TUTORIAL. Microsoft Access

TUTORIAL Microsoft Access

M SEKILAS TENTANG MICROSOFT ACCESS icrosoft Access termasuk kelompok program aplikasi Database Management System (DBMS) yang banyak digunakan dewasa ini. DBMS merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola kumpulan atau koleksi data, di mana data tersebut diorganisasikan atau disusun ke dalam suatu model data. Model data yang digunakan pada Microsoft Access ini adalah suatu model data relational, di mana data diorganisasikan ke dalam tabel dua dimensi yang terdiri dari baris dan kolom. Data yang terletak dalam satu kolom yang sama disebut data field / item, sedangkan data yang terletak dalam satu baris dan mewakili satu objek disebut data record. Hal hal yang perlu diperhatikan dalam Microsoft Access : Menentukan struktur dari data (format data) Menginput, memanipulasi data (menghapus, menambah, merubah, dan melakukan perhitungan pada data) Memanggil data sesuai dengan jenis kriteria pencarian Bekerja dengan lapisan-lapisan data untuk berbagai kriteria pilihan Merancang form untuk menginput, memeriksa serta memperbarui data Merancang laporan, label, gambar dan tampilan layar untuk menyajikan informasi yang terpilih, bahkan dalam hal pencetakan Menggabungkan maupun menambah data dari satu atau beberapa file Microsoft Access 97 bekerja di bawah software Windows dan untuk dapat menggunakannya minimal mempunyai konfigurasi sistem seperti di bawah ini : Windows 95 Processor 486SX, 66MHz RAM 8 MB Hard Disk 54 MB Untuk memulai kerja dengan Microsoft Access terlebih dahulu melalui langkah-langkah berikut : 1. Klik Start Menu pada taskbar Windows, lalu klik Programs. Maka akan tampil item menu program aplikasi yang telah diinstall 1

2. Klik Microsoft Access Sedangkan untuk keluar dari Microsoft Access, Pilih menu File lalu pilih Exit atau klik tanda cross pada pojok kanan atas window Access. DATABASE Definisi database adalah kumpulan data yang saling terintegrasi yang berwujud objek atau entitas yang diatur berhubungan dengan pengolahan data, penyediaan informasi dan penggunaan referensi. Sebuah Database Microsoft Access terdiri dari : Tabel Query Form Report Macro Modul Tabel 1. Komponen database pada Microsoft Access Data yang menggambarkan kumpulan karakteristik suatu entitas Perintah yang digunakan untuk memanipulasi data Sebuah fasilitas yang ditampilkan pada monitor dan digunakan untuk memanipulasi data. Mencetak atau menampilkan suatu informasi dalam bentuk laporan Bahasa pemrograman sederhana yang digunakan untuk menjalankan rangkaian perintah yang dapat diulangi lagi Program-program yang berisi fungsi-fungsi dan prosedur-prosedur yang ada dalam Access dengan platform Visual Basic Berikut ini adalah operasi yang berhubungan dengan database : MEMBUAT DATABASE BARU 1. Pada saat Microsoft Access aktif, muncul kotak dialog pembuatan database baru 2. Klik Blank Database untuk membuat database tanpa menggunakan wizard atau klik database wizard untuk membuat database yang menggunakan fasilitas wizard, setelah itu klik Ok 3. Ketik nama file database (sebagai contoh nama database Universitas) pada kotak File Name ( untuk kasus ini nama database : Universitas ) 2

4. Klik Create Gambar 1.1. Kotak Dialog Pembuatan Database Cara lain untuk pembuatan database baru adalah dengan memilih New Database pada menu File. MEMBUKA DATABASE Untuk membuka sebuah database yang sudah ada, lakukan langkah berikut ini : 1. Klik icon Open Database pada toolbar atau pilih Open pada menu File 2. Pilih drive atau direktori tujuan pada kotak Look In 3. Klik dua kali pada file database yang ingin dibuka 4. Untuk membuka file database di modus jaringan, pastikan kotak Exclusive tidak bertanda. Sedangkan untuk membuka file database dengan akses Read Only, klik icon Commands and Settings dan klik Read Only. Gambar 2. Kotak Dialog Open Database KONVERSI DATABASE 3

1. Klik Convert Database pada menu Tools, Submenu Database Utilities 2. Pilih drive atau direktori pada kotak Look In, Klik file database yang akan dikonversi 3. Klik Convert 4. Tentukan tempat menyimpan hasil konversi, serta nama file hasil konversi lalu Klik Save COMPACT DATABASE 1. Klik Compact Database pada menu Tools, Submenu Database Utilities 2. Pilih drive atau direktori pada kotak Look In, Klik file database yang akan dikompres (diperkecil ukuran filenya) 3. Klik Compact 4. Tentukan tempat menyimpan file database yang telah tercompress tersebut, serta nama file database hasil compress, lalu klik Save REPAIR DATABASE 1. Klik Repair Database pada menu Tools, Submenu Database Utilities 2. Pastikan drive dan directory tempat penyimpanan, kemudian ketik nama file di kotak teks File Name atau klik dua kali pada file yang akan dibuka lalu klik Repair. 3. Klik Ok. 4

