BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pesatnya perkembangan teknologi dewasa ini kian membantu prosesproses bisnis dalam berbagai bidang. Banyak perusahaan menggunakan teknologi sebagai penunjang aktivitas bisnis yang dijalankan agar berjalan dengan cepat dan akurat. Implementasi teknologi dalam dunia bisnis umumnya dilakukan demi kemudahan, efesiensi dan keefektifan prosesnya. Salah satu dari bidang tersebut adalah Supply Chain Management (SCM) yang mengatur dalam menentukan kerjasama dengan ekstenal perusahaan mulai dari pemasok hingga customer. Implementasi teknologi pada SCM menghasilkan istilah e- SCM (Electronic Supply Chain Management) yang mana aktivitasnya dilakukan atas peranan teknologi didalamnya. Sebagai bagian dari proses SCM, transportasi sangat dibutuhkan sebagai bentuk distribusi proses bisnis. Transportasi tersebut diatur sedemikian rupa yang terkonsep dalam suatu sistem yakni Transportation Management System (TMS). TMS sendiri menjadi salah satu kebutuhan mutlak dalam implementasi electronic supply chain management (e-scm) dalam perusaahan yang bergerak pada bidang jasa angkutan barang. Dalam pengimplementasiannya, Transportation Management System sangat dibutuhkan untuk perusahaan yang bergerak dibidang logistik khususnya pada jasa transportasi seperti trucking service. Hal ini digunakan antara lain untuk melakukan efisiensi dalam menentukan rute (routing) ataupun percepatan proses bongkar muat (loading/ unloading) muatan dengan adanya fasilitas geofencing. Dengan fasilitas ini maka pengawas bisa mengetahui lebih awal adanya armada yang akan masuk gudang, sehingga bisa mempersiapkan pelaksanaan bongkar muat lebih dini. Beberapa keunggulan dari penggunaan armada truk adalah dapat melayani layanan door-to-door karena aksesibilitas dan fleksibilitas yang tinggi, serta intransit visibility yang sangat baik. Inilah karakteristik dari angkutan truk yang menyebabkan moda ini banyak dipilih untuk pengiriman barang-barang jadi. Salah satu inti dari logistik adalah transportasi dan distribusi. Kecepatan dan ketepatan menjadi barometer utama pada bagian ini, bagaimana 1
2 supply bisa sampai ke tempat tujuan sesuai dengan permintaan, sehingga proses berikutnya tidak terhambat. Banyak hal yang mempengaruhi dalam hal ini, mulai dari kualitas armada transportasi, kejelian dalam menentukan rute, dan juga efisiensi biaya transportasi dan distribusi. Semuanya itu akan memberikan impact terhadap kinerja logistik itu sendiri. Disinilah mengapa sebuah Transportation Management System itu menjadi penting bagi perusahaan yan bergerak pada bidang tersebut. Di Jakarta sendiri memiliki potensi yang sangat besar untuk perusahaan yang bergerak dibidang jasa angkutan barang, hal ini tercermin dari pangsa pasar industri ekspedisi berdasarkan Wilayah Pasar Industri Logistik & Transportasi dalam wilayah 4% 5% 14% 8% 37% Jakarta Jawa Barat Jawa Timur Jawa Tengah Sumatera 6% Bali 23% 3% Sulawesi Lain-lain Gambar 1.1 Grafik Penyebaran Pasar Industri Ekspedisi berdasarkan Wilayah. Sumber: Diolah dari Majalah Bisnis dan Manajemen Eksekutif Menurut Laporan The Asia Foundation Sekitar 70% dari muatan di Indonesia diangkat menggunakan truk, dan oleh karena itu sistem jaringan jalan menjadi sangat penting. Sayangnya, kebanyakan armada truk sudah tua dan perawatan mereka juga buruk. Kondisi prasarana yang buruk menyebabkan terjadinya peningkatan biaya untuk pemeliharaan dan bahan bakar, yang pada akhirnya akan mempersempit margin keuntungan pengusaha. Sektor trucking service memiliki karakteristik yang berbeda dibandingkan jasa angkutan lainnya. Hal tersebut karena jasa layanan yang ditawarkan oleh sektor jasa angkutan truk (trucking service) adalah
