MANUAL PROSEDUR Pengembangan SIKD FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2012
MANUAL PROSEDUR Pengembangan SIKD Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 00400061104 Revisi : 0 Tanggal : 29 Februari 2012 Diajukan oleh : Ketua PSIK ttd Nanang Fathoni, SE Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan I ttd Disetujui oleh : Dekan Ir. Didik Suprayogo,MSc.PhD ttd Prof. Ir.Sumeru Ashari,M.Agr.Sc.,Ph.D
KATA PENGANTAR Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) untuk Pendidikan Diploma, Sarjana S-1, dan Pascasarjana yang dijelaskan dalam Manual Mutu Akademik. Manual ini mengacu pada Manual Prosedur Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Brawjaya. Manual tersebut memuat kebijakan mutu akademik, sistem penjaminan mutu akademik, serta organisasi, tanggungjawab dan wewenang. Berdasarkan standar akademik, peraturan akademik, dan manual prosedur implementasi SPMI maka disusun Manual Prosedur Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Dokumen. Manual Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Dokumen merupakan salah satu sistem yang akan diterapkan oleh Fakultas Pertanian untuk mengelola surat menyurat dari eksternal maupun internal yang terintegrasi dengan Sub Bagian dan Jurusan. Manual prosedur ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pimpinan Jurusan dan Fakultas di Fakultas Pertanian untuk melakukan evaluasi diri sebagai dasar menyusun program pengembangan. Malang, Dekan Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD NIP 19530328 198103 1 001
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGA NTAR DAFTAR ISI i ii Tujuan 1 Ruang lingkup 1 Definisi 2 Pihak Orang Terkait 1 Uraian Prosedur 2 Referensi 3 Tim Penyusun 3 Lampiran 4
PENGEMBANGAN SIKD TUJUAN Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Dokumen (SIKD) adalah: (1) Integrasi dari keseluruhan informasi yang ada dan penambahan sistem informasi dengan memanfaatkan SIKD yang dikembangkan di masing-masing Sub Bagian dan Jurusan terutama yang terkait dengan sistem pendukung manajemen kearsipan dilingkup FP, UB, dan (2) Meningkatkan kualitas pendokumentasian data dan kapasitas transmisi data pada LAN UB sehingga memudahkan civitas untuk mendapatkan layanan informasi akademik terutama pada Terminal Akses Mandiri yang dikembangkan UPPTI. Manfaat lebih jauh dari implementasi pengembangan program ini adalah: 1) Meningkatkan kualitas pengelolaan kearsipan, surat menyurat, dan pengklasifikasian secara profesional. 2) Mengembangkan dan meningkatkan kualitas layanan teknologi informasi yang informatif dan komunikatif. 3) Mengembangkan dan meningkatkan berbagai olahan dokumen maupun surat menyurat yang siap saji dan dapat dipilih dan diakses secara terbatas (dokumen bersifat rahasia) dan tak terbatas (dokumen segera dan amat segera) oleh pengguna kapan dan di mana saja. 4) Memberikan layanan yang prima kepada sivitas akademika dan stakeholders secara bermatabat dan bersahabat. RUANG LINGKUP Melengkapi sistem informasi untuk mendukung kegiatan akademik dan kegiatan manajemen asset dan sistem yang berhubungan dengan pengelolaan kearsipan dan dokumen serta sistem manajemen lainnya di Fakultas Pertanian. Untuk pengembangan infrastruktur dan pengembangan program integrasi sistem informasi dan pemberdayaan sistem informasi yang dimiliki di Fakultas Pertanian, UB, maka dilakukan (1) pengembangan infrastruktur teknologi informasi, sebagai langkah awal pengembangan sistem. Aspek-aspek yang direncanakan dan diutamakan diperbaiki meliputi perbaikan media transmisi dan penggantian PC router dengan router khusus yang mampu melayani berbagai aplikasi. Selanjutnya 1
