Komplek Balaikota Pemerintah Kota Yogyakarta, Gedung DBGAD Lt III PEDOMAN PENGISIAN SiRUP (Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan) SKPD KOTA YOGYAKARTA A. KEGIATAN SWAKELOLA 1. Kegiatan swakelola tipe I yang dilaksanakan sendiri merupakan kelompok kegiatan yang dapat terdiri dari komponen-komponen sebagai berikut: a. Honor Tim b. Penggandaan c. Konsumsi Rapat d. Perjalanan Dinas e. Sewa Hotel f. Biaya Operasional Kendaraan Dinas, BBM g. Langganan dan Daya (pembayaran listrik, telepon, PDAM) h. Dan yang sejenis Kegiatan swakelola di dalam RUP yang diumumkan melalui SiRUP adalah kegiatan yang berisikan beberapa item atau seluruh item yang ada diatas diumumkan secara gabungan yang dibuat jadi satu kesatuan dengan satu judul kegiatan dan diumumkan total anggarannya saja. Contoh : Kegiatan Operasional dan Peningkatan Sarana dan Prasana Kantor, dengan total anggaran Rp554.000.000,00 (lima ratus lima puluh empat juta rupiah). Judul kegiatan ini diumumkan melalui swakelola, sedangkan rincian dibuatkan dalam Deskripsi sebagai data pendukung kegiatan swakelola ini. Kegiatan ini terdiri dari : a. Honor Tim b. Penggandaan c. Konsumi Rapat d. Perjalanan Dinas Dalam Negeri
e. Biaya Operasional Kendaraan Dinas, BBM f. Dan sejenisnya 2. Apabila kegiatan swakelola dengan Institusi lain swakelola tipe II (misal perguruan tinggi), dan atau Kelompok masyarakat swakelola tipe III ( misal LPMK), maka di tuangkan lengkap nama pekerjaan, nama penerima swakelola dan nilai nominalnya dalam kolom deskripsi. 3. Apabila kegiatan dengan penyedia barang/jasa nilainya lebih dari 10 juta maka di entri melalui PENYEDIA. B. PAKET PENGADAAN MELALUI PENYEDIA 1. Paket pengadaan dalam RUP yang akan diumumkan melalui SiRUP adalah paket pengadaan yang dalam proses pengadaannya membutuhkan pihak penyedia. 2. Besaran anggaran setiap paket yang akan diumumkan melalui penyedia adalah yang diatas Rp. 10.000.000,00 untuk barang, jasa lainnya dan pekerjaan kontruksi sedangkan untuk jasa konsultasi semuanya. 3. Metode pengadaan dengan Penyedia terdiri dari : a. Konstruksi Pengadaan Langsung Nilai < 200 Juta; Pemilihan Langsung Nilai 200 Juta < 5 M; Pelelangan Umum Nilai > 5 M. b. Jasa Konsultasi Pengadaan langsung Nilai < 50 Juta; Seleksi Sederhana Nilai 50 Juta > 200 Juta; Seleksi Umum Nilai > 200 Juta. c. Jasa Lainnya Pengadaan Langsung Nilai 10 Juta < 200 Juta; Lelang Sederhana Nilai 200 Juta > 5 M; Lelang Umum Nilai > 5 M. Komplek Balaikota Pemerintah Kota Yogyakarta, Gedung DBGAD Lt III
Komplek Balaikota Pemerintah Kota Yogyakarta, Gedung DBGAD Lt III d. Barang Pengadaan Langsung Nilai 10 Juta < 200 Juta; Lelang Sederhana Nilai 200 Juta < 5 M; Lelang Umum Nilai > 5 M. e. Untuk pekerjaan penunjukan langsung, terdapat dalam e-catalogue LKPP. Apabila terdapat kesulitan silahkan untuk menghubungi Helpdesk LPSE Kota Yogyakarta Telp. 515865 Pesawat 264 APLIKASI RUP 1. Login Buka alamat http://sirup.lkpp.go.id/sirup pada browser. Pada halaman Home pilih menu Login. Setelah itu akan tampil seperti gambar di bawah ini. Gambar 1.1. Halaman Login Masukan username dan password, lalu klik tombol Login. Setelah login berhasil maka user akan masuk pada halaman utama untuk Rencana Umum Pengadaan. Gambar 1.2. Halaman Awal
