BAB II DESKRIPSI TEMPAT MAGANG KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA 2.1 Sejarah Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta Sejarah Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta berawal dari nama Yayasan Umum Kotamadya Surakarta yang berdiri pada 21 Agustus 1971 atas prakarsa Bapak Suwondo Atmodjahnawi, SH sebagai Ketua DPRD pada waktu itu. Pada awalnya beliau bergagasan bahwa di Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kotamadya dirasa memerlukan adanya perpustakaan. Yang bertujuan untuk menambah wawasan atau ilmu pengetahuan bagi anggota Dewan, beliau juga mengumpulkan hasil karya Dewan yang berupa peratuan-peraturan daerah, peraturan tata tertib, laporan peninjauan anggota Dewan, keputusan-keputusan Dewan dan produk Dewan lainnya serta peraturan-peraturan perundang-undangan dari pusat. Untuk itu dirintislah khusus bagi anggota Dewan dengan mengumpulkan buku-buku. Berdasarkan pengumpulan buku-buku tersebut timbullah harapan apabila buku yang dimiliki perpustakaan sudah banyak, maka pada suatu saat perpustakaan akan berkembang dan dapat dibuka untuk umum sehingga menjadi Umum. 6
7 Gubernur Jawa Tengah yang pada waktu itu dijabat oleh Bapak Munadi membentuk perpustakaan dari realisasi program Modernisasi Desa (MODES) yang mendapat dukungan dari Menteri P dan K yaitu Manshurin, SH dan beliau mengajak pemerintah-pemerintah daerah untuk bekerjasama dalam membina dan membangun perpustakaan umum dengan dasar hukum : 1. S.K. Walikota Kotamadya KDH Tingkat II Surakarta tanggal 20 Juli 1971 Nomor : 96/Kep/Um-1/71. 2. Akte Notaris Nomor 32 tanggal 16 Agustus 1971 tentang Yayasan Umum Surakarta. Awal mula berdirinya Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta yang saat itu bernama Umum Kotamadya Surakarta terletak di Jl. Slamet Riyadi No. 235 Surakarta. Pada tahun 1990 terjadi pemindahan lokasi dikarenakan tempat tersebut dibangun rumah makan Pujasari. Setelah itu Umum Kotamadya Surakarta dipindahkan ke Jl. Kolonel Sutarto No. 174 A Surakarta. Sampai sekarang tempat tersebut masih digunakan untuk depo (tempat menyimpan) arsip. Tahun 2006 Umum Kotamadya Surakarta kembali pindah tempat ke Jl. Kepatihan No. 3 Surakarta. Tempat tersebut merupakan bekas Sekolah Dasar Kepatihan dan Dinas Kesejahteraan Rakyat Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana (DKRPP dan KB). Dikarenakan tempat tersebut dirasa kurang nyaman maka tahun 2011 Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta kembali melakukan
8 pindah tempat ke Jl. Hasanuddin No. 112 Surakarta yang pada saat itu menjadi bekas kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga. Dirasa lagi tempat tersebut tidak nyaman tahun 2012 diadakannya pembangunan ulang bangunan tersebut. Selama dalam waktu pembangunan perpustakaan sementara dialihkan ke lingkungan Stadion Manahan Blok C 11. Awal tahun 2015 pembangunan gedung Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta di Jl. Hasanudin No. 112 Surakarta sudah selesai. Maka Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta yang awalnya dialihkan sementara di Stadion Manahan Block C 11 akhirnya pindah ke gedung baru yang berlokasi di Jl. Hasanudin No. 112 Surakarta sampai sekarang. Kantor Arsip Dan Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 5 Tahun 2013 tentang Perubahan Kedua Atas Perda Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta, sebagai Lembaga Teknis Daerah dan merupakan unsur penunjang Pemerintah Daerah dibidang kearsipan dan perpustakaan daerah dipimpin oleh seorang kepala kantor yang dalam melaksanakan tugas berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta harus dapat memberikan pelayanan kepada masyarakat melalui responsibility parameter dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.
