BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Berdasarkan Permenkes No. 75 tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat, puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya. Sebagai penyedia pelayanan kesehatan strata pertama, puskesmas wajib membuat rekam medis. Rekam medis menurut Permenkes Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 adalah berkas yang berisikan catatan, dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, dan tindakan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Dalam memberikan pelayanan kepada pasien diperlukan adanya ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat untuk menjamin mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien. Berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap lembar formulir berkas rekam medis harus dilindungi dengan cara dimasukkan ke dalam folder atau map sehingga setiap folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara individu (bukan kelompok atau keluarga). Untuk perlakuan penyimpanan berkas rekam medis berbeda dengan penyimpanan folder atau map perkantoran. Pada berkas rekam medis memiliki lidah yang digunakan untuk menulis nomor rekam medis dan menempelkan kode warnanya. Ketika folder disimpan, lidah tersebut ditonjolkan keluar sehingga akan tampak nomor rekam medis kode warna diantara beberapa berkas rekam medis (Budi,2011). Maka dari itu sistem penyimpanan berkas merupakan salah satu kegiatan rekam medis yang perlu diperhatikan. Sistem penyimpanan yang efektif untuk catatan perawatan jangka panjang dan rehabilitasi harus memungkinkan seseorang untuk mengidentifikasi catatan, menemukannya dengan cepat, dan mengambilnya dari lokasi manapun di dalam fasilitas pelayanan kesehatan. Sistem yang digunakan harus yang bisa melaksanakan pekerjaan sebaik-baiknya tetapi apapun cara yang dipilih, 1

2 2 semua bagian catatan harus berada pada tempat yang sama sebagai satu unit (Huffman,1994). Menurut Budi (2011), fasilitas pelayanan kesehatan bermula dari ruangan lingkup yang kecil kemudian berkembang menjadi besar biasanya belum menggunakan sistem penyimpanan terminal digit filing. Sehingga ada beberapa fasilitas pelayanan kesehatan yang melakukan perubahan sistem peyimpanan rekam medisnya. Perubahan sistem penyimpanan rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan bisa saja terjadi. Hal ini karena beberapa faktor diantaranya semakin banyak pasien yang berobat, semakin berkembang fasilitas pelayanan kesehatan, dan peningkatan mutu pengelolaan rekam medis. Proses perubahan sistem penyimpanan diawali dengan tahap inisiasi dan tahap perencanaan. Menurut Kasim (2004), tahap inisiasi adalah tahap pertama proses perubahan dimana munculnya ide untuk melakukan perbaikan keadaan, melalui tindakan perubahan kondisi ataupun perubahan proses yang berlaku. Sedangkan, untuk tahap perencanaan adalah penyusunan rencana tindakan (action plan) yang akan menjadi panduan pelaksanaan perubahan mencapai kondisi ideal. Menurut Depkes RI (1997), terdapat tiga macam sistem penjajaran yaitu straight numerical filing system, middle digit filing, dan terminal digit filing. Dari tiga jenis sistem penjajaran tersebut terdapat sistem penjajaran yang paling cocok untuk penyimpanan berkas rekam medis yaitu sistem penjajaran dengan terminal digit filing karena lebih mudah, efisien, dan efektif. Berdasarkan hasil studi pendahuluan melalui wawancara dengan koordinator bagian pendaftaran dan rekam medis pada tanggal 26 Oktober 2015 dan 28 Oktober 2015,diketahui bahwa Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta sudah merencanakan perubahan sistem penjajaran dari straight numerical filing system ke terminal digit filing. Perencanaan tersebut sudah dimulai sejak tahun Saat ini di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta masih menggunakan sistem penjajaran straight numerical filing system, alasan dilakukannya perubahan sistem penjajaran dari straight numerical filing system ke terminal digit filing adalah karena masih seringnya terjadi misfile yang berdampak pada pelayanan terhadap pasien. Pelayanan