TABEL DEFINISI TABEL Seperti telah dijelaskan bahwa untuk penyimpanan data digunakan tabel dua dimensi yang terdiri dari baris dan kolom. Kolom biasa disebut dengan field atau atribut yang merupakan ciri dari suatu objek, sedangkan baris atau record atau tupel adalah kumpulan field yang sama. Sebuah tabel atau relasi mempunyai sifat-sifat : Urutan baris tidak teratur Urutan kolom tidak teratur Harga field adalah atomik (tidak dapat terbagi lagi) Setiap baris dalam relasi / tabel berbeda, tidak boleh ada 2 baris yang semua fieldnya berharga sama. Setiap relasi / tabel harus mempunyai kode pengenal yang unik (sebagai key) Untuk memenuhi sifat terakhir, digunakan primary key yaitu sebuah atau kumpulan nilai field yang unik dipakai untuk membedakan satu baris dengan baris lainnya. Primary key harus bersifat not null (tidak boleh kosong). Adapun tujuan dari primary key adalah Menjamin bahwa setiap record memiliki penunjuk yang unik Menetapkan urutan tampilan default (standar) dalam View Datasheet Menetapkan hubungan antar tabel Beberapa tipe data yang dikenal Microsoft Access adalah : Tipe Data Text Memo Number Date / Time Currency Yes / No OLE Object Hyperlink Lookup Wizard Keterangan Panjang maksimal 255 karakter. Dapat menerima huruf, angka, spasi dan tanda baca yang ada pada keyboard. Panjang maksimal 32000 karakter. Dapat menerima karakter berupa huruf, angka, spasi dan tanda baca yang ada pada keyboard. Hanya menerima angka Angka dalam format tanggal atau waktu Angka dalam format mata uang Berisi logika ya atau tidak Berisi gambar atau objek dengan ukuran maksimal 128 MB Panjang maksimal 2048 karakter. Berisi alamat hyperlink (URL) Mempunyai panjang yang sama dengan primary key 5

Pada Description, ketik keterangan mengenai nama field. properties atau sebaliknya, anda dapat menekan F6. Untuk berpindah kebagian field DESAIN TABEL Untuk membuat tabel baru dapat dilakukan dengan dua cara yaitu dengan menggunakan Wizard atau mendesain sendiri. Sebelum membuat tabel pastikan bahwa objek tabel sudah aktif. Apabila belum maka lakukan klik pada obyek Table yang ada pada database yang sedang aktif. MEMBUAT TABEL DENGAN WIZARD Pembuatan tabel dengan wizard dilakukan dengan memasukkan konfigurasi atau bentuk tabel yang diinginkan pada kotak dialog wizard. Access secara otomatis akan membentuk tabelnya. Berikut ini langkah-langkah yang dilakukan untuk membuat tabel dengan wizard : 1. Pada tab Table klik New 2. Klik Table Wizard dari daftar pilihan dan klik Ok 3. Klik tabel yang diinginkan pada kotak Sample Table 4. Klik dua kali field yang diinginkan di kotak Sample Table 5. Klik Finish Gambar 3. Table Wizard MEMBUAT TABEL TANPA WIZARD Contoh : Membuat tabel Mahasiswa dengan struktur tabel di bawah ini : Field Name Data Type Description Field Size Ket NPM Text Nomor Pokok Mahasiswa 8 PK Nama Text Nama Mahasiswa 20 Alamat Text Alamat Mahasiswa 30 6

Prosedur yang harus dilakukan adalah 1. Klik tab Table pada window Database 2. Klik New 3. Klik Design View dan klik Ok 4. Ketik NPM Tekan Enter 5. Tekan F6 untuk masuk kotak Field Properties atau dengan menggeser pointer mouse ke posisi yang akan diketik 6. Ketik 8 pada kotak isian Field Size 7. Tekan F6 untuk ke kolom Data Type dan pilih Text kemudian tekan Enter 8. Pada Description, ketik Nomor Pokok Mahasiswa sebagai keterangan mengenai nama field. Untuk berpindah kebagian field properties atau sebaliknya, anda dapat menekan F6 9. Ketik Nama dan tekan Enter 10. Lakukan sampai field Alamat Gambar 4. Pendefinisian Primary Key 11. Untuk mendefinisikan NPM sebagai primary key lakukan prosedur berikut - Geser pointer ke field NPM dan klik tombol kiri mouse - Geser pointer mouse ke icon Primary Key dan klik tombol kiri mouse untuk mengindex field NPM 12. Tekan Ctrl+F4 untuk keluar dari window Table 13. Jika muncul window tampilan pesan Save change to table table1?, klik Yes 14. Ketik Mahasiswa dan tekan Enter 7

