TINJAUAN ALUR PROSEDUR PEMUSNAHAN DOKUMEN REKAM MEDIS IN AKTIF DI RSU PANDAN ARANG BOYOLALI PERIODE 2007

TINJAUAN ALUR PROSEDUR PEMUSNAHAN DOKUMEN REKAM MEDIS IN AKTIF DI RSU PANDAN ARANG BOYOLALI PERIODE 2007 Siti Rufiatun 1, Antik Pujihastuti 2, Rohmadi 2 Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar 1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar 2 ABSTRAK Pemusnahan adalah suatu kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir masa fungsi dan tidak memiliki nilai guna, rusak/ tidak terbaca dan tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya. Pada kegiatan pemusnahan khususnya berita acara pemusnahan, daftar pertelaan tidak dibuat terpisah, ketentuan alat/sarana yang digunakan dalam pemusnahan dan tim penilaian nilai guna. Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis in aktif di RSU Pandan Arang Boyolali Periode 2007. Jenis penelitian yang digunakan deskriptif dengan pendekatan studi dokumenter. Metode penelitian adalah observasi dan wawancara. Variabel dari penelitian ini adalah prosedur tetap tentang pemusnahan dokumen rekam medis, alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis, dokumen rekam medis yang diabadikan, dokumen rekam medis yang dimusnahkan. Analisis data penelitian secara deskriptif dengan subyek penelitian adalah tim pemusnah, kepala Unit Rekam Medis serta petugas filing dan obyek penelitian adalah alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis in aktif pada periode 2007. Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis sudah sesuai dengan protap yang ditetapkan namun belum memuat tentang penyimpanan berita acara pemusnahan yang asli sebagai arsip rumah sakit sehingga bukti dari pelaksanaan pemusnahan menjadi tidak lengkap. pembuatan daftar pertelaan mengakibatkan rumah sakit tidak mengetahui jumlah dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan secara terperinci. Selain itu ketentuan alat/sarana yang digunakan dalam proses pemusnahan dokumen rekam medis tidak diketahui alat pemusnahan dokumen rekam medis tersebut dan tidak adanya tim penilaian nilai guna yang mengakibatkan tidak diketahuinya petugas yang bertanggungjawab dalam pelaksanaan penilaian nilai guna. Oleh karena itu dapat disarankan bahwa prosedur tetap tentang pemusnahan dilengkapi dengan item data tentang penyimpanan berita acara pemusnahan yang asli sebagai arsip rumah sakit, daftar pertelaan harus dibuat secara terpisah, menjelaskan alat/sarana yang digunakan secara terperinci dalam pemusnahan dan dicantumkan pula tentang tim penilaian nilai guna. Hal tersebut disahkan berdasarkan surat keputusan direktur dengan persetujuan komite medissehingga bukti pertanggungjawaban pelaksanaan pemusnahan lebih lengkap. Kata Kunci : Alur prosedur, pemusnahan, dokumen rekam medis. Kepustakaan : 10 (1987-2009) PENDAHULUAN A. Latar Belakang Salah satu bagian rumah sakit yang menunjang pelayanan adalah ruang penyimpanan (filing) yang bertanggung jawab dalam proses pengelolaan dokumen rekam medis. Dengan salah satu kegiatannya adalah melakukan pemusnahan dokumen rekam medis yang tidak memiliki nilai guna rekam medis dengan kategori tertentu dan nantinya dilakukan pemusnahan khususnya dokumen rekam medis yang tidak disimpan secara abadi. 1 68 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO.1, MARET 2009, Hal 68-83

Pemusnahan adalah suatu kegiatan penghancuran secara fisik dokumen yang sudah berakhir masa fungsi dan tidak memiliki nilai guna, rusak/ tidak terbaca dan tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya. Dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan dengan kategori adanya kerusakan dokumen rekam medis selain itu dokumen rekam medis yang memiliki masa simpan lebih dari 5 tahun atau 2 tahun sesuai standar Jadwal Retensi Arsip (JRA) pada masing-masing rumah sakit dan berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang Jadwal Retensi Arsip, sehingga dokumen tersebut perlu dimusnahkan. Dengan jadwal pelaksanaan pemusnahan pada setiap rumah sakit yang berbeda-beda sesuai dengan ketentuan kebijakan rumah sakit. Maka pemusnahan dokumen rekam medis yang telah dilaksanakan oleh RSU Pandan Arang Boyolali pada periode 2007 maka dokumen yang menjadi bukti dari pelaksanaan pemusnahan diantaranya sudah terdapat daftar pertelaan, berita acara pemusnahan, tim pemusnah serta surat edaran tentang retensi pemusnahan dokumen rekam medis in aktif. Berdasarkan latar belakang tersebut diatas penulis tertarik untuk mengevaluasi kembali Alur Prosedur Pemusnahan Berkas Rekam Medis In Aktif di RSU Pandan Arang Boyolali Periode 2007. Tujuan Penelitian adalahmengetahui Alur Prosedur Pemusnahan Dokumen Rekam Medis In Aktif di RSU Pandan Arang Boyolali Periode 2007, mengetahui prosedur tetap rumah sakit tentang pemusnahan dokumen rekam medis, mengetahui alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis yang telah dilaksanakan, mengetahui dokumen rekam medis yang diabadikan, mengetahui dokumen rekam medis yang dimusnahkan. TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Rekam Medis Menurut menurut Huffman EK (1992), rekam medis yaitu rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk menemukenali (mengidentifikasi pasien), membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya. (Shofari, B. 2002) Rekam Medis menurut PerMenKes RI No. 269/MENKES/PER/III tahun 2008, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (PerMenKes, RI. 2008). Sedangkan definisi rekam medis menurut Direktorat Jenderal Pelayanan Medik dalam keputusannya No. 78 tahun 1991 tentang penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit menyebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan, diagnosis pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan... (Siti Rufiatun,dkk) 69