9 2.2 Visi dan Misi Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta menetapkan beberapa visi dan misi guna untuk mencapai tujuan. Tujuan pembangunan Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta adalah memberikan apresiasi yang tinggi terhadap nilai-nilai penting dan informasi melalui penyediaan bahan pustaka atau koleksi serta memberikan pelayanan secara optimal bagi pengunjung. Visi Terwujudnya lembaga arsip dan perpustakaan sebagai pusat informasi dan ilmu pengetahuan yang unggul, berbudaya, dan berdaya saing. Misi 1. Meningkatkan kualitas dan kuantitas SDM pengelolaan arsip dan perpustakaan. 2. Meningkatkan ualitas dan kuantitas sarana dan prasarana. 3. Meningkatkan manajemen pengelolaan arsip dan perpustkaan secara baku. 4. Meningkatkan minat baca masyarakat. 2.3 Tujuan dan Sasaran Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta Ada beberapa tujuan dan sasaran yang akan dicapai oleh Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta diantaranya:
10 2.3.1 Tujuan Adapun tujuan dari Kantor arsip dan perpustakaan daerah kota Surakarta sebagai berikut: a. Menjadikan arsip dan bahan perpustakaan mempunyai arti penting ilmu pengetahuan, pengembangan informaqsi, administrasi pemerintah, pertanggung jawaban nasional dalam mencerdaskan kehidupan bangsa. b. Mewujudkan sistem pelayanan arsip dan perpustakaan yang profesional, mudah, cepat dan akurat. c. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana prasarana arsip dan perpustakaan. d. Menyelamatkan informasi kearsipan daerah secara konsisten. e. Mendorong masyarakat agar gemar membaca. Tujuan tersebut merupakan apa yang akan dicapai dalam kurun waktu tertentu 1(satu) sampai 5(lima) tahun yang akan datang. Dan tujuan tersebut merupakan implementasi atau penjabaran dari misi yang telah ditetapkan. Karakteristik tujuan bersifat: a. Idealistik, artinya mengandung nilai-nilai keluhuran dan keinginan kuat menjadi baik dan berhasil. b. Jangkauan ke depan, artinya tujuan harus dapat dicapai dalam kurun waktu 5 tahun atau lebih sebagaimana yang telah ditetapkan. c. Abstrak, artinya belum tergambar dalam angka sebagai upaya pencapaian tujuan dan dapat berlangsung terus menerus.
11 2.3.2 Sasaran a. Terselamatkannya informasi kearsipan daerah. b. Meningkatkannya kesadaran masyarakat akan penting nilai-nilai informasi kearsipan daerah dalam pertanggungjawaban terhadap penyelenggaraan pembangunan nasional. c. Terbangunnya suatu kepedulian masyarakat terhadap penertiban dan penataan arsip dan penyediaan fasilitas pelayanan bahan pustaka. d. Meningkatkannya kecerdasan masyarakat melalui pemanfaatan khasanah bahan pustaka. e. Meningkatkan kecerdasan masyarakat kota dan kampung atas ketersediaannya khasanah bahan yang tersedia pada pustaka kota dan perpustakaan kampung. 2.4 Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta Adapun tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta sebagai berikut: 2.4.1 Tugas Pokok Menyelenggrakan urusan pemerintah dibidang kearsipan perpustakaan daerah. 2.4.2 Fungsi a. Menyelanggarakan tata usaha kantor. b. Pengelolaan dan pelayanan arsip.
