Manajemen Kinerja Slamet Heri Winarno
PENDAHULUAN Manajemen kinerja: proses yang dilakukan para manager untuk memastikan aktivitas-aktivitas pegawai dan output mendukung tujuan organisasi. Proses ini mensyaratkan: Mengetahui aktivitas dan output apa yang diinginkan Mengobservasi apakah aktivitas dan output terjadi Menyediakan feedback untuk menolong pegawai dalam memenuhi harapannya
TAHAPAN PROSES MANAJEMEN KINERJA
TUJUAN DARI MANAJEMEN KINERJA Tujuan strategis Manajemen kinerja yang efektif akan membantu organisasi dalam mencapai tujuan bisnis. Tujuan Administratif Cara bagaimana organisasi menggunakan sistem untuk menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan harian tentang salary, benefit dan program penghargaan. Tujuan Developmental Sebagai dasar untuk pengembangan pengetahuan dan skill pegawai.
PERLUNYA MENGELOLA MANAJEMEN KINERJA
KRITERIA MANAJEMEN KINERJA YANG EFEKTIF Sesuai dengan Strategi (Fit with Strategy) Kebenaran (Validity) Dapat dipercaya (Reliability) Dapat Diterima (Acceptability) Umpan balik yang khusus (Specific feedback)
KONTAMINASI DAN DEFISIENSI DALAM PENGUKURAN KINERJA
METODE DALAM PENGUKURAN KINERJA Comparati ve Quality Attribute METHOD Results Behavior
PENDEKATAN DASAR DALAM PENGUKURAN KINERJA
MENGUKUR KINERJA: MEMBUAT PERBANDINGAN Simple Ranking Manajer membuat peringkat pegawai dari yang berkinerja tertinggi ke yang berkinerja terburuk. Forced Distribution Menentukan persentase yang pasti dari pegawai untuk masing-masing kategori dalam satu set kategori. Paired Comparison Membandingkan masing-masing pegawai dengan pegawai lain untuk menentukan peringkat.
PERINGKAT INDIVIDU - ATTRIBUTES Grafik Skala Peringkat Membuat daftar berdasarkan ciriciri/karakter dan membuat skala peringkat. Pemberi kerja/manajer menggunakan skala untuk melihat hasilnya Skala Standar-Campuran Menggunakan beberapa pernyataan yang menggambarkan ciri-ciri/karakter untuk menghasilan skor final.
Contoh Grafik Skala Peringkat
Contoh Skala Standar-Campuran
Pengukuran kinerja pegawai berbeda untuk masing-masing pekerjaan. Kinerja seorang dealer mobil diukur dari jumlah penjualan, jumlah pelanggan baru dan survei kepuasan pelanggan.
Peringkat Individu Tingkah Laku Metode Critical-Incident Berdasarkan catatan manajer tentang contoh pekerja melakukan pekerjaannya dengan efektif san efisien. Pegawai menerima feedback tentang apakah mereka melakukan pekerjaan degan baik atau buruk dan bagaimana mereka membantu organisasi dalam mencapai tujuan. Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS) Menilai tingkah laku dengan membuat skala yang menunjukkan pernyataan spesifik dari tingkah laku yang menggambarkan level kinerja yang berbeda.
Contoh Task- BARS Rating Dimension
Behavioral Observation Scale (BOS) Variasi dari BARS yang menggunakan semua tingkah laku yang perlu untuk kinerja efektif untuk menilai kinerja pada saat mengerjakan tugas. BOS juga mensyaratkan manajer untuk menilai frekuensi dimana pegawai menampilkan tingkah lakunya selama periode penilaian. Organizational Behavior Modification (OBM) Sebuah rencana untuk mengelola tingkah laku pegawai melalui sistem formal dari feedback dan reinforcement.
Contoh Behavioral Observation Scale (BOS)
Pengukuran Kinerja: Pengukuran hasil Management by Objectives (MBO): Pegawai di setiap level organisasi menetapkan tujuan dengan alur proses dari atas ke bawah, sehingga semua level berkontribusi dalam pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Tujuan ini akan menjadi standar dalam mengevaluasi kinerja pegawai.
Contoh MBO 2 Tujuan dari bank
Pengukuran Kinerja: Mengukur Kualitas Prinsip total quality management (TQM), menyediakan metode-metode untuk pengukuran dan manajemen kinerja. Dengan TQM, pengukuran kinerja menggabungkan pengukuran sifat/karakter dan hasil. Subjective feedback Statistical quality control
Pelatih memberikan feedback kepada tim seperti manajer memberikan feedback kepada para pegawai. Feedback penting sehingga masing-masing individu mengetahui apakah mereka bekerja dengan benar dan area mana yang harus mereka kerjakan.
SUMBER-SUMBER INFORMASI KINERJA 360-Degree Performance Appraisal: Managers: paling banyak digunakan Peers: punya peluang untuk melihat pekerjaan yang dilakukan; kemungkinan bias Subordinates: menilai management style; tidak menggunakan nama Self: digunakan untuk refleksi Customers: mengetahui kepuasan pelanggan; tingkat respon lebih rendah
Manajemen kinerja sangat penting dalam melaksanakan sistem manajemen talent,yang melibatkan kontak langsung dengan manajer untuk memastikan training dan pengembangan dilaksanakan.
