Reka Integra ISSN: 2338-5081 Teknik Industri Itenas No.1 Vol. 1 Jurnal Online Institut Teknologi Nasional Juni 2013 Pengukuran Performansi di PT XYZ dengan MBCfPE pada Kriteria Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan RYAN RAMADHAN SANJAYA 1, AMBAR HARSONO 2, SUGIH ARIJANTO 3 Jurusan Teknik Industri Itenas Bandung Email: ryan_sanjaya16@yahoo.com ABSTRAK Persaingan berkembang makin ketat, maka dibutuhkan suatu pengukuran kinerja pada setiap perusahaan agar perusahaan dapat mengetahui dan memperbaiki kinerjanya. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk pengukuran kinerja yaitu Malcolm Baldrige Criteria for Performace Excellence (MBCfPE). MBCfPE terdiri dari Tujuh kriteria/ kategori yang menjadi dasar penilaian kinerja perusahaan. Penelitian ini berfokus hanya pada criteria 4 (pengukuran, analisis, dan manajemen pengetahuan). Pengambilan data dilakukan melalui wawancara dan penyebaran kuesioner. Hasil analisis data menghasilkan skor untuk kriteria 4.1 (pengukuran, analisis, dan perbaikan kinerja) sebesar 10,35 dan untuk kriteria 4.2 (pengelolaan informasi, teknologi informasi, dan pengetahuan) sebesar 17,1. Hasil ini digabungkan dengan hasil beberapa peneliti lain untuk memperoleh skor total. Kata kunci: Pengukuran Kinerja Perusahaan, Malcolm Baldrige, MBNQA, ADLI ABSTRACT Competition has grown increasingly tight, it takes a measure of performance on each company so that the company can identify and improve its performance. One method to measure the performance is the Malcolm Baldrige Criteria for Excellence Performace (MBCfPE). MBCfPE consists of seven criteria / categories as bases to assess the company performance. This research focuses only on criteria 4 (measurement, analysis, and knowledge management). Data collection is conducted by means of interviews and questionnaires. The analysis of the data produces scores for subcategory 4.1 (measurement, analysis, and performance improvement) of 10.35 and for subcategory 4.2 (information management, information technology, and knowledge) of 17.1. These scores then combined with scores obtained by other research to produce the company scores. Kata kunci: Measuring Company Performance, Malcolm Baldrige, MBNQA, ADLI Reka Integra 94
Pengukuran Performansi di PT XYZ dengan MBCfPE pada Kriteria Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan 1. PENDAHULUAN Pada saat ini, perkembangan industri telah tumbuh dengan sangat pesat, dengan makin banyaknya perusahaan besar maupun perusahaan kecil yang bermunculan. Selain banyak perusahaan baru yang bermunculan, banyak perusahaan lama yang mengalami perkembangan dalam perluasan usaha untuk mendapatkan profit yang lebih besar dari sebelumnya. Agar perusahaan dapat bersaing dengan para pesaingnya, maka perusahaan harus selalu melakukan inovasi dan memperbaiki setiap kekurangan yang ada khususnya pada bagian produksi. Saat ini perusahaan belum pernah melakukan pengukuran performansi sehingga perusahaan belum dapat mengetahui titik kelemahan perusahaan yang perlu diperbaiki. Salah satu metode yang digunakan untuk melakukan pengukuran performansi yaitu metode Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence. Terdiri dari 6 kategori proses dan 1 kategori hasil diantaranya, kepemimpinan, perancanaan strategis, pelanggan dan fokus pasar, pengukuran, analisis