APPLICATION MANAGEMENT LETTER PT. YOGYAKARTA -BASED ISLAMIC BANK BPD ANDROID

ABSTRACT APPLICATION MANAGEMENT LETTER PT. YOGYAKARTA -BASED ISLAMIC BANK BPD ANDROID By Nur Irmawati 12121212 Application management system of this letter is the system used for the management of incoming and outgoing mail from data input to preparing reports letter. This system as a solution to the problems that exist in PT. BPD Bank Syariah Yogyakarta on pengolahaan incoming and outgoing mail recording that had been managed manually. This study discusses how to analyze, design, make and use the Application Management Letter PT. BPD Bank Syariah Yogyakarta -based Android. The programming language used, eclipse, PHP and using MySQL database processing. Mail Management Application was made to facilitate the task of administrators in the management of incoming mail, outgoing mail recording making it easier and faster. Keywords : mail management applications, Eclipse, MySQL and PHP 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi komunikasi zaman sekarang berkembang begitu pesat. Banyak bermunculan berbagai alat telekomunikasi atau perhubungan yang canggih seperti telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faksimile dan lain sebagainya. Namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan sampai sekarang masih tetap terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih itu. Komunikasi tertulis tersebut adalah surat. Namun masih banyak ditemukan dalam suatu instansi atau perusahaan yang melakukan berbagai kesalahan dalam proses

pengelolaan surat atau data-data penting yang ada. Seperti ditemukannya data atau surat tercecer ataupun rusak. Kegiatan pengelolaan surat ini termasuk suatu kegiatan penting yang harus dilakukan oleh suatu organisasi dan kegiatan pengelolaan surat itu dapat berbeda bagi setiap instansi. Kegiatan surat menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh-sungguh karena isi surat pada perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari organisasi atau instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat. Dalam suatu organisasi atau perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Seperti halnya pada PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta masih memerlukan penanganan prosedur tata persuratan yang baik. Prosedur pengelolaan surat masuk yang baik meliputi : pengelompokan surat, membuka surat, pemeriksaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat sedangkan untuk surat keluar meliputi : pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan surat, pemberian nomor, penyusunan surat, pengiriman surat. 1.2 RumusanMasalah a. PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta mengalami kesulitan dalam pengelolaan surat karena proses pengelolaan surat masih manual dan kurang efisien waktu dalam pemrosesanya. b. Bagaimana membangun media penyimpanan surat masuk dan surat keluar secara elektronik menggunakan basis data? c. Bagaimana membuat aplikasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar untuk PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta agar proses pengurusan surat baik surat yang masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan lebih baik, cepat dan mudah? 1.3 Batasan Masalah Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka akan dibuat sebuah aplikasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang dapat mengurangi penggunaan waktu yang cukup lama dalam pengurusan surat dan disposisi. 1.4 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penyusunan penelitian ini adalah menghasilkan sebuah aplikasi pengelolaan surat pada PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta. 1.5 Manfaat Penelitian 1. Dapat mempersingkat waktu dalam proses pengelolaan surat. 2. Memberikan kemudahan bagi admin dalam mengelola surat, membuat disposisi dan memperoleh informasi mengenai surat masuk dan surat keluar. 3. Memudahkan pengontrolan disposisi surat. 1.6 Metode Penelitian Langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan penelitian meliputi: 1.6.1 Tempat Penelitian Pengumpulan dan pengambilan data pada penelitian ini dilakukan di PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta. 1.6.2 MetodePengumpulan Data Data dan informasi yang diperoleh dari pihak-pihak terkait yaitu karyawan bank dan referensi-referensi lain yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Teknik pengumpulan data yang diterapkan antara lain. a) Data Primer Data yang diperoleh secara langsung dari sumbernya. Data ini dapat diperoleh dengan menggunakan dua metode antar lain. a. Metode Observasi Observasi adalah pengamatan secara langsung kegiatan pengelolaan surat di PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta dengan tujuan untuk mendapatkan data-data yang diperlukan. b. Metode Wawancara Metode wawancara atau tanya jawab langsung kepada Penyelia Operasional PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta untuk mendapatkan informasi lebih banyak tentang pengelolaan surat. b). Data Sekunder Data yang tidak didapat secara langsung dari obyek penelitian melainkan data yang berasal dari sumber yang telah dikumpulkan oleh pihak lain. Dalam hal ini kami menggunakan metode kepustakaan, yaitu metode pengumpulan data