Kesalahan-kesalahan dalam Pengukuran Kinerja Similar-to-me error: Dapat mengakibatkan diskriminasi Errors in distribution: Longgar, ketat tendensi Kesalahan dalam distribusi mengakibatkan 2 masalah: Sulit untuk membedakan nilai pegawai yang dinilai oleh orang yang sama Sulit membandingkan dalam membandingkan kinerja yang dinilai oleh penilai yang berbeda Halo and Horns Ketika penilai membuat kesalahan seperti di atas, pengukuran kinerja tidak dapat menyediakan
Jenis-jenis Kesalahan dalam Pengukuran Kinerja Contrast errors: Penilai membandingkan kinerja individu bukan dengan standar yang objektif tetapi dengan pegawai lainnya Similar-to-me error: Dapat menyebabkan kemungkinan diskriminasi. Distributional errors: Penilai cendrung menggunakan hanya satu bagian skala peringkat Leniency: Penilai menilai setiap pegawai mendekati peringkat atas Strictness: Penilai lebih senang menilai mendekati peringkat bawah Central tendency: Penilai menilai smua pegawai mendekati skala tengah
Rater bias: Penilai sering membiarkan opini mereka terhadap satu quality color. Halo error: Ketika bias mengarah pada keuntungan pegawai. Hal ini dapat menyebabkan para pegawai tidak memperbaiki kinerja Horns error: Ketika bias mengarah pada peringkat negatif. Hal ini dapat menyebabkan para pegawai merasa frustasi dan defensif.
Memberikan Umpan Balik Menjadwalkan Umpan Balik Kinerja Umpan balik kinerja seharusnya rutin, expected management activity. Umpan bali tahunan tidak cukup. Para pegawai seharusnya menerima feedback cukup sering sehingga mereka mengetahui apa yang manajer katakan selama reviu kinerja tahunan. Persiapan Sesi Umpan Balik Para manajer seharusnya mempersiapkan sesi umpan balik yang formal.
Pelaksanaan Sesi Umpan Balik Selama sesi umpan balik, para manajer dapat menggunakan salah satu dari tiga pendekatan berikut: 1. Tell-and-Sell manajer memberitahukan peringkat pegawai dan menjustifikasi peringkat tersebut. 2. Tell-and-Listen manajer memberitahukan peringkat pegawai dan membiarkan pegawai menjelaskannya. 3. Problem-Solving manajer dan pegawai bekerjasama untuk memecahkan masalah kinerja.
Ketika memberikan umpan balik, lakukanlah di tempat yang sesuai. bertemu dalam suasana yang netral dan tanpa gangguan Apakah faktor-faktor penting lain dalam sesi umpan balik?
Menemukan Solusi dalam Masalah Kinerja Ketika evaluasi kinerja mengindikasikan kinerja pegawai di bawah standar, proses umpan balik harus berusaha yntuk memperbaikinya. Tahapan final dalam manajemen kinerja adalah mengidentifikasi daerah untuk perbaikan dan cara untuk memperbaiki area tersebut. Untuk menentukan tingkat kemampuan pegawai, manajer harus mempertimbangkan apakah pegawai mempunyai pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaannya secara efektif. Untuk menentukan tingkat motivasi pegawai, manajer perlu untuk mempertimbangkan apakah pegawai menjalankan pekerjaan yang diinginkannya.
Memperbaiki Kinerja
Hukum dan Etika dalam Manajemen Kinerja Legal Proses manajemen kinerja sering diteliti jika terdapat diskriminasi atau penolakan/pemecatan. Ethical Memonitor pegawai via alat elektronik dan komputer dapat membuat pegawai merasa privasinya terganggu.
Syarat Hukum Manajemen Kinerja Tuntutan hukum yang terkait dengan manajemen kinerja biasanya berkaitan dengan: Diskriminasi Pemecatan yang tidak adil Untuk melindungi dari ke dua jenis tuntutan hukum tersebut, sistem manajemen kinerja harus dibuat secara sah (legal).
Sebuah sistem manajemen kinerja secara hukum meliputi: Berdasarkan job analisis yang valid, dengan persyaratan untuk keberhasilan dikomunikasikan dengan jelas kepada pegawai. Pengukuran kinerja harus mengevaluasi prilaku atau sifat, bukan sifat. Beberapa penilai (termasuk diri sendiri) harus digunakan Semua peringkat kinerja harus direviu oleh Manajer level atas. Harus ada mekanisme banding bagi karyawan.
Kesimpulan Manajemen kinerja adalah proses dimana manajemen memastikan aktivitas dan output pegawai berkontribusi terhadap tujuan pegawai. Organisasi menetapkan sistem manajemen kinerja untuk memenuhi tiga tujuan: Tujuan strategis Tujuan administratif Tujuan pengembangan Pengukuran kinerja harus sesuai dengan strategi organisasi dengan mendukung tujuan dan budayanya.
Informasi kinerja dapat berasal dari pegawai itu sendiri, atasan, pegawai lain dan pelanggan Menggunakan hanya satu sumber membuat penilaian semakin subjektif. Organisasi dapat mengkombinasikan penilaian dari berbagai sumber ke dalam 360 derajat penilaian kinerja.
Organisasi dapat meminimalkan politik penilaian dengan menerapkan sistem penilaian yang adil, melibatkan manajer dan pegawai dalam mengembangkan sistem, memberikan kesempatan kepada pegawai untuk menchallenge evaluasi, mengkomunikasikan harapan dan adanya diskusi terbuka. Umpan balik kinerja harus rutin dan terjadwal, sehingga pegawai dapat memperbaiki masalah secepatnya ketika terjadi.
Diskusi kinerja harus difokuskan pada tingkah laku dan hasil, bukan personaliti. Manajer harus memastikan bahwa sistem manajemen kinerja dan keputusan bersifat adil tanpa memperhatikan ras, gender atau status. Sebuah sistem lebih mungkin dipertahankan secara legal jika didasarkan pada tingkah laku dan hasil, bukan pada sifat, dan jika beberapa penilai mengevaluasi kinerja pegawai.