TAKLIMAT PERANAN PEGAWAI PENILAI PERTAMA (PPP) DAN PEGAWAI PENILAI KEDUA (PPK) BAGI PELAKSANAAN LAPORAN NILAIAN PRESTASI TAHUNAN (LNPT) 03 NOVEMBER 2017 DEWAN KULIAH 6, KPP 3 PENYAMPAI: PUAN NOR AISHAH HAJI HUSAIN TIMBALAN PENDAFTAR KANAN UiTM CAWANGAN MELAKA
DEFINISI Pengurusan Penilaian Prestasi Tahunan Penilaian prestasi merupakan sebahagian daripada sistem pengurusan personel yang penting dan boleh digunakan untuk membantu setiap pegawai meningkatkan prestasi kerja masing-masing.
PRINSIP ASAS DAN TUJUAN UTAMA SISTEM PENILAIAN PRESTASI (SPP) 1. Dilaksanakan secara objektif, adil dan telus. 2. Diasaskan kepada penghasilan kerja dan tingkahlaku yang dipamer oleh PYD ke arah pencapaian objektif organisasi yang ditetapkan. 3. Persaingan positif sesama pegawai untuk meningkatkan kualiti dan produktiviti.
SPP digubal untuk: Prestasi kerja dinilai dengan lebih sistematik dan meyakinkan Ketua melaksanakan penilaian prestasi mengikut kesesuaian perkhidmatan tertentu SPP diguna dalam pelbagai fungsi sumber manusia seperti kemajuan kerjaya, penempatan dan latihan Tingkatkan penglibatan Ketua Jabatan dan semua pegawai penyelia dalam proses penilaian prestasi.
Ciri-Ciri Sistem Penilaian Prestasi melibatkan : 1. Penetapan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan kajian semula pertengahan tahun 2. Penilaian prestasi yang objektif, adil dan telus 3. Pengiktirafan kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi 4. Penetapan wajaran markah mengikut aspek penilaian prestasi yang bersesuaian dengan peranan setiap kumpulan pegawai 5. Pemakaian 5 jenis borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan mengikut Kumpulan Pegawai (tambahan borang di Fakulti Perubatan) 6. Peranan Panel Pembangunan Sumber Manusia sebagai pihak yang memastikan penilaian dibuat dengan objektif, adil dan telus.
Penilaian Yang Objektif, Adil dan Telus 1. Dibuat secara berterusan berdasarkan pencapaian kerja sebenar PYD sepanjang tahun yang dinilai. 2. Tidak dibuat secara tergesa-gesa/ di saat-saat akhir. 3. Dibuat tanpa dipengaruhi oleh prestasi tahun-tahun sebelumnya. 4. Yakin PYD sebagai aset terpenting dan boleh dimajukan. 5. Tidak dipengaruhi oleh faktor pilih kasih. 6. Pegawai Penilai tidak bersifat terlalu murah hati (lenient) atau sebaliknya. 7. Pegawai Penilai tidak ambil jalan mudah dengan memberi markah dalam lingkungan pertengahan sahaja. 8. Tidak memberi perhatian yang lebih kepada perkara yang baru berlaku, sama ada bersifat positif atau negatif, yang boleh mempengaruhi penilaian keseluruhan seseorang pegawai.