dengan cara mengadakan studi kepustakaan, makalah, artikel-artikel serta jurnal-jurnal hasil penelitian sebelumnya yang ada hubungannya dengan pembuatan website dengan codeigniter dan pembuatan aplikasi berbasis android dengan eclipse. 2. Perancangan Sistem Perancangan sistem dapat diartikan sebagai tahapan setelah analisa dari siklus pengembangan, siklus penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Tujuan utama dari kegiatan perancangan sistem adalah untuk memberikan gambaran tentang model sistem baru yang akan diterapkan baik dari sisi teknologi, desain data input proses output sistem tersebut. Sebuah sistem harus dapat menghasilkan informasi dengan tepat waktu, tepat nilainya dan relevan. 2.1 Diagram Alir Data (DAD) Diagram alir data merupakan suatu model logika data yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem. 2.1.1. Diagram Konteks Diagram konteks atau disebut juga dengan model sistem fundamental merepresentasikan seluruh elemen system sebagai sebuah bubble tunggal dengan data input output yang ditunjukkan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan. Login Lap Surat Keluar Lap Surat Masuk User Aplikasi Pengelolaan Surat Di PT Bank BPD Syariah Yogyakarta Admin Data Surat Masuk Data Surat Keluar Data Surat Masuk Data Surat Keluar Data Disposisi Surat Masuk Data User Gambar 2.1. Diagram Konteks

2.1.2. DAD Level 0 Login 1.0 Login Data User User Data User Login Data Surat Masuk 2.0 Surat Masuk Data Surat Masuk Data Surat Masuk Surat Masuk Admin 3.0 Surat Keluar Data Surat Keluar Data Surat Keluar Surat Keluar Data Surat Keluar Preview Info Lap. Surat Masuk Preview Info Lap. Surat Keluar 4.0 Preview Lap. Surat Masuk Lap. Surat Keluar User Preview Info Lap. Surat Masuk Preview Info Lap. Surat Keluar Gambar 2.2. DAD Level 0 2.1.3. DAD Level 1 Proses Login Login User Data User 1.1 Login Data User Data User User Admin Login Data Admin Gambar 2.3. DAD Level 1 Proses Login

2.1.4. DAD Level 1 Proses Input Surat Masuk Data Surat Masuk 2.1 Data Surat Masuk Tambah Surat Data Surat Masuk 2.2 Edit Surat Data Surat Masuk Data Surat Masuk 2.3 Hapus Surat Surat Masuk Admin Surat Masuk Surat Masuk User Pencarian Surat Masuk Preview Lap. Surat Masuk 2.4 Cari Surat Preview Lap. Surat Masuk 2.5 Preview Lap. Surat Masuk Gambar 2.4. DAD Level 1 Proses Input Surat Masuk Keterangan 1. Tambah Admin menginputkan data isi surat masuk berupa tanggal masuk, nomor surat, tanggal surat, asal surat, jenis surat, perihal, lampiran, disposisi, keterangan dan file. 2. Edit Proses ini merupakan proses pengeditan data surat masuk jika ada kesalahan input data dan input disposisi setelah surat mendapat disposisi dari pimpinan di proses tambah. 3. Hapus Proses ini merupakan proses menghapus data surat masuk yang salah setelah data tersebut diinputkan. 4. Cari

Proses ini merupakan proses pencarian data surat masuk yang sudah di input dan tersimpan di database. 5. Preview Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat yang sudah masuk dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan. 2.1.5. DAD Level 1 Proses Input Surat Keluar Data Surat Keluar 3.1 Data Surat Keluar Tambah Surat Keluar Data Surat Keluar 3.2 Edit Surat Keluar Data Surat Keluar Data Surat Keluar 3.3 Hapus Surat Keluar Surat Keluar Admin Surat Keluar Surat Keluar User Pencarian Surat Keluar 3.4 Cari Surat Preview Lap. Surat Keluar Preview Lap. Surat Keluar 3.5 Preview Lap. Surat Keluar Gambar 2.5. DAD Level 1 Proses Input Surat Keluar