di Unit Rawat Jalan termasuk Unit Gawat Darurat dan Unit Rawat Inap (Dirjen YanMed, RI. 1991). B. Unit Penyimpanan (Filing) Unit filing adalah sebagai salah satu bagian dalam Unit Rekam Medis yang bertugas dalam penyimpanan dokumen rekam medis dan menjaga kerahasiaan isi dokumen rekam medis. 1. Tugas Pokok di Unit Filing Bagian filing dalam melaksanakan pengelolaan rekam medis mempunyai tugas pokok sebagai berikut : a. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuaikebijakan penyimpanan dokumen rekam medis. b. Mengambil kembali (retrieval) dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan. c. Menyusutkan (meretensi) dokumen rekam medis yang sudah tidakaktif sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan. d. Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis in aktif dari dokumen rekam medis aktif. e. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis. f. Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan (diabadikan). g. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis. 2. Fungsi Unit Filing a. Penyimpanan dokumen rekam medis b. Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan. c. Pelindung dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik,kimiawi dan biologi. 3. Dokumen Aktif dan Dokumen In Aktif a. Dokumen rekam medis aktif adalah suatu dokumen rekam medis yang masih diperlukan untuk pelayanan pasien karena frekuensi kunjungan pasien masih berlangsung secara berkelanjutan sehingga dokumen rekam medis harus selalu tersedia dan disimpan dalam rak penyimpanan maksimal 5 tahun terhitung sejak tanggal terakhir pasien berobat. b. Dokumen rekam medis in aktif adalah dokumen rekam medis yang telah disimpan dalam jangka waktu 2 tahun di Unit Rekam Medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau 5 tahun sesudah meninggal dunia 4. Formulir dan Catatan Yang Digunakan di Unit Filing. Formulir dan catatan yang digunakan di unit filing adalah: a. Tracer yang dapat digunakan untuk : 1) Petunjuk keberadaan dokumen rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan 2) Penghitungan tingkat penggunaan dokumen rekam medis b. Buku catatan penggunaan dokumen rekam medis untuk bukti dokumen rekam medis sedang dipinjam dan digunakan untuk keperluan tertentu 70 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO.1, MARET 2009, Hal 68-83

dengan adanya catatan tersebut bertujuan memudahkan dalam peminjaman dokumen rekam medis dari filing dan sebagai alat kontrol penggunaan tracer. 5. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis. Penyimpanan dokumen rekam medisbertujuan untukmempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan. Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang digunakan, tersedianya tenaga ahli dan kondisi organisasi. C. Penilaian Nilai Guna Dokuman Rekam Medis Penilaian nilai guna rekam medis adalah suatu kegiatan penilaian atau pemisahan terhadap formulir-formulir rekam medis yang mempunyai nilai guna atau perlu diabadikan dan yang sudah boleh dimusnahkan. Tata cara penilaian formulir rekam medis adalah dokumen rekam medis yang dinilai yaitu dokumen rekam medis yang telah 2 tahun in aktif. D. Cara Pelaporan Berita Acara Pemusnahan Berita acara pemusnahan adalah rangkaian acara pemusnahan yang dibuat untuk dilaporkan sebagai bukti pertanggungjawaban kepada pemilik RS dan Dirjen Yanmed. Berita acara pemusnahan dibuat pada saat pemusnahan berlangsung yang ditandatangani oleh Ketua tim pemusnah, Sekretaris tim pemusnah dan diketahui direktur rumah sakit. 1. Jumlah Berita Acara Pemusnahan Rekam Medis dibuat rangkap 3 (tiga) yaitu : a. Lembar berita acara pemusnahan rekam medis yang asli disimpan di rumah sakit sebagai arsip. b. Lembar berita acara pemusnahan kedua dikirim kepada pemilik Rumah Sakit c. Lembar ketiga dikirim vertikal kepada Dirjen Pelayanan MedikDepartemen Kesehatan RI. 2. Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen Rekam Medis BERITA ACARA PEMUSNAHAN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT No. : DOKUMEN REKAM MEDIS YANG AKAN DIMUSNAKAN Tanggal Pemusna han Lokasi Pemusn ahan Cara Pemusn ahan Ketua Tim Pemusnah ( ) Mengetahui Jumlah dokumen rekam medis(terl ampir) Direktur Rumah Sakit ( ) Sekretaris Tim pemusnah ( ) Sumber data ; Shofari, B. 2002 Gambar 1.Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen Rekam Medis METODE PENELITIAN A. Rancangan Penelitian Jenis penelitian yang digunakan adalah Deskriptif yaitu penelitian yang dilakukan dengan menjelaskan atau menggambarkan variabel-variabel penelitian. Pelaksa na pemusn ahan Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan... (Siti Rufiatun,dkk) 71

