MANAJEMEN PROYEK DALAM PRAKTEK

MANAJEMEN PROYEK DALAM PRAKTEK

Pengertian Umum Stakeholder Stakeholder merupakan individu, sekelompok manusia, komunitas atau masyarakat baik secara keseluruhan maupun secara parsial yang memiliki hubungan serta kepentingan terhadap perusahaan. Individu, kelompok, maupun komunitas dan masyarakat dapat dikatakan sebagai stakeholder jika memiliki karakteristik seperti yang diungkapkan oleh Budimanta dkk, 2008 yaitu mempunyai kekuasaan, legitimasi, dan kepentingan terhadap perusahaan.

Stakeholder dalam Pengembangan Sisfo Pemilik Proyek individu atau perusahaan yang memiliki kepentingan awal terhadap hasil proyek dan biasanya sekaligus merupakan penyandang dana Komite Pengarah Komite pengarah dibentuk agar proyek yang dilaksanakan tetap berjalan sesuai rencana dan tetap pada jalur yang benar untuk mencapai hasil sesuai kualitas yang ditentukan dengan memperhatikan batasan-batasan manajemen proyek Pengguna hasil Suatu proyek sistem informasi tentu akan menghasilkan produk akhir berupa software yang akan digunakan Pelaksana Proyek Pelaksana proyek biasanya adalah sebuah tim. Aggota tim terdiri dari orang-orang yang memiliki keahlian sesuai dengan kebutuhan dalam pelaksanaan proyek. Tim didampingi oleh manajer proyek

Metodologi dalam manajemen proyek Rational Unified Process Extreme Project Management Agile Project Management Metodologi Tradisional

RUP (Relational Unified Process) proses rekayasa software dengan pendekatan alokasi tugas-tugas dan tanggung jawab dalam organisasi pengembangan software. Tujuannya adalah untuk memastikan software yang dihasilkan berkualitas tinggi yang memenuhi kebutuhan klien dengan jadwal dan anggaran yang telah ditentukan. Cara RUP meningkatkan produktivitas tim yang terlibat adalah dengan menyediakan untuk setiap anggota, akses pada knowledge base dengan petunjuk, template, dan alat bantu untuk mendukung aktivitas penting dalam pengembangan software.

Extreme Project Management (XPM) Untuk proyek yang tidak diketahui secara jelas sehingga membutuhkan metodologi yang lebih cepat, fleksibel dan lincah untuk situasi yang tidak menentu dan berubah-ubah. Sebuah proyek bersifat ekstrem jika : 1. Requirements dan ekspektasi yang terus berubah-ubah. 2. Waktu pelaksanaan yang sangat ketat. 3. Suasana pendukung yang tidak tetap dan terus berubah. 4. Self-correcting, banyak variabel dan ketidakjelasan internal maupun eksternal pada proyek maupun organisasi sponsor. Tidak ada yang mencatat dan mengarahkan. 5. Tidak dapat diatur secara terstruktur top-down, hanya dapat dipandu dari atas dan diatur dari bawah sebagai individual, pasangan atau kelompok stakeholder yang melakukan penyesuaian untuk mengoreksi sendiri (selfcorrecting) selama proyek berlangsung sambil tetap mengingat hasil proyek yang diinginkan.

Agile Project Management Metodologi ini berfokus pada manusia, hasil, metode yang minimal dan kolaborasi maksimum untuk mengantisipasi proyek e-business yang bergerak cepat dan sering berubah. Pada saat ini iklim bisnis yang bergerak cepat mengharuskan untuk secepatnya mengakomodasi perubahan requirement selama masa pengembangan, dan memberikan update produk yang sesuai dengan evolusi pengembangan software yang cepat dan perubahanperubahan user requirements. Metode ini memiliki kelemahan antara lain sulit untuk menentukan posisi proyek karena adanya perulangan dalam fase-fasenya demi mengantisipasi perubahan-perubahan requirements, hanya dapat diterapkan dalam proyek skala kecil dan menengah karena tidak adanya fokus pada rencana formal proyek secara keselutuhan dan membutuhkan tenaga yang ahli dan bermotivasi tinggi yang tidak selalu tersedia

