Studi Kasus CV. DISTRO STAR MOON A. Informasi perusahaan CV. Distro Star Moon adalah perusahaan yang membeli dan menjual barang dan jasa. Perusahaan berdiri pada tahun 2104 dan pada tahun 2015 melakukan seluruh pencatatan transasksi keuangan dilakukan dengan menggunakan MYOB Premier V.12. Berikut adalah data mengenai perusahaan : Nama Perusahaan : CV. Distro Star Moon Alamat Perusahaan : Jalan Haji Montong Kota : Jakarta Negara : Indonesia No. Telpon : 087812921777 No. Fax : 021-8978781 Email : distro_starm@gmail.com Kebijakan akuntansi Perusahaan : 1. Periode akuntansi berawal dari 1 Januari 31 Desember 2015 2. Daftar perkiraan menggunakan fasilitas import akun, dimana akun yang akan digunakan telah disimpan dalam suatu file text, sehingga aka nada proses import akun dari : C:/MASTER/ACCOUNTING/PREMIER12/akun1.txt 3. Menggunakan mata uang : IDR (Rp.) dan dollar Amerika (USD) 4. Format tanggal DD/MM/YYYY 5. Mengunakan satuan : Pcs 1
B. Membuat Data Perusahan Baru 1. Klik Star lalu pilih MYOB Premier V12 2. Klik Create pada tampilan awal MYOB. 2
3. Kemudian muncul tampilan Welcome to the MYOP New Company File Assistant 4. Isi data perusahaan sesuai dengan informasi umum perusahaan diatas, kemudian klik Next. 3
5. Pada jendela Accounting Information diisikan sesuai kebijakan akuntansi perusahaan, yaitu: a. Current Financial Year (tahun tutup buku) diisi 2015. b. Last Month of Financial Year (bulan tutup buku) diisi December. c. Corversion Month (bulan korversi manual ke MYOB) diisi January. d. Number of Accounting Periods (jumlah bulan periode akuntansi) diisi Twelve. Kemudian klik Next. 4
6. Akan muncul jendela konfirmasi, jika pengisian periode akuntansi salah maka klik Back untuk mengedit, jika sudah benar klik Next untuk langkah berikutnya. 7. Perusahaan ini menggunakan fasilitas import akun yang akan digunakan telah disimpan di dalam suatu file text maka klik [pilihan yang ke 2 yaitu I would like to import a list of accounts provided by me accountant after I m done creating company life, lalu klik Next 5
8. Kemudian akan muncul tempat penyimpanan database perusahaan. Secara default file disimpan di dalam folder Instalasi MYOB Premier. Untuk mengubahnya klik change, lalu pilih lokasi penyimpanan yang sesuai dengan keinginan, kemudian seletah disimpan klik Next. 9. Akan muncul jendela Congratulation, pilih Command Center. 6
10. Setelah itu akan muncul jendela utama dari MYOB C. Setup Multi Currencies Saat membuat file baru fasilitas Multi Cuuirnces tidak langsung diaktifkan oleh MYOB premier, dan cara mengaktifkannya adalah dengan cara di bawah ini : 1. Dari menu Bar pilih menu Setup, pilih dan klik Preferences 7
2. Pada bagian tab System beri tanda ceklist pada I Deal in Multi Currencies [System-wide] dan Turn on category Tracking : Categories are lalu pilih Required kemudian klik OK 3. Kemudian akan muncul pesan 4. Klik OK 8
D. Daftar Mata Uang Setelah mengaktifkan fasilitas multi currencies, secara otomatis telah dibuatkan salah satu mata standar internanasional, yaitu singapure dollars [local] supaya sesuai dengan kondisi di Indonesia maka kode dan nama mata uang tersebut harus diganti menjadi rupiah. 1. Pilih menu list pilih Currrencies 2. Klik anak panah di baris Singgapure Dollar (Local) atau klik Edit (Alt D) 9
3. Ganti kode mata uang dari SGD menjadi IDR, namanya dari Singapure dollars menjadi Rupiah, dan simbolnya dari S$ menjadi Rp (tanpa titik). 4. Klik OK 5. Klik edit pada mata uang USD 10
6. Untuk mata uang USD ganti menjadi Rp. 10.000,- 7. Klik OK dan tampilan akan berubah menjadi seperti di bawah ini 11