2. Ganti Password (optional) Untuk mengganti password, arahkan cursor ke username di pojok kanan atas aplikasi. Pilihan untuk mengganti password akan muncul seperti di bawah ini. Gambar 2.1. Opsi penggantian password Klik tombol Ganti password untuk mengganti password. Form isian seperti gambar di bawah akan ditampilkan. Isi form penggantian password, setelah selesai klik simpan dan lanjutkan. Gambar 2.2. Form penggantian password 3. Tambah RUP Klik menu RUP untuk kembali ke tampilan awal RUP. Gambar 3.1. Menu Untuk menambahkan RUP (Rencana Umum Pengadaan), klik tombol Form Rekam Rencana Umum Pengadaan akan ditampilkan Terdapat 2 (dua) tab yaitu Penyedia dan Swakelola Komplek Balaikota Pemerintah Kota Yogyakarta, Gedung DBGAD Lt III
Gambar 3.3. Contoh input data Rencana Umum Pengadaan Tab Penyedia. Komplek Balaikota Pemerintah Kota Yogyakarta, Gedung DBGAD Lt III Tab Penyedia : digunakan untuk memasukkan data pekerjaan yang dilaksanakan dengan penyedia barang/jasa Tab Swakelola: digunakan untuk memasukkan data pekerjaan yang dilaksanakan secara swakelola 3.a Tab Penyedia Gambar 3.2. Halaman Rekam Rencana Umum Pengadaan
Tahun : Masukkan Tahun Anggaran RUP Satuan Kerja : Pilih Nama SKPD Kegiatan : Masukkan nama kegiatan RUP Nama Paket Pengadaan : Nama paket pengadaan Lokasi : Masukkan lokasi pekerjaan pengadaan Jenis Belanja : Pilih Jenis Belanja yaitu Barang atau Modal Jenis Pengadaan : Pilih Jenis Pengadaan Volume : Masukkan volume pengadaan Sumber Dana : Masukkan sumber dan anggaran (APBN, APBD, PHLN, PNBP) Kode DPA : Masukkan kode rekening pekerjaan Pagu : Masukkan pagu pengadaan Metode Pengadaan : Pilih metode pemilihan penyedia Pelaksanaan Pemilihan Peyedia Awal : masukkan tanggal awal pelaksanaan pemilihan penyedia dengan memilih pada datepicker Akhir : masukkan tanggal akhir pelaksanaan pemilihan penyedia dengan memilih pada datepicker Pelaksanaan Pekerjaan Awal : masukkan tanggal awal pelaksanaan pemilihan penyedia dengan memilih pada datepicker Akhir : masukkan tanggal akhir pelaksanaan pemilihan penyedia dengan memilih pada datepicker Deskripsi : Masukkan informasi tambahan mengenai paket pekerjaan Setelah memasukkan data, klik simpan dan lanjutkan Komplek Balaikota Pemerintah Kota Yogyakarta, Gedung DBGAD Lt III
3.a Tab Swakelola Gambar 3.4. Contoh input data Rencana Umum Pengadaan Tab Swakelola. Tahun : Masukkan Tahun Anggaran RUP Satuan Kerja : Pilih Nama Satuan Kerja Kegiatan : Masukkan nama kegiatan Lokasi : Masukkan lokasi pekerjaan pengadaan Sumber Dana : Masukkan sumber dan anggaran (APBN, APBD, PHLN, PNBP) Kode DPA : Masukkan kode rekening kegiatan Pagu : Masukkan pagu pengadaan Volume : Masukkan volume pengadaan Deskripsi : Masukkan informasi tambahan mengenai kegiatan Pelaksanaan Pekerjaan Awal : masukkan tanggal awal pelaksanaan pemilihan penyedia dengan memilih pada datepicker Akhir : masukkan tanggal akhir pelaksanaan pemilihan penyedia dengan memilih pada datepicker Setelah selesai memasukkan data, klik simpan dan lanjutkan Komplek Balaikota Pemerintah Kota Yogyakarta, Gedung DBGAD Lt III
