ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN (STUDI KASUS : DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN PROVINSI NTT DI KUPANG) Gloria Ch Mulgga, Rully Soelaim Program Studi Magister Majemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember ABSTRAK Negeri Sipil Daerah adalah salah satu sumber daya strategis d penting dalam orgisasi pemerintah daerah. negeri sipil daerah tersebut merupak salah satu unsur kekuat utama dalam pelaksa d penyelenggara pemerintah umum d pembgun daerah. Negeri Sipil Daerah sebagai unsur aparatur Negara / daerah, abdi negara d abdi masyarakat dapat benar-benar berper melaksak tugas d fungsinya sebagai penyelenggara pemerintah d pembgun yg seljutnya menjadi unsur kekuat pengerak dalam mekisme roda pemerintah d pembgun yg efektif d efisien, maka sgat dibutuhk pengelola d pembina kepegawai yg baik, terenca, teratur d tertib serta cepat d tepat. Salah satu aspek penting dalam pelay publik adalah ketersedia sumber daya aparatur yg baik d professional dalam jumlah, mutu d penyebarnya dalam orgisasi sehingga dapat melaksak tugas d fungsinya secara professional d proporsional. Administrasi kepegawai merupak bagi dari sistem administrasi Negara, yg merupak alat untuk mencapai tuju orgisasi. Administrasi kepegawai merupak suatu sistem terbuka, yg terdiri dari unsur-unsur (komponen) yg dikendalik kearah sasar agar mencapai hasil-hasil yg optimal. Untuk itu sistem mendapat input berupa informasi tentg kebutuh tenaga yg diperluk bagi pembgun d pelay masyarakat, keada pasar tenaga kerja, ggar belja pegawai d lain-lain. Sebagai institusi / lembaga pemerintah yg membtu Gubernur dibidg pembgun pendidik d kebudaya, Dinas P d K Provinsi NTT dituntut untuk melakuk perbaik, pengembg d peningkat kinerja orgisasi melalui tara lain penyiap d pengelola sumber daya aparatur secara efektif d efisien, sehingga pelay publik di bidg pendidik d kebudaya dapat terselenggara secara baik. Untuk itu di perluk tersediya data d informasi kepegawai yg lengkap d akurat serta cepat diakses untuk pengambil keputus melalui pemfata sistem informasi administrasi kepegawai yg berbasis komputerisasi. PENDAHULUAN Dinas Pendidik d kebudaya Provinsi NTT merupak salah satu instsi pemerintah daerah yg bertugas d bertggung jawab dalam pengelola pendidik di NTT. Dinas ini dibentuk berdasark Peratur Daerah nomor 9 tahun 2000 yg mengatur tentg pembentuk dinas-dinas / bad dilingkung pemerintah daerah provinsi NTT. Hal tersebut merupak tindak ljut pelaksa undg-undg otonomi daerah yg diatur deng undg-undg nomor 22 tahun 999 tentg otonomi daerah, yg kemudi diperbaharui deng undg-undg nomor 32 tahun
2004 tentg otonomi daerah, d peratur pemerintah nomor 25 tahun 2000 yg mengatur tentg keweng pemerintah d pemerintah daerah. Dalam pelaksa tugas d fungsi tersebut, pemerintah daerah menempatk sejumlah pegawai negeri sipil daerah yg tertata dalam suatu struktur orgisasi deng tugas d fungsi masing-masing yg diharapk dapat melaksak tugasnya secara profesional d proporsional, disamping adya dukung da, sara d prasara lainnya. Negeri Sipil Daerah adalah salah satu sumber daya musia, yg merupak salah satu unsur kekuat dalam pelaksa penyelenggara pemerintah umum d pembgun. Agar pegawai Negeri Sipil Daerah tersebut