BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 1.1 Gambaran Umum Aplikasi budget detail memo merupakan suatu sistem yang dikembangkan pada bagian Information Technology Division. Dengan pengembangan Aplikasi budget detail memo ini diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam membuat Budget Detail Memo (BDM), mengajukan hardware/software yang tidak terdaftar, mengontrol sejauh mana BDM ini terselesaikan dan kemudahan dalam approval oleh supervisor terkait serta menyediakan laporan-laporan yang diperlukan antara lain laporan BDM setiap user, laporan BDM setiap departemen, laporan BDM reject dan laporan BDM setiap tipe asset. Pada Aplikasi budget detail memo PT Data Citra Mandiri ini, proses pengajuan hardware/software yang tidak terdaftar didalam master aplikasi dilakukan dengan membuat material request yang diisi oleh Budget Officer. Untuk melakukan proses pendataan BDM tersebut diperlukan data material, data kode divisi, data lokasi, data user, data karyawan, serta data valuta. Adapun data karyawan didapat dengan cara mengimpor data karyawan dari HRIS (di luar sistem ini). BDM yang telah diisi oleh Budget Officer diserahkan kepada Fund Manager untuk dilakukan pengecekan. Jika ditolak, maka BDM tersebut dikembalikan kepada Budget Officer. Jika diterima, maka Assistant Manager Finance melakukan pengecekan terhadap tipe asset. Untuk tipe Fixed Asset (FA), BDM diserahkan kepada Corporate Budget untuk dilakukan pengecekan terhadap budget yang tersedia dan apabila sesuai maka akan dilakukan peng-input-an nomor budget aktif sehingga General Affair dapat melakukan peng-input-an nomor asset pada BDM tersebut. Setelah lengkap, maka BDM tersebut diserahkan kepada IT Infrastructure untuk dilakukan penginput-an nomor Purchase Request (PR). 28

29 Untuk tipe Low Value Asset (LVA) dan Expense, BDM yang telah di approve oleh Assistant Manager Finance langsung diserahkan kepada IT Infrastructure untuk dilakukan peng-input-an nomor PR dan nomer asset (untuk tipe LVA). Berdasarkan nomor PR tersebut, bagian Purchasing akan membuat Purchase Order (PO) yang kemudian diserahkan kepada Vendor. Setelah Vendor mengirimkan barang ke bagian Warehouse maka Warehouse akan membuat goods receive sebagai tanda bahwa barang telah diterima, yang kemudian diserahkan kepada IT Infrastructure untuk diperiksa apakah barang sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika barang tidak sesuai maka akan dikembalikan ke Warehouse dan akan dibuatkan retur pembelian. Jika barang sesuai maka IT Infrastructure akan membuat Bukti Acara Serah Terima (BAST) berdasarkan goods receive tersebut, yang menyatakan bahwa barang telah diterima dan sesuai pesanan. Selanjutnya BAST diserahkan ke bagian Warehouse, dan bagian Warehouse akan mengirimkan barang ke User Asset. Untuk barang yang belum terdaftar, dilakukan proses pencetakkan Request Form. 1.1.1 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Data Citra Mandiri Keterangan dari struktur organisasi diatas adalah sebagai berikut : A. Tugas Assistant Manager Finance adalah sebagai berikut Verifikasi pengajuan Budget Detail Memo serta menentukan tipe asset. Monitoring pengajuan Budget Detail Memo.

30 B. Tugas Budget Officer adalah sebagai berikut Mengajukan barang yang tidak terdaftar pada master material aplikasi melalui material request. Mengajukan Budget Detail Memo. C. Tugas General Affair adalah sebagai berikut Monitoring Budget Detail Memo. Input nomor asset FA (Fixed Asset) D. Tugas Corporate Budget adalah sebagai berikut Monitoring Budget Detail Memo. Verifikasi pengajuan Budget Detail Memo. Mengaktifkan atau Input nomor aktif budget. E. Tugas IT Infrastructure adalah sebagai berikut Menentukan harga barang. Mencetak request Form. Monitoring Budget Detail Memo Input nomor PR. Input nomor Asset LVA. Verifikasi pengajuan Material Request. F. Tugas Purchasing adalah sebagai berikut Membuat PO G. Tugas Warehouse adalah sebagai berikut Membuat Goods Receive

