BAB 3 OBJEK PENELITIAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan 3.1.1 Pendirian dan Informasi Umum PT. Putra Maya Abadi merupakan perusahaan keluarga yang bergerak di bidang jasa reparasi sepatu, reparasi tas, dan duplikasi kunci, juga menyediakan jasa perawatan sepatu bagi para pelanggan. Didirikan pada tahun 1989 oleh Bapak Surya Gumulya, perusahaan yang menggunakan nama Stop N Go untuk nama cabang/outlet. Saat ini Stop N Go memiliki lebih dari 30 cabang/outlet yang tersebar di Jakarta, Bogor, Bandung, dan Surabaya. Stop N Go senantiasa membangun dan mengembangkan merek jasa yang kuat dan berkualitas tinggi. Melalui komitmen untuk selalu memberikan layanan yang sempurna kepada semua pelanggan, Stop N Go terus meningkatkan kinerja dan mutu layanan untuk menanggapi perubahan-perubahan dalam kebutuhan pelanggan. Dengan penanaman modal di bidang pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia, Stop N Go memastikan bahwa anggota tim Stop N Go selalu fasih menggunakan teknologi mutakhir dalam melayani semua pelanggan. 3.1.2 Bidang Usaha PT. Putra Maya Abadi merupakan perusahaan keluarga yang bergerak di bidang jasa reparasi sepatu, reparasi tas, dan duplikasi kunci, juga menyediakan jasa perawatan sepatu bagi para pelanggan. 3.1.3 Produk-produk Stop N Go menyediakan jasa-jasa berkualitas tinggi dalam perlindungan dan 27
perawatan sepatu dan tas, dan duplikasi kunci. a. Perawatan Sepatu Stop N Go Menyediakan berbagai macam produk perawatan sepatu. Produkproduk yang disediakan tentunya produk yang didesain untuk membuat sepatu lebih awet dan terlihat bersih. b. Reparasi Sepatu Stop N Go akan memperbaiki sepatu dalam waktu singkat. Jika kerusakan sepatu cukup rumit, pelanggan akan diminta memberi tenggat waktu, dan sepatu akan kembali dapat digunakan. Bila kerusakannya minimal, maka Stop N Go dapat mengerjakannya dalam hitungan jam. Terdapat beberapa jenis perbaikan sepatu, diantaranya top piece, full sole, half sole, dan stretching. Strecthing adalah pelebaran sepatu baru agar lebih nyaman dipakai, dikarenakan sepatu baru cenderung berelastisitas rendah dan seringkali menyebabkan kelecetan pada kaki. c. Duplikat Kunci Stop N Go memiliki layanan pengadaan semua jenis kunci. Duplikat kunci Stop N Go memiliki beberapa jenis model kunci yang dapat disesuaikan dengan selera konsumen. d. Reparasi Tas Bukan hanya memerbaiki sepatu pria, wanita, dan anak-anak, Stop N Go dapat pula memperbaiki kerusakan berbagai model tas, baik sekedar putusnya jahitan pada tas atau kerusakan pada restleting tas ransel. Reparasi Tas Stop N Go menggunakan bahan-bahan berkualitas tinggi, sehingga sangat memungkinan untuk memperbaiki tas dengan hasil yang memuaskan. 28
3.1.4 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Putra Maya Abadi DIREKTUR UTAMA ASISTEN DIREKTUR ACCOUNTING AND FINANCE GUDANG PERSONALIA KASIR KEPALA GUDANG KEPALA WILAYAH KEPALA WILAYAH KEPALA WILAYAH STOK STAF GUDANG KEPALA COUNTER KEPALA COUNTER KEPALA COUNTER DATA ENTRY PEGAWAI COUNTER AKUNTANSI KOLEKTOR KEUANGAN PEMBELIAN Sumber : Bagian Personalia PT. Putra Maya Abadi 3.1.5 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Uraian tugas dan fungsi jabatan menurut struktur organisasi PT. Putra Maya Abadi adalah sebagai berikut : a. Direktur Utama Tugas dan fungsi jabatan : - Mengkoordinasikan seluruh kegiatan operasional perusahaan. - Mengendalikan pengawasan terhadap pengelolaan perusahaan. 29
