Bab I: Pendahuluan Berdasarkan hasil evaluasi diri, permasalahan mendasar yang dihadapi FK- Unimal sekarang adalah mutu lulusan masih rendah, hal ini tampak dari base line beberapa indikator misalnya persentase kelulusan uji kompetensi masih di bawah 20%, rataan nilai uji kompetensi masih di bawah 40, IPK lulusan masih di bawah 2,60, dan lama studi masih di atas 6 tahun. Selain itu, capaian pelaksanaan kurikulum berbasis kompetensi baru mencapai kisaran 35% dan peringkat akreditasi Program Studi Kedokteran Umum pada tahun 2009 masih C. Oleh karena itu untuk menjawab permasalahan-permasalahan tersebut dalam proposal lengkap PHK PKPD tema B ini, FK-Unimal mengusulkan 2 program utama yang didasarkan pada laporan evaluasi diri. Program 1 terdiri dari 2 aktivitas, Program 2 terdiri atas 1 aktivitas. Realisasi program 1 yaitu Peningkatan Kompetensi Lulusan Melalui Peningkatan Kualitas Proses Pembelajaran. Aktivitas pada program ini yaitu : 1. Peningkatan mutu layanan skill lab (proses pengadaan barang). 2. Program pelaksanaan peningkatan mutu pembelajaran melalui perbaikan mutu SDM dan peningkatan proses pembelajaran. Realisasi program 2 yaitu Peningkatan Mutu Pelayanan Penyelenggaraan Akademik. Dalam hal ini Fakultas Kedokteran UNIMAL melaksanakan beberapa kegiatan meliputi : 1. Revisi Renstra Fakultas Kedokteran. Kegiatan ini dalam bentuk workshop 2. Pengembangan sistem penjaminan mutu, kegiatan administrasi dan kegiatan akademik di tingkat fakultas dan laboratorium. Pencapaian yang diharapkan pada akhir program PHK-PKPD selama tiga tahun ini (tahun 2011-2013) antara lain adalah: 1. Peningkatan dalam pelaksanaan KBK. 2. Peningkatan persentase kelulusan dalam ujian kompetensi pendidikan dokter.
3. Peningkatan nilai rataan ujian kompetensi pendidikan dokter. 4. Peningkatan peringkat akreditasi program studi. Pencapaian yang diharapkan dalam program PHK-PKPD sekaligus mendukung Visi dan Misi FK-UNIMAL. Visi FK-UNIMAL pada tahun 2020 adalah untuk menjadi fakultas kedokteran swasta terbaik di luar pulau Jawa dan menghasilkan dokter yang unggul dan mampu mengembangkan diri dalam penguasaan ilmu dan teknologi kedokteran, berwawasan luas dan mampu belajar seumur hidup dalam melakukan praktek kedokteran yang beretika dan berbasis kompetensi yang didasari komunitas dengan pendekatan dokter keluarga. Misi FK-Unimal adalah sebagai berikut: 1. Melaksanakan pendidikan berbasis kompetensi untuk penguasaan ilmu dan teknologi kedokteran yang didasari oleh komunitas dengan pendekatan dokter keluarga. 2. Melaksanakan penelitian berbasis kompetensi yang didasari komunitas untuk pengembangan ilmu dan teknologi kedokteran. 3. Melaksanakan pengabdian pada masyarakat dengan integritas profesional dan moral yang tinggi dan sesuai dengan nilai nliai Hukum & Humaniora dan budaya Indonesia. 4. Menghasilkan Sarjana Kedokteran dan Dokter yang bermutu dan berdaya saing tinggi, serta bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa. Dalam pelaksanaan program PHK PKPD tentunya terdapat beberapa faktor faktor yang menunjang dan faktor kendala keberhasilan program. Faktor yang mendukung yaitu : adanya dukungan dari pihak yayasan, dukungan dari pihak fakultas, dukungan dari segenap dosen dan staff. Adapun kendala dalam pelaksanaan program program tersebut diatas adalah : 1. Program pengadaan Adanya pengunduran jadwal kegiatan (revisi tor, pro curement) sehingga dalam program pengadaan saat ini masih dalam taraf persiapan.
