dari dua jenis metode pencatatan persediaan yang ada, yaitu sistem pencatatan persediaan perpetual dan metode pencatatan persediaan periodik. Hal ini dikarenakan agar persediaan yang keluar dan masuk langsung dicatat sesuai dengan metode pencatatan yang berlaku di perusahaan. Seperti yang sudah dijelaskan di atas, PT Bio Farma (Persero) pun memiliki metode pencatatan persediaan yang perusahaan gunakan untuk menghitung persediaan baik secara fisik maupun secara catatan agar perusahaan selalu up to-date dalam mengetahui jumlah akurat persediaan yang mereka miliki. PT Bio Farma (Persero) menggunakan metode pencatatan persediaannya yaitu metode pencatatan perpetual. Dimana pada saat menjurnal terdapat jurnal mengenai perhitungan harga pokok penjualannya. Dan juga setiap terjadinya transaksi perusahaan yang berhubungan dengan persediaan, perusahaan langsung mencatatnya ke akun persediaan. Untuk mencatat semua transaksi yang terjadi di PT Bio Farma (Persero) adalah dengan menggunakan ayat jurnal. Adapun contoh pencatatan transaksi ayat jurnal di PT Bio Farma (Persero) yang berkaitan dengan persediaan adalah sebagai berikut: Pencatatan saat terjadi penjualan vaksin dan antisera tunai berdasarkan faktur penjualan tunai (lihat lampiran 13): Dr kas/bank 160.000 Cr penjualan 160.000 Dr harga pokok penjualan 120.000 Cr persediaan barang jadi 120.000 Pencatatan saat penjualan vaksin dan antisera kredit berdasarkan faktur penjualan kredit (lihat lampiran 14): Dr piutang usaha 247.500 Cr penjualan 247.500
60 Dalam penerapan metode pencatatan perpetual ada beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan, yaitu: 1. Jumlah persediaan barang dagangan dapat diketahui setiap saat, karena pencatatan dilakukan secara terus menerus sehingga pengawasan terhadap fisik barang dapat terus terpantau. 2. Pengawasan terhadap setiap pos persediaan barang dagang yang dapat lebih mudah karena perkiraan persediaan ini dicatat pada setiap jenis barang dagangan. 4.2 Metode Penilaian Persediaan Bahan Baku pada PT Bio Farma (Persero) Salah satu aktiva lancar perusahaan adalah persediaan. Persediaan yang ada diperoleh dengan menginvestasikan dana yang cukup besar, oleh karena itu perlu dilakukan kebijakan atas pencatatan setiap keluar masuknya barang sebagai wujud tindakan pengawasan dan mempermudah perusahaan dalam melaksanakan penerapan atas metode penilaian atas persediaan yang ada. Kerja praktik ini bertujuan untuk mengetahui lebih jauh prosedur akuntansi yang dilaksanakan oleh perusahaan dalam menerapkan metode penilaian atas persediaan yang ada. Penilaian persediaan adalah hal yang penting dalam penyusunan laporan keuangan. Penggunaan suatu metode akan menghasilkan nilai yang berbeda dengan penggunaan metode yang lain. Pada sistem perpetual inventory system, setiap terjadi penjualan atau pemakaian barang untuk produksi, perlu diketahui harga pokok barang yang dijual atau yang dipakai. Oleh karena itu setiap kali terjadi pembelian barang harus dilakukan perhitungan harga Pokok setelah pembelian tersebut. Perhitungan harga pokok dilakukan dengan cara menjumlahkan harga pembelian dengan nilai persediaan dibagi dengan Jumlah persediaan setelah pembelian. (Jumlah pembelian * harga perunit + Jumlah persediaan * Hpp) (Jumlah pembelian+persediaan)
61 Perhitungan harga Pokok juga dilakukan pada saat pengembalian barang sisa produksi. Bila pada rentang pengeluaran barang hingga pengembalian barang sisa produksi belum ada pembelian, maka hasil perhitungan harga Pokok akan menunjukan nilai yang sama dengan sebelumnya. Sama halnya dengan metode pencatatan persediaan, perusahaan juga harus memiliki metode penilaian persediaan agar pergerakan dari persediaannya dapat terus di pantau oleh perusahaan sehingga memudahkan tugas dari pengendalian internal persediaan. Pada kasus perhitungan rumus biaya persediaan PT Bio Farma (Persero), penilaian persediaannya adalah menggunakan rata-rata tertimbang, dengan metode