Keterangan 1. Tambah Admin menginputkan data isi surat keluar berupa nomor surat, tanggal surat, kode surat, tujuan, perihal, lampiran, keterangan dan file. 2. Edit Proses ini merupakan proses pengeditan data surat keluar jika ada kesalahan input data pada proses tambah. 3. Hapus Proses ini merupakan proses menghapus data surat keluar yang salah setelah data tersebut diinputkan. 4. Cari Proses ini merupakan proses pencarian data surat keluar yang sudah di input dan tersimpan di database. 5. Preview Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat keluar dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan. 2.1.6. Diagram Berjenjang 0 Aplikasi Pengelolaan Surat 1.0 2.0 3.0 4.0 Login Surat Masuk Surat Keluar Preview 1.1 1.2 2.1 3.1 4.1 4.2 Admin User Input Data Surat Masuk Input Data Surat Keluar Lap. Surat Masuk Gambar 2.6. Diagram Berjenjang Lap. Surat Keluar

2.2 Desain Basis data Untuk memperoleh tabel-tabel dalam basis data diperlukan tahap normalisasi. Adapun tahapan dari bentuk normalisasi adalah sebagai berikut. 2.2.1 Bentuk tidak normal (Unnormal). Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada aturan mengikuti format tertentu. Biasanya data yang dikumpulkan dapat saja tidak lengkap atau terduplikasi.pada penelitian ini bentuk unnormal disajikan pada tabel dibawah ini. no_surat tgl_masuk tgl_surat asal_surat lamp perihal jns_surat disposisi ket Tabel 2.1. Bentuk Unnormal tujuan kd_surat id_user username password nama level kode 2.2.2 Tehnik Normalisasi a. Bentuk Normal Pertama Tabel 2.2. Bentuk Normal Pertama sm no_surat tgl_masuk tgl_surat asal_surat lamp perihal jns_surat disposisi ket user id_user password username level nama Suatu relasi dapat dikatakan dalam bentuk normal pertama jika setiap atribut bernilai tunggal untuk setiap baris dan tidak memiliki lebih dari satu atribute dengan domain yang sama.

b. Bentuk Normal Kedua Pada bentuk normal kedua ini dilakukan proses pemisahan tabel menjadi tabeltabel baru yang lebih spesifik. Dan setiap tabel sudah diketahui field kuncinya, dimana field kunci harus unik. Pada penelitian ini bentuk normal kedua disajikan pada tabel dibawah ini. Tabel 2.3. Bentuk Normal Kedua sm no_surat* tgl_masuk tgl_surat asal_surat lamp perihal jns_surat disposisi ket user id_user* password username level nama kode* ket kd_sk * = Kunci Primer c. Bentuk Normal Ketiga Pada bentuk normal ketiga ini merupakan pengembangan dari bentuk normal kedua. Dalam bentuk ini sudah tidak terdapat data yang berulang- ulang kecuali kunci tamu (foreign key) Tabel 2.4. Bentuk Normal Ketiga sm sk user kd_sk no_surat* tgl_masuk tgl_surat asal_surat lamp perihal jns_surat disposisi ket no_surat* kd_surat** tgl_surat jns_surat tujuan lamp perihal ket id_user* password username level nama kode* ket * : Kunci Utama ** : Kunci Tamu

2.3 Kamus Data Tabel a. Tabel User Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data-data yang berhubungan dengan user. Adapun struktur tabelnya sebagai berikut. Nama Tabel : user Field Kunci : id_user Tabel 2.5. Kamus Data Tabel User Nama Field Tipe Field Lebar Keterangan Id_user Int 8 Id user Username Varchar 20 Username Password Varchar 20 Password Nama Varchar 20 Nama Level Enum ( Admin, User ) b. Tabel Surat Masuk Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data-data yang berhubungan dengan surat masuk. Adapun struktur tabelnya sebagai berikut. Nama tabel : sm Field kunci : no_surat Tabel 2.6. Kamus Data Tabel Surat Masuk Nama Field Tipe Field Lebar Keterangan No_surat Varchar 100 Nomorsurat Tgl_masuk Date Tanggalmasuk Tgl_surat Date Tanggalsurat Asal_surat Varchar 200 Asalsurat Lamp Varchar 20 Lampiransurat Perihal Text Perihalsurat Jns_surat Varchar 50 Jenissurat Disposisi Text Disposisi Ket Text Keterangan 47