2. Program Technical Asistance Belum ditemukannya jadwal yang tepat antara Universitas Malahayati dan Universitas Brawijaya. 3. Program Pengembangan Staff (non degree training) Belum adanya bentuk format laporan yang baku dalam penyusunan laporan. Dalam mensikapi kondisi di atas tersebut kami melakukan beberapa hal yaitu : 1. Menghubungi Fakultas mitra untuk konsul mengenai penyesuain jadwal Technical Assistanc. 2. Menghubungi CPCU untuk konsul mengenai program dan pengadaan. Program PHK PKPD diharapkan mampu membawa perubahan untuk lebih baik, hal ini tidak terlepas dari keterlibatan seluruh elemen yang ada untuk bisa merealisasikan seluruh program yang sudah di rencanakan sehingga nantinnya Universitas Malahayati menjadi Univerrsitas yang memiliki Fakultas Kedokteran dengan sistem, mutu dan rencana yang baik sehingga menghasilkan lulusan lulusan yang baik dan menjadi Universits Terbaik di Luar Jawa.
BAB II : Mekanisme Organisasi Pelaksanaan Kegiatan Organisasi pelaksana kegiatan disesuaikan dengan struktur organisasi Universitas: 1. Rektor Rektor sebagai pimpinan dan penanggung jawab utama pada Universitas dalam melaksanakan arahan dan kebijakan, menetapkan peraturan, norma dan tolak ukur dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi atas dasar pertimbangan Senat Universitas dan persetujuan Dewan Pimpinan Yayasan Alih Teknologi Bandar Lampung. 2. Wakil Rektor Wakil Rektor I sebagai Pembantu Rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan bidang akademik di lingkungan Universitas. 3. Wakil Rektor II Wakil Rektor II sebagai Pembantu Rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan bidang keuangan dan pembangunan di lingkungan Univeversitas. 4. Dekan FK Dekan Fakultas Kedokteran sebagai penanggung jawab utama di Fakultas Kedokteran yang memberikan pengarahan dan melaksanakan kebijakan umum serta menetapkan peraturan, norma, dan tolak ukur untuk melaksanakan pendidikan di lingkungan Fakultas Kedokteran. 4.Direktur Eksekutif Direktur eksekutif dipilih dan ditunjuk Rektor dari staf yang tidak merupakan staf struktural di Unimal dan dilibatkan dalam penyusunan evaluasi diri, proposal, rencana pelaksanaan proyek. Direktur Eksekutif bertanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan UPT-PK harian yang terkait dengan pelaksanaan semua kegiatan program proyek yang telah disepakati sesuai dengan panduan yang berlaku dengan tugas pokok sebagai berikut. a. Melaksanakan program-program yang telah disusun untuk memperkuat kinerja fakultas berdasarkan rencana pelaksanaan proyek.
b. Mengelola dan menjalankan kegiatan UPP-PK harian untuk menjamin seluruh personal pelaksana proyek bekerja sesuai dengan tugasnya. c. Mengkoordinasi dan mengawasi proses pelaksanaan kegiatan dari awal sampai akhir kegiatan proyek untuk menjamin bahwa setiap kegiatan dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang telah disusun. d. Memastikan bahwa setiap komponen pelaksanaan projeck sesuai dengan rencana yang telah disetujui oleh UP di Direktorat Akademik Direktorat Jenderal PT.Mempersiapkan dan menyerahkan laporan berkala ke UP di Direktorat Akademik Direktorat Jenderal PT. 5. Pengelolaan Keuangan Pengelolaan keuangan dilakukan secara akuntabel, sistem pengelolaan keuangan harus dilakukan oleh pihak yang berkompeten dan bertugas mengelola keuangan perguruan tinggi. Laporan keuangan, khususnya terkait dengan dana hibah, harus memenuhi Standard Akutansi Indonesia (SAI) dan bersifat Akuntabel. Bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif dan berkoordinasi dengan Bagian Keuangan PT. 5.Pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa Perguruan tinggi diharuskan untuk menetapkan dan menjalankan sistem (kelembagaan, manual, SOP, dan SDM) pengadaan barang dan jasa yang berlku untuk seluruh kegiatan pengadaan di perguruan tinggi Universitas Malahayati. Sistem tersebut harus mengacu pada peraturan perundang-undangan yang berlaku. Bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif dan berkoordinasi dengan Bagian Pengadaan PT. 6.Monitoring dan Evaluasi Univeritas Malahayati mengembangkan sistem monitoring dan evaluasi internal sebagai bagian dari sistem penjamin mutu internal perguruan tinggi. 7.Pengelolaan Program Pengembangan (PIC) Salah satu ciri utama program hibah paradigma baru adalah berfokus pada program/kegiatan pengembangan. Program atau kegiatan ini tentu saja akan
dilaksanakan tekait dengan kegiatan peningkatan mutu program akademik, dan atau mutu manajemen perguruan tinggi yang dilaksanakan pada unit terkait. Untuk itu perlu diatur sistem dan mekanisme pengelolaan kegiatan pada masing-masing unit internal yang terkait. Bertanggung jawab kepada Direktur Ekskutif. 8.Mekanisme Kemitraan Universitas Malahayati telah membuat kesepakatan ( MOU ) dengan Universitas Brawijaya untuk bermitra dalam menjalankan program PHK PKPD khususnya dengan Fakultas Kedokteran nya. Dalam mekanisme kerja organisasi antara pelaksana PHK-PKPD dengan organisasi Perguruan Tinggi selama ini berjalan dengan baik dan adanya konsolidasi. Konsolidasi terjadi dengan pihak Perguruan Tinggi secara konkrit yaitu dengan adanya dana pendamping yang harus dikeluarkan oleh pihak Perguruan Tinggi. Tidak hanya terkait dengan pendanaan, tim pelaksana melaporan setiap kegiatan yang telah berjalan dan yang belum terlaksana kepada pihak Perguruan Tinggi.
MEKANISME TIM KEUANGAN FK UNIMAL: Direktur Eksekutif Keuangan Mengajukan Kegiatan Pelaksana Hibah (PJ Kegiatan) 1 Menerima Pengajuan Kegiatan Pelaksana Hibah & Acc Kegiatan 2 Membuat SPM dan Menghitung jumlah besaran dana yg diajukan serta buat slip bank 3 Menerima Dana & Melakukan kegiatan 6 Menerima Dana & Menyerahkan pada PJ Kegiatan 5 Slip Bank TT DE & Rektor 4 Bank 1 2 Melakukan Kegiatan dan Membuat pelaporan kegiatan beserta penggunaan dana 7 Keterangan : 1. Mengajukan Kegiatan Pelaksana Hibah ( PJ Kegiatan ) a. TOR Kegiatan b. Surat permohonan yang telah disetujui oleh direktur Eksekutif dan Rektor 2. Direktur Eksekutif Menerima Pengajuan Kegiatan Pelaksana Hibah & Acc Kegiatan dan memerintahkan kepada Bagian Keuangan menerbitkan surat perintah membayar
(SPM) 3. Membuat SPM dan Menghitung jumlah besaran dana yang diajukan serta buat slip bank 3 4. Slip Bank ditandatangani oleh direktur eksekutif dan rektor 5. Bagian keuangan Menerima Dana dari bank & Menyerahkan pada PJ Kegiatan 6. Penanggung jawab kegiatan Menerima Dana & Melakukan kegiatan 7. Melakukan Kegiatan dan Membuat pelaporan kegiatan beserta penggunaan dana kepada Direktur Eksekutif dan bagian keuangan. TIM PENGADAAN FK.UNIMAL:
Kendala dan Hambatan Terkait dengan Struktur Organisasi: 1. Agenda HPEQ yang terjadwal kadang kala tidak sesuai dengan agenda yang terdapat di Universitas sehingga ada kegiatan rutin maupun terkait dengan program yang tidak dapat dipantau secara langsung oleh pihak Universitas. 2. Interaksi antara pelaksana dan pihak universitas juga berkaitan dengan proses pencairan dana. Dalam proses pencairan ini mengalami kendala yaitu masalah teknis karena dalam proses pencairan dana harus terdapat persetujuan rektor dan direktur eksekutif. Padahal agenda pihak rektor dan direktur eksekutif tidak sama, hal ini menyebabkan pencairan dana membutuhkan waktu.
