1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar belakang Masalah Perkembangan teknologi informasi saat ini sangat pesat dan memiliki dampak terhadap dunia usaha. Setiap perusahaan dituntut untuk dapat memperoleh informasi yang cepat, tepat dan akurat sehingga dapat lebih unggul dalam persaingan bisnis yang semakit ketat. Perkembangan teknologi informasi tersebut ditandai dengan semakin banyak perusahaan yang menggunakan komputer sebagai sarana dalam membuat laporan keuangan. Untuk mencapai tujuan perusahaan yang maksimal, perusahaan dituntut beroperasi secara efisien dan efektif, maka perencanaan yang dibuat harus matang dan berdaya guna. Dalam melakukan perencanaan diperlukan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan. Salah satu informasi tersebut adalah informasi akuntansi yang sangat berguna bagi perusahaan. Suatu perusahaan yang kekurangan informasi atau menerima informasi yang tidak akurat akan menemukan kegagalan karena informasi tersebut akan berdampak langsung terhadap keputusan yang akan diambil oleh penggunanya. Oleh sebab itu untuk memperoleh informasi yang tepat maka pengolahan data akuntansi harus dengan cara yang tepat pula. Perkembangan komputer dan unsur pendukung lainnya seperti perangkat lunak (software) pada saat ini menunjukkan perubahan yang semakin baik dalam mendukung kemajuaan perusahaan. Electronic Data Processing (EDP) terdiri dari berbagai alat input dan output yang dihubungkan
2 secara elektronis dengan komputer untuk memproses data dalam jumlah yang banyak dalam waktu yang singkat. Dilihat dari pengertian ini jika dihubungkan dengan bidang akuntansi, maka penggunaan EDP sangat bermanfaat dalam mengolah data akuntansi. Manfaat ini dapat dilihat dari kecepatan memproses data-data yang banyak dengan waktu yang singkat. Disamping itu manfaat lain yang penting yaitu ketepatan perhitungan angka-angka. Bidang akuntansi banyak meliputi perhitungan angkaangka, jadi penggunaan EDP sangat relevan dalam pengolahan data akuntansi suatu perusahaan. Informasi keuangan yang umumnya dihasilkan secara manual sekarang dapat dihasilkan melalui proses komputerisasi. Sistem informasi akuntansi yang menggunakan EDP merupakan alternatif terbaik dalam usaha untuk menyediakan informasi yang bermanfaat sebagai dasar pengambilan keputusan bagi setiap level manajemen. Fungsi sistem akuntansi yang dilakukan baik secara manual atau dengan komputer adalah untuk mencatat transaksi-transaksi dengan benar dan tepat untuk pelaporan internal dan eksternal. PT. Asuransi Kesehatan Indonesia (Persero) Kantor Cabang Utama Medan, merupakan suatu perusahaan BUMN (Badan Usaha Milik Negara) yang berkedudukan di jalan. Prof. HM Yamin No 176 D-E Medan yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa yaitu asuransi kesehatan bagi PNS dan badan-badan usaha yang mempercayakan jaminan pelayanan kesehatan karyawannnya kepada PT. Askes. Sebagai perusahaan jasa PT. Askes KCU Medan yang mempunyai peserta serta transaksi yang besar dan organisasi yang komplit, mempunyai kesibukan yang terlalu rumit untuk dikerjakan dan diselesaikan secara manual sekaligus. Jumlah
3 pegawai PT. Askes KCU Medan yang minim karena kebijakan efisiensi tenaga kerja menyebabkan banyak pekerjaan terbengkalai. Selain hal tersebut, tuntutan perusahaan dalam hal pengiriman laporan juga semakin cepat dan pelayanan prima sebagai visi perusahaan juga harus dipertahankan. Oleh sebab itu proses yang tepat dalam pengolahan data diperlukan agar tidak terjadi pemborosan tenaga dan waktu bahkan juga materi bila dilakukan secara manual. Semenjak tahun 2005, PT Askes KCU Medan telah menguji coba pengolahan data secara on line (secara komputerisasi) dengan menggunakan program G1 versi 01.01.05 dan terus mengalami perbaikan sampai sekarang menjadi G1 versi 07.07.07. Dengan adanya kebijakan ini, efisiensi serta efektivitas yang diharapkan oleh perusahaan dapat tercapai. Penerapan EDP yang digunakan perusahaan juga diharapkan dapat meningkatkan pengendalian intern sehingga memberikan manfaat yang berguna bagi perusahaan. Penulis memilih perusahaan PT. Askes KCU Medan sebagai tempat mengumpulkan data karena perusahaan ini merupakan perusahaan jasa yang telah menggunakan sistem manual dan elektronik dalam pengolahan data dan penyajian informasi, khususnya informasi akuntansi. Sehingga memudahkan bagi penulis untuk mengetahui sejauh mana penerapan EDP dalam sistem informasi akuntansi dapat memberikan manfaat dibandingkan dengan sistem manual.
