Bab II LANDASAN TEORI

5 Bab II LANDASAN TEORI A. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari dua sistem dan informasi yang memiliki pengertian sendiri-sendiri. Berikut penjelasan mengenai pengertian dari tiaptiap kata tersebut dan juga pengertian dari sistem informasi itu sendiri. 1. Pengertian Sistem dan Prosedur Setiap perusahaan dalam berproduktivitas menggantungkan pada sistem informasi untuk mempertahankan kemampuan dalam hal berkompetisi menjalankan aktivitas perusahaan. Sistem merupakan kumpulan dari subsistem yang terpadu dan saling berinteraksi dalam mengolah suatu data atau transaksi, sehingga dapat menyajikan informasi yang mendukung perusahaan dalam mengambil keputusan. Untuk itu dapat memahami pengertian sistem secara lebih terperinci, penulis mencoba memaparkan beberapa pengertian-pengertian tentang sistem, yang telah banyak di kemukakan oleh para ahli. Pengertianpengertian sistem yang dipaparkan dibawah ini di maksud agar penulis dapat lebih memahami mengenai definsi-definisi sistem Sistem adalah suatu kelompok yang terdiri dari dua atau lebih komponen -komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). (James Hall 2001:2). 5

6 Sistem sebagai suatu entitas yang terdiri dari bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang saling berinteraksi dan berusaha mencapai satu atau lebih tujuan. (Steven A Moscove 2004:8) Sedangkan definisi yang lain tentang sistem di kemukakan oleh Romney dan Steinbart (2003:2) mengatakan bahwa :.Sekumpulan data atau lebih komponen terkait dan saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan. Dari berbagai definisi tersebut diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu sistem memiliki karakteristik-karakteristik dibawah ini : a. Sistem dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu (goal) baik itu satu atau lebih, dan oleh karenanya sistem dibuat sedemikian rupa mengacu pada tujuan yang akan dicapai tersebut. Sistem tidak akan dibuat tanpa adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai. b. Sistem terbentuk dari beberapa komponen-komponen yang lebih kecil yang saling bekerjasama membentuk sistem tersebut. Tiap komponenkomponen tersebut memiliki fungsinya sendiri-sendiri yang saling berbeda satu dengan yang lain dan bekerjasama membentuk sinergi yaitu sistem itu sendiri. Hal ini menandakan dalam sistem terdapat pemisahan tugas dan fungsi. c. Agar subsistem-subsistem dengan fungsi-fungsi berbeda tapi dapat bekerjasama dan saling berintegrasi dengan baik dan efektif perlu adanya pengorganisasian. Hal ini merupakan salah satu karakteristik

7 dari sistem yakni dalam sistem selalu ada proses organisasi (pengaturan yang efektif). Secara umum Mulyadi (2001:11) mendefinisikan sistem adalah sebagai berikut: Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur : a. Input (masukan), merupakan komponen penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem ini dioperasikan. Kegiatan yang dapat dilakukan seperti: 1. Mendapat data secara mendetail dari semua transaksi 2. Mengambil data-data yang dibutuhkan yang berasal dari luar perusahaan b. Pemrosesan atau pengolahan input, kegiatan yang dapat dilakukan pada saat pemrosesan seperti : 1. Menyimpan dan mengambil kembali data yang sudah ada 2. Mengklasifikasikan dan menyaring data 3. Membagi data dalam kelompoknya 4. Menghasilkan laporan semua yang ada c. Output (keluaran), adalah hasil operasi yang menjadi tujuan atau target pengorganisasian suatu sistem. Kegiatan yang dapat dihasilkan saat output seperti :

8 1. Informasi menajemen yang dibutuhkan 2. Mendapatkan dan menghasilkan transaksi historis 3. Laporan eksternal Sedangkan sifat dari suatu sistem adalah : 1. Memiliki tujuan atau sasaran yang harus dicapai 2. Adanya suatu kegiatan input-proses-output 3. Adanya lingkungan, ruang lingkup yang membentuk atau mempengaruhi bekerjanya sistem. 4. Adanya suatu subsistem yang merupakan rincian daripada sistem 5. Adanya saling ketergantungan antara satu kegiatan dengan kegiatan lainnya 6. Adanya suatu jaringan sistem Sedangkan pengertian prosedur adalah menurut Jerry Fitz Gerald yang di kutip oleh Jogiyanto H.M (2001:3) adalah Urutan-urutan tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Mulyadi (2001:3) menyatakan prosedur adalah Suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang berulang-ulang.