Bab III: Hasil Yang Dicapai Capaian implementasi Program Hibah Kompetensi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ hingga 31 Juli 2011 berdasarkan status indikator kinerja utama maupun indikator kinerja tambahan sebagai berikut : No Kreterangan Baseline 2011 2012 2013 I. Indikator Kinerja Utama 1 Persentase pelaksanaan Kurikulum Berbasis Kompetensi Target Capaian Target Capaian Target Capaian Target Capaian 61 87 100 0 100 0 100 0 2 Persentase kelulusan uji kompetensi pendidikan dokter 3 Nilai rataan uji kompetensi pendidikan dokter 20 30 25 0 30 0 55 0 39.95 59,5 42 0 45 0 55 0 4 IPK Lulusan *) 2,58 2,5 2,6 0 2,65 0 2,75 0 5 Peringkat akreditasi C C C - C - B - Indikator Kinerja Tambahan 1 Rataan Nilai Ujian Seleksi Mahasiswa Baru 425 420 430 0 435 0 440 0 2 Tingkat Keketatan 0,77 0,76 0,75 0 0,73 0 0,70 0 3 IPK mahasiswa aktif 2,05 2,14 2,3 0 2,6 0 2,75 0 4 Persentase IPK Lulusan 2.75 n/a 19,39 40 0 50 0 60 0
5 Persentase kelulusan blok pilot project n/a - 40-45 - 55-6 SOP kegiatan n/a - Ada - Diterapkan - Diterapkan - perkuliahan/praktikum 7 SOP administrasi akademik n/a - Draft - Ada - Diterapkan - 8 SOP layanan laboratorium n/a - Ada - Diterapkan - Diterapkan - 9 Nilai kinerja Program Studi n/a - 500-550 - 700-10 Rataan nilai kinerja laboratorium n/a - 550-550 - 700-11 Renstra Fakultas Kedokteran (perubahan kurikulum konvensional menjadi kurikulum berbasis kompetensi Ada Ada Pembuatan renstra Dalam proses aistensi oleh pakar Diterapkan - diterapkan - Dari pemaparan status indikator diatas terlihat bahwa target yang akan dicapai belum terealisasi seluruhny, karena semua kegiatan yang terkait dengan indikator tersebut diatas masih dalam proses pelaksanaan. Meskipun demikian ada beberapa indikator kinerja yang sudah mencapai target bahkan melebihi target dan ada juga beberapa indikator yang pelaksanaannya sudah hampir memenuhi target.
Bab IV: Rencana Selanjutnya Dalam pelaksanaan Program Hibah Kompetensi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ, rencana-rencana selanjutnya yang akan dilakukan, diantaranya : A. Rencana pengeluaran anggaran sesuai format 3 (terlampir). B. Rencana implementasi program, pengadaan dan keuangan untuk periode Agustus hingga Desember 2011 (terlampir). C. Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga Desember 2011 No Kreterangan Baseline 2011 2012 2013 I. Indikator Kinerja Utama 1 Persentase pelaksanaan Kurikulum Berbasis Kompetensi Target Capaian Target Capaian Target Capaian Target Capaian 61 87 100 0 100 0 100 0 2 Persentase kelulusan uji kompetensi pendidikan dokter 3 Nilai rataan uji kompetensi pendidikan dokter 20 30 25 0 30 0 55 0 39.95 59,5 42 0 45 0 55 0 4 IPK Lulusan *) 2,58 2,5 2,6 0 2,65 0 2,75 0 5 Peringkat akreditasi C C C - C - B - Indikator Kinerja Tambahan 1 Rataan Nilai Ujian Seleksi 425 420 430 0 435 0 440 0 Mahasiswa Baru 2 Tingkat Keketatan 0,77 0,76 0,75 0 0,73 0 0,70 0
