BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Perusahaan PT Rapi Arjasa berdiri pada tahun 1969 dengan akte notaris No. 51 tanggal 14 Oktober 1969 dimana ketika perusahaan ini didirikan masih berbentuk CV (Commanditaire Vennotschap). Pada 21 Juni 1989, perusahaan ini berubah menjadi PT (Perseroan Terbatas) dengan akte notaris No 067 yang dibuat oleh notaris Zulkifar, SH., di Medan. Pembangunan jalan dan jembatan di Indonesia ditangani oleh pihak Direktorat Jenderal Bina Marga Bagian Pekerjaan Umum (PU). PT Rapi Arjasa ikut menjadi rekanan PU, tentunya melalui proses pelelangan nasional penyediaan pekerjaan konstruksi atau proses tender dan menyediakan tenaga kerja dan peralatan yang diberikan. Pekerjaan yang dikerjakan antara lain: 1. Pemeliharaan rutin perkerasan bahu jalan 2. Pekerjaan konstruksi dan perencanaan teknis jalan 3. Pekerjaan pelengkapan jalan dan jembatan 4. Pekerjaaan drainase Perusahaan ini beroperasi di sebuah area dengan luas sekitar 3 Ha yang terdiri dari beberapa bangunan untuk mesin produksi, gudang bahan baku (ter aspal), bengkel, kantor, laboratorium, dan mes. Perusahaan dapat berproduksi hingga 80 ton hotmix per hari.
2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha PT Rapi Arjasa merupakan perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang industri pengolahan aspal hotmix. Selain memproduksi aspal hotmix, PT Rapi Arjasa juga bergerak di bidang jasa pelayanan kontraktor, leveransir, konstruksi pembangunan jalan dan jembatan. Produk hotmix ini telah didistribusikan secara luas ke daerah Medan, Deli Serdang, Binjai, Aceh, dan Besitang. Perusahaan juga mengerjakan proyek-proyek pekerjaan konstruksi ke tiap-tiap daerah tersebut. Pekerjaan yang tercakup dalam seksi ini meliputi pekerjaan pemeliharaan rutin untuk perkerasan, bahu jalan, drainase, dan perlengkapan jalanjembatan, serta pembangunan jalan perumahan. Perusahaan mengikuti tender yang diadakan oleh pihak pemerintah bagian Pekerjaan Umum (PU) dan pihak swasta serta menjalankan pekerjaan sebagaimana yang diisyaratkan. 2.3. Lokasi Perusahaan PT Rapi Arjasa terletak di Jalan PTPN 9 Binjai, tepatnya pada Km 15 Diski Kecamatan Sunggal Kabupaten Deli Serdang Provinsi Sumatera Utara. Perusahaan menempati areal seluas ±3 Ha. Alasan pemilihan lokasi oleh PT Rapi Arjasa yaitu karena lokasi ini berada di luar Kotamadya Medan dan jauh dari keramaian kota sehingga kebisingan yang dihasilkan tidak mengganggu warga setempat.
2.4. Daerah Pemasaran Terdapat berbagai macam saluran distribusi barang, diantaranya : 1. Produsen Konsumen Bentuk saluran distribusi ini merupakan yang paling pendek dan sederhana karena tanpa menggunakan perantara. Produsen dapat menjual barang yang dihasilkannya melalui pos atau langsung mendatangi rumah konsumen (dari rumah ke rumah). Oleh karena itu saluran ini disebut saluran distribusi langsung. 2. Produsen Pengecer Konsumen Produsen hanya melayani penjualan dalam jumlah besar kepada pedagang besar saja, tidak menjual kepada pengecer. Pembelian oleh pengecer dilayani oleh pedagang besar, dan pembelian oleh konsumen dilayani pengecer saja. 3. Produsen Pedagang Besar Pengecer Konsumen Saluran distribusi ini banyak digunakan oleh produsen, dan dinamakan saluran distribusi tradisional. Di sini, produsen hanya melayani penjualan dalam jumlah besar kepada pedagang besar saja, tidak menjual kepada pengecer. Pembelian oleh pengecer dilayani pedagang besar, dan pembelian oleh konsumen dilayani pengecer saja. 4. Produsen Agen Pengecer Konsumen Di bagian ini produsen memilih agen sebagai penyalurnya. Ia menjalankan kegiatan perdagangan besar dalam saluran distribusi yang ada. Sasaran penjualannya terutama ditujukan kepada para pengecer besar.
5. Produsen Agen Pedagang Besar Pengecer Konsumen Dalam saluran distribusi, produsen sering menggunakan agen sebagai perantara untuk menyalurkan barangnya kepada pedagang besar yang kemudian menjualnya kepada toko-toko kecil. Agen yang terlihat dalam saluran distribusi ini terutama agen penjualan. PT Rapi Arjasa memilih saluran distribusi nomor 1, yaitu mengantar atau mendistribusikan produk aspal yang sudah jadi menuju konsumen. Daerah yang biasa diantar aspalnya adalah: 1. Ke Kota Medan 2. Ke Kotamadya Binjai 3. Ke Kabupaten Deli Serdang 4. Ke Kabupaten Langkat (Besitang) PT Rapi Arjasa mengantar produk menggunakan truk langsung menuju ke proyek. Produk akan diantar langsung saat aspal masih panas karena aspal harus panas saat diratakan dijalan untuk mencegah pembekuan saat diratakan atau pembangunan jalan. Jika sampai ke daerah proyek aspal sudah dingin, maka aspal harus dipanaskan ulang oleh pihak kontraktor Sasaran utama pemasaran PT. Rapi Arjasa dengan produk yang dihasilkan berupa hotmix atau aspal. Secara geografis, daerah pemasarannya terbagi atas dua yaitu: 1. Dalam Provinsi, seperti Medan, Binjai, Deli Serdang dan Langkat. 2. Luar Provinsi, seperti Provinsi Aceh, Riau, Sumatera Barat.
