TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENJAJARAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI BAGIAN FILING RSUD KABUPATEN SUKOHARJO TAHUN 23 Susi Ernawati, Tri Lestari, Harjanti APIKES Mitra Husada Karanganyar apikesmitra@yahoo.com ABSTRAK Sistem penyimpanan di RSUD Kabupaten Sukoharjo secara sentralisasi, dan sistem penjajarannya mulai bulan September 2 ada peralihan dari sistem penjajaran Straight Numerical Filing (SNF) menjadi Terminal Digit Filing (TDF). Sedangkan Standar Prosedur Operasional (SPO) masih menggunakan Straight Numerical System. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tentang Pelaksanaan sistem di bagian filing RSUD Kabupaten Sukoharjo Tahun 23. Ditemukan adanya misfile pada Terminal Digit Filing (TDF) pada saat petugas mengambil dokumen rekam medis yang dibutuhkan. Jenis penelitian adalah deskriptif. Subyek penelitian adalah petugas rekam medis dibagian filing RSUD Kabupaten Sukoharjo. Obyek penelitian adalah pelaksanaan sistem penjajaran dokumen rekam medis di bagian filing RSUD Kabupaten Sukoharjo. Instrumen penelitan menggunakan pedoman observasi. Cara pengumpulan data dilakukan dengan wawancara dan observasi. Data yang terkumpul dilakukan pengolahan dengan tahap Colecting, Editing, dan penyajian data. Data dianalisis secara deskriptif. Hasil kegiatan dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat telah memiliki kebijakan penyimpanan nomor 28/SPO.RM/VII/28. Penyimpanan dokumen rekam medis secara sentralisasi dan secara straight numerical system. Dan saat melakukan masih ditemukan adanya dokumen rekam medis yang salah simpan (misfile), karena formulir tracer tidak digunakan sebagai penunjuk keberadaan dokumen rekam medis yang keluar. Oleh karena itu, Agar tidak terjadi misfile petugas filing sebaiknya mengaktifkan kembali tracer dan melakukan penyisiran dokumen rekam medis secara periodik dengan menggunakan kode warna pada dokumen rekam medis. Kata Kunci : Sistem Penjajaran, Dokumen Rekam Medis, Filing Kepustakaan : (994-22) PENDAHULUAN Rumahsakitsebagaipemberipelayanan Dalam PerMenKes RI No. 29/ MENKES/ PER/ III/ 28, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Setiap pencatatan ke dalam rekam medis harus di bubuhi nama, waktu dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan secara langsung. kesehatanselainmemberikanpelayananklinisj ugamemberipelayanan non klinis.salah satu pelayanan non klinis atau aspek pelayanan administrasi (manajemen) adalah pengelolaan rekam medis, untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, maka tidak akan tercipta tertib administrasi rumah sakit. Tertib administrasi Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran...(Susi Ernawati, Tri Lestari, dk)9
merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam upaya pelayanan kesehatan suatu rumah sakit (Depkes RI, 2). Terselenggaranya manajemen informasi kesehatan dimulai dengan di buatnya rekam medis secara baik dan benar oleh tenaga kesehatan pada sarana pelayanan kesehatan yang kemudian dikelola secara terencana (Hatta, 2). Salah satu bagian rumah sakit yang menunjang dalam pelayanan rekam medis pasien adalah bagian filing. Dimana salah satu tugas pokok bagian filing adalah menyimpan dokumen rekam medis yang sudah lengkap dengan metode penyimpanan angka akhir dan diurutkan sesuai nomor urutnya. (Rustiyanto, 2). Berdasarkan survei pendahuluan di RSUD Kabupaten Sukoharjo diketahui bahwa sistem penyimpanannya secara sentralisasi, dan sistem penjajarannya mulai bulan September 2 ada peralihan dari sistem penjajaran Straight Numerical Filing (SNF) menjadi Terminal Digit Filing (TDF). Sedangkan Standar Prosedur Operasional (SPO) masih menggunakan Straight Numerical System. Ditemukan adanya misfile pada penjajaran dokumen rekam medis Terminal Digit Filing (TDF) pada saat petugas mengambil dokumen rekam medis yang dibutuhkan. Berdasarkan latar belakang tersebut maka perlu diadakan penelitian tentang Tinjauan Pelaksanaan sistem penjajaran dokumen rekam medis di bagian filing RSUD Kabupaten Sukoharjo Tahun 23.Tujuan untuk mengetahui pelaksanaan sistem penjajaran dokumen rekam medis di bagian filing RSUD Kabupaten Sukoharjo Tahun 23. A. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Penyimpanan dokumen rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak filing. Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang digunakan, tersedianya tenaga ahli dan kondisi organisasi. B. Rancangan Penelitian Jenis penelitian adalah deskriptif menggambarkan tentang pelaksanaan sistem dibagian filing RSUD kabupaten Sukoharjo. Dalam penelitian ini subyek adalah petugas rekam medis di bagian filing RSUD Kabupaten Sukoharjo. Obyek penelitian adalah pelaksananaan sistem penjajaran dokumen rekam medis di bagian filing RSUD Kabupaten Sukoharjo. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Hasil. Evaluasi pelaksanaan sistem dan formulir yang digunakan di bagianfilingrsud Kabupaten Sukoharjo. Dalam pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat Jurnal Rekam Medis, ISSN 99-9, VOL.VII. NO., MARET 23, Hal 9-
9 menggunakan dua angka akhir atau terminal digit filing (TDF). RSUD Kabupaten Sukoharjo memiliki 3 petugas yang bertugas di bagian filing, dan fasilitas yang dimiliki yaitu 3 rak terbuka yang muka rak terdiri dari 4 section yang terbagi menjadi 2 sub section. Contoh secara Terminal Digit Filing(TDF) RSUD Kabupa 3 8 8 9 8 8 3 4 3 8 2 Tahun pertama kali berkunjung ( tidak diperhatikan pada saat penjajaran) Gambar 4. Contoh penjajaran dengan Terminal Digit Filingpada section di RSUD Kabupaten Sukoharjo Formulir yang digunakan dalam pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis dibagian filing RSUD Kabupaten Sukoharjo, adalah sebagai berikut: a. Map dokumen rekam medis kosong untuk menggantikan dokumen rekam medis yang rusak. b. Tracer sebagai kartu petunjuk keberadaan dokumen rekam medis belum digunakan lagi karena untuk penggunaannya belum disetujui. B. Pembahasan. Kebijakan dan Standar Prosedur Operasional (SPO) sistem di bagian filing RSUD Kabupaten Sukoharjo. Dalam pelaksanaan belum sesuai dengan kebijakan yang menyebutkan bahwa secara Straight Numerical System, sedangkan pada pelaksanaannya menggunakan sistem penjajaran secara Terminal Digit Filing. Maka perlu adanya kesesuaian antara Kebijakan dan Standar Prosedur Operasional (SPO) dengan pelaksanaan penjajaran yang digunakan saat ini. Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku. (Contoh Saran Standar Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran...(Susi Ernawati, Tri Lestari, dk)
Prosedur Operasional (SPO) Lampiran 3) 2. Evaluasi pelaksanaan sistem dan formulir yang digunakan di bagianfilingrsud Kabupaten Sukoharjo. Dalam pelaksanaan baik pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat secara dua digit angka akhir atau terminal digit filing (TDF). Proses pelaksanaan penjajaran petugas memperhatikan dua digit angka akhir terlebih dahulu sebelum memasukkan ke dalam rak sesuai dengan sectionnya. Adapun Kelebihan dan Kekurangan sistem Terminal Digit Filing (TDF) menurut Depkes RI, (2) yaitu : a. Kelebihan sistem penjajaran Terminal Digit Filing adalah: ) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke kelompok (section) didalam rak penyimpanan. Petugaspetugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesakan disatu tempat atau section, dimana rekam medis harus disimpan di rak. 2) Petugas petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi : section -24, section 2-49, section - 4, section -99. 3) Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk.setiap section sehingga mudah mengingat letak dokumen rekam medis. 4) Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di section tersebut. ) Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong. ) Dengan terkontrolnya rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak). ) Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan 2 angka 2Jurnal Rekam Medis, ISSN 99-9, VOL.VII. NO., MARET 23, Hal 9-
saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka. b. Kekurangan sistem penjajaran Terminal Digit Filing adalah: ) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka akhir, mungkin lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor langsung tetapi umumnya petugas dapat dilatih dalam waktu yang tidak lama. 2) Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu. Formulir yang digunakan dalam pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis dibagian filing RSUD Kabupaten Sukoharjo, yaitutracer sebagai petunjuk keluar dokumen rekam medis tidak digunakan sebagaimana fungsinya. Hal ini belum sesuai dengan Depkes RI,(2) bahwa tracer berguna untuk mengawasi pengunaan dokumen rekam medis dan sebagai dokumen rekam medis yang dipinjam dan