Mengelola Data Excel dengan Sort dan Filter

Mengelola Data Excel dengan Sort dan Filter

Mengelola Data Excel dengan Sort dan Filter Yudhy Wicaksono & Solusi Kantor PENERBIT PT ELEX MEDIA KOMPUTINDO

Mengelola Data Excel dengan Sort dan Filter Yudhy Wicaksono & Solusi Kantor 2016, PT Elex Media Komputindo, Jakarta Hak cipta dilindungi undang-undang Diterbitkan pertama kali oleh Penerbit PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Anggota IKAPI, Jakarta 2016 716051694 ISBN: 978-602-02-9413-1 [eep] Dilarang keras menerjemahkan, memfotokopi, atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari penerbit. Dicetak oleh Percetakan PT Gramedia, Jakarta Isi di luar tanggung jawab percetakan

Kepada PT Elex Media Komputindo saya mengucapkan terima kasih karena bersedia menerbitkan buku karya saya yang ke-62. Terima kasih juga saya ucapkan untuk Ibu Elizabeth dan Ibu Anindita Pinangesti dan yang telah banyak membantu hingga buku ini bisa terbit. Purwokerto, Agustus 2016 Yudhy Wicaksono yudhy_wicaksono2000@yahoo.com www.solusi-kantor.com Yudhy Wicaksono merupakan penulis buku komputer, yang mulai menulis buku sejak tahun 2006. Sampai saat ini, penulis sudah menghasilkan lebih dari 60 buku komputer. Penulis dapat dihubungi melalui email dengan alamat: yudhy_wicaksono2000@yahoo.com Solusi Kantor merupakan unit usaha yang bergerak di bidang book content. Solusi kantor beralamat di Purwokerto, Jawa Tengah. Solusi Kantor dapat dihubungi melalui email dengan alamat: kantorsolusi@gmail.com Anda dapat membeli buku karya Yudhy Wicaksono dan Solusi Kantor di website: www.solusi-kantor.com vi

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... V DAFTAR ISI...VII BAB 1 DATABASE EXCEL... 1 1.1 Input dan Edit Data...2 1.1.1 Input Data...2 1.1.2 Edit dan Hapus Data...5 1.1.3 Menyalin Data...6 1.1.4 Memindahkan Data...8 1.1.5 Undo dan Redo...8 1.1.6 Menggunakan Fitur AutoComplete...9 1.1.7 Pick From Drop-down List...11 1.1.8 Membuat Seri Data dengan AutoFill...12 1.1.9 Pencarian Data...19 1.1.10 Edit Data Menggunakan Fitur Replace...21 1.1.11 Menggunakan Fitur AutoCorrect...24 1.1.12 Format Data...25 1.2 Nama Range...28 1.2.1 Membuat Nama Range Melalui Name Box...29 1.2.2 Membuat Nama Range Melalui Kotak Dialog Create Names from Selection...30 1.2.3 Membuat Nama Range Melalui Kotak dialog New Name...31 1.2.4 Edit Nama Range...33 1.2.5 Menghapus Nama Range...34 1.2.6 Membuat Nama Range Dinamis...34 1.3 Table...38 1.3.1 Membuat Table...39 vii

