ADMINISTRASI PEMBELIAN BARANG-BARANG UMUM DI PT. AIR MANCUR KABUPATEN KARANGANYAR TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh: BELLA KURNIASARI D1511020 PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2014
PERSETUJUAN ADMINISTRASI PEMBELIAN BARANG-BARANG UMUM DI PT. AIR MANCUR KABUPATEN KARANGANYAR Disusun Oleh: BELLA KURNIASARI D1511020 Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pembimbing, Herwan Parwiyanto, S.Sos, M. Si NIP. 19750505 200801 1 033
PENGESAHAN ADMINISTRASI PEMBELIAN BARANG-BARANG UMUM DI PT. AIR MANCUR KABUPATEN KARANGANYAR Disusun Oleh: BELLA KURNIASARI D1511020 Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pada Hari : Selasa Tanggal : 15 April 2014 Tim Penguji Nama Tanda Tangan 1. Penguji 1 Drs. Ali, M.Si 2. Penguji 2 Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si Mengetahui, Dekan Ketua Program Prof. Drs. H. Pawito Ph. D Drs. Sudarto, M.Si NIP. 1954080503 1 002 NIP. 19550202198503 1 006
PERNYATAAN Nama : Bella Kurniasari NIM : D1511020 Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ADMINISTRASI PEMBELIAN BARANG-BARANG UMUM DI PT. AIR MANCUR KABUPATEN KARANGANYAR adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut. Surakarta, 2 April 2014 Yang Membuat Pernyataan, Bella Kurniasari
MOTTO Percayalah kepada TUHAN dengan segenap hatimu, dan janganlah bersandar kepada pengertianmu sendiri. Akuilah Dia dalam segala lakumu, maka Ia akan meluruskan jalanmu. (Amsal 3:5,6) Niat, Kiat dan Giat (Slamet Rahardjo) The best way to make your DREAM come true is to Wake Up! (NN) Tuhan berkuasa atas hidup kita, serahkan segala sesuatu ke dalam tangan-nya. Jangan kuatir, biarlah Dia bekerja dan kita tetap mengimaninya. Tuhan yang mendesain hidup kita, ingatlah bahwa semua rancangan-nya dalam hidup kita pasti baik dan indah pada waktu-nya (Penulis)
KATA PENGANTAR Segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Mahakasih atas berkat dan anugerah-nya sajalah penulis dapat menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir ini dengan judul ADMINISTRASI PEMBELIAN BARANG- BARANG UMUM DI PT. AIR MANCUR KABUPATEN KARANGANYAR. Maksud penyusunan laporan ini adalah untuk melengkapi sebagian persyaratan dalam memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis mendapat dukungan dari beberapa pihak yang telah bersedia membantu dan berperan dalam penyelesaian laporan. Dengan demikian, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si selaku Pembimbing Tugas Akhir yang telah membimbing dan mengarahkan penulis hingga selesainya Tugas Akhir ini. 2. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Dosen Penguji Tugas Akhir yang telah menguji Tugas Akhir dan mempertimbangkan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Manajemen Administrasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Bapak Dr. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III Manajenen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret, Surakarta. 5. Bapak Drs. H. Muchtar Hadi, M. Si Selaku Pembimbing Akademik yang telah membimbing dan membantu penulis dalam hal akademis dari awal hingga akhir masa studi. 6. Keluarga besar PT. Air Mancur dan terkhusus untuk Bapak Hendro Suprayogi, Ibu Cicilia Indra, Bapak Stefanus Iwan, Bapak Suliyanto, Bapak
Yani Indarto, Ibu Murtini yang telah bersedia memberikan kesempatan dan membimbing penulis dalam pengamatan dan penyelesaian Tugas Akhir. 7. Seluruh dosen yang telah mengajar dan memberikan ilmu selama masa studi penulis. 8. Staf dan karyawan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah membantu penulis selama masa studi dan hingga terselesaikannya Tugas Akhir ini. 9. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu penulis dalam penyusunan Tugas Akhir. Penulis menyadari sepenuhnya, bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Besar harapan penulis akan adanya kritik dan saran yang mengarahkan pada perbaikan Tugas Akhir ini. Penulis berharap mudah-mudahan, Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca pada umumnya dan bagi penulis pada khususnya. Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih. Surakarta, 2 April 2014 Penulis Bella Kurniasari
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL. i PERSETUJUAN... ii PENGESAHAN... iii PERNYATAAN iv MOTTO. v PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR vii DAFTAR ISI.. ix DAFTAR GAMBAR. xi DAFTAR TABEL.. xii DAFTAR LAMPIRAN.. xiii ABSTRAK. xiv BAB I PENDAHULUAN.... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah. 4 C. Tujuan Pengamatan. 4 D. Manfaat Pengamatan 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN.. 6 A. Tinjauan Pustaka 6 1. Pengertian Administrasi. 6 2. Pengetian Pembelian 10 3. Fungsi yang Terkait dalam Pembelian. 12 4. Prosedur dalam Pembelian 13 5. Dokumen-Dokumen yang digunakan dalam Pembelian 15 6. Catatan yang digunakan dalam Pembelian.. 17 7. Unsur Pengendalian Intern di Pembelian. 18 8. Retur Pembelian 22 B. Metode Pengamatan 23