Penelitian ini menggunakan pendekatan secara studi dokumenter yaitu teknik pengumpulan data dengan menghimpun dan menganalisis dokumen, dimana dokumen dipilih dan dihimpun berdasarkan tujuan dan fokus penelitian (Al-Gharuty F, 2009). Metode penelitian yang digunakan adalah observasi dengan cara mengamati serta mencatat alur prosedur yang berhubungan dengan pemusnahan dokumen rekam medis in aktif (Arief, M. 2003). A. Variabel Penelitian dan Definisi Operasional Tabel 1. Variabel Penelitian dan Definisi Operasional N o 1. Variabel Dokumen rekam medis yang diabadikan 2 Dokumen rekam medis yang dimusnahkan DefinisiOperasio nal Suatu dokumen rekam medis yang masih mempunyai nilai guna dan masih dapat digunakan apabila pasien berkunjung kembali ke rumah sakit Suatu dokumen rekam medis yang tidak mempunyai nilai guna baik secara primer maupum sekunder dan atau dokumen rekam medis yang rusak tidak terbaca serta tidak dapat dikenali baik isi dari dokumen rekam medis maupunbentuk dari dokumen rekam medistersebut C. Obyek dan Subyek Penelitian 1. Obyek penelitian ini adalah alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis in aktif di RSU Pandan Arang Boyolali. 2. Subyek penelitian adalah tim pemusnah, kepala Unit Rekam Medis dan petugas filing. D. Instrument dan Cara Pengumpulan Data 1. Instrument pengumpulan data a. Pedoman Wawancara Pedoman wawancara berupa daftar pertanyaan yang sudah tersusun dan terencana dengan baik yang digunakan untuk memperkuat pedoman observasi guna mendapatkan informasi tentang alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis in aktif. b. Pedoman Observasi Pedoman observasi yang digunakan pada penelitian ini adalah daftar pedoman pengamatan yang dibutuhkan dalam analisis alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis in aktif. 2. Cara Pengumpulan Data a. Wawancara Adalah suatu proses tanya jawab yang dilakukan dengan cara bertatap muka secara langsung dengan responden yaitu petugas filing. b. Observasi Adalah suatu proses pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati secara langsung terhadap hasil pemusnahan yang berupa prosedur 72 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO.1, MARET 2009, Hal 68-83

pemusnahan dokumen rekam medis in aktif. (Singarimbun, M. 1987) E. Teknik dan Analisis Data 1. Teknik Pengolahan Data a. Collecting Pengumpulan data tentang alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis in aktif. b. Editing Yaitu mengoreksi, memperbaiki data yang telah diperoleh menjadi informasi yang terbaru, sehingga menghilangkan ketidaksesuaian antara alur prosedur pemusnahan dengan hasil pelaksanaan pemusnahan. c. Penyajian data Yaitu data disajikan dalam bentuk narasi yang menggambarkan hasil penelitian. 2. Analisis Data Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif yaitu menggambarkan hasil penelitian berdasarkan teori-teori yang berkaitan dengan alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis in aktif (Arief, M. 2003) HASIL PENELITIAN dan PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian 1. Prosedur tetap tentang pemusnahan dokumen rekam medis di RSU Pandan Arang Boyolali. Dalam surat keputusan kepala badan RSU Pandan Arang Boyolali dengan No 127.a tahun 2007 tentang kebijakan penyelenggaraan rekam medis yang salah satunya adalah kegiatan pemusnahan dokumen rekam medis menggunakan pedoman dan tatalaksana / protap yang diterbitkan pada tanggal 21 Desember 2006 dengan Surat Keputusann No 37/4.2/V/07 merupakan revisi ketiga. Buku pedoman dan tatalaksana rekam medis RSU Pandan Arang Boyolali disusun oleh panitia rekam medis dan disetujui oleh ketua komite medis maupun ketua panitia rekam medis. Pedoman tatalaksana tersebut ditetapkan dan ditandatangani oleh direktur rumah sakit. Adapun isi dari prosedur tetap tentang pemusnahan dokumen rekam medis sebagai berikut : a. Melakukan penyortiran dokumen rekam medis yang tidak terpakai b. Membuat pengajuan pemusnahan dokumen rekam medis ke Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Rumah tangga c. Membuat berita acara pemusnahan setelah kepala badan rumah sakit menunjuk tim pemusnah d. Setelah pemusnahan dilaksanakan, maka berita acara pemusnahan dikirim ke Dirjen Yanmed, DepKes RI dan ke pemilik RSU Pandan Arang Boyolali yaitu Pemda Boyolali. e. Pemusnahan harus benar benar telah musnah, tidak boleh ada satupun dokumen rekam medis yang tertinggal. Akan tetapi dalam prosedur tetap RSU Pandan Arang Boyolali belum tercantum aturan tentang penyimpanan berita acara pemusnahan yang asli sebagai arsip rumah sakit, pembuatan daftar pertelaan, ketentuan Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan... (Siti Rufiatun,dkk) 73