1.3.2 Mengubah Style Table...42 1.3.3 Mengubah Nama Table...44 BAB 2 MENGURUTKAN DATA DENGAN FITUR SORT... 47 2.1 Mengurutkan Data Teks...47 2.2 Mengurutkan Data Tanggal...49 2.3 Mengurutkan Data Angka...51 2.4 Mengurutkan Data Menggunakan Kotak Dialog Sort...52 2.5 Mengurutkan Data Secara Horizontal...56 2.6 Mengurutkan Data Menggunakan Custom List...58 BAB 3 MENYARING DATA DENGAN AUTOFILTER... 63 3.1 Menyaring Data...63 3.2 Menyaring Data Teks...65 3.2.1 3.2.2 Menyaring Data Teks Equals...66 Menyaring Data Teks Does Not Equal...67 3.2.3 3.2.4 Menyaring Data Teks Begins With...68 Menyaring Data Teks Does Not Begin With...69 3.2.5 Menyaring Data Teks Ends With...70 3.2.6 3.2.7 Menyaring Data Teks Does Not End With...71 Menyaring Data Teks Contains...73 3.2.8 Menyaring Data Teks Does Not Contain...74 3.3 Menyaring Data Tanggal...75 3.3.1 Menyaring Data Tanggal Equals...75 3.3.2 3.3.3 Menyaring Data Tanggal Does Not Equal...76 Menyaring Data Tanggal Is Before...78 3.3.4 Menyaring Data Tanggal Is Before Or Equal To...79 3.3.5 3.3.6 Menyaring Data Tanggal Is After...80 Menyaring Data Tanggal Is After Or Equal To...81 3.3.7 Menyaring Data Tanggal Between...82 3.3.8 Menyaring Data Tanggal Not Between...84 3.4 Menyaring Data Angka...85 3.4.1 3.4.2 Menyaring Data Angka Equals...85 Menyaring Data Angka Does Not Equal...86 3.4.3 Menyaring Data Angka Is Greater Than...88 3.4.4 3.4.5 Menyaring Data Angka Is Greater Than Or Equal To...89 Menyaring Data Angka Is Less Than...90 3.4.6 Menyaring Data Angka Is Less Than Or Equal To...92 3.4.7 3.4.8 Menyaring Data Angka Between...93 Menyaring Data Angka Not Between...94 3.4.9 Menyaring Data Angka Top 10...95 3.4.10 Menyaring Data Angka Above Average...97 viii

3.4.11 Menyaring Data Angka Below Average...97 3.5 Fungsi SUBTOTAL...98 BAB 4 MENYARING DATA DENGAN ADVANCED FILTER... 101 4.1 Hasil Penyaringan pada Range yang Sama...103 4.2 Hasil Penyaringan pada Range Berbeda...104 4.3 Dua Kriteria Penyaringan pada Satu Baris yang Sama...107 4.4 Kriteria Penyaringan untuk Kolom yang Sama...108 4.5 Dua Kriteria pada Baris yang Berbeda...109 4.6 Menghindari Baris Kriteria dalam Keadaan Kosong...110 4.7 Penggunaan Operator AND dan OR I...111 4.8 Penggunaan Operator AND dan OR II...112 4.9 Advanced Filter Menggunakan Formula...113 4.9.1 Penyaringan Angka Ganjil...114 4.9.2 Penyaringan Angka Genap...114 4.9.3 Penyaringan Teks 6 Huruf...115 4.9.4 Penyaringan Teks dengan Huruf Awal Tertentu...116 4.9.5 Penyaringan Kisaran Data...117 4.9.6 Penyaringan di Luar Kisaran Data...118 4.9.7 Penyaringan Jumlah Record Data Tertentu...119 4.9.8 Penyaringan Penjualan di Bawah Rata-Rata...120 4.9.9 Penyaringan Penjualan di Atas Rata-Rata...121 4.9.10 Penyaringan Umur Lebih dari 30 Tahun...122 4.9.11 Penyaringan Tanggal Lahir Bulan Tertentu...123 4.9.12 Penyaringan Sel Kosong...124 4.9.13 Penyaringan Nilai Error...125 4.9.14 Penyaringan 5 Data Terendah...126 4.9.15 Penyaringan 5 Data Tertinggi...127 4.9.16 Penyaringan Membandingkan Dua Kolom...128 4.9.17 Kombinasi Kriteria Biasa dan Formula...129 BAB 5 MENGURUTKAN DAN MENYARING TABLE... 131 5.1 5.2 Mengurutkan Data...131 Menyaring Data...134 5.2.1 Filter Data Satu Item...135 5.2.2 5.2.3 Filter Data Teks...136 Filter Data Tanggal...137 5.2.4 Filter Data Angka...139 5.3 Advanced Filter...140 BAB 6 MENGURUTKAN DAN MENYARING PIVOTTABLE... 143 6.1 Membuat PivotTable...143 6.2 Mengurutkan PivotTable...149 ix