31 1.2 Analisa Analisa Merupakan penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi kebutuhan sistem. Dari analisa yang dilakukan dapat diambil kesimpulan : 1.2.1 Sistem berjalan Saat ini proses permintaan pembelian fasilitas IT yang terdiri dari hardware, software dan infrastruktur melalui BDM masih dilaksanakan secara Microsoft excel yang mengakibatkan kesulitan untuk pencarian status BDM. Terdapat dua prosedur dalam pengajuan BDM. Hal ini didasarkan pada tipe asset yang diajukan yaitu fixed asset (FA), low value asset (LVA) dan expense. 1.2.2 Sistem Usulan Dari beberapa pembahasan sebelumnya pada pengajuan pembelian asset IT, maka disini penulis ingin mencoba untuk membentuk suatu sistem baru yang mampu memberikan solusi yang tepat, handal, dan mudah digunakan sehingga mengurangi kendala yang ada pada saat ini. Dari sekian banyak pilihan yang tersedia untuk membuat sistem yang baru, pilihan jatuh kepada pembuatan sistem dengan menggunakan Web dan MySQL sebagai basis datanya. 1.3 Perancangan sistem Dalam perancangan website ini, penulis menggunakan metode UML (Unified Modeling Language). Perlu diketahui metode UML merupakan metode Objek Oriented Programming (OOP) atau pemrograman Berorintasi Objek yang menggunakan notasi grafis dalam menyatakan suatu desain. Pemodelan dengan UML menggambarkan yang ada dalam dunia nyata ke dalam bentuk yang dapat dipahami dengan menggunakan notasi standar UML.

32 1.3.1 Use Case Berjalan Gambar 3.2 Use Case Diagram Berjalan Sistem Informasi Budget Detail Memo

33 1.3.2 Use Case Usulan Gambar 3.3 Use Case Diagram Usulan Sistem Informasi Budget Detail Memo

34 Tabel 3.1 Skenario Use Case Mengelola BDM Nama Use Case Actor Mengelola BDM Budget Officer Deskripsi Untuk mengelola BDM, aktor harus melakukan login terlebih dahulu Pra Kondisi Skenario Post Kondisi aktor tidak perlu mengunjungi aplikasi budget detail memo untuk mengelola BDM Untuk mengelola BDM, aktor terlebih dahulu harus login. Setelah berada di halaman mengelola BDM. Jika aktor ingin membuat BDM baru dapat mengklik tombol Create BDM. Jika aktor ingin mengupdate BDM, dapat memilih Edit BDM atau Delete BDM. Status BDM menjadi delay dan menunggu persetujuan Assistant Manager Finance Tabel 3.2 Skenario Use Case Menyetujui BDM dan Menentukan tipe Asset Nama Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi Skenario Menyetujui BDM dan menentukan tipe Asset Assistant Manager Finance Untuk Menyetujui BDM dan menentukan tipe Asset, aktor harus melakukan login terlebih dahulu aktor tidak perlu mengunjungi aplikasi budget detail memo untuk Menyetujui BDM dan menentukan tipe Asset Untuk Menyetujui BDM dan menentukan tipe Asset, aktor terlebih dahulu harus login. Setelah berada di halaman BDM Delay. Jika aktor ingin menentukan tipe Asset maka klik kolom tipe Asset dan jika menyetujui BDM klik approve Post Kondisi Untuk tipe Low Value Asset, BDM menunggu proses dari IT Infrastructure sedangkan untuk tipe Fixed Asset, BDM menunggu proses dari Corporate Budget

35 Tabel 3.3 Skenario Use Case Monitoring Input Nomor Budget Nama Use Case Actor Deskripsi Monitoring Input Nomor Budget Assistant Manager Finance Untuk Monitoring Input Nomor Budget, aktor harus melakukan login terlebih dahulu Pra Kondisi Skenario Post Kondisi aktor tidak perlu mengunjungi aplikasi budget detail memo untuk Monitoring Input Nomor Budget Untuk Monitoring Input Nomor Budget, aktor terlebih dahulu harus login. Setelah berada di halaman BDM Delay kemudian pilih No BDM. Jika budget sesuai dengan available budget maka memasukkan nomor budget aktif dan jika ingin mengubah isi dikolom No Budget kemudian klik setuju BDM yang sudah memiliki nomor budget akan diproses oleh IT Infrastructure Tabel 3.4 Skenario Use Case Mengelola Budget Nama Use Case Actor Mengelola budget Assistant Manager Finance Deskripsi Untuk mengelola budget, aktor harus melakukan login terlebih dahulu Pra Kondisi Skenario Post Kondisi aktor tidak perlu mengunjungi aplikasi budget detail memo untuk mengelola budget Untuk mengelola budget, aktor terlebih dahulu harus login. Setelah berada di halaman Budget. Jika ingin membuat budget baru dapat mengklik tombol Create Budget. Jika aktor ingin mengupdate Budget, dapat memilih Edit Budget Data budget yang telah dikelola dapat digunakan Corporate Budget untuk menentukan available budget yang sedang diajukan