c. Tabel Surat Keluar Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data-data yang berhubungan dengan surat keluar. Adapun struktur tabelnya adalah sebagai berikut. Nama Tabel : sk Field Kunci : no_surat Tabel 2.7. Kamus Data Tabel Surat Keluar Nama Field Tipe Field Lebar Keterangan No_surat Char 50 Nomorsurat Kd_surat Varchar 100 Kodesurat Tgl_surat Date Tanggalsurat Jns_surat Varchar 50 Jenissurat Tujuan Text Tujuansurat Lamp Varchar 20 Lampiran Perihal Text Perihalsurat Ket Text Keterangan d. Tabel Kode Surat Keluar Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data yang berkaitan dengan kode surat keluar. Adapun struktur tabelnya adalah sebagai berikut. Nama Tabel : kd_sk Field Kunci : kode Tabel 2.8. Kamus Data Tabel Kode Surat Keluar Nama Field Tipe Field Lebar Keterangan Kode Varchar 50 Kodesuratkeluar Ket Text Keterangan 2.4 Relasi Antar Tabel kd_sk sm no_surat* tgl_masuk tgl_surat asal_surat lamp perihal jns_surat disposisi ket sk no_surat* kd_surat** tgl_surat jns_surat tujuan lamp perihal ket kode* ket user id_user* password username level nama Gambar 2.7. Relasi Antar Tabel

Keterangan: Kd_surat pada tabel sk berelasi one to many pada tabel kd_sk karena satu kd_surat di tabel sk bisa di catat berulang kali di tabel kd_sk dengan no_surat yang berbeda. 2.5 Flowchart 2.5.1. Flowchar tsistem sm sk kd_sk Simpan data sm Simpan data sk Simpan data kd_sk sm sk kd_sk Cetak lap sm Cetak lap sk 1 2 Gambar 2.8. Flowchart Sistem Keterangan 1. Laporan surat masuk 2. Laporan surat keluar

2.5.2. Flowchart Program Start Ke Menu Login Ya Tidak Tampil Form Login Input Login (Username, Password) Tidak Tidak Login Sukses Ya Home Pilih Menu Tampilan Menu (Home,Surat Masuk, Surat Keluar, Lap Surat Masuk, Lap Surat Keluar, Cari Surat Tampilkan Menu Home Ya Pilih Menu Home A Tampilkan Menu Surat Masuk Ya Tidak Pilih Menu Surat Masuk B Tidak Tampilkan Menu Surat Keluar Ya Pilih Menu Surat Keluar C Tampilkan Menu Lap. Surat Masuk Ya Pilih Menu Lap. Surat Keluar Tidak D Tampilkan Menu Lap. Surat Keluar Ya Tidak Pilih Menu Lap. Surat Keluar E Tampilkan Menu Cari Surat Ya Pilih Menu Cari Surat Tidak Tidak End Gambar 2.9. Flowchart Program Form Utama

2.5.3. Flowchart Program From Surat Masuk A Tampilkan Form Input Data Surat Masuk Ya Pilih Menu Surat Masuk Input Data no_surat, tgl_masuk, tgl_surat, asal_surat, lamp, perihal, jns_surat, disposisi, ket Tidak Ya Simpan Data Surat Masuk Input Data Surat Masuk Lagi? Home Tidak Gambar 2.10. Flowchart Program Form Surat Masuk

2.5.4. Flowchart Program From Surat Keluar B Tampilkan Form Input Data Surat Keluar Ya Pilih Menu Surat Keluar Input Data no_surat, kd_surat, tgl_surat, jns_surat,tujuan, lamp, perihal, ket Tidak Ya Simpan Data Surat Keluar Input Data Surat Keluar Lagi? Home Tidak Gambar 2.11. Flowchart Program Form Surat Keluar

