BAB IV HASIL PRAKTEK KERJADAN ANALISIS

BAB IV HASIL PRAKTEK KERJADAN ANALISIS 4.1 Analisis Sampai saat ini, pencatatan penjualan dan persediaan di PT. Platinum Crop International masih dilakukan secara manual menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Model pencatatan seperti yang diterapkan pada perusahaan ini sangat tidak efektif dan efisien, serta rawan terjadinya kecurangan. Untuk sekali saja proses penjualan, staf yang bertanggung jawab untuk mencatat proses tersebut harus mengupdate setidaknya 5 filemicrosoft Excel antara lain file penjualan, file persediaan barang dagangan, file surat jalan, file piutang per jatuh tempo dan file pembayaran apabila pembayaran dilakukan secara cash. Tentu hal tersebut sangatlah memakan waktu dan tenaga. 4.1.1 Prosedur Penjualan di 1. Bagian Administrasi menerima pesanan dari marketing melalui email perusahaan 2. Berdasarkan pesanan yang diterima, bagian administrasi memeriksa persediaan barang dagangan di file persediaan barang dagangan. 3. Jika barang tersedia, maka bagian administrasi akan meminta bagian gudang dan pengemasan untuk menyiapkan dan mengemas barang yang dipesan. 15

16 4. Berdasarkan data barang yang siap dikirim, bagian administrasi menyiapkan nota penjualan 4 rangkap. Rangkap pertama disimpan sementara dan akan diberikan kepada pelanggan saat nota tersebut dilunasi. Rangkap kedua dikirim kepada pelanggan bersama dengan barang yang dipesan. Rangkap ketiga diarsip oleh marketing. Dan rangkap keempat dsimpan oleh bagian akuntansi. 5. Berdasarkan nota yang dibuat, bagian akuntansi mencatat penjualan di file laporan penjualan dan mengupdate data persediaan barang dagangan. 4.2 Kebutuhan Aplikasi sistem informasi penjualan dan persediaan yang dibahas dalam laporan ini adalah aplikasi berbasis Web PHP (Hypertext Preprocessor). Untuk merancang dan membangun aplikasi tersebut diperlukan beberapa komponen software antara lain : 4.2.1 Web Browser Web browser digunakan untuk menjalankan aplikasi. Web browser yang dapat digunakan untuk menjalankan aplikasi tersebut antara lain : Mozilla, Google Chrome, Internet explore, Opera dan sebagainya. 4.2.2 MySQL Mysql merupakan program database yang digunakan sebagai penyimpan data untuk kepentingan apliakasi. Mysql bersifat opensource atau dapat digunakan oleh siapapun secara bebas.

17 4.2.3 PHP PHP merupakan sebuah bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat web yang dinamis 4.3 Jadwal Berikut adalah jadwal perancangan aplikasi Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan selama melakukan kerja praktek mulai tanggal 4 Januari 2016 30 Maret 2016 : Tabel 2 : Jadwal Perancangan Aplikasi Waktu Perencanaan Uraian Perencanaan Minggu 1 - Mengidentifikasi masalah - Gambaran masalah Minggu 2 - Merancang desain database dan desain form yang akan digunakan dalam aplikasi Minggu 3 - Pembuatan halaman input data benih curah dan benih pack Minggu 4 - Pembuatan halaman input data pelanggan dan marketing Minggu 5 - Pembuatan proses transaksi penjualan, transaksi retur dan pembayaran Minggu 6 - Pembuatan halaman rekap penjualan, pembayaran dan retur Minggu 7 - Pembuatan fungsi pencarian dan pencetakan Minggu 8 - Pembuatan fungsi login dan batasan sesuai level login nya Minggu 9 - Pengujian dan pembuatan Laporan Tugas Akhir Minggu 10 - Laporan Tugas Akhir Minggu 11 - Laporan Tugas Akhir Minggu 12 - Laporan Tugas Akhir

