BAB I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Penerapan sistem akuntansi dalam sebuah perusahaan dapat mengoptimalkan biaya operasional yang dikeluarkan dan dapat mengefektifkan jumlah tenaga kerja yang dimiliki. Salah satu sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan adalah sistem pengeluaran kas. Sistem ini menangani pengeluaran kas yang terjadi secara rutin pada sebuah perusahaan. Penerapan sistem pengeluaran kas pada perusahaan sangatlah penting, mengingat kas adalah aset yang mudah berubah dibandingkan dengan aset lain, sehingga kas merupakan alat pembayaran yang bebas dan selalu siap sedia untuk digunakan. Pada siklus normal operasional perusahaan, dengan kas yang dimiliki, perusahaan dapat membeli barang dagangan dari pemasok (supplier) lalu menjual kembali barang dagangan tersebut ke pelanggan (customer). Penjualan sebagian besar dilakukan secara kredit, sehingga memunculkan piutang usaha. Piutang usaha ini lalu ditagih sehingga menghasilkan kas dan seterusnya siklus akan berulang kembali. Banyak transaksi yang secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi penerimaan dan pembayaran kas, maka untuk mengamankan kas dan menjamin keakuratan (ketepatan penyajian) atas catatan akuntansi kas, pengendalian internal yang efektif terhadap kas mutlak diperlukan (Hery, 2011). Pengendalian internal terhadap pengeluaran kas akan lebih efektif ketika pembayaran dilakukan dengan menggunakan cek atau transfer lewat rekening bank, daripada melibatkan uang kas secara langsung. Pengecualian dibuat untuk 1

2 pengeluaran-pengeluaran tertentu yang jumlahnya relatif kecil. Pengeluaranpengeluaran ini dapat dibiayai langsung dengan menggunakan dana kas kecil (petty cash fund). Kondisi menjadi sangat tidak praktis apabila perusahaan menggunakan cek atau transfer lewat rekening bank hanya untuk pengeluaranpengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, seperti misalnya untuk membeli perangko, vas bunga, membayar langganan koran (secara harian), ongkos transport, parkir dan lain sebagainya. PT Inti Prima Persada adalah perusahaan yang bergerak bidang industri barang dari plastik untuk pengemasan, yang berlokasi di Batu Ampar. Perusahaan ini berdiri pada tahun 2012. PT Inti Prima Persada membentuk dana kas kecil yang digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran rutin, seperti biaya parkir, biaya pembelian air minum kantor, pembelian bensin kendaraan, materai, biaya keamanan, biaya kebersihan dan sebagainya. Penerapan dana kas kecil di PT Inti Prima Persada menggunakan sistem fluktuasi yang jumlah nominalnya berubahubah sesuai dengan aktivitas perusahaan. Berdasarkan data yang diperoleh pada tanggal 23 September 2014 dilakukan pengisian dana kas kecil sebesar Rp2.000.000, kemudian pada tanggal 24 September 2014 dilakukan pengisian dana kas kecil lagi sebesar Rp3.200.000, sehingga mengakibatkan jumlah dana kas kecil pada PT Inti Prima Persada selalu berubah-ubah setiap saat. Pengisian kembali dana kas kecil tidak dikaitkan dengan jangka waktu tertentu, pengisian akan dilakukan sewaktu-waktu persediaan uang dalam dana kas kecil sudah dirasakan menipis. Pada akhir periode PT Inti Prima Persada tidak mengharuskan untuk melakukan pengisian kembali jika dana kas kecil masih mencukupi untuk periode berikutnya. PT Inti Prima Persada memiliki dua bentuk dana kas kecil

3 yaitu eksternal dan internal. Dana kas kecil eksternal digunakan untuk pembayaran kepada pelanggan, sedangkan dana kas kecil internal digunakan untuk pembayaran kepada karyawan PT Inti Prima sendiri. Pengisian dana kas kecil ini masih memiliki kelemahan yang harus diperbaiki yaitu pada sistem pencatatan dana kas kecil. Pada saat pencatatan dana kas kecil dengan metode fluktuasi, Kasir dana kas kecil sering mengalami kesalahan dalam pencatatan kas kecil, kesalahan pencatatan nominal biaya dan kesalahan pencatatan jurnal, sehingga menyebabkan kerugian pada kasir dana kas kecil, oleh karena itu sangat diperlukan sistem pengendalian yang bagus dalam pencatatan kas kecil pada PT Inti Prima Persada Batam. Berdasarkan uraian di atas dan melihat pentingnya membuat pengelolaan dana kas kecil dengan baik, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul ANALISIS SISTEM AKUNTANSI DANA KAS KECIL PADA PT INTI PRIMA PERSADA. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka rumusan masalah yang akan dikaji yaitu: 1. Bagaimana sistem akuntansi dana kas kecil dengan metode fluktuatif pada PT Inti Prima Persada. 2. Apakah sistem akuntansi dana kas kecil dengan metode fluktuatif pada PT Inti Prima Persada sudah sesuai teori.

4 1.3 Batasan Masalah Adapun batasan masalah penelitian ini meliputi: a. Batasan Data Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data kas kecil periode Agustus 2014 Oktober 2014 pada PT Inti Prima Persada b. Batasan Lapangan Perusahaan yang diteliti adalah PT Inti Prima Persada berada di Komplek Mega Cipta Industrial Park Blok F No.8 Batu Ampar Batam, pada bagian finance dan accounting. c. Batasan Aspek Aspek yang diteliti adalah praktek pengelolaan kas kecil dan kesesuaiannya dengan teori 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini meliputi: a. Untuk mengetahui bagaimana sistem akuntansi dana kas kecil dengan metode fluktuatif pada PT Inti Prima Persada. b. Untuk mengetahui apakah sistem akuntansi dana kas kecil dengan metode fluktuatif pada PT Inti Prima Persada sudah sesuai dengan teori. 1.5 Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi pihak perusahaan, pembaca dan penulis mengenai sistem akuntansi dana kas kecil. Adapun manfaat yang diharapkan meliputi:

5 a. Bagi perusahaan Penelitian ini diharapkan menjadi masukan dalam penerapan sistem akuntansi dana kas kecil. b. Bagi pembaca Penelitian ini dapat sebagai referensi tentang penerapan sistem akuntansi dana kas kecil dan berguna bagi penelitian selanjutnya. c. Bagi penulis Penelitian ini dapat menambah pengetahuan tentang penerapan sistem akuntansi dana kas kecil di perusahaan, khususnya di PT Inti Prima Persada.