Gambar 5. Deskripsi Tabel PENGATURAN FIELD Pengaturan field dalam suatu tabel antara lain : MEMINDAHKAN FIELD Untuk memindahkan field, diperlukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Dari window database, pilih salah satu table 2. Klik Design 3. Klik salah satu baris field yang paling kiri, atau bila ingin memilih beberapa field sekaligus, tekan dan tahan tombol shift lalu klik dari baris field pertama hingga field yang dimaksud 4. Pindahkan pointer mouse pada baris pilihan yang tertekan, tekan dan tahan mouse lalu pindahkan ke posisi field yang dituju Untuk memindahkan primary key dari field yang satu ke field yang lain, gunakan prosedur berikut ini : 5. Klik pada baris field yang dituju 6. Klik tombol kanan mouse 7. Klik Primary Key Sedangkan untuk menghilangkan primary key dari suatu field, prosedurnya adalah 8. Klik pada baris field yang memiliki primary key 9. Klik icon Primary Key 8

MENGHAPUS FIELD Untuk menghapus field yang tidak diperlukan, lakukan prosedur berikut : 1. Klik pada baris field yang akan dihapus, atau bila ingin menghapus beberapa field sekaligus, tekan dan tahan tombol shift lalu klik beberapa field yang akan dihapus, 2. Klik tombol kanan mouse 3. Klik Delete Rows 4. Klik Yes pada kotak peringatan Gambar 6. Menghapus Field MENYISIPKAN FIELD Untuk menyisipkan field dapat dilakukan dengan prosedur berikut : 1. Klik pada posisi field yang diinginkan 2. Klik tombol kanan mouse 3. Klik Insert Rows, field yang dipilih akan turun ke bawah 4. Letakkan pointer mouse pada kolom Field Name yang kosong dan ketik field yang baru MENGONTROL FIELD Anda dapat mengontrol pengisian pada suatu field, misalnya NPM yang diisikan harus 8 karakter dan harus berupa angka. Jika yang diisi dari field tersebut kurang atau lebih dari jumlah karakter yang telah ditentukan maka akan muncul pesan kesalahan dan pesan tersebut dapat anda tentukan sendiri. Prosedurnya adalah : 9

1. Pada window Table 2. Klik baris field yang diinginkan, dalam hal ini field NPM 3. Klik tab General di Field Properties 4. Pada Validation Text, ketik Pengisian NPM harus 8 karakter dan berupa angka! Gambar 7. Pengisian Validation Text 5. Klik icon Save pada toolbar 6. Untuk mencobanya, klik icon View pada toolbar dan pilih View Datasheet 7. Isikan record baru dengan NPM=2210612e Gambar 8. Contoh Pengisian Data Yang Salah 10

Berikut adalah tabel field property : Field Property Fungsi Field Size Format Input Mask Menentukan panjang maksimum untuk data yang dimasukkan pada field text dan number. Menentukan cara Access menampilkan dan mencetak data, seperti menampilkan field date dalam bentuk kata-kata atau angka. Menentukan tampilan field saat pemasukan data misalnya untuk memasukkan nomor rekening bank, nomor telepon dan juga kode pos. KARAKTER 0 9 # L? A A., : -atau/ < > DIGUNAKAN UNTUK Digit yang memerlukan masukan Digit yang tidak memerlukan masukan Digit +, - atau spasi Alphabet perlu masukan Alphabet tidak perlu masukan Alphabet atau digit perlu masukan Alphabet atau digit tidak perlu masukan Titik desimal Pemisah ribuan Pembatas untuk jam Pembatas untuk tanggal Karakter di kanan diubah ke huruf kecil Karakter di kanan diubah ke huruf besar Caption Default value Validation Rule Validation Text Require Allow Zero Lenght Indexed Menempatkan kembali nama field pada kolom judul, form dan laporan. Memasukkan nilai secara otomatis pada setiap record yang baru Memeriksa data yang dimasukkan pada field tertentu untuk mencegah masuknya data yang tidak sah Menampilkan pesan jika data yang dimasukkan tidak sesuai dengan kriteria dalam properti Validation Rule. Jika yes, nilai pada suatu field tidak boleh kosong. Mendefinisikan nilai blank ( ) yang membedakannya dengan nilai null. Jika yes, membuat index pada field ini. Ada dua kemungkinan yaitu : 1. Diindex dan diizinkan duplikasi data 2. Diindex tapi tanpa duplikasi data 11