- Mengendalikan kegiatan pengelolaan sumber daya manusia. - Mengendalikan kegiatan pengelolaan anggaran yang mencakup kenaikan gaji, pemberian tunjangan, pemesanan barang ke supplier, pembayaran gaji kepada pegawai. - Membuat keputusan dan menyelesaikan masalah-masalah yang ada di counter Stop N Go, biasanya mengenai ketidakpuasan pelanggan/customer terhadap hasil reparasi. b. Asisten Direktur Tugas dan fungsi jabatan : - Membantu membuat keputusan dengan direktur dan staf. - Membuat laporan atas stok barang. - Meembuat surat penawaran pemesanan barang. c. Personalia Tugas dan fungsi jabatan : - Memproses absensi pegawai. - Mengendalikan pengawasan terhadap para pegawai dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama. - Melakukan kualifikasi penerimaan pegawai baru. - Membuat laporan ke Direktur, diantaranya mengenai uang makan pegawai, dan uang lembur kerja pegawai. - Menangani masalah-masalah pegawai counter, seperti masalah kedisiplinan kerja dan terkait tata tertib pegawai. - Menyiapkan laporan berkaitan dengan komponen gaji, seperti kenaikan gaji pegawai, pemotongan gaji karena sanksi, pemotongan gaji karena tabungan 30
pegawai. d. Kolektor Tugas dan tanggung jawab : - Mengambil dokumen yang ada di counter, seperti formulir absensi. e. Kepala Wilayah Tugas dan fungsi jabatan : - Mengawasi wilayah counter yang rata-rata jumlah counter untuk satu orang kepala wilayah adalah 7 (tujuh) counter. - Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh counter yang dipegangnya. - Memecahkan masalah yang terjadi di seluruh counter yang dipegangnya. - Melakukan pemantauan terhadap kinerja pegawai, kebersihan counter, dan mengecek kondisi mesin serta fasilitas kerja lainnya yang ada di counter. f. Kepala Counter Tugas dan fungsi jabatan : - Memantau kegiatan pegawai yang ada di counter. - Memecahkan masalah yang ada di counter. - Bertanggung jawab penuh terhadap pegawai dan counter. - Membuat pembukuan untuk persediaan barang. - Ikut serta dalam melakukan pekerjaan reparasi bersama pegawai. g. Pegawai Counter Tugas dan fungsi jabatan : - Memberikan pelayanan yang baik kepada konsumen. 31
- Membuat pembukuan dan pencatatan penjualan harian. - Menghitung stok barang yang ada di counter. - Membuat laporan penjualan dan setoran kas yang ada di counter. - Melakukan pekerjaan reparasi. h. Akuntansi Tugas dan Fungsi Jabatan : - Membuat laporan keuangan dan laporan penjualan. - Membuat jurnal. - Membuat perhitungan pajak sewa PPh 4 ayat 2. - Melakukan pengecekan buku besar percabang. - Menyusun HPP untuk persediaan barang luar negeri. i. Keuangan Tugas dan Fungsi Jabatan : - Mengevaluasi dan melakukan perhitungan rekonsiliasi bank. - Support data untuk transaksi kas. - Mengevaluasi perhitungan yang berhubungan dengan pembayaran uang makan dan uang lembur j. Kasir Tugas dan fungsi jabatan : - Mengatur keluar dan masuk uang kas, baik cash on hand maupun cash on bank. - Melakukan pencatatan mengenai kas masuk dan kas keluar. - Melakukan pencairan dana. 32
