BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Setiap perusahaan pasti memiliki suatu sistem manajemen yang dikelola sedemikian rupa guna mencapai tujuan perusahaan tersebut. Suatu sistem manajemen di perusahaan diciptakan dan dijalankan oleh sumber daya manusia yang selalu berinteraksi serta berkomunikasi satu sama lain. Dengan kata lain, dapat dikonseptualisasikan bahwa proses komunikasi yang berlangsung di perusahaan menentukan arah sistem manajemen suatu perusahaan. Komunikasi pada prinsipnya bersifat prosesual, dinamis, dan transaksional. Pernyataan ini dapat dianalogikan dengan pemikiran seorang filsuf Yunani kuno bernama Heraclitus yang mengatakan bahwa seorang individu tidak akan pernah dapat melangkah di sungai yang sama untuk kedua kalinya karena sungai tersebut akan terus mengalir melewati arus sungai sebelumnya. Konsep dari komunikasi bersifat dinamis dan transaksional adalah bahwa para peserta komunikasi mengalami perubahan sebagai hasil terjadinya komunikasi, baik berubah secara pandangan, pengetahuan, maupun perilakunya. (Mulyana, 2007: 120-122) Bernard Berelson dan Gary Steiner secara spesifik mendefiniskan bahwa komunikasi adalah transmisi informasi. (Mulyana, 2007: 62). Di suatu perusahaan, transmisi informasi yang diperuntukan untuk kalangan internal perusahaan dapat menggunakan media internal perusahaan tersebut, seperti papan pengumuman, majalah internal perusahaan, hingga pemanfaatan intranet. Media komunikasi internal berfungsi untuk merekatkan karyawan dengan manajemen perusahaan sehingga mutu dan isi dari media komunikasi internal tersebut harus mampu menggambarkan citra perusahaan. Komunikasi internal yang baik merupakan syarat untuk membangun komunikasi eksternal. Pernyataan ini mengingatkan kita terhadap pepatah bahwa public relations dimulai dari rumah. Artinya, pesan-pesan yang akan perusahaan sampaikan ke publik eksternal, hendaknya disampaikan terlebih dahulu kepada internal perusahaan. Hal ini akan membantu karyawan untuk meningkatkan citra perusahaan terhadap publik eksternal. (Afdhal, 2004: 164-165) 1
2 Komunikasi internal dapat membantu karyawan dalam memahami visi perusahaan, nilai-nilai dan budaya, serta memberi peluang dan akses bagi anggota staf untuk terlibat dalam isu-isu yang mempengaruhi kehidupan kerja mereka sehingga para staf selalu memperoleh informasi mengenai keputusan-keputusan penting yang diambil perusahaan. Munculnya internet pada era digital saat ini telah meningkatkan arti dan kualitas dari komunikasi internal. Karyawan perusahaan memiliki akses informasi mengenai kinerja, aktivitas, direksi, pemegang saham, dan permasalahan yang dihadapi perusahaan, hanya dengan mengklik tombol satu kali saja. (Butterick, 2012: 120) Data dari Kementrian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia tahun 2011 mengenai hasil survei persentase penggunaan internet di perusahaan menunjukan bahwa sebagian besar perusahaan di Indonesia yakni sebanyak 86% telah menggunakan internet untuk menjalankan roda bisnisnya sedangkan hanya 14% perusahaan di Indonesia yang belum memanfaatkan internet. Akan tetapi, hasil survei ini memberikan gambaran yang berbeda mengenai survei atas persentase perusahaan di Indonesia yang telah memanfaatkan intranet di perusahaan mereka. Hasil survei menunjukan bahwa hanya 35,81% perusahaan di Indonesia yang menggunakan intranet, sedangkan sisanya sebesar 64,19% perusahaan belum menggunakan intranet. Hasil riset ini mengindikasikan bahwa sebagian besar perusahaan di Indonesia belum memanfaatkan fasilitas jaringan komunikasi internal yang menggunakan internet protokol untuk menjalin komunikasi di dalam perusahaan. (Sumber: Puslitbang APTIKA IKP) Persentase Perusahaan Yang Menggunakan Intranet Persentase Perusahaan Yang Menggunakan Internet 70 90 60 50 40 30 20 10 35,81% 64.19% Sudah Belum 80 70 60 50 40 30 20 10 86% 14% Sudah Belum 0 0 Gambar 1.1 Persentase Perusahaan di Indonesia Pengguna Internet dan Intranet
3 Dimulai dari usaha dagang pada tahun 1957, PT Astra International Tbk kini menjadi salah satu perusahaan nasional terbesar di Indonesia yang mengelola 6 bidang usaha, meliputi : Otomotif, Jasa Keuangan, Alat Berat dan Pertambangan, Agribisnis, Infrastruktur dan Logistik dan Teknologi Informasi. Menginjak usia yang ke-57, PT Astra International Tbk kini telah diperkuat oleh lebih dari 190.000 orang karyawan di 182 perusahaan termasuk anak perusahaan, perusahaan asosiasi dan jointly controlled entities. Keberhasilan PT Astra International Tbk dalam menjalankan roda bisnisnya, tidak bisa lepas dari filosofi atau nilai dasar Astra, yaitu Catur Dharma yang ditanamkan kepada seluruh insan Astra serta proses transmisi informasi internal yang baik sebagai jembatan penghubung antara karyawan dengan perusahaan. ( Sumber: Annual Report 2013 PT Astra International Tbk) Astra memanfaatkan berbagai media untuk menjalin komunikasi yang efektif dan luas baik untuk kepentingan internal maupun eksternal. Informasi penting mengenai Perseroan dipublikasikan antara lain dalam website perusahaan, laporan tahunan, laporan kuartalan,serta siaran