36 Tabel 3.5 Skenario Use Case Monitoring BDM LVA Nama Use Case Actor Deskripsi Monitoring BDM LVA IT Infrastructure Untuk Monitoring BDM LVA, aktor harus melakukan login terlebih dahulu Pra Kondisi Skenario Post Kondisi aktor tidak perlu mengunjungi aplikasi budget detail memo untuk Monitoring BDM LVA Untuk menginput nomor Asset LVA pada BDM, aktor terlebih dahulu harus login. Setelah berada di halaman Monitoring BDM LVA. Jika actor ingin memasukkan nomor asset maka pilih input kemudian isi kolom No Asset kemudian simpan. BDM yang sudah memiliki nomor asset akan diproses oleh IT Infrastructure untuk memasukkan nomor PR Tabel 3.6 Skenario Use Case Monitoring BDM FA Nama Use Case Actor Deskripsi Monitoring BDM FA IT Infrastructure Untuk Monitoring BDM FA, aktor harus melakukan login terlebih dahulu Pra Kondisi Skenario Post Kondisi aktor tidak perlu mengunjungi aplikasi budget detail memo untuk Monitoring BDM FA Untuk menginput nomor Asset FA pada BDM, aktor terlebih dahulu harus login. Setelah berada di halaman Monitoring BDM FA. Jika actor ingin memasukkan nomor asset maka pilih input kemudian isi kolom No Asset kemudian simpan. BDM yang sudah memiliki nomor asset akan diproses oleh IT Infrastructure untuk memasukkan nomor PR

37 Tabel 3.7 Skenario Use Case Menginput Nomor PR pada BDM Nama Use Case Actor Deskripsi menginput nomor PR pada BDM IT Infrastructure Untuk menginput nomor PR pada BDM, aktor harus melakukan login terlebih dahulu Pra Kondisi Skenario Post Kondisi aktor tidak perlu mengunjungi aplikasi budget detail memo untuk menginput nomor PR pada BDM Untuk menginput nomor PR pada BDM, aktor terlebih dahulu harus login. Setelah berada di halaman BDM Delay. Jika actor ingin memasukkan nomor PR maka isi kolom No PR kemudian approve. Sedangkan jika ingin mengubah hanya BDM yang berstatus delay Berdasarkan nomor PR, bagian Purchasing akan membuat PO Tabel 3.8 Skenario Use Case Melihat laporan kinerja BDM Nama Use Case Melihat laporan kinerja BDM Actor IT infrastructure, Assistant Manager Finance, Budget Officer Deskripsi Untuk Melihat laporan kinerja BDM, aktor harus melakukan login terlebih dahulu Pra Kondisi Skenario Post Kondisi aktor tidak perlu mengunjungi aplikasi budget detail memo untuk Melihat laporan kinerja BDM Untuk Melihat laporan kinerja BDM, aktor terlebih dahulu harus login. Di halaman laporan kinerja BDM. Aktor dapat melihat list serta status BDM Aktor dapat mengetahu progress BDM

38 Tabel 3.9 Skenario Use Case Melihat laporan kinerja Material Request Nama Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi Skenario Post Kondisi Melihat laporan kinerja Material Request IT infrastructure, Budget Officer Untuk Melihat laporan kinerja Material Request, aktor harus melakukan login terlebih dahulu aktor tidak perlu mengunjungi aplikasi budget detail memo untuk Melihat laporan kinerja Material Request Untuk Melihat laporan kinerja Material Request, aktor terlebih dahulu harus login. Di halaman laporan kinerja Material Request. Aktor dapat melihat list serta status Material Request Aktor dapat mengetahu progress Material Request Tabel 3.10 Skenario Use Case Mengelola Material Request Nama Use Case Actor Deskripsi Mengelola material request Budget Officer Untuk mengelola material request, aktor harus melakukan login terlebih dahulu Pra Kondisi Skenario Post Kondisi aktor tidak perlu mengunjungi aplikasi budget detail memo untuk mengelola material request Untuk mengelola material request, aktor terlebih dahulu harus login. Jika aktor ingin membuat Material Request baru dapat mengklik tombol Create Material Request. Jika aktor ingin mengupdate Material Request, dapat memilih Edit Material Request atau Delete Material Request. Memiliki material request baru yang belum terdaftar di sistem.

39 Tabel 3.11 Skenario Use Case Menyetujui Material Request Nama Use Case Actor Deskripsi Menyetujui Material Request IT Infrastructure Untuk Menyetujui Material Request, aktor harus melakukan login terlebih dahulu Pra Kondisi Skenario Post Kondisi aktor tidak perlu mengunjungi aplikasi budget detail memo untuk Menyetujui Material Request Untuk Menyetujui Material Request, aktor terlebih dahulu harus login. Setelah berada di halaman Material Request Delay. Jika aktor menyetujui material request baru maka klik approve, sedangkan klik decline jika ingin menolak material request Material request yang diajukan berstatus approve dan menunggu proses untuk input material Tabel 3.12 Skenario Use Case Mengelola User Nama Use Case Actor Mengelola User IT Infrastructure Deskripsi Untuk mengelola User, aktor harus melakukan login terlebih dahulu Pra Kondisi Skenario aktor tidak perlu mengunjungi aplikasi budget detail memo untuk mengelola User Untuk mengelola User, aktor terlebih dahulu harus login. Setelah berada di halaman mengelola User. Jika aktor ingin membuat User baru dapat mengklik tombol Create User. Jika aktor ingin mengupdate User, dapat memilih Edit User. Post Kondisi Data user yang telah dikelola dapat digunakan user untuk melakukan login terhadap aplikasi budget detail memo