3 pengangkutan barang yang memiliki fleksibilitas sebagai penghubung kegiatan transportasi seputar aktivitas logistik. Trucking service juga banyak dibutuhkan oleh kalangan industri seperti perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur untuk mengangkut produk manufaktur yang dihasilkan atau bahan baku yang diperlukan oleh perusahaan tersebut. Dengan demikian, sektor trucking service sebagai bagian dari sistem transportasi secara keseluruhan, sangat berperan dalam memberikan kontribusi untuk meningkatkan produktivitas bagi perusahaan yang menggunakan jasanya. Berdasarkan aspek teknis, jenis kendaraan yang digunakan untuk jasa angkutan truk dibatasi pada jenis kendaraan truk ukuran sedang, termasuk tipe double (6 ban dan bak terbuka), dengan kapasitas angkut (tonase) antara 4 hingga 12 ton, dan jenis kendaraan truk ukuran kecil tipe pick-up dengan kapasitas angkut (tonase) di bawah 4 ton. PT. Rizky Express ialah perusahaan yang bergerak pada bidang logistik sebagai penyedia jasa angkutan berupa truk (trucking service) yang memuat barang-barang dalam muatan besar dan beroperasi di Jakarta dan sekitarnya. Dalam proses bisnisnya, PT. Rizky Express mengirim barang sesuai permintaan yang dilakukan oleh customernya. Memindahkan barang antar gudang yang lokasinya berjauhan, menjemput barang di tempat keberangkatan dan mengirimnya ke tempat tujuan dalam memenuhi permintaan customernya. Dengan memiliki 15 armada truk perusahaan melayani customer setiap hari 24 jam nonstop disesuaikan dengan kebutuhan dari customer. Kegiatan perusahaan sendiri difokuskan kepada aktifitas truckingnya yang penanganannya terdiri dari 2 divisi, yakni: - Divisi Operational, divisi ini bertanggung jawab atas semua aktifitas yang dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. - Divisi Finance, divisi ini bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan perusahaan yang ditimbulkan oleh proses bisnisnya. Karena aktifitas trucking merupakan jasa angkutan yang melibatkan orang dalam kantor dan juga orang-orang yang ada di lapangan, maka sangat dibutuhkan pola komunikasi sistem yang tepat untuk mensinergikan antara kedua bidang tersebut. Dimana pola komunikasi tersebut berperan sebagai pertukaran informasi dari masing-masing kegiatan yang dilakukan. Karena trucking yang dilakukan adalah core business perusahaan, maka sangat penting
4 untuk membangun sebuah sistem yang nantinya akan terintegrasi dengan divisi lain internal perusahaan. Dengan sebuah sistem manajemen transportasi yang baik, maka perusahaan dapat menjalankan bisnisnya dengan mudah dan juga dapat memberikan solusi yang baik bagi strategi bisnis kedepannya. Oleh karena itu perancangan sistem dalam skripsi ini di fokuskan pada truckingnya dengan menggunakan transportation management system sebagai solusi dalam aliran informasi perusahaan. Untuk menciptakan layanan truckingnya, perusahaan bekerja sama dengan customer dalam hal ini adalah perusahaan yang bergerak di bidang logistik yang memerlukan jasa transportasi angkutan barang untuk menunjang aktifitas bisnis yang dilakukan. Sehingga PT. Rizky Express dituntut untuk melayani permintaan customer yang datang, agar dapat mengoptimalkan bisnis yang dijalankan. Penanganan yang tepat dan informasi yang jelas sangat dibutuhkan agar memaksimalkan penggunaan sumber daya yang dimiliki untuk mencapai profit yang maksimal. Disinilah peran Tranportatian Management System untuk mensinergikan semua elemen yang ada diperusahaan agar bisa melayani setiap kebutuhan customer yang membutuhkan jasa transportasi berupa angkutan barang (trucking service). Mengatur dalam suatu sistem yang memiliki fungsi pengaturan dan pengawasan bagaimana proses trucking itu dilakukan dalam keseharian operasional bisnis perusahaan. 1.2. Rumusan Masalah Perumusan masalah dalam penulisan ini didasarkan proses bisnis yang berjalan pada PT. Rizky Express. Mulai dari tahap input, proses, dan output perusahaan sehinggan menghasilkan suatu aktifitas bisnis (trucking service) yang dijalankan. Permasalah tersebut antara lain: 1. Penjadwalan 2. Penugasan 3. Pengawasan 4. Pelaporan Rumusan masalah ini bertujuan agar dapat membantu dalam sasaran solusi dari sistem secara obyektif, yang dapat membantu dalam operasional produktivitas perusahaan.