pembangunan koneksi lokasi yaitu kantor Fakultas dengan 4 Jurusan di lingkup Fakultas Pertanian, UB. (2) pengembangan aplikasi SIKD terintegrasi baik Jurusan dan Fakultas. (3) Pengembangan komunikasi antar unit kerja dan pimpinan Fakultas. DEFINISI 1. Sistem Informasi Kearsipan Dokumen yang dimaksud dalam dokumen ini adalah sistem informasi tentang pengelolaan dokumen dan kearsipan. 2. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu demi menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar. 3. Arsiparis adalah staf tenaga administrasi yang mengelola data dokumen dan surat menyurat 4. Singkatan yang dimaksud dalam Manual Prosedur ini: UB SIKD PD I dan II PC TIK : Universitas Brawijaya : Sistem Informasi Kearsipan Dokumen PIHAK ORANG TERKAIT 1. Dekan Fakultas Pertanian 2. Pembantu Dekan I, II, III 3. Ketua Jurusan 4. Tim PSIK : Pembantu Dekan I dan II : Personal Computer : Teknologi Informasi Komunikasi URAIAN PROSEDUR 1. Pembantu Dekan I, team PSIK bersama Ketua Jurusan FP, UB dibantu dengan tenaga ahli dibidang TIK melakukan optimalisasi dan integrasi sistem informasi, 2. Tenaga Ahli dan team pengembang melakukan perencanaan dan pelaksanaan infrastruktur terintegrasi, dan dilaporkan kegiatannya kepada 2
Dekan, PD I dan II, Ketua Jurusan dan Kepala Tata Usaha. 3. Tenaga Ahli dan team pengembang melakukan pengembangan aplikasi SIKD terintegrasi ditingkat Jurusan dan Fakultas dan dilaporkan kegiatannya kepada Dekan, PD I dan II, Ketua Jurusan dan Kepala Tata Usaha. 4. Pelatihan Unit kerja terhadap aplikasi SIKD. 5. Perencanaan, instalasi dan penerapan sistem komunikasi antar unit kerja dan pimpinan Fakultas. 6. Pengembangan content dan kegiatan akademik berbasis TIK 7. Pemanfaatan SIKD untuk pengelolaan Fakultas Pertanian dan layanan yang prima kepada sivitas akademika dan stakeholders (IK.GJM-FP- UB.10.01.01). TIM PENYUSUN 1. Pembantu Dekan I 2. Team PSIK, FP, UB. 3. Ketua Jurusan di lingkungan FP, UB. 4. Tenaga Ahli Pengembangan SIKD, FP, UB. LAMPIRAN 1. Instruksi Kerja Pemanfaatan SIKD 3
INSTRUKSI KERJA PEMANFAATAN SIKD TUJUAN 1. Sebagai panduan bagi pengguna SIKD dalam memanfaatkan SIKD FP UB yang telah terkoneksi. 2. Tujuan Semua kebutuhan kearsipan elektronik FP UB terkompilasi secara IT RUANG LINGKUP Mengintergrasikan pemanfaatan SIKD mulai dari computer sampai dengan jaringan INSTRUKSI KERJA 1. Datang di terminal komputer yang terkoneksi dengan sistem SIKD FP UB. 2. Nyalakan computer dan buka web site fp-arsip/sikd. 3. Klik icon SIKD FP UB. 4. Klik icon lanjut dalam sistem aplikasi yang tersaji sesuai kebutuhan. 5. Masukkan User dan Pasword. 6. Lakukan pemanfaatan SIKD sesuai kebutuhan, bertanggung jawab dan bermartabat. Bagi team PSIK FP UB melakukan pemantauan setiap minggu, sedang pengguna SIKD sesuai kebutuhan. 7. Bila mendapatkan permasalahan pemanfaatan S IKD dapat menghubungi call center team PSIK FP UB : di 0341-562126 atau email : fp@ub.ac.id 8. Tutup aplikasi dan matikan Komputer bila telah memanfaatkan SIKD secukupnya. 4
REFERENSI Manual Prosedur Pengembangan SIKD TIM PENYUSUN 1. Pembantu Dekan I 2. Team PSIK, FP, UB. 3. Ketua Jurusan di lingkungan FP, UB. 4. Tenaga Ahli Pengembangan SIKD, FP, UB. 5