INDEX Sebuah index adalah daftar urutan nilai dalam satu field atau lebih dalam sebuah tabel, yang disebut Key, Primary Key atau Index Key, bersama penunjuk pada record semula. Adapun fungsi indeks adalah : Menetapkan urutan tampilan record default Mempercepat penyortiran Mempercepat pencarian record individual Mempercepat query yang memilih record Menetapkan hubungan antara tabel Meyakinkan bahwa data yang dimasukkan dalam suatu field atau kombinasi field adalah unik MEMASUKKAN DAN MENGUBAH DATA Setelah membuat tabel dan mengatur field, anda dapat langsung memasukkan data serta mengubah data, dengan prosedur sebagai berikut : 1. Dari window Table klik tabel Mahasiswa lalu klik Open 2. Ketik data di kolom yang disediakan oleh Microsoft Access 3. Bila sudah selesai klik icon Save pada toolbar Bila anda ingin menambah data pada tabel tersebut, maka lakukan kembali prosedur di atas. Sedangkan untuk mengubah data yang telah dimasukkan, diperlukan rincian prosedur dibawah ini: 1. Klik kembali icon table Mahasiswa lalu klik Open 2. Ketik data pada kolom yang akan diubah 3. Setelah selesai, simpan dengan klik icon Save pada toolbar MENGURUTKAN DATA Pengurutan data dapat dilakukan dengan dua cara yaitu secara ascending (dari kecil ke besar) atau sebaliknya secara descending (dari besar ke kecil). Prosedur untuk mengurutkan data adalah 1. Klik icon tabel Mahasiswa lalu klik Open 2. Klik field yang akan dijadikan dasar pengurutan 3. Klik icon Sort Ascending pada toolbar 12

MENGHAPUS RECORD Ada beberapa cara untuk menghapus record, antara lain : 1. Dari window tabel Mahasiswa 2. Pilih record yang akan dihapus dengan klik baris selector pada record yang akan dihapus, bila banyak recordnya dapat menggunakan shift 3. Klik tombol kanan mouse lalu klik Delete Record atau melalui menu Edit klik Delete Record atau dengan klik icon Delete Record pada toolbar MENYISIPKAN RECORD Proses yang dilakukan mirip dengan menambah record. Adapun rincian prosedur peyisipan adalah : 1. Pastikan anda aktif di window tabel Mahasiswa 2. Klik menu Insert 3. Klik pada pilihan New Record 4. Ketik record yang akan disisipkan Alternatif lain dapat dilakukan dengan klik tombol kanan mouse, dengan prosedur sebagai berikut : 1. Masih dari window tabel Mahasiswa 2. Klik baris selector pada posisi record tertentu 3. Klik tombol kanan mouse 4. Klik pada pilihan New Record 5. Ketik data pada record tersebut MEMBUAT TABEL DENGAN SQL Contoh : Membuat tabel MKUL dengan struktur tabel di bawah ini : Field Name Data Type Description Field Size Ket KDMK Text Kode Mata Kuliah 5 PK MTKULIAH Text Nama Mata Kuliah 15 SKS Number Jumlah SKS 1 1. Pastikan anda aktif di jendela Queries 2. Klik New 3. Pilih Design View, lalu klik Ok 13

4. Setelah tampil kotak dialog Show Table, klik tab Close 5. Klik icon SQL yang di kiri atas pilih SQL View 6. Muncul window Query SQL Lalu ketik perintah SQL: 7. Klik icon run. 8. Bila berhasil maka tabel MTKUL akan bertambah dalam tab tables. Membuat tabel NILAI dengan struktur tabel di bawah ini Field Name Data Type Description Field Size Ket NPM Text Nomor Pokok Mahasiswa 5 PK/FK KDMK Text Kode Mata Kuliah 5 PK/FK MTKULIAH Text Nama Mata Kuliah 15 SKS Number Jumlah SKS 1 1. Pastikan anda aktif di jendela Queries 2. Klik New 3. Pilih Design View, lalu klik Ok 4. Setelah tampil kotak dialog Show Table, klik tab Close 5. Klik icon Design yang di kiri atas pilih SQL View 6. Lalu ketik perintah SQL pada window Query. 14

7. Klik icon run. 8. Bila berhasil maka tabel MTKUL akan bertambah dalam tab tables. HUBUNGAN ANTAR TABEL (RELATIONSHIP) Dalam menggunakan tabel sering kali membutuhkan beberapa tabel sekaligus sehingga perlu adanya hubungan antara satu tabel dengan tabel lainnya. Dalam konsep relationship ini, dikenal tabel primer sebagai tabel utama. Untuk dapat saling berhubungan antara tabel primer dengan pasangannya diperlukan field yang mempunyai karakteristik sama sehingga dapat mengenali record pasangannya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam hubungan antara tabel adalah : Tidak dapat menambah sebuah record pada tabel terhubung bila tidak ada record yang cocok dalam tabel primer. Tidak dapat menghapus sebuah record dari tabel primer bila terdapat record yang cocok dalam tabel terhubungnya. Tidak dapat mengubah primary key dalam tabel primernya bila record yang cocok terdapat pada tabel terhubungnya. Tidak dapat mengubah foreign key dalam tabel terhubungannya sehingga tidak ada record terhubung yang sia-sia. (Foreign key adalah field pada tabel primer yang merupakan primary key tetapi pada tabel pasangannya hanya sebagai field biasa). 15