18 4.4 Perancangan 4.4.1 Konteks Diagram Data Penjualan Data Retur Penjualan Laporan Penjualan Laporan Retur Penjualan Laporan Pembayaran Laporan Pelanggan Laporan Marketing Laporan Stok Barang PIMPINAN PEGAWAI Data Pembayaran Data Pelanggan Data Marketing SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN Nota Penjualan PELANGGAN Data Stok Barang Gambar 1 : Context Diagram 4.4.2 Data Flow Diagram PELANGGAN Nota Penjualan Laporan Penjualan Laporan Pelanggan Laporan Marketing PIMPINAN Data Penjualan Data Penjualan PENJUALAN PEGAWAI Data Pelanggan Data Marketing Pengolahan Data Penjualan Data Pelanggan Data Marketing PELANGGAN MARKETING Laporan Pembayaran Data Pembayaran Pengolahan Data Penjualan Data Pembayaran PEMBAYARAN Laporan Stok Barang Data Stok Barang Pengolahan Data Stok Barang Data Stok Barang BARANG Laporan Retur Penjualan Data Retur Penjualan Pengolahan Data Retur Penjualan Data Retur Penjualan RETUR Gambar 2 : Data Flow Diagram

19 4.4.3 Entity Relationship Diagram userid username level password kodecurah namacurah notransaksi tanggal kodecurah kodepelanggan nonota nobayar jumlah pembayaran mencatat user mendata curah Berisi data transaksicurah tanggalbayar kodepack volume kodetrans mendata mencatat noretur kodepack kodecurah nonota tanggal tanggal retur transaksi kodeuser namapack pack nonota kodepelanggan jatuhtempo mempunyai crop volumepack mempunyai noretur Berisi data jumlah kodepack nonota detailretur tanggal detailtransaksi harga jumlah notrans kodepack diskon harga nonota transaksi_pack kodepack Berisikan data Berisikan data keterangan noretur jumlah kodetrans kodemarketing namamarketing marketing wilayah kodepelanggan namapelanggan pelanggan alamatpelanggan kodemarketing nomortelepon 4.4.4 Model Relational Gambar 3 : Entity Relationship Diagram User curah transaksicurah #userid +username +password +level pelanggan #kodepelanggan +namapelanggan +alamatpelanggan +kodemarketing +nomortelepon marketing #kodemarketing +namamarketing +wilayah pembayaran #nobayar +nonota +kodepelanggan +jumlah +tanggalbayar transaksi #nonota +tanggal +kodeuser +kodepelanggan +jatuhtempo detailtransaksi +nonota +kodepack +jumlah +harga +diskon retur #noretur +tanggal +nonota #kodecurah +namacurah pack #kodepack +namapack +crop +kodecurah +volumepack detailretur +noretur +kodepack +jumlah +harga +keterangan #notransaksi +kodecurah +tanggal +kodepack +volume +kodetrans transaksipack #notrans +nonota +noretur +tanggal +kodepack +jumlah +kodetrans Gambar 4 : Model Relational

20 4.4.5 Rancangan Database Database yang digunakan untuk perancangan aplikasi ini bernama pci yang mempunyai beberapa tabel danfieldsebagai berikut : 1. Tabel User Tabel 3 : Tabel User Nama Type Data Size Null Default Key Userid varchar 10 No Primary Key Username varchar 30 No - Password varchar 30 No - Level varchar 10 No - 2. Tabel Pelanggan Tabel 4 : Tabel Pelanggan Nama Type Data Size Null Default Key Kodepelanggan varchar 10 No Primary Key Namapelanggan varchar 30 No - Alamatpelanggan varchar 30 No - Kodemarketing varchar 10 No - Nomortelepon varchar 20 No - 3. Tabel Marketing Tabel 5 : Tabel Marketing Nama Type Data Size Null Default Key Kodemarketing varchar 10 No Primary Key Namamarketing varchar 30 No - alamatmarketing varchar 30 No - 4. Tabel Curah Tabel 6 : Tabel Curah Nama Type Data Size Null Default Key Kodecurah varchar 10 No Primary Key Namacurah varchar 20 No -