Penilaian Prestasi Asas Penentuan Penempatan/bidang kerjaya yang sesuai dgn potensi, kebolehan, keistimewaan serta kemajuan staf; Kesesuaian dan kelayakan untuk kenaikan pangkat, pemangkuan, pinjaman dan pertukaran sementara; Kelayakan dan kesesuaian untuk pergerakan gaji Penganugerahan khidmat cemerlang (APC), pingat/bintang kebesaran (PPC) dan surat penghargaan; Mengenalpasti dan merancang keperluan latihan staf; dan Pemberian kaunseling untuk perbaiki/tingkatkan prestasi dan motivasi staf
Tanggungjawab Ketua Jabatan 1. Tentukan arah haluan, matlamat dan sasaran kerja jabatan. 2. Pastikan sistem kerja berkesan untuk capai SKT yang ditetapkan 3. Dapatkan komitmen dari staf melalui gaya pengurusan penyertaan (participative management) 4. Beri penekanan kepada pembangunan kerjaya staf
Tanggungjawab Ketua Jabatan 5. Rangka rancangan kerja tahunan Jabatan 6. Tetapkan petunjuk prestasi yang boleh dicapai dan diukur untuk setiap aktiviti/projek Jabatan 7. Menyelaras, memantau dan membuat kajian semula ke atas kerja agar ikut jadual 8. Pastikan Pegawai Penilai sediakan penilaian prestasi mengikut peraturan dan jadual/tempoh yang telah ditetapkan
Tanggungjawab Ketua Jabatan 9. Arahkan Pegawai Penilai yang akan bertukar ke jabatan lain/bersara/letak jawatan, sediakan penilaian prestasi serta merta bagi Pegawai Yang Dinilai (PYD), jika tempoh penyeliaan tidak kurang 6 bulan 10.Arahkan PYD yang akan bersara/dilantik jawatan lain lengkapkan penilaian prestasi, jika tempoh perkhidmatan dalam tahun penilaian tidak kurang 6 bulan
Tanggungjawab Ketua Jabatan 11.Pastikan penilaian prestasi staf yang dilantik pada penghujung tahun (selepas 1 Julai) disediakan apabila tempoh sebenar perkhidmatan mereka genap 6 bulan 12.Pastikan penilaian prestasi bagi staf di dalam pinjaman/tukar sementara disediakan oleh penilai di Jabatan yang meminjam 13.Ambil tindakan sewajarnya terhadap komen/ cadangan penilai/yang dinilai
BAGAIMANA MENENTUKAN PEGAWAI PENILAI ------- PEGAWAI PENILAI PERTAMA (PPP) DAN PEGAWAI PENILAI KEDUA (PPK)?
Definisi PPP/PPK Pegawai Penilai Pertama (PPP) : Pegawai atasan atau penyelia terdekat kepada PYD dan mempunyai hubungan kerja secara langsung atau mengawasi kerjanya. Pegawai Penilai Kedua (PPK) : Pegawai atasan yang terdekat kepada PPP dan mempunyai hubungan kerja dengan PYD. Jika ada satu peringkat penyeliaan, penilaian boleh dibuat oleh PPP.
Syarat-Syarat Penentuan PPP/PPK 1. PYD dan PPP mestilah mempunyai hubungan kerja dan penyeliaan secara langsung 2. Gred PPP dan PPK hendaklah lebih tinggi daripada gred PYD 3. Tiada hubungan kekeluargaan terdekat di antara PYD dan PPP/PPK (pertalian darah/ perkahwinan) 4. Tempoh penyeliaan seelok-eloknya tidak kurang dari 6 bulan dalam sesuatu tahun penilaian. PYD berkhidmat di 2 jabatan berbeza dengan tempoh penyeliaan yang sama, PPP sedia penilaian.
Syarat-Syarat Penentuan PPP/PPK 5. PYD yang diselia oleh lebih dari seorang PPP dalam tempoh masa yang berbeza-beza dan tiada pegawai kanan lain yang layak membuat penilaian, maka PPP yang paling lama tempoh penyeliaannya boleh menilai 6. Jika tiada PPP yang layak menilai kerana tempoh penyeliaannya kurang dari 6 bulan dalam tahun yang dinilai, pegawai yang lebih tinggi yang terdekat dan mempunyai hubungan kerja dengan PYD boleh menilai
Syarat-Syarat Penentuan PPP/PPK 7. Dalam kes tertentu yang mendesak, tempoh penyeliaan minimum bagi PPP/PPK untuk tujuan penilaian prestasi ialah 3 bulan. 8. Jika penilaian prestasi tidak disediakan oleh PPP yang telah bersara/letak jawatan dan tidak dapat dikesan, penilaian prestasi boleh disediakan oleh PPK yang berkenaan
PENILAIAN PROFESOR Profesor Gred C dan B yang tidak memegang jawatan pentadbiran utama - dinilai oleh Dekan/Rektor/Ketua Bahagian tempat bertugas - mempunyai hubungan kerja secara langsung atau mengawasi kerja walaupun di gred jawatan hakiki lebih rendah. (Rujukan : Surat TNC (A&A) bil.500-bpd (PPPK. 3/2, 10.3.2010) : Pelaksanaan Penilaian Prestasi Tahunan Bagi Staf Akademik Berjawatan Profesor (Gred Khas C & B) Tanpa Memegang Jawatan Pentadbiran UiTM.