9 Dari kedua pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal yang terdiri dari menulis. Menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah dan membandingkan. 2. Pengertian Informasi Ada bermacam-macam pengertian mengenai kata informasi sampai saat ini pun belum ada yang dapat memberikan kepastian mana diantara pengertian-pengertian tersebut yang paling benar, namun jika kita memperhatikan pengertian-pengertian yang ada tersebut, seluruhnya secara umum mengemukakan pengertian yang kurang lebih sama. Joseph W. Wilkinson yang diterjemahkan oleh Maulana (2004:4) mengartikan informasi sebagai berikut : Informasi tidak sama dengan data. Data adalah fakta, angka bahkan simbol mentah. Secara bersama-sama merupakan masukan bagi suatu sistem informasi. Sebaliknya informasi terdiri dari data yang ditransformasikan dan di buat lebih bernilai melalui pemrosesan. Menurut George H Bodnar dan William S Hopwood yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Yusuf (2000:1), mendefinisikan informasi sebagai berikut: Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Informasi adalah penerangan, keterangan, pemberitahuan, kabar atau berita (tentang) keseluruhan makna yang menunjang amanat, telah terlihat dalam bagian-bagian amanat. (Kamus Besar Bahasa Indonesia / KBBI).

10 Sedangkan pengertian informasi menurut Hall yang diterjemahkan oleh Jusuf (2004:4) adalah Informasi yang menyebabkan pemakai melakukan suatu tindakan yang dapat dilakukan atau tidak dilakukan. Informasi ditentukan oleh pemakai bukan oleh bentuk fisiknya. Dari beberapa definisi diatas dapat penulis simpulkan bahwa informasi merupakan data mentah yang diproses menjadi suatu bentuk yang mempunyai nilai yang tinggi dan lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau masa mendatang. Sedangkan untuk data mengandung pengertian suatu fact or figures yang memiliki sedikit sekali atau bahkan tidak memiliki arti, oleh karena itu tidak berguna bagi penerimanya dalam mengambil keputusan. Sebuah fungsi penting dari setiap bisnis sistem adalah mampu secara efisien mengkonversikan sejumlah besar data-data yang tersedia baik dari lingkungan internal maupun eksternal perusahaan menjadi informasiinformasi yang relevan guna pengambilan keputusan. Proses terbentuknya informasi secara umum terbagi menjadi tiga tahap yakni tahap input, tahap processing, dan tahap output. Data (baik dari lingkungan internal maupun eksternal) dimasukkan (diinputkan) kedalam sistem (tahap input), sistem kemudian akan mengolah data tersebut (tahap processing), setelah data diolah hasil proses pengolahan data tadi menjadi sebuah informasi yang relevan dan bermanfaat bagi penggunanya (tahap output).

11 Jenis informasi dibagi menjadi tiga macam yakni informasi yang bersifat positif, informasi yang bersifat negative, dan informasi yang bersifat fix atau tetap (fix information). Informasi positif adalah informasi yang memberi manfaat bagi penerimanya. Informasi negative adalah informasi yang tidak memberikan manfaat bagi penerimanya bahkan dapat merugikan. Jenis informasi fix mengandung arti informasi yang sifatnya tetap, tidak berubah walaupun sistem yang mengolahnya salah dalam mengolah data. 3. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi menurut Husein dan Wibowo (2000:5) adalah: Seperangkat komponen yang saling berhubungan dan berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi. Menurut James Hall (2001:9) pengertian dari sistem infomasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data di kumpulkan, di proses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai informasi. Jadi penulis menarik kesimpulan bahwa sistem informasi adalah suatu kerangka kerja yang terpadu dimana sumber daya (manusia dan computer) yang terkoordinasi dengan baik akan dapat menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan dan merupakan komponen yang memproses dan mengubah input (data) ke dalam bentuk output (informasi) yang akan