alat/sarana yang digunakan dalam pemusnahan dan tim penilaian nilai guna. 2. Alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis RSU Pandan Arang Boyolali a. Penilaian nilai guna dokumen rekam medis Kegiatan penilaian nilai guna dokumen rekam medis di RSU Pandan Arang Boyolali dilakukan sebelum pemusnahan dilaksanakan. Kegiatan penilaian nilai guna dilakukan oleh petugas rekam medis yaitu petugas bagian filing akan tetapi tidak diatur dalam prosedur tetap rumah sakit. Proses penilaian dokumen rekam medis dilakukan dengan cara memilah dokumen rekam medis yang telah tersimpan dalam rak penyimpanan in aktif selama 2 (dua) tahun berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit. Petugas memisahkan dokumen rekam medis yang rusak dan tidak terbaca serta dokumen rekam medis yang tidak mempunyai nilai guna dapat langsung dimusnahkan tanpa dilakukan nilai guna rekam medis. Sedangkan dokumen rekam medis yang mempunyai nilai guna primer yang meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmu teknologi dan nilai guna sekunder yang meliputi pembuktian, sejarah dilakukan pengabadian serta disimpan pada rak penyimpanan in aktif yang berupa lembar/formulir dengan kategori memiliki nilai guna berdasarkan Surat Keputusan direktur rumah sakit No 126 tahun 2007. b. Tim/panitia pemusnah dokumen rekam medis RSU Pandan Arang Boyolali Tim pemusnah yang bertanggungjawab dalam pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis RSU Pandan Arang Boyolali dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit No 20 tahun 2007 yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit. Adapun susunan tim/panitia pemusnah yang terdiri dari : 1 (satu) anggota komite medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris, dengan beranggotakan 4 (empat) orang yang terdiri dari 3 (tiga) orang petugas rekam medis serta 1 (satu) orang dari Kepala Sub Bagian Tata Usaha. c. Pencatatan daftar pertelaan RSU Pandan Arang Boyolali sebelum melaksanakan pemusnahan dokumen rekam medis periode 2007 tidak membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan dikarenakan nomor rekam medis dan tahun terakhir kunjungan pasien telah tercantum dalam berita acara serah terima yang dibuat oleh RSU Pandan Arang Boyolali. Dalam pemusnahan dokumen rekam medis pencatatan daftar pertelaan dilakukan sebelum pelaksanaan pemusnahan dilakukan. 74 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO.1, MARET 2009, Hal 68-83

d. Pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis RSU Pandan Arang Boyolali Berdasarkan surat perintah untuk pemusnahan dokumen rekam medis yang ditandatangani oleh direktur pada tanggal 26 Maret 2007. Adapun isi dari surat perintah adalah pihak rumah sakit selaku pihak pertama menyerahkan/melimpahkan dokumen rekam medis in aktif yang akan diserahkan kepada karyawan Pabrik Kertas PN Blabak Magelang yang bernama M. SAMAK selaku pihak kedua yang bertanggungjawab dalam mengangkut dan mengamankan dokumen rekam medis ke tempat penghancuran dan pemusnahan yang dilakukan di Pabrik Kertas PN Blabak Magelang. Pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis dilaksanakan pada hari rabu tanggal 28 Maret 2007 dengan cara peleburan (didaur ulang) yang dilakukan oleh Pabrik Kertas PN Blabak Magelang Jl. Yogyakarta Magelang, desa Mungkid, Magelang dengan berat dokumen rekam medis sejumlah 3.690 kg yang disaksikan oleh pihak kedua yaitu M. SAMAK. Akan tetapi saat pemusnahan berlangsung dengan cara didaur ulang tidak disaksikan oleh pihak rumah sakit dikarenakan sudah terdapat surat pelimpahan kepada pihak kedua untuk melakukan pemusnahan. e. Pelaporan berita acara pemusnahan Berita acara pemusnahan di RSU Pandan Arang Boyolali dalam pelaksanaan pemusnahan periode 2007 dibuat oleh kedua belah pihak yaitu : 1) Selaku pihak pertama adalah RSU Pandan Arang Boyolali Berita acara serah terima dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan dibuat pada hari jumat tanggal 23 Maret 2007, berisi tentang serah terima atau pelimpahan dokumen rekam medis in aktif yang akan dimusnahkan dari pihak pertama kepada pihak kedua selaku perwakilan dari Pabrik Kertas PN Blabak Magelang adalah M. SAMAK. Berita acara tersebut ditandatangani oleh kedua belah pihak dan diketahui oleh direktur rumah sakit. Isi dari berita acara tersebut adalah nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan pasien. Berita acara serah terima tersebut sebagai berita acara pemusnahan yang dibuat oleh pihak RSU Pandan Arang Boyolali sebagai bukti bahwa akan dilakukan pemusnahan. Berita acara serah terima dibuat sejumlah 4 rangkap yaitu : a) Lembar berita acara yang asli disimpan oleh RSU Pandan Arang Boyolali sebagai arsip rumah sakit. b) Lembar berita acara yang kedua dikirim kepada pemilik rumah Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan... (Siti Rufiatun,dkk) 75