6 1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam penelitian ini terdiri dari: BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisikan tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi tentang teori-teori mengenai pengertian kas kecil, pengendalian kas kecil, catatan dan dokumen akuntansi dana kas kecil. BAB III METODOLOGI PENELITIAN Bab ini mencakup tentang objek penelitian, teknik pengumpulan data, dan metode analisis data, serta waktu dan tempat diadakannya penelitian. BAB IV PEMBAHASAN Bab ini membahas tentang sistem akuntansi dana kas kecil dengan metode fluktuatif dan penyesuaian teori tentang sistem akuntansi dana kas kecil dengan metode fluktuatif pada PT Inti Prima Persada sesuai dengan teori akuntansi. BAB V PENUTUP Pada bab ini penulis memberikan kesimpulan dan saran.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Kas Menurut Kieso Weigandt dan Warfield (2010), kas terdiri atas logam, mata uang dan dana deposito yang tersedia di bank, serta surat berharga seperti wesel, cek bersertifikat, cek kasir, cek pribadi, dan bank draf. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam standar akuntansi keuangan (2010), kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat liquid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan. Berdasarkan definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa kas dan setara kas adalah bagian dari aktiva lancar yang paling liquid terdiri dari kas yang ada di perusahaan dan kas yang ada di bank. Kas disebut sebagai aktiva lancar yang paling liquid karena kas yang tesedia di perusahaan maupun yang ada di bank dapat digunakan setiap saat tanpa ada batasan waktu dan juga tidak ada resiko perubahan nilai yang signifikan. 2.2 Pengendalian Internal Kas Hery (2011), menyatakan untuk menghindari terjadinya kecurangan, penyelewengan atau penyalahgunaan terhadap uang kas, maka diperlukan suatu sistem pengendalian terhadap kas yaitu: a. Karyawan tertentu saja yang secara khusus ditugaskan untuk menangani penerimaan kas 7

8 b. Pemisahan tugas antara individu yang menerima kas, mencatat / membukukan penerimaan kas, dan yang menyimpan kas. c. Setiap transaksi penerimaan kas harus didukung oleh dokumen (sebagai bukti transaksi) seperti surat berita pembayaran (pengiriman) uang dan salinan bukti setor uang tunai ke bank. d. Uang kas hasil penerimaan penjualan harian atau hasil penagihan piutang dari pelanggan harus disetor ke bank setiap hari atau paling lambat keesokan harinya. e. Melakukan pengecekan independen atau verifikasi internal, pemeriksaan dilakukan di bagian keuangan, meliputi kas kecil, catatan cek, bilyet giro dan buku bank. 2.3 Kas Kecil (Petty Cash) Menurut Kieso, Weigandt dan Warfield (2010), kas kecil adalah kas yang digunakan untuk pengeluaran dalam jumlah kecil. Jusup (2014), menyatakan bahwa kas kecil adalah dana yang disediakan khusus untuk pengeluaran dengan jumlah yang relatif kecil, tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa kas kecil merupakan dana yang digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak dapat dibayar menggunakan cek. Menurut Heri (2011), dana kas kecil pertama kali dibentuk dengan cara mengestimasi terlebih dahulu jumlah kas yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran-pembayaran sepanjang interval periode tertentu bisa mingguan atau bulanan. Setelah estimasi kebutuhan kas disetujui oleh pejabat yang berwewenang

9 (biasanya oleh manajer atau direktur keuangan), kemudian cek akan dicairkan sesuai estimasi yang disetujui. 2.4 Sistem Pencatatan Menurut Sugiri (2005), ada dua metode dalam pencatatan dana kas kecil yaitu: 1. Metode Imprest (Imprest fund system) Metode imprest atau dana tetap, pencatatan dana kas kecil dapat dilakukan dengan cara: a. Membentuk dana kas kecil Dengan menguangkan cek dengan jumlah tertentu yang telah ditetapkan perusahaan misalkan Rp1.000.000 untuk satu periode misalkan 2 (dua) minggu. Uang tunai dari bank ini kemudian diserahkan ke bagian kasir dana kas kecil untuk disimpan dalam laci dana kas kecil. Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang misalkan atasan dari pihak yang membutuhkan. Setelah disetujui kasir dana kas kecil mengeluarkan dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran yang ditandatangani oleh pihak yang menerima kas kecil. Semua bukti pengeluaran disimpan oleh kasir kas kecil diarsip penyimpanan dana kas kecil. Pencatatan pada saat pembentukan dana kas kecil adalah sebagai berikut:

10 Tabel 2.1 Pembentukan dana kas kecil Tanggal Keterangan Debit Kredit Dana Kas Kecil XXX Kas atau Kas di Bank XXX (Mencatat pembentukan dana kas kecil) Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005) b. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Pada saat jumlah kas kecil tersisa tinggal sedikit atau telah habis periodenya, maka dilakukan pengisian kembali dana kas kecil dengan cara mengeluarkan cek sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan. Pengeluaran cek untuk pengisian kembali dana kas kecil harus dengan persetujuan pejabat berwenang. Pada metode imprest biaya-biaya tidak dicatat pada saat dikeluarkan, tetapi pada saat pengisian kembali dana kas kecil. Tabel 2.2 Pengisian Dana Kas Kecil Tanggal Keterangan Debit Kredit Biaya XXX Kas atau Kas di Bank XXX (Mencatat pengisian kembali dana kas kecil) Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005) Apabila jumlah kas dan bukti-bukti transaksi tidak sama dengan jumlah kas kecil yang dibentuk, selisihnya disebut Selisih Kas dapat berupa selisih kurang atau selisih lebih (Cash Over and Short).

11 Tabel 2.3 Pengisian Dana Kas Kecil (jika ada selisih kas) Tanggal Keterangan Debit Kredit Biaya Selisih kas XXX XXX Kas atau Kas di Bank XXX (Mencatat pengisian kembali dana kas kecil jika ada selisih kas) Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005) Berdasarkan uraian di atas, dapat diuraikan kelebihan dan kekurangan yang terdapat pada metode imprest berdasarkan sumber Sugiri dan Sumiyana (2005), yaitu: a. Kelebihan metode imprest yaitu: Pengendalian dalam pengelolaan dana kas kecil perusahaan dapat terjamin, karena adanya pemisahan fungsi dari yang melakukan transaksi dan mengumpulkan bukti-bukti transaksi dengan yang melakukan pencatatan jurnal transaksi. Perhitungan secara periodik oleh perusahaan terhadap dana kas kecil. b. Kelemahan metode imprest adalah: Mengakibatkan tercecernya bukti-bukti transaksi, karena pencatatan jurnal tidak langsung pada saat terjadi transaksi. Membutuhkan tenaga tambahan untuk mencatat jurnal transaksi hingga dapat memperlambat proses pengelolaan.