APAKAH PERANAN SERTA TUGAS PEGAWAI PENILAI PERTAMA (PPP) DAN PEGAWAI PENILAI KEDUA (PPK)?
Peranan dan Tugas PPP/PPK 1. PPP tetap dan tentukan program tindakan dan rancangan kerja Jabatan di bawah tanggungjawabnya 2. PPK pastikan PPP berbincang dengan PYD semasa menetapkan SKT 3. PPP dan PPK tetapkan petunjuk prestasi (sama ada dari segi kuantiti, kualiti, masa atau kos) bagi setiap aktiviti/projek. 4. SKT perlu realistik, spesifik dan boleh diukur. 5. PPP selia kerja PYD melalui pengawasan dan bimbingan berterusan
Peranan dan Tugas PPP/PPK 5. PPP bincang dengan PYD mengenai kemajuan kerja di pertengahan tahun dan akhir tahun (kenalpasti masalah, tindakan pembetulan dan pengubahsuai strategi SKT) 6. PPP bertanggungjawab memastikan semua PYD lengkapkan borang LNPT; a) Bhg I : Maklumat Pegawai b) Bhg. II : Kegiatan dan Sumbangan di Luar Tugas Rasmi/Latihan) c) Tandatangan borang 5. PPP dikehendaki membuat penilaian dan ulasan mengenai prestasi PYD setelah berbincang dengan PYD serta membuat perakuan.
Peranan dan Tugas PPP/PPK 8. PPP hantar borang prestasi yang telah siap dinilai kepada PPK melalui Urusetia Jabatan 9. PPK dikehendaki membuat penilaian prestasi PYD selepas PPP membuat penilaiannya 10. Sekiranya terdapat perbezaan penilaian PPK yang ketara, khususnya yang menyebabkan markah keseluruhan (purata) jatuh ke tahap tidak memuaskan, PPK hendaklah menyatakan alasan perbezaan tersebut dan memaklumkannya kepada PYD
CONTOH SUSUNAN PPP, PPK DAN PYD UNTUK KAMPUS CAWANGAN
CONTOH SUSUNAN PPP, PPK DAN PYD Bil PYD PPP PPK 1 Rektor Kampus Naib Canselor Tiada 2 TRK (HEA) Rektor Kampus TNC (HEA) 3 TRK (HEP) Rektor Kampus TNC (HEP) 4 Pensyarah Koordinator (PPP)/ TRK (PPK) 5 Timbalan Pendaftar/ Kanan 6 Penolong Pendaftar/ Kanan Rektor Kampus TRK (HEA/HEP) Tiada Rektor Kampus
CONTOH SUSUNAN PPP, PPK DAN PYD Bil PYD PPP PPK 7 Pegawai Eksekutif/ Kanan 8 Jurutaip/ Kanan 9 Pemandu/ Kanan 10 Pekerja Rendah Awam / Kanan TPK / Penolong Pendaftar (HEP/HEA) Penolong Pendaftar (HEP/HEA) Penolong Pendaftar / Pegawai Eksekutif Juruteknik Rektor Kampus / TRK (HEP/HEA) TRK (HEP/HEA) / Timbalan Pendaftar Rektor Kampus / Timbalan Pendaftar Pembantu Teknik
Panduan pelaksanaan urusan penilaian prestasi kepada Pegawai Penilai 1. Rujukan tidak boleh dibuat kepada prestasi, kebolehan dan penilaian staf di tahun-tahun yang lalu kerana berkemungkinan dalam tahun yang dinilai staf tersebut telah berubah. 2. PPP hendaklah jangan tergesa-gesa membuat Laporan Nilaian Prestasi Tahunan. 3. PPP dan PPK tidak boleh teragak-agak memberi penilaian yang tinggi atau rendah untuk menggambarkan sifat dan prestasi kerja PYD yang sebenar. 4. PPP dan PPK juga perlu memberi nilaian yang tepat dan adil terhadap prestasi PYD dengan menggunakan nombor bulat (round figure)