sakit yaitu Pemerintah Daerah Kabupaten Boyolali. c) Lembar berita acara yang ketiga dikirim kepada Direktorat Jenderal Pelayanan Medik. d) Lembar berita acara yang keempat dikirim ke Departemen Kesehatan RI. 2) Selaku pihak kedua adalah M. SAMAK sebagai perwakilan dari Pabrik Kertas PN Blabak Magelang Berita acara pemusnahan yang dibuat oleh pihak kedua dilakukan pada saat pemusnahan berlangsung, digunakan sebagai bukti bahwa pemusnahan dokumen rekam medis telah dilaksanakan dan ditandatangani oleh Kepala Bagian Pengadaan II Pabrik Kertas PN Blabak Magelang. Berita acara pemusnahan tersebut berisi tentang hari, tanggal, bulan, tahun pelaksanaan pemusnahan, tempat pelaksanaan pemusnahan, cara pemusnahan serta berat dokumen rekam medis yang dimusnahkan. Berita acara pemusnahan yang dibuat oleh Pabrik Kertas PN Blabak Magelang disimpan sebagai arsip RSU Pandan Arang Boyolali. 3. Dokumen rekam medis yang diabadikan Dokumen rekam medis RSU Pandan Arang Boyolali yang termasuk kategori diabadikan berdasarkan prosedur tetap rumah sakit antara lain : ringkasan masuk keluar, resume keluar, tindakan operasi, laporan operasi, lembar kematian, persetujuan tindakan medik, identifikasi bayi baru lahir dan Visum et Repertum. Karena formulir yang diabadikan mempunyai nilai guna primer dan sekunder sekaligus sebagai alat bukti hukum menurut Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaanformulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit. Dokumen rekam medis yang diabadikan disimpan di ruang penyimpanan in aktif yang berdasarkan tanggal terakhir kunjungan dan diagnosis penyakit pasien dan pelaksanaannya sudah sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit. 4. Dokumen rekam medis yang dimusnahkan. Dokumen rekam medis RSU Pandan Arang Boyolali dengan kategori dokumen yang dimusnahkan adalah dokumen rekam medis yangtelah di in aktifkan dan tidak memiliki nilai guna atau yang tidak diabadikan serta dokumen rekam medis yang rusak atau tidak terbaca. Dokumen rekam medis yang dimusnahkan adalah dokumen rekam medis dari tahun 1986 s.d 1996 dengan nomor rekam medis 10.00.01 s.d 19.57.99 yang termasuk in aktif dengan jumlah berat dokumen rekam medis 3.690 kg berdasarkan data dari berita acara pemusnahan yang telah dilaksanakan pada tahun 2007. Dokumen rekam medis yang dimusnahkan dicatat dalam berita acara pemusnahan dan dilakukan oleh pihak kedua yaitu Pabrik Kertas PN Blabak. B. Pembahasan Berdasarkan hasil penelitian maka dilakukan pembahasan sebagai berikut : 76 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO.1, MARET 2009, Hal 68-83