3 3 akan menjadi lambat karena pasien harus menunggu sampai berkas rekam medisnya ditemukan.misfile yang terjadi juga diakibatkan karena human error yang belum mendapatkan pelatihan tentang sistem penjajaran yang saat ini digunakan. Selain misfile, adanya perencanaan perubahan sistem penjajaran ini dilakukan karena semakin berkembangnya Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta. Hal ini dapat dilihat dari data kunjungan pasien lima tahun terakhir yang menunjukkan bahwa setiap tahunnya mengalami peningkatan kunjungan dengan rata-rata kenaikan sebanyak pasien dan sampai saat ini berkas rekam medis yang ada di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta sudah mencapai Dari uraian tersebut, maka peneliti ingin mengetahui tentang perencanaan perubahan sistem penjajaran dari straight numerical filing system ke terminal digit filing dengan mengambil judul Perencanaan Perubahan Sistem Penjajaran dari Straight Numerical Filing System ke Terminal Digit Filing Di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana perencanaan perubahan sistem penjajaran dari straight numerical filing system ke terminal digit filing di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta? C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini meliputi tujuan umum dan tujuan khusus, yaitu: 1. Tujuan Umum Penelitian ini secara umum bertujuan untuk mengetahui perencanaan perubahan sistem penjajaran dari straight numerical filing system ke terminal digit filing di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta. 2. Tujuan Khusus a. Mengetahui persiapan sarana, prasarana, dan SDM sebelum melakukan perubahan sistem penjajaran. b. Mengetahui teknik pelaksanaan yang akan dilakukan dalam melakukan perubahan sistem penjajaran.

4 4 D. Manfaat 1. Manfaat Praktis a. Bagi Puskesmas Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan dalam melakukan penyimpanan berkas rekam medis sehingga dapat meningkatkan mutu pelayanan. b. Bagi Peneliti 1) Dapat menerapkan teori yang diperoleh dari perkuliahan dan 2) Menambah pengetahuan dan referensi dalam mempelajari sistem penyimpanan berkas rekam medis khususnya perencanaan perubahan sistem penjajaran straight numerical filing dan terminal digit filing. 2. Manfaat Teoritis a. Bagi Institusi Pendidikan 1) Sebagai tolak ukur seberapa jauh ilmu rekam medis dapat diserap oleh mahasiswa dan dapat diterapkan di rumah sakit. 2) Sebagai penilaian terhadap pengaruh kinerja pendidikan di rumah sakit. 3) Sebagai masukan dalam perkuliahan. b. Bagi Peneliti Lain Penelitian ini diharapkan mampu dijadikan sebagai bahan pertimbangan dan alat bantu bagi peneliti lain yang melakukan penelitian dengan tema yang hampir sama dan dapat dijadikan sebagai penelitian lanjutan. E. Keaslian Penelitian Penelitian tentang Perencanaan Perubahan Sistem Penjajaran dari Straight Numerical Filing System ke Terminal Digit Filing Di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta belum pernah dilakukan oleh peneliti lain, namun penelitian yang hampir sama pernah dilakukan yaitu sebagai berikut: 1. Jayanto (2013), dengan judul Perubahan Sistem Penjajaran Berkas Rekam Medis Dari Straight Numerical Filing System Menjadi Terminal Digit Filing Menggunakan Satu Angka Akhir Di Puskesmas Samigaluh I Kabupaten Kulon Progo.

5 5 Penelitian Jayanto bertujuan untuk mengetahui proses perubahan sistem penyimpanan rekam medis dari straight numerical filing system menjadi terminal digit filing menggunakan satu angka akhir di Puskesmas Samigaluh I Kabupaten Kulon Progo. Dalam penelitian Jayanto jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan rancangan penelitian fenomologis (cross sectional). Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu wawancara dan observasi. Hasil penelitian ini adalah yang menjadi alasan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis karena dari straight numerical filing system menjadi terminal digit filing sistem adalah digunakannya aplikasi IHIS, alasan peruahan lain adalah untuk mempermudah petugas mencari berkas rekam medis sewaktu-waktu berkas tersebut dibutuhkan, dan untuk menekan terjadinya data-data yang hilang atau tidak ditemukan (misfile). Persiapan yang dilakukan untuk perubahan ini meliputi sarana dan sumber daya manusia serta adanya kebijakankebijakan terkait prubahan pada sistem penyimpanan sesuai surat edaran dari dinas kesehatan. Persamaan penelitian Jayanto (2013) dengan penelitian penulis adalah jenis penelitian yang akan digunakan yaitu deskriptif kualitatif, teknik pengumpulan data yang akan digunakan yaitu observasi dan wawancaradan subjek yang digunakan yaitu petugas rekam medis. Sedangkan untuk perbedaannya adalah penelitian Jayanto (2013) mengarah pada mengetahui proses perubahan sistem penjajaran berkas rekam medis dari straigt numerical filing system ke terminal digit filing menggunakan satu angka akhir, sedangkan penelitian yang akan dilakukan adalah mengetahui perencanaan perubahan sistem penjajaran dari straight numerical filing system ke terminal digit filing di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta dan rancangan penelitian menggunakan studi kasus sedangkan Jayanto (2013) menggunakan rancangan penelitian adalah fenomenologis (cross sectional). 2. Muldiyanti (2013), dengan judul Pelaksanaan Perubahan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Dari Straight Numerical Filing System Menjadi Terminal Digit Filing Di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan.