Komplek Balaikota Pemerintah Kota Yogyakarta, Gedung DBGAD Lt III 4. Cetak RUP klik menu RUP untuk kembali ke halaman awal RUP RUP Penyedia dan Swakelola, secara sistem tidak bisa dicetak bersamaan, dan hanya bisa dicetak secara terpisah. Untuk mencetak RUP Penyedia, klik tab penyedia. Untuk mencetak RUP Swakelola klik tab Swakelola. Selanjutnya klik tombola Cetak RUP. Akan muncul form untuk mencetak data RUP yang sudah dimasukkan Gambar 4.1. Form Cetak RUP Selanjutnya isikan data yang akan ditampilkan pada daftar RUP yang akan dicetak Satuan Kerja: Pilih Satuan Kerja Nama : Diisi dengan nama Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran NIP : Diisi dengan NIP Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran Jabatan : Diisi dengan jabatan PA/KPA Tanggal : Diisi dengan tanggal dicetak Jenis Data Semua : Mencetak semua RUP baik yang sudah diumumkan maupun belum Hanya diumumkan : Mencetak RUP yang sudah diumumkan saja Belum diumumkan : Mencetak RUP yang belum diumumkan saja Klik tombol Cetak
Komplek Balaikota Pemerintah Kota Yogyakarta, Gedung DBGAD Lt III Sebelum diumumkan, RUP yang sudah dimasukkan harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari PA/KPA. Daftar RUP yang telah dicetak bisa diajukan sebelumnya untuk ditandatangani oleh PA/KPA dan kemudian bisa diumumkan di Aplikasi SiRUP 5. Umumkan RUP Untuk kembali ke halaman awal setelah log in klik menu RUP Gambar 5.1. Form Cetak RUP Kemudian pilih pekerjaan yang akan diumumkan dengan mengklik check box di kolom U pada tabel seperti gambar di bawah. Gambar 5.2. Form Cetak RUP Selanjutnya klik tombol umumkan untuk mengumumkan RUP di aplikasi SiRUP 6. Edit Data RUP Data RUP dapat diedit dengan cara : - Klik nama paket (penyedia) atau nama kegiatan (Swakelola). Atau dengan klik icon (pencil) pada kolom action - Setelah selesai, simpan pengubahan dengan klik tombol Simpan dan lanjutkan 7. Hapus Data RUP Data pekerjaan atau kegiatan dapat dihapus dengan mengklik icon pada kolom Actions.
Komplek Balaikota Pemerintah Kota Yogyakarta, Gedung DBGAD Lt III Data Pekerjaan atau kegiatan yang sudah diumumkan tidak dapat dhapus, tapi bisa dibatalkan dengan mengklik tombol Pembatalan seteah terlebih dahulu mengklik icon (Kaji Ulang) pada kolom Actions CATATAN 1. Untuk SKPD yang memiliki lebih dari satu admin, diharapkan agar saling berkoordinasi untuk menghindari terjadinya entri data pekerjaan/kegiatan yang sama/ganda. Hal ini bisa terjadi karena masing-masing admin tidak dapat melihat daftar pekerjaan/kegiatan yang telah dibuat oleh admin yang lain dalam satu SKPD selama pekerjaan/kegiatan terseut belum diumumkan 2. Rentan terjadi kesalahan di Tahun Anggaran, mohon perhatikan combo box tahun anggaran di form rekam dana RUP sebelum memasukkan data. 3. Kolom tanggal (pemilihan/pelaksanaan) dapat diisi secara manual dengan format dd/mm/yyyy untuk mengantisipasi tidak difasilitasinya pemasukan tanggal yang sudah lewat. 4. Pencetakan data RUP hanya bisa dilakukan secara terpisah, RUP penyedia tidak bisa digabung dengan RUP Swakelola, dan hanya bisa dilakukan oleh admin yang memasukkan data RUP tersebut. 5. Pengumuman data RUP harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari PA/KPA sebelum diumumkan di aplikasi SiRUP. 6. Data RUP dapat diedit namun hanya bisa dihapus selama data tersebut belum diumumkan. Jika telah diumumkan, data RUP hanya bisa dibatalkan dengan memberikan alasan pembatalan pada kolom yang telah disediakan