1. Prosedur tetap tentang pemusnahan dokumen rekam medis di RSU Pandan Arang Boyolali RSU Pandan Arang Boyolali dalam pelaksanaan pemusnahan sudah memiliki prosedur tetap rumah sakit tentang pemusnahan dokumen rekam medis yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit, dimana dokumen rekam medis yang in aktif dinilai guna terlebih dahulu, membuat pengajuan pemusnahan dokumen rekam medis ke Kepala Sub. Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga kemudian kepala badan menunjuk tim pemusnah dan setelah pemusnahan dilaksanakan maka berita acara pemusnahan dikirim ke Dirjen YanMed, DepKes RI, dan ke pemilik RSU Pandan Arang Boyolali yaitu Pemda kabupaten Boyolali serta pemusnahan tersebut harus benar benar telah musnah dan tidak ada yang tersisa. Akan tetapi dalam prosedur tetap RSU Pandan Arang Boyolali tentang pemusnahan dokumen rekam medis belum memuat tentang ketentuan penyimpanan berita acara pemusnahan sebagai arsip rumah sakit yang mengakibatkan rumah sakit tidak mempunyai bukti pertanggungjawaban pemusnahan dokumen rekam medis in aktif yang telah dilakukan. Tidak adanya pembuatan daftar pertelaan mengakibatkan rumah sakit tidak mengetahui jumlah dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan secara lengkap. Sedangkan ketentuan alat/sarana yang digunakan dalam prosespemusnahan dokumen rekam medis yang tidak jelas/terperinci dapat mengakibatkan tidak diketahuinya alat pemusnahan dokumen rekam medis guna menjamin dokumen rekam medis telah benarbenar dimusnahkan. Sedangkan tidak adanya tim penilaian nilai guna mengakibatkan tidak diketahuinya petugas yang bertanggungjawab secara langsung dalam penilaian nilai guna dokumen rekam medis. Hal ini belum sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit dan belum sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit yang menyebutkan bahwa berita acara pemusnahan yang asli disimpan sebagai arsip rumah sakit, sebelum pelaksanaan pemusnahan harus dibuatkan suatu daftar pertelaan yang bertujuan untuk mengetahui dokumen yang akan dimusnahkan, adanya rincian alat/sarana pemusnahan dokumen rekam medis yang digunakan baik dengan incenerator, dicacah dibuat bubur, dilakukan pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim pemusnah, selain itu tim penilaian nilai guna dibentuk sebelum dokumen rekam medis dimusnahkan dengan tujuan untuk mengetahui dokumen rekam medis yang harus diabadikan sesuai nilai gunanya dan memusnahkan dokumen rekam medis yang sudah tidak ada nilai gunanya (Shofari, B. 2002). 2. Alur dan prosedur pemusnahan dokumen rekam medis RSU Pandan Arang Boyolali. a. Penilaian nilai guna dokumen rekam medis. Penilaian nilai guna dokumen rekam medis in aktif di RSU Pandan Arang Boyolali periode 2007 telah dilakukan oleh petugas rekam medis yaitu Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan... (Siti Rufiatun,dkk) 77

petugas bagian filing akan tetapi tidak diatur langsung dalam prosedur tetap rumah sakit karena ketentuan pembentukan tim penilaian nilai guna sudah termasuk dalam tim pemusnah dan diketahui oleh direktur rumah sakit. Hal tersebut sudah sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit tentang pemusnahan dan sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit yang menyebutkan bahwa penilaian nilai guna dilakukan oleh tim pemusnah. Sedangkan proses penilaian nilai guna dokumen rekam medis dilakukan dengan cara memilah dokumen rekam medis yang telah 2 (dua) tahun in aktif dalam rak penyimpanan in aktif dan juga memilah dokumen rekam medis yang masih mempunyai nilai guna untuk diabadikan, memisahkan dokumen rekam medis yang rusak dan tidak terbaca serta dokumen rekam medis yang tidak mempunyai nilai guna untuk dimusnahkan. Hal tersebut sudah sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit tentang pelaksanaan nilai guna dan sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit bahwa dokumen rekam medis yang dinilai adalah dokumen rekam medis yang sudah 2 (dua) tahun dalam rak penyimpanan in aktif serta memisahkan dokumen rekam medis yang mempunyai nilai guna untuk diabadikan dan dokumen rekam medis yang tidak mempunyai nilai guna serta dokumen rekam medis yang rusak dan tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan (Shofari, B. 2002). b. Tim / panitia pemusnah dokumen rekam medis. Dalam pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis di RSU Pandan Arang Boyolali sudah dibentuk tim pemusnah yang meliputi komite medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris, dengan beranggotakan petugas filing dan tenaga lainnya yang terkait berdasarkan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit. Hal ini sudah sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit dan sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit bahwa dalam pemusnahan dibentuk tim pemusnah dokumen rekam medis yang meliputi komite medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris, dengan beranggotakan petugas filing dan tenaga lainnya yang terkait berdasarkan 78 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO.1, MARET 2009, Hal 68-83

Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit (Shofari, B. 2002). c. Pencatatan daftar pertelaan. Pencatatan daftar pertelaan dokumen rekam medis periode tahun 2007 dalam pelaksanaan pemusnahan di RSU Pandan Arang Boyolali tidak dilakukan dikarenakan nomor rekam medis dan tahun terakhir kunjungan pasien telah tercantum dalam berita acara serah terima yang dibuat oleh RSU Pandan Arang Boyolali. Hal ini belum sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit yang menyebutkan bahwa dokumen rekam medis yang sudah melebihi jangka waktu penyimpanan in aktif yaitu 2 (dua) tahun sebelum dilakukan pemusnahan tim pemusnah harus membuat daftar pertelaan terlebih dahulu yang berisi tentang nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan, jangka waktu penyimpanan dan diagnosis akhir pasien oleh tim pemusnah dengan tujuan untuk mengetahui dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan sesuai jadwal retensi arsip (Shofari, B. 2002). d. Pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis. RSU Pandan Arang Boyolali dalam kegiatan pemusnahan dokumen rekam medis dilakukan dengan cara didaur ulang oleh pihak ketiga yaitu Pabrik Kertas PN Blabak Magelang dengan alat rewinder, selain itu tidak disaksikan oleh pihak rumah sakit atau tim pemusnah. Hal ini sudah sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit akan tetapibelum sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit yang menyebutkan bahwa pemusnahan dokumen rekam medis dilakukan dengan cara dibakar dengan incenerator, dicacah dibuat bubur atau dilakukan pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim pemusnah (Shofari, B. 2002). e. Pelaporan berita acara pemusnahan RSU Pandan Arang Boyolali. Berita acara pemusnahan di RSU Pandan Arang Boyolali dalam pelaksanaan pemusnahan periode tahun 2007 dibuat oleh kedua belah pihak yaitu: 1) Selaku pihak pertama adalah RSU Pandan Arang Boyolali Berita acara serah terima dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan dibuat oleh RSU Pandan Arang Boyolali pada hari jumat tanggal 23 Maret 2007, berisi tentang serah terima atau pelimpahan dokumen rekam medis in aktif yang akan dimusnahkan dari pihak pertama kepada pihak kedua selaku perwakilan dari Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan... (Siti Rufiatun,dkk) 79