E. Menambah Akun 1. Pilih Modul Account Account List 2. Pada tab Account pilih new kemudian buat account Cash (USD) dengan type account adalah bank, seperti gambar di bawah ini: 3. Isi data akun yang akan dibuat, kemudian klik OK 4. Mengganti mata uang Account Cash (USD) yang semula IDR menjadi mata uang USD. Caranya adalah : a. Klik menu edit, pada tab Detail ganti currency menjadi USD 12
b. Maka tampilan akan tampil otomatis dengan kode akun 1-0112 Cash (USD) Exchanges c. Maka secara otomatis akan terbentuk account Cash (USD) Exchanges d. Lakukan langkah yang asama untuk pembuatan account yang menggunakan mata uang asing (USD) Catatan : untuk account yang terdapat (exchange) mata uang jangan di ubah, tetap menggunakan rupiah (IDR) karena untuk mengetahui nilai Rupiah dari US$ ke Rp Buat akun yang ada di bawah ini: Account Acc Name H/D Account Name 1-0110 Cash (USD) D Bank 1-0111 Cash (USD) Exchange D Bank 1-0120 Bank (USD) D Bank 1-0121 Bank (USD) Exchange D Bank 1-0210 Trade Debtors (USD) D Account Receivable 1-0211 Trade Debtors (USD) Exchange D Account Receivable 2-0210 Trade Creditors (USD) D Account Payable 2-0211 Trade Creditors (USD) Exchange D Account Payable 13
F. Menghapus Data Akun 1. Pilih modul Account Account List 2. Klik dua kali pada akun yang akan di ubah 14
3. Klik menu bar edit delete account 4. Hapus akun_akun berikut : a. 6-0100 Wages & Salaries b. 6-0200 Other Employer Expenses Catatan : acoount link tidak dapat di hapus, untuk menghapus account link, maka link nya harus di ubah terlebih dahulu G. Mengimport Account Untuk mempercepat proses pembuatan akun baik header maupun detail bisa dilakukan dengan cara melakukan impor dari file yang sudah disediakan. Berikut ini langkah melakukan impor daftar akun: 1. Buka menu File Import Data - Accounts Account Information. 2. Sebelumnya, pastikan file yang akan diimpor sudah dikopikan di dalam folder nama filenya adalah ACCOUNT.txt 3. Akan tampil jendela Import File. Pada pilihan Duplicate Records pilih menjadi Update Existing Record. 4. Klik Continue. 15
5. Cari letak daftar akun yang akan di import 6. Klik open 16
7. Pasangkan kolom kiri dengan kolom kanan, dengan cara : a. Klik pada satu field di kolom kiri b. Klik pada field yang sama di kolom kanan c. Hingga tampak seperti gambar di bawah ini: 8. Proses import akan dijalankan oleh MYOB. Kemudian hasil impor akan ditampilkan pada jendela MYOB Premier. Without error yaitu menampilkan berapa jumlah akun yang berhasil diimpor tanpa kesalahan. Skipped yaitu jumlah akun yang gagal diimpor. Warnings yaitu akun yang tetap diimpor dengan beberapa data yang diabaikan. 17
H. Setup IDR Link Account 1. IDR Sales Account a. Buka dari menu List Currencies b. Pilih baris mata uang Rupiah (Local), klik Edit c. Isikan 2 Link account pada tab receivable seperti berikut: - Asset Account for Tracking Receivables 1-1120 Piutang Usaha - Bank Account for Customer Receipt 1-1112 Bank Beta 18
2. IDR Purchase Link Account - Isikan 2 Linked account pada tab Payable Accounts seperti berikut ini. i. Liability Account for Tracking Receivables 2-1100 Hutang Usaha ii. Bank Account for Paying Bills 1-1111 Bank Alfa I. Currencies USD link Account Jika terjadi pembelian dan penjualan dengan mata uang asing maka kita harus menentukan kembali link acount untuk setiap mata uang asing tersebut. 1. USD Sales Link Account a. Buka dari menu List Currencies b. Pilih baris mata uang United States Dollar, Klik Edit 19