Gambar 9. Relationship 16

QUERY DEFENISI QUERY Query adalah objek database yang merupakan sebuah filter yang serba guna. Query digunakan untuk memilih record-record atau field-field yang ingin dilihat tanpa harus menyembunyikan kolom-kolom setiap kali membuka data sheet, juga dapat menetapkan kolomkolom perhitungan yang terlihat seperti field-field sebenarnya, meskipun tidak disimpan dalam suatu tabel. Query memiliki kemampuan untuk bekerja dengan data dari dua tabel atau lebih dengan cara yang sangat intuitif. Query dapat digunakan sebagai sumber data (seperti tabel) untuk sebuah form, report atau sebagai sebuah Query lain. QUERY DARI SATU TABEL Untuk membuat Query yang hanya melibatkan satu tabel, lakukan prosedur berikut : 1. Pastikan anda aktif di jendela Queries 2. Klik New 3. Pilih Design View, lalu klik Ok 4. Setelah tampil kotak dialog Show Table, klik tab Tables 5. Pilih dan klik dua kali tabel yang ingin digunakan, misalnya tabel Mahasiswa 6. Klik Close 7. Pada kotak field pertama, klik panah bawah 8. Pilih field yang ingin ditampilkan, misalnya NPM (di bawahnya terdapat option Criteria yaitu digunakan untuk menentukan syarat field yang akan ditampilkan. Contoh : bila yang akan ditampilkan adalah Mahasiswa Angkatan 2006, maka Criteria itu dapat diisi dengan Like ###06* ) 9. Setelah itu, pindahkan pointer mouse ke kotak field berikutnya 10. Klik panah bawah dan pilih salah satu field lainnya yang ingin ditampilkan, misalnya Nama dan Alamat 11. Klik icon run. 12. Setelah selesai, klik icon Save pada toolbar 13. Ketik nama query, misalnya Mahasiswa Angkatan 2006, dan klik Ok 14. Untuk melihat hasilnya, klik icon View, pilih Datasheet View atau dari menu Queries pilih Query lalu klik Open 17

Gambar 3.2. Desain Query 1 Tabel Gambar 3.3. Hasil Query 1 Tabel QUERY DENGAN LEBIH DARI SATU TABEL Untuk membuat Query dengan melibatkan beberapa tabel sebagai sumber data, lakukan prosedur berikut : 1. Pastikan anda aktif di jendela Queries 2. Klik New 3. Pilih Design View lalu klik Ok 4. Setelah tampil kotak dialog Show Table, klik tab Tables 18

5. Pilih dan klik dua kali tabel-tabel yang ingin digunakan, serta pastikan tabel-tabel tersebut berhubungan (memiliki relasi) 6. Klik Close 7. Pada kotak field pertama, klik panah bawah 8. Pilih field yang ingin ditampilkan, serta nama dari tabelnya 9. Setelah itu, pindahkan pointer mouse ke kotak field berikutnya 10. Klik panah bawah dan pilih salah satu field lainnya yang ingin ditampilkan 11. Setelah selesai, klik icon Save pada toolbar 12. Ketik nama Query dan klik Ok 13. Untuk melihat hasilnya, klik icon View, pilih Datasheet View atau dari menu Queries pilih Query lalu klik Open Contoh menampilkan Data Nilai Mahasiswa yang mengambil kode mata kuliah KD022 dan diurutkan berdasarkan Nama Mahasiswa Gambar 3.3. Desain Query 3 Tabel Gambar 3.4. Hasil Desain Query 3 Tabel 19

QUERY DENGAN STRUCTURE QUERY LANGUAGE (SQL) 1. Pastikan anda aktif di jendela Queries 2. Klik New 3. Pilih Design View, lalu klik Ok 4. Setelah tampil kotak dialog Show Table, klik tab Close 5. Klik icon SQL yang di kiri atas pilih SQL View 6. Muncul window Query SQL Berikut ini beberapa contoh kasus yang dapat dilakukan Query SQL : 1. Menampilkan seluruh data mahasiswa yang beralamat di Tangerang. SELECT * FROM MAHASISWA WHERE MAHASISWA.ALAMAT ="TANGERANG" 2. Menampil nama mata kuliah yang memiliki sks = 2 dan sks = 4 SELECT MTKULIAH FROM MTKUL WHERE SKS = 2 OR SKS = 4 3. Menampilkan nama mahasiswa dan nilai mid untuk kode mata kuliah KD022 yangmemiliki nilai MID kurang dari 45. SELECT NAMA,MID FROM MAHASISWA,NILAI WHERE MAHASISWA.NPM=NILAI.NPM AND MID<45 AND KDMK="KD022" 4. Menampilkan nama mahasiswa yang diawali dengan huruf N SELECT NAMA FROM MAHASISWA WHERE NAMA LIKE "N*"; 5. Menampilkan nama mahasiswa dengan nama terurut dari Z ke A. SELECT NAMA FROM MAHASISWA ORDER BY NAMA DESC; 6. Menampilkan kode mata kuliah dan jumlah mahasiswa yang mengambil matakuliah tersebut. 20