pengambilan dokumen rekam medis harus menggunakan tracer atau kartu peminjam dokumen rekam medis. Maka perlu digunakannya kembali tracer agar memudahkan petugas dalam penelusuran dokumen rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan dan dapat mencegah terjadinya misfile. Namun pelaksanaan sistem penjajaran di RSUD Kabupaten Sukoharjo masih ditemukan salah simpan (misfile) pada saat petugas akan mengambil dokumen rekam medis. Hal yang dapat memicu terjadinya misfile, karena pada map dokumen rekam medis belum terdapat kode warna. Maka dapat dilakukan penyisiran dokumen rekam medis secara periodik setiap satu bulan sekali dan menerapkan kode warna pada dokumen rekam medis. Adapun strategi untuk mencegah misfile dengan pemberian kode warna menurut Depkes RI, (2) bahwa kode warna pada sampul rekam medis memberikan warna tertentu untuk mencegah keliru simpan dan memudahkan mencari berkas rekam medis yang salah simpan (misfile). Garis garis warna dengan posisi yang berbeda beda untuk setiap seksi Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran...(Susi Ernawati, Tri Lestari, dk)3
penyimpanan rekam medis. Terputusnya kombinasi warna dalam satu seksi penyimpanan menunjukan adanya kekeliruan penyimpanan berkas rekam medis. Kode warna sangat efektif apabila dilaksanakan dengan sistem penyimpanan secara terminal digit atau middle digit. Cara yang sering digunakan adalah menggunakan macam warna untuk sepuluh angka pertama dari sampai 9.Dua garis warna dalam posisi yang sama dapat dipakai sebagai pengenal untuk pasangan angka yang merupakan angka pertama (primary digit). Dalam hal ini garis warna diatas untuk angka sebelah kiri dan garis warna dibawahnya untuk angka sebelah kanan. Contoh jika warna coklat diberikan untuk angka 8 dan warna hijau untuk angka 4, maka map yang nomor -94-84, dalam sistem terminal digit akan diberi kode garis coklat diatas dan garis hijau dibawahnya. Garis garis warna tambahan untuk kode angka kedua (secondary digit) dapat ditambahkan, sehingga berbagai kombinasi warna dapat dipraktekkan.sampul sampul yang telah diberi kode warna dapat dibuat sendiri sesuai kebijakan dan kesepakatan bersama dari unit rekam medis. Adapun contoh daftar kode warna dokumen rekam medis menurut Huffman, (994) yaitu: = ungu = kuning 2 = hijau tua 3= oranye 4 = biru muda = coklat = kemerahan = hijau muda 8= merah 9 = biru tua 4 3 9 2 Gambar 4.2 Contoh sistem penjajaran menggunakan kode warna pada section 4Jurnal Rekam Medis, ISSN 99-9, VOL.VII. NO., MARET 23, Hal 9-
SIMPULAN. Bahwa Standar Prosedur Operasional (SPO) RSUD Kabupaten Sukoharjo memiliki kebijakan tentang penyimpanan dokumen rekam medis (filing) dengan nomor dokumen 28/SPO.RM/VII/28 yang berisi penyimpananan dan penjajaran dokumen rekam medis. Akan tetapi belum sesuai dengan penjajaran yang dilakukan saat ini. 2. Pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat di bagian filingtidak menggunakan tracer sebagai kartu petunjuk keluar serta untuk pencegahan misfile dapat dilakukan penyisiran dokumen rekam medis secara periodik setiap satu bulan sekali dan menerapkan kode warna pada dokumen rekam medis. DAFTAR PUSTAKA DepkesRI. 2. Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Jakarta: Depkes RI., 28. PerMenKes RI No 29/MENKES/PER/III/28, Tentang Rekam Medis. Jakarta : Depkes RI Hatta, G R. 2. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia. Huffman, E. 994. health information management. Ed,C. jenifer. Illinois. Physicians Record Company.USA Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS). 22. Panduan penyusunan dokumen akreditasi. Jakarta: Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS) Narbuko, K. 28. Metodologi Penelitian Memberikan Bekal Teoritis Pada Mahasiswa Tentang Metodologi Penelitian dengan Langkah Yang Benar. Jakarta: Bumi Aksara. Notoatmodjo, S. 2. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: PT. Rineka Cipta. Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran...(Susi Ernawati, Tri Lestari, dk)
Rustiyanto, E dan Warih, A R. 2. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia. Sugiyono. 2. Metodologi Penelitian Pendidikan (Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif dan R&D). Bandung: CV.Alfabeta. Taufiqurrohman, M A. 29. Pengantar Metodologi Penelitian Untuk Kesehatan.Surakarta: LPP UNS dan UNS Press. Jurnal Rekam Medis, ISSN 99-9, VOL.VII. NO., MARET 23, Hal 9-