40 Tabel 3.13 Skenario Use Case Mengelola Role Nama Use Case Actor Mengelola Role IT Infrastructure Deskripsi Untuk mengelola Role, aktor harus melakukan login terlebih dahulu Pra Kondisi Skenario aktor tidak perlu mengunjungi aplikasi budget detail memo untuk mengelola Role Untuk mengelola Role, aktor terlebih dahulu harus login. Setelah berada di halaman mengelola Role. Jika aktor ingin membuat Role baru dapat mengklik tombol Create Role. Jika aktor ingin menghapus role, maka klik hapus Post Kondisi Data Role yang telah dikelola dapat menentukan hak akses user terhadap aplikasi budget detail memo Tabel 3.14 Skenario Use Case Mengelola Lokasi Nama Use Case Actor Mengelola Lokasi IT Infrastructure Deskripsi Untuk mengelola lokasi, aktor harus melakukan login terlebih dahulu Pra Kondisi Skenario Post Kondisi aktor tidak perlu mengunjungi aplikasi budget detail memo untuk mengelola lokasi Untuk mengelola lokasi, aktor terlebih dahulu harus login. Setelah berada di halaman mengelola lokasi. Jika aktor ingin membuat lokasi baru dapat mengklik tombol Create lokasi. Jika aktor ingin mengupdate lokasi, dapat memilih Edit lokasi. Data lokasi yang telah dikelola dapat digunakan user untuk menentukan lokasi asset yang sedang diajukan.

41 Tabel 3.15 Skenario Use Case Mengelola Cost Center Nama Use Case Actor Deskripsi Mengelola cost center IT Infrastructure Untuk mengelola cost center, aktor harus melakukan login terlebih dahulu Pra Kondisi Skenario Post Kondisi aktor tidak perlu mengunjungi aplikasi budget detail memo untuk mengelola cost center Untuk mengelola cost center, aktor terlebih dahulu harus login. Setelah berada di halaman mengelola cost center. Jika aktor ingin membuat cost center baru dapat mengklik tombol Create cost center Jika aktor ingin mengupdate cost center, dapat memilih Edit cost center. Data cost center yang telah dikelola dapat digunakan user untuk menentukan cost center yang sedang diajukan. Tabel 3.16 Skenario Use Case Mengelola Material Nama Use Case Actor Deskripsi Mengelola material IT Infrastructure Untuk mengelola material, aktor harus melakukan login terlebih dahulu Pra Kondisi Skenario Post Kondisi aktor tidak perlu mengunjungi aplikasi budget detail memo untuk mengelola material Untuk mengelola material, aktor terlebih dahulu harus login. Setelah berada di halaman mengelola material. Jika aktor ingin membuat material baru dapat mengklik tombol Create material. Jika aktor ingin mengupdate material, dapat memilih Edit material. Data material yang telah dikelola dapat digunakan Corporate Budget untuk menentukan material yang sedang diajukan.

42 Tabel 3.17 Skenario Use Case Mengelola Karyawan Nama Use Case Actor Deskripsi Mengelola karyawan IT Infrastructure Untuk Mengelola karyawan, aktor harus melakukan login terlebih dahulu Pra Kondisi Skenario Post Kondisi aktor tidak perlu mengunjungi aplikasi budget detail memo untuk Mengelola karyawan Untuk Mengelola karyawan, aktor terlebih dahulu harus login. Setelah berada di halaman Mengelola karyawan. Jika aktor ingin mengimport data karyawan maka pilih import karyawan kemudian lokasi data dan klik import Data karyawan yang telah dikelola dapat digunakan untuk melengkapi data user 1.3.3 Sequence Diagram 1.3.3.1 Sequence Diagram Mengelola Role Gambar 3.3 Sequence Diagram Mengelola Role

43 a. Nama Actor : IT Infrastructure b. Skenario : IT Infrastructure akan mengelola Role, langkah pertama aktor harus masuk ke halaman mengelola role, kemudian memilih tambah role. Jika role sudah dimasukkan maka akan mendapat pesan simpan berhasil Atau jika ingin menghapus role, maka pilih hapus. 1.3.3.2 Sequence Diagram Mengelola User Gambar 3.4 Sequence Diagram Mengelola User a. Nama Actor : IT Infrastructure b. Skenario : IT Infrastructure akan mengelola user, langkah pertama aktor harus masuk ke halaman mengelola user, kemudian memilih tambah user. Jika user sudah dimasukkan maka akan mendapat pesan simpan berhasil Atau jika ingin mengubah user, maka pilih ubah.