12 digunakan oleh pemakai informasi. Dalam hal ini sistem informasi yang baik haruslah dapat menjamin informasi hasil pengolahan yang akan di distribusikan tersebut bersifat positif yakni memberikan manfaat bagi pemakainya. B. Pengertian Sistem Pengendalian Internal Perusahaan menggunakan pengendalian internal untuk mengendalikan operasi dan mencegah penyalahgunaan sistem. Berbagai prosedur/kebijakan diciptakan untuk memberikan kepastian yang wajar bahwa sasaran dan tujuan yang diterapkan oleh manajemen organisasi dapat dicapai, berbagai prosedur dan kebijakan ini disebut pengendalian dan bila diterapkan secara kolektif disebut struktur pengendalian intern. Pengendalian internal menurut Mulyadi (2001:171) adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain/karyawan/anggota suatu organisasi, yang di disain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian 3 golongan tujuan berikut ini: 1. Keandalan pelaporan keuangan 2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku 3. Efektifitas dan efisiensi operasi Sedangkan menurut Hall (2001:150) Sistem control internal merangkum kebijakan, praktis dan prosedur yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai 4 tujuan utama yaitu :

13 1. Untuk menjaga aktiva perusahaan 2. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi 3. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan 4. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan manajemen Manajemen bertanggung jawab untuk merancang dan menerapkan unsur pengendalian internal untuk mencapai 3 tujuan pengendalian internal. Unsur-unsur pengendalian tersebut adalah : a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tepat b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap harta, hutang, pendapatan dan biaya c. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap bagian organisasi d. Suatu tingkat kecakapan pegawai yang sesuai dengan tanggung jawab Keempat unsur diatas adalah sama pentingnya demi terwujudnya sistem pengendalian internal yang memuaskan, adanya suatu kelemahan terhadap salah satu unsur tersebut dapat menghambat tercapainya tujuan sistem.

14 C. Analisa Sistem. Analisa sistem (system analysis) adalah pemisahan sistem menjadi komponen-komponen dasarnya sehingga tiap segmen utama bisa diperiksa dan dianalisa. Selama analisa sistem dilakukan, ide-ide untuk membuat suatu sistem baru yang lebih baik dikonseptualisasikan dan digunakan sebagai dasar tahap perancangan. (Robinson dkk 2002:25) 1. System Life Cycle Siklus hidup sistem (Systems Life Cycle) terbagi menjadi 3 tahap yakni Analisa Sistem (system analysis), Perancangan sistem (system design), Implementasi Sistem, dan terakhir Operasi Sistem (operation of the system). a. Analisa Sistem. Pada tahap ini permasalahan dan kebutuhan dari user (pengguna sistem) dicari dan diidentifikasi. Penelitian kemudian dilakukan untuk mencari fakta fakta dari permasalahan yang dikemukakan oleh user. Dari fakta fakta yang ditemukan dilakukan analisa awal yang hasilnya akan dikemukakan ke pimpinan perusahaan. Apabila pimpinan perusahaan menyetujui maka analisa yang lebih mendalam akan dilakukan. b. Perancangan Sistem Pada tahap kedua ini sistem baru dirancang berdasarkan beberapa pertimbangan seperti kelemahan dan kekurangan pada sistem terdahulu. Beberapa aspek penting dalam perancangan sistem termasuk analisa cost and benefit, pengaruhnya terhadap para kayawan, dan banyaknya waktu

15 serta pelatihan yang dibutuhkan untuk membuat sistem baru dapat berjalan. c. Implementasi Sistem. Pada tahap ketiga ini melibatkan beberapa hal yang harus dilakukan (tasks) seperti perubahan hardware, modifikasi software, pelatihan pegawai, dan sistem testing. Selain itu untuk melengkapi tahap implementasi ini perlu adanya evaluasi atas efektifitas dari perubahan perubahan yang dilakukan pada sistem. d. Operasi Sistem. Tahap akhir dari sistem life cycle adalah dioperasikannya sistem tersebut. Selama sebelum dilakukan perubahan lagi pada sistem, tahap operasi ini harus selalu dimonitor dan dimodifikasi seperlunya. 2. Tujuan Sistem (system objectives) Ada lima tujuan dari sistem yang paling umum yakni kemudahan (simplicity). Fleksibilitas (flexibility, keandalan (reliabitity), ketepatan waktu (timeliness), dan feasibility. a. Simplicity Sistem haruslah dibuat kompleks dan sanggup melakukan segala tugas yang dibutuhkan, namun sistem haruslah mudah dimengerti, dan tidak memberikan kesulitan bagi user dalam memahami dan mengaplikasikannya.

