BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Penelitian Terdahulu Nama dan Tahun Penelitian : Fifi Irmalinda (2004) Judul Penelitian : Perencanaan dan Pengawasan Persediaan pada PT. Samafitro Perwakilan Medan Perumusan Masalah : Penelitian yang dilakukan mengangkat permasalahan Apakah perencanaan dan pengawasan persediaan yang dilakukan selama ini pada PT. Samafitro Perwakilan Medan sudah cukup efektif? Hasil Penelitian : Dalam hasil penelitian Fifi Irmalinda mengambil kesimpulan bahwa PT. Samafitro Perwakilan Medan dalam metode perencanaan dan pengawasan persediaan barang dagangnya pada perusahaan ini ataupun perusahaan lainnya belum sepenuhnya baik? Sehingga penulis memberi saran kepada pimpinan perusahaan tersebut agar menerapkan perencanaan dan pengawasan persediaan barang dagang menjadi lebih baik.
Nama dan Tahun Penelitian : Selviana (2004) Judul Penelitian : Analisis Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Guna Memperoleh Laba yang Optimal Pada PT. Juta Dharma Pratama Medan Perumusan Masalah : Bagaimana perencanaan persediaan yang diterapkan oleh PT. Juta Dharma Pratama Medan untuk memperoleh laba yang optimal? Hasil Penelitian : Dalam hasil penelitian Selviana mengambil kesimpulan bahwa PT. Juta Dharma Pratama Medan belum sepenuhnya baik dalam metode perencanaan dan pengawasan persediaan dan perusahaan belum memperoleh laba yang optimal sehingga penulis memberi saran kepada bagian kepala keuangan, kepala pembelian, kepala penjualan harus memerhatikan pelaksanaan perencanaan dan pengawasan persediaan agar menjadi lebih baik sehingga laporan keuangan nyata dan tidak kecurangan dalam memperoleh laba yang optimal.
B. Sistem Perencanaan Persediaan Perencanaan merupakan suatu cara bertindak yang ditetapkan terlebih dahulu. Proses berpikir kedepan untuk mengambil suatu keputusan tentang cara bertindak setelah mempertimbangkan banyak kemungkinan alternatif yang ada. Perencanaan merupakan penetapan tujuan yang diinginkan dan pemanfaatan sumber-sumber daya guna mencapai tujuan, kebaikan utamanya adalah penentuan waktu dalam tahapan besar dan faktor-faktor lain yang ada kaitannya dengan rencana jangka panjang. Perencanaan yang efektif didasarkan pada analisis atas fakta-fakta yang dikumpulkan. Manajemen puncak akan memikul tanggung jawab perencanaan yang lebih luas di bandingkan jenjang manajemen yang lebih rendah, namun setiap tingkat manajemen harus mempunyai tanggung jawab yang jelas dan pasti. Sedangkan tujuan dari perencanaan persediaan adalah : 1. Untuk mengetahui berapa besar kualitas persediaan yang harus dipesan, sehingga persediaan yang ada tidak terlalu besar atau kecil. 2. Agar perusahaan dapat meminimumkan biaya-biaya persediaan. 3. Agar perusahaan dapat bekerja secara efisien. Menurut Norren (2000 : 3) Perencanaan meliputi pemilihan serangkaian aktivitas dan spesifikasi bagaimana aktivitas tersebut akan dilaksanakan. Langkah pertama dalam perencanaan adalah melingkupi aktivitas untuk mengidentifikasi tujuan (goal), menyusun anggaran (budget), menetapkan strategi dan kebijakan (strategy and policy), peraturan dan prosedur (rules and procedures), serta mengkoordinasi seluruh aktivitas (coordinate all activities)