pers. Untuk menyampaikan dan menerima pesan serta menjalin komunikasi secara internal, terdapat beberapa saluran komunikasi yang digunakan oleh PT Astra International Tbk. Saluran komunikasi tersebut dapat dibagi dalam tiga bagian yakni: Cetak : majalah internal, laporan tahunan (annual report), poster, brosur, memo, newsletter Elektronik : email, website, video conferencing, chat rooms, serta intranet perusahaan bernama Astranet dan Kios Astranet Interpersonal : Genba, focus groups, social events, gathering Astranet merupakan sarana informasi penting yang terkait perkembangan Perseroan dan melibatkan partisipasi aktif karyawan dalam menyumbang informasi dan saran kepada manajemen tentang kebutuhan dan kondisi di lingkungan perusahaan. Astranet merupakan media komunikasi internal PT Astra International Tbk berbasis intranet yang dapat diakses oleh seluruh karyawan dengan terlebih dahulu memasukan user ID dan password (kata sandi). Astranet pertama kali digunakan sebagai media komunikasi internal di PT Astra International Tbk sejak tahun 2005. Namun saat itu fungsi Astranet masih sangat minim, yakni hanya menyediakan fungsi administratif saja. Kemudian, pada tahun 2009 Astranet mulai dikembangkan dengan memperluas fungsinya sebagai media komunikasi internal
4 agar lebih informatif dan edukatif bagi karyawan. Astranet terakhir kali diperbaharui dari portal lama ke portal yang baru pada akhir tahun 2011. Melalui Astranet tersebut, karyawan dapat mengakses informasi yang berkaitan dengan manajerial perusahaan, seperti: 1. Sejarah, filosofi, visi dan misi perusahaan serta berbagai penghargaan yang diterima oleh Astra. 2. Press Release mengenai seluruh grup Astra yang dipublikasikan di media masa, baik media cetak maupun media online 3. Dalam Astranet tersebut, disajikan pula informasi mengenai karyawan yang berulang tahun setiap harinya sehingga karyawan merasa dihargai keberadaannya oleh perusahaan dan sesama karyawan. 4. Informasi yang berkaitan dengan kinerja karyawan, seperti hasil penilaian kinerja karyawan hingga kebutuhan administratif seperti untuk memesan mobil kantor, claim obat maupun pengajuan cuti bagi karyawan. 5. Tips dan artikel-artikel menarik yang memiliki fungsi edutainment tersendiri bagi karyawan PT Astra International Tbk banyak meraih penghargaan baik secara nasional maupun Internasional, seperti ASEAN Best Public Companies 2011 dan Best Internal Public Relations Program 2012 versi MIX Communication. (Sumber: http://www.astra.co.id/index.php/profile/detail/13, diakses 9 Maret 2014 pukul 10.22 WIB). Pada tahun 2013, PT Astra International Tbk juga dinobatkan oleh MIX Magazine sebagai Best of The Best Internal Communication Media. (Sumber: Laporan Tahunan/Annual Report 2013 PT Astra International Tbk). Atas latar belakang tersebut, menurut penulis kehadiran Astranet sebagai salah satu media komunikasi internal PT Astra International Tbk sangat bagus untuk diteliti dan dianalisis karena wujud dari media internal ini mengikuti perkembangan era digital saat ini. Oleh sebab itu, penulis membuat penulisan ini yang diberi judul IMPLEMENTASI INTRANET SEBAGAI SALURAN KOMUNIKASI INTERNAL BERBASIS CYBER-PR (SUATU STUDI PADA ASTRANET PT ASTRA INTERNATIONAL TBK)
5 1.2 Fokus Penelitian Dalam buku Metodologi Penelitian untuk Public Relations Kuantitatif dan Kualitatif (Ardianto, 2010:13) dijelaskan bahwa fokus penelitian merupakan tema sentral atas suatu masalah atau issue sebagai gambaran ringkas secara kondisional dan situasional dari fenomena yang dihadapi. Sebagaimana yang telah dijelaskan pada latar belakang diatas, maka penulis memfokuskan penelitian ini untuk meneliti strategi Astranet sebagai saluran komunikasi internal di PT Astra International Tbk- Head Office dan upaya divisi Public Relations, baik internal relations maupun eksternal relations PT Astra International Tbk-Head Office mengimplementasikan Astranet tersebut dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi dan komunikasi internal perusahaan. 1.3 Pertanyaan Penelitian Pertanyaan penelitian merupakan penjabaran tema sentral masalah menjadi beberapa sub masalah yang spesifik, dan dirumuskan dalam bentuk kalimat tanya. (Ardianto, 2010: 17). Adapun pertanyaan penelitian dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana strategi Astranet yang berbasis cyber-pr di PT Astra International Tbk Head Office? 2. Bagaimana upaya divisi Public Relations PT Astra International Tbk Head Office dalam mengimplementasikan Astranet sebagai saluran komunikasi internal? 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.4.1 Tujuan Penelitian ini bertujuan: 1. Untuk mengetahui strategi Astranet sebagai saluran komunikasi internal berbasis virtual yang digunakan oleh karyawan PT Astra International Tbk. 2. Untuk mengetahui upaya yang ditempuh divisi Public Relations PT Astra International Tbk dalam mengimplementasikan Astranet yang berfungsi sebagai media komunikasi seluruh karyawan, dalam upaya meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja, serta rasa memiliki (sense of belonging) maupun rasa kekeluargaan dalam grup (sense of group).