12 c. Pengelolaan teknis perpustakaan. d. Pelayanan pemakai perpustakaan. e. Penyelenggaraan penyuluhan. f. Pembinaan jabatan fungsional. 2.5 Struktur Organisasi dan Susunan Kepegawaian Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta 2.5.1 Struktur Organisasi Dalam mendukung kinerja maka dibentuklah struktur organisasi Kantor Arsip dan Darah Surakarta. Struktur organisasi merupakan alat untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuan. Berikut struktur organisasi yang ada di Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta. Bagan 1 Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta KEPALA Dra. Sis Ismiyati, MM KELOMPOK FUNGSIONAL KASUB BAGIAN TU M. Ndandung Kusumo, SH Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Sri Wahyudi, S.Sos, M.Si Kepala Seksi Pengelolaan Dra. Hesti Dwi Saptaningtyas, MT Kepala Seksi Pelayanan M. Arief Mutaqin, S.Sos, M.Si Sumber: Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta
13 Untuk tercapainya visi, misi, tujuan dan sasaran maka Kantor Arsip dan Daerah dibantu oleh unit-unit kerja sesuai dengan kedudukan yang diberikan. Berikut penjelasannya: a. Kepala Kantor Kepala Kantor bertugas sebagai motivator dan inovator. Cakupan tugas-tugas merupakan ruh yang dapat menggerakkan seluruh unsur, baik berupa sumber daya manusia, dana maupun lainnya untuk dapat dikelola dan dimanfaatkan menjadi kekuatan-kekuatan yang potensi bagi instansi proses keberlangsungan jalannya manajemen kantor. Kegiatan utama yang dilakukan adalah pelayanan masyarakat yang membutuhkan informasi yang bersumber dari buku, dokumen dan media informasi lainnya. a. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunya tugas melaksanakan administrasi umum, kepegawaian, dan keuangan sesuai dengan kebijakan teknis yang telah ditetapkan oleh kepala kantor. b. Jabatan Fungsional Jabatan fungsional mempunyai tugas sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. c. Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Kepala seksi pengelolaan arsip mempunyai tugas melaksanakan pembinaan teknis kearsipan, mengelola, arsip dinamis inaktif dan statis
14 serta memberi layanan kearsipan sesuai dengan kebijakasanaan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor. d. Kepala Seksi Pengelolaan Kepala seksi pengelolaan perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan pengadaan, pengolahan dan pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor. e. Kepala Seksi Pelayanan Kepala seksi pelayanan perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan pelayanan sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakai dan penyebarluasan informasi serta pembinaan perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis yang telah ditetapkan oleh kepala kantor. 2.5.2 Susunan Kepegawaian Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta. Tabel 1 Jumlah Pegawai Berdasarkan Formasi di Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta No Jabatan Jumlah Kepala Kantor 1 1 a. Sepri - b. Fungsional - Kepala Sub Bag TU 1 2 a. Fungsional Umum 7 b. Fungsional - 3 Kasi Pengelolaan Arsip 1 a. Fungsional Pengelolaan 3 Kearsipan
15 No Jabatan Jumlah b. Fungsional Arsiparis - Kasi Pengelolaan 1 a. Fungsional Teknis 2 4 b. Fungsioanal Pustakawan 1 Kasi Pelayanan 1 a. Fungsional Pelayanan 2 5 b. Fungsional Pustakawan 1 Sumber: Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta, 2015 Tabel 2 Nama Pegawai dan Jabatannya di Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta No Nama Jabatan Pangkat 1. Dra.Sis Ismiyati, MM Kepala Kantor Pembina Tk.I 2. M. Ndandung Kusumo, SH KaSubBag Tata Usaha Penata Tk.I 3. Sri Wahyudi, S.Sos, M.Si Kepala Seksi Penata Pengelolaan Arsip 4. Dra. Hesti Dwi Seksi Pengelolaan Pembina Saptaningtyas, MT 5. M. Arief Mutaqin, S.Sos, Kepala Seksi Pelayanan Pembina M.Si 6. Kurniawati, A.Ma Staf Seksi Pengelolaan Penata 7. Nanik Aminah, A.Md Staf Seksi Pengelolaan Pengatur 8. Suparsi Staf Seksi Pelayanan Penata 9. Fatimah Rohaniwati Staf Seksi Pelayanan Pengatur 10. Winarna Staf Seksi Pelayanan Pengatur 11. Wahyudi Staf Seksi Pelayanan Juru 12. Mahalani Kurniawati, SE Staf Seksi Pengelolaan Pengatur Arsip 13. Slamet Staf Seksi Pengelolaan Penata Arsip 14. Novi Andito Prabandoro Staf Sub Bag Tata Usaha Penata 15. Pramono Djoko Wahyudi Staf Sub Bag Tata Usaha Penata