12 2. Metode Fluktuasi (Metode Dana Berubah-ubah) Menurut Sugiri dan Sumiyana (2005), pada metode dana berfluktuasi, pembentukan dana kas kecil dibentuk dengan cek sejumlah tertentu dan kemudian diserahkan ke kasir dana kas kecil. Berbeda dengan metode dana tetap. Pada metode dana berfluktuasi pengisian kembali dana kas kecil dilakukan atas permintaan kasir kas kecil. Pengisian kembali tidak ditetapkan untuk periode tertentu dan jumlah pengisian kembali dana kas kecil tidak harus sesuai dengan jumlah yang telah dikeluarkan sehingga dana kas kecil selalu berubah-ubah. Pada akhir periode, metode ini tidak mengharuskan pengisian kembali serta membuat jurnal penyesuaian, sebab setiap pengeluaran segera dicatat dibuku jurnal. a. Membentuk Dana Kas Kecil Dengan menguangkan cek dengan jumlah tertentu yang telah ditetapkan perusahaan misalkan Rp1.000.000 untuk satu periode misalkan 2 (dua) minggu. Uang tunai dari bank ini kemudian diserahkan kebagian kasir dana kas kecil untuk disimpan dalam laci dana kas kecil. Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang misalkan atasan dari pihak yang membutuhkan. Setelah adanya persetujuan tersebut kasir dana kas kecil mengeluarkan dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran yang ditandatangani oleh pihak yang menerima kas kecil. Semua bukti pengeluaran disimpan oleh kasir kas kecil di arsip penyimpanan dana kas kecil. Pencatatan pada saat pembentukan dana kas kecil adalah sebagai berikut:

13 Tabel 2.4 Pembentukan dana kas kecil Tanggal Keterangan Debit Kredit Dana Kas Kecil XXX Kas atau Kas di Bank XXX (Mencatat pembentukan dana kas kecil) Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005) Jurnal pada saat pembayaran biaya-biaya untuk pengeluaran dana kas kecil: Tabel 2.5 Pembayaran biaya-biaya dana kas kecil Tanggal Keterangan Debit Kredit Biaya XXX Dana kas kecil XXX (Mencatat biaya dana kas kecil) Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005) b. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Pada saat jumlah dana kas kecil tersisa tinggal sedikit atau telah habis periodenya, maka dilakukan pengisian kembali dana kas kecil. Pada metode dana fluktuasi pengisian kembali dana kas kecil dilakukan atas permintaan kasir kas kecil. Pengisian kembali tidak harus ditetapkan sesuai dengan jumlah yang telah dikeluarkan, sehingga dana kas kecil selalu berubah-ubah. Pengeluaran cek untuk pengisian kembali dana kas kecil harus dengan persetujuan pejabat berwenang. Pada akhir periode metode ini tidak mengharuskan pengisian kembali, dan tidak harus membuat jurnal penyesuaian sebab setiap pengeluaran segera dicatat di buku jurnal.

14 Tabel 2.6 Pengisian Kembali dana kas kecil Tanggal Keterangan Debit Kredit Dana Kas Kecil XXX Kas atau Kas di Bank XXX (Mencatat pengisian kembali dana kas kecil) Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005) Berdasarkan uraian di atas, maka kelebihan dan kekurangan yang terdapat pada metode fluktuasi yaitu: Kelebihan dari metode fluktuasi adalah metode fluktuasi tidak memerlukan tenaga tambahan dalam pengelolaan dana kas kecil Kekurangan dari metode fluktuasi dengan tidak adanya pemisahan fungsi antara melakukan transaksi dan mengumpulkan pencatatan jurnal transaksi, maka dapat berpeluang besar terjadinya penyelewengan terhadap kas (terutama pada kas kecil). 2.5 Dokumen yang digunakan Menurut Mulyadi (2008), dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil yaitu: 1. Bukti kas keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen bukti kas keluar ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

15 2. Cek Dokumen ini digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum dalam cek. 3. Permintaan pengeluaran kas kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. 4. Bukti Pengeluaran kas kecil Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri oleh bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. 5. Permintaan pengisian kembali kas kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian akuntansi agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. 2.6 Catatan yang digunakan Catatan Akuntansi yang digunakan dalam dana kas kecil yaitu: 1. Jurnal pengeluaran kas Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil. 2. Register Cek Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

16 3. Jurnal pengeluaran dana kas kecil Mencatat pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. 2.7 Fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil yaitu: 1. Fungsi Kas Fungsi kas bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. 2. Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi bertanggungjawab atas: a. Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan b. Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil c. Pencatatan pegisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. d. Pencatatan pengeluaran kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil. 3. Fungsi Pemegang dana kas kecil Fungsi ini bertanggungjawab atas penyimpanan dana kas kecil sesuai dengan otorisasi pejabat tertentu yang ditunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil. 4. Fungsi Pemeriksaan intern Fungsi ini bertanggungjawab menghitung dana kas kecil secara periodik dan menyesuaikan hasil perhitungannya dengan catatan kas.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Metodologi Penelitian 3.1.1 Objek Penelitian Penelitian ini dilakukan di PT Inti Prima Persada yang beralamat di Komplek Mega Cipta Industrial Park Blok F No.8 dan 9 Batu Ampar Batam. Objek penelitiannya adalah laporan mengenai dana kas kecil mulai dari pembentukan sampai pengisian kembali dana kas kecil. 3.1.2 Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: a. Wawancara Penulis melakukan wawancara langsung kepada staff accounting dan Staff kasir dana kas kecil, untuk mengumpulkan informasi yang terkait dengan penelitian ini. b. Observasi Penulis menggunakan metode pengumpulan data yakni metode observasi, dengan cara mengumpulkan dokumen yang berhubungan dengan dana kas kecil perusahaan. Meliputi: bukti kas keluar, cek, dokumen pendukung dan pencatatan (jurnal) dana kas kecil. 17

18 3.1.3 Metode Analisis Data Metode analisis data yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif. Penulis menggambarkan secara bertahap seluruh kegiatan mulai dari pembentukan sampai pengisian kembali dana kas kecil. 3.1.3 Waktu dan Tempat Penelitian Penulis melakukan penelitian mulai dari Agustus 2014 sampai dengan Oktober 2014. Penelitian ini bertempat di PT Inti Prima Persada yang berlokasi di Komplek Mega Cipta Industrial Park Blok F No.8 dan 9 Batu Ampar Batam. 3.2 Gambaran Umum Perusahaan 3.2.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT Inti Prima Persada berdiri sejak tahun 2012, perusahaan ini menempati lahan blok F 8 dengan luas 1.800 m², berada di lokasi Kawasan Mega Cipta Industrial Park yang dikelola oleh PT Mega Cipta Adipersada. Pada bulan Januari 2014, PT Inti Prima Persada menambah lahan F9 dengan luas menjadi 3.600 m² di lokasi yang sama. PT Inti Prima Persada didirikan dengan akte notaris nomor 04 pada tanggal 3 Januari 2012 yang disahkan dihadapan notaris Aryanto Lie, SH. Sebagai pemrakarsa industri pembungkus dari plastik, PT Inti Prima Persada berkewajiban untuk mematuhi peraturan perundangan yang telah ditetapkan oleh pemerintah. PT Inti Prima Persada berdiri atas perizinan yang mengatur pendirian perusahaan. Jenis perizinan yang dimiliki oleh PT Inti Prima Persada sebagai legalitas perusahaan adalah sebagai berikut:

19 a. Akta pendirian Nomor 04 tanggal 3 Januari 2012. b. NPWP Nomor 03.203.929.9.215.000 tanggal 6 Januari 2012 dikeluarkan oleh Kantor Pelayanan Pajak Batam. c. Surat Keterangan Domisili Usaha Nomor 09/DOM/12.03/I/2012 tanggal 9 Januari 2012 dikeluarkan oleh Camat Batu Ampar. d. Pengesahan Kehakiman Nomor AHU-03574.AH.01.01.Tahun 2012 Tanggal 20 Januari 2012 dikeluarkan Dep.HUKUM dan HAM RI. e. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Menengah Nomor 00088/Perindag- BTM/PM/II/2012, tanggal 9 Februari 2012 dikeluarkan oleh Dinas Perindag Kota Batam. f. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) Nomor 33.10.1.47.10499 tanggal 9 Februari 2012 dikeluarkan oleh Wali Kota Batam. g. Surat Izin Gangguan Nomor 229/B/PB/SIG/BAPEDAL/VI/2012 tanggal 6 Juni 2012 dikeluarkan oleh Kepala BAPEDAL Kota Batam. h. Angka Pengenal Importir-Produsen (API-P) Nomor 310500227-K tanggal 9 November 2012 dikeluarkan oleh Menteri Perdagangan melalui Badan Pengusahaan Batam. i. Nomor Identitas Kepabeanan (NIK) Nomor 01.038278 tanggal 12 Desember 2012 dikeluarkan oleh Direktur Informasi Kepabeanan dan Cukai. 3.2.2 Visi dan Misi Perusahaan Berikut ini adalah visi dan misi dari PT Inti Prima Persada: a. Visi perusahaan Adalah menjadi solusi pembungkus di Batam dan Bintan

20 b. Misi perusahaan Menguasai Batam, Bintan dan Kepulauan Riau lainnya dibidang pembungkus dari plastik. 3.2.3 Jenis Kegiatan dan Prosedur Kerja PT Inti Prima Persada merupakan perusahaan manufaktur yang menghasilkan produk pembungkus dari plastik. Berdasarkan karakter produk yang dihasilkan maka dalam proses produksi PT Inti Prima Persada diharapkan melakukan penanganan secara khusus terhadap bahan baku, bahan penolong serta bahan sisa, dengan beberapa tahap tertentu. Pengolahan dimulai dari penerimaan sheet yang dihasilkan dari mesin sheet yang kemudian diteruskan ke mesin produksi. Setelah selesai dimesin produksi langsung finishing untuk proses packing. Akhirnya produk disusun dan siap untuk diberikan identitas label di bagian store. 3.2.4 Produk Perusahaan dan Volume Penjualan PT Inti Prima Persada memproduksi pembungkus dari plastik seperti gelas plastik, botol plastik dan galon plastik sebagai penjualan utamanya. Ukuran, bentuk dan jenis produk yang dihasilkan berbeda-beda sesuai dengan permintaan pelanggan. Volume penjualan pada PT Inti Prima Persada selama lima bulan terhitung dari Januari 2014 sampai Juni 2014 mengalami fluktuasi. Perkembangan volume penjualannya dapat dilihat pada Gambar 3.1 di bawah ini:

21 Rp1.200.000.000 Rp1.000.000.000 Rp800.000.000 Rp600.000.000 Rp400.000.000 Volume Penjualan PT Inti Prima Persada Jan-14 Feb-14 Mar-14 Apr-14 Mei-14 Jun-14 Gambar 3.1 Volume Penjualan PT Inti Prima Persada Sumber: PT Inti Prima Persada Penjualan PT Inti Prima persada pada bulan Januari 2014 sebesar Rp900.000.000,00. Penjualan tertinggi dicapai pada bulan Juni 2014 mencapai Rp973.000.000,00 dan penjualan terendah pada bulan April 2014 sebesar Rp650.000.000,00. 3.2.5 Customer List PT Inti Prima Persada memiliki banyak customer, baik berupa badan maupun perseorangan. Adapun customer list dapat dilihat pada tabel 3.1. Tabel 3.1 Customer List PT Inti Prima Persada No Customer List 1 PT Lautan Bening (AMDK) Astar 2 PT Wahana Tirta Milenia (AMDK) Mindy 3 PT Inaraya Sukses Pratama (AMDK) Naraya 4 PT Citra Alam Sumber Wita (AMDK) Aviga 5 PT Citra Jatim (AMDK) Fores 6 PT Gajah Izumi (AMDK) Sanqua 7 PT Yamatama (AMDK) Asda 8 PT Bintan Indo Permai (AMDK) Bestari 9 PT Vios (AMDK) S2 Sumber: PT Inti Prima Persada

22 3.2.6 Struktur Organisasi dan Deskripsi Tugas Struktur organisasi PT Inti Prima Persada dapat dilihat pada gambar 3.2. PT Inti Prima Persada - Struktur Organisasi Direktur Wakil Direktur Produksi SDM Akuntansi dan Keuangan Umum Mutu Teknisi Perekrutan Pelatihan Akuntansi Keuangan Gudang Distribusi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Sumber: PT Inti Prima Persada Deskripsi tugas dalam struktur organisasi di atas adalah: a. Direktur Direktur merupakan pimpinan dan penanggung jawab tertinggi dalam menjalankan operasi perusahaan. Tugas dan tanggung jawab direktur adalah: 1. Bertanggung jawab terhadap seluruh kelancaran kegiatan dan kelangsungan hidup perusahaan dan mempunyai wewenang penuh terhadap perusahaan sekarang maupun dimasa yang akan datang.

23 2. Memimpin serta mengurus perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan dan senantiasa berusaha meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja pada perusahaan. 3. Menetapkan kebijakan perusahaan dan mengambil keputusan yang sangat menentukan dalam mengatasi semua masalah di dalam perusahaan. 4. Memeriksa kembali semua kegiatan yang akan dilaksanakan perusahaan. 5. Mampu memimpin, membina dan memotivasi bawahan agar dapat bekerja secara produktif. 6. Mengatur dan mengawasi jalannya seluruh kegiatan pada perusahaan. b. Wakil Direktur Tugas wakil direktur adalah: 1. Mengatur, mengkoordinasikan dan mengawasi hasil kerja bagian produksi, SDM (Sumber Daya Manusia), akuntansi, keuangan dan umum. 2. Mempertanggungjawabkan hasil kerjanya kepada direktur. 3. Mempunyai wewenang yang sama dengan direktur dalam mengambil keputusan berdasarkan surat kuasa. 4. Menggantikan direktur dalam setiap keputusan maupun pertemuan di saat direktur tidak dapat membuat keputusan atau menghadiri pertemuan karena berhalangan hadir. c. Bagian Produksi Tugas dari bagian produksi adalah: 1. Merencanakan dan menginput data pesanan konsumen untuk diproduksi. 2. Membuat laporan produksi. 3. Mengawasi kegiatan proses produksi.

24 4. Mengontrol kegiatan pengawasan mutu. 5. Melakukan pengecekan atas kualitas bahan baku yang masuk. 6. Menguji kualitas produk dari setiap proses apakah telah sesuai dengan standar yang telah ditentukan. d. Bagian SDM (Sumber Daya Manusia) Tugas dari bagian SDM (Sumber Daya Manusia) adalah: 1. Melakukan kegiatan perekrutan dan pemberhentian tenaga kerja. 2. Melakukan pendataan tenaga kerja. 3. Memberikan surat peringatan bagi karyawan yang melanggar aturan. 4. Berusaha mengatasi konflik yang terjadi diantara para pekerja. 5. Memberikan laporan tentang ketenagakerjaan di perusahaan kepada Departemen Tenaga Kerja. 6. Mengadakan training maupun magang untuk meningkatkan keahlian karyawan. 7. Mempertanggungjawabkan hasil kerjanya kepada wakil direktur. e. Bagian Akuntansi dan Keuangan Tugas dari bagian akuntansi dan keuangan adalah: 1. Menginput laporan keuangan perusahaan ke dalam komputer. 2. Mengawasi dan melakukan pencatatan semua kegiatan penerimaan dan pengeluaran keuangan perusahaan. 3. Menerima laporan tentang penerimaan dan pengeluaran keuangan seharihari. 4. Menagih piutang-piutang dari pelanggan yang sudah jatuh tempo.