5 1.3. Ruang Lingkup Ruang lingkup dalam skripsi ini, penulis membatasi dengan beberapa elemen agar nantinya lebih terfokus sesuai tujuan yang ingin dicapai, analisis skripsi ini akan membahas hal-hal sebagai berikut: 1. Analisis terhadap sistem yang sudah berjalan pada PT. Rizky Express. 2. Analisis terhadap proses trucking yang sedang berjalan pada PT Rizky Express. 3. Perancangan Transportation Management System (TMS) untuk PT Rizky Express. 1.4. Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan Tujuan dari penulisan skripsi ini antara lain: 1. Menganalisis proses bisnis yang dilakukan PT. Rizky Express dalam hal ini adalah aktifitas trucking. 2. Menganalisis strategi informasi yang terdapat dalam aktifitas bisnis PT. Rizky Express. 3. Merancang Transportasi Management System sebagai solusi dalam memaksimalkan proses trucking yang dilakukan PT. Rizky Expres. 1.4.2 Manfaat Sedangkan manfaat dari penulisan skripsi ini antara lain: 1. Memaksimalkan proses trucking yang sedang dijalankan. 2. Memaksimalkan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. 3. Menekan biaya operasional untuk mencapai profit yang maksimal. 4. Memberikan informasi strategis kepada perusahaan yang dapat dijadikan sebagai solusi dalam pengambilan keputusan. 1.5. Metodologi Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini antara lain: 1. Metode analisis kualitatif yang dilakukan pada sistem yang sudah berjalan, identifikasi terhadap kebutuhan dan identifikasi pada sistem yang diusulkan. Preliminary Steps yang menggunakan Supply Cain Value Analysis, Analisis SWOT, IE dan QSPM
6 2. Metode perancangan yang akan digunakan, antara lain: - Cakupan sistem dengan pengembangan dari strategi Electronic Supply Chain Management. - Perancangan Transportation Management Solution.menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan notasi UML (Unified Modeling Language). 1.6. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: Bab 1 PENDAHULUAN Pada bab ini membahas tentang latar belakang pemilihan topik, rumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi, dan sistematika penelitian. Bab 2 LANDASAN TEORI Bab ini membahas referensi dari teori - teori terkait topik yang akan digunakan sebagai landasan penulisan skripsi, baik dari buku maupun jurnal. Bab 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini membahas sistem yang sedang berjalan di perusahaan PT. Rizky Express dan analisis permasalahan yang terjadi di dalamnya. Analisis dilakukan secara bottom-up dengan menggunakan Value Chain Analysis dan analisis top-down dilakukan dengan menggunakan analisis SWOT serta strategi yang dihasilkan. Bab 4 PERANCANGAN SISTEM Bab ini membahas tentang perancangan sistem baru yang akan diimplementasikan. Pengembangan strategi dilakukan dengan menggunakan Strategi Pengembangan e-scm. Dari sini dilakukan perancangan sistem baru. Perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan OOAD dalam notasi UML. Bab 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini membahas kesimpulan dari proses analisis tehadap sistem berjalan agar dapat mengimplementasikan perancangan sistem baru dan saran kepada perusahaan agar memaksimalkan sistem baru yang dirancang.