6.3 6.4 Mengurutkan PivotTable Menggunakan Kotak Dialog Sort...151 Menyaring PivotTable...153 6.5 Menyaring Data Teks...155 6.6 6.7 Menyaring Data Tanggal...156 Menyaring Data Angka...158 BAB 7 SORTIR DAN FILTER DATA DENGAN MACRO EXCEL... 161 7.1 Menggunakan Fitur Macro...162 7.1.1 Format File...163 7.1.2 7.1.3 Menonaktifkan Penyimpanan Workbook Otomatis...165 Keamanan Macro...165 7.1.4 Visual Basic Editor...168 7.1.5 Kode Macro...172 7.2 Mengurutkan Data...174 7.3 Mengaktifkan atau Menonaktifkan Drop Down Filter...178 7.4 Penyaringan Data Menggunakan Macro...179 7.4.1 Filter Data Teks...181 7.4.2 7.4.3 Filter Data Tanggal...189 Filter Data Angka...194 7.5 Advanced Filter...202 7.5.1 7.5.2 Advanced Filter 1...206 Advanced Filter 2...207 7.5.3 Advanced Filter 3...208 7.5.4 Advanced Filter 4...210 7.6 Mendeteksi Penyaringan Data...211 7.7 7.8 Menghapus Penyaringan Data...213 Tip dan Trik...215 7.8.1 Mengurutkan Data pada Workbook Baru...215 7.8.2 7.8.3 Ekstrak Hasil Filter...216 Laporan Penjualan Tiap Salesman...219 7.8.4 Membuat Shortcut Key...222 7.8.5 7.8.6 Menyaring Data dengan Kata Kunci Nilai dalam Sel...225 Kombinasi Pencarian dan Filter Data...227 x

DATABASE EXCEL Database merupakan tempat untuk menampung data dengan susunan yang teratur sehingga kita dapat memperoleh informasi data kembali dengan mudah dan cepat. Database dapat dibuat dengan mudah menggunakan Excel karena worksheet Excel tersusun dalam bentuk kolom-kolom dan baris-baris. Setiap kolom dalam database merupakan sebuah field yang harus berisi data dengan jenis yang sama, sedangkan setiap baris dalam database merupakan record data berisi kumpulan data yang terdiri atas beberapa field. Nama field (judul kolom) harus dalam satu baris serta mempunyai nama unik, artinya nama satu field harus berbeda dengan field lainnya. Agar lebih informatif, nama field sebaiknya dapat menjelaskan isi field. Gambar 1.1 Contoh database penjualan. 1

Contoh database pada Gambar 1.1 mempunyai 6 field dengan nama field masing-masing Salesman, Tanggal, Nama Barang, Jumlah, Harga dan Total. Database mempunyai 10 record data. Setiap record merupakan kumpulan data yang terdiri atas 6 field. 1.1 Input dan Edit Data Sebelum melakukan pengolahan data, Anda harus memasukkan (input) data terlebih dahulu ke dalam sel. Setelah data diinput dan dikelola, mungkin ada data yang perlu diedit, dihapus, disalin atau dipindah. Excel menyediakan fitur yang cukup lengkap untuk menangani berbagai keperluan tersebut dengan mudah. 1.1.1 Input Data Data yang dikelola menggunakan Excel mempunyai jenis data yang mungkin berbeda-beda. Proses input data harus disesuaikan dengan jenis data yang akan dimasukkan. Berikut langkah-langkah memasukkan data ke dalam suatu sel: 1. Pilih sel yang akan digunakan untuk menampung data menggunakan mouse atau keyboard. Berikut ketentuan input data berdasarkan jenis data: Teks. Untuk memasukkan data teks ketikkan data seperti pada saat Anda mengetik pada aplikasi pengolah kata (Microsoft Word), misalnya ketikkan Data penjualan komputer. Sel yang digunakan untuk menampung data akan ditampilkan dalam Name Box, sedangkan datanya ditampilkan dalam Formula Bar. Gambar 1.2 Memasukkan data teks. 2