6 1.4.2 Manfaat berikut: Penulis berharap agar penelitian ini dapat memberikan manfaat sebagai 1.4.2.1. Manfaat Akademis 1. Penelitian ini diharapkan bermanfaat sebagai materi tambahan untuk menambah pengetahuan dan wawasan bagi program studi ilmu komunikasi khususnya public relations mengenai strategi komunikasi internal perusahaan beserta media komunikasi internal berbasis cyber-pr seperti intranet. 2. Penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi dan kajian dalam penelitian selanjutnya mengenai media komunikasi internal suatu perusahaan, terutama media komunikasi internal berbasis intranet. 1.4.2.2. Manfaat Praktis 1. Penelitian ini dapat menjadi bahan kajian dan analisis bagi PT Astra International Tbk dalam meninjau strategi komunikasi internal melalui Astranet yang telah berjalan selama ini sebagai salah satu media komunikasi internal perusahaan. 2. Penelitian ini dapat dijadikan sebagai tolak ukur dan panduan bagi PT Astra International Tbk untuk menciptakan strategi komunikasi internal yang lebih baik lagi di masa yang akan datang. 1.4.2.3. Manfaat Sosial 1. Penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan dan pengetahuan masyarakat mengenai pemanfaatan intranet sebagai media komunikasi internal perusahaan dalam menginformasikan kegiatan perusahaan kepada seluruh karyawan. 2. Penulis mengharapkan agar apa yang disajikan dalam penulisan ini dapat bermanfaat bagi masyarakat umum sebagai sumber informasi, bahan perbandingan, dan kajian analisis untuk pemecahan masalah mengenai cara suatu perusahaan memanfaatkan intranet sebagai media komunikasi internal. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan proposal skripsi ini terdiri dari 5 bab yang disusun secara sistematis. Secara garis besar, isi dari setiap bab adalah sebagai berikut:
7 Bab I Pendahuluan Penulisan skripsi dalam bab ini meliputi latar belakang masalah, fokus penelitian, pertanyaan penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. Bab II Kajian Pustaka Dalam bab ini akan dijelaskan teori-teori yang digunakan sebagai dasar penelitian yang berkaitan dengan konsep komunikasi organisasi, strategi media komunikasi internal perusahaan, fungsi dan tugas public relations, strategi cyber public relations (Cyber PR atau E-PR), dan konsep mengenai teknologi komunikasi intranet. Bab III Metodologi Penelitian Pada bab ini, akan dibahas mengenai pendekatan penelitian, metode penelitian, teknik pengumpulan data serta teknik dalam menguji keabsahaan data dan tahap dalam menganalisa data. Bab IV Hasil Penelitian Pada bab ini, penulis akan menjelaskan mengenai PT Astra International Tbk mulai dari sejarah perusahaan, struktur perusahaan, visi dan misi perusahaan, maupun informasi lainnya yang relevan dan mendukung pembahasan penelitian ini serta hasil penelitian yang penulis dapatkan, yang terdiri dari penyajian data penelitian melalui wawancara dengan berbagai narasumber, kemudian penjelasan mengenai pengolahan data yang terkumpul dan pembahasan hasil penelitian. Bab V Penutup Pada bab ini, penulis akan menyajikan kesimpulan penulisan dari inti dan hasil penelitian secara keseluruhan serta saran untuk perkembangan penulisan yang lebih baik lagi maupun saran bagi PT Astra International Tbk mengenai pembahasan penulisan ini.