3.2 Prosedur Penggajian Dan Kepegawaian PT. Putra Maya Abadi 3.2.1 Prosedur Penerimaan Calon Pegawai Baru Proses ini diawali dari calon pegawai datang ke kantor pusat dengan membawa surat lamaran kerja, daftar riwayat hidup, dan pas foto. Kemudian calon pegawai menemui bagian personalia untuk menyerahkan dokumen-dokumen tersebut, jika dinyatakan sesuai, kemudian melakukan wawancara pekerjaan oleh Direktur Utama. Jika calon pegawai memenuhi kualifikasi pekerjaan yang dibutuhkan, maka tahap selanjutnya bagi calon pegawai yaitu melakukan tes kesehatan. Tes kesehatan yang diberlakukan oleh perusahaan adalah dengan cara tes rontgen, selanjutnya calon pegawai menyerahkan hasil rontgen ke bagian personalia. Bagian personalia kemudian menyerahkan hasil rontgen tersebut kepada Direktur Utama. Selanjutnya Direktur Utama menentukan apakah calon pegawai tersebut layak untuk menjadi pegawai perusahaan atau tidak, dalam hal ini bagian personalia juga memberikan rekomendasi dari hasil wawancara. Tidak ada surat kontrak kerja yang dibuat oleh pihak perusahaan kepada calon pagawai yang diterima bekerja, baik setelah ditentukan menjadi pegawai training atau yang telah diangkat menjadi pegawai tetap perusahaan. 3.2.2 Prosedur Training Untuk Pegawai Baru Setiap pegawai baru yang telah diterima kemudian melakukan training selama 1 (satu) tahun.training tersebut dibagi dalam dua tahap, yaitu selama tiga bulan pertama yang diberikan tugas untuk membuat pembukuan, mencatat penjualan, serta bagaimana cara melayani pelanggan dengan baik dan benar dan pegawai baru tersebut juga belajar untuk melakukan reparasi kecil. 33
Jika dalam proses training tersebut pegawai yang bersangkutan dinyatakan terampil dalam setiap pekerjaan yang dilakukannya, maka pegawai tersebut lewat keputusan direksi dapat melanjutkan training tahap kedua yaitu selama sembilan bulan. Dalam tahap kedua ini pegawai baru diharuskan agar lebih terampil dalam pekerjaannya, baik dalam hal mengelola dokumen ataupun melakukan reparasi yang lebih besar daripada saat training tahap pertama. Jika dalam training tahap kedua ini pegawai baru dapat bekerja dengan baik, maka direksi dapat menentukan dan memberikan keputusan agar pegawai training tersebut dapat dijadikan pegawai tetap. Sebelum menjadi pegawai tetap perusahaan, perusahaan membuat kebijakan bahwa pegawai training hanya mendapat uang makan yang diberikan seminggu sekali dan untuk training tahap kedua, perusahaan memberikan tambahan uang lembur untuk pegawai training yang melakukan lembur kerja. Untuk menjadi pegawai tetap perusahaan, pegawai training harus memiliki kualitas dan kinerja yang baik selama masa percobaan.setelah menjadi pegawai tetap barulah pegawai tersebut mendapat gaji pokok. 3.2.3 Prosedur Pencatatan Waktu Absensi Proses ini dimulai dari para pegawai masuk kerja dan mengisi daftar absensi yang telah dibuat oleh kantor pusat. Daftar absensi tersebut berisi nama pegawai, jam masuk, jam keluar, paraf pegawai, dan keterangan. Di counter Stop N Go terdapat tiga shift kerja, yaitu : a. Shift 1 : jam 09.00 17.00 b. Shift 2 : jam 14.00 22.00 c. Middle : jam 12.00 22.00 34
Pengawasan dilakukan oleh kepala counter saat pengisian absensi. Jika pegawai tersebut sedang libur maka yang mengisi daftar absensi adalah pegawai lainnya yang saat itu masuk kerja atau biasanya dilakukan oleh kepala counter. Begitu juga jika pegawai yang bersangkutan melakukan lembur kerja, maka dalam daftar absensi ditulis lembur oleh pegawai tersebut. 