Perencanaan persediaan yang baik akan dapat menjamin bahwa persediaan barang dagang yang tersedia dapat memenuhi pesanan yang diminta atau dipesan oleh pelanggan atau konsumen. Dalam penyusunan perencanaan barang dagang diperlukan peramalan terutama kepada hal-hal yang berpengaruh kepada perusahaan. Data yang diperlukan untuk penyusunan peramalan ini adalah merupakan semua data yang mempunyai pengaruh terhadap produk dan penjualan produk perusahaan itu. Dalam perencanaan persediaan ada dua unsur yang terpenting yaitu : 1. Menentukan jalan pesanan data pembelian yang paling ekonomis dimana biaya-biaya persediaan berapa pada titik paling rendah. 2. Menentukan saat pesanan atau pembelian dilakukan dimana hal ini perlu agar tidak terjadi kelebihan stock maupun kekurangan stock. Dengan kata lain perencanaan persediaan pada dasarnya terdiri dari serangkaian kegiatan yang ditetapkan lebih awal sehingga tujuan yang hendak dicapai dapat diwujudkan sebagai hasil kegiatan. Perusahaan harus menetapkan suatu kebijaksanaan pengelolaan persediaan. Dengan kata lain setiap perusahaan harus mempunyai kebijakan persediaan yang jelas, gunanya antara lain : Untuk menetapkan perusahaan pada posisi yang selalu siap untuk melayani penjualan, baik disaat-saat biasa maupun bila ada pesanan secara mendadak. Sehingga hubungan baik dengan para pelanggan perlu dijaga karena itu persediaan barang cukup agar tidak mengecewakan pelanggan. Perencanaan persediaa dapat dilakukan dengan beberapa cara. Teknik perencanaan persediaan yang umum diperusahaan adalah :
1. Budgetary Plan System (Perencanaan Melalui Anggaran) Menurut Noreen (2000 : 402) Anggaran adalah rencana rinci tentang perolehan dan penggunaan sumber daya lainnya untuk suatu periode tertentu. Anggaran bukan hanya berfungsi sebagai alat perencanaan melainkan juga sebagai alat pengawasan. Anggaran persediaan untuk perusahaan dagang maupun perusahaan industri dimulai dengan menetapkan berapa jumlah yang harus dijual yang ditetapkan melalui perkiraan atau estimasi dari pihak manajemen. Metode ini menetapkan suatu anggaran untuk masing-masing jenis persediaan secara terpisah. Ini dapat dilakukan dengan mempelajari catatan penjualan yang lalu dan program penjualan masingmasing jenis barang dan dengan menentukan kuantitas yang harus ada ditangan dalam masa anggaran. Menurut Noreen (2000 : 404) menyebutkan manfaat anggaran adalah sebagai berikut : a. Anggaran meliputi alat komunikasi bagi rencana manajemen melalui organisasi. b. Anggaran memaksa manajer untuk memikirkan dan merencanakan masa depan. Bila penyiapan anggaran tidak diperlukan maka akan terlalu banyak manajer yang harus mengahabiskan waktunya untuk mengatasi berbagai masalah darurat. c. Proses penganggaran merupakan alat alokasi sumber daya pada berbagai bagian dari organisasi agar dapat digunakan seefrektif mungkin. d. Proses penganggaran dapat mengungkapkan adanya kemandegan potensial sebelum terjadinya. e. Anggaran mengkoordinasikan aktivitas seluruh organisasi dengan cara mengintegrasikan rencana dari berbagai bagian. Penganggaran ikut memastikan agar setiap orang dalam organisasi mengarahkan pada sasaran yang sama.
f. Anggaran menentukan tujuan dan sasaran yang dapat berlaku sebagai banch mark untuk mengevaluasi kinerja pada waktu berikutnya. Anggaran pembelian barang dagangan sama dengan anggaran produksi, hanya saja barang disini berarti barang yang akan dibeli dan bukan barang yang akan diproduksi. Format dasar tersebut adalah sebagai berikut : Harga Pokok Penjualan yang dianggarkan Ditambah persediaan akhir barang dagangan yang diinginkan Kebutuhan Total Dikurangi persediaan awal barang dagangan Pembelian yang dibutuhkan XXX XXX XXX XXX XXX Perusahaan dagang menyusun anggaran pembelian persediaan seperti diatas untuk masing-masing jenis barang yang termasuk dalam persediaan. 2. Economic Order Quantity (Jumlah Pemesanan Yang Ekonomis) Menurut Noreen (2000 : 436) menyatakan Economic Order Quantity adalah besarnya pemesanan yang meminimumkan inventory ordering cost dan inventory carrying costs. Dapat juga diartikan Economic Order Quantity adalah jumlah barang yang dapat diperoleh dengan biaya yang minimal, atau sering dikatakan jumlah pembelian yang optimal.
