TUGAS INDIVIDU Sistem Informasi Manajemen PERBANDINGAN IMPLEMENTASI INSOURCING, CO- SOURCING, dan OUTSOURCING DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. Oleh : Yolivia Astrianiez Seesar P056091731.44 MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Persaingan dunia bisnis saat ini semakin ketat, akibat dari semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi dan sistem informasi. Sehingga menuntut setiap perusahaan untuk meningkatkan kinerja usahanya melalui pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien. Salah satu caranya adalah dengan membangun teknologi informasi dan sistem informasi menjadi teknologi sistem informasi yang medukung bisnis organisasi, proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis. Pengelolaan organisasi yang semakin efektif, efisien, dan responsive dalam teknologi sistem informasi, maka dapat memberi kemudahan bagi perusahaan untuk mengetahui apa yang menjadi kebutuhan dalam lingkungan bisnisnya, mulai dari proses produksi dan operasi, finance, accounting, hingga pemasaran. Dalam mengoptimalkan pengambangan dan implementasi teknologi sistem informasi, setiap perusahaan dapat melakukan melalui 3 (tiga) metode, yaitu insourcing, cosoursing, dan outsourcing. Setiap perusahaan harus peka dan berhati-hati dalam menentukan pilihan dari ketiga metode tersebut untuk meningkatkan implementasi dari teknologi sistem informasi yang telah dibangun. Karena masing-masing metode memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga perusahaan harus memutuskan pilihan yang sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Kesalahan dalam menentukan pilihan akan memberikan dampak yang buruk bagi kehidupan bisnis perusahaan.
1.2. Tujuan Tujuan dari penulisan makalah ini adalah : 1. Mengetahui peran sistem informasi dalam suatu organisasi. 2. Mengetahui peran teknologi informasi dalam suatu organisasi. 3. Membandingkan kelebihan dan kelemahan dari ketiga model dalam pengembangan dan implementasi teknologi sistem informasi, yaitu insourcing, cosoursing, dan outsourcing.
BAB II PEMBAHASAN 2.1. Sistem Informasi Menurut Alter dalam Effendy (1989:11), sistem informasi adalah kombinasi anatar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Sistem informasi memiliki peran penting dalam menentukan keberhasilan perusahaan karena: 1. Sebagai Sistem Penunjang Operasi Sebagai sistem penunjang operasi (operations support system), sistem informasi dapat: Memproses transaksi-transaksi bisnis secara efisien Mengendalikan proses-proses industri Mendukung komunikasi dan kolaborasi Memperbaharui basis data perusahaan Operations support system dapat dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu: A. Transaction Processing Systems (TPS) TPS berfungsi untuk mencatat dan memproses transaksi-transaksi bisnis. B. Process Control Systems (PCS) PCS berfungsi untuk mengawasi dan mengendalikan proses-proses fisik.
C. Enterprise Collaboration Systems (ECS) ECS berfungsi untuk mendukung komunikasi tim dan kelompok kerja. 2. Sebagai Sistem Penunjang Manajemen Sebagai sistem penunjang manajemen (management support system), sistem informasi dapat menyediakan informasi dan mendukung para manajer dalam membuat keputusan secara efektif. Management support system dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu: A. Management Information Systems (MIS) MIS dapat membantu dalam melaporkan dan menunjukkan kinerja kegiatan bisnis tertentu. B. Decision Support Systems (DSS) DSS dapat menyediakan dukungan ad hoc dan interaktif. C. Executive Information Systems (EIS) EIS dapat menyediakan informasi penting untuk para eksekutif dan manajer suatu perusahaan.. Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan tiga hal, yaitu : 1. Relevancy (Relevan), tiap informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. 2. Accuracy (Akurat), informasi yang akurat berarti informasi harus terlepas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. 3. Timeliness (Tepat waktu), informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Sedangkan peranan dan fungsi secara umum dari sistem informasi adalah : a. Mendukung Operasi Bisnis. Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistim informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan
Sistim Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting. b. Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial. Sistim informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna. c. Mendukung Keunggulan Strategis. Sistim informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat menciptakan keunggulan bersaing di pasar 2.2. Teknologi Informasi Menurut beberapa ahli mendefinisikan teknologi informasi sebagai berikut (dikutip dari http://www.linkpdf.com) : - Teknologi informasi merupakan sebuah bentuk umum yang menggambarkan setiap teknologi yang membantu menghasilkan, memanipulasi, menyimpan, mengkomunikasikan, dan menyampaikan informasi (Williams, Sawyer, 2005). - Teknologi informasi merupakan kombinasi teknologi komputer(perangkat keras dan perangkat lunak) untuk mengolah dan menyimpan informasi dengan teknologi komunikasi untuk melakukan transmisi informasi (Martin, Brown, DeHayes, Hoffer, Perkins, 2005). Teknologi informasi terdiri dari 3 (tiga) komponen utama yang terdiri dari : 1. Perangkat keras (hardware) Merupakan perangkat fisik yang membangun sebuah teknologi informasi. Contohnya : monitor, keyboard, mouse, printer, harddisk, memori, mikroprosesor, CD-ROM, kabel jaringan, antena telekomunikasi, CPU, dan peralatan I/O.