Panduan pelaksanaan urusan penilaian prestasi kepada Pegawai Penilai 4. Bagi PPP yang mempunyai ramai staf di bawah seliaannya adalah dinasihatkan supaya penilaian prestasi dilaksanakan secara serentak. 5. Tanggungjawab PPP dan PPK untuk berbincang dengan PYD tentang penilaian prestasi dan apa-apa kekurangan atau kelemahannya dan seterusnya memberi nasihat dan bimbingan supaya PYD boleh memperbaiki prestasi kerja, kelakuan serta lain-lain kelemahan. 6. Memastikan bahawa kelebihan dan kelemahan dalam sesuatu aspek penilaian seseorang PYD itu tidak mempengaruhi penilaian dalam aspek yang lain
Panduan pelaksanaan urusan penilaian prestasi kepada Pegawai Penilai 7. Mempunyai fikiran dan pemahaman yang jelas mengenai sesuatu ciri yang dinilaikan dan hubungannya dengan PYD. 8. Menyediakan LNPT di dalam tempoh yang ditetapkan. Laporan yang lewat - mungkin tidak akan dapat dibuat dengan baik, menimbulkan masalah-masalah lain seperti berlaku pertukaran Pegawai Penilai dan sebagainya 9. LNPT perlulah mencerminkan prestasi kerja sebenar PYD di mana PPP dan PPK telah melaksanakan pemantauan berterusan bagi sepanjang tahun penilaian.
Panduan pelaksanaan urusan penilaian prestasi kepada Pegawai Penilai 10. Berdasarkan kepada pemantauan berterusan tersebut, sebarang pelarasan penilaian prestasi (penyemakan semula atau perubahan markah) hanya boleh dilaksanakan sebelum laporan terakhir dikemukakan kepada Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Induk UiTM oleh pihak Urus Setia. Sehubungan itu, pihak PPP, PPK dan PPSM peringkat Bahagian/Kampus Cawangan/Fakulti/Pusat/Unit perlu memastikan bahawa penilaian dibuat dengan teliti.
PROSES DAN JADUAL PENYEDIAAN PENILAIAN PRESTASI
Proses dan Jadual Penyediaan Penyediaan Carta Aliran Proses Prestasi Staf setiap tahun Surat penyediaan Laporan Penilaian Prestasi Staf UiTM pada sesuatu tahun bagi pergerakan gaji tahun berikutnya, diedarkan oleh Bahagian Pengurusan Perkhidmatan, Pejabat Pendaftar pada setiap bulan Oktober tahun berkenaan) (500-BPD (PKH. 13/5), 10.10.2017 Penyediaan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) Staf UiTM Tahun 2017 Bagi Tujuan Pergerakan Gaji Tahun 2018)
Borang Laporan Penilaian Prestasi Borang UiTM (Prestasi) 1/2002 Pindaan 2010 UiTM (Prestasi) 2/2002 Pindaan 2010 UiTM (Prestasi) 3/2002 Pindaan 2010 UiTM (Prestasi) 4/2002 Pindaan 2010 UiTM (Prestasi) 5/2002 Pindaan 2010 Kumpulan Staf Pengurusan Tertinggi (Jawatan Utama Sektor Awam JUSA) Pengurusan Tertinggi (Gred Khas) Pengurusan dan Profesional (Kumpulan A) (Gred 41 54) Sokongan I (Kumpulan B dan C) (Gred 17 40) * Staf yang kelayakan masuk dalam skim perkhidmatannya ialah Diploma/STPM/SPM atau yang setaraf dengannya. Sokongan II (Kumpulan D) (Gred 1 16) * Staf yang kelayakan masuk dalam skim perkhidmatannya ialah SRP/PMR dan ke bawah atau yang setaraf dengannya Borang ini juga digunakan bagi staf akademik yang menjalani cuti sabatikal, post doctoral dan latihan profesional (kecuali staf akademik Fakulti Perubatan).
