Proses Pengawasan Uji Kompetensi Tenaga Kesehatan Workshop Pengawas Pusat TO Uji Kompetensi Tenaga Kesehatan Aryaduta Jakarta, 12-13 September 2012 Kompartemen Pelaksana Uji Kompetensi Panitia Ujian PJ Ujian Panitia Lokal CBT coodinator/ PJ Lokasi Pengawas PJ Ujian di Lokasi Pengawas Pusat Divisi IT Lokal Pengawas Lokal Divisi manajemen Administrasi 1
Kompartemen Pelaksana Uji Kompetensi Uji Kompetensi: PJ Ujian Penyelenggaraan Materi Ujian Kepesertaan Fasilitas lokasi Fasilitasi transportasi dan akomodasi Soal/ items Perangkat soal (hard disk/ buku) Proses Pelaksanaan Uji Kompetensi Pra Ujian registrasi, validasi, finalisasi data peserta dan lokasi Verifikasi ulang dan pengaturan proses, pengawasan pelaksanaan Pelaksanaan Ujian Pasca Ujian Proses hasil, pengumuman hasil 2
Tujuan Pelaksanaan TO Mengujicobakan Sistem Ujian Mengujicobakan materi Mengujicobakan pelaksana Proses Pelaksanaan Uji Kompetensi Pra Ujian: 1. Registrasi peserta: Idealnya online Praktiknya off line (tidak ada foto, kalaupun ada ditempel secara manual) 2. Validasi peserta: Idealnya: dilakukan validasi peserta dengan membandingkan dokumen peserta yang dikirimkan ke sekretariat pelaksana Ujian Praktiknya: tidak ada validasi data peserta 3. Finalisasi data: Idealnya: pencetaan kartu menggunakan foto berwarna Praktiknya: tidak semua kartu menggunakan nama, sehingga untuk D3 diputuskan tanpa foto peserta Daftar pembagian kartu dan daftar hadir telah disiapkan Kartu telah tersusun sesuai dokumen pembagian kartu dan digunakan sebagai pedoman pembagian ruangan 4.Persiapan lokasi: Ideal: H-10 soal lokasi OK Praktiknya: H-5 masih ada lokasi yang belum terkonfirmasi jumlah peserta 3
Proses Pelaksanaan Uji Kompetensi Pelaksanaan Ujian: 1. Persiapan perangkat Ruangan dan perlengkapannya, termasuk genset CBT: komputer dan perlangkapannya PBT: jenis, jumlah dan pengaturan jarak antar bangku 2. Pengawasan : Pembagian tugas pengawas lokal Pengawasan kelancaran Pengamanan bahan dari sejak buka segel hingga tersegel kembali Pembuatan BERITA ACARA PELAKSANAAN UJIAN -------- sangat penting!!!! 3. Pengembalian berkas : Ikuti petunjuk yang tlah ditentukan Bahan harus selamat sampai di sekretariat pelaksana Serah terima ke petugas yang telah ditunjuk Proses Pelaksanaan Uji Kompetensi Pasca Ujian: 1. Pengolahan hasil CBT: langsung diolah oleh SIPENA PBT: lembar jawaban komputer diperiksa dengan scanner 2. Validasi hasil Cek hasil dengan berita acara pelaksanaan Cek daftar hadir peserta 3. Pengumuman hasil Hasil diumumkan melalui website hanya lulus atau tidak lulus Hasil detil dikirimkan ke institusi peserta Hasil meliputi: nilai dan umpan balik catatan kinerja peserta dalam penyelesaian soal 4
Prosesi Pengawasan Ujian... Role of PP H-2 H-1 H-1 Briefing PP Persiapan peserta Persiapan lokasi H H H Pelaksanaan Packing hasil Pengembalian hasil Setiap langkah diatas WAJIB diikuti oleh semua PP Brieifing PP 1.Wajib dihadiri oleh seluruh PP 2.Berisi informasi dan keterangan tentang periode tersebut 3.Jika ada perubahan lokasi dan kebijakan, diumumkan saat itu untuk diketahui oleh PP 4.Selalu diadakan 5.Diakhir briefing, dibagikan bahan 6.Bahan wajib di cek pengawas pusat pada saat penerimaan 7.Bila ada hal-hal yang tidak sesuai agar diklarifikasi dengan PJ Ujian 5
Brieifing PP------ Materi briefing 1.Rincian pelaksanaan 2.Gambaran peserta dan sebaran lokasi 3.Refreshing peraturan/ tata tertib 4.Beberapa catatan penting yang harus diperhatikan PP 5.Pengaturan pengembalian berkas 6.Administrasi pelaksanaan yang harus dilengkapi oleh PP 7.Kesepakatan pola komunikasi antara PP dengan PJ Ujian Rundown kegiatan PP ----- H-1 (CBT) Pemberangkatan Berangkat dengan pesawat pertama Pengaturan pemberangkatan diatur panitia Briefing calon peserta PP menuju lokasi Sebelum pukul 12 diselesaikan briefing calon peserta Pembagian kartu tanda peserta Briefing pengawas lokal Setelah makan siang, PP melakukan briefing pengawas lokal dan IT lokal PP mencek kesiapan perangkat (ruangan, komputer, genset, ruang karantina bila ada) Pembagian area pengawasan pengawas lokal Pengecekan komputer untuk CBT Cek jaringan Cek antivirus, deep freezed, power management, dll Cek ketersediaan dan fungsi genset 6