SELECT KDMK, COUNT(*) FROM NILAI GROUP BY KDMK; 7. Menampilkan kode mata kuliah dan jumlah mahasiswa yang mengambil matakuliah tersebut lebih dari 1 orang. SELECT KDMK, COUNT(*) FROM NILAI GROUP BY KDMK HAVING COUNT(*)>1; 8. Menampilkan rata-rata nilai, nilai tertinggi dan nilai terendah untuk nilai final dengan kode mata kuliah KK044 SELECT AVG(FINAL), MAX(FINAL), MIN(FINAL) FROM NILAI WHERE KDMK="KK044"; 9. Menampilkan NPM mahasiswa yang nilai FINAL diatas rata-rata nilai FINAL. SELECT NPM FROM NILAI WHERE FINAL > (SELECT AVG(FINAL) FROM NILAI ); 10. Menampilkan nama mahasiswa dan nilai akhir dimana nilai akhir dihitung dari (MID+FINAL)/2. SELECT NILAI.NPM, NAMA,MTKULIAH, ((MID+FINAL)/2) AS NILAI_AKHIR FROM MAHASISWA, NILAI, MTKUL WHERE MAHASISWA.NPM=NILAI.NPM AND MTKUL.KDMK=NILAI.KDMK ; 11. Mengubah nilai MID dengan menambahkan nilai 10 untuk kode mata kuliah KK044 UPDATE NILAI SET MID=MID+10 WHERE KDMK="KK044"; 12. Menghapus data mahasiswa yang memiliki NPM = 22106122 DELETE FROM MAHASISWA WHERE NPM="22106122"; 21

FORM KEGUNAAN FORM Memasukkan data ke dalam tabel dapat kita lakukan dengan secara langsung. Namun hal demikian kurang efektif apalagi jika data yang akan dimasukkan begitu banyak. Maka dengan semakin banyaknya database, akan lebih mudah bila kita memasukkan/mengubah data yang ada dengan menggunakan Form, karena bentuknya yang intuitif. Sebagai gambaran lebih lanjut, kita akan coba membuat Form baik secara Wizard dan Non Wizard untuk memasukkan data yang ada. MEMBUAT FORM DENGAN AUTOFORM 1. Pada menu Table, pilih salah satu tabel yang ingin kita buat Autoform-nya 2. Pilih menu Insert pada toolbar atau dapat dengan menekan tombol Alt + I 3. Pilih AutoForm, maka secara otomatis akan terbentuk form dari table tersebut 4. Setelah itu, klik tombol Close pada jendela Form tersebut untuk menutupnya, dan ketika diminta, simpan Form dengan nama tertentu Contoh : 1. Pada menu Table pilih tabel Mahasiswa 2. Setelah itu, klik menu Insert 3. Pilih Autoform 4. Kemudian tutup Form tersebut, dan beri dan simpan dengan nama Data Mahasiswa MEMBUAT FORM DENGAN WIZARD Kita akan memulai membuat Form dengan wizard, dan sebagai contoh kita akan menggunakan table Mahasiswa 1. Pilih menu Form, lalu klik New. Maka akan tampil kotak dialog sebagai berikut : 22

2. Pilih Form Wizard 3. Pada Choose the table or query where the object s data comes from : pilih salah satu nama tabel yang ada, misalnya Mahasiswa, kemudian klik OK 4. Kemudian akan tampil kotak dialog yang berisi field-field dari table yang telah kita pilih tadi, sebagai berikut : 5. Bila ingin memilih sebagian field yang ada maka klik button > (lebih besar), atau sebaliknya klik button < (lebih kecil) untuk membatalkannya 6. Namun apabila semua field ingin dimasukkan, maka klik button >>, atau sebaliknya klik button << untuk membatalkannya 7. Kemudian klik Next. Akan tampil kotak dialog berikut : 8. Anda dapat memilih satu di antara layout yang ada yaitu : Columnar : menampilkan field dalam susunan kolom Tabular : menampilkan field berurutan dari kiri ke kanan sepanjang Form 23

Datasheet : membuat Form dengan baris dan kolom seperti tabel Justified : menampilkan field dari kiri ke kanan, apabila field melebihi lebar Form maka akan di tampilkan di sebelah kiri bawah 9. Langkah pembuatan Form dapat diakhiri sampai di sini dengan memilih Finish. 10. Apabila ingin memilih latar belakang dari Form yang telah dibuat, klik Next lalu akan muncul dialog sebagai berikut : 11. Pilih salah satu pilihan yang tersedia untuk latar belakang Form (misalnya pilih International), kemudian klik Next untuk menampilkan kotak dialog sebagai berikut : 12. Beri judul Mahasiswa untuk Form. Di bawahnya ada dua pilihan, yaitu: Open the form to view or enter the information Membuka Form untuk menampilkan dan memasukkan data Modify the form s design Memodifikasi desain dari Form Pilihan yang ada di bawah kedua pilihan tersebut adalah Display Help on working with the form? adalah untuk menampilkan Help pada waktu bekerja dengan Form. 24