4 Dari uraian diatas dapat diketahui dampak EDP sebagai pengolahan data dan penyajian informasi, khususnya informasi akuntansi bagi manajemen. Oleh karena itu penulis memutuskan untuk menulis skripsi berjudul : Penerapan Electronic Data Processing (EDP) dalam Pengolahan Data Akuntansi pada PT. Asuransi Kesehatan Indonesia (Persero) Kantor Cabang Utama Medan. B. Perumusan Masalah Sebelum melakukan pemecahan terhadap suatu masalah, maka perlu dirumuskan sasaran yang akan dicapai sesuai dengan yang diharapkan. Adapun sasaran yang dianggap perlu oleh penulis untuk dibahas dalam skripsi ini, yaitu : 1. Apakah Penerapan Electronic Data Processing (EDP) dalam pengolahan data akuntansi saat ini dapat meningkatkan efesiensi dan efektivitas perusahaan? 2. Apakah penerapan Electronic Data Processing (EDP) dapat meningkatkan pengendalian intern perusahaan? C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan penelitian dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk menambah pengetahuan penulis mengenai penerapan Electronic Data Processing dalam pengelolahan data akuntansi yang ada dalam praktek di dunia usaha dan menghubungkannya dengan teori-teori yang penulis dapatkan selama perkuliahan.
5 2. Mengambil kesimpulan dan memberi saran-saran yang mungkin berguna dalam memecahkan masalah-masalah yang dihadapi. Adapun manfaat dilakukan penelitian ini adalah : 1. Bagi perusahaan yaitu sebagai gagasan dan bahan pertimbangan dalam meningkatkan kwalitas penerapan Electronic Data Processing demi kemajuan perusahaan di masa yang akan datang. 2. Menambah kepustakaan Fakultas Ekonomi USU, khususnya yang bermaterikan Electronic Data Processing. D. Kerangka Konseptual Untuk menghasilkan informasi maka sebuah data atau transaksi harus diubah terlebih dahulu menjadi suatu yang lebih berarti dengan melalui proses pengolahan data. Data dikumpulkan secara manual, masuk ke tahapan input data. Tahapan input data ini dilakukan oleh seorang operator komputer yang hanya bertugas memasukkan data mentah ke dalam komputer. Setelah data dimasukkan ke dalam komputer, proses akan dilakukan oleh komputer itu sendiri. Didalam komputer, data diolah menggunakan prosedur-prosedur yang terdapat pada program aplikasi yang telah ditentukan perusahan yaitu aplikasi akuntansi dan keuangan untuk mengolah data akuntansi dan keuangan. Dalam hal ini EDP ( Electronic Data Processing) membutuhkan suatu sistematika kegiatan yang lengkap baik tentang prosedur dan pemprosesan data sampai pada bentuk keluaran
6 yang diinginkan. Prosedur yang dimaksud adalah prosedur pengolahan data dengan program khusus dimana operator hanya menunggu hasil pemprosesan data saja. Hasil pengolahan data dari komputer akan dikeluarkan dalam bentuk informasi yang cepat, tepat dan akurat. Dengan berkurangnya campur tangan manusia sebagai operator dalam proses pengolahan data yang telah diganti oleh komputer maka pekerjaan yang dihasilkan lebih efisien dan efektif. Adapun kerangka Konseptual terdapat pada gambar 1.1 berikut : Input Data Proses Pengolahan data dengan EDP Proses Prosedur Komputer Prosedur Laporan Keuangan (Cepat, Lengkap dan Akurat) Gambar 1.1 Kerangka Konseptual Pengolahan Data Akuntansi dengan menerapkan Electronic Data Processing PT. Asuransi Kesehatan Indonesia (Persero) Kantor Cabang Utama Medan