2.5.5. Flowchart Program Laporan Surat Keluar dan Surat Masuk 2.5.5.1Flowchart Program Laporan Surat Keluar C Tampilkan Laporan Surat Keluar Ya Pilih Menu Laporan Surat Keluar Simpan Data Laporan Surat Keluar Tidak Home Tidak Gambar 2.12. Flowchart Program Laporan Surat Keluar

2.5.5.2. Flowchart Program Laporan Surat Masuk D Tampilkan Laporan Surat Masuk Ya Pilih Menu Laporan Surat Masuk Simpan Data Laporan Surat Masuk Tidak Home Tidak Gambar 2.13. Flowchart Program Laporan Surat Masuk

2.5.6. Flowchart Program Cari Surat E Cari Surat Tampilkan Form Cari Surat Ya Pilih Surat Masuk atau Surat Keluar? Input Data Surat Yang Dicari Berdasarkan Perihal Untuk Surat Keluar atau Asal Surat Untuk Surat Masuk Tidak Ya Tampilkan Hasil Pencarian Surat Cari Surat Lagi? End Tidak Gambar 2.14. Flowchart Program Cari Surat

2.5.7. Flowchart Arsip Surat Masuk Instansi/Perusahaan Lain Sekretaris Pimpinan Kantor Mulai Surat Masuk Diterima Input Data Surat Masuk Database Surat Masuk Disposisi Surat Masuk Pencatatan Disposisi Surat Masuk Simpan Disposisi Surat Masuk Selesai Gambar 2.15. Flowchart Arsip Surat Masuk

2.5.8 Flowchart Arsip Surat Keluar Sekretaris Pimpinan Tujuan Instansi/Perusahaan Mulai Konsep Surat Surat Keluar Memeriksa Surat Surat yang harus diperbaiki Ya Cek konsep Surat Perbaiki Surat Tidak Surat yang sudah diperbaiki Surat yang sudah diperbaiki Menandatang ani surat Surat yang sudah ditandatangani Surat yang sudah ditandatagani Input data surat keluar Data base surat keluar Surat keluar Dikirim Selesai Gambar 2.16. Flowchart Arsip Surat Keluar

2.6 Desain Menu. Desain menu merupakan bentuk rancangan menu dan submenu yang dibutuhkan sistem. Dengan adanya fasilitas-fasilitas menu, maka aplikasi yang ada didalam sistem akan menjadi lebih mudah dijalankan dan mudah diakses oleh pengguna.adapun menu dan submenu yang dipakai dalam sistem informasi ini adalah sebagai berikut: 2.6.1. Desain Tampilan Utama Setelah aplikasi dibuka maka akan muncul tampilan utama yang terdapat menu home, menu surat masuk, menu surat keluar, menu laporan surat masuk, menu laporan surat keluar, menu cari dan menu logout. Desain tampilan menu utama seperti pada gambar 2.17. Gambar 2.17. Desain Tampilan Utama

2.6.2. Desain Menu Home Didalam menu home terdapat informasi tentang visi dan misi PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta Kita Berkembang Bersama. Desain menu home seperti pada gambar 2.18. Gambar 2.18. Desain Menu Home

2.6.3. Desain Menu SuratMasuk Di dalam menu surat masuk menampilkan form untuk pengisian data surat masuk meliputi tanggal masuk, nomor surat, tanggal surat, asal surat, jenis surat, asal surat, lampiran, perihal, disposisi, keterangan dan file. Desain menu input seperti pada gambar 2.19. Gambar 2.19. Desain Menu Surat Masuk

2.6.4. Desain Menu SuratKeluar Di dalam menu surat keluar terdapat form untuk pengisian data surat keluar yang meliputi nomor surat, kode surat, tanggal surat, tujuan, lampiran, perihal, keterangan dan file. Desain menu transaksi seperti pada gambar 2.20. Gambar 2.20. Desain Menu Surat Keluar

2.6.5 Desain Menu LaporanSuratMasuk Laporan surat masuk ini merupakan tampilan tampilan keseluruhan data surat masuk yang diinput oleh admin.untuk desain menu laporan surat masuk seperti pada gambar 2.21. Gambar 2.21. Desain Menu Laporan Surat Masuk