Isikan 2 link account pada tab receivables seperti berikut ini: 1. Asset account for tracking receivables => 1-0210 Trade Debtors (USD) 2. Bank account for customer receipt => 1-0110 Bank (USD) 2. USD Purchase Link Account Isikan 2 linked account pada tab Paylabel account seperti berikut : a. Liability account for tracking receivables 2-0120 Trade Creditors (USD) b. Bank Account for Paying Bill 1-0110 Bank (USD) 20
J. Tax code 1. Klik menu bar List Pilih tax code Kode pajak yang dibuat : Tax Codes V00 V10 N-T Description VAT 0% VAT 10% Non Taxable Tax Type Good & Service Good & Service Sales Tax Tax Tax Rate Linked 0% 10% 0% Account Tax Collected 2-400 VAT Collected 2-400 VAT Collected 2-400 VAT Collected Tex Paid 2-0500 VAT Paid 2-0500 VAT Paid - 2. Klik New untuk membuat V00 (VAT 0%) 3. Klik OK K. Setup Jobs, Categories, dan Harga 1. Jobs : Jobs oleh MYOB diartikan sebagai suatu bagian pekerjaan dalam perusahaan. Dengan menggunakan fasilitas job ini, perusahaan dapat melihat dan menganalisa laba atau rugi atas bagian pekerjaan tersebut: 21
Berikut daftar jobs yang perlu dibuat: Job No P S Job Name Produk Jasa Pilih menu List => Jobs => New Hasilnya adalah : Dan lakukan yang sama untuk job S. 22
2. Categories MYOB menyediakan satu fasilitas tambahan lagi untuk bisa memisahkan laporan perdevisi, cabang, tau kategori. Category yang dimaksudkan di sini nantinya kita bisa melihat laporan laba rugi. Bisa melihat laporan neraca, laporan buku besar, dan per kategori. Selain itu category bisa juga diklasifikasikan sebagai departemen suatu perusahaan yang bersifat cost centre. Daftar categori yang perlu dibuat, seperti berikut : Categories ID L O Categories Name Local Overseas Setup Category => pilih menu List Category => New Hasilnya adalah Lakukan hal yang sama untuk Category O 23
3. Harga Price ID A B Price Name IDR USD a. Pilih menu List, Pilih Costum list & field names b. Pilih Price Levels, isikan data seperti gambar di bawah ini : c. Pada tab Price Level isikan seperti dibawah ini : 24
L. Setup Accounts Opening Balances Saldo awal neraca bisa dimasukkan dalam satu form secara langsung. Selain melalui menu setup balance account opening balance. Saldo awal akun juga bisa dimasukkan langsung di dalam akun itu sendiri di field opening balance. Tetapi, jika jumlah akun yang dimasukkan saldonya banyak maka memasukkan dengan cara tersebut akan lebih lama. Atau saldo awal juga bisa dimasukkan dengan cara membuatkan satu jurnal dari menu accounts record journal entry. Berikut cara yang dianjurkan untuk mengisikan saldo awal neraca yaitu : 1. Pilih Setup pada menu bar pilih Balances Accounts Opening Balances. 2. Masukkan nilai nominal saldo awal untuk masing-masing perkiraan pada kolom Opening Balance klik Ok. 3. Masukkkan nominal akun perkiraan berikut ini: Kode Akun Nama Akun Opening Balance 1-0110 Cash (USD) US$300 1-0111 Cash (USD) Exchange Rp2.999.700 1-0120 Bank (USD) US$200 1-0121 Bank (USD) Exchange Rp1.999.800 1-0210 Trade Debtor (USD) US$154 1-0211 Trade Debtor (USD) Exchange Rp1.539.846,00 1-1100 Kas Rp.30.000.000 1-1101 Kas Kecil Rp.5.000.000 1-1111 Bank Alfa Rp45.000.000 1-1112 Bank Beta Rp47.500.000,00 1-1120 Piutang Usaha Rp3.025.000,00 1-1160 Persediaan Barang Dagang Rp. 16.000.000 1-2210 HP Peralatan Kantor Rp25.000.000 1-2211 Akum. Peny. Peralatan Kantor (RP 1.800 000) 1-2212 HP Kendaraan Rp72.000.000 1-2213 Akum. Peny. Kendaraan (Rp 3. 500. 000) 2-0210 Trade Creditors (USD) US$ 165 2-0211 Trade Creditors (USD) Exchange Rp1.649.835,00 2-1100 Hutang Usaha Rp15.950.000,00 2-2100 Hutang Bank Alfa Rp75.000.000 25