3 IPK mahasiswa aktif 2,05 2,14 2,3 0 2,6 0 2,75 0 4 Persentase IPK Lulusan 2.75 n/a 19,39 40 0 50 0 60 0 5 Persentase kelulusan blok pilot n/a - 40-45 - 55 - project 6 SOP kegiatan n/a - Ada - Diterapkan - Diterapkan - perkuliahan/praktikum 7 SOP administrasi akademik n/a - Draft - Ada - Diterapkan - 8 SOP layanan laboratorium n/a - Ada - Diterapkan - Diterapkan - 9 Nilai kinerja Program Studi n/a - 500-550 - 700-10 Rataan nilai kinerja laboratorium n/a - 550-550 - 700-11 Renstra Fakultas Kedokteran (perubahan kurikulum konvensional menjadi kurikulum berbasis kompetensi Ada Ada Pembuatan renstra Dalam proses aistensi oleh pakar Diterapkan - diterapkan -
Bab V: Evaluasi Terhadap Desain dan Implementasi Aktivitas KOMENTAR TERKONSOLIDASI MONEVIN PHK Unit Penerima PHK : Fakultas Kedokteran Unimal (Program Studi Ilmu Kedokteran Umum) Jenis PHK Tema PHK Layanan Nama Reviewer Jenis Monevin : PHK-PKPD : Peningkatan Kompetensi Lulusan dan Peningkatan Mutu : 1. Khoidar Amirus, SKM 2. Dewi Kusumaningsih, S.Kep.,Ns : Tengah Tahun Tanggal : 11 Agustus 2011 Komentar Umum Secara keseluruhan pelaksanaan kegiatan program-1 telah dilaksanakan sesuai dengan jadwal namun pada kegiatan program-2 terdapat kegiatan yang belum dilaksanakan dan telah melampaui jadwal. Tetapi secara umum tim pelaksana PHK-PKPD di Fakultas Kedokteran Universitas Malahayati telah berupaya sebaik-baiknya untuk merancang program dan berupaya melaksanakannya. Peningkatan perlu dilakukan dalam perencanaan dan pembuatan target agar disesuaikan dengan SDM yang ada. Komitmen Pimpinan Institusi Pemahaman, dukungan dan keterlibatan pimpinan institusi dalam pelaksanaan PHK-PKPD cukup baik yang dibuktikan dengan tersedianya dana non commited yang digunakan dalam beberapa program, penyediaaan tempat pengelolaan PHK, penyediaan sarana dan prasarana pengelolaan PHK, selain itu jajaran rektor juga turut serta dalam beberapa kegiatan rapat Hapeq, namun belum ada komitmen yang tegas dalam mengatasi hambatan-hambatan yang dihadapi misalnya keterbatasan SDM dan kesibukan dosen FK dan belum ada mekanisme yang jelas untuk menyelesaikannya sehingga dapat menyebabkan kurang tercapainya dibeberapa indicator-indikator kegiatan dan kurang pemanfaatan anggaran secara maksimal serta belum maksimalnya pemantauan kegiatan oleh pimpinan.