Pabrik Kertas PN Blabak Magelang adalah M. SAMAK. Berita acara tersebut ditandatangani oleh kedua belah pihak dan diketahui oleh direktur rumah sakit. Isi dari berita acara tersebut adalah nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan pasien. Berita acara serah terima tersebut sebagai berita acara pemusnahan dibuat oleh pihak RSU Pandan Arang Boyolali dibuat sejumlah 4 rangkap yaitu : a) Lembar berita acara yang asli disimpan oleh RSU Pandan Arang Boyolali sebagai arsip rumah sakit. b) Lembar berita acara yang kedua dikirim kepada pemilik rumah sakit yaitu Pemerintah Daerah Kabupaten Boyolali. c) Lembar berita acara yang ketiga dikirim kepada Direktorat Jenderal Pelayanan Medik. d) Lembar berita acara yang keempat dikirim ke Departemen Kesehatan RI. Hal ini sudah sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit dan sesuai Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit yang menyebutkan bahwa pelaporan berita acara pemusnahan dibuat rangkap 3 antara lain lembar berita acara pemusnahan yang asli sebagai arsip rumah sakit, lembar berita acara pemusnahan kedua dikirim ke pemilik rumah sakit dan lembar berita acara pemusnahan ketiga dikirim ke Direktorat Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI (Shofari, B. 2002). 2) Selaku pihak kedua adalah M. SAMAK selaku perwakilan dari Pabrik Kertas PN Blabak Magelang. Berita acara pemusnahan yang dibuat oleh pihak kedua dilakukan pada saat pemusnahan berlangsung sejumlah 1 (satu) lembar, digunakan sebagai bukti bahwa pemusnahan dokumen rekam medis telah dilaksanakan dan ditandatangani oleh Kepala Bagian Pengadaan II Pabrik Kertas PN Blabak Magelang. Berita acara pemusnahan tersebut berisi tentang hari, tanggal, bulan, tahun pelaksanaan pemusnahan, tempat pelaksanaan pemusnahan, cara pemusnahan serta berat dokumen rekam medis yang dimusnahkan. Berita acara pemusnahan yang dibuat oleh Pabrik Kertas PN Blabak Magelang disimpan sebagai arsip RSU Pandan Arang Boyolali. Hal ini sudah sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan 80 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO.1, MARET 2009, Hal 68-83

formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit yang menyebutkan bahwa pelaporan berita acara pemusnahan dibuat rangkap 3 antara lain lembar berita acara pemusnahan yang asli sebagai arsip rumah sakit, lembar berita acara pemusnahan kedua dikirim ke pemilik rumah sakit dan lembar berita acara pemusnahan ketiga dikirim ke Direktorat Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI (Shofari, B. 2002). 3. Dokumen rekam medis yang diabadikan. Dokumen rekam medis di RSU Pandan Arang Boyolali yang dikategorikan abadi meliputi ringkasan masuk keluar, resume keluar, tindakan operasi, laporan operasi, lembar kematian, lembar persetujuan medik, identifikasi bayi baru lahir dan Visum et Repertum merupakan formulir yang memiliki nilai guna primer dan sekunder sekaligus sebagai alat bukti hukum. Dokumen rekam medis yang diabadikan disimpan di ruang penyimpanan in aktif yang berdasarkan tanggal terakhir kunjungan dan diagnosis penyakit pasien dan pelaksanaannya sudah sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit. Hal ini sudah sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit dan sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit serta sesuai Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No 269 MENKES/PER/III/2008 tentang penyimpanan, pemusnahan dan kerahasiaan dokumen rekam medis yang menyebutkan bahwa lembar yang mempunyai nilai guna harus diabadikan antara lain ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik (DepKes, RI. 2008). 4. Dokumen rekam medis yang dimusnahkan. Dokumen rekam medis di RSU Pandan Arang Boyolali yang dimusnahkan dengan kategori sebagai dokumen rekam medis yang tidak mempunyai nilai guna atau tidak diabadikan dan dokumen rekam medis yang rusak serta tidak terbaca sudah dilakukan dalam proses pemusnahan. Hal ini sudah sesuai prosedur tetap rumah sakit bahwa dokumen rekam medis yang dimusnahkan adalah dokumen rekam medis yang tidak mempunyai nilai guna atau tidak diabadikan dan dokumen rekam medis yang rusak serta tidak terbaca dan sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit yang menyebutkan bahwa dokumen rekam medis yang tidak mempunyai nilai guna dan dokumen rekam medis yang rusak serta tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan (Shofari, B. 2002). Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan... (Siti Rufiatun,dkk) 81