sebagai unsur aparatur negara / daerah, abdi negara d abdi masyarakat dapat benarbenar berper melaksak tugas d fungsinya sebagai penyelenggara pemerintah d pembgun yg hdal d seljutnya menjadi unsur kekuat pengerak dalam mekisme roda pemerintah d pembgun, maka deng sendirinya sgat dibutuhk pengelola d pembina ketenaga yg baik, terenca, teratur d tertib. Tersediya data d informasi kepegawai yg lengkap d akurat serta cepat diakses untuk pengambil keputus yg cepat, tepat d mudah merupak salah satu unsur penting dalam upaya pembina d pengembg pegawai agar dapat di tempatk sedemiki rupa sesuai deng bakat, kemampu d kecakapnya sehingga dapat melaksak tugasnya secara profesional. Dari data d informasi yg akurat ak dapat disusun renca pengada, pembina d pengembg kepegawai yg tepat. Bilama data d informasi yg tersedia tidak benar/akurat sudah dapat dipastik ak menyebabk perenca pengada, pembina d pengembg kepegawai yg tidak tepat yg berdampak pada buruknya kinerja orgisasi. Data/informasi kepegawai tersebut harus dapat disajik secara terus menerus menurut jumlah, jenis kelamin, menurut tingkat pendidiknya, pengalamnya, masa kerjya, menurut usia/umurnya, menurut kepgkat atau golong d sebagainya. Saat ini proses administrasi kepegawai pada Dinas Pendidik & Kebudaya Provinsi NTT belum dapat memberik atau menyediak lay administrasi kepegawai yg efektif d efisien untuk berbagai tingkat pengambil keputus di bidg pengada, penempat, pengembg serta pembina karier pegawai yg pada gilirnya ak mempengaruhi kinerja orgisasi. Hal ini dikarenak Sistem Informasi kepegawai yg mampu mendukung tersediya data d informasi kepegawai belum ada atau tersedia. Pengolah data/informasi kepegawai saat ini masih dilakuk secara mual, sementara beb kerja d volume penyimp data semakin besar deng jumlah seluruh pegawai yg ada dilingkung Dinas Pendidik d Kebudaya ± 445 pegawai. Deng jumlah pegawai yg byak tersebut dima sistem pengolah data d informasi masih dilakuk secara mual mempunyai mempunyai byak kelemah tara lain berupa lambatnya penyedia data d informasi yg diperluk, kurg akuratnya informasi yg diperoleh, keputus terlambat dibuat oleh pimpin, hak kepegawai seseorg tidak terlayi tepat waktu, keputus yg diambil dapat mengakibatk tidak objektif karena tidak didukung oleh informasi yg tepat. Oleh karena itu diperluk suatu sistem komputerisasi untuk membtu dalam pengolah data secara cepat, tepat d akurat sehingga meminimalk kesalah-kesalah yg dilakuk secara mual d meminimalisasik waktu untuk mencari data atau informasi yg diingink. C-0-2
METODA PENELITIAN Peneliti ini di lakuk deng melalui tiga tahap utama, tahap-tahap tersebut meliputi :. Tahap Perenca Peneliti 2. Tahap Analisis Sistem 3. Tahap Desain Sistem Dari ketiga tahap utama tersebut ak dijabark lebih detail lgkah-lgkah dalam melakuk peneliti pada sub bab berikut :. Tahap Perenca Lgkah pertama yg dilakuk pada tahap ini adalah deng melakuk survey awal. Dari survey awal ini ak diketahui latar belakg orgisasi seperti sejarah orgisasi, struktur orgisasi d permasalah yg terjadi dalam kegiat administrasi kepegawainya. Setelah didapatk permasalah dari hasil survey awal maka lgkah berikut nya dilakuk deng menentuk batas masalah. Batas ini dilakuk untuk menentuk cakup kergka permasalah yg ak diselesaik. Setelah dilakuk pembatas masalah kemudi dilakuk penentu tuju peneliti agar peneliti menjadi terarah d tepat sasar. 