2.6.5 Desain Menu LaporanSuratKeluar Laporan surat keluar ini merupakan tampilan tampilan keseluruhan data surat keluar yang diinput oleh admin.untuk desain menu laporan surat keluar seperti pada gambar 2.22. 2.22. Desain Menu Laporan Surat Keluar

2.6.7 Desain Menu CariSurat Desain menu cari dirancang untuk memudahkan admin dalam pencarian arsip surat. Didalam form pencarian surat disitu sudah ada menu unuk memilih apakah yang dicari surat masuk ataupun surat keluar. Jika mau mencari surat masuk maka berdasarkan asal surat dan kalau ingin mencari surat keluar berdasarkan perihal surat tersebut.untuk desain menu cari surat seperti gambar 2.23. 2.23. Desain Menu Cari Surat

2.7 Desain Output Desain output adalah perancangan bentuk keluaran dari sebuah input yang telah dilakukan oleh pengguna. 2.7.1. Desain Login Tabel yang dipakai saat login adalah tabel user dimana field yang digunakan username dan password. Jika user dan password dimasukkan dengan benar maka proses login akan berhasil dan langsung akan masuk ke menu utama. Gambar 2.24. Desain Login 3. Hasil Implementasi 5.4 Desain Antarmuka Aplikasi pengelolaan surat siap digunakan pada PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta. Memulai menggunakan dengan membuka browser dan mengetikkan url http://localhost/bpdsyariah/, selanjutnya akan muncul interface pada aplikasi android sebagai berikut.

5.4.1 Tampilan Home Halaman home merupakan sebuah icon dimana user akan membuka Aplikasi Pengelolaan Surat PT Bank BPD Syariah Yogyakarta, seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini yang diberi tanda kurung kurawal tersebut merupakan icon Aplikasi Pengelolaan Surat PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta.

Gambar 5.1 Tampilan Home 5.4.2 Tampilan Splash Screen Tampilan splash screen tampil ketika user menjalankan Aplikasi Pengelolaan Surat PT Bank BPD Syariah yang berfungsi untuk menampilkan proses pada saat menjalankan aplikasi. Adapun tampilan splashscreen dapat dilihat pada gambar 5.2.

Gambar 5.2 Tampilan Splash Screen Gambar 5.3 Source Code Splash Screen

Berikut ini adalah penjelasan source code gambar 5.3 : a. Pada source code baris 1-3 mendefinisikan interval waktu lamanya tampilan splashscreen berlangsung. b. Pada baris 4-7 proses berjalannya splash screen, kemudian membuka layout baru yaitu menuju ke layout menu login. c. Baris ke 9-17 merupakan source code untuk menampilkan background pada menu utama. 5.4.3 Login Halaman login admin adalah halaman yang berfungsi untuk menjaga kerahasiaan program yang telah dibuat agar tidak setiap orang bisa mengoperasikan halaman administrator. Gambar 5.4 Tampilan Form Login

Gambar 5.5 Source Code Login Berikut ini adalah penjelasan source code gambar 5.5 : a. Pada source code baris 39-44 mendeklarasikan untuk menginputkan username. b. Pada baris 47-52 mendeklarasikan untuk menginputkan password. c. Baris ke 54-64 merupakan source code untuk mendefinisikan submit login.

5.4.4 Tampilan Utama Aplikasi Setelah admin melakukan login akan tampil halaman home yang merupakan tampilan halaman utama aplikasi pengelolaan surat, untuk tampilan utama aplikasi seperti pada gambar 5.6. Gambar 5.6 Tampilan Utama Aplikasi Gambar 5.7 Source Code Tampilan Utama Aplikasi Berikut ini adalah penjelasan source code gambar 5.7 : a. Pada source code baris 2-6 digunakan untuk menampilkan logo PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta. b. Pada baris 7 mendeklarasikan title pada website. c. Baris ke 8-9 merupakan source code untuk mendefinisikan tampilan Selamat dating di web pengelolaan surat PT. Bank BPD DIY Syariah Yogyakarta.

