UPSI MyUPSi Portal Student Activity Paper Work MANUAL PENGGUNA Disediakan oleh: Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi Universiti Pendidikan Sultan Idris Versi 1.0, Oktober 2012
1. Penghantaran Kertas Kerja 1.1. Log masuk MyUPSI portal di http://myupsi.upsi.edu.my Rajah 1.1 1.2. Di bawah User Menu, klik menu HEP dan pilih capaian Paper Work di bawah sub menu Student Activity. Rajah 2 Capaian ke Modul Paper Work 1.3. Modul Student Activity akan dipaparkan. Senarai kertas kerja (jika ada) juga akan dipaparkan. Manual Pengguna 2
Rajah 1.3.1 Modul Student Activity (Tiada penghantaran permohonan) Rajah 1.3.2 Modul Student Activity (Dengan penghantaran permohonan terdahulu) 1.4. Klik pada Submit button untuk menghantar kertas kerja yang baru. Rajah 1.4 Submit Button Manual Pengguna 3
1.5. Langkah pertama - Di dalam tab Step 1, pilih maklumat yang berkenaan dan klik Teruskan. Maklumat Peringkat, Kelab, dan Kategori adalah wajib diisi. Rajah 1.5 Langkah 1 1.6. Langkah ke-2 Di dalam tab Step 2, masukkan maklumat yang berkenaan 1.1.1. Untuk ruangan Dengan Kerjasama, sila pilih pilihan dalaman atau luaran, pilih atau taipkan maklumat dan klik Add. 1.1.2. Jika ingin membuang maklumat yangi telah berada di dalam senarai, klik Buang/Remove 1.1.3. Klik Teruskan untuk menyimpan maklumat di atas. Rajah 1.6 Langkah 2 Manual Pengguna 4
1.7. Langkah ke- 3 Di dalam tab Step 3, masukkan maklumat yang berkenaan di dalam editor dan klik Teruskan untuk menyimpan maklumat yang dimasukkan. Semua maklumat wajib diisi. Rajah 1.7 Langkah 3 Manual Pengguna 5
1.8. Langkah ke- 4 Di dalam tab Step 3, masukkan maklumat yang berkenaan di dalam editor dan klik Teruskan untuk menyimpan maklumat yang dimasukkan. Semua maklumat wajib diisi. Rajah 1.8 Langkah 4 Manual Pengguna 6
1.9. Langkah 5 Di dalam tab Step 5, masukkan maklumat yang dikehendaki 1.1.1. Pilih pilihan dalaman atau luaran. 1.1.2. Untuk carian dalaman, pilih PTJ, masukkan nama yang ingin dicari, dan klik Cari Kakitangan. 1.1.3. Apabila hasil carian dipaparkan, klik pada checkbox Perasmi jika individu terbabit adalah perasmi. Kemudian klik Tambah/Add. 1.1.4. Ulangi langkah 1.1.2 dan 1.1.3 untuk carian dalaman seterusnya. 1.1.5. Untuk maklumat luaran, masukkan butiran yang diperlukan dalam ruangan yang berkenaan, tentukan sama ada perasmi, kemudian klik Tambah/Add. 1.1.6. Ulangi langkah 1.1.5 untuk carian luaran seterusnya. 1.1.7. Jika ingin membuang maklumat yangi telah berada di dalam senarai, klik Buang/Remove. 1.1.8. Klik Teruskan untuk menyimpan maklumat di atas. Rajah 1.9.1 Langkah 5 (Tambah tetamu dalaman) Rajah 1.9.2 Langkah 5 (Tambah tetamu luaran) Manual Pengguna 7