16 No Nama Jabatan Pangkat 16. Sri Mulyanti Staf Sub Bag Tata Usaha Pengatur Tk.I 17. Agus Sudarnoto Staf Sub Bag Tata Usaha Pengatur 18. Selvi Berthisani Staf Sub Bag Tata Usaha Pengatur 19. Nina Dewi SES Staf Sub Bag Tata Usaha Pengatur Sumber: Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta, 2015 2.6 Data Inventaris Koleksi Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta Data inventaris koleksi ini menjelaskan jumlah koleksi yang ada di Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta pada tahun 2015 yang diperoleh dari pengadaan bahan pustaka. Tabel 3 Daftar Inventaris Koleksi Buku Kantor Arsip dan Daerah Surakarta Tahun 2015 No Jenis Koleksi Judul 1. Buku - Karya Umum - Filsafat - Agama - Ilmu Sosial - Bahasa - Ilmu Murni - Teknologi Terapan - Kesenian & OR - Kesusastraan - Geografi & Sejarah - Fiksi/ Cerita Referensi 2. Terbitan Berseri - Majalah - Surat Kabar - Tabloid Jumlah 2960 2191 2594 4669 2220 2721 3938 2203 2291 2461 8472 3718 20 4 8 40.482 Sumber: Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta, 2015
17 Tabel 4 Daftar Inventaris Arsip Tahun 2015 No Jenis Arsip Jumlah 1. Arsip Dinamis 6.210 Books 2. Arsip Statis 571 Books 3. Arsip Visual/Foto 210 Foto 4. Arsip Audio Visual 0 Unit 5. Arsip Kartografi 156 Lembar 6. Arsip Media Elektronik 0 Unit Sumber: Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta, 2015 2.7 Data Pengunjung Pengunjung Kantor Daerah Surakarta terdiri dari anakanak, siswa SD, SMP, SMA, Mahasiswa, Pegawai dan masyarakat Umum. Jumlah pengungjung pada tahun 2016 periode bulan Januari- Maret mencapai 3.093 pengunjung. Tabel 5 Data Pengunjung Tahun 2016 Bulan Januari, Februari, Maret Tipe Pengujung Bulan Januari Februari Maret Anggota 250 350 252 Bukan Anggota 389 989 863 Jumlah 3.093 Sumber: Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta, 2016 2.8 Tata Tertib dan Jam Layanan Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta 2.8.1 Tata Tertib Adapun tata tertib bagi pengunjung di Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta sebagai berikut :
18 a. Tidak diperkenankan membawa tas, jaket atau barang sejenis ke dalam ruang baca / ruang koleksi. b. Tas, jaket dan barang sejenis harus dititipkan pada loker yang tersedia. c. Barang berharga yang tidak berupa buku dapat dibawa masuk setelah diperlihatkan kepada petugas dan kehilangan barang bukan tanggung jawab perpustakaan. d. Tidak boleh merokok dan membawa makanan diruang perpustakaan. e. Mengisi buku tamu / pengunjung yang telah disediakan. f. Tidak membuat gaduh hingga mengganggu situasi belajar. 2.8.2 Jam Layanan Jam layanan pemakai / pengunjung Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta diberikan pada hari: Tabel 6 Jam Layanan Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta Hari Senin s/d Kamis Jum at Sabtu Minggu Pukul 07.00 21.00 WIB 07.00 16.00 WIB 08.00 16.00 WIB 09.00 16.00 WIB Sumber: Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta 2.9 Keanggotaan Mendaftar menjadi anggota tidak dikenakan biaya administrasi(gratis). Berikut prosedur menjadi anggota perpustakaan: a. Calon anggota mengambil formulir. b. Calon anggota mengisi formulir.
19 c. Calon anggota menyerahkan formulir beserta fotovopy identitas diri. d. Petugas mengambil foto calon anggota dan memasukkan data Calon anggota. e. Petugas mencetak kartu. f. Penyerahan kartu anggota kepada calon anggota. Gambar 1 Tampilan Kartu Anggota Tampilan Depan Tampilan Belakang 2.10 Peminjaman, Pengembalian, Perpanjang dan Denda Dalam sistem penerapan peminjaman, pengembalian dan perpanjang bahan pustaka atau koleksi Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta masih menerepak sistem manual, hal itu dikarenakan belum optimalnya sistem layanan barcode. 2.10.1 Peminjaman Berikut prosedur peminjaman bahan pustaka atau koleksi di Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta: a. Sudah menjadi anggota. b. Maksimal meminjam 2 buku dan lama peminjaman 7 hari serta dapat diperpanjang 2 x.