d. Baris yang ke 10 digunakan untuk menampilkan gambar gedung PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta. 5.4.5 Menu Surat Masuk Halaman ini menampilkan form untuk menginputkan data surtat masuk (tanggal masuk, nomor surat, tanggal surat, asal surat, jenis surat, lampiran, perihal, disposisi dan keterangan. Untuk tampilannya seperti gambar 5.8. Gambar 5.8 Menu Surat Masuk

Gambar 5.9 Source Code Menu Surat Masuk Berikut ini adalah penjelasan source code gambar 5.9 : a. Pada source code baris 1-6 digunakan untuk menampilkan title. b. Pada baris 8 digunakan untuk membuat tag form pembuka pada url admin/simpansm. c. Baris ke 11-20 merupakan source code untuk menginputkan tanggal masuk surat ke instansi. d. Baris yang ke 22-29 digunakan untuk menginputkan nomor surat yang tercantum pada surat yang masuk ke instansi.

5.4.6 Menu Surat Keluar Halaman ini menampilkan form untuk menginputkan data surtat keluar (nomor surat, kode surat, tanggal surat, jenis surat, tujuan, lampiran, perihal dan keterangan. Untuk tampilannya seperti gambar dibawah ini. Gambar 5.10 Menu Surat Keluar

Gambar 5.11 Source Code Menu Surat Keluar Berikut ini adalah penjelasan source code gambar 5.11 : a. Pada source code baris 1-5 digunakan untuk menampilkan title. b. Pada baris 8 digunakan untuk membuat tag form pembuka pada url admin/simpansk. c. Baris ke 11-19 merupakan source code untuk menginputkan nomor surat keluar. 5.4.7 Menu Laporan Surat Masuk Gambar 5.12 Menu Laporan Surat Masuk

Gambar 5.13 Source Code Menu Laporan Surat Masuk Berikut ini adalah penjelasan source code gambar 5.13 : a. Pada source code baris 5 digunakan untuk memanggil file pada url admin/tlap_sm/. b. Pada baris 7-20 digunakan untuk membuat tampilan laporan surat masuk. c. Baris ke 24-26 merupakan source code untuk memanggil data tanggal masuk. d. Baris yang ke 27-29 digunakan untuk memanggil data nomor surat. 5.4.8 Menu Laporan Surat Keluar Gambar 5.14 Menu Laporan Surat Keluar

Gambar 5.15 Source Code Menu Laporan Surat Keluar Berikut ini adalah penjelasan source code gambar 5.15 : a. Pada source code baris 5 digunakan untuk memanggil file pada url admin/tlap_sk/. b. Pada baris 8-20 digunakan untuk membuat tampilan laporan surat keluar. c. Baris ke 26-28 merupakan source code untuk memanggil data nomor surat keluar. d. Baris yang ke 29-31 digunakan untuk memanggil data kode surat keluar. e. Baris yang ke 32-34 digunakan untuk memanggil data tanggal surat keluar.

5.4.9 Menu Cari Surat 5.4.9.1 Menu Cari Surat Masuk Gambar 5.16 Menu Cari Surat Masuk Gambar 5.17 Source Code Menu Cari Surat Masuk

Berikut ini adalah penjelasan source code gambar 5.17 : a. Pada source code baris 1-4 digunakan untuk mengkoneksikan dengan data base. b. Pada baris 9 digunakan untuk membuat tag form pembuka pada url admin/cari. c. Baris ke 12-15 merupakan source code mendefinisikan option pencarian surat masuk atau surat keluar. d. Baris yang ke 22-29 digunakan untuk menginputkan nomor surat yang tercantum pada surat yang masuk ke instansi. Gambar 5.18 Source Code Hasil Pencarian Surat Masuk Berikut ini adalah penjelasan source code gambar 5.18 : a. Pada source code baris 28-47 digunakan untuk menampilkan hasil pencarian surat masuk. b. Pada baris 50-52 mendefinisikan pencarian surat masuk berdasarkan asal surat masuk.

c. Baris ke 54-56 merupakan source code untuk memanggil data tanggal masuk surat. d. Baris yang ke 57-59 digunakan untuk memanggil data nomor surat masuk. e. Pada baris 60-62 digunakan untuk memanggil data tanggal surat yang tercantum di surat masuk. 5.4.9.2 Menu Cari Surat Keluar Gambar 5.19 Menu Cari Surat Keluar Gambar 5.20 Source Code Menu Pencarian Surat Keluar