1. Lokasi Pengamatan 23 2. Jenis Pengamatan. 23 3. Teknik Penentuan Informan. 25 4. Sumber Data.. 26 5. Teknik Pengumpulan Data.. 28 6. Teknik Analisis Data 30 BAB III DESKRIPSI INSTANSI. 32 A. Sejarah Singkat PT. Air Mancur.. 32 B. Visi dan Misi PT. Air Mancur... 32 C. Unit-Unit PT. Air Mancur.. 33 D. Struktur dan Sistem Organisasi PT. Air Mancur.. 34 E. Ketenagakerjaan. 36 F. Standar Operasional Prosedur Proses Pembelian Umum 38 BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN 41 A. Fungsi yang Terkait dalam Pembelian.. 41 B. Prosedur Pembelian Barang-Barang Umum. 42 C. Dokumen-Dokumen yang Digunakan dalam Pembelian Barang-Barang Umum. 46 D. Catatan yang Digunakan dalam Pembelian Barang-Barang Umum.. 50 E. Unsur Pengendalian Intern Pada Pembelian Barang-Barang Umum. 51 G. Retur Pembelian Barang-Barang Umum 54 BAB V PENUTUP 56 A. Kesimpulan. 56 B. Saran 57 DAFTAR PUSTAKA 58 LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Proses Pembelian 12 Gambar 2.2 Jaringan Prosedur Dalam Sistem Akuntansi Pembelian 13 Gambar 2.3 Model Analisis Interaktif 31 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Air Mancur. 35 Gambar 4.1 Proses Pembelian Barang Umum di PT. Air Mancur.. 43 Gambar 4.2 Buku Ekspedisi PO Bagian Pembelian Barang Umum di PT. Air Mancur.. 50 Gambar 4.3 Buku Ekspedisi PR Bagian Pembelian ke Bagian Akuntansi.. 51 Gambar 4.4 Retur Pembelian Barang-Barang Umum... 55
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1.1 Produk PT. Air Mancur Bulan Februari 2014. 3 Tabel 4.1 Daftar Kode Cost Center PT. Air Mancur.. 47 Tabel 4.2 Klasifikasi Nomor Purchase Order. 48
DAFTAR LAMPIRAN Halaman 1. Contoh Form Purchase Requistion 1 2. Contoh Purchase Requistion. 2 3. Contoh Form Purchase Order 3 4. Contoh Purchase Order.. 4 5. Contoh Payment Slip. 5 6. Contoh Form Petty Cash Voucher. 6 7. Contoh Form Kas Bon... 7 8. Contoh List Pembanding... 8 9. Contoh Tanda Terima Barang 9 10. Pedoman Wawancara. 10 11. Surat Keterangan 11 12. Surat Tugas 12 13. Form Penilaian Magang 13 14. Presensi Mahasiswa Magang. 14 15. Form Monitoring Magang. 15
ABSTRAK Bella Kurniasari, D1511020. ADMINISTRASI PEMBELIAN BARANG-BARANG UMUM DI PT. AIR MANCUR KABUPATEN KARANGANYAR. Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, Tahun 2014, 60 Halaman. PT. Air Mancur merupakan salah satu pabrik jamu terbesar di Indonesia. Unit Palur, Kabupaten Karanganyar merupakan pusat aktivitas untuk keseluruhan kegiatan manajemen perusahaan. Pembelian barang-barang umum dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan masing-masing departemen di perusahaan. Sebagai perusahaan yang besar, PT. Air Mancur membutuhkan administrasi pembelian barang-barang umum dalam pelaksanaannya. Pengamatan yang dilakukan bertujuan untuk mengetahui secara nyata administrasi pembelian barang-barang umum di PT. Air Mancur. Metodologi penelitian deskriptif kualitatif digunakan sebagai metode pengamatan dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Gambaran berkaitan segala sesuatu yang terkait dalam administrasi pembelian barang-barang umum di PT. Air Mancur. Teknik pengumpulan data dilaksanakan melalui wawancara, observarsi, dokumen dan arsip. Sumber data diperoleh dari informan yang dianggap menguasai dalam bidang pembelian barang-barang umum. Teknik analisis data menggunakan model analisis kualitatif yang memiliki komponen,yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan atau verifikasi. Administrasi pembelian barang-barang umum di PT. Air Mancur telah dilaksanakan dengan baik yaitu dengan memanfaatkan aplikasi Pembelian Barang dan Jasa Umum. Bagian-bagian yang terkait bekerja sesuai dengan fungsi dan tanggung jawabnya. Pembelian barang-barang umum dilaksanakan secara tunai, yaitu melalui Kas Bon dan Petty Cash Voucher. Pembelian juga dilaksanakan secara utang. Perusahaan selalu menjaga relasi dan hubungan kerjasama yang baik dengan pemasok. Namun, administrasi pembelian juga terdapat kelemahannya. Retur pembelian barang-barang umum hanya dilaksanakan melalui telepon dan email. Hendaknya retur pembelian memiliki format surat retur pembelian barangbarang umum yang resmi dan sistematis. Kata Kunci : administrasi, pembelian, barang umum