44 1.3.3.3 Sequence Diagram Mengelola Lokasi Halaman Utama Halaman Mengelola Lokasi Halaman Tambah :Lokasi :Simpan :Ubah Masuk IT Infrastructure Masuk Memilih Tambah Lokasi setidlokasi() setnamalokasi() setjenis() setalamat() Simpan Memilih batal Hasil Simpan Memilih Ubah Gambar 3.5 Sequence Diagram Mengelola Lokasi a. Nama Actor : IT Infrastructure b. Skenario : IT Infrastructure akan mengelola lokasi, langkah pertama aktor harus masuk ke halaman mengelola lokasi, kemudian memilih tambah lokasi. Jika lokasi sudah dimasukkan maka akan mendapat pesan simpan berhasil Atau jika ingin mengubah lokasi, maka pilih ubah. 1.3.3.4 Sequence Diagram mengelola karyawan

45 Gambar 3.6 Sequence Diagram mengelola karyawan a. Nama Actor : IT Infrastructure b. Skenario : IT Infrastructure akan mengelola karyawan, langkah pertama aktor harus masuk ke halaman mengelola karyawan, kemudian memilih import karyawan lalu pilih import karyawan. Jika data karyawan sudah dimasukkan maka akan mendapat pesan simpan berhasil. 1.3.3.5 Sequence Diagram Mengelola Material Gambar 3.7 Sequence Diagram Mengelola Material a. Nama Actor : IT Infrastructure b. Skenario : IT Infrastructure akan mengelola material, langkah pertama aktor harus masuk ke halaman mengelola material, kemudian memilih tambah. Jika material sudah dimasukkan maka akan mendapat pesan simpan berhasil Atau jika ingin mengubah material, maka pilih ubah.

46 1.3.3.6 Sequence Diagram Mengelola Cost Center Gambar 3.8 Sequence Diagram Mengelola Cost Center a. Nama Actor : IT Infrastructure b. Skenario : IT Infrastructure akan mengelola cost center, langkah pertama aktor harus masuk ke halaman mengelola cost center, kemudian memilih tambah Cost Center. Jika cost center sudah dimasukkan maka akan mendapat pesan simpan berhasil Atau jika ingin mengubah cost center, maka pilih ubah. 1.3.3.7 Sequence Diagram Mengelola Material Request Gambar 3.9 Sequence Diagram Mengelola Material Request

47 a. Nama Actor : Budget Officer b. Skenario : Budget Officer akan mengelola Material Request, langkah pertama aktor harus masuk ke halaman mengelola Material Request, kemudian memilih tambah MatReq. Jika Material Request sudah dimasukkan maka akan mendapat pesan simpan berhasil dan status Material Request menjadi tunggu atau jika ingin mengubah Material Request, maka pilih ubah. 1.3.3.8 Sequence Diagram Mengelola BDM Gambar 3.11 Sequence Diagram mengelola BDM

48 a. Nama Actor : Budget Officer b. Skenario : Budget Officer akan mengelola BDM, langkah pertama aktor harus masuk ke halaman mengelola BDM, kemudian memilih buat BDM baru. Pada halaman tambah BDM, Budget Officer memasukkan data header yang dibutuhkan kemudian memilih tambah detail. Jika data BDM sudah dimasukkan maka akan mendapat pesan simpan berhasil. 1.3.3.9 Sequence Diagram Monitoring Input Nomor Budget Gambar 3.12 Sequence Diagram Monitoring Input Nomor Budget a. Nama Actor : Assistant Manager Finance b. Skenario : Assistant Manager Finance akan Monitoring Input Nomor Budget, langkah pertama aktor harus masuk ke halaman mengelola BDM, kemudian memilih nomor BDM. Pada halaman input Nomor Budget, Assistant Manager Finance memasukkan nomor budget. Jika nomor budget sudah dimasukkan kemudian pilih tombol simpan maka akan mendapat pesan simpan berhasil.

49 1.3.3.10 Sequence Diagram Menyetujui BDM dan Menentukan Tipe Asset Gambar 3.13 Sequence Diagram menyetujui BDM dan menentukan tipe asset a. Nama Actor : Assistant Manager Finance b. Skenario : Assistant Manager Finance akan melakukan approval BDM dan menentukan tipe asset, langkah pertama aktor harus masuk ke halaman monitoring BDM, kemudian memilih status tunggu. Pada halaman Approval BDM, Assistant Manager Finance memilih tipe asset kemudian menentukan apakah BDM tsb disetujui atau ditolak. 1.3.3.11 Sequence Diagram Mengelola Budget Gambar 3.14 Sequence Diagram mengelola Budget

50 a. Nama Actor : Assistant Manager Finance b. Skenario : Assistant Manager Finance akan mengelola Budget, langkah pertama aktor harus masuk ke halaman mengelola budget, kemudian memilih tambah. Jika budget sudah dimasukkan maka akan mendapat pesan simpan berhasil Atau jika ingin mengubah budget, maka pilih ubah. 1.3.3.12 Sequence Diagram Monitoring BDM LVA Gambar 3.15 Sequence Diagram menginput nomor asset LVA a. Nama Actor : IT Infrastructure b. Skenario : IT Infrastructure akan menginput nomor asset LVA, langkah pertama aktor harus masuk ke halaman monitoring BDM LVA, kemudian memilih input. Jika nomor asset LVA sudah dimasukkan maka akan mendapat pesan simpan berhasil.