6 6 Penelitian Muldiyanti (2013), bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari straight numerical filing system menjadi terminal digit filing di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan. Dalam penelitian Muldiyanti jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan menggunakan rancangan penelitian cross sectional. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi dan wawancara. Hasil penelitian ini adalah alasan dilakukannya perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari straight numerical filing system menjadi terminal digit filing di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan adalah untuk mengurangi misfile dan memudahkan pencarian berkas rekam medis serta memudahkan perhitungan rak penyimpanan. Pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dilakukan oleh satu orang tenaga outsourcing pada rak dan ruangan filing yang sama. Pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis tetap pada ruangan filing yang sama. Hambatan yang dihadapi dalam perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan yaitu sumber daya manusia dan sarana prasarana. Persamaan penelitian Muldiyanti (2013) dengan penelitian penulis adalah jenis penelitian yang akan digunakan yaitu deskriptif, teknik pengumpulan data yang akan digunakan yaitu observasi dan wawancara. Sedangkan untuk perbedaannya adalah penelitian Muldiyanti (2013) menggunakan rancangan penelitian menggunakan cross sectional sedangkan penelitian ini menggunakan rancangan penelitian menggunakan studi kasus dan penelitian Muldiyanti (2013) mengarah pada mengetahui pelaksanaan perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari straight numerical filing system menjadi terminal digit filing, sedangkan penelitian yang akan dilakukan adalah mengetahui perencanaan perubahan sistem penjajaran dari straight numerical filing system ke terminal digit filing di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta.

7 7 3. Triutomo (2015), dengan judul Tinjauan Pelaksanaan Perubahan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten. Penelitian Triutomo (2015), bertujuan untuk mengetahui perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari desentralisasi menjadi sentralisasi di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten. Dalam penelitian Triutomo jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan menggunakan rancangan penelitian cross sectional. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi dan wawancara. Subjek dalam penelitian ini adalah dua orang staf sistem penyimpanan dan satu orang Kepala Instalasi Catatan Medik sebagai triangulasi sumber.hasil penelitian ini adalah sebagian berkas rekam medis rawat inap masih disimpan secara desentralisasi, sedangkan rawat jalan, rawat jalan Cendana dan Rosella sudah tersimpan secara sentralisasi. Berkas rekam medis yang sudah tersentralisasi sebagian sudah disatukan dan di map, dan sebagian lagi belum di map. Persamaan penelitian Triutomo (2015) dengan penelitian penulis adalah jenis penelitian yang akan digunakan yaitu deskriptif dengan pendekatan kualititaif dan subjek penelitian adalah petugas rekam medis. Sedangkan untuk perbedaannya adalah penelitian Triutomo (2015) menggunakan rancangan penelitian menggunakan cross sectional sedangkan penelitian ini menggunakan rancangan penelitian studi kasus dan penelitian Triutomo (2015) mengarah pada untuk mengetahui perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari desentralisasi menjadi sentralisasi, sedangkan penelitian yang akan dilakukan adalah mengetahui perencanaan perubahan sistem penjajaran dari straight numerical filing system ke terminal digit filing di Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta. F. Gambaran Umum Puskesmas 1. Geografis Berdasarkan buku profil Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta tahun 2015, UPT Puskesmas Danurejan 2 adalah salah satu

8 8 dari dua Puskesmas yang terdapat di Kecamatan Danurejan, Kota Yogyakarta, Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Terletak di Kelurahan Bausasran, dengan wilayah kerja meliputi dua kelurahan, yaitu Kelurahan Bausasran dan Kelurahan Suryatmajan. Masing-masing terdiri dari 12 RW - 49 RTdi Kelurahan Bausasran, dan 15 RW - 45 RT di Kelurahan Suryatmajan, dengan wilayah kerja seluas 0,75 km 2. Secara administratif wilayah kerja Puskesmas Danurejan 2 berbatasan dengan: a. Sebelah utara : Kecamatan Jetis dan Kecamatan Gondokusuman b. Sebelah selatan : Kelurahan Tegal panggung wilayah kerja Puskesmas Danurejan 1 dan Kecamatan Pakualaman. c. Sebelah barat : Kecamatan Gedongtengen d. Sebelah timur : Kecamatan Gondokusuman Jarak masyarakat di wilayah kerja Puskesmas Danurejan 2 untuk mendapatkan pelayanan kesehatan (Puskesmas) rata-rata 2 km, sedangkan jarak rata-rata ke rumah sakit di Kota Yogyakarta kira-kira 3 km. 2. Demografi Jumlah penduduk di wilayah kerja UPT Puskesmas Danurejan 2 hampir setiap tahun mengalami kecenderungan peningkatan jumlah. Berdasarkan data Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Yogyakarta tahun 2014 jumlah jiwa tercatat jiwa. Kepadatan penduduk adalah /km 2. Sex ratio atau perbandingan antara perempuan dan laki-laki sebesar jiwa. Perempuan jiwa. Jumlah penduduk per kelurahan ditunjukkan tabel berikut. No 1 2 Tabel 1.Jumlah Penduduk per Kelurahandi Wilayah Kerja Puskesmas Danurejan 2 Tahun 2014 Kelurahan Jumlah Laki-Laki Perempuan Jiwa Bausasran Suryatmajan Jumlah Sumber: Data Monografi Dukcapil per 31 Desember 2014