21 5. Tabel Transaksicurah Tabel 7 : Tabel Transaksicurah Nama Type Data Size Null Default Key Notransaksi Int 11 No Primary Key Tanggal date No - Kodecurah varchar 10 No - Kodepack varchar 10 No - Volume Int 11 No - kodetrans varchar 10 No - 6. Tabel Pack Tabel 8 : Tabel Pack Nama Type Data Size Null Default Key Kodepack varchar 10 No Primary Key Namapack varchar 20 No - Crop varchar 20 No - Kodecurah varchar 10 No - voumepack int 11 No - 7. Tabel Transaksipack Tabel 9 : Tabel Transaksipack Nama Type Data Size Null Default Key Notrans Int 11 No Primary Key Nonota varchar 20 No Index Noretur varchar 20 No Index Tanggal date No - kodepack varchar 10 No Index Jumlah Int 11 No - Kodetrans varchar 10

22 8. Tabel Transaksi Tabel 10 : Tabel Transaksi Nama Type Data Size Null Default Key Nonota varchar 20 No Primary Key Tanggal date No Kodeuser varchar 10 No Kodepelanggan varchar 10 No - Jatuhtempo date No 9. Tabel Detailtransaksi Tabel 11 : Tabel Detailtransaksi Nama Type Data Size Null Default Key nonota varchar 20 No index kodepack varchar 10 No jumlah Int 11 No harga Int 11 No - diskon Int 11 No 10. Tabel Retur Tabel 12 : Tabel Retur Nama Type Data Size Null Default Key Noretur varchar 20 No Primary Key Tanggal date No Nonota varchar 20 No 11. Tabel Detailretur Tabel 13 : Tabel Detailretur Nama Type Data Size Null Default Key Noretur Varchar 20 No index Kodepack Varchar 20 No Jumlah Int 11 No Harga Int 11 No - Keterangan Varchar 20 No

23 12. Tabel Pembayaran Tabel 14 : Tabel Pembayaran Nama Type Data Size Null Default Key Nobayar Int 11 No Primary key Nonota Varchar 20 No kodepelanggan Varchar 10 No Jumlah Int 11 No - tanggalbayar Date No 4.4.6 Rancangan Desain Tampilan 1. Halaman Login Halaman login berfungsisebagai gerbang untuk masuk ke dalam aplikasi. Hanya user yang telah memiliki user id yang dapat mengakses aplikasi tersebut. FORM LOGIN Userid : Password : Masuk Gambar 5 : Rancangan Halaman Login 2. Halaman Home Halaman Home berisi penjelasan mengenai fungsi dari menumenu yang terdapat pada aplikasi.

24 HOME USER CURAH PACK MARKETING PELANGGAN TRANSAKSI LAPORAN LOGOUT DATA USER DATA CURAH DATA PACK DATA MARKETING DATA PELANGGAN PENJUALAN LAPORAN PENJUALAN TAMBAH USER TAMBAH CURAH TAMBAH PACK TAMBAH MERKETING TAMBBAH PELANGGAN SAMPLE LAPORAN RETUR REPACKING LAPORAN SAMPLE SELAMAT DATANG DI APLIKASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PT. PLATINUM CROP INTERNATIONAL Gambar 6 : Rancangan Halaman Home 3. Menu User Di dalam menu curah terdapat dua halaman yaitu : a. Halaman Data User Halaman Data User berisi daftar pegawai yang memiliki hak akses untuk menggunakan aplikasi. DAFTAR USER User ID Username Level Password Aksi Hapus Edit Hapus Edit Hapus Edit Gambar 7: Rancangan Halaman Data User b. Halaman Tambah User Halaman Tambah User digunakan untuk menginputkan user baru yang berhak menggunakan aplikasi.