Rundown kegiatan PP ----- H-1 (PBT) Pemberangkatan Berangkat dengan pesawat pertama Pengaturan pemberangkatan diatur panitia Briefing calon peserta PP menuju lokasi Sebelum pukul 12 diselesaikan briefing calon peserta Pembagian kartu tanda peserta Briefing pengawas lokal Setelah makan siang, PP melakukan briefing pengawas lokal dan IT lokal PP mencek kesiapan perangkat (ruangan, genset, ruang karantina bila ada) Pembagian area pengawasan pengawas lokal Pengecekan ruangan untuk PBT Cek ukuran ruangan Hitung jumlah kursi dan perhatikan jarak antar kursi (masing2 1 meter) Cek seluruh ruangan agar bebas dari CCTV, Hidden camera, dll Perhatikan fasilitas untuk pengawas pusat dan lokal Rundown kegiatan PP ----- H-1 (CBT dan PBT) Pengecekan perangkat pendukung Ruang karantina Toilet/ WC Akses darurat (kalau terjadi hal2 emergensi) Lain-lain Cek ketersediaan loker untuk penyimpanan alat/ barang2 milik pribadi peserta Cek pengeras suara Catatan Pembagian kartu tanda peserta dilakukan H-1 oleh masing-masing pengawas lokal yang telah ditentukan Setiap penyerahan kartu harus diverifikasi dengan kartu identitas peserta dan bila telah sesuai peserta menandatangani list penyerahan kartu tanda peserta 7
Rundown kegiatan PP ----- H(CBT) Kehadiran di Lokasi Selambat-lambatnya 90 menit sebelum waktu Langsung menuju ke ruang CBT Pembukaan segel soal Dilakukan 60 menit sebelum dimulai Segel dibuka dengan disaksikan 2 orang peserta dan koordinator CBT center Hard disk diserahkan ke IT lokal untuk dipasang di Server CBT center Pengaturan masuk peserta Peserta mulai dimasukkan ke ruangan 30 menit sebelum dimulai Pengaturan peserta diatur sedemikian rupa agar dapat masuk ruangan dengan tertib dan rapi Peserta diminta berdiri disamping komputer masing-masing sampai diminta untuk duduk oleh pengawas pusat Rundown kegiatan PP ----- H(CBT) Pelaksanaan Uji coba CBT 15 menit sebelum dimulai, peserta diminta log in untuk uji coba navigasi soal Uji coba selama 5/ 3 menit dan otomatis berhenti Setelah uji coba peserta diminta berhenti dan menunggu aba-aba untuk mulai tahap Pelaksanaan CBT Tepat pukul 08.00 WIB atau setara, Pengawas Pusat memberi aba-aba untuk memulai secara serentak Pengawas berjaga di sekitar peserta untuk segera membantu bila ada peserta yang gagal log in Pengisian absensi peserta dan BA Ketika telah mulai berlangsung, pengawas pusat mulai mengisi Berita Acara Pelaksanaan Ujian Pengawas lokal diminta mengedarkan absensi peserta Pengawasan dilakukan dengan memperhatikan kenyamanan peserta 8
Rundown kegiatan PP ----- H(CBT) Penyelesaian 10 menit sebelum waktu habis, pengawas berdiri mengawasi peserta Ketika waktu habis, pengawas meminta peserta berdiri dan memastikan semua telah terkirim dan tampilan komputer sudah sesuai dengan petunjuk Peserta diminta meninggalkan ruangan Pengepakan perangkat Pengawas pusat dan lokal mencek seluruh komputer untuk memastikan semua sudah berjalan sesuai pedoman Pengawas pusat meminta IT lokal mematikan komputer (seluruhnya) IT lokal meng uninstall Hard disk dan mengisi BA uninstall selanjutnya diserahkan ke PP PP memasukkan hard disk, BA dan daftar hadir peserta ke tas perangkat soal Pengembalian berkas PP kembali ke Jakarta sesuai jadwal yang telah ditentukan Semua perangkat soal dikembalikan ke sekretariat pelaksanaan PP kembali ke tempat masing-masing Rundown kegiatan PP ----- H(PBT) Kehadiran di Lokasi Selambat-lambatnya 90 menit sebelum waktu Langsung menuju ke ruang PBT Pembukaan segel soal Dilakukan 60 menit sebelum dimulai Segel dibuka dengan disaksikan 2 orang peserta dan koordinator CBT center Bungkus buku soal diserahkan ke pengawas lokal (per 25 peserta) Distribusi Buku soal dan LJK Buku soal ada nomornya, didistribusikan sesuai urutan peserta dengan sistem mengular Susunan: buku diletakkan terbalik, diatas ada LJK 9