2. Tahap Analisis Sistem Pada tahap ini dilakuk penggali informasi yg lebih dalam terhadap permasalah yg terjadi. Penggali informasi untuk mendapatk data primer dilakuk deng observasi d wawcara. Sedgk untuk mendapatk data sekunder didapatk dari dokumen orgisasi dari bagi kepegawai yg berhubung deng sistem informasi administrasi kepegawai. Dari penggali informasi ak dapat digambark kondisi sistem yg telah ada, setelah itu dilakuk alisis informasi tersebut untuk mengetahui kelemah sistem untuk kemudi dilakuk perbaik deng merumusk kebutuh pengguna terhadap sistem baru yg ak dircg. 3. Tahap Desain Sistem Lgkah-lgkah yg dilakuk pada tahap ini meliputi desain Data Flow Diagram (DFD) yg ma sistem informasi ini lebih menjelask kepada user bagaima ntinya fungsi-fungsi sistem informasi yg secara logika ak bekerja. D Flowchart (bag alir sistem) merupak cara yg digunak untuk menunjukk urut-urut kegiat dari sistem informasi berbasis komputer ini. Begitupun juga deng Desain Entity Relasional Diagram (ERD) menggambark hubung-hubung tara tipe data yg ada dalam Data Flow Diagram, dima didalamnya terdapat entity d relationship. Entity merupak suatu objek atau org maupun departemen yg ada d teridentifikasi dalam orgisasi. HASIL DAN DISKUSI Pengolah data Sistem Administrasi pada Dinas Pendidik d Kebudaya Provinsi NTT masih dilakuk secara mual bahk jauh sebelum otonomi daerah. D deng adya beb kerja serta volume penyimp data semakin besar dari tahun ke tahun deng jumlah pegawai yg ada dilingkung Dinas Pendidik d Kebudaya Provinsi NTT sebyak 445 pegawai, sementara sistem pengolah data d informasi kepegawai masih dilakuk secara mual, dapat dipastik ak melahirk berbagai kelemah yg tidak saja merugik karyaw C-0-3
tetapi juga kepenting pencapai orgisasi tara lain berupa lambatnya penyedia data d informasi yg diperluk, kurg akuratnya informasi yg diperoleh, keputus terlambat dibuat oleh pimpin, hak kepegawai seseorg tidak terlayi tepat waktu, keputus yg diambil dapat mengakibatk tidak objektif karena tidak didukung oleh informasi yg tepat. Data-data yg berhubung deng kepegawai serta pelapor kerja d informasi masih dilakuk melalui pengolah berkas-berkas yg bertumpuk dalam map-map / arsip yg membutuhk waktu yg cukup lama. Berkas-berkas kepegawai yg diajuk kepada pimpin membutuhk waktu yg relatif pjg (sehari bahk lebih), resiko kehilg data sgat besar d kurg lengkapnya informasi yg diperoleh kurg d tidak sesuai deng kondisi yg ada. Berdasark hasil pengamat terhadap kelemah sistem diatas d hasil wawcara deng pejabat yg bertggung jawab dibidg kepegawai maka dapat dijelask bahwa kebutuh yg sgat mendesak dari pada Dinas Pendidik d Kebudaya Provinsi NTT adalah perlunya dikembgk suatu sistem administrasi kepegawai yg didukung deng teknologi informasi sehingga arus data d informasi kepegawai dapat diproses lebih cepat, tepat d akurat. Adapun kebutuh user sebagai berikut :. Sistem Informasi Administrasi dapat membtu dalam penyimp data yg terstruktur d dapat disajik secara tepat d cepat. 