ini saldo akhir akan bisa dinilai setiap saat. Tetapi pada gudang atau mutasi barang persediaannya menggunakan masuk pertama keluar pertama (MPKP) atau biasa disebut juga FIFO (first in first out). Hal ini dikarenakan kondisi bahan baku yang memerlukan perlakuan khusus agar terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan, seperti usang. Karena bahan baku vaksin memerlukan ruangan, suhu dan cuaca yang khusus. Maka dari itu persediaan bahan baku yang pertama kali masuk ke gudang, persediaan bahan baku itu pula yang pertama kali dikeluarkan untuk selanjutnya melalui proses produksi Metode penilaian ini dilakukan dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: 1. Pemasukan dan pengeluaran barang dagangan: a) Penerimaan vaksin dan antisera jadi dari bagian produksi disimpan paling depan dan untuk barang dagangan lama disimpan paling belakang. b) Vaksin dan antisera yang akan dijual pengambilannya dari persediaan barang yang lama. 2. Penyimpanan vaksin dan antisera harus dipertimbangkan: a) Umur vaksin dan antisera b) Kerusakan pada kemasan vaksin dan antisera
62 3. Barang dagangan disimpan menurut tanggal pembuatan dan jenisnya. 4. Barang dagangan vaksin dan antisera diusahakan agar tidak melebihi kapasitas yang telah ditetapkan. 5. Penyimpanan barang jadi vaksin dan antisera harus terhindar dari matahari dan di dalam suhu 8 C Perusahaan memiliki kartu persediaan bahan baku untuk memudahkan bagian gudang dalam mengetahui jumlah persediaan dan melaporkannya kepada bagian pengadaan, jika kekurangan persediaan maka bagian pengadaan ini akan memesan ke bagian produksi untuk membuat vaksin dan antisera lagi sesuai kebutuhan. Adapun bentuk kartu persediaannya sebagai berikut:
63 Gambar 4.4 Kartu Persediaan Bahan (Sumber: PT Bio Farma (Persero))
64 4.3 Penyajian dan Pengungkapan Persediaan pada PT Bio Farma (Persero) Laporan keuangan yang disajikan oleh PT Bio Farma (Persero) ini sudah sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku umum di Indonesia, yaitu prinsip akuntansi yang didasarkan pada Standar Akuntansi Keuangan No.14, serta kebijakan perusahaan yang berlaku di dalam perusahaan. Dalam menentukan harga pokok penjualan PT Bio Farma (Persero) menggunakan penilaian yang berdasarkan metode rata-rata tertimbang. Dimana harga beli dari setiap kali pembelian dikalikan dengan unit yang dibeli. antisera: Dan berikut adalah contoh penyajian persediaan barang dagangan vaksin dan NO KELOMPOK PERSEDIAAN 31-Des-2011 (Rp) 31-Des-2010 (Rp) A Bahan Baku/Penolong 85,599,038,198.80 86,914,072,910.38 B Perlengkapan 2,962,734,535.71 3,391,514,725.43 C Produk Dalam Proses 48,086,886,431.79 22,583,987,110.66 D Produk Jadi 31,058,984,638.49 24,068,952,713.20 E Barang Dagangan 83,655,596.00 151,479,118.74 Jumlah 165, 791,299,400.79 137,110,006,778.31 Penyisihan Penurunan Nilai Persediaan (2,146,669,943.73) (509,028,223.46) Jumlah 163,644,629,457.06 136,600,978,354.85 Tabel 4.1 Penyajian Persediaan pada PT Bio Farma (Persero) (Sumber: PT Bio Farma (Persero)) Pengungkapannya: Saldo per 31 Desember 2011 untuk penyisihan penurunan nilai persediaan sebesar 2,146,669,943.73 terdiri dari persediaan slow moving Rp 992,000,200.02, Dead stock Rp 209,384,900.40, Surplus Rp 583,938,400.48, dan obsolete Rp 361,346,442.83 Kerugian yang terjadi karena kadaluarsa/rusak persediaan produk jadi dan bahan baku per 31 Desember 2011 dibukukan dengan mengurangi saldo penyisihan penurunan nilai persediaan, jika sudah termasuk dalam penyisihan pada 31 Desember
65 2010, sedangkan untuk yang belum tercadangkan dicatat menjadi beban periode berjalan dan disajikan dalam kelompok akun beban bahan baku dan penolong. Kerugian yang terjadi karena kadaluarsa/rusak persediaan produk jadi dan bahan baku per 31 Desember 2010 dihapuskan dan menjadi beban tahun berjalan serta disajikan dalam kelompok akun beban bahan baku dan penolong, karena belum diberlakukan kebijakan penyisihan penurunan nilai persediaan.