dan manajemen pengetahuan, fokus tenaga kerja, fokus operasi dan hasil bisnis. Tujuan penelitian yang dilakukan adalah melakukan pengukuran pada fokus tenaga kerja dengan menerapkan konsep MBCfPE tersebut dan memberikan masukan kepada perusahaan melalui strength dan opportunity for improvement (OFI) yang dimiliki perusahaan pada waktu ini. Batasan masalah untuk penelitian ini adalah kriteria yang akan dibahas, hanya meliputi: kriteria pengukuran, analisis, dan manajemen pengetahuan. Sedangkan kriteria lainnya dibahas oleh penelitian yang lain. 2. PERMASALAHAN 2.1 Perumusan Masalah PT. XYZ belum pernah menerapkan pengukuran performansi secara terintegrasi, sehingga perusahaan tidak pernah mengetahui kelemahan yang harus diperbaiki. Oleh sebab itu perusahaan memerlukan suatu pengukuran performansi yang terintegrasi sehingga perusahaan dapat mengevaluasi hasil dari pengukuran performansi yang akan berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan dapat bersaing pada bidang industri kuliner. Untuk itu perusahaan membutuhkan metode yang dapat membantu meningkatkan performansi kinerja. Metode yang digunakan yaitu Malcolm Bardrige For Performance Excellence (MBCFPE), pada MBCFPE kriteria yang digunakan terdiri dari tujuh criteria, yaitu kepemimpinan, perencanaan strategis, fokus pelanggan, pengukuran, analisis, dan menejemen pengetahuan, fokus tenaga kerja, fokus operasi, dan hasil-hasil bisnis. 2.2 Studi Literatur Metode yang dilakukan untuk pengukuran kinerja pada penelitian di J&C Cookies ini yaitu metode Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence (MBCfPE). MBCfPE dipilih karena metode ini pendekatanya komprehensif dan melakukan analisis secara menyeluruh pada sistem kerja organisasi. Selain itu, dalam studi literatur juga terdapat tabel panduan penilaian yang digunakan sebagai acuan penilaian performansi perusahaan. MBCfPE terdiri dari Tujuh kriteria/kategori yang menjadi dasar untuk menilai perfornsi perusahaan, yaitu kriteria 1 (kepemimpinan), kriteria 2 (perencanaan Strategis, kriteria 3 (fokus pelanggan), kriteria 4 (pengukuran, analisis, dan manajemen pengetahuan), kriteria 5 (fokus Tenaga kerja), kriteria 6 (fokus operasi) dan kriteria 7 (hasil-hasil). Pengukuran dilakukan dengan melakukan penilaian mengenai strength dan opportunity for improvement (OFI) serta Reka Integra - 95
Ryan Ramadhan Sanjaya, dkk menggunakan pendekatan ADLI (Approach, deployment, Learning, Integration) (IQAF, 2011). 3. METODOLOGI PENELITIAN Dalam penelitian ini dibahas kriteria pengukuran, analisis, dan manajemen pengetahuan, sedangkan untuk kriteria yang lain dikerjakan oleh Restyananda (2012), Putra (2012), Novrianto (2012), Herdiana (2012), dan Hidayat (2012). Kerangka keseluruhan pendekatan MBCfPE dapat dilihat pada Gambar 1 dibawah ini. Profil Organisasi Lingkungan, Hubungan dan Situasi Strategis 2 Perencanaan Strategis Putra 5 Fokus Tenaga Kerja Herdiana 1 Kepemimpinan Restyananda 7 Hasil 3 Fokus Pelanggan Novrianto 6 Fokus Operasi Hidayat Restyananda Putra Novrianto Herdiana Hidayat 4 Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan Sanjaya Gambar 1. Kerangka Kriteria Penelitian Malcolm Baldrige (Ramadhan, 2012, dikembangkan dari IQAF, 2011)) Adapun langkah-langkah yang dilakukan untuk penelitian ini adalah seperti pada Gambar 2. 