25 5. Menyusun rencana perhitungan laba-rugi pada periode yang telah ditetapkan. 6. Melaksanakan kebijakan akuntansi yang telah digariskan. 7. Mengawasi dan mengkoordinir administrasi pembukuan. 8. Mengawasi kebenaran dari bukti transaksi pembukuan. 9. Mempertanggungjawabkan hasil kerjanya kepada wakil direktur. f. Bagian Umum Tugas bagian umum adalah: a. Membawahi dan mengawasi pergudangan dan distribusi. b. Mengurus masalah kehilangan barang-barang yang terdapat di lingkungan perusahaan. c. Bertanggungjawab penuh terhadap kehilangan barang yang ada digudang d. Membuat laporan mengenai keluar masuknya barang jadi dari gudang. e. Bertanggung jawab terhadap kebersihan lingkungan perusahaan f. Menjaga keamanan serta ketertiban di dalam lingkungan perusahaan. g. Mempertanggungjawabkan hasil kerjanya kepada wakil direktur.

BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Sistem Akuntansi Dana Kas Kecil dengan Metode Fluktuatif pada PT Inti Prima Persada Sistem pengeluaran dana kas kecil pada PT.IPP menggunakan fluctuatif system. Pengeluaran kas kecil ini digunakan untuk pembayaran atau pembelian sebagai kebutuhan perusahaan dengan uang tunai yang jumlah nominalnya berubah-ubah sesuai kebutuhan. PT.IPP memiliki 3 akun kas: Kas Besar (untuk pembayaran Hutang dan penerimaan Piutang), Akun Kas Direksi (untuk pembayaran biayabiaya yang jumlahnya besar seperti: biaya pembayaran sewa gedung, biaya PLN, biaya perbaikan mesin, termasuk untuk pengisian dana kas kecil), akun Dana Kas Kecil digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran rutin seperti: biaya parkir, biaya rumah tangga, pembelian bensin kendaraan, materai, biaya keamanan, biaya kebersihan dan sebagainya. Sistem akuntansi dana kas kecil pada PT.IPP meliputi: prosedur, fungsi terkait, dokumen, dan catatan yang digunakan dalam dana kas kecil mulai dari pembentukan dana kas kecil, pengeluaran dan pertanggungjawaban dana kas kecil, sampai pengisian kembali dana kas kecil. 4.1.1 Pembentukan Dana Kas Kecil pada PT Inti Prima Persada Pembentukan dana kas kecil pada PT.IPP pada awalnya dilakukan dengan adanya rapat khusus antara Direktur, Wakil Direktur, Bagian Akuntansi dan Keuangan, Bagian Produksi, tentang bagaimana sistem dana kas kecil dan berapa jumlah nominal dana kas kecil pada PT.IPP. Berdasarkan hasil rapat, direktur memutuskan untuk menggunakan metode fluktuatif, dengan jumlah pengisian 26

27 awal sebesar Rp2.000.000. Tujuan dari pembentukan dana kas kecil adalah untuk membiayai pembayaran-pembayaran yang jumlahnya relatif kecil (minimal Rp1.000, maksimal Rp250.000) dan untuk mengantisipasi kebutuhan yang mendadak. 1. Fungsi yang Terkait Pembentukan Dana Kas Kecil Pada PT Inti Prima Persada a. Direktur Direktur merupakan pimpinan dan juga sebagai pemilik perusahaan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerbitkan cek dan mengotorisasinya. Kemudian cek tersebut diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. b. Kasir Kas Kecil Kasir kas kecil merupakan karyawan yang ditunjuk untuk memegang dana kas kecil. Bertanggungjawab untuk menggandakan (fotokopi) cek yang diterima dari direktur. Setelah cek digandakan, kasir kas kecil akan menguangkan cek tersebut ke bank kemudian menyimpan uang tunai di box kas kecil. Fotokopian cek akan diarsip menurut urutan tanggal cek. 2. Dokumen yang Digunakan Adapun dokumen-dokumen yang terkait dengan prosedur pembentukan dana kas kecil pada PT.IPP, sebagai berikut:

28 a. Cek Dokumen ini diterbitkan dan diotorisasi oleh direktur, berdasarkan hasil rapat yang telah disepakati yaitu sebesar Rp2.000.000. Direktur kemudian langsung menyerahkan cek tersebut kepada kasir kas kecil. Cek berfungsi sebagai alat perintah digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Setelah cek dicairkan maka uang tersebut dapat digunakan untuk pembentukan dana kas kecil. b. Jurnal Dana Kas Kecil Dokumen ini berisi tentang jurnal pada saat pembentukan dana kas kecil, jurnal ini dicatat oleh kasir dana kas kecil. 3. Buku Jurnal Buku jurnal ini dipegang oleh bagian kasir kas kecil. Pada saat kasir kas kecil telah mencairkan cek yang diterima dari direktur, maka kasir kas kecil langsung melakukan pencatatan jurnal penerimaan atas dana kas kecil tersebut. Buku Jurnal ini berfungsi untuk mengetahui berapa jumlah dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil. Jurnal saat pembentukan dana kas kecil dapat dilihat pada tabel 4.1. Tabel 4.1 Pencatatan Pembentukan Dana Kas Kecil pada PT.IPP Tanggal Keterangan Debit Kredit Dana Kas Kecil 2.000.000 Kas Direksi 2.000.000 Sumber: PT Inti Prima Persada (Mencatat pembentukan dana kas kecil)

29 4. Flowchart Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Pada PT Inti Prima Persada Gambar 4.2 Flowchart Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Sumber: Data yang Diolah

30 Pada Gambar 4.2 flowchart pembentukan dana kas kecil dapat dijelaskan bahwa alur prosedur pembentukan dana kas kecil adalah sebagai berikut: Direktur: 1. Direktur membuat keputusan dan menerbitkan cek. 2. Cek dikeluarkan dan diotorisasi oleh direktur. 3. Cek diberikan kepada kasir dana kas kecil. Kasir Kas Kecil: 1. Kasir kas kecil menerima cek yang telah diotorisasi oleh Direktur. 2. Kasir dana kas kecil menggandakan cek untuk disimpan sebagai arsip. 3. Kasir dana kas kecil menguangkan atau mencairkan cek ke bank. 4. Uang yang sudah dicairkan kemudian disimpan di dalam kotak dana kas kecil. 5. Kasir dana kas kecil mencatat jurnal pembentukan dana kas kecil. 4.1.2 Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil Pada PT Inti Prima Persada Prosedur Pengeluaran Dana kas kecil pada PT Inti Prima Persada: a. Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan dari pengguna dana kas kecil. b. Pengguna dana kas kecil menandatangani form Bukti Pengeluaran Kas (Payment Voucher) dari kasir kas kecil, kemudian kasir kas kecil menyerahkan dana kas kecil sesuai yang tercantum dalam form tersebut. c. Kasir kas kecil meminta dan melengkapi kwitansi atau dokumen pendukung lainnya kepada pengguna dana kas kecil untuk setiap dana yang dikeluarkan dan dilampirkan untuk pertanggungjawaban Bukti Pengeluaran Kas.