1.10. Langkah 6 Di dalam tab Step 6, masukkan maklumat yang dikehendaki 1.1.1. Klik pada checkbox Tiada Penceramah jika berkenaan. 1.1.2. Pilih pilihan dalaman atau luaran. 1.1.1. Untuk carian penceramah dalaman, pilih PTJ, masukkan nama yang ingin dicari, dan klik Cari Kakitangan. 1.1.2. Apabila hasil carian dipaparkan klik Tambah/Add untuk tambah penceramah. 1.1.3. Untuk maklumat penceramah luaran, masukkan maklumat-maklumat yang berkenaan dan klik Tambah/Add. 1.1.4. Jika ingin membuang maklumat yangi telah berada di dalam senarai, klik Buang/Remove 1.1.5. Klik Teruskan untuk menyimpan maklumat di atas. Rajah 1.10.1 Langkah 6 (Tambah penceramah dalaman) Manual Pengguna 8
Rajah 1.10.2 Langkah 6 (Tambah penceramah luaran) Manual Pengguna 9
1.11. Langkah 7 Di dalam tab Step 7, masukkan maklumat yang dikehendaki 1.1.1. Pilih pilihan dalaman atau luaran 1.1.2. Untuk maklumat peserta sasaran dalaman, masukkan nama kumpulan sasaran, jumlah peserta, dan klik Tambah. 1.1.3. Untuk maklumat peserta sasaran luaran, masukkan nama kumpulan sasaran, jumlah peserta, dan klik Tambah. 1.1.4. Jika ingin membuang maklumat yangi telah berada di dalam senarai, klik Buang/Remove 1.1.5. Klik Teruskan untuk menyimpan maklumat di atas. Rajah 1.11 Langkah 7 (Tambah kumpulan sasaran) Manual Pengguna 10
1.12. Langkah ke- 8 Di dalam tab Step 8 masukkan maklumat yang berkenaan di dalam editor dan klik Teruskan untuk menyimpan maklumat yang dimasukkan. Semua maklumat wajib diisi. Rajah 1.12 Langkah 8 Manual Pengguna 11
1.13. Langkah 9 - Di dalam tab Step 9, masukkan maklumat yang dikehendaki 1.1.1. Pilih pilihan carian pelajar atau carian kakitangan. 1.1.2. Untuk carian pelajar, masukkan nama yang ingin dicari, dan klik Cari Pelajar. 1.1.3. Apabila hasil carian dipaparkan pilih jawatan dari pilihan jawatan dan klik Tambah. 1.1.4. Ulangi langkah 1.1.2 dan 1.1.3 di atas untuk carian pelajar seterusnya. 1.1.5. Untuk carian kakitangan, pilih PTJ, masukkan nama yang ingin dicari, dan klik Cari Kakitangan. 1.1.6. Apabila hasil carian dipaparkan pilih jawatan dari pilihan jawatan dan klik Tambah. 1.1.7. Ulangi langkah 1.1.5 dan 1.1.6 di atas untuk carian kakitangan seterusnya. 1.1.8. Jika ingin membuang maklumat yangi telah berada di dalam senarai, klik Buang/Remove. 1.1.9. Klik Teruskan untuk menyimpan semua senarai/hasil carian pelajar atau kakitangan di atas. Rajah 1.13.1 Tambah Ahli Jawatankuasa Pelaksana (Pelajar) Manual Pengguna 12
Rajah 1.13.2 Tambah Ahli Jawatankuasa Pelaksana (Kakitangan) Manual Pengguna 13
1.14. Langkah 10 - Step 10 - Di dalam tab Step 10, masukkan maklumat bajet yang dipohon dari HEP di dalam ruangan yang disediakan dan masukkan butiran terperinci berkenaan kewangan program di dalam editor. Klik Teruskan untuk menyimpan maklumat yang dimasukkan. Rajah 1.14 Anggaran Kewangan Manual Pengguna 14
1.15. Langkah 11 - Di dalam tab Step 11, masukkan maklumat yang berkenaan di dalam editor dan klik Teruskan untuk menyimpan maklumat yang dimasukkan. Semua maklumat wajib diisi. Rajah 1.15 Keperluan Peralatan Manual Pengguna 15
1.16. Langkah 12 - Di dalam tab Step 12, masukkan maklumat yang berkenaan di dalam editor dan klik Teruskan untuk menyimpan maklumat yang dimasukkan. Semua maklumat wajib diisi. Rajah 1.16 Penutup Manual Pengguna 16