Penggunaan Economic Order Quantity didasarkan pada asumsi : a. Jumlah pesanan relatif selalu sama, di nyatakan dengan satuan unit atau rupiah. b. Tingkat pemakaian atau permintaan terhadap persediaan sama dengan periode sebelumnya. Dalam menentukan EOQ terdapat variabel-variabel yang turut menentukan yaitu : a. RU (required units), adalah jumlah unit pesanan yang dibutuhkan dalam satu periode. Kebutuhan per tahun untuk satu periode ini ditentukan oleh pihak manajemen berdasarkan pengalaman masa lampau dan kebutuhan masa yang akan datang. b. CU (cost unit), adalah harga bahan atau barang per unit, yang ditentukan berdasarkan taksiran atatupun pengalaman masa yang lampau. Harga bahan merupakan biaya yang sesungguhnya dibayarkan kepada penjual atau pemasok. Hal yang menjadi perhatian dari harga bahan adalah jika terdapat potongan pembelian. c. CO (cost order), adalah besarnya pesanan, dapat diperoleh dari informasi terdahulu. Biaya pesanan meliputi seluruh biaya dikeluarkan oleh perusahaan berkenaan dengan pemesanan persediaan sejak dari surat pesanan (order) dibuat sampai dengan persediaan tersebut sampai digudang.
d. CC (carrying cost), adalah besarnya biaya penyimpanan, dihitung dengan persentase tertentu, diambil dari data periode yang lalu dengan menjumlahkan seluruh biaya pemeliharaan dibagi total biaya yang terjadi dan ditambah biaya investasi atas persediaan. Penentuan jumlah pemesanan yang ekonomis dapat dilakukan dengan menggunakan rumus. Rumus jumlah pemesanan yang ekonomis (EOQ) adalah: EOQ = 2 x RU x CO CU x CC Contohnya : Perusahaan membutuhkan 2.400 unit pmesanan barang setiap tahun. Biaya pemesanan per tahun $20. Biaya barang per unit dibeli dengan harga 0.75. Dengan biaya penyimpanan 20%. Berapa Economic Order Quantity nya? EOQ = 2 x 2.400 x $20 0.75 x 20 % 96.000 EOQ = 0.15 EOQ = 800
3. Inventory Turn Over (Analisis Perputaran Persediaan) Teknik perencanaan persediaan yang juga sering digunakan adalah dengan menghitung tingkat perputaran persediaan (Inventory Turn Over). Tingkat perputaran persediaan mempunyai efek langsung terhadap besar kecilnya model yang diinvestasikan ke dalam persediaan. Makin turn over persediaan maka jangka waktu modal yang diinvestasikan ke dalam persediaan makin pendek, sehingga untuk memenuhi volume penjualan tertentu membutuhkan jumlah modal yang lebih kecil dari pada Turn Over yang rendah. Perhitungan Inventory Turn Over dapat dilakukan untuk semua persediaan yang ada diperusahaan. Perputaran (Turn Over) dihitung dengan cara sebagai berikut : Perputaran Barang = Jumlah Harga Pokok Barang-barang yang Telah Dijual Dagang Persediaan Rata-rata Barang Dagang Hasil pembagian di atas menunjukan banyaknya perputaran persediaan dalam satu periode, biasanya dalam satu tahun. Suatu tingkat perputaran yang rendah, memungkinkan menunjukan adanya investasi yang telalu rendah dalam persediaan. Sebaliknya satu tingkat perputaran yang terlalu tinggi dapat mengakibatkan perusahaan kehilangan sebagian penjualan atau terpaksa membeli. Pada kenyataannya hanya sedikit perusahaan yang dapat mencapai kondisi ideal ini, kebanyakan perusahaan dapat mengurangi tingkat
persediaannya hanya pada persediaan sisa dari level sebelumnya. Hasilnya mampu secara substansial mengurangi bahan penyimpanan dan pemesanan dan meningkatkan efektifitas operasi. 4. Material Requirements Plan / MRP (Perencanaan Kebutuhan Material) Perencanaan kebutuhan material (Material Requirements Plan / MRP) adalah suatu konsep dalam manajemen produksi yang membahas cara yang tepat dalam perencanaan barang yang dibutuhkan dalam proses produksi, sehingga barang yang dibutuhkan dapat tersedia sesuai dengan yang direncanakan. MRP dapat membantu perusahaan dalam membuat perencanaan persediaan sesuai dengan kebutuhan sehingga dapat meminimalkan persediaan. MRP memberikan peningkatan efisiensi karena jumlah persediaan, dan waktu pengiriman barang direncanakan lebih baik, karena ada keterpaduan dalam kegiatan yang di dasarkan dalam kegiatan yang di dasarkan pada jadwal induk. Tujuan MRP antara lain : 1. Meminimalkan persediaan 2. Mengurangi resiko karena keterlambatan pengiriman 3. Komitmen yang realistis 4. Meningkatkan efisiensi Komponen dasar MRP terdiri dari jadwal induk produksi, daftar material dan catatan persediaan.
