MANUAL PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN Laboratorium Environment, Infrastructure and Information System (EIIS) Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Malang 2016 i
Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman Laboratorium Environment, Infrastructure and Information System (EIIS) Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 00606 20009 Revisi : 1 Tanggal : 4 April 2016 Diajukan oleh : Ketua Unit Jaminan Mutu ttd Dikendalikan oleh Eddi Basuki Kurniawan ST., MT. NIP. Manager Representative ttd Ismu Rini Dwi Ari ST., MT. PhD NIP. Disetujui oleh : Ketua Jurusan ttd Dr. A. Wahid Hasyim MSP NIP. ii
DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN... i DAFTAR ISI... ii Tujuan... 1 Ruang Lingkup... 1 Tanggung Jawab... 1 Definisi... 1 Rujukan... 2 Singkatan... 2 Garis Besar Prosedur... 2 Bagan Alir... 5 Lampiran... 7 iii
A. Tujuan 1.1. Menetapkan, memelihara dan membatasi sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi. 1.2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai. B. Ruang Lingkup Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu. C. Tanggung Jawab Kepala laboratorium bertanggung jawab menentukan dan membatasi masa berlaku dokumen. D. Definisi 1. Spesifikasi produk adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value) sesuai dengan manual mutu. 2. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi UJM PWK-UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku 3. Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang menjadi acuan target pencapaian Rencana strategis UJM dan sasaran mutu UJM UB 4. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan penjaminan mutu. Dokumen Mutu untuk jurusan adalah Manual Prosedur, Dokumen Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu. 5. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar 6. Dokumen Level I ialah Dokumen Manual Mutu. 7. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja 1
E. Rujukan 1. Manual Mutu Jurusan (00606 05000) 2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional F. Singkatan 1. MM : Manual Mutu 2. IK : Instruksi Kerja 3. MP : Manual Prosedur 4. UJM : unit Jaminan Mutu 5. MR : Management Representative G. Garis Besar Prosedur 1. Pengendalian Dokumen. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus disyahkan pada Ketua jurusan. Setelah diterapkan bidang terkait, dikaji ulang oleh sekretaris jurusan selaku MR. Dengan menanda-tangani kolom tanda-tangan yang disiapkan. 2. Bidang Terkait menerbitkan dan menggandakan dokumen. 3. Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing bidang terkait dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar Perubahan Dokumen. 4. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. 5. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh ketua bidang. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR mengusulkan pengesahan dokumen tersebut dengan stempel DOKUMEN TERKENDALI. 6. Dokumen level I dan level II dibuat oleh Ketua UJM dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh Ketua Jurusan. Dokumen Level I ialah Manual Mutu. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja. 2
7. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. 8. Masing-masing bidang terkait harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 9. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. 10. Masing-masing bidang terkait harus mengendalikan data dengan cara sebagai berikut: Peta lokasi file dokumen (site map) Peta lokasi file dokumen yang ada pada masing-masing bidang. 11. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. 12. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. 13. Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali 14. Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di fotokopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (fotokopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. 15. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman. Masing-masing ketua bidang harus menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh sekretaris jurusan sebagai MR. 16. Dalam pengendalian rekaman, masing-masing bidang terkait harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 17. Identifikasi revisi rekaman tidak dibedakan dengan warna sampul, tetapi menggunakan perubahan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. 18. Masing-masing ketua bidang terkait harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut: 3
Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang 19. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. Tiap enam bulan sekali Tenaga Kependidikan melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/ catatan kadaluarsa Tenaga Kependidikan melakukan pemusnahan dengan disaksikan salah satu anggota UJM sesuai dengan metode pemusnahannya. 4
Bagan Alir 1. Prosedur Pengendalian Dokumen Mulai (30 menit) Ketua UJM, MR dan Ketua Jurusan Mengesahkan dokumen Daftar Nomor Dokumen (00606 09000 04) (15 menit) UJM Menerbitkan dokumen (60 menit) Admin Lab Menggandakan dokumen Mendistribusikan dokumen (1 hari) Admin Lab Daftar Distribusi Dokumen (00606 09000 05) (60 menit) Anggota Lab Mengganti dokumen lama dengan dokumen yang baru Sekretaris Jurusan (MR) Mengendalikan data Daftar Revisi Dokumen (00606 06002 06) Sekretaris UJM dan UJM MR Merevisi dan memverifikasi dokumen Ketua Jurusan Menyetujui Revisi dokumen Selesai 5
2. Prosedur Pengendalian Rekaman Mulai Admin Lab Menyimpan daftar distribusi dan memberi identitas (1 bulan sekali) Laboran, Admin Lab dan Teknisi Melaksanakan kegiatan pengendalian rekaman Daftar Rekaman Mutu (00606 09000 07) 50 menit (Admin Lab) Melakukan tabulasi data (60 menit) Admin Lab dan Laboran Menganalisa data Data Terolah (60 menit) Ketua Lab. Menyusun laporan dan tinjauan manajemen Laporan Ketua Lab. Menyerahkan ke Ketua Jurusan Selesai 6
Lampiran 1. Daftar Nomor Dokumen (00606 09000 03) No Dokumen Tingkat Kode 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 7
2. Daftar Distribusi Dokumen (00606 09000 04) Nama Dokumen/Borang : Nomor/Kode : Revisi ke- : Copy ke- Penerima Tanggal Tanda Tangan 1 2 3 4 5 6 7 8 8
3. Borang Daftar Revisi Dokumen (00606 09000 05) No. Nama/Jenis Dokumen Revisi ke- Tanggal Keterangan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 9
4. Borang Daftar Rekaman Mutu (00606 09000 06) Nama/Judul Kode Revisi Filing Retensi Metode Pemusnahan - 10