31 d. Pengguna dana kas kecil melakukan pertanggungjawaban dengan menyerahkan kwitansi atau bukti pendukung lainnya. 2. Fungsi yang Terkait dengan Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil pada PT Inti Prima Persada a. Pengguna Dana Kas Kecil Pengguna dana kas kecil merupakan karyawan yang akan menggunakan dana kas kecil. Pada saat akan meminta dana kas kecil, fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat bukti kas keluar dan menandatanganinya. Kemudian menyerahkan bukti kas keluar beserta dokumen pendukung kepada kasir kas kecil. Setelah kasir kas kecil mengotorisasi dokumen-dokumen tersebut, pengguna dana kas kecil akan menerima uang sesuai dengan jumlah yang terdapat pada bukti kas keluar. b. Kasir Kas Kecil Fungsi kasir kas kecil bertanggungjawab untuk memeriksa pertanggungjawaban dari pengguna dana kas kecil berdasarkan bukti kas keluar dan dokumen pendukung yang diterima dari pemakai dana kas kecil. Kemudian kasir kas kecil akan mengotorisasi bukti kas keluar dan dokumen pendukung tersebut. Sebelum menyerahkan uang, kasir kas kecil akan mencatat pengeluaran dana kas kecil pada catatan kas keluar harian, dan menjurnalnya. Setelah menjurnal kasir kas kecil akan menyerahkan uang kepada pengguna dana kas kecil sesuai dengan jumlah yang terdapat pada bukti kas keluar dan dokumen pendukung. Selanjutnya akan diarsip menurut urutan tanggal untuk mempermudah pencarían pada saat dokumen tersebut dibutuhkan.

32 3. Dokumen yang Terkait dengan Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil Pada PT Inti Prima Persada a. Bukti Pengeluaran Kas ( Payment Voucher ) Bukti pengeluaran kas merupakan dokumen yang diterbitkan oleh pengguna dana kas kecil, yang kemudian diserahkan kepada kasir kas kecil. Bukti pengeluaran kas ini berfungsi sebagai alat bukti adanya pengeluaran dana kas kecil. Bentuk form bukti pengeluaran kas (Payment Voucher) dapat dilihat pada gambar 4.3 Gambar: 4.3 Bukti Pengeluaran Kas ( Payment Voucher) Sumber: PT Inti Prima Persada

33 b. Dokumen Pendukung Dokumen ini berfungsi sebagai lampiran pendukung pada bukti pengeluaran kas, serta digunakan oleh pengguna dana kas kecil untuk meminta uang kepada kasir dana kas kecil. Salah satu contoh dokumen pendukung adalah Nota atau Kwitansi. Nota atau Kwitansi merupakan dokumen yang digunakan oleh pengguna dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Bentuk Nota atau Kwitansi dapat dilihat pada Gambar 4.4

Gambar 4.4 Nota atau Kwitansi Sumber: PT Inti Prima Persada 34

35 3. Buku Jurnal Buku jurnal ini dipengang oleh bagian kasir kas kecil. Pencatatan jurnal pengeluaran dana kas kecil dilakukan pada saat kasir kas kecil mengeluarkan uang untuk pengguna dana kas kecil. Adapun dokumen dasar pencatatan jurnal adalah dokumen bukti kas keluar dan dokumen pendukung yang diterima dari pengguna dana kas kecil. Fungsi dilakukan pencatatan dana kas kecil agar perusahaan dapat mengetahui berapa jumlah dana kas kecil setiap saat. Pencatatan jurnal pada saat pengeluaran dana kas kecil pada PT Inti Prima Persada dapat dilihat pada tabel 4.2. berikut:

36 Tabel 4.2 Pencatatan Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil Untuk lebih lengkap dan jelas, pencatatan jurnal pengeluaran dana kas kecil pada PT Inti Prima Persada untuk Agustus 2014 Oktober 2014 dapat dilihat pada data lampiran.

37 4. Flowchart Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil PT Inti Prima Persada Gambar 4.5 Flowchart Prosedur Pengeluaran dan pertanggungjawaban Dana Kas Kecil Sumber: Data yang Diolah

38 Pada Gambar 4.5 Flowchart pengeluaran dan pertanggungjawaban dana kas kecil dapat dijelaskan sebagai berikut: Pengguna Dana Kas Kecil: 1. Pengguna dana kas kecil membuat bukti pengeluaran kas kecil dan melampirkan dokumen pendukung pengeluaran kas kecil. 2. Bukti pengeluaran kas yang telah diisi dan dokumen pendukung diserahkan kepada kasir kas kecil. Kasir Kas Kecil: 1. Kasir kas kecil menerima dan memeriksa pertanggungjawaban dan kemudian mengotorisasi bukti pengeluaran kas dan dokumen pendukung. 2. Bukti pengeluaran kas dan dokumen pendukung yang telah diotorisasi di fotokopi untuk diarsip sesuai urutan tanggal. 3. Kasir kas kecil mencatat pengeluaran dana kas kecil ke dalam kas harian. 4. Kasir kas kecil mencatat jurnal pengeluaran dana kas kecil. 5. Menyerahkan uang kepada pengguna dana kas kecil sesuai dengan nominal yang ada dalam bukti pengeluaran kas.

39 4.1.3 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Pada PT Inti Prima Persada Berdasarkan kebijakan pada PT Inti Prima persada, apabila jumlah kas kecil tersisa minimal Rp2.00.000 maka kasir kas kecil wajib melakukan pengisian kembali dana kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan atas permintaan kasir kas kecil. Pengisian kembali tidak ditetapkan untuk periode tertentu, dan jumlah pengisian kembali dana kas kecil tidak harus sesuai dengan jumlah yang dikeluarkan sehingga dana kas kecil selalu berubah-ubah. Pada akhir periode tidak mengharuskan pengisian kembali, dan tidak harus membuat jurnal penyesuaian sebab setiap pengeluaran segera dicatat di buku jurnal. 1. Fungsi Terkait dengan Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Pada PT Inti Prima Persada a. Kasir Kas Kecil Fungsi ini bertanggungjawab untuk meminta persetujuan kepada direktur untuk pengisian kembali dana kas kecil. Jika disetujui, maka kasir kas kecil akan menerima cek yang telah diotorisasi oleh direktur, kemudian akan menggandakan (fotokopi) cek yang diterima dari direktur. Setelah cek digandakan, kasir kas kecil akan menguangkan cek ke bank kemudian menyimpan uang tunai ke dalam kotak kas kecil. Fotokopian cek akan diarsip menurut urutan tanggal. b. Direktur Fungsi ini bertanggungjawab untuk menerbitkan cek dan mengotorisasinya, kemudian menyerahkan cek tersebut kepada kasir kas kecil.