Untuk lebih jelasnya proses MRP dapat dilihat pada bagan berikut ini : Daftar Material Jadwal Induk Produksi Catatan Persediaan Perencanaan Kebutuhan Material Rencana Pembelian Rencana Produksi Jangka Pendek Gambar 2.1 Proses Material Requirements Plan / MRP C. Sistem Pengawasan Persediaan Perencanaan berkaitan erat dengan pengawasan. Tanpa adanya pengawasan maka perencanaan tidak ada gunanya. Dalam mengelola persediaan pengawasan perlu diperhatikan oleh perusahaan sehingga setiap perusahaan memiliki teknik tersendiri dalam melakukan pengawasan persediaan. Untuk membuat pengawasan yang efektif bagi perusahaan maka perlu dijabarkan dalam sistem pengawasan persediaan. Seperti yang kita ketahui setiap perusahaan perlu mengadakan persediaan untuk menjamin kelangsungan hidup usahanya. Oleh sebab itu perusahaan haruslah mempertahankan suatu jalan persediaan yang optimum yang dapat menjamin kebutuhan bagi kelancaran kegiatan perusahaan dalam jalan dan mutu
yang tepat serta dengan biaya yang seminimal mungkin. Sering terjadinya kehabisan bahan baku maupun stock barang dagang menyebabkan perusahaan kehilangan kesempatan memperoleh laba. Oleh karena itu perlu adanya pengawasan persediaan untuk mengantisipasi masalah tersebut. Rangkaian semua kegiatan distribusi mulai dari pembelian barang terus melalui semua kegiatan operasi dalam pabrik sampai ke gudang barang jadi, dan dari gudang barang jadi terus ketempat-tempat distribusi sampai akhirnya pada konsumen yang terakhir. Pengawasan persediaan adalah pengawasan untuk barang dagangan, barang jadi dan supplies yang dilakukan dengan metode akuntansi dan fisik. Metode akuntansi yang digunakan di pengaruhi oleh buku gudang atau persediaan, buku penyimpanan atau buku perkiraan lainnya yang menurut jumlah persediaan yang di terima selama satu periode akuntansi. Metode fisik meliputi seluruh rencana yang ada kaitannya dengan pembelian, penyimpanan, pemasukan bahan, supervise dan perhitungan fisik persediaan. Pengawasan persediaan bertujuan untuk menjamin tersedianya persediaan pada tingkat yang optimal agar penjualan dapat berjalan lancar dengan biayabiaya persediaan yang minimal. Dalam menentukan suatu tingkat persediaan yang optimum untuk memenuhi kenutuhan dalam jumlah, kualitas, saat yang tepat dan biaya yang minimum maka diperlukan suatu cara pengawasan yang memadai. Salah satu pengawasan ini adalah pengawasan intern.