2. Perangkat lunak (software) Merupakan program yang dibuat untuk keprluan khusus yang tersusun atas program yang menentukan apa yang harus dilakukan oleh komputer. Perangkat lunak dapat dibagi menjadi tiga, yaitu : a. Perangkat lunak sistem, merupakan perangkat lunak yang dibuat khusus untuk dapat mengontrol semua perangkat keras, sehingga semua perangkat keras teknologi informasi dapat bekerja dengan kompak sebagai sebuah sistem yang utuh. Misalnya : Sistem Operasi Window, Linux, Unix, OS/2, dan FreeBSD. b. Perangkat lunak bahasa pemrograman, merupakan perangkat lunak yang dapat digunakan untuk membuat program aplikasi maupun perangkat lunak sistem. Misalnya : Visual Basic, Delphi, Turbo C, Fortran, Cobol, Turbo Assembler, dan Java. c. Perangkat lunak aplikasi, merupakan program jadi siap pakai yang dibuat untuk keperluan khusus. Misalnya untuk keperluan multimedia : ada perangkat lunak Jet Audio, Windows Media Player, Winamp, Real Player. Untuk keperluan aplikasi perkantoran : ada Microsoft Office dan Open Office yang terdiri atas beberapa program untuk berbagai keperluan seperti pengolahan kata, angka, data dan presentasi. 3. Manusia ( brainware ) Merupakan personel-personel yang terlibat langsung dalam pemakaian komputer, seperti Sistem Analis, Web Master, Web Disigner, Animator, Programmer, Operator, User dan lain-lain. Terdapat berbagai peran yang dapat dilakukan manusia dalam bagian sistem komputer, antara lain : a. Analis sistem, berperan melakukan analisis terhadap masalah yang dihadapi, serta merancang solusi pemecahannya dalam bentuk program komputer. b. Programmer, berperan menerjemahkan rancangan yang dibuat analis kedalam bahasa pemrograman sehingga solusi dapat dijalankan komputer.