KESIMPULAN dan SARAN A. KESIMPULAN Dari hasil penelitian di RSU Pandan Arang Boyolali diperoleh kesimpulan sebagai berikut: 1. Pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis di RSU Pandan Arang Boyolali sudah sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit 2. Dalam prosedur tetap rumah sakit tentang pemusnahan dokumen rekam medis tidak terdapat ketentuan tentang penyimpanan berita acara pemusnahan sebagai arsip rumah sakit, pembuatan daftar pertelaan, ketentuan alat/sarana yang digunakan dalam pemusnahan dan tim penilaian nilai guna. 3. Petugas filing sekaligus sebagai tim penilaian nilai guna dan tim pemusnah tidak tercantum pada prosedur tetap rumah sakit. 4. Pencatatan daftar pertelaan tidak dibuat secara terpisah akan tetapi terdapat pada berita acara serah terima dokumen rekam medis. 5. Pada pelaksanaan pemusnahan berlangsung tidak disaksikan oleh pihak rumah sakit dikarenakan dilakukan oleh pihak kedua yaitu Pabrik Kertas PN Blabak Magelang. B. SARAN 1. Dalam prosedur tetap rumah sakit khususnya tentang penyimpanan berita acara pemusnahan dokumen rekam medis sebagai arsip rumah sakit sebaiknya dicantumkan dalam pelaporan berita acara pemusnahan. Hal ini bertujuan sebagai bukti pertanggungjawaban bahwa pemusnahan dokumen rekam medis in aktif di RSU Pandan Arang Boyolali telah dilakukan. 2. Dalam pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis khususnya daftar pertelaan sebaiknya dibuat secara terpisah yang memuat tentang nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan, jangka waktu penyimpanan dan diagnosis terakhir. Hal ini bertujuan untuk mengetahui dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan secara terperinci berdasarkan nomor rekam medis, diagnosis akhir dan tanggal terakhir kunjungan pasien yang dapat digunakan oleh petugas rekam medis dan direktur rumah sakit. 3. Dalam prosedur tetap rumah sakit tentang pemusnahan dokumen rekam medis sebaiknya memuat tentang ketentuan alat/sarana yang digunakan dalam pemusnahan dokumen rekam medis agar diketahui alat / sarana yang digunakan dalam pemusnahan lebih diperjelas apabila menggunakan peralatan dengan incenerator, dicacah dibuat bubur atau dilakukan pihak ketiga dengan disaksikan tim pemusnah dengan tujuan untuk mengetahui dokumen rekam medis telah benar-benar dimusnahkan. 4. Dalam prosedur tetap rumah sakit khususnya tentang penilaian nilai guna dokumen rekam medis sebaiknya dicantumkan tim penilaian nilai guna dokumen rekam medis agar diketahui secara jelas tentang petugas yang bertanggungjawab dalam pelaksanaan 82 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO.1, MARET 2009, Hal 68-83

penilaian nilai guna dokumen rekam medis yaitu tim pemusnah. 5. Dalam pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis yang dilakukan oleh pihak kedua sebaiknya disaksikan oleh pihak rumah sakit atau tim pemusnah secara langsung agar diketahui bahwa pemusnahan dokumen rekam medis tersebut benar benar telah dilakukan oleh pihak kedua dan menghindari penyalahgunaan pihak yang tidak bertanggungjawab. DAFTAR PUSTAKA Al Gharuty, F. 2009. Studi Dokumen Dalam Penelitian Kualitatif. Diambil 16 Juli 2009. http : // adzelgar. wordperss. com / 2009 / 02 / 02 Singarimbun, M. 1987. Metode Penelitian Survai. Jakarta. PT Pustaka LP3ES Indonesia Shofari, B. 2002. PSRK 01. Modul Pembelajaran Sistem dan Prosedur Pelayanan Rekam Medis Buku 1. PORMIKI. Semarang Shofari, B. 2002. PSRK 01. Modul Pembelajaran Sistem dan Prosedur Pelayanan Rekam Medis Buku 2. PORMIKI. Semarang Tq, Mochamad Arif. 2004. Pengantar Metodologi Penelitian Untuk Ilmu Kesehatan.CSGF. Surakarta Amsyah, Z. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta. PT Gramedia Pustaka Utama Depkes, RI. Direktorat Jendral Pelayanan Medis, 1991. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Depkes, RI. Direktorat Jendral Pelayanan Medis, 1997. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Huffman, edna K, 1999. Health Information Management. Ed. C. Jenifer. Illinois. Physicians Record Company PerMenKes, RI. 2008. Rekam Medis. Jakarta Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan... (Siti Rufiatun,dkk) 83