2. Sistem Informasi dapat membtu pimpin Dinas dalam hal pengambil keputus dibidg promosi, mutasi, demosi, diklat dll. 3. Sistem Informasi Administrasi dapat membtu pegawai dalam menyiapk berkas-berkas yg berkait deng mutasi supaya tidak terjadi kelambat dalam proses mutasi karena ketidaklengkap berkas yg diajuk untuk proses mutasi. Dari hasil pengamat diatas maka, Sistem Informasi Administrasi yg dircg diharapk mampu mengatasi segala permasalah yg ada. Proses yg terjadi pada desain sistem secara detail adalah sebagai berikut :. tidak perlu menyiapk berkas keputus kenaik pgkat terakhir. 2. tidak perlu menyiapk berkas keputus kenaik gaji berkala terakhir. 3. tidak perlu menyiapk segala sesuatu yg berhubung deng urus administrasi yg dapat merugik apabila pegawai tersebut kehilg atau berkas-berkas yg diajuk tidak lengkap sesuai deng persyarat yg telah ditetapk oleh Pemerintah. Adapun karakteristik umum dari sistem informasi administrasi kepegawai yg dircg adalah sebagai berikut :. Sistem Informasi Administrasi yg dircg ini untuk mendukung kelcar proses administrasi pegawai sehingga pegawai tidak merasa dirugik d meningkatk semgat kerja. 2. Sistem Informasi ini dircg untuk mengetahui secara pasti jumlah pegawai yg bekerja pada Dinas Pendidik d Kebudaya Provinsi NTT di Kupg menurut nama, tempat/tggallahir/usia, jenis kelamin, agama, pgkat/golong, jabat, diklat penjenjg, dll. 3. Sistem Informasi ini diharapk mudah dioperasik d orgisasi tidak perlu menambah bagi EDP. C-0-4
Desain yg dircg berdasark kebutuh user adalah sebagai berikut : Sistem Context Diagram ini menggambark input d output pada sistem informasi administrasi kepegawai Surat pemberitahu Acc berkas pengaju Data pegawai Berkas pengaju 0 Sistem Informasi Administrasi + Pimpin Dinas Lapor Gambar. Context Diagram Data Flow Diagram menggambark komponen-komponen sebuah sistem, alir-alir data tara komponen-komponen tersebut serta asal, tuju d penyimp data tersebut. Pada data flow diagram level diatas terdiri dari 4 entity yaitu pegawai, sub bagi kepegawai, pimpin dinas d sub bagi keug. D terdiri dari lima proses yaitu proses identifikasi, proses evaluasi data pegawai, proses validasi berkas, proses berkas d lapor. Data pegawai berkas penggkat cpns Proses Identifikasi Data Profil pegawai Berkas naik pgkat Data Profil Berkas kenaik pgkat 2 Berkas kenaik pgkat 4 Berkas penggkat CPNS Berkas naik gaji 3 Berkas kenaik gaji berkala Berkas penggkat CPNS Berkas pensiun Berkas pensiun 5 Berkas usul pensiun 2 6 Berkas tidak lengkap Proses Evaluasi Berkas + 7 Berkas lengkap valid 3 8 Berkas valid Proses Validasi Berkas Acc berkas 4 Proses Berkas + 9 Arsip Pimpin Dinas Arsip SK 5 Lapor + Lapor data pegawai surat keputus Keug Gambar 2. DFD Level 2 C-0-5
Pada data flow diagram level 2 proses 2 ini menggambark proses surat pemberitahu yg terdiri dari satu proses yaitu proses membuat surat keputus. Proses ini untuk memberitahuk kepada pegawai bahwa berkas-berkas yg dimasukk tidak lengkap d terdiri dari satu entity yaitu pegawai. 6 Berkas tidak lengkap Surat pemberitahu Proses Membuat Surat Pemberitahu Surat pemberitahu 0 Surat Pemberitahu Gambar 3. DFD Level 2 Proses 2 Menggambark proses mencetak data untuk ditindakljuti oleh bagi kepegawai. Pada DFD level 2 proses 4 terdiri dari satu entity sub bagi kepegawai d satu proses yaitu prose mencetak berkas. 8 Berkas valid Proses Mencetak Berkas Gambar 4. DFD Level 2 Proses 4 Menggambark alur dari proses lapor yg terdiri dari proses lapor data pegawai d lapor surat keputus. Proses lapor ini terdiri dari 4 entity yaitu pegawai, pimpin dinas, sub bagi kepegawai d sub bagi keug. C-0-6