13. Bila Open the form to view or enter the information yang dipilih, lalu memilih Finish, maka form yang telah kita buat akan ditampilkan sebagai berikut : 14. Bila Modify the form s design yang dipilih, lalu memilih Finish, maka akan tampil desain dari Form, sebagai berikut : Dengan pilihan tersebut kita bisa memodifikasi tampilan Form yang telah kita buat. MEMBUAT FORM TANPA WIZARD Pada pembuatan Form kali ini, kita akan mengambil tabel Mata Kuliah sebagai contoh. 1. Pilih menu Form, lalu klik New. Maka akan tampil kotak dialog sebagai berikut : 25

2. Pilih Design View 3. Pada Choose the table or query where the object s data comes from : pilih salah satu nama tabel yang ada, misalnya Mahasiswa, kemudian klik OK 4. Maka akan tampil jendela desain Form sebagai berikut : 5. Untuk menampilkan Form Header/Footer, klik menu View, kemudian klik Form Header/Footer 6. Klik icon Field List pada toolbar 7. Pada kotak daftar field, klik field NPM dan tahan tombol kiri mouse sambil geser pointer mouse (Click and Drag) yang telah berubah ke area Detail pada lembar form 8. Lakukan langkah 7 untuk field lainnya, dan akhirnya akan jadi seperti ini : 26

Field List Label Kontrol 9. Untuk membuat judul, klik icon Label pada Toolbox lalu tempatkan pointer mouse pada area Form Header dan klik kiri 10. Kemudian ketik judul, misalnya Form Data Mahasiswa 11. Pilih menu View, lalu pilih Form View untuk melihat hasil desain Form yang telah dibuat 12. Untuk menyimpan form tersebut, klik icon Save pada toolbar 13. Beri nama form tersebut misalnya Data Mahasiswa, lalu klik OK MEMINDAHKAN KONTROL DAN LABEL Cara untuk memindahkan letak dari field yang ada adalah sebagai berikut : 1. Klik field yang kita ingin pindahkan (misalnya field Nama) 2. Tunjuk garis yang mengelilingi kontrol dengan mouse, dan ketika pointer berubah menjadi telapak tangan terbuka berwarna hitam, tahan tombol kiri mouse dan geser kontrol beserta labelnya ke atas lalu tempatkan di sebelah kanan field NPM 3. Lalu lakukan langkah 2 untuk field yang lain. Bila langkah (1) dan (2) dilakukan, maka tampilannya akan seperti di bawah ini : 27

MENGATUR UKURAN KONTROL DAN LABEL Apabila ukuran kontrol atau label yang ada tidak pas atau tidak sesuai dengan yang diinginkan, dapat diperbaiki dengan cara : 1. Pilih salah satu label yang ada, tunjuk handle tengah pada garis batas kanan, dan ketika pointer berubah menjadi panah yang berlawanan arah, tahan tombol kiri mouse dan geser sampai ukuran label pas atau sesuai keinginan 2. Begitupun pada kontrol, pilih kontrol lalu tunjuk handle sampai pointer berubah menjadi panah berlawanan, lalu tahan tombol kiri mouse dan geser sesuai dengan keinginan anda (Tidak apa-apa kalau tulisan yang ada di dalam kontrol tidak terlihat seluruhnya) 3. Untuk merapatkan kontrol pada labelnya, pilih kotak kontrol, lalu tunjuk handle besar pada sudut kiri atas, dan ketika pointer mouse berubah menjadi tangan yang menunjuk, tahan tombol kiri mouse dan geser sesuai keinginan 28

REPORT KEGUNAAN REPORT Data atau isi field-field yang ada tentunya akan disuguhkan dalam bentuk laporan atau Report untuk keperluan-keperluan tertentu. Membuat Report sama caranya dengan membuat Form, bisa dibuat dengan cepat menggunakan AutoReport, atau bisa juga dibuat dengan cara Report Wizard untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan kebutuhan kita. Dan kalau ingin membuat Report dengan tampilan khusus, bisa dibuat perubahan atau membuat sendiri Report sesuai dengan kebutuhan. MEMBUAT REPORT DENGAN AUTOREPORT Untuk perkenalan pertama kali, kita akan mencoba membuat AutoReport dengan mengambil tabel Master Mahasiswa dengan langkah sebagai berikut : 1. Pilih menu Reports, lalu klik New 2. Akan tampil kotak dialog New Report dengan 6 pilihan untuk membuat Report, dan dua diantaranya adalah untuk membuat Auto Report, yaitu : AutoReport: Columnar Menampilkan field-field dalam Report dalam bentuk kolom AutoReport: Tabular Menampilkan field-field dalam Report dari kiri ke kanan sepanjang Report 3. Pilih tabel yang akan dibuat Report-nya, misalnya tabel Mahasiswa 4. Klik OK, maka akan tampil hasilnya seperti di bawah ini : 5. Tutup Report tersebut, simpan, dan beri nama, misalnya Laporan Data Mahasiswa 29