4. PENGUMPULAN DAN ANALISIS DATA 4.1 Pengumpulan Data Data-data yang dikumpulkan dalam penelitian ini meliputi data umum perusahaan maupun data hasil wawancara. Data umum perusahaan meliputi produk yang ditawarkan perusahaan, visi, misi, profil tenaga kerja, sejarah perusahaan, tata nilai, kondisi perusahaan dll. Data umum perusahan tersebut digunakan untuk membuat profil organisasi perusahaan. Data hasil wawancara pun digunakan untuk membuat dokumen aplikasi proses dari pertanyaan-pertanyaan yang telah dirancang sesuai kriteria Malcolm Baldrige. Perancangan pertanyaan dibuat dengan bahasa yang mudah dimengerti oleh pihak perusahaan. Pertanyaan-pertanyaan tersebut dibuat berdasarkan kriteria Malcolm Baldrige yaitu pengukuran, analisis, dan manajemen pengetahuan. Proses pembuatan pertanyaan- Reka Integra - 96
Pengukuran Performansi di PT XYZ dengan MBCfPE pada Kriteria Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan pertanyaan tersebut menggunakan pendekatan ADLI (Approach, deployment, Learning, Integration) (IQAF, 2012). Mulai Studi Literatur Identifikasi Masalah Pengumpulan Data Dengan Wawancara dan Menguji Kuesioner Kepemimpinana, Kerekatan Tenaga Kerja, Kepuasan Tenaga Kerja, dan Kepuasan Konsumen Membuat profil organisasi Review ADLI dan LetCI Dari 5 Kategori Lain: 1. Kepemimpinan 2. Perencanaan Stratagis 3. Fokus Pelanggan 4. Fokus Tenaga Kerja 5. Fokus Operasi Membuat Dokumen Aplikasi Proses Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan Review ADLI Scoring Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan A Keterangan : Dikerjakan Sendiri Scoring Malcolm Baldrige Keseluruhan Usulan Dikerjakan Bersama Analisis Kesimpulan Dikerjakan Partner A Selesai Gambar 2. Langkah-langkah Penelitian Reka Integra - 97
Ryan Ramadhan Sanjaya, dkk 4.2 Pengolahan Data Pengolahan data dilakukan berdasarkan profil organisasi dan hasil wawancara yang telah dibuat. Kriteria-kriteria hasil wawancara tersebut diukur dengan menggunakan metode ADLI (Approach, Deploy, Learning, dan Integration). 4.3 Analisis dan Penghitungan skor (Scoring) Setelah menentukan review proses, langkah selanjutnya yaitu menentukan scoring penilianan untuk setiap kriteria dengan menggunakan panduan penilaian dari IQAF (2011). Perhitungan skor dilakukan atas dasar analisis dari setiap butir pertanyaan dalam kuesioner. Penelitian ini khususnya menghasilkan skor untuk kategori 4. Seperti dinyatakan pada metodologi penelitian, hasil ini kemudian digabungkan dengan hasil-hasil penilaian setiap kategori dari ke lima penelitian lain, untuk menilai performansi PT XYZ. Setelah didapat scoring untuk tiap-tiap kategori, maka langkah selanjutnya adalah menjumlahkan skor untuk setiap kategori proses dan hasil, sehingga hasilnya menunjukkan tingkat performansi perusahaan, dan dapat digunakan untuk peningkatan performansi perusahaan di masa depan. Bobot untuk pengukuran, analisis, dan perbaikan kinerja yaitu 45 poin, yang berisi bagaimana perusahaan melakukan pengukuran beserta perbaikannya. Untuk approach, didapat skor sebesar 45%. Hal tersebut dikarenakan pertanyaan sudah menjawab basic requirement meskipun ada beberapa pertanyaan yang dijawab tidak sistematis. Untuk deployment, didapat skor sebesar 30%. Hal tersebut dikarenaka dari pertanyaan yang terjawab sudah dideploy meskipun beberapa unit kerja