3.2.4 Prosedur perhitungan Waktu Kerja, Uang Makan, dan Uang Lembur Kolektor akan memberikan daftar absensi yang telah diisi oleh pegawai counter kepada bagian personalia, kemudian bagian personalia membuat rekapan jam kerja pegawai sesuai dengan jumlah kehadiran yang tertulis pada daftar absensi, setelah itu bagian personalia membuat laporan pembayaran uang makan dan uang lembur. Laporan pembayaran tersebut kemudian diserahkan ke bagian keuangan beserta daftar absensi untuk diperiksa ulang. Laporan yang sudah diperiksa ulang kemudian diserahkan ke bagian kasir untuk dilakukan pembayaran uang makan dan uang lembur kepada pegawai. Waktu kerja yang ditetapkan oleh perusahaan adalah selama delapan jam kerja, lebih dari itu maka dihitung lembur. 3.2.5 Pencairan Dana Pencairan dana dilakukan oleh bagian kasir kantor pusat, biasanya pencairan dana dilakukan jika jumlah cash on hand tidak mencukupi untuk membayar uang makan dan uang lembur. Sebelumnya bagian kasir mengecek jumlah cash on hand apakah cukup untuk membayar uang makan dan uang lembur. Jika jumlah uang tidak mencukupi, maka kemudian kasir menulis nominal uang yang akan dicairkan pada lembar cek yang kemudian meminta tanda tangan kepada Direktur Utama dengan melampirkan daftar uang makan dan uang lembur yang harus dibayarkan. Jumlah 35
nominal yang tertera dalam cek tersebut yaitu total uang yang kurang ditambah dengan uang untuk mengisi cash on hand yang habis untuk membayar uang makan dan uang lembur pegawai. Setelah melakukan pencairan dana, kemudian kasir membuat bukti kas keluar. 3.2.6 Prosedur Pembayaran Uang Makan Dan Uang Lembur Pegawai Prosedur pembayaran uang makan dan uang lembur dilakukan setiap hari jumat dan uang makan serta uang lembur diambil sendiri oleh pegawai ke kantor pusat. Pegawai yang dimaksud adalah salah satu perwakilan di salah satu counter. Pegawai datang ke kantor pusat setelah itu langsung menemui bagian kasir. Oleh bagian kasir kemudian dilakukan pengecekan nama pegawai dan jumlah uang makan dan uang lembur yang akan dibayarkan. Setelah dilakukan perhitungan jumlah uang, kemudian pegawai diminta menandatangani laporan yang dibuat oleh bagian kasir yang isinya nama pegawai, jumlah uang makan, jumlah uang lembur, dan paraf. 3.2.7 Prosedur Pembayaran Gaji Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh Direktur Utama perusahaan.sebelum melakukan pembayaran gaji, terlebih dahulu bagian personalia membuat laporan rekomendasi yang isinya data kenaikan gaji pegawai, pemotongan gaji karena adanya sanksi dan tabungan pegawai. Direktur Utama perusahaan menerima laporan rekomendasi dari bagian personalia, kemudian Direktur Utama menghitung besarnya gaji yang akan diterima setiap pegawai tetap perusahaan dan membuat daftar transfer untuk gaji, setelah itu dilakukan pengecekan terhadap saldo kas yang ada di bank, lalu dilakukan transfer gaji melalui bank dengan menggunakan fasilitas e-banking. Semua gaji untuk 36
pegawai tetap ditransfer ke rekening masing-masing pegawai tetap melalui Bank BCA. Pembayaran gaji seluruh pegawai tetap bersifat bersih. Setelah pembayaran gaji selesai kemudian Direktur Utama perusahaan membuat laporan jumlah gaji yang telah dibayarkan kepada pegawai.laporan yang dibuat kemudian diberikan ke bagian akuntansi beserta bukti kas keluar yang sudah ditanda tangani oleh Direktur Utama atau asisten direktur dan kasir sebagai bukti adanya transaksi pengeluaran uang kas. Akan tetapi isi laporan yang diberikan hanya total gaji, jumlah tunjangan jabatan, uang cuti (jika ada), dan total gaji perbulan. Total gaji yang dilampirkan pada laporan hanya mencakup gaji per counter, bukan jumlah masing-masing nama pegawai. Sehingga hanya Direktur Utama perusahaan yang mengetahui besarnya gaji masing-masing pegawai. Setelah menerima laporan total gaji, selanjutnya bagian akuntansi membuat jurnal dan pembukuan dengan menginput data kedalam komputer. 