9 9 Jumlah Kepala Keluarga (KK) di Kecamatan Danurejan tahun 2014 adalah sebagaimana ditunjukkan oleh tabel berikut: Tabel 2. Jumlah Kepala Keluarga (KK)di Kecamatan Danurejan Tahun 2014 KECAMATAN LAKI-LAKI PEREMPUAN JUMLAH Danurejan Sumber: Data Monografi Dukcapil per 31 Desember Visi,Misi, dan Strategi Upaya Kesehatan Puskesmas Danurejan 2 Kota Yogyakarta a. Visi Terwujudnya Danurejan sehat melalui penyelenggaraan pembangunan kesehatan yang optimal. b. Misi 1) Menggerakkan pembangunan berwawasan kesehatan yaitu mengupayakan agar pelaksanaan pembangunan mengacu, berorientasi, dan memperhatikan faktor kesehatan sebagai pertimbangan utama. 2) Memberdayakan serta mendorong kemandirian masyarakat dan keluarga dalam pembangunan kesehatan dengan mengupayakan agar perilaku hidup bersih dan sehat menjadi kebutuhan masyarakat. 3) Memberikan pelayanan kesehatan tingkat pertama yang bermutu, merata, dan terjangkau. c. Kebijakan Mutu 1) Pelayanan pasien rawat jalan dilayani oleh tenaga kesehatan yang profesional. 2) Setiap pegawai wajib memberikan pelayanan sebaik mungkin pada pelanggan. 3) Kebutuhan pelanggan diidentifikasi dan ditindaklanjuti. 4) Upaya peningkatan terus menerus.

10 10 4. Unit-Unit Fungsional UPT Puskesmas Danurejan 2 tahun 2014 a. Manajemen 1) Kepala UPT Puskesmas 2) Ka. Sub. Bab. TU b. Tata Usaha 1) Administrasi umum 2) Bendahara penerimaan, Jamkesda, dan Jamkesos 3) Pengelola Lap. Jamkesmas 4) Bendahara pengeluaran 5) Kepegawaian, kearsipan, dan bendahara askes 6) Adm. barang/sarpras 7) Perencanaan & evaluasi 8) Cleaning service 9) Jaga malam c. Upaya Kesehatan Masyarakat 1) PL, DBD & Malaria, Rabies 2) Surveilans Kelurahan 3) Promkes & PHBS 4) SIK & Simpus 5) Imunisasi 6) PHN, ISPA, Kesehatan Jiwa 7) TBC & Kusta 8) UKK & Batra 9) SE-KLB, Kesehatan Usila, Diare 10) Keshatan Haji 11) UKS/UKGS 12) Gizi & Yandu d. Upaya Kesehatan Peorangan 1) KIA 2) KB 3) Klinik konsultasi & UGD 4) Poli (BP) Gigi 5) Poli (BP) Umum 6) Pusling

11 11 7) Laboratorium 8) Rekam medik 9) Obat/farmasi GRAFIK POLA PENYAKIT (KASUS) BARU TAHUN 2014 PUSKESMAS DANUREJAN 2 YOGYAKARTA Sumber: Simpus Puskesmas Danurejan 2 data tahun 2014 Gambar 1.Daftar10 Besar Penyakit Kasus Baru di Puskesmas Danurejan 2 Tahun 2014 G RAFIK K UNJUNGAN P A S IE N DI P USKESMA S DANUREJAN 2 YO G YA K A RTA T A HUN Sumber: SIMPUS Puskesmas Danurejan 2 data tahun 2014 Gambar 2. Daftar 10 Besar Pola Kunjungan Pasien di Wilayah Kerja Puskesmas Danurejan 2 tahun 2014