Menurut Supriyono (2000 : 257) pengertian dari pengawasan persediaan bahan baku adalah: Sebagai suatu fungsi terkoordinasi dalam organisasi yang terus menerus disempurnakan untuk meletakan pertanggung jawaban atas pengelolaan bahan baku dan persediaan pada umumnya, serta menyelenggarakan suatu pengendalian internal yang menjamin adanya dokumen dasar pembukuan yang mendukung sah nya suatu transaksi yang berhubungan dengan bahan baku. Pengawasan adalah suatu proses untuk menjamin terciptanya kinerja yang efisien yang memungkinkan tujuan, rencana, kebijakan, standar yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan baik dan semaksimal mungkin Kegiatan ini mencakup : 1. Menetapkan tujuan dan standar. 2. Membandingkan kinerja yang diukur dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan, dan 3. Menekankan pencapaian sukses dan upaya untuk memperbaiki kesalahan. Dari pengertian pengawasan persediaan diatas, dapat dilihat bahwa pengawasan persediaan bahan baku tidak hanya meliputi pengawasan terhadap fisik bahan tersebut saja tetapi juga meliputi pengawasan akuntansi yaitu menyangkut semua prosedur, dokumen, dan catatan pengawasan bahan baku serta dapat di percaya catatan keuangan yang mendukung kebenaran nilai transaksi tersebut. Untuk mengatur tersedianya suatu tingkat persediaan yang optimum, yang dapat memenuhi kebutuhan bahan-bahan dalam jumlah, mutu, dan pada waktu yang tepat serta jumlah biaya yang rendah seperti yang diharapkan maka
diperlukan suatu sistem pengawasan persediaan yang harus memenuhi persyaratan sebagai berikut : 1. Terdapatnya gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat dan barang atau bahan yang tetap identifikasi bahan baku atau barang yang tertentu. 2. Sentralisasi dan tanggung jawab pada satu orang yang dapat dipercaya terutama penjaga gudang. 3. Suatu sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan bahan atau barang. 4. Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukan jumlah yang dipesan, yang di bagikan atau di keluarkan dan yang tersedia di dalam gudang. 5. Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan atau barang. Dalam persediaan secara langsung. 6. Pemeriksaan fisik bahan atau barang yang ada. 7. Pencatatan untuk menggantikan barang yang telah di keluarkan barangbarang yang terlalu lama dalam gudang dan barang-barang yang sudah usang dan ketinggalan zaman. Perencanaan dan pengawasan persediaan menjadi sangat penting, mengingat persediaan merupakan harta lancar terbesar pada neraca. Persediaan ini juga merupakan investasi penting yang membutuhkan perhatian yang besar dari perusahaan dalam pengembangan teknik pengawasan persediaan yang cukup dengan biaya yang sekecil-kecilnya. Persediaan merupakan harta yang sensitif
terhadap penurunan harga pas, kadaluarsa, pencurian, pemborosan, kerusakan, dan kelebihan biaya akibat keputusan yang tepat. Untuk mencegah terjadinya tambahan biaya pada persediaan akibat hal-hal diatas, maka perusahaan harus menetapkan perencanaan dan pengawasan atas persediaan dan sebahagiaan dari aktifis tersebut terwujud dalam bentuk anggaran. Sementara penyusunan anggaran mempunyai manfaat sebagai berikut : 1. Perencanaan terpadu Anggaran perusahaan digunakan sebagai alat merumuskan rencana perusahaan untuk menjalankan pengendalian terhadap berbagai kegiatan perusahaan secara menyeluruh. Dengan demikian, anggaran merupakan suatu alat manajemen yang dapat digunakan baik untuk keperluan perencanaan maupun pengawasan. 2. Pedoman pelaksanaan perusahaan Anggaran dapat memberikan modal yang berguna baik bagi manajemen puncak maupun manajemen menengah. Anggaran yang disusun dengan baik akan membuat bawahan menyadari bahwa manajemen memiliki pemahaman yang baik tentang operasi perusahaan dan bawahan akan mendapatkan pedoman yang jelas dalam melaksanakan tugasnya. Disamping itu, penyusunan anggaran memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi perubahan dalam lingkungan dan melaksanakan penyesuaian sebagai kinerja perusahaan dapat lebih baik.
3. Alat pengawasan kerja Anggaran memerlukan serangkaian standar prestasi yang bisa dibandingkan dengan realisasinya, sehingga pelaksanaan setiap aktivitas dapat dinilai kinerjanya. Dalam menentukan standar diperlukan pemahaman yang realitis dan analisis yang seksama terhadap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Penentuan standar yang sembarangan tanpa di dasari oleh pengetahuan dapat menimbulkan lebih banyak masalah dari pada manfaat. Hal ini mengingatkan standar anggaran yang ditetapkan secara sembarangan tersebut mungkin merupakan target yang mustahil untuk dicapai karena terlalu tinggi atau terlalu rendah. Standar yang ditetapkan terlalu tinggi akan menimbulkan frustasi atau ketidak puasan. Sebaliknya penetapan standar yang terlalu rendah akan menjadikan biaya tidak terkendalikan, menurunkan laba dan semangat kerja. 4. Alat evaluasi perusahaan Anggaran yang disusun baik menerapkan standar yang relevan memberikan pedoman bagi perbaikan operasi perusahaan dalam menentukan langkah-langkah yang ditempuh agar pekerjaan di selesaikan dengan baik, artinya menggunakan sumber-sumber daya perusahaan yang dianggap paling menguntungkan. Penyimpangan yang mungkin terjadi dalam operasional perlu dilakukan evaluasi yang dapat menjadikan masukan berharga bagi penyusunan anggaran selanjutnya.