2-1110 Hutang Gaji Rp. 2.200.000,- 3-1000 Modal CV. Distro Star Moon Rp159.990.000,00 3-2000 Prive (Rp. 15.000.000,00) 3-3000 Laba Ditahan Rp. 4.975.000 Hasilnya adalah 26
M. Setup Data Customer, Supplier dan Employee 1. Pilih modul Card File pilih Card List klik New. 2. Isi data 3. Klik Ok. 4. Untuk membuat Card List supplier dan employee pada dasarnya sama seperti pembuatan Card List customer, hanya perlu mengganti Card Type menjadi supplier atau employee. 27
Pada tab Selling Detail ubah item price level menjadi USD Buatlah data customer, supplier dan employer berikut : Customer Type Name Country Opening Balance Customer Toko Cinta Indonesia Rp.3.025.000,- Customer Toko Matahari Amerika Serikat US$ 154 Supplier PT. Maju Jaya Indonesia Rp. 5.950.000,- Supplier PT. AMS Amerika Serikat US$ 165 Rendy Indonesia Employee Rehan Indonesia 28
N. Setup Customer dan Supplier Opening Balance 1. Customer balance Pilih Setup pada menu bar => Balance => customer balance Klik Add Sale Pada jendela Historical Sale, pilih Customer Name yang akan diisi saldo piutangnya dan isi data-data sesuai tabel di atas. Kemudian klik record. 29
COD artinya pembayaran dilakukan apabila barang diterima. Untuk mengisi saldo piutang lakukan langkah-langah seperti di atas. Jika pencatatan saldo awal tiap-tiap piutang sudah sama dengan jumlah saldo akun piutang usaha Opening Balance. Maka akan muncul jendela berikut Klik Ok. 2. Supplier Balances. a. Pilih setup pada menu bar => balances => Supplier Balances b. Klik Add Purchase. c. Pada jendela Historical Sale, pilih Customer Name yang akan diisi saldo piutangnya dan isi data-data sesuai tabel di atas. Kemudian klik record. 30
d. COD artinya pembayaran dilakukan apabila barang diterima. e. Untuk mengisi saldo piutang lakukan langkah-langah seperti di atas. 31
f. Jika pencatatan saldo awal tiap-tiap piutang sudah sama dengan jumlah saldo akun piutang usaha Opening Balance. Maka akan muncul jendela berikut g. Klik OK. O. Setup Inventory 1. Pilih Modul Inventory => klik Item List. 2. Klik New untuk membuat data item baru. 32
3. Berikut ini adalah data yang dimiliki oleh perusahaan: Item TS JK KS Nama T-Shirt Jaket Kaos I Buy HPP HPP HPP I sell Penjualan Penjualan Penjualan I Inventory Persediaan Barang Dagang Persediaan Barang Dagang Buying Tax N-T N-T N-T Min. Level 1 1 1 Selling Price Rp.150.000,- Rp. 250.000,- Rp. 100.000,- Price Level USD US$ 15 US$ 25 US$ 10 Selling Tax N-T N-T N-T Unit Unit Unit Unit Persediaan Barang Dagang JS SBKS SBJK Jersey Sablon Kaos Sablon Jaket HPP HPP HPP Penjualan Penjualan Penjualan Persediaan Barang Dagang - Penjualan N-T N-T N-T 1 - - Rp. 300.000,- Rp. 100.000,- Rp. 125.000,- U$D 30 U$D 10 US$ 12,5 N-T N-T N-T Unit Unit 4. Pada jendela Item Information isi profil sesuai dengan data yang ada di tabel. 5. Selanjutnya tentukan akun-akun terkait sebagai tempat menghimpun setiap data transaksi ang dicatat,yang berkaitan dnegan item persediaan: a. Jika item dibeli, maka ceklish kotak I Buy This Item dan pilh akun yang sesuai yaitu HPP Penjualan. b. Jika item dijual, maka ceklish kotak I Sell This Item dan pilh akun yang sesuai yaitu Penjualan. c. Jika item disimpan, maka ceklish kotak I Inventory This Item dan pilh akun yang sesuai yaitu Persediaan Penjualan. 33
6. Klik Buying Detail, isi data seperti contoh di bawah ini : 7. Klik pada Selling detail, isis data seperti di bawah ini. Pada Base Selling Price diisi harga jual barang 34