Metodologi Tradisional Keterangan : Dimulai dengan proses inisiasi Kemudian dilakukan proses perencanaan Berdasarkan perencanaan yang ada, maka dilanjutkan tahap proses pelaksanaan Kemudian dilakukan proses Pengendalian Proses pelaksanaan dan proses Pengendalian dapat dilakukan secara berulang Bila dalam proses Pengendalian masih ada yang perlu diperbaiki, maka buat perencanaan ulang (perbaikan perencanaan) Dari perencanaan ulang, maka dilakukan proses pelaksanaan, kemudian dilakukan proses Pengendalian lagi. Jika dalam proses Pengendalian sudah tidak ada masalah, maka selanjutnya adalah proses penutup.

Metodologi Tradisional Fase inisialisasi - Pada fase ini merupakan fase dalam hal studi kelayakan. Salah satunya adalah analisis kebutuhan (requirements analysis). - Pada tahap ini akan membrikan gambaran global suatu proyek. Gambaran global ini biasanya berisi ruang lingkup proyek, tujuan proyek, waktu mengerjakan proyek, biaya proyek dan informasi umum lainnya. - Hasil dari fase ini kemudian disusun dalam bentuk proposal proyek untuk kemudian diajukan ke stakeholder dan dijadikan acuan dalam pembuatan dokumen perencanaan manajemen proyek. Fase perencanaan atau perancangan - Pelaksanaan fase ini lebih melibatkan tim pelaksana proyek. - Meskipun dari fase sebelumnya telah ada requirements analysis, tetapi untuk menghasilkan rencana dan desain pengembangan sistem informasi maka diperlukan analisis yang lebih detail. - Dalam fase ini sering terjadi revisi terhadap hasil analisis

Metodologi Tradisional Fase Pengembangan atau Pelaksanaan. - Tahap ini merupakan tindak lanjut dari apa yang sudah dituangkan dalam tahap perencanaan proyek. - Aktivitas dalam lingkup manajemen proyek sistem informasi adalah : Pemrograman (Development), Testing, Quality assurance (QA) dan Dokumentasi. Fase pengendalian Manfaat sistem ini adalah kinerja proyek dapat diamati dan diukur secara rutin agar jika terjadi penyimpangan pelaksanaan proyek terhadap rencana dandesain dapat segera diantisipasi. Fase Akhir atau Penutup Ada dua aktivitas yang dilakukan dalam fase ini yaitu : Penutupan proyek dan Memasuki masa maintenance yang dapat dilanjutkan dengan kontrak baru. Maintenance penting mengingat produk software tidak bisa 100% bebas dari kemungkinan error ataubugs.

Project Management Knowledge Area Lingkup pengetahuan manajemen proyek atau sering pula disebut dengan elemen manajemen proyek adalah cakupan bahasan atau bidang pengetahuan yang terdapat didalam manajemen proyek. Elemen tersebut ada 9 macam : 1. Manajemen ruang lingkup (Project scope management) 2. Manajemen waktu (Project time management) 3. Manajemen biaya (Project cost management) 4. Manajemen sumb erdaya manusia (Project human resource management) 5. Manajemen resiko (Project risk management) 6. Manajemen Komunikasi (Project communication management) 7. Manajemen Kualitas (Project quality management) 8. Menejemen pengadaan (Project procurement management) 9. Menejemen integrasi (Project integration management)

Project scope management Pembahasan Project scope management meliputi: Scope planning : menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek didefinisikan, diverifikasi dan dikontrol serta bagaimana WBS di definisikan Scope definition : menjabarkan jastifikasi proyek, penjelasan produk, dan tujuan proyek meliputi aspek biaya mutu dan jadwal sebagai acuan untuk membuat WBS Menyusun WBS Mendapatkan persetujuan penyampaian proyek secara formal Mengontrol perubahan ruang limgkup proyek