2.5. Organisasi dan Manajemen 2.5.1. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi dan hubungan-hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai suatu tujaun. Secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk gambar bagan yang memperlihatkan hubungan unit-unit organisasi dan garis-garis wewenang yang ada. Dengan demikian struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai ciri organisasi yang dapat dipergunakan untuk mengendalikan dan membedakan bagian-bagian organisasi, sehingga perilaku organisasi dapat secara efektif dan efisien tersalurkan dan terkendali arahnya unuk menuju ketercapaian tujuan organisasi. Dengan pengorganisasian, maka dilakukan pembentukan departemen-departemen, penetapan wewenang, tanggung jawab, hierarki organisasi, yang tak kalah penting adalah penetapan orang-orang yang layak dan tepat untuk menduduki jabatan tersebut. Struktur organisasi yang digunakan oleh PT Rapi Arjasa adalah struktur organisasi lini dan staff seperti ditunjukkan pada Gambar 2.1.
Direktur Sekretaris General Superintendent Manajer Logistik Manajer Operasi Manajer Keuangan Material Engineer Mandor Mandor Staf Administrasi Pekerja Pekerja = Hubungan Lini = Hubungan Staf Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT. Rapi Arjasa 2.5.2. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian pada Gambar 2.1. adalah sebagai berikut: 1. Direktur a. Memimpin dan menentukan kebijakan operasional sehari-hari di dalam perusahaan. b. Menyusun kebijakan umum serta membina hubungan kerjasama secara formal dan informal dengan seluruh pihak intern dan ekstern perusahaan.
c. Memimpin rapat kerja manajemen serta memberikan saran-saran evaluasi atau hasil kerja manajemen. a. Mengambil keputusan dan tindakan yang tepat demi kepentingan dan kelangsungan jalannya perusahaan. b. Mengembangkan mutu dan konsep perbaikan secara kontinu dan pengembangan mutu pekerja. 2. Sekretaris a. Membantu direktur dalam menjalankan organisasi perusahaan. b. Membantu dirketur dalam mengambil keputusan suatu perusahaan. Bertanggung jawab terhadap masalah perusahaan ke dalam dan keluar jika direktur berhalangan 3. Manajer Pabrik/General Superintendent a. Bertanggungjawab atas pelaksanaan kerja di pabrik untuk mencapai sasaran produksi yang telah ditetapkan perusahaan. b. Mengawasi kontrak kerja di lapangan. c. Membuat laporan bulanan tentang perkembangan kemajuan di pabrik meliputi persediaan bahan baku, bahan penolong, barang jadi, produk rusak, dan kerusakan mesin.
d. Bertanggung jawab atas keamanan pabrik yang berada di bawah pengelolaannya. e. Bertanggung jawab pada direktur bila terjadi kecelakaan di pabrik. Meminta pertanggungjawaban laporan dari staf produksi 4. Manajer Logistik a. Membuat rencana kerja jangka menengah dan jangka pendek untuk pemeliharaan dan pengoperasian mesin dan peralatan. b. Bertanggungjawab dalam pengembangan perencanaan aspal hotmix dan kemungkinan perbaikan dalam proses produksi. c. Melakukan penelitian terhadap metode produksi atau peralatan yang digunakan dan menghasilkan perbaikan untuk pencapaian kualitas dan pengurangan biaya. Berhak mempertanggungjawabkan hasil laporan keuangan yang dibuatnya. 5. Manajer Operasi Tugas a. Mengawasi proses pengolahan aspal hotmix pada tiap-tiap bagian proses b. Melapor kerusakan-kerusakan atau masalah-masalah dalam proses produksi kepada general superintendent Memberikan penyuluhan kepada pekerja pabrik yang ada di lantai produksi
6. Manajer Keuangan a. Mengawasi kelancaran keuangan dan administrasi di kantor direksi dan pabrik b. Bertanggung jawab dalam penggajian kepada karyawan kantor dan karyawan pabrik. Berhak mempertanggungjawabkan hasil laporan keuangan yang dibuatnya 7. Material Engineer a. Melakukan pengujian mutu aspal hotmix b. Mengawasi kegiatan yang berlangsung di pabrik Memberikan penyuluhan kepada pekerja pabrik yang ada di lantai produksi 8. Mandor a. Mengawasi langsung semua pekerjaan perbaikan dan membuat laporan b. Bertanggungjawab kepada manager terhadap pelaksanaan dilapangan Mempunyai wewenang untuk membuat keputusan lapangan 9. Staf Administrasi Pabrik a. Mencatat kehadiran karyawan pabrik
b. Memeriksa laporan harian mengenai persediaan bahan baku, bahan tambahan, bahan penolong, dan sparepart yang ada di pabrik. a. Memberikan kebijakan kepada manajer pabrik mengenai ketersediaan bahan baku dan jumlah stok b. Memberikan nasehat kepada pekerja pabrik 2.6. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja Tenaga Kerja PT Rapi Arjasa dapat dilihat pada Tabel 2.1. Tabel 2.1. Jumlah Tenaga Kerja PT Rapi Arjasa Lokasi Departemen Status Kepegawaian Pegawai Tetap Pegawai Borongan Kantor Direktur 1 - Sekretaris 1 - General Superintendent 1 - Manager Logistik 1 - Manajer Operasi 1 - Manajer Keuangan 1 - Pabrik 1. Bagian Logistik 2 - -Material Engineer -Mandor 1 - -Pekerja 4-2.Bagian Operasi -Mandor 1 - -Pekerja - 15 3. Staf Administrasi 1 - Jumlah Total Pegawai 30 orang Sumber : PT Rapi Arjasa