8. Klik OK. 9. Untuk membuat dat barang yang lainnya, lakukan seperti contoh di atas. P. Setup Opening Balance Inventory (Adjust Inventory) Inventory Journal IJ000001 Date 01-01-2015 Memo Inventory Opening balance Item# TS JK KS JS Name T-Shirt Jaket Kaos Jersey Quantity 20 20 20 20 Unit Cost Rp. 150.000,- Rp. 250.000,- Rp. 100.000,- Rp. 300.000,- Account 1-0300 Inventory 1-0300 Inventory 1-0300 Inventory 1-0300 Inventory Category L (Local) L (Local) L (Local) L (Local) Langkah-langkah untuk setup opening Balance Inventory,yaitu: 1. Pada command center pilih Inventory 2. Pilih Adjust Inventory 3. Lalu isiskan harga pokok barang per unit di kolom unit cost,beseta pilihan akun persediaan pada kolom Account! 35
Tekan Ctrl+R untuk melihat efek jurnal 36
Q. Transaksi 1. Jurna umum Penyelesaian 1. Pilih modul Account => Record jurnal Entry 2. Isikan datanya sesuai dengan data berikut : 37
Gaji karyawan : Penyelesaian 1. Pilih modul Account => Record jurnal Entry 2. Isikan datanya sesuai dengan data berikut : Pembayaran listrik air dan telpon 38
Penyelesaian 1. Pilih modul Account => Record jurnal Entry 2. Isikan datanya sesuai dengan data berikut : 39
2. Jurnal Pembelian Penyelesaianya : 1. Pilih Modul purchase => enter purchase 2. Klik changes to Bill 3. Ubah tampilan layout jadi item 4. Isikan data transaksi purchase 5. Pilih category menjadi L 6. Klik Record 40
FAKTUR Penyelesaian : 1. Pilih Modul purchase => enter purchase 2. Klik changes to Bill 41
3. Pilih Terms kemudian pilih In a Given # Of Days 4. Ubah layout menjadi item 5. Isikan data transaksi purchase 6. Pilih category menjadi O 7. Pilih Record 42
pengembalian barang pada tanggal 8 Januari 2015 dengan no purchase RTR001. Peusahaan melakukan pengembalian barang dengan mata uang rupiah kepada PT Maju Jaya. Berdasarkan nomortransaksi FK001 pada tanggal 4 januari 2015. 43
Penyelesaianya : 1. Pilih Modul purchase => enter purchase 2. Klik changes to Bill 3. Ubah tampilan layout jadi item 4. Buatlah faktur retur terlebih dengan cara meginput jumlah yang di retur dengan tanda (-) 5. Pilih category menjadi L 6. Isikan data transaksi Purchase 7. Pilih purchase register, pada tab return & debit klik retur Receive Refund 44
8. Klik record 45
3. Jurnal penjualan Pada tanggal 9 Januari 2015 CV. Distro Star Moon melakukan penjualan kepada toko Matahari dengan menggunakan mata uang USD. Penyelesainnya : a. Pilih modul sales => enter sales b. Ubah layout menjadi item c. Pilih tab invoice => pilih pelanggan atas nama Toko Matahari d. Pilih Term menjadi In a Given # of a Days e. Input data transaksi penjualan 46
Pada tanggal 10 januari 2015 CV. Distro Star Moon melakukan penjualan kepada toko Cinta dengan menggunakan mata uang Rupiah Penyelesaianya : 1. Pilih modul sales => Enter Sales 2. Ubah Layout menjadi Item 47
3. Pilih tab invoice => pilih pelanggan atas nama Toko Cinta 4. Pilih Term menjadi C.O.D 5. Input data transaksi penjualan 48
Pada tanggal 12 Januari 2015 dengan nomor RTR002, Toko Cinta melakukan pengembalian barang dengan mata uang rupiah. Berdasarkan no transasksi SFK002 pada tanggal 10 januari 2015. Penyelesaian : a. Pilih modul sales => Enter sales b. Ubah jenis layout menjadi item c. Input data transaksi retur. Myob tidak menyediakan kolom untik retur maka dari itu di ketik dengan angka minus (-). d. Pilih menu sales, pilih Sales Register, pada tab return & Credit klik Apply to Sales 49
50
4. Transaksi Jasa Pada tanggal 13 januari 2015 Toko Cinta memesan sablon baju kepada CV. Distro Star Moon Penyelesaian : a. Pilih modul Sales => Enter Sales b. Ubah Layout menjadi service c. Pilih Tab Invoice => pilih pelanggan atas nama Toko Cinta d. Pilih Term menjadi C.O.D e. Input penjualan transaksi jasa 51
Transaksi Jurnal 52
53