1.17. Klik pada butang Papar Kertas Kerja didalam langkah ke-12 untuk melihat preview kertas kerja yang telah didraf. Seterusnya jika ingin menghantar kertas kerja terbabit, klik capaian Hantar Kertas Kerja. Untuk mencetak, klik pada capaian Cetak Kertas Kerja. Untuk kembali ke senarai kertas kerja, klik pada capaian Kembali. Rajah 1.17 Papar Kertas Kerja Manual Pengguna 17
2. Kemaskini Kertas Kerja 2.1. Untuk mengemaskini kertas kerja (kemaskini/hapus), klik pada butang Status. Senarai kertas kerja yang telah dihantar akan dipaparkan. Untuk tujuan kemaskini, penerangan ikon adalah seperti berikut: 2.1.1. Ikon Pensil klik pada ikon ini bagi tujuan kemaskini 2.1.2. Ikon X Merah klik pada ikon ini bagi tujuan hapus/batal kertas kerja 2.1.3. Ikon Pencetak klik pada ikon ini bagi tujuan mencetak. Ikon-ikon ini dipaparkan mengikut status semasa kertas kerja yang telah dihantar. Contohnya, bagi tujuan kemaskini dan hapus rekod, ikon-ikon ini hanya akan dipaparkan jika kertas kerja masih berstatus SAVED atau ENTRY sahaja Rajah 2.1 Kemaskini Kertas Kerja (Senarai Kertas Kerja) 2.2. Klik pada ikon pensil untuk mengemaskini kertas kerja yang telah dihantar. Paparan yang sama semasa menghantar kertas kerja akan dipaparkan bersama-sama maklumat yang telah dimasukkan mengikut kertas kerja yang dipilih. Rajah 2.2 Kemaskini kertas kerja Manual Pengguna 18
2.3. Kemaskini maklumat yang ingin diubah didalam mana-mana tab step 1 hingga 12. Apabila selesai di satu bahagian (tab), klik butang Teruskan. Maklumat kemaskini berjaya akan dipaparkan beserta pilihan untuk menamatkan kemaskini atau menyambung kemaskini di bahagian (tab) yang lain. Jika capaian Klik disini untuk menamatkannya diklik, kertas kerja akan dipaparkan dalam paparan preview dan proses kemaskini akan ditamatkan. Rajah 2.3 Paparan Makluman Kemaskini berjaya 2.4. Pengguna boleh meneruskan proses kemaskini dengan memilih mana-mana bahagian kertas kerja (tab) yang dikehendaki. Di dalam sesetengah bahagian kertas kerja, terdapat senarai nama yang boleh dikemaskini dengan membuang salah satu ahli dalam senarai tersebut. Untuk membuang ahli terbabit, klik pada ikon X merah disebelah nama ahli tersebut. Dialog pengesahan akan dipaparkan dan apabila butang OK ditekan, nama ahil senarai yang ingin dibuang akan tidak kelihatan lagi. Rajah 2.4.1 Kemaskini Langkah 2 beserta Senarai (Dengan pilhan hapus/buang ahli) Manual Pengguna 19
Rajah 2.4.2 Dialog Pengesahan Proses Hapus/Buang Ahli Dalam Senarai Rajah 2.4.3 Kemaskini Langkah Yang Melibatkan Editor. Manual Pengguna 20
Rajah 2.4.4 Kemaskini Langkah Yang Mempunyai Senarai Ahli 2.5. Untuk tujuan mencetak, klik pada ikon pencetak yang terdapat di dalam senarai kertas kerja yang telah dihantar. Kertas kerja akan dipaparkan didalam format PDF didalam tab baru pelayar internet yang digunakan. Manual Pengguna 21
Rajah 2.5 Contoh Kertas Kerja didalam format PDF Manual Pengguna 22