Project time management Pembahasan meliputi : Penyusunan jadwal proyek Monitoring jadwal proyek Pengontrolan perubahan jadwal proyek

Project cost management Pembahasan meliputi : Membuat perkiraan biaya atau sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu aktifitas Menyusun total perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan dan menetapkan cost baseline Mengontrol faktor-faktor penyebab variasi biaya dan menjalankan prosedur kontrol perubahan

Project human resource management Pembahasan meliputi Mengidentifikasi kualifikasi dan jumlah personil yang dibutuhkan serta mendokumentasikan peran dan tanggungjawab masing-masing Menunjuk/mendapatkan personil tim yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek Membentuk tim proyek dengan meningkatkan kompetensi dari kerja sama tim untuk meningkatkan kinerja proyek Mengelola tim proyek yang mengkoordinir dan memonitor kinerja tim, memberikan umpan balik, dan membantu memecahkan masalah proyek.

Project Risk Management Pembahasan Meliputi : Menentukan metode pendekatan, perencanaan dan pelaksanaan manajemen resiko yang ditetapkan Mengidentifikasi potensi resiko, membuat kategori resiko berdasarkan karakteristiknya serta mendokumentasikannya Memperkirakan dan menganalisis kemungkinan dan besarnya dampak yang ditimbulkan resiko Membuat penilaian hasil analisis dan menentukan prioritas resiko Menentukan tindak lanjut untuk mengantisipasi dampak Memonitor resiko yang sudah teridentifikasi dan mengidentifikasi munculnya resiko baru, mengevaluasi pelaksanaan rencana penanggulangan resiko dan mengontrol dampak yang ditinggalkan.

Project Communication Management Pembahasan meliputi : Menentukan perencanaan komunikasi proyek yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan stakeholder Menyediakan informasi proyek dan mendistribusikannya sesuai perencanaan Melaporkan status dan kemajuan proyek secara obyektif dan tepat waktu Membina dan mengelola komunikasi yang efektif dan efisien dengan stakeholder untuk memenuhi kebutuhan serta melibatkan mereka dalam pengambilan keputisan proyek sesuai mekanisme yang ditetapkan

Project Quality Management Pembahasan meliputi : Menentukan standar mutu dan satndar konfigurasi yang sesuai untuk proyek dan cara pemenuhannya Melaksanakan aktivitas mutu untuk memastikan pelaksanaan proyek telah memenuhi standar proses yang ditetapkan Memonitor kesesuaian hasil proyek terhadap standar konfigurasi yang ditetapkan dan mengidentifikasi cara mengeliminasi penyebab kegagalan mutu

Project Procurement Management Pembahasan meliputi : Menentukan kebutuhan pengadaan barang dan/atau jasa oleh vendor atau kontraktor, membuat jadwal pelaksanaan pengadaan Menyusun dokumen pengadaan dan kriteria penialian Mengadakan penjelasan lelang, emlaksanakan lelang dan menerima proposal/penawaran yang diajukan vendor/kontraktor Memilih dan menunjuk vendor/kontraktor pemenang Menyiapkan dokumen kontrak kemudian bersama-sama vendor/kontraktor pemenang me review dan menyempurnakan isi kontrak Penandatanganan kontrak oleh kedua belah pihak (pembeli dan pelaksana)

Project Integration Management Pembahasan Meliputi : Membuat definisi proyek sebagai gambaran awal proyek Membuat perencanaan manajemen proyek Memonitor dan mengontrol aktivitas-aktivitas proyek, mulai dari inisiasi, perencanaan, pelaksanaan sampai penutupan Mengintegrasikan pelaksanaan prosedur kontrol perubahan Menyelesaikan dan menutup proyek secara formal