Ada 3 jenis pengawasan persediaan yang dapat dilakukan yaitu : 1. Pengawasan fisik Pengawasan fisik untuk persediaan sangat penting artinya karena persediaan barang dagang merupakan barang berwujud yang sangat rawan terhadap pencurian dan kerusakan. Perusahaan yang cukup besar biasanya memperkerjakan orang-orang tertentu untuk menjaga persediaan tersebut, disamping itu perlu juga mempunyai fasilitas penyimpanan yang baik. Untuk mengantisipasi bahaya kebakaran, pencurian atau bencana lainnya perusahaan biasanya mengasuransikan persediaannya. Dalam uraian diatas dapat diketahui bahwa pengawasan fisik persediaan meliputi lokasi gudang yang tidak mengganggu kelancaran arus persediaan, peralatan-peralatan yang efisien, fasilitas-fasilitas yang baik dan sistem operasi penyimpanan yang sistematis, terdapatnya fasilitas yang lengkap untuk terjaminnya persediaan di gudang. 2. Pengawasan akuntansi Pengawasan Akuntansi berkaitan erat dengan pengendalian intern persediaan. Dalam pengendalian intern persediaan mencakup prosedurprosedur yang ada hubungannya dengan persediaan, otorisasi atas transaksi dan sistem perencanaan serta pengawasan administrasinya. Pengawasan akuntansi (accounting control) berfungsi untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan. Pengawasan ini disebut juga dengan pengawasan dini (preventive control) yaitu pengawasan yang bertujuan untuk
mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan seperti pemanipulasikan persediaan dan lain-lain. Pengawasan akuntansi berhubungan dengan sistem dan prosedur intern perusahaan. Prosedur intern perusahaan yang baik harus meliputi : a. Pemisahan fungsi Struktur organisasi perusahaan harus didesainsedemikian rupa agar terdapat pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional tersebut harus dipisahkan antara fungsi operasi yakni fungsi yang memiliki tanggung jawab untuk menyimpan aktiva dengan fungsi akuntansi yakni fungsi memiliki wewenang untuk mencatat transaksi perusahaan. b. Sistem otorisasi Dalam suatu organisasi yang baik, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar dari pihak yang memiliki wewenang untuk menyetujui transaksi tersebut. Hal ini perlu untuk pengawasan intern perusahaan. Misalnya dalam suatu transaksi pembelian, sistem otorisasi dapat diukur sebagai berikut : 1) Kepala gudang, berwenang untuk mengajukan permintaan pembelian dengan menyerahkan surat permintaan pembelian yang ditujukan kepada bagian pembelian. 2) Kepala bagian, pembelian berwenang memberikan otorisasi atas surat permintaan pembelian yang diterbitkan oleh bagian gudang.
3) Kepala bagian penerimaan barang, berwenang memberikan otorisasi pada laporan penerimaan barang yang diterbitkan oleh bagian penerimaan barang. 4) Kepala bagian akuntansi, berwenang memberikan otorisasi pada bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pencatatan terjadinya transaksi pembelian. Otorisasi yang dilakukan harus berdasarkan surat pesanan yang telah diterbitkan oleh bagian pembelian. c. Formulir Formulir adalah bukti asli yang menjadi dasar pencatatan transaksi. Dengan adanya formulir yamg lengkap mengenai arus masuk dan keluar persediaan, akan mendukung sistem pencatatan yang lebih baik dan lengkap. d. Flowchart Flowchart atau bagian arus adalah suatu model yang menggambarkan aliran ataupun proses dalam suatu sistem. Penggunaan flowchart lebih bermanfaat dibandingkan dengan uraian tertulis. e. Internal check Internal check adalah pengawasan tidak langsung terhadap dua orang atau lebih yang melakukan transaksi yang sama. Internal check juga bertujuan agar terdapat pengawasan yang baik terhadap suatu transaksi dimana masing-masing pihak yang terkait dalam transaksi tersebut saling mengawasi terhadap pekerjaan mereka.