Borang Laporan Penilaian Prestasi : http://medicine.uitm.edu.my vs sistem Online Performance Appraisal (OPAL)/http://opal.uitm.edu.my (FAKULTI PERUBATAN) BORANG TAJUK TUJUAN A B Annual Task Projection (ATP) Performance Appraisal Report (Lecturer) - Progress Report Profesional Masters/MSc/PhD - Performance Appraisal on Officer Attending Course for Academic Year/semester /quarter Dilengkapkan oleh Pegawai Yang Dinilai (PYD) untuk menerangkan perancangan dan pencapaian tahunan (termasuk staf akademik yang mengikuti Cuti Sabatikal & Latihan Profesional) Borang dilengkapkan oleh Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan Pegawai Penilai Kedua (PPK) di atas prestasi sebenar PYD berdasarkan ATP (termasuk staf akademik yang mengikuti Cuti Sabatikal & Latihan Profesional) Borang yang dilengkapkan oleh staf akademik Fakulti yang bercuti belajar dan kemajuan dinilai oleh penyelia. Borang yang dilengkapkan oleh Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan Pegawai Penilai Kedua (PPK) berdasarkan laporan kemajuan staf akademik Fakulti yang bercuti belajar
KATEGORI MARKAH LAPORAN NILAIAN PRESTASI TAHUNAN (Pindaan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 2 Tahun 2009)
KATEGORI MARKAH LAPORAN NILAIAN PRESTASI TAHUNAN (Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2009) Kategori Markah (%) Penjelasan Kategori Pencapaian Cemerlang 90-100 Memiliki kualiti kepimpinan yang cemerlang dalam memastikan fungsi dan objektif organisasi tercapai. Penghasilan kerja yang cemerlang dan sentiasa melebihi standard yang ditetapkan Mempunyai pengetahuan / kemahiran/ kepakaran yang tinggi dalam bidang tugas dan diakui serta sentiasa menjadi pakar rujuk. Memiliki kualiti peribadi yang cemerlang dan dijadikan contoh ikutan. Baik 80-89.99 Berupaya mentadbir/ menyelia dengan baik dalam memastikan fungsi dan objektif organisasi dipenuhi. Penghasilan kerja yang baik dan sentiasa menepati standard maksima yang ditetapkan. Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ kepakaran yang tinggi dalam bidang tugas dan menjadi sumber rujukan. Memiliki kualiti peribadi yang baik
Sederhana 60-79.99 Berupaya mentadbir/ menyelia organisasi dengan sederhana. Penghasilan kerja yang sederhana dan menepati standard yang ditetapkan. Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ kepakaran yang sederhana dalam bidang tugas dan boleh memberi nasihat dalam bidang-bidang tertentu. Memiliki kualiti peribadi yang sederhana. Kurang Memuaskan 50-59.99 (< 60% - exit policy) Penghasilan kerja yang kurang memuaskan dan sering kali tidak mencapai standard minima yang ditetapkan. Mempunyai pengetahuan/ kemahiran yang kurang memuaskan untuk melaksanakan tugas. Memiliki kualiti peribadi dan tahap disiplin yang kurang memuaskan. Lemah 49.99 ke bawah (Pergerakan gaji statik) Penghasilan kerja yang lemah dan tidak mencapai standard yang ditetapkan. Kurang berpengetahuan dan kurang mahir dalam melaksanakan tugas. Memiliki kualiti peribadi dan tahap disiplin di bawah tahap yang di harapkan
Penjelasan Pemberian Markah Prestasi 90% dan Ke Atas PPP/PPK beri markah penilaian 90% dan ke atas : - hendaklah menyatakan dalam ulasan mereka terhadap penghasilan nilai yang dihasilkan oleh PYD yang melayakkan pegawai berkenaan menerima penilaian cemerlang 90% dan ke atas. Cth. penambahbaikan atau pembaharuan, aktivti yang beri faedah (sumbangan/penglibatan yang diiktiraf) Jika perlu, PPP/PPK boleh menyediakan penjelasan atau senarai aktiviti penghasilan nilai oleh PYD dalam lampiran yang berasingan dan disertakan bersama Borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT)