Berikut ini adalah penjelasan source code gambar 5.20 : a. Pada source code baris 1-4 digunakan untuk mengkoneksikan dengan data base. b. Pada baris 9 digunakan untuk membuat tag form pembuka pada url admin/cari. c. Baris ke 12-15 merupakan source code mendefinisikan option pencarian surat masuk atau surat keluar. d. Baris yang ke 22-29 digunakan untuk menginputkan nomor surat yang tercantum pada surat yang masuk ke instansi. Gambar 5.21 Source Code Hasil Pencarian Surat Keluar Berikut ini adalah penjelasan source code gambar 5.18 : a. Pada source code baris 92-110 digunakan untuk menampilkan hasil pencarian surat keluar. b. Pada baris 113-115 mendefinisikan pencarian surat masuk berdasarkan perihal surat keluar. c. Baris ke 117-119 merupakan source code untuk memanggil data nomor surat keluar. d. Baris yang ke 120-122 digunakan untuk memanggil data kode surat keluar. e. Pada baris 123-125 digunakan untuk memanggil data tanggal surat keluar.

6.1. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil analisa dan perancangan Aplikasi Pengelolaan Surat Di PT Bank BPD Syariah Yogyakarta adalah sebagai berikut : 1. Aplikasi pengelolaan surat yang dibuat mampu mengolah data surat masuk, dan surat keluar di instasi tersebut dengan lebih mudah, cepat dan praktis. 2. Aplikasi pengelolaan surat ini dibuat mampu memberikan laporan-laporan pada pihak yang membutuhkan. Laporan yang dihasilkan yaitu laporan surat masuk dan surat keluar, serta dapat memudahkan pegawai dalam pencarian arsip surat. 6.2. Saran Berikut ini ada beberapa saran yang penulis dapat kemukakan antara lain: 1. Aplikasi pengelolaan surat ini belum dilengkapi dengan pengolahan data kearsipan surat sehingga diharapan untuk pengembang berikutnya mampu melengkapi sistem aplikasi tersebut. 2. Aplikasi pengelolaan surat ini masih bersifat single user sehingga belum dapat diakses menggunakan komputer lain yang terkoneksi dengan jaringan.

DAFTAR PUSTAKA Barthos, B., 2009, Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT.Bumi Aksara. Gie, T.L., 2003, Kamus Administrasi Perkantoran, Yogyakarta. Gusti Agung, A., 2005, Rancang Bangun Sistem Informasi Persuratan dan Kearsipan Universitas Udayana Menggunakan Paradigma Pemrograman Berorientasi Objek Skripsi S1 Program Studi Teknik Elektro Universitas Udayana, Bali. Jogiyanto, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta. Muryati, 2014, Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Nawangan, Pacitan. Moekijat, 2001, Evaluasi Pelatihan : Dalam Rangka Peningkatan Produktivitas Perusahaan,Bandung. Nurzakyah,A., Budiwati, S., dan Adi, T., 2010, Sistem Informasi Persuratan, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Informatika Universitas Politeknik Telkom. Bandung. Nurcahaya, 2002, Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Ketiga, Jakarta : Balai Pustaka. Permata, 2012, Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Politeknik Telkom, Bandung. Putri, G.A, 2013, Rancang Bangun Sistem Informasi Persuratan dan Kearsipan Universitas Udayana, Bali. Raharjo, B., Iman, H., dan Enjang, R.K., 2010,Modul Pemrograman Web (HTML, PHP & MySQL),Yogyakarta. Rahardi,2008, Sistem Pengelolaan Surat, Jakarta Silmi, 2008, Panduan Menulis Surat Lengkap, Yogyakarta. Tedjasutisna, A., 2000, Administrasi Kantor, Bandung. Utami, Y., 2006, Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar pada Bagian Kepegawaian Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah, Tugas Akhir Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang, Semarang.

Wursanto, I., Drs., 2007, Kearsipan 2, Yogyakarta: Kanisius..