51 1.3.3.13 Sequence Diagram Monitoring BDM FA Gambar 3.16 Sequence Diagram menginput nomor asset FA a. Nama Actor : IT Infrastructure b. Skenario : IT Infrastructure akan menginput nomor asset FA, langkah pertama aktor harus masuk ke halaman monitoring BDM FA, kemudian memilih input. Jika nomor asset FA sudah dimasukkan maka akan mendapat pesan simpan berhasil. 1.3.3.14 Sequence Diagram Menginput No.PR Gambar 3.17 Sequence Diagram menginput nomor PR

52 a. Nama Actor : IT Infrastructure b. Skenario : IT Infrastructure akan menginput nomor PR, langkah pertama aktor harus masuk ke halaman monitoring BDM PR, kemudian memilih input. Jika nomor PR sudah dimasukkan maka akan mendapat pesan simpan berhasil. 1.3.3.15 Sequence Diagram Menyetujui Material Request Gambar 3.18 Sequence Diagram menyetujui material request a. Nama Actor : IT Infrastructure b. Skenario : IT Infrastructure akan melakukan approval Material Request, langkah pertama aktor harus masuk ke halaman Monitoring Material Request, kemudian memilih status tunggu. Pada halaman Approval Material Request, IT Infrastructure menentukan apakah Material Request tsb disetujui atau ditolak.

53 1.3.3.16 Sequence Diagram Melihat laporan kinerja BDM Gambar 3.19 Sequence Diagram meilhat laporan kinerja BDM a. Nama Actor : Assman Finance, IT Infrastructure, Budget Officer b. Skenario : Actor akan melihat laporan kinerja BDM, langkah pertama aktor harus masuk ke halaman Laporan Kinerja BDM, kemudian memasukkan periode yang diinginkan. Maka data yang ditampilkan berdasarkan periode yang dipilih. 1.3.3.17 Sequence Diagram Melihat laporan kinerja Material Request Gambar 3.20 Sequence Diagram meilhat laporan kinerja Material Request a. Nama Actor : IT Infrastructure, Budget Officer b. Skenario : Actor akan melihat laporan kinerja Material Request, langkah pertama aktor harus masuk ke halaman Laporan Kinerja Material Request, kemudian memasukkan periode yang diinginkan. Maka data yang ditampilkan berdasarkan periode yang dipilih.

54 1.3.4 Activity Diagram 1.3.4.1 Activity Diagram Mengelola Role Gambar 3.21 Activity Diagram Mengelola Role 1.3.4.2 Activity Diagram Mengelola Cost Center Gambar 3.22 Activity Diagram Mengelola Cost Center

55 1.3.4.3 Activity Diagram Mengelola User Mulai Halaman Utama Mengelola User Menambah User Mengubah User Memasukkan ID User Memasukkan NIK Memasukkan NIK Memasukkan Nama User Memasukkan Nama User Memasukkan Password Memasukkan Password Memasukkan ID Role Memasukkan Status Memasukkan Nama Role Memasukkan Status Menyimpan User Selesai Gambar 3.23 Activity Diagram Maintenance User 1.3.4.4 Activity Diagram Mengelola Lokasi Gambar 3.24 Activity Diagram Maintenance Lokasi

56 1.3.4.5 Activity Diagram Mengelola Material Request Gambar 3.25 Activity Diagram Mengelola Material Request 1.3.4.6 Activity Diagram Mengimport data karyawan Gambar 3.26 Activity Diagram Mengimport data Karyawan

57 1.3.4.7 Activity Diagram Mengelola Material Gambar 3.27 Activity Diagram Maintenance Material

58 1.3.4.8 Activity Diagram Mengelola BDM Gambar 3.28 Activity Diagram Mengelola BDM

59 1.3.4.9 Activity Diagram Monitoring Input Nomor Budget Gambar 3.29 Activity Diagram Monitoring Input Nomor Budget 1.3.4.10 Activity Diagram Menyetujui BDM dan menentukan tipe Aset Gambar 3.30 Activity Diagram menyetujui BDM dan menentukan tipe Aset

60 1.3.4.11 Activity Diagram Mengelola Budget Gambar 3.31 Activity Diagram Mengelola Budget 1.3.4.12 Activity Diagram Mengelola BDM LVA Gambar 3.32 Activity Diagram Mengelola BDM LVA