SKALA PENILAIAN PRESTASI - CONTOH SKALA ASPEK PENGHASILAN KERJA: TAHAP SKALA PENJELASAN Sangat Tinggi 10 Hasil kerja sentiasa melebihi tahap maksimum yang telah ditentukan 9 Hasil kerja sentiasa menemui tahap maksimum yang telah ditentukan Tinggi 8 Hasil kerja kerapkali menemui tahap maksimum yang telah ditentukan Sederhana 7 Hasil kerja kadangkala menemui tahap maksimum yang telah ditentukan 6 Hasil kerja sentiasa melebihi tahap minimum yang telah ditentukan 5 Hasil kerja kadangkala melebihi tahap minimum yang telah ditentukan Rendah 4 Hasil kerja kerapkali menemui tahap minimum yang telah ditentukan Sangat Rendah 3 Hasil kerja kadangkala menemui tahap minimum yang telah ditentukan 2 Hasil kerja kerapkali di bawah tahap minimum yang telah ditentukan 1 Hasil kerja sentiasa dibawah tahap minimum yang telah ditentukan
PENYEDIAAN SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT)
Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) Lampiran A3 (PP 4/2002) 1. Melibatkan Ketua Jabatan, PYD, PPP dan PPK. 2. Proses penyediaan SKT : (i) Perancangan Tahunan Jabatan (ii) Penetapan Rancangan Kerja Jabatan (iii) Penetapan SKT dan Petunjuk Prestasi, (iv) Pelaksanaan Kerja dan Pengesanan (v) Kajian Semula Pertengahan Tahun (vi) Penilaian Pencapaian Kerja Sebenar
Asas Penetapan SKT 1. Perbincangan di antara PYD dengan PPP dengan mengambilkira Perancangan Tahunan Jabatan dan Rancangan Kerja Bhg/Caw/Fakulti/Unit. 2. Aktiviti/Projek boleh diukur sama ada dari segi kuantiti, kualiti, masa dan kos. 3. Berasaskan peranan dan bidang tugas jawatan PYD. 4. Realistik dan boleh dicapai setelah mengambilkira pengetahuan dan kemahiran PYD serta sumber di bawah kawalan.
PETUNJUK PRESTASI Merujuk kepada kuantiti, kualiti, masa dan kos. Setiap satu projek/aktiviti perlu sekurangkurangnya satu petunjuk prestasi. Petunjuk prestasi yang boleh digunakan bilangan, tempoh/masa, jumlah kos aktiviti/projek, peratus, purata atau piawaian ditetapkan dalam sesuatu spesifikasi projek
Borang Penetapan Sasaran Kerja Tahunan SPP BIL 2 /2009 : Penambahan Ruang Kotak Pencapaian 1. Dengan tujuan memastikan PYD menyediakan SKT dan Laporan Pencapaian lebih seragam serta membantu Pegawai Penilai membuat penilaian yang lebih menggambarkan pencapaian sebenar PYD. 2. Penambahan ruangan tersebut adalah seperti berikut :-
Pekeliling Perkhidmatan Bil 4 Tahun 2002 BIL AKTIVITI/ PROJEK/ KETERANGAN (senaraikan aktiviti/projek) PETUNJUK PRESTASI (Kuantiti/Kualiti/ Masa/Kos) SASARAN KERJA (Berdasarkan petunjuk prestasi) PENCAPAIAN SEBENAR (Diisi pada akhir tahun mana yang berkaitan) ULASAN Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 2 Tahun 2009 (Penambahan Ruangan Pencapaian)
Pelaksanaan SKT 1. Disediakan oleh PYD selewat-lewatnya sebelum akhir Januari tahun penilaian (perbincangan dengan PPP). 2. Dikaji semula pada pertengahan tahun untuk mengetahui pelaksanaannya (perbincangan dengan PPP dan PYD). 3. Aktiviti/projek ditambah atau digugur hendaklah dicatit/ disenaraikan. 4. SKT yang tidak realistik, diubahsuai setelah perbincangan bersama PPP dan PYD. 5. PYD menyediakan laporan/ulasan pencapaian kerja dibandingkan dengan SKT yang ditetapkan. Nyatakan sebab SKT tidak tercapai. 6. PPP juga sediakan laporan/ulasan pencapaian kerja PYD berbanding dengan SKT yang ditetapkan.