Dengan demikian pengawasan akutansi yang baik untuk persediaan harus mencakup kelima unsur yang telah disebutkan. Misalkan dalam suatu perusahaan terdapat bagian-bagian seperti bagian penerimaan, bagian gudang, bagian akuntansi, bagian penjualan dan bagian pengiriman. 3. Pengawasan jumlah yang di butuhkan Jumlah persediaan yang dibutuhkan perusahaan dalam proses produksi maupun dalam jumlah penjualan harus tepat, sesuai dengan perhitungan atau pun perencanaan sebelumnya. Kekurangan persediaan dapat mengakibatkan kemacetan proses produksi atau pun mengganggu usaha untuk memenuhi permintaan konsumen (pelanggan). Hal ini tentu saja merugikan pihak perusahaan. Agar perencanaan yang dilakukan dapat berhasil maka perencanaan manajemen harus disertai dengan pengawasan. Sifat pengawasan disini adalah dengan membandingkan antara perencanaan dengan realisasi yang ada. Hasil dari pengawasan ini memungkinkan pihak manajemen untuk mengambil langkah-langkah revisi atau pun koreksi terhadap perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengawasan ini terus dilakukan secara berkesinambungan agar pihak manajemen dapat terus melakukan perbaikan terhadap perencanaan yang telah di tetapkan sebelumnya.
D. Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Dalam Keputusan Manajemen Didalam penjelasan sebelumnya telah dijabarkan bagaimana sistem perencanaan dan pengawasan persediaan yang baik. Sistem tersebut dibuat oleh perusahaan tentunya bertujuan untuk menciptakan manajemen persediaan yang dapat memberikan manfaat bagi perusahaan dan tercapainya tujuan perusahaan tersebut. Dua konsep utama untuk mengukur prestasi kerja (performance) manajemen adalah efisiensi dan efektifitas. Yang dimana efisiensi adalah kemampuan untuk melakukan suatu pekerjaan dengan benar dalam konsep input (masukan) atau output (keluaran). Seorang manager efisien yang mencapai keluaran yang lebih tinggi (hasil, produktifitas, prestasi kerja) di bandingkan dengan masukan (tenaga kerja, bahan baku, uang, mesin waktu) yang di gunakan. Dengan kata lain manager yang dapat menimbulkan biaya penggunaan sumber daya untuk mencapai keluaran (output) yang di tentukan disebut manager efisien dapat memaksimumkan keluaran dengan jumlah masukan yang terbatas. Efektifitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang di tetapkan. Persediaan yang dikelola dengan baik dapat menghasilkan informasi bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Persediaan merupakan salah satu harta yang terutama untuk perusahaan dagang dan industri sehingga mengalami kesulitan di dalam pengelolaannya. Keputusan manajemen adalah suatu keputusan yang melaksanakan fungsifungsi dari perencanaan, mengorganisir, memimpin dan mengawasi sumber daya,
sumber daya manusia, keuangan dan sumber informasi dalam mencapai tujuan (goal), perusahaan (organisasi). Dengan kata lain manajer dapat disebut sebagai setiap orang yang mempunyai tanggung jawab untuk suatu usaha dari kelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama dan berbagai cara dari sumber daya yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam hal ini manajer yang dimaksud mengolah informasi tentang persediaan sehingga dapat memberikan keputusan manajemen yang dapat menguntungkan perusahaan. Keputusan manajemen berkaitan dengan persediaan dalam hal ini yaitu : menetukan jadwal pembelian perusahaan, berapa stock persediaan yang harus disiapkan agar dapat memenuhi permintaan konsumen, kapan persediaan tersebut harus di adakan, efisiensi biaya-biaya yang berhubungan dengan persediaan seperti biaya penyimpanan, perawatan atau pemeliharaan, mutu persediaan, keamanan persediaan, penyusunan stock persediaan, perencanaan tempat penyimpanan persediaan. Apabila keputusan manajemen tidak tepat dibuat manajer di dalam hal persediaan maka perusahaan akan banyak kerugian atau bahkan karena kesalahan perhitungan maka mengakibatkan laporan keuangan yang disajikan akan salah juga nilainya. Pada saat sekarang ini banyak dijumpai kasus yang mengakibatkan kesalahan dalam penyajian persediaan di laporan keuangan akibat kesalahan di dalam keputusan manajemennya. Sistem perencanaan yang salah akan berakibatkan salahnya penyajian nilai persediaan di laporan keuangan.