20 c. Peminjam menyerahkan kartu anggota kepada petugas. d. Petugas memasukkan data dan memproses peminjaman buku. e. Petugas memberi cap tanggal kembali. f. Petugas menyerahkan buku beserta kartu anggota dan menyampaikan informasi tanggal kembali bahan pustaka atau koleksi kepada peminjam. 2.10.2 Pengembalian dan Perpanjang a. Menyerahkan kartu anggota. b. Menyerahkan buku yang akan dikembalikan/diperpanjang. c. Apa bila bahan pustaka/koleksi diperpanjang, maka petugas akan mendata dan memproses ulang serta memberi cap tanggal kembali. d. Petugas menyerahkan kartu anggota. e. Petugas menyerahkan kartu anggota dan bahan pustaka/koleksi yang diperpanjang. 2.11 Gedung dan Ruangan Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta telah ditetapkan berada di Jl.Hasanudin No. 112 Surakarta dengan tanah seluas 1474,248 m 2 dan luas bangunan 2195,43 m 2. Pada tahun 2015 Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta sudah menyelesaikan pembangunan tahap II dan sudah dapat digunakan. Pembangunan tahap II ini meliputi lantai dasar dan lantai 2. Berikut pembagian lantai dasar dan lantai 2: 2.11.1 Lantai Dasar a. Ruang Tata Usaha
21 b. Ruang penerimaan tamu c. Ruang Serba Guna d. Kamar Mandi e. Ruang Layanan Anak 2.11.2 Lantai 2 a. Ruang Kepala Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta b. Ruang Kepala Seksi Pengelolaan c. Ruang pegawai pengelolaan perpustakaan d. Ruang Kepala Seksi Pelayanan e. Ruang pegawai pelayanan perpustakaan f. Ruang referensi g. Kamar mandi h. Ruang sirkulasi, OPAC, dan ruang pegawai sirkulasi (tergabung menjadi satu ruangan) i. Tempat koleksi umum, majalah, koran, koleksi bahasa asing (tergabung menjadi satu ruangan) 2.12 Sumber Dana Sumber dana yang diperoleh oleh Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta untuk menunjang kegiatan kantor berasal dari Anggaran Pendapatan Belanja Daerah (APBD). Dalam pengadaan koleksi setiap tahunnya Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta mengandalkan bantuan dari Provinsi Jawa Tengah dan Nasional.
22 2.13 Layanan Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta 2.13.1 Layanan Sirkulasi meliputi kegiatan peminjaman, pengembalian bahan pustka dan registrasi anggota perpustakaan. 2.13.2 Layanan Ruang Dewasa diperuntukkan bagi orang dewasa dengan fasilitas ruang baca yang nyaman, dan tersedianya berbagai koleksi bahan pustaka. 2.13.3 Layanan referensi hanya dapat dibaca ditempat dan menyediakan koleksi antara lain, ensiklopedi, kamus, perundang-undangan, direktori, dan koleksi tentang kota Surakarta. 2.13.4 Layanan Bahasa Asing, menyediakan bahan pustaka berbagai disiplin ilmu berbahasa Inggris dan Belanda. 2.13.5 Layanan Internet, menyediakan fasilitas WIFI bagi pemustaka untuk dapat menjelajah ke dunia maya. 2.13.6 Layanan Bimbingan Skripsi, membantu/melayani jasa konsultasi bimbingan skripsi, tugas akhir, laporan, tugas belajar siswa. 2.13.7 Layanaan Bimbingan Pembaca, layanan ini diberikan oleh perpustakaan untuk membantu pengguna agar dapat menggunakan sarana perpustakaan secara efektif dan efisien. 2.13.8 Layanan Ruang Anak, tersedianya koleksi anak tempat bermain anak dan alat permainan edukatif untuk mengembangkan kecerdasan dan kreatifitas anak.
23 2.13.9 Layanan Mobil Keliling, Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta memiliki 4 armada perpustakaan keliling yang siap melayani pemustaka yang jauh dari jangkauan (Lembaga Pemasyarakatan, BBRSBD Prof.Dr.Soeharso, Rehabilitasi sosial wanita Utama Surakarta, Taman Balekambang, Monumen 45).