25 INPUT DATA USER User ID : User Name : Password : Level : Simpan Reset Gambar 8 : Rancangan Halaman Tambah User 4. Menu Curah Di dalam menu curah terdapat dua halaman yaitu : a. Halaman Data Curah Halaman data curah berisi daftar benih curah yang tersedia di gudang. Informasi yang disediakan yaitu Kode Benih, Nama Benih dan jumlah (gram) yang masih tersedia. DAFTAR BENIH CURAH Kode Nama Barang Stok (gram) Gambar 9 : Rancangan Halaman Data Curah

26 b. Halaman Tambah Curah Halaman Tambah Curah berfungsi untuk menginputkan data benih curah yang baru diterima dari supplier. TAMBAH CURAH Tanggal : Kode Curah : Nama : Jumlah : SIMPAN Gambar 10 : Rancangan Halaman Tambah Curah 5. Menu Pack Di dalam menu pack terdapat 3 halaman yaitu : a. Halaman Data Pack Halaman data pack berisi daftar benih yang sudah dikemas serta diberi brand Platinum Seed dan siap dijual kepada pelanggan. Pada halaman ini terdapat tombol detail pada setiap baris data. DAFTAR BENIH PACK Kode Brand Volume Jumlah Aksi Detail Detail Detail Gambar 11 : Rancangan Halaman Data Pack

27 b. Halaman Detail Packing Halaman Detail Packing berisi detail keluar masuknya barang dagangan sesuai dengan kode barangnya. FORM DETAIL PACK Tanggal Kode Pack Nama Pack Volume Jumlah Keterangan Total Stock Gambar 12 : Rancangan Halaman Detail Packing c. Halaman Tambah Pack Halaman tambah pack berfungsi untuk menginputkan data benih yang telah atau baru dikemas. Saat data benih pack berhasil disimpan, maka secara otomatis jumlah benih yang ada pada data curah akan berkurang sesuai dengan benih yang di packing. TAMBAH PACK Tanggal : Kode Pack : Brand : Crop : Kode Curah : Volume : Jumlah : SIMPAN Gambar 13 : Rancangan Halaman Tambah Pack

28 d. Halaman Repacking Halaman ini berfungsi untuk menginputkan data saat terjadi pengemasan ulang produk yang telah di packing. FORM REPACKING Kode Pack Baru : Brand : Crop : Kode Pack Lama : Volume : Jumlah : Simpan Reset Gambar 14 : Rancangan Halaman Repacing 6. Menu Marketing Didalam menu marketing terdapat 2 halaman antara lain : a. Halaman Data Marketing Halaman daftar marketing berisi data dari sales marketing yang bertugas untuk mempromosikan dan menjual barang kepada pelanggan. DAFTAR MARKETING Kode Marketing Nama Marketing Wilayah Aksi Hapus Edit Hapus Edit Hapus Edit Gambar 15 : Rancangan Halaman Data Marketing

29 b. Halaman Tambah Marketing Halaman ini digunakan untuk mnginputkan data marketing yang bertugas untuk mempromosikan dan menjual barang kepada pelanggan. INPUT DATA MAREKETING Nama : Wilayah : Simpan Reset Gambar 16 : Rancangan Halaman Tambah Marketing 7. Menu Pelanggan Didalam menu pelanggan terdapat 2 halaman yaitu : a. Halaman Data Pelanggan Halaman data pelanggan berisi data pelanggan PT. Platinum Crop International. DAFTAR PELANGGAN Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat No Telepon Nama Marketing Aksi Hapus Edit Hapus Edit Hapus Edit Gambar 17 : Rancangan Halaman Data Pelanggan

30 b. Halaman Tambah Pelanggan Halaman ini digunakan untuk menginputkan data pelanggan baru dari INPUT DATA PELANGGAN Nama : Alamat : No.Telepon : Marketing : Simpan Reset Gambar 18 : Rancangan Halaman Tambah Pelanggan 8. Menu Transaksi Didalam menu transaksi terdapat 2 halaman yaitu : a. Halaman Transaksi Penjualan Halaman transaksi penjualan digunakan untuk menginputkan serta memproses transaksi penjualan

31 PROSES TRANSAKSI No. Nota : Tanggal : Pelanggan : Sales Person : Jatuh Tempo : Kode Pack Nama Pack Jumlah Harga Diskon Subtotal Action Hapus Tambah Simpan Gambar 19 : Rancangan Halaman Transaksi Penjualan b. Halaman Transaksi Sample Dalam prakteknya, sering memberikan sample produk kepada pelanggan sebagai sarana promosi. Halaman Transaksi sample berfungsi untuk menginputkan data terkait pemberian sample kepada pelanggan TRANSAKSI SAMPLE No. Nota : Tanggal : Pelanggan : Pilih Pelanggan Sales Person : Kode Pack Nama Pack Jumlah Action Tambah Simpan Gambar 20 : Rancangan Halaman Transaksi Sample