MEMBUAT REPORT DENGAN WIZARD Setelah dapat membuat AutoReport, kini kita akan membuat Report dengan menggunakan fasilitas Wizard untuk table MKUL dengan langkah sebagai berikut : 1. Dalam jendela database, klik menu Report, kemudian klik New. Akan muncul kotak dialog sebagai berikut : 2. Klik Report Wizard, dan pada Choose the table or query where the object s data comes from, pilih MKUL pada daftar drop-down, kemudian klik OK. Akan muncul kotak dialog sebagai berikut : 3. Apabila ingin memilih sebagian field yang ada maka klik button > (lebih kecil), atau sebaliknya klik button < (lebih besar) untuk membatalkannya 4. Namun apabila semua field ingin dimasukkan, maka klik button >>, atau sebaliknya klik button << untuk membatalkannya 5. Klik Next, maka akan tampil kotak dialog sebagai berikut ini : 30

6. Klik Next, maka akan tampil kotak dialog selanjutnya seperti berikut : Pada kotak dialog di atas kita dapat mengurutkan record-record yang ada secara ascending (dari A ke Z/dari kecil ke besar) atau secara descending (dari Z ke A/dari besar ke kecil). Misalnya kita ingin mengurutkan record-record pada field Mata Kuliah dari A ke Z, maka pada kotak pertama dapat kita isi : Mata Kuliah dan untuk kontrol di sebelahnya kita isi dengan A Z. 7. Klik Next untuk melanjutkan, lalu akan muncul kotak dialog sebagai berikut : 31

Pada menu Layout ada 3 pilihan, yaitu : Columnar : menampilkan Report ke bawah Tabular : menampilkan Report menyamping ke kanan Justified : menampilkan Report dengan merata Di sebelahnya terdapat menu Orientation dengan 2 pilihan, yaitu : Portrait : menampilkan Report dengan posisi kertas vertikal (memanjang ke bawah) Landscape : menampilkan Report dengan posisi kertas horizontal (memanjang ke kanan) 8. Klik Next, dan akan muncul kotak dialog seperti ini : 9. Pada bagian ini, kita dapat memilih Style yang akan digunakan untuk tampilan Report anda, misalnya Bold. Setelah itu klik Next, maka akan tampil kotak dialog berikut : 10. Selanjutnya kita dapat mengetikkan judul dari Report tersebut, misalnya Report Mata Kuliah, lalu klik Finish untuk mengakhiri pembuatan Report tersebut 11. Tampilan dari Report tersebut adalah sebagai berikut : 32

MEMBUAT REPORT TANPA WIZARD Kita juga dapat membuat suatu Report dari tabel yang ada, tanpa AutoReport maupun Report Wizard. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Dalam jendela database, klik menu Report, kemudian klik New. 2. Klik Design View, dan pada menu Choose the table or query where the object s data comes from : pilih Master Mahasiswa pada daftar drop-down, kemudian klik OK. Akan tampil sebagai berikut : 3. Klik dan drag field-field pada field list ke area detail, di tempat yang sesuai kemudian hapus label masing-masing field tersebut 4. Untuk memberi keterangan pada field-field yang ada, klik Label pada Toolbox kemudian tempatkan di bagian Page Header tepat di atas field-field yang ada lalu tulis keterangan sesuai dengan isi fieldnya. 5. Apabila ingin menambahkan Judul dari Report, klik Label pada Toolbox, lalu tempatkan Label tersebut di atas keterangan field dan tulis judul Report tersebut (misalnya DATA 33

MAHASISWA), kemudian untuk mengganti bentuk hurufnya, klik kanan Label judul Report dan pilih Properties, kemudian ubah isi kotak Font Size menjadi 16, Font Weight menjadi Bold dan Text Align menjadi Center kemudian klik Close pada jendela Properties tersebut 6. Untuk memberi keterangan halaman pada hasil Report (karena mungkin hasilnya lebih dari satu halaman), tambahkan Textbox pada bagian Page Footer, kemudian hapus kotak Label Text. Pada kotak Textbox tersebut tulis ' ="Halaman "&[Page]&" dari "&[Pages] ' 7. Desain yang telah dibuat adalah seperti gambar di bawah ini : 8. Klik Icon Close pada Report tersebut, dan ketika muncul pertanyaan apakah Report akan disimpan, klik Yes dan beri nama Report tersebut, misalnya Data Mahasiswa 9. Untuk menampilkan hasil desain Report tadi, klik nama Report yang akan ditampilkan, kemudian pilih Preview pada menu Reports. Akan tampil Report seperti berikut : 34