CONTOH PENYEDIAAN SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT)
BIL AKTIVITI/ PROJEK/ KETERANGAN (Senarai aktiviti/projek) PETUNJUK PRESTASI (Kuantiti/ Kualiti/ Masa/ Kos) SASARAN KERJA (berdasarkan petunjuk prestasi) PENCAPAIAN SEBENAR (Diisi pada akhir tahun penilaian) ULASAN 1. Merekodkan surat-surat masuk dan keluar berkaitan urusan penempatan pegawai Kuantiti 500 surat setahun Masa Dalam tempoh 1 hari dari tarikh surat di terima Kualiti Mengikut prosedur yang ditetapkan 500 surat Jan-Dis - 700 surat 400 selesai dalam tempoh masa 300 tidak selesai dalam tempoh masa (nyatakan sebab, jika perlu, bagi penambahbaikan berterusan )
PENGURUSAN STAF CUTI BELAJAR Borang Performance on Officer Attending Course Dilaksanakan oleh Bahagian Kemajuan Kerjaya, Pejabat Pendaftar Siapa laksanakan penilaian? Cuti Belajar mulai Januari Jun : Penyelia/ Universiti tempat pengajian. Cuti Belajar selepas Julai : Dilaksanakan oleh Ketua Jabatan Nota : PTJ bantu BKK dalam menentukan penilaian prestasi dilaksanakan. Jabatan hakiki staf di PTJ)
PENGURUSAN STAF CUTI BELAJAR Keperluan pemantauan: (Nota : PTJ perlu bantu BKK kerana jabatan hakiki staf di PTJ) 1. Staf tidak mengikuti pengajian (missing in action) 2. Membantu staf dalam pelbagai permohonan seperti pengesahan jawatan, kenaikan pangkat dan lain-lain 3. Membantu staf menamatkan pengajian dalam tempoh yang ditetapkan (graduate on time)
IMPLIKASI PEMARKAHAN PENILAIAN PRESTASI
Di antara Implikasi Pemarkahan Penilaian Prestasi 1. Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan (Ketetapan JKK Pekeliling Pendaftar Tahun 2004) 1.2 Staf yang dilantik selepas 1 Nov 2002: (i) Markah minimum 85% bagi staf berkhidmat 1 tahun tetapi kurang 2 tahun; (ii) Markah minimum 80% bagi staf berkhidmat 2 tahun tetapi kurang 3 tahun; (iii) Markah minimum 75% bagi staf berkhidmat 3 tahun atau lebih.
Implikasi Pemarkahan Penilaian Prestasi 2. Permohonan Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) dan Anjakan Gaji Markah prestasi 80% dan ke atas (dimansuh 1.1.2011) 3. Pertimbangan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) Markah prestasi 85% dan ke atas 4. Pingat Perkhidmatan Cemerlang (PPC mulai tahun 2013) Markah prestasi 85% dan ke atas, tiga tahun berturut-turut Bahagian VI Kegiatan dan Sumbangan di Luar Tugas Rasmi (5%), skala 10 bagi tiga (3) tahun berturut-turut. 5. Permohonan Kenaikan Pangkat (secara umum) Markah prestasi 80% dan ke atas 6. Lain-lain urusan sumber manusia seperti permohonan biasiswa, permohonan ke jawatan kontrak, pelanjutan kontrak dan lain-lain.
TANGGUNGJAWAB : PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA (PPSM)
Panel Pembangunan Sumber Manusia Fungsi; 1. Sahkan markah penilaian prestasi staf 2. Syor atau tentukan penempatan dan pembangunan kerjaya pegawai 3. Syor bimbingan dan kaunseling untuk mempertingkatkan prestasi dan motivasi pegawai 4. Kenalpasti dan merancang keperluan latihan pegawai.
BIDANG KUASA, TANGGUNGJAWAB DAN PROSEDUR OPERASI PPSM 1. Urusan penilaian prestasi staf 2. Kenalpasti keperluan latihan staf 3. Syor bimbingan dan kaunseling bagi tujuan memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi dan motivasi staf 4. Syor kelayakan atau kesesuaian untuk pencalonan anugerah pingat/bintang kebesaran dan pemberian surat penghargaan 5. Syor penempatan dan pembangunan kerjaya staf.