32 9. Menu Laporan Di dalam menu laporan terdapat 3 halaman yaitu : a. Halaman Laporan Penjualan Halaman laporan penjualan berisi data-data terkait dengan transaksi penjualan, meliputi tanggal, nomor nota, nama pelanggan, nama marketing, total penjualan, diskon, jumlah terbayar, retur, dan jumlah piutang. Pada setiap baris data terdapat kolom aksi yang berisi : LAPORAN PENJUALAN Cari Pelanggan Cari E Tanggal Nota No. Nota Nama Pelanggan Nama Marketing Total Penjualan Jumlah Terbayar Jumlah Piutang Aksi Detail Penjualan Proses Retur Proses Bayar Detail Bayar Batalkan Transaksi Edit Transaksi Total Gambar 21 : Rancangan Halaman Laporan Penjualan Dalam setiap baris data pada halaman laporan penjualan terdapat menu aksi antara lain : Halaman Detail Penjualan Halaman detail penjualan berisi detail dari nota yang dipilih. Data yang ditampilkan antara lain tanggal jatuh tempo,nama barang yang terjual, jumlah barang terjual, harga satuan dan total penjualan.

33 FORM DETAIL PENJUALAN Tanggal : No. Nota : Jatuh Tempo : Salesperson : Pelanggan : Jumlah Produk Harga Diskon Subtotal Grand Total Gambar 22 : Rancangan Halaman Detail Penjualan Halaman Proses Bayar Halaman Proses Bayar berfungsi untuk menginputkan data pembayaran sesuai dengan nomor nota. INPUT PEMBAYARAN Total Piutang : Diskon : Retur : Terbayar : Sisa : No. Nota : Kode Pelanggan : Jumlah Bayar : Tanggal : Simpan Reset Gambar 23 : Rancangan Halaman Proses Bayar Halaman Detail Bayar Halaman detail bayar berisi detail dari pembayaran yang telah diinputkan sesuai dengan nomor nota. Data yang

34 ditampilkan antara lain tanggal bayar, nomor nota, nama pelanggan, jumlah pembayaran dan tanggal pembayaran. Dalam halaman ini juga terdapat tombol hapus untuk menghapus pembayaran, namun tombol ini hanya akan aktif jika user login dengan id manager atau admin. FORM DETAIL BAYAR Tanggal Nota Nomor Nota Nama Pelanggan Jumlah Bayar Tanggal Bayar Aksi Total Bayar Rp. Gambar 24 : Rancangan Halaman Detail Pembayaran Halaman Proses Retur Halaman Proses Retur berfungsi untuk menginputkan data retur penjualan sesuai dengan nomor nota penjualan. PROSES RETUR No. Retur : Tanggal Nota : No. Nota : Kode Pack Nama Pack Keterangan Jumlah Harga Subtotal Action Hapus Tambah Simpan Gambar 25 : Rancangan Halaman Proses Retur

35 Batalkan Transaksi Tombol batalkan transaksi berfungsi untukmembatalkan transaksi penjualan. Tombol tersebuthanya akan aktif saat user login dengan id manager atau admin. Edit Transaksi Saat tombol ini dipilih, maka akan masuk ke halaman edit penjualan. Halaman tersebut berfungsi untuk mengedit transaksi penjualan jika terjadi kesalahan. Tombol Edit transaksi hanya akan aktif saat user login dengan id manager atau admin. b. Halaman Laporan Retur Halaman laporan retur berisis data terkait proses retur barang yang telah dilakukan, antara lain tanggal retur, nomor retur, nomor nota, nama pelanggan, nama marketing, jumlah barang, harga barang, dan nilai total dari retur tersebut. Halaman ini dilengkapi dengan tombol hapus untuk membatalkan transaksi retur, dan tombol ini akan aktif jika user login dengan id manager atau admin.