40 2. Dokumen yang terkait dengan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Pada PT Inti Prima Persada. a. Bukti Pengeluaran Kas Bukti pengeluaran kas ini diterima kasir kas kecil dari pengguna dana kas kecil pada saat pengeluaran dana kas kecil, yang berfungsi sebagai lampiran untuk meminta persetujuan direktur agar melakukan pengisian kembali dana kas kecil. b. Cek Dokumen ini diterbitkan dan diotorisasi oleh direktur. Direktur kemudian langsung menyerahkan cek tersebut kepada kasir kas kecil. Cek berfungsi sebagai alat perintah digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Setelah cek dicairkan maka uang tersebut dapat digunakan untuk pembentukan dana kas kecil. 3. Buku Jurnal Buku jurnal ini dipegang oleh bagian kasir kas kecil. Pada saat kasir kas kecil telah mencairkan cek yang diterima dari direktur, maka kasir kas kecil langsung melakukan pencatatan jurnal penerimaan atas pengisian kembali dana kas kecil tersebut. Buku Jurnal ini berfungsi untuk mengetahui berapa jumlah dana kas kecil pada saat pengisian kembali dana kas kecil. Adapun pencatatan jurnal pada saat pengisian kembali dana kas kecil pada PT Inti Prima Persada dapat dilihat pada tabel 4.3

41 Tabel 4.3 Pencatatan Jurnal Pengisian Kembali Dana Kas kecil PT Inti Prima Persada. Untuk lebih lengkap dan jelas, pencatatan jurnal pengisian kembali dana kas kecil pada PT Inti Prima Persada untuk Agustus 2014 Oktober 2014 dapat dilihat pada data lampiran.

42 4. Flowchart Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Pada PT Inti Prima Persada Gambar 4.6 Flowchart Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Sumber: Data yang Diolah

43 Pada Gambar 4.6 flowchart pengisian kembali dana kas kecil dapat dijelaskan bahwa alur pengisian kembali dana kas kecil adalah sebagai berikut: Kasir Kas Kecil: 1. Kasir kas kecil meminta persetujuan kepada Direktur untuk melakukan pengisian dana kas kecil. 2. Kasir Kas Kecil menerima cek yang telah diotorisasi oleh Direktur. 3. Kasir kas kecil menggandakan cek untuk disimpan sebagai arsip. 4. Kasir kas kecil menguangkan atau mencairkan cek ke bank. 5. Uang yang sudah dicairkan kemudian disimpan di dalam kotak dana kas kecil. 6. Kasir kas kecil mencatat pengisian kembali dana kas kecil ke dalam kas harian. 7. Kasir kas kecil mencatat jurnal pengisian kembali dana kas kecil. Direktur: 1. Jika permintaan pengisian kembali dana kas kecil disetujui, direktur membuat keputusan dan menerbitkan cek. 2. Cek dikeluarkan dan diotorisasi oleh direktur. 3. Cek diberikan kepada kasir kas kecil.

44 4.2 Perbandingan Sistem Akuntansi Dana Kas Kecil dengan Metode Fluktuatif antara Kenyataan di Perusahaan dengan Teori. Berdasarkan pembahasan di atas, perbandingan sistem akuntansi dana kas kecil dengan metode fluktuatif antara PT Inti Prima Persada dengan teori telah sesuai seperti yang dijelaskan pada Bab II, yaitu: a. Pada saat Pembentukan Dana Kas Kecil - Pembentukan dana kas kecil pada PT.IPP dimulai dengan keputusan direktur mengenai jumlah dana kas kecil yang disisihkan ke dalam jumlah dana kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut. Tujuan dari pembentukan dana kas kecil adalah untuk membiayai pembayaran-pembayaran yang jumlahnya relatif kecil dan untuk mengantisipasi kebutuhan mendadak. Menurut Herry (2011), dana kas kecil pertama kali dibentuk dengan cara mengestimasi terlebih dahulu jumlah kas yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran-pembayaran sepanjang interval periode tertentu bisa mingguan atau bulanan. Alasan perlu dibentuknya sistem dana kas kecil adalah untuk pembayaran-pembayaran yang jumlahnya relatif kecil, yang sering terjadi mungkin pada akhirnya juga dapat menjadi jumlah tertentu yang signifikan jika ditotal. Disimpulkan telah sesuai dengan teori. - Pada saat pembentukan dana kas kecil pada PT.IPP dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil, dan mengkredit kas dan bank. Menurut Mulyadi (2008), menyatakan pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil, dan mengkredit kas. Dapat Disimpulkan pembentukan dana kas kecil telah sesuai dengan teori.

45 b. Pada saat Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Dana kas Kecil Pada PT Inti Prima Persada, pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan dari pengguna dana kas kecil yang kemudian menandatangani form bukti pengeluaran kas dari kasir kas kecil, kemudian kasir kas kecil menyerahkan dana kas kecil sesuai yang tercantum dalam form tersebut. Pengguna dana kas kecil melakukan pertanggungjawaban dengan menyerahkan kwitansi atau bukti pendukung lainnya kepada kasir kas kecil. Kasir kas Kecil kemudian akan menjurnal pengeluaran dengan cara mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening Kas Kecil. Menurut Mulyadi (2008), pengeluaran dana kas kecil diawali adanya permintaan dari pemakai dana kas kecil, kemudian menandatangani form Bukti Kas Keluar dan melampirkan dokumen pendukungnya. Pemegang dana kas kecil menyerahkan uang tunai kepada pemakai dana kas kecil. Setelah pemegang dana kas kecil menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil ( dilampiri permintaan pengeluaran kas kecil) pemegang dana kas kecil kemudian menyerahkan ke bagian Jurnal. Berdasarkan bukti pengeluaran dana kas kecil, Bagian jurnal mencatat pengeluaran dana kas kecil dengan cara mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening dana kas kecil. Pada sistem pengeluaran dan pertanggungjawaban pada PT Inti Prima dengan teori disimpulkan telah sesuai. c. Pada saat Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Pada perusahaan, permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh kasir kas kecil, dengan cara melakukan pengajuan pengisian kembali dana kas kecil kepada direktur. Menurut Mulyadi (2008), pada permintaan pengisian kembali dana kas kecil, dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk

46 meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti dana kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Berdasarkan perbandingan tersebut pengisian kembali dana kas kecil, telah sesuai dengan teori.

