PENGELOLAAN REKAM MEDIS DALAM UPAYA PENINGKATAN PELAYANAN PADA RUMAH SAKIT UMUM GUNUNGSITOLI SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Studi Perpustakaan dan Informasi OLEH WILMAN OFRIANTO ZALUKHU 050709031 DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN & INFORMASI FAKULTAS SASTRA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2010
ABSTRAK Zalukhu, Wilman Ofrianto. 2010. Pengelolaan Rekam Medis dalam UpayaPeningkatan Pelayanan pada Rumah Sakit Umum Gunungsitoli. Medan: Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan rekam medis dalam upaya peningkatan pelayanan pada Rumah Sakit Umum Gunungsitoli. Jenis penelitian yang digunakan adalah kualitatif deskriptif dengan menggunakan metode pengumpulan data melalui wawancara, yakni kepala instalasi rekam medis pada Rumah Sakit Umum Gunungsitoli. Dari hasil penelitian diperoleh bahwa pengelolaan rekam medis pada Rumah Sakit Umum Gunungsitoli cukup baik. Semua prosedur pengolahan rekam medis telah dilakukan dengan baik sesuai dengan Buku Pedoman Rekam Medis. Prosedur penerimaan Pasien Rawat Inap (admitting office) sudah dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, walaupun rekam medis sebagian telah hilang yang menyebabkan petugas rekam medis kurang efisien dalam melakukan temu kembali rekam medis. Sistem penomoran rekam medis pada RSU Gunungsitoli adalah terminal digit filling system, yakni menggunakan 6 (enam) digit nomor. Sistem penomoran ini mempermudah penyimpanan dan pengambilan rekam medis pasien.
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis haturkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul PENGELOLAAN REKAM MEDIS DALAM UPAYA PENINGKATAN PELAYANAN PADA RUMAH SAKIT UMUM GUNUNG SITOLI. Penulis menyadari bahwa semua ini tidak akan berarti apa-apa tanpa bantuan dan dukungan dari keluarga yang tiada hentinya memberikan limpahan kasih sayang pada penulis. Untuk itu penulis mengucapkan terimakasih sedalamdalamnya kepada orang tua saya R. Lase yang senantiasa memberikan dukungan dan dorongan bagi penulis untuk senantiasa berbuat yang terbaik. Dalam penulisan skripsi ini, penulis banyak menerima masukan dan bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sebesarbesarnya kepada: 1. Bapak Dr. Syahron Lubis, MA selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Drs. Jonner Hasugian, M.Si selaku ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi. 3. Bapak Ishak, SS, M.Hum selaku Dosen Pembimbing Skripsi II yang senantiasa mau memberikan waktu dalam memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis selama penyusunan skripsi ini. 4. Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum selaku Dosen Pembimbing Skripsi II yang Senantiasa mau memberikan waktu dalam memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis selama penyusunan skripsi ini. 5. Semua dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah membagikan ilmu kepada saya. 6. Bapak Direktur Rumah Sakit Umum Gunungsitoli yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian serta pegawai di bagian Rekam Medis yang turut membantu dalam pengumpulan data.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih belum sempurna seperti yang diharapkan, oleh karena itu penulis menerima kritik dan saran demi kesempurnaan skripsi ini. Semoga karya yang singkat ini dapat bermanfaat bagi banyak orang dan memperkaya khasanah ilmu perpustakaan dan informasi Indonesia. Medan, November 2010 Penulis, Wilman Ofrianto Zalukhu
DAFTAR ISI ABSTRAK..... i KATA PENGANTAR.. ii DAFTAR ISI... iv DAFTAR TABEL... vii DAFTAR GAMBAR... viii BAB I : PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah... 1 1.2 Rumusan Masalah... 4 1.3 Tujuan Masalah... 4 1.4 Manfaat Penelitian... 4 1.5 Ruang Lingkup Penelitian... 5 BAB II : TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Rekam Medis... 6 2.2 Kegunaan Rekam Medis... 6 2.3 Bentuk Pelayanan Rekam Medis... 8 2.4 Sistem Pengolahan Rekam Medis 2.4.1 Sistem Penamaan Rekam Medis... 8 2.4.2 Sistem Penomoran Rekam Medis... 9 2.4.3 Sistem Penyimpanan Rekam Medis... 10 2.4.4 Tata Cara Pengambilan Rekam medis... 15 2.4.5 Pengangkutan Rekam Medis... 16 2.4.6 Perencanaan Terhadap Rekam Medis... 16 2.5 Ruang Pengolahan Rekam Medis... 18 2.6 Petugas Rekam Medis... 20 2.7 Prosedur Kerja Tetap Sub Bagian Rekam Medis Rawat Jalan... 22 2.8 Alur Kerja Rekam Medis Rawat Jalan... 25
BAB III : METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian... 27 3.2 Lokasi Penelitian... 27 3.3 Tahap-tahap Penelitian 3.3.1 Tahap Persiapan penelitian... 27 3.3.2 Tahap Pelaksanaan Penelitian... 28 3.4 Teknik Pengumpulan data... 28 3.5 Jenis dan Sumber Data... 28 3.6 Teknik Pengumpulan Data 3.6.1 Wawancara... 28 3.6.2 Observasi... 29 BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Prosedur Pengadaan Rekam Medis 4.1.1 Prosedur Pengadaan Rekam Medis Pasien Rawat Jalan... 30 4.1.2 Prosedur Pengadaan Rekam Medis Pasien Rawat Nginap... 33 4.2 Sistem Penomoran Rekam Medis... 36 4.3 Formulir dan Cara Pengisian Rekam Medis... 37 4.4 Proses Pengolahan Rekam Medis 4.4.1 Perakitan(Assembling) Rekam Medis... 39 4.4.2 Proses Koding(Coding)... 42 4.4.3 Indeksing... 43 4.5 Fasilitas Fisik Penyimpanan Rekam Medis... 43 4.6 Ketentuan Prosedur dan Penyimpanan Rekam Medis... 44 4.7 Distribusi Rekam Medis... 44 4.8 Tata Cara Pengambilan Kembali Rekam Medis 4.8.1 Pengeluaran Rekam Medis... 45 4.8.2 Petunjuk Keluar Rekam Medis... 46 4.8.3 Kode Warna Untuk Map/Sampul Rekam Medis... 46 4.9 Ruang Pengolahan Rekam Medis... 47 4.10 Pegawai Rekam Medis... 47
BAB V : KESIMPULAN 5.1 Kesimpulan... 48 5.2 Saran... 49 DAFTAR PUSTAKA... 51 LAMPIRAN... 53
DAFTAR TABEL Tabel - 1 : Jadwal Retensi Penyimpanan Berkas Rekam Medis... 18
DAFTAR GAMBAR Gambar- 1 : Alur Rekam Medis Pasien Rawat Jalan... 32 Gambar- 2 : Alur Rekam Medis Pasien Rawat Nginap... 36 Gambar- 3 : Formulir Rekam Medis Rawat Jalan... 39