3.2.8 Prosedur Penyelesaian Masalah Pegawai dan Pemberian Sanksi Prosedur penyelesaian masalah yang ada di counter yaitu pertama, masalah yang ada diselesaikan antara pegawai counter, kepala counter, dan kepala wilayah yang bersangkutan. Kedua, jika masalah yang ada tidak bisa diselesaikan juga, barulah dilaporkan ke bagian personalia yang nantinya meminta Direktur Utama dalam pengambilan keputusan untuk menyelesaikan masalah dan menentukan solusi terbaik untuk masalah tersebut. Biasanya dilakukan rapat antara Direktur Utama, asisten direktur, bagian personalia, pegawai counter, kepala counter, dan kepala wilayah yang bersangkutan. Prosedur pemberian sanksi biasanya dilakukan untuk pegawai yang melanggar peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Sanksi yang diberikan 37
dapat berupa pemotongan gaji, pembebasan kerja sementara, hingga pemutusan hubungan kerja. Pemberian sanksi tersebut disesuaikan dengan pelanggaran yang dilakukan oleh pegawai tersebut. Bagi pegawai yang mengundurkan diri diwajibkan memberikan surat pengunduran diri sebulan sebelumnya. Hal ini dikarenakan untuk bahan pertimbangan perusahaan jika pegawai tersebut termasuk pegawai yang memiliki performa dan keahlian yang baik serta pengabdian kepada perusahaan sudah cukup lama. Jika pegawai tersebut memang benar-benar mengundurkan diri, maka bagian personalia tidak membuat surat tertentu, dan nama pegawai yang bersangkutan hanya dicoret atau dihapus dari daftar pegawai perusahaan. Lain halnya jika pegawai tertentu dikeluarkan karena adanya masalah.biasanya untuk pegawai tertentu perusahaan masih memberikan uang pesangon, diilihat dari jabatan dan kesalahan yang dibuat, selebihnya dikeluarkan secara tidak hormat. 38
3.3 Flowchart Siklus Penggajian dan Kepegawaian Flowchart 3.2 Prosedur Pembayaran Gaji Pegawai 39
Sumber : Bagian Personalia PT. Putra Maya Abadi Keterangan Flowchart : Pada prosedur ini terdapat beberapa dokumen yang digunakan, antara lain : 1. LR : Laporan Rekomendasi Laporan ini berisi data kenaikan gaji pegawai, pemotongan gaji, tabungan pegawai, dan semua hal yang berhubungan dengan pegawai baru ataupun pegawai yang keluar. Semua pencatatan tersebut dibuat bagian personalia yang setiap bulan diberikan kepada Direktur Utama. 2. DT : Daftar Transfer Daftar Transfer ini dibuat oleh Direktur Utama, isinya jumlah gaji setiap pegawai yang akan ditransfer. 3. LPG : Laporan Pembayaran Gaji Laporan Pembayaran Gaji ini diberikan oleh Direktur Utama kepada bagian akuntansi untuk dilakukan pembukuan dan jurnal. Laporan ini berisi seluruh jumlah gaji pegawai per counter, jadi bukan jumlah gaji per pegawai. Isi laporan ini adalah total gaji, jumlah tunjangan jabatan, uang cuti (jika ada), dan total gaji perbulan. 4. BKK : Bukti Kas Keluar Dokumen ini berisi Nomor, Outlet, Tanggal, Cheque, Dibayar Kepada, Sejumlah, Keterangan, Jumlah, Disetujui, Kasir. Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi sebagai bukti adanya transaksi pengeluaran kas kepada pegawai counter, dan dokumen diarsip oleh bagian kasir bersama dengan Laporan Pembayaran Gaji. 40