61 1.3.4.13 Activity Diagram Mengelola BDM FA Gambar 3.33 Activity Diagram Mengelola BDM FA 1.3.4.14 Activity Diagram Menginput No.PR pada BDM Gambar 3.34 Activity Diagram Menginput No PR pada BDM

62 1.3.4.15 Activity Diagram Monitoring Material Request Gambar 3.35 Activity Diagram Monitoring Material Request 1.3.4.16 Activity Diagram Laporan Kinerja Material Request Gambar 3.36 Activity Diagram Laporan kinerja Material Request

63 1.3.4.17 Activity Diagram Laporan kinerja BDM Gambar 3.37 Activity Diagram Laporan kinerja BDM

1.3.5 Class Diagram 64

65 1.4 Perancangan Basis Data (Database) Rancangan basis data (database) bertujuan untuk diperolehnya basis data yang efisiensi dalam penggunaan ruang pnyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah untuk memanipulasi data serta bebas dari redudansi. 3.4.1 Rancangan struktur tabel A. Tabel Role Primary Key : id_role Nama Field Tipe Data Extra Ukuran Keterangan id_role* varchar - 6 NotNull nm_role varchar - 25 NotNull B. Tabel User Primary Key : id_user Nama Field Tipe Data Extra Ukuran Keterangan id_user* varchar - 15 NotNull id_role** varchar - 6 NotNull NIK** int - 8 NotNull nm_user varchar - 50 NotNull password varchar - 10 NotNull status Enum - ( Y, N ) NotNull C. Tabel Karyawan Primary Key : NIK Nama Field Tipe Data Extra Ukuran Keterangan NIK* int - 8 NotNull nm_karyawan varchar - 50 NotNull kd_divisi varchar - 5 NotNull nm_divisi varchar - 25 NotNull dprt_divisi varchar - 20 NotNull jbtn_karyawan varchar - 18 NotNull

66 D. Tabel Material Request Primary Key : ID_MatReq Nama Field Tipe Data Extra Ukuran Keterangan ID_MatReq* varchar - 12 NotNull id_user varchar - 6 NotNull tgl date - 8 NotNull Rinci_matreq varchar - 50 NotNull status Enum - ( 0, 1, 2 ) NotNull E. Tabel Material Primary Key : No_material Nama Field Tipe Data Extra Ukuran Keterangan no_material* varchar - 11 NotNull nm_material varchar - 20 NotNull tipe_material varchar - 11 NotNull hrg_material int - 9 NotNull deskripsi_material varchar - 50 NotNull merk_material varchar - 15 NotNull kategori_material varchar - 14 NotNull F. Tabel CostCenter Primary Key : id_costcenter Nama Field Tipe Data Extra Ukuran Keterangan id_costcenter* varchar - 7 NotNull nm_costcenter varchar - 25 NotNull

67 G. Tabel Budget Primary Key : id_budget Nama Field Tipe Data Extra Ukuran Keterangan id_budget* varchar - 14 NotNull Id_costcenter** varchar - 7 NotNull budgetaktif decimal - 10 NotNull H. Tabel Lokasi Primary Key : id_lokasi Nama Field Tipe Data Extra Ukuran Keterangan id_lokasi* varchar - 10 NotNull nm_lokasi varchar - 50 NotNull jns_lokasi varchar - 10 NotNull almt_lokasi varchar - 50 NotNull I. Tabel Header_bdm Primary Key : no_bdm Nama Field Tipe Data Extra Ukuran Keterangan no_bdm* varchar - 15 NotNull id_user** varchar - 15 NotNull id_budget** varchar - 14 NotNull id_lokasi** varchar - 10 NotNull no_pr varchar - 15 NotNull tgl_bdm date - 8 NotNull tipe_asset varchar - 15 NotNull keterangan varchar - 50 - referensi varchar - 2 - status Enum - ( 0, 1, 2, 3, 4, 5 ) NotNull

68 J. Tabel Detail_bdm Primary Key : MatReqID Nama Field Tipe Data Extra Ukuran Keterangan matreqid* varchar - 7 NotNull no_bdm** varchar - 15 NotNull no_material** varchar - 11 NotNull NIK** int - 8 NotNull Id_costcenter** varchar - 7 NotNull jml int - 9 NotNull total decimal - 10 NotNull bln_realisasi date - 8 NotNull no_asset varchar - 15 NotNull Status_material varchar - 10 NotNull

69 3.5 Rancangan Layar Gambar 3.37 Rancangan Layar Budget Detail Memo PT. Data Citra Mandiri 1. Rancangan Layar untuk IT Infrastructure A. Rancangan layar login IT Infrastructure Gambar 3.38 Rancangan layar login IT Infrastructure

70 B. Rancangan layar halaman utama IT Infrastructure Gambar 3.39 Rancangan layar halaman utama Administrator C. Rancangan layar Mengelola Role D. Rancangan layar Tambah Role Gambar 3.40 Rancangan layar Maintenance Role Gambar 3.41 Rancangan layar Tambah Role