TINDAKAN TERHADAP STAF YANG TIDAK MELAKSANAKAN LNPT Lulus LPU 132, 19.3.2013, kuat kuasa 1.1.2013: 1. Staf tidak laksana LNPT mengikut tempoh yang ditetapkan tidak akan dipertimbangkan untuk PGT. Cth: staf yang tidak laksana LNPT tahun 2012 bagi tempoh Jan. Dis. 2013 tidak akan diberi pertimbangan PGT tahun 2013. 2. Staf tidak laksana LNPT bagi tempoh minimum 2 tahun mulai tahun 2012, sama ada berturut-turut atau tidak berturut-berturut tanpa alasan yang difikirkan munasabah, boleh dicadangkan untuk dikenakan tindakan tatatertib. 3. Staf tiada LNPT tahun 2011 dan sebelumnya, pergerakan gaji tahunan akan kekal statik. Urusan LNPT tidak perlu dilaksana kecuali ada alasan difikirkan munasabah.
TINDAKAN TERHADAP STAF YANG TIDAK MELAKSANAKAN LNPT 4. Staf tiada LNPT tidak layak untuk mendapat apa-apa kemudahan, imbuhan dan faedah berkaitan pengurusan dan pembangunan sumber manusia seperti kenaikan pangkat, pemberian biasiswa, APC, anjakan gaji dan sebagainya. Nota : Pekeliling dikeluarkan/edar pada 07.05.2013 Pekeliling Naib Canselor Bil. 3 Tahun 2013 tindakan boleh diambil terhadap staf yang tidak melaksanakan LNPT. Kegagalan melaksanakan LNPT juga menyebabkan Ketua Jabatan dan moderator dikenakan tindakan kerana cuai dan kurang cekap di bawah Akta Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605)
DASAR PEMISAH (EXIT POLICY) Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti ke 152 (24.5.2016) telah bersetuju menerima pakai Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2015: Pelaksanaan Dasar Pemisah (Exit Policy) Bagi Pegawai yang Berprestasi Rendah Dalam Perkhidmatan Awam (Dengan Pindaan). Implikasi: Staf berprestasi rendah (LNPT < 60% ) berdasarkan LNPT tahun 2017 akan melalui proses Dasar Pemisah seperti yang ditetapkan oleh pihak UiTM. Rujukan: Surat TP, BPK (500-BPD (PKH, 13/5), 10.10.2016: Penyediaan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) Staf UiTM Tahun 2017 bagi Tujuan Pergerakan Gaji Tahun 2018.
DASAR PEMISAH (EXIT POLICY) Latar Belakang: 1) Tindakan untuk mengeluarkan pegawai berprestasi rendah bagi memastikan penyampaian perkhidmatan perkhidmatan awam tidak terjejas. 2) Penamatan perkhidmatan dibuat setelah mengambil kira prestasi, kelakuan, nilai-nilai kebergunaan pegawai dalam perkhidmatan, kegagalan pegawai untuk memenuhi apa-apa syarat perkhidmatan dan segala hal keadaan lain yang ditentukan oleh kerajaan. 3) Pertimbangan perlu dibuat, sama ada tindakan tatatertib lebih wajar diambil terlebih dahulu ke atas pegawai berdasarkan salah laku yang berbangkit.
RUJUKAN UTAMA: Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002: Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Lampiran A2 Panduan Pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi Lampiran A3 Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2009 : Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam Pekeliling Pendaftar Bil. 04/2013 bertarikh 22 Februari 2013 - Manual Penyediaan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) Bagi Staf UiTM Pekeliling Naib Canselor Bil. 3/2013 bertarikh 7 Mei 2013 Tindakan Terhadap Staf Yang Tidak Melaksanakan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT)
RUJUKAN UTAMA: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2012 : Penganugerahan Pingat Perkhidmatan Cemerlang dan Pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2015: Pelaksanaan Dasar Pemisah (Exit Policy) Bagi Pegawai yang Berprestasi Rendah Dalam Perkhidmatan Awam (Dengan Pindaan). Perintah Am dan Arahan Pentadbiran
BERSAMA-SAMA KITA MELAKSANAKAN TANGGUNGJAWAB DAN MEMAHAMI TUGAS YANG DIAMANAHKAN BERRDASARKAN PERATURAN YANG BERKUATKUASA
TERIMA KASIH SESI PERKONGSIAN MINDA DAN SOAL JAWAB