Rundown kegiatan PP ----- H(PBT) Pengaturan masuk peserta Peserta mulai dimasukkan ke ruangan 30 menit sebelum dimulai Pengaturan peserta diatur sedemikian rupa agar dapat masuk ruangan dengan tertib dan rapi Peserta diminta berdiri disamping meja masing-masing sampai diminta untuk duduk oleh pengawas pusat Persiapan Ujian Peserta diminta mencek kelengkapan buku soal dan LJK Bila ada yang salah atau tidak jelas, diganti segera 15 menit sebelum dimulai peserta dipandu mengisi identitas di lembar jawaban Setelah pengisian lengkap, peserta diminta berhenti menulis dan menunggu aba-aba mulai dari PP Mulai Ujian Tepat pukul 08.00 WIB atau setara, PP memberi aba-aba untuk memulai Setelah berjalan baik, PP mulai mengisi BA dan pengawas lokal melakukan pengisian absensi peserta Pengawas lokal harus mempunyai ball point untuk penandatangan LJK, Surat Pernyataan di buku soal dan absensi serta kartu tanda peserta yang di meja Rundown kegiatan PP ----- H(PBT) Pelaksaan Ujian PP memberi aba-aba untuk sisa waktu 60 menit, 30 menit dan 10 menit Peserta yang telah selesai pada 10 menit terakhir tidak diperkenankan keluar ruangan Bila ada keberatan atau pertanyaan peserta tentang soal: PP hanya mencatat di BA Penyelesaian 10 menit terakhir, semua pengawas lokal sudah berdiri di lokasi masing-masing Tepat di waktu habis, PP memberi aba2 untuk berhenti dan tidak ada lagi yang menulis Setelah habis, peserta diminta tetap duduk ditempat Pengawas lokal mengumpulkan buku soal dan LJK secara berurutan Pengecekan perangkat dan pengepakan PP dan pengawas lokal mencek kelengkapan buku soal dan LJK Buku diurut sesuai nomor buku LJK diurut sesuai no peserta Kalau lengkap, peserta diminta meninggalkan ruangan Perangkat di pak dan disegel dengan disaksikan PJ Lokasi Pengembalian perangkat PP kembali ke Jakarta sesuai jadwal yang telah ditentukan Perangkat dikembalikan ke sekretariat pelaksana di lokasi yang telah ditentukan 10
Pengaturan untuk PP Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh PP: 1.Berpakaian rapi dan sopan (tidak jeans atau sejenisnya) 2.Tidak diperkenankan dijemput dan menggunakan kendaraan peserta, walaupun hal itu diatur oleh PJ Lokasi 3.Tidak diperkenankan menggunakan sepatu yang mengeluarkan suara yang dapat mengganggu konsentrasi peserta 4.Tidak menggunakan kamera khusus untuk merekam kegiatan Pengaturan untuk Pengawas Lokal Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh Pengawas lokal: 1.Berpakaian rapi dan sopan (tidak jeans atau sejenisnya) 2.Tidak diperkenankan menggunakan sepatu yang mengeluarkan suara yang dapat mengganggu konsentrasi peserta 3.Tidak menggunakan kamera dan handphone 4.Jika ada karantina, maka pengawas di karantina dilakukan oleh pengawas lokal 11
Beberapa catatan: Catatan yang harus diperhatikan PP: 1.Tata tertib dan peraturan, diberlakukan sama untuk TO 2.Semua peraturan yang telah diatur, harus diberlakukan sama 3.Kesempatan ujicoba hendaknya dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya Selamat Bertugas dan Semoga Sukses!!!! 12
Catatan Khusus bagi Pengawas Pusat 1)Pengawas Pusat yang bertugas pada CBT Center yang melaksanakan 2 round (pagi dan siang) harus mengetahui jumlah peserta try out pada masing-masing round. 2)Pengawas Pusat wajib membuat laporan monitoring dan evaluasi (instrumen disediakan oleh HPEQ). Laporan monev Pengawas Pusat harus disubmit melalui email ke komponen2hpeq@gmail.com maksimal tanggal 20 September 2012 pukul 23:59. Untuk PBT, laporan monev akan dibantu oleh Tim RnD proyek HPEQ 3)Evaluasi pelaksanaan Try Out akan dilaksanakan pada tgl 24-25 September 2012 mulai pkl 14.00 WITA di Bali dengan mengundang seluruh Pengawas Pusat 13