masih pada tahap awal. Untuk learning, didapat skor sebesar 20%. Hal tersebut dikarenakan tahap awal transisi dari bersifat teraktif terhadap masalah menuju orientasi pada perbaikan secara umum, sudah terbukti. Sedangkan Untuk integration, didapat skor sebesar 15%. Hal tersebut dikarenakan sudah diselaraskan dengan area atau unit kerja lainya sebagian besar melalui pemecahan masalah bersama. Sehingga didapat hasil untuk pengukuran, analisis, dan perbaikan kinerja sebesar 23%, langkah selanjutnya hasil tersebut dikalikan dengan besarnya bobot didapat hasil sebesar 10,35. Bobot untuk pengelolaan informasi, teknologi informasi dan pengetahuan yaitu 45 poin yang berisi bagaimana perusahaan mengelola informasi dan teknologi informasi. Untuk approach, didapat skor sebesar 60%. Hal tersebut dikarenakan pertanyaan sudah menjawab basic requirement meskipun ada beberapa pertanyaan yang dijawab tidak sistematis. Untuk deployment, didapat skor sebesar 30%. Hal tersebut dikarenakan dari pertanyaan yang terjawab sudah dideploy meskipun beberapa unit kerja masih pada tahap awal. Untuk learning, didapat skor sebesar 15%. Hal tersebut dikarenakan tahap awal transisi dari bersifat teraktif terhadap masalah menuju orientasi pada perbaikan secara umum, sudah terbukti. Sedangkan Untuk integration, didapat skor sebesar 10%. Hal tersebut dikarenakan sudah diselaraskan dengan area atau unit kerja lainya sebagian besar melalui pemecahan masalah bersama. Sehingga didapat hasil untuk pengelolaan informasi, teknologi informasi dan pengetahuan sebesar 38%, langkah selanjutnya hasil tersebut dikalikan dengan besarnya bobot didapat hasil sebesar 17,1. 5. HASIL DAN PEMBAHASAN 5.1 Penilaian Performansi Kategori 4 Hasil analisis dan penghitungan skor untuk kategori 4 yang dilakukan dalam penelitian ini adalah seperti pada Tabel 1. Reka Integra - 98
Pengukuran Performansi di PT XYZ dengan MBCfPE pada Kriteria Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan Tabel 1 Rekap Skor Kategori 4 No Kategori dan Subkategori Nilai Maksimum 4 Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan 90 Skor 4.1 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan Kinerja Organisasi 45 10.35 4.2 Manajemen Informasi, Teknologi Informasi, dan Pengetahuan 45 17,1 5.2 Penilaian Performansi Perusahaan atas Dasar Semua Kategori Berdasarkan hasil penilaian yang telah dilakukan dari 7 kriteria Malcolm Baldrige didapat hasil akhir peniliaian untuk PT XYZ. Hasil skor masing-masing kriteria dan subkriteria, maupun skor total dapat dilihat pada Tabel 2. 1) Untuk keseluruhan proses kriteria Malcolm Baldrige terhadap PT XYZ didapat skor sebesar 172,15 dengan nilai tertinggi skor sebesar 23,1 pada kriteria 1.1 yaitu kepemimpinan senior hal tesebut dikarenakan pemimpin senior telah menerapkan visi, misi, dan tata nilai kepada bawahanya. Dan nilai terendah skor sebesar 9,2 pada kriteria 6.2 yaitu proses kerja hal tersebut dikarenakan masih banyak proses kerja dari perusahaan belum terukur. 2) Nilai hasil tertinggi skor sebesar 38,7 pada kriteria 7.2 yaitu Hasil-hasil fokus pelanggan hal ini dikarenakan perusahaan telah melakukan pengukuran terhadap pelanggan sehingga perusahaan dapat memperbaiki jika terdapat kekurangan. Dan nilai hasil terendah skor sebesar 18,4 pada kriteria 7.5 yaitu hasil-hasil keuangan pasal hal ini dikarenakan perusahaan hanya memilikirekap utang usaha pada periode 2011 saja, sehingga perusahaan tidak dapat menghitung keuangan secara keseluruhan. 