36 LAPORAN RETUR Cari Pelanggan Cari Export ke Excel Tanggal No. Retur No. Nota Nama Pelanggan Marketing Nama Barang Jumlah Harga Total Total Gambar 26 : Rancangan Halaman Laporan Retur c. Halaman Laporan Sample Halaman ini berisi data yang berkaitan dengan transaksi sample yang telah diproses sebelumnya, antara lain tanggal, nomor nota, nama pelanggan, nama marketing, nama barang, dan jumlah barang. LAPORAN SAMPLE Cari Pelanggan Cari Export ke Excel Tanggal No. Nota Nama Pelanggan Marketing Item Jumlah Aksi Hapus Gambar 27 : Rancangan Halaman Laporan Sample

37 4.5 Implementasi Tampilan pada aplikasi PT. Platinum Crop Internationaldirancang dengan cukup sederhana dan mudah dipahami. Berikut adalah User Interface yang terdapat dalam aplikasi Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan : 1. Halaman Login Gambar 28 : Implementasi Halaman Login 2. Halaman Home Gambar 29 : Implementasi Halaman Home

38 3. Menu User Di dalam menu user terdapat dua halaman yaitu : a. Halaman Data User Gambar 30 : Implementasi Halaman Data User b. Halaman Tambah User Gambar 31 : Implementasi Halaman Tambah User

39 4. Menu Curah Di dalam menu curah terdapat dua halaman yaitu : a. Halaman Tambah Curah Gambar 32 : Implementasi Halaman Tambah Curah b. Halaman Data Curah Gambar 33 : Implementasi Halaman Data Curah

40 5. Menu Pack Di dalam menu pack terdapat 3 halaman yaitu : a. Halaman Data Pack Gambar 34 : Implementsi Halaman Data Pack b. Halaman tambah pack Gambar 35 : Implementasi Halaman Tambah Pack

41 c. Halaman Repacking Gambar 36 : Implementasi Halaman Repacking 6. Menu Marketing Didalam menu marketing terdapat 2 halaman antara lain : a. Halaman Data Marketing Gambar 37 : Implementasi Halaman Data Marketing

42 b. Halaman tambah marketing Gambar 38 : Implementasi Halaman Tambah Marketing 7. Menu Pelanggan Didalam menu pelanggan terdapat 2 halaman yaitu : a. Halaman data pelanggan Gambar 39 : Implementasi Halaman Data Pelanggan

43 b. Halaman tambah pelanggan Gambar 40 : Implementasi Halaman Tambah Pelanggan 8. Menu Transaksi Didalam menu transaksi terdapat 2 halaman yaitu : a. Halaman transaksi penjualan Gambar 41 : Implementasi Halaman Transaksi Penjualan

44 b. Halaman Transaksi sample Gambar 42 : Implementasi Halaman Transaksi Sample 9. Menu Laporan Di dalam menu laporan terdapat 3 halaman yaitu : a. Halaman Laporan Penjualan Gambar 43 : Implementasi Halaman Laporan Penjualan

45 Halaman Detail Penjuan Gambar 44 : Implementasi Halaman Detail Penjualan Halaman Proses Retur Gambar 45 : Implementasi Halaman Proses Retur Halaman proses bayar Gambar 46 : Implementasi Halaman Proses Bayar

46 Halaman detail bayar Gambar 47 : Implementasi Halaman Detail Bayar Batalkan Transaksi Tombol batalkan transaksi berfungsi untukmembatalkan transaksi penjualan. Tombol tersebuthanya akan aktif saat user login dengan id manager atau admin. Edit Transaksi Saat tombol ini dipilih, maka akan masuk ke halaman edit penjualan. Halaman tersebut berfungsi untuk mengedit transaksi penjualan jika terjadi kesalahan. Tombol Edit transaksi hanya akan aktif saat user login dengan id manager atau admin.

47 b. Halaman Laporan Retur. Gambar 48 : Implementasi Halaman Laporan Retur c. Halaman Laporan Sample Gambar 49 : Implementasi Halaman Laporan Sample