71 E. Rancangan layar Mengelola User F. Rancangan layar Tambah User Gambar 3.43 Rancangan layar Maintenance User G. Rancangan layar Ubah User Gambar 3.44 Rancangan layar Tambah User.: Ubah User :. ID User NIK Nama User fadli 10027481... Fadli.ferdiansyah Password ***** Status Enable Disable Ubah Batal Gambar 3.45 Rancangan layar Ubah User

72 H. Rancangan layar Mengelola Lokasi Gambar 3.46 Rancangan layar Maintenance Lokasi I. Rancangan layar Tambah Lokasi Gambar 3.47 Rancangan layar Tambah Lokasi J. Rancangan layar Ubah Lokasi Gambar 3.48 Rancangan layar Ubah Lokasi

73 K. Rancangan layar Mengelola Material Gambar 3.49 Rancangan layar Maintenance Material L. Rancangan layar Tambah Material M. Rancangan layar Ubah Material Gambar 3.50 Rancangan layar Tambah Material Gambar 3.51 Rancangan layar Ubah Material

74 N. Rancangan layar Mengelola Karyawan Gambar 3.52 Rancangan layar Maintenance Karyawan O. Rancangan layar Import Data Karyawan Gambar 3.53 Rancangan layar Import Data Karyawan P. Rancangan layar Mengelola Cost Center Gambar 3.54 Rancangan layar Maintenance Cost Center Q. Rancangan layar Tambah Cost Center Gambar 3.55 Rancangan layar Tambah Cost Center

75 R. Rancangan layar Ubah Cost Center Gambar 3.56 Rancangan layar Ubah Cost Center S. Rancangan layar Monitoring BDM LVA Gambar 3.57 Rancangan layar Monitoring BDM LVA T. Rancangan layar Monitoring BDM FA Gambar 3.57 Rancangan layar Monitoring BDM FA

76 U. Rancangan layar Input Nomor Asset Gambar 3.58 Rancangan layar Input Nomor Asset V. Rancangan layar Monitoring BDM PR W. Rancangan layar Input Nomor PR Gambar 3.59 Rancangan layar Monitoring BDM PR Gambar 3.60 Rancangan layar Input Nomor PR

77 X. Rancangan layar Monitoring Material Request Gambar 3.61 Rancangan layar Monitoring Material Request Y. Rancangan layar Menyetujui Material Request Gambar 3.62 Rancangan layar menyetujui Material Request Z. Rancangan layar Laporan Kinerja Material Request Gambar 3.63 Rancangan layar Laporan Kinerja Material Request

78 2. Rancangan antar muka untuk Budget Officer A. Rancangan layar halaman utama Budget Officer Gambar 3.65 Rancangan layar halaman utama Budget Officer B. Rancangan layar Mengelola Material Request Gambar 3.66 Rancangan layar Maintenance Material Request C. Rancangan layar tambah Material Request Gambar 3.67 Rancangan layar tambah Material Request

79 D. Rancangan layar Ubah Material Request Gambar 3.68 Rancangan layar ubah Material Request E. Rancangan layar Mengelola BDM Gambar 3.69 Rancangan layar Maintenance BDM F. Rancangan layar Tambah BDM.: Tambah BDM :. No BDM Nama User Tanggal Tipe BDM/DCM/0003 Fadli.ferdiansyah 11/2/2013 Fixed Asset Referensi D3 No Budget... Budget Tersedia 100000000 Lokasi Head Office... Tambah Detail Nama Material Jml Total Bulan Realisasi Requesting CC User Asset Status Material Kebutuhan untuk Head Office. Untuk konfirmasi hubungi bp.hasan Ext.824 Simpan Batal Gambar 3.70 Rancangan layar Tambah BDM

80 G. Rancangan layar Tambah Detail BDM H. Rancangan layar Rinci BDM Gambar 3.71 Rancangan layar Tambah Detail BDM Gambar 3.74 Rancangan layar Rinci BDM 3. Rancangan antar muka untuk Assistant Manager Finance A. Rancangan layar Halaman Utama Assistant Manager Finance Gambar 3.75 Rancangan layar Halaman Utama Assistant Manager Finance

81 B. Rancangan layar Monitoring BDM Gambar 3.76 Rancangan layar Monitoring BDM C. Rancangan layar Input Nomor Budget D. Rancangan layar Approval BDM Gambar 3.78 Rancangan layar Input Nomor Budget Gambar 3.77 Rancangan layar Approval BDM

82 E. Rancangan layar Mengelola Budget Gambar 3.79 Rancangan layar Maintenance Budget F. Rancangan layar Tambah Budget Gambar 3.80 Rancangan layar Tambah Budget G. Rancangan layar Ubah Budget Gambar 3.81 Rancangan layar Ubah Budget