3) Untuk skor hasil-hasil bisnis didapat skor sebesar 146,7 hal tersebut dikarenakan perusahaan sebagian besar indikator hasil sudah terbukti dan untuk data pembanding perusahaan hanya memiliki data produksi dan penjualan saja. 4) Skor total proses dan hasil sebesar 318,85. Skor total akhir tersebut berada pada kategori early results yang berarti kinerja perusahaan secara keseluruhan level poor atau buruk. Tabel 2. Rekap Skor Performansi Perusahaan No Kategori Nilai Maksimum Skor 1 Kepemimpinan 120 1.1 Kepemimpinan Senior 70 23,1 1.2 Governance dan Tanggung Jawab Sosial 50 16,5 2 Perencanaan Strategis 85 2.1 Pengembangan Strategis 40 15,2 2.2 Penyebarluasan Strategis 45 17,1 Reka Integra - 99
Ryan Ramadhan Sanjaya, dkk Tabel 2. Rekap Skor Performansi Perusahaan (lanjutan) No Kategori Nilai Maksimum Skor 3 Fokus Pasar dan Pelanggan 85 3.1 Pengetahuan Pasar dan Pelanggan 40 14,85 3.2 Hubungan dan Kepuasan Pelanggan 45 13,2 4 Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan 90 4.1 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan Kinerja Organisasi 45 10.35 4.2 Manajemen Informasi, Teknologi Informasi, dan Pengetahuan 45 17,1 5 Fokus Sumber Daya Manusia 85 5.1 Workforce Engagement 45 10.8 5.2 Workforce Environment 40 12,15 6 Manajamen Proses 85 6.1 Desain Sistem-sistem Kerja 35 12,6 6.2 Manajemen Proses Kerja dan Peningkatan Hasil-hasil 50 9,2 Jumlah 172,15 7 Hasil-hasil 450 7.1 Hasil Produk dan Proses 100 33.6.7.2 Hasil-hasil Fokus Pelanggan 70 38.7 7.3 Hasil-hasil Fokus Tenaga Kerja 70 21.6 7.4 Hasil Kepemimpinan dan Tata Kelola 70 34.4 7.5 Hasil-hasil Keuangan dan Pasar 70 18.4 Jumlah 146.7 Total Keseluruhan 318,85 Gambar 3. Kategori Hasil Skor Keseluruhan Malcolm Baldrige (IQAF, 2011) Reka Integra - 100
Pengukuran Performansi di PT XYZ dengan MBCfPE pada Kriteria Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan REFERENSI Herdiana, Irvan (2012). Pengukuran Performansi di PT. XYZ dengan Pendekatan MBCfPE pada Kriteria Tenaga Kerja. Jurnal Teknik Industri Reka Integra, vol. I no. 1, Agustus 2012. Hidayat, Handry (2012). Pengukuran Performansi di PT. XYZ dengan Pendekatan MBCfPE pada Kriteria Operasi dan Hasil Bisnis. Jurnal Teknik Industri Reka Integra, vol. I no. 1, Agustus 2012. IQAF (Indonesia Quality Award Foundation, 2011). Kriteria Kinerja Ekselen (Malcom Baldrige Criteria for Performance Exellence) 2011-2012. Novrianto, Wisnu (2012). Pengukuran Performansi di PT. XYZ dengan Pendekatan MBCfPE pada Kriteria Pasar dan Pelanggan. Jurnal Teknik Industri Reka Integra, vol. I no. 1, Agustus 2012. Nugraha, Ben (2012), Pengukuran Performansi di PT. XYZ dengan Pendekatan MBCfPE pada Kriteria Perencanaan Strategis. Jurnal Teknik Industri Reka Integra, vol. I no. 1, Agustus 2012 Putra, Adhiguna (2012). Pengukuran Performansi di PT. XYZ dengan Pendekatan MBCfPE pada Kriteria Kepemimpinan. Jurnal Teknik Industri Reka Integra, vol. I no. 1, Agustus 2012 Ramadhan, Ryan (2012). Pengukuran Performansi di PT. XYZ dengan Pendekatan MBCfPE pada Kriteria Pengukuran, Analisis dan Manajemen Pengetahuan. Tugas Sarjana, Program Studi Teknik Industri, Institut Teknologi Nasional, Bandung, 2012. Reka Integra - 101