Angka. Untuk memasukkan data angka ketikkan data yang akan dimasukkan tanpa tanda pemisah ribuan. Jika data yang dimasukkan berupa angka desimal, gunakan tanda titik (.) atau koma (,) tergantung setting regional yang Anda gunakan, misalnya 125414,123. Untuk memasukkan angka negatif, apit angka dengan tanda kurung () atau awali angka dengan tanda minus (-), misalnya (125414,123) atau -125414,123. Untuk memasukkan angka pecahan, awali dengan nol (0) dan spasi kemudian ketikkan angka pecahan yang akan diinput, misalnya untuk memasukkan angka pecahan 3/5 ketikkan 0 3/5. Apabila Anda memasukkan angka pecahan dengan menuliskannya secara langsung, data tersebut akan terbaca sebagai data tanggal. Data pecahan yang diinput akan ditampilkan dalam bentuk desimal pada Formula Bar. Gambar 1.3 Memasukkan data angka. Tanggal. Untuk memasukkan data tanggal gunakan garis miring (/) atau tanda hubung (-) untuk memisahkan tanggal, bulan dan tahun, misalnya untuk memasukkan tanggal 5 Juni 2010 ketikkan 5/6/2010. Gambar 1.4 Memasukkan data tanggal. 3

Waktu. Untuk memasukkan data waktu gunakan titik dua (:) untuk memisahkan jam, menit dan detik, misalnya untuk memasukkan waktu pada pukul 10 lebih 32 menit ketikkan 10:32. Gambar 1.5 Memasukkan data waktu. Referensi sel. Anda dapat memasukkan data yang berasal dari referensi alamat sel. Kelebihan data yang berasal dari referensi alamat sel adalah data akan selalu ter-update jika ada perubahan data pada sel sumber. Anda juga dapat memasukkan data dari referensi sel yang terletak pada worksheet yang lain. Untuk memasukkan data dari referensi sel ketikkan tanda sama dengan (=) yang diikuti referensi sel yang digunakan, misalnya untuk memasukkan data yang berasal dari sel A1, ketikkan = kemudian pilih sel A1 menggunakan mouse atau tombol navigasi (simbol anak panah) pada keyboard. Sel yang digunakan sebagai referensi ditandai garis putus-putus. Alamat referensi sel yang digunakan akan ditampilkan dalam Formula Bar. Gambar 1.6 Memasukkan data dari referensi sel. 4

2. Masukkan data sesuai dengan jenis data kemudian tekan tombol Enter pada keyboard. Untuk membatalkan input data, tekan tombol Esc pada keyboard. 3. Anda juga dapat menggunakan tombol dalam Formula Bar untuk menginput data atau membatalkan input data. Klik tombol Enter untuk memasukkan data. Untuk membatalkan input data klik tombol Cancel. Gambar 1.7 Tombol Enter dan Cancel pada Formula Bar. 1.1.2 Edit dan Hapus Data Data yang sudah Anda masukkan ke dalam suatu sel terkadang tidak sesuai dengan yang diinginkan. Hal tersebut dapat terjadi karena berbagai hal, misalnya akibat salah baca atau salah ketik. Berikut langkah-langkah untuk memperbaiki (edit) data dalam suatu sel: 1. Tekan tombol F2 atau klik ganda sel yang akan diedit datanya. Excel kemudian akan menampilkan sel yang dipilih dalam mode edit. 2. Pada saat melakukan pengeditan, tekan tombol Delete untuk menghapus satu karakter di sebelah kanan garis sisip. Untuk menghapus data satu karakter di sebelah kiri garis sisip, tekan tombol Backspace. Ketikkan data baru yang diinginkan kemudian tekan tombol Enter. 3. Selain dengan cara di atas, Anda juga dapat mengedit data dengan cara menimpa data lama dengan data baru. Tempatkan pointer mouse pada sel yang akan diganti datanya. Ketikkan data yang baru kemudian tekan tombol Enter pada keyboard. 4. Untuk menghapus data tempatkan pointer pada sel yang akan dihapus datanya. Jika sudah, tekan tombol Delete pada keyboard. Anda juga dapat menghapus data dengan cara klik tombol Clear dalam tab Home grop Editing kemudian pilih menu Clear Contents. 5