c. Operator berfungsi menjalankan komputer berdasarkan instruksi yang diberikan. d. Teknisi, bertugas merakit atau memelihara perangkat keras komputer, dan lain-lain. Peran teknologi informasi bagi Sebuah perusahaan dapat kita lihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry, ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan, yaitu: 1. Fungsi Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure. 2. Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait. 3. Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehariharinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut di atas. 4. Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi modern dimana teknologi informasi
ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi. 5. Fungsi Interorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. 2.3. Insourcing Insourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya. Kelebihan : 1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan. 2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. 4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap. 5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. 6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut. 7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
Kelemahan : 1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi. 2. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien. 3. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date). 4. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmersehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan. 5. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka. 6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri). 2.4. Cosourcing Cosourcing adalah jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing. Contohnya adalah dengan memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling mendukung kegiatan masing-masing perusahaan. Kelebihan : 1. Biaya pengembangan akan lebih murah karena biaya ditanggung bersama perusahaan patner (sharing cost) 2. Sharing knowledge antar organisasi 3. Perencanaan pengembangan lebih terpadu dan holistik
Kelemahan : 1. Rahasia perusahaan diketahui patner 2. Keamanan system 3. Perbedaan kepentingan organisasi 4. Sulit melakukan modifikasi 5. Program bersifat general 6. Harus menyesuaikan dengan hardware dimasing-masing organisasi 7. Pada perusahaan sejenis (Bank, Manufaktur dsb) 2.5. Outsourcing Menurut definisi Maurice Greaver, Outsourcing dipandang sebagai tindakan mengalihkan beberapa aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya kepada pihak lain (outside provider), dimana tindakan ini terikat dalam suatu kontrak kerjasama. Kelebihan : 1. Perusahaan dapat mengonsentrasikan diri pada bisnis yang ditangani.masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor. 2. Lebih praktis serta waktu pengembangan sistem informasi relatif lebih cepat, efektif, dan efisisen karena dikerjakan oleh orang yang profesional di bidangnya. 3. Penghematan waktu proses dapat diperoleh karena beberapa outsourcerdapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan. 4. Dapat membeli partner/provider sesuai anggaran dan kebutuhan. Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang mempunyai reputasi baik. 5. Resiko ditanggung oleh pihak ketiga. Resiko kegagalan yang tinggi dan biaya teknologi yang semakin meningkat, akan lebih menguntungkan bagi perusahaan jika menyerahkan pengembangan sistem informasi kepadaoutsourcer agar tidak mengeluarkan investasi tambahan. 6. Biaya pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan anggaran dan kebutuhan perusahaan. Mahal atau murahnya biaya
pengembangan sistem informasi tergantung jenis program yang dibeli. 7. Mengurangi resiko penghamburan investasi jika penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika hal ini terjadi maka perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya. 8. Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi. 9. Memfasilitasi downsizing sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai. Kelemahan : 1. Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan. 2. Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan sistem dalam perusahaan tersebut. 3. Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi sepenuhnya dilakukan oleh vendor. 4. Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan atau organisasi umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem. 5. Dapat terjadi ketergantungan kepada konsultan. 6. Manajemen perusahaan membutuhkan proses pembelajaran yang cukup lama dan perusahaan harus membayar lisensi program yang dibeli sehingga ada konsekuensi biaya tambahan yang dibayarkan. 7. Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan. 8. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan. Mungkin saja pihakoutsourcer tidak fokus dalam memberikan layanan karena pada saat yang bersamaan harus mengembangkan sistem informasi klien lainnya. 9. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang dioutsource-kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung
resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di-outsource-kan karena kendali ada padaoutsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu. 10. Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya.
DAFTAR PUSTAKA Effendy, Onong Uchjana. 1989. Sistem Informasi Manajemen. Bandung : Mandar maju. http://anezthiencute8.blogspot.com/2010/11/pengembangan-simd-padaorganisasi.html?showcomment=1291346645780. (diakses pada tanggal 3 Desember 2010). http://iniputri.blog.uns.ac.id/files/2010/05/paper-manajemen-dan-ti.pdf. (diakses pada tanggal 3 Desember 2010). http://muhamadyasier.multiply.com/reviews/item/5. (diakses pada tanggal 3 Desember 2010). http://upi0700004.blog.upi.edu/2009/06/19/peranan-sistem-informasi-dalampengambilan-keputusan-untuk-promosi-di-perusahaan-nabisco-2/. (diakses pada tanggal 3 Desember 2010). http://www.linkpdf.com/ebookviewer.php?url=http://p3m.amikom.ac.id/p3m/dasi/2010/manajerialse ptember2008/3%20- %20%20STMIK%20AMIKOM%20YOGYAKARTA%20- %20TEKNOLOGI%20INFORMASI%20MENGUBAH.pdf. (diakses pada tanggal 3 Desember 2010).
LAMPIRAN Alamat website : Alamat website : http://anezthiencute8.blogspot.com/2010/11/pengembangan-simd-padaorganisasi.html?showcomment=1291346645780 http://www.tech-en.co.cc/2010/05/pendekatan-pengembangansistem.html?showcomment=1291348207787.
Alamat website : http://jhohandewangga.wordpress.com/2010/10/27/analisis-outsorchingsti/#comment-2