16 b. Flexibility. Sistem haruslah dirancang agar dapat memfasilitasi perubahan dan meminimalisasi permasalahan (problem) saat perubahan dibutuhkan. Kemungkinan-kemungkinan (contingencies) seperti pertumbuhan organisasi, perubahan produk dan jasa, serta keinginan pengguna (user demands) harus dipertimbangkan saat merancang sistem dalam hal fleksibilitasnya. c. Reliability Sistem haruslah dapat diandalkan, dan mampu memberikan hasil output dengan tingkat akurasi yang dapat diterima. Selain itu salah satu komponen reliability suatu sistem adalah kemampuan back up. Jadi saat suatu bagian dalam sistem mengalami kerusakan atau kegagalan ada bagian lain mampu menghandle tugas dari bagian sistem yang mengalami kerusakan tersebut. d. Timeliness Sistem haruslah menetapkan prioritis dalam melakukan proses, agar output yang penting (critical outputs) bisa diproses pada waktunya. e. Feasibility. Hubungan antara cost dan benefit harus dimonitor selama analisa dan perancangan sistem dilakukan. Umumnya user memiliki usulan terhadap sistem lebih kearah apa yang mereka inginkan (wants) bukan apa yang mereka butuhkan (needs). Segala bentuk wants tersebut harus

17 bisa diminimalisasi dalam perancangan tujuan sistem secara keseluruhan (verall plan of the system).(robinson dkk 2002:27). D. Penagihan Aktivitas dasar dalam siklus pendapatan melibatkan penagihan ke para pelanggan dan memelihara data piutang usaha. Pada lampiran I menunjukan penagihan dan pembauran piutang usaha sebagai proses terpisah dan, dalam praktiknya, kedua fungsi ini dilakukan oleh dua fungsi terpisah dalam departemen akuntansi. a. Penagihan Penagihan yang akurat dan tepat waktu atas barang dagangan yang dikirimkan adalah hal yang penting. Aktivitas penagihan hanyalah aktivitas pemrosesan infornasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Aktivitas ini membutuhkan informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasi barang dan jumlah yang dikirim, serta informasi mengenai harga dan syarat khusus penjualan lainnya dari departemen penjualan. Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan ke mana harus mengirimkan pembayaran.

18 Teknologi informasi memberikan peluang untuk mengurangi biaya yang berhubungan dengan penagihan. Mengirimkan faktur ke perusahaan melalui EDI lebih cepat dan lebih murah daripada mengirimkan dokumen kertas. Bisnis yang menjual langsung ke pemakai bias memperoleh keuntungan yang serupa dengan meyakinkan para pelanggan mereka untuk menandatangani penagihan dan pembayaran on-line dengan menggunakan internet. Faktur EDI dan pembayaran on-line juga menguntungkan pelanggan dan mengurangi waktu dan biaya (termasuk pengiriman surat) yang berhubungan dengan pemrosesan dokumen kertas. SIA yang didesain dengan baik dapat meniadakan keperluan untuk membuat dan menyimpan faktur penjualan secara menyeluruh, paling tidak dengan para pelanggan yang telah memiliki sistem yang canggih. b. Pemeliharaan Data Piutang Usaha Fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab kepada kontroler, melakukan dua tugas dasar: menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebet rekening pelanggan dan karenanya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran di terima. Dua cara dasar untuk memelihara data piutang usaha adalah sebagai berikut:

19 1. Metode faktur terbuka Para pelanggan biasanya membayar sesuai jumlah setiap faktur penjualan. Biasanya dua salinan faktur dikirimkan ke para pelanggan, yang diminta untuk mengembalikan satu salinan bersama pembayaran. Salinan ini adalah dokumen yang dapat di kirimkan kembali (turnaround document) dan disebut sebagai pemberitahuan pengiriman uang (remittance advice). Pembayaranh darimpara pelanggan kemudian di hubungkan dengan faktur penjualan terkait. 2. Metode Pembayaran Gabungan Para pelanggan biasanya membayar sesuai dengan jumlah yang diperhatikan pada laporan bulanan, bikan membayar setiap jumlah pada faktur penjualan. Sebuah laporan bulanan yang berisi semua transaksi, termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi selama bulan terakhir dan juga informasi tentang saldo piutang terakhir pelanggan. Salah satu keuntungan dari metode faktur terbuka adalah metode ini kondusif dalam menawarkan diskon untuk pembayaran awal, karena faktur akan secara tindividual di telusuri dan di hitung umurnya metode ini juga menhasilkan pola arus penagihan kas yang seragam di sepanjang bulan. Kelemahan dari metode terbuka adalah metode ini menambahkan kerumitan yang harus di lakukan untuk

20 memelihara informasi mengenai status setiap faktur untuk setiap pelanggan.