Data Profil _ Data pegawai Proses Lapor Data Lapor data pegawai surat keputus Pimpin Dinas 2 Keug Proses Lapor 9 Arsip Arsip SK ER-Diagram Gambar 5. DFD Level 2 proses 5 Entity Relasional Diagram (ERD) menggambark hubung -hubung tara tipe data yg ada dalam Data Flow Diagram, dima didalamnya terdapat entity d relationship. Entity merupak suatu objek atau org maupun departemen yg ada d teridentifikasi dalam orgisasi. Keug No_SK pgkat No_SK gaji diserahk membayar No_SK pgkat No_SK gaji No_SK pgkat No_SK gaji <ai> punya Gaji mempunyai SK_gaji Jabat Golong Pgkat TMT VA0 VA5 D mendapat Pgkat Sk_pgkat TMT Golong Pgkat Masa_kerja D VA7 dilihat memiliki Daftar_Gaji SE_gaji Golong Masa_kerja Gaji_lama Gaji_baru Pgkat SE_gaji VA0 VA7 MN MN Nama Status 0 VA8 No_berkas Tggal_kirim N8 D kode_unit Nama_unit Kode_unit _Pimpin Putus _pimpin Unit_Kerja Pimpin_Dinas VA25 VA20 menempati memvalidasi mengajuk No_berkas Nama_berkas No_Berkas Berkas N8 VA5 mengirim No_arsip No_SK pgkat No_SK gaji No_arsip Arsip menyimp Gambar 6. ER-Diagram C-0-7
Desain User Interface Menggunak User Id d password untuk mengidentifikasi pengguna yg ak menggunak Sistem informasi administrasi kepegawai. KESIMPULAN Gambar 7. Desain user interfae Berdasark hasil peneliti yg penulis lakuk, maka penulis dapat mengambil kesimpul dari hasil peneliti tesis ini adalah sebagai berikut : Pengambil Keputus di bidg kepegawai pada Dinas Pendidik d Kebudaya Provinsi NTT selama ini masih menggunak sistem mual d mengakibatk sering terjadinya keterlambat d ketidakakurat dalam pengambil keputus. Sistem Informasi yg dircg berbasis komputer ini dimaksudk untuk memberik kemudah (kecepat, ketepat) arus informasi kepada pimpin Dinas Pendidik d Kebudaya Provinsi NTT dalam rgka pengambil keputus di bidg kepegawai. Pengambil Keputus yg tepat d cepat dibidg kepegawai ak menentuk penempat atau kesempat yg diperoleh atau diberik kepada pejabat atau personil yg ada dalam orgisasi / Dinas (mutasi, promosi, demosi, diklat dll), d berdampak pada peningkat kinerja orgisasi tersebut. Deng adya sistem informasi administrasi kepegawai ini diharapk dapat membtu Dinas Pendidik d Kebudaya dalam hal pengurus administrasi sehingga pegawai tidak merasa dirugik sehingga kinerja orgisasi menjadi lebih baik d tercapai. DAFTAR PUSTAKA Burhnudin A. Tayibnapis, Dr, MPH, Administrasi Suatu Tinjau Analitik, Penerbit PT Anem Kosong Anem Jakarta 995 Moekijat, Drs. Administrasi Negara, Penerbit Mdar Maju Bdung 99 James A. O Brien, Pengtar Sistem Informasi, 2 th edition, Penerbit Salemba Empat Jakarta 2005 C-0-8
Jogiyto, H. M., Analisa d Desain Sistem Informasi : Pendekat Terstruktur, Andi Offset, Yogjakarta. 200 Kendal & Kendal, Analisis d Percg Sistem, 5th edition, Penerbit PT Index kelompok Gramedia Jakarta 2003 Robert L. Mathis d John H. Jackson, Majemen Sumber Daya Musia, 9 th edition, Penerbit Salemba Empat Jakarta 200 William Stallings, Komunikasi Data d Komputer : Jaring Komputer, Penerbit Salemba Teknika Jakarta 2002 C-0-9