Kemampuan Melaksanakan Program Implementasi kegiatan program-1 secara umum cukup baik karena sampai dengan saat ini dari 16`macam kegiatan, yang telah dilaksanakan 1 (6.25%) kegiatan dan yang sedang berjalan sebesar 1 (6,25%) kegiatan dan kegiatan tersebut sesuai dengan jadwal serta tim sudah berusaha membuat rancangan kegiatan dengan baik dan berkordinasi dengan Universitas Mitra untuk melaksanakan kegiatannya, namun belum memiliki mekanisme yang jelas dalam penyelesaikan hambatan sehingga menyebabkan penyerapan anggaran kegiatan belum maksimal. Adapun 14 (87,5 %) kegiatan yang belum berjalan sedang menunggu jadwal yang telah ditetapkan dan adanya revisi jadwal. Sedangkan Implementasi kegiatan program-2 kurang baik karena dari 4 macam kegiatan, yang telah dilaksanakan 1 (25%) kegiatan dan yang sedang berjalan 1 (25%) kegiatan dan sesuai dengan jadwal, namun terdapat 2 (50%) kegiatan telah melampaui jadwal belum dapat dilaksanakan dan belum ada mekanisme yang jelas dalam menyelesaikan hambatan tersebut serta penyerapan anggaran kegiatan belum maksimal. Dampak dan Keberlanjutan Program Dampak dari kegiatan program yang telah dan sedang dilaksanakan cukup baik karena dapat meningkatkan relevansi program peningkatan kompetensi lulusan dan program peningkatan layanan, namun ada beberapa indicator utama belum dapat diobservasi dengan jelas tingkat keberhasilanya dan belum ada mekanisme yang jelas dalam mengukur tingkat keberlanjutan program yang telah dan sedang dilaksanakan. Keberhasilan Indikator Target % (rate of success) Keberhasilan indikator target sudah cukup baik, hal tersebut tampak dari adanya renstra fakultas yang telah dibuat dan meningkatnya mutu skill lab setelah dilakukan kegiatan magang. Hal yang perlu diperbaiki dalam pencapaian indikator target adalah perlunya melihat kemampuan SDM sebelum membuat capaian target agar dapat tercapai sesuai dengan standar, sebagai contoh program hibah pengajaran yang mentargetkan 9 kelompok mendaftar untuk mendapatkan 3 pemenang, hanya ada 1 kelompok yang mendaftar pada akhir jadwal yang ditetapkan dikarenakan kesibukan dosen FK Unimal.
Capaian Kemajuan Fisik % = 20 % (Target pencapaian untuk tengah tahun 50%) Pencapaian program dalam kegiatan PIC 1 yang telah dilaksanakan berjalan sebanyak 12,5% (2/16 x 100% = 12,5%). Sedangkan kegiatan PIC 2 tercapai 50% dari 4 prorgam (2/4 x 100% = 50%). Sehingga pencapaian seluruhnya 20 % (4/20 x 100% = 20%). Rekomendasi 1. Pimpinan Unimal : Mohon untuk lebih maksimal dalam memberikan dukungan dan keterlibatan secara langsung, tetap terus berkomitmen dalam semua kegiatan dan dapat memberikan kebijakan yang jelas dalam mengatasi hambatan-hambatan yang dihadapi, mengingat sebagian besar kegiatan belum dilaksanakan maka perlu dibuat perencanaan yang matang, khususnya dalam hal waktu dan SDM. 2. Tim PHK & PIC : Mohon untuk tetap selalu berkoordinasi antar penanggung jawab kegiatan dan dapat melakukan sharing dengan program studi lain dalam rangka pencapaian target kegiatan serta meningkatkan koordinasi dengan Universitas Brawijaya sebagai mitra. Reviewer 1, Reviewer 2, Khoidar Amirus, SKM Dewi Kusumaningsih, S.Kep.,Ns
PENILAIAN MONEVIN PHK Unit Penerima PHK : Fakultas Kedokteran Unimal (Program Studi Ilmu Kedokteran Umum) Jenis PHK : PHK-PKPD Tema PHK : Peningkatan Kompetensi Lulusan dan Peningkatan Mutu Layanan Nama Reviewer : 1. Khoidar Amirus, SKM 2.Dewi Kusumaningsih, S.Kep.,Ns Jenis Monevin : Tengah Tahun Tanggal : 11 Agustus 2011 NO KRITERIA SKOR BOBOT S x B 1 Kepemimpinan dan Komitmen Institusi 3 20 60 2 Kemampuan Melaksanakan Program 3 20 60 3 Dampak dan Keberlanjutan Program 3 30 90 4 Keberhasilan Indikator Target (rate of 3 20 60 success) 5 Kemajuan Fisik Kegiatan 50% / 100% 3 10 30 TOTAL 100 300
Keterangan : Skor yang diberikan untuk setiap criteria 1 = sangat buruk (very poor) 2 = buruk (poor) 3 = cukup (fair) 4 = baik (good) 5 = sangat baik (very good) Reviewer 1, Reviewer 2, Khoidar Amirus, SKM Dewi Kusumaningsih, S.Kep.,Ns