BAB V PENUTUP 5.1 Simpulan Berdasarkan pembahasan pada bab IV, maka simpulan yang diperoleh penulis adalah: a. Sistem akuntansi dana kas kecil pada PT Inti Prima Persada, menggunakan metode fluktuatif, hal ini bisa dilihat dari cara pencatatan jurnal yang langsung dicatat oleh kasir kas kecil pada saat pengeluaran dana kas kecil dan juga pada saat pengisian kembali dana kas kecil yang jumlah nominalnya berubah-ubah sesuai dengan aktifitas perusahaan. b. Sistem akuntansi dana kas kecil di PT Inti Prima Persada telah sesuai dengan teori yang dijelaskan oleh Kieso, Weigandt dan Warfield (2010). 5.2 Saran Adapun saran yang dapat disampaikan penulis berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan pada sistem akuntansi dana kas kecil dengan metode fluktuatif adalah: a. Sistem akuntansi dana kas kecil menggunakan metode fluktuatif, karena jumlah nominalnya berubah-ubah sesuai dengan aktifitas perusahaan, maka sebaiknya perusahaan membatasi jumlah dana kas kecil, tidak lebih atau tidak kurang. Apabila jumlah dana kas kecil lebih besar dari jumlah kebutuhan mengakibatkan jumlah dana kas kecil yang tertanam didalam perusahaan semakin besar, semakin banyak uang yang menganggur dan tidak produktif. 47

48 Sebaliknya apabila jumlah dana kas kecil lebih kecil dari kebutuhan maka perusahaan akan mengalami kesulitan untuk memenuhi kewajiban lancarnya. b. Berdasarkan pengamatan penulis, pada saat pencatatan dana kas kecil, kasir kas kecil sering mengalami kesalahan dalam pencatatan kas kecil, kesalahan pencatatan nominal biaya dan kesalahan pencatatan jurnal, pada saat pencatatan tanggal, nominal yang tidak sesuai serta jumlah yang terbilang memiliki salah penulisan, artinya kasir kas kecil kurang teliti dan harus lebih memperhatikan hal-hal yang kecil seperti itu. c. Dokumen-dokumen yang digunakan sudah cukup lengkap. Hal tersebut dibuktikan dari dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil sudah cukup baik. Dokumen tembusan yang dibuat hanya satu rangkap, misalkan dokumen bukti pengeluaran kas, bukti penerimaan kas, dll. Hal tersebut dapat mengakibatkan kurang efektif penggunaan dokumen. d. Sebaiknya seluruh dokumen-dokumen termasuk bukti penerimaan kas dan bukti pengeluaran kas memiliki no bukti yang sudah tercetak, sehingga mudah mengidentifikasi jika ada kecurangan atau kehilangan dokumen. e. Sebaiknya diadakan surprised audit untuk memeriksa secara mendadak dana kas kecil yang diterima maupun dana kas kecil yang dikeluarkan. Kegiatan ini dimaksudkan untuk menjamin penggunaan dana kas kecil yang seharusnya. Dengan diadakannya surprised audit, kedisiplinan karyawan tidak hanya diperlihatkan pada saat menjelang pemeriksaan periodik saja, tetapi setiap saat mengingat pemeriksaan bisa dilakukan sewaktu-waktu.

49 f. Sebaiknya untuk seluruh pengeluaran dana kas kecil, perusahaan memberikan nama akun dan nomor akun untuk setiap biaya-biaya. Agar semua biaya-biaya dapat terkontrol dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA Jusup. (2014). Dasar Dasar Akuntansi. Yogyakarta: STIE YKPN. Hery. (2011). Akuntansi Aktiva, Utang, dan Modal. Yogyakarta: Gava Media. IAI. (2010). Standart Akuntansi Keuangan. Jakarta: Salemba Empat. Kieso, D. E., Weygandt, J. J., & Warfield, T. D. (2010). Intermediate accounting. Amerika: Wiley. Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Sugiri, S., & Sumiyana. (2005). Akuntansi Keuangan Menengah. Yogyakarta: OPP AMP YKPN. 50

Lampiran

Daftar Pertanyaan 1. Metode pencatatan apa yang digunakan untuk transaksi kas kecil, apakah metode impress atau fluktuasi? 2. Barapa jumlah yang disetor setiap pengisian kembali dana kas kecil? 3. Bagaimana sistem pencatatan pada saat pengisian kembali dana kas kecil? 4. Bagaimana Prosedur dalam pengambilan dana kas kecil oleh karyawan? 5. Bagaimana sistem pencatatan saat terjadi pengeluaran dana kas kecil untuk karyawan dalam memenuhi kebutuhan operasional perusahaan? Siapa yang melakukan pencatatan? 6. Berapa jumlah dana maksimum yang boleh dikeluarkan dari kas kecil? 7. Bagaimana pengendalian internal yang dilakukan perusahaan dalam mengawasi kas kecil perusahaan? 8. Dokumen - dokumen apa saja yang diperlukan dalam pengelolaan dana kas kecil di perusahaan? 9. Bagian - bagian apa saja yang terkait dengan pengelolaan dana kas kecil perusahaan? 10. Kendala apa saja yang biasa terjadi dalam pengelolaan dana kas kecil?

Jawaban Atas Pertanyaan 1. Metode pencatatan yang digunakan adalah metode fluktuatif. 2. Jumlah yang disetor setiap pengisian kembali dana kas kecil berubah-ubah sesuai aktifitas perusahaan, setiap sisa dana kas kecil tinggal dua ratus ribu rupiah maka kasir kas kecil wajib mengajukan pengisian kembali dana kas kecil. 3. Sistem pencatatan pada saat pengisian kembali dana kas kecil adalah dengan cara mendebit rekening dana kas kecil dan mengkredit rekening kas direksi. Kas direksi merupakan akun yang digunakan khusus untuk pengeluaran-pengeluaran besar, seperti: Pembayaran sewa gedung, Pembayaran PLN, Pembayaran perbaikan mesin dll, termasuk untuk pengisian dana kas kecil. 4. Prosedur pengambilan dana kas kecil oleh karyawan, mengajukan permintaan kepada kasir kas kecil, kemudian menandatangani form bukti pengeluaran kas dari kasir kas kecil serta melampirkan dokumen pendukungnya seperti kwitansi atau nota, kemudian kasir kas kecil menyerahkan dana kas kecil sesuai yang tercantum dalam form tersebut. 5. Sistem pencatatannya pada saat terjadi pengeluaran dilakukan oleh kasir kas kecil dengan cara mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening dana kas kecil. 6. Batas maksimum adalah dua ratus lima puluh ribu rupiah. 7. Salah satu pengendalian internal yang dilakukan yaitu dengan cara melaku kan pemeriksaan mendadak terhadap dana kas kecil, termasuk dokumen, catatan dan jumlah dana kas kecil yang ada di kotak kas kecil.

8. Dokumen-dokumen yang diperlukan dalam dana kas kecil: - Pada saat pembentukan: Bukti penerimaan kas, Cek. - Pada saat pengeluaran: Bukti Pengeluaran Kas, Dokumen Pendukung (Kwitansi, Nota) - Pada saat pengisian kembali: Bukti Pengeluaran Kas, Cek. 9. Bagian-bagian yang terkait dengan dana kas kecil: - Pada saat pembentukan : Direktur, Kasir Kas Kecil. - Pada saat Pengeluaran : Pengguna Dana Kas Kecil, Kasir Kas Kecil. - Pada saat Pengisian kembali dana kas kecil: Kasir Kas Kecil dan Direktur. 10. Kendala yang sering dihadapi: -Kasir kas kecil sering terjadi kesalahan pencatatan baik jurnal maupun jumlah nominal pada saat pengisian dana kas kecil, maupun pada saat pengeluaran dana kas kecil. -Dokumen-dokumen termasuk bukti pengeluaran kas dan bukti penerimaan kas tidak memiliki no bukti yang sudah tercetak, sehingga sulit untuk mengidentifikasi jika ada kecurangan atau kehilangan dokumen. -Seluruh akun biaya-biaya belum ada no akunnya yang mengakibatkan biaya-biayanya tidak terkontrol dengan baik.