4 KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN S I S T E M KEBIJAKAN SISTEM Kebijakan untuk mengembangkan informasi dilakukan oleh manajemen. Partisipasi dan keterlibatan manajemen puncak masih diharapkan untuk keberhasilan yang akan dikembangkan. Pembentukan komite penasehat (advisory committee) atau komite pengarah (steering committee). Tugas-tugas dari komite tersebut adalah : 1. Mengkaji, menyetujui, atau membuta rekomendasi yang berhubungan dengan perencanaan, proyek-proyek pengadaan perangkat keras, perangkat lunak dan fasilitas-fasilitas lainnya. 2. Mengkoordinasi pelaksanaan proyek sesuai dengan rencananya. 3. Memonitor atau mengawasi kemajuan dari proyek 4. Menilai kinerja dari fungsi-fungsi yang telah dikembangkan. Analisis & Perancangan Sistem Informasi / SaRah / 4 Halaman 1 dari 8
5. Memberikan saran-saran dan petunjuk terhadap proyek yang sedang dikembangkan, terutama yang berhubungan dengan pencapaian sasaran, sasaran perusahaan dan juga terhadap kendala-kendala yang dihadapi. PERENCANAAN SISTEM Estimasi dari kebutuhan fisik, tenaga kerja, dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan. Perencanaan terdiri atas : 1. Perencanaan jangka pendek (short-range) Meliputi periode 1 samapai dengan 2 tahun 2. Perencanaan jangka panjang (long-range) Meliputi periode sampai dengan 5 tahun. Contoh struktur organisasi perusahaan : 1. Staff Perencanaan 2. Komite pengarah 3. Departemen pengmbangan dikepalai oleh manajer pengembangan Mempunyai tugas untuk mengembangkan yang telah dibuat oleh staff perencanaan. Bila departemen ini tidak ada, maka fungsinya dapat digantikan oleh konsultan pengembangan di luar perusahaan. Analisis & Perancangan Sistem Informasi / SaRah / 4 Halaman 2 dari 8
4. Departemen pengolahan data dikepalai oleh manajer pengolahan data Tugasnya adalah untuk mengoperasikan yang telah dikembangkan oleh departemen pengembangan. Bila departemen ini tidak ada, maka harus dibentuk atau dapat digabung dengan departemen akuntansi bila ruang lingkupnya hanya berkisar pada pengolahan data akuntansi saja. Staff perrencanaan Manajer inforemasi Komite pengarah Staff teknik Staff pengembangan personil Manajer pengembangan Manajer pengolahan data Programmer Pengawas analis Database administrator Penyiap data Operator komputer Pustakawan data Pengontrol data Manajer proyek Proyek A Manajer proyek Proyek B Pelayanan khusus Perawatan Analisis & Perancangan Sistem Informasi / SaRah / 4 Halaman 3 dari 8
PROSES PERENCANAAN SISTEM Proses dari perencanaan dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian : 1. Merencanakan proyek-proyek yang dilakukan oleh staf perencanaan 2. Menentukan proyak-proyak yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh komite pengarah 3. Mendefinisikan proyek-proyek yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh analis sietm. Merencanakan proyek-proyek Proses perencanaan bertujuan untuk merencanakan proyek-proyek yang akan dikembangkan nantinya. Hasil dari proyek perencanaan ini laporan perencanaan yang berupa perencanaan jangka pendek maupun jangka panjang. Pelaksanaan proyek perencanaan ini adalah staf perencana yang berkonsultasi dengan komite pengarah. Proses perencanaan terdiri dari tahapan : 1. Mengkaji tujuan, perencanaan, strategi dan taktik perusahaan. 2. Mengidentifikasikan proyek-proyek 3. Menetapkan saasaran proyek-proyek Analisis & Perancangan Sistem Informasi / SaRah / 4 Halaman 4 dari 8
Berikut ini merupakan contoh sasaran dari proyek-proyek yang direncanakan : a. Proyek informasi untuk pengendalian penjualan dan pemasaran Sasaran-sasarannya adalah : - Memberi pelayanan kepada pelanggan dengan lebih baik. - Meningkatkan pangsa pasar 25 % selama setahun - Mengurangi piutang tak tertagih sebanyak 20% - Menyediakan laporan-laporan penjualan tepat pada waktunya b. Proyek informasi untuk pengendalian distribusi Sasaran-sasarannya adalah : - Mengoptimalkan jalur distribusi sehingga dapat mengurangi biaya distribusi sebanyak 5% setahun dan dapat mempercepat proses pengiriman sampai tangan pelanggan. c. Proyek informasi untuk pengendalian produksi Sasaran-sasarannya adalah : - Menghemat biaya produksi sebesar 7% untuk tahun berikutnya. - Mengoptimalkan penggunaan kapasitas produksi. d. Proyek informasi untuk pengendalian keuangan Sasaran-sasarannya adalah : - Pengaturan arus kas yang lebih baik, sehingga dapat mengalokasikan dana lebih optimal dan dapat menghemat biaya bunga 10% lebih kecil dari sebelumnya. Analisis & Perancangan Sistem Informasi / SaRah / 4 Halaman 5 dari 8
e. Proyek informasi untuk pengendalian persediaan Sasarn-sasarannya adalah : - Mengurangi biaya persediaan 25% dari sebelumnya. - Mengurangi biaya pemesanan 30% dari sebelumnya - Mengurangi biaya penyimpanan dari sebelumnya. 4. Menetapkan kendala proyek-proyek Kendala-kendala yang biasa terjadi adalah sebagai berikut : - Batasan dana - Batasan waktu - Umur ekonomis dari proyek - Batasan struktur organisasi yang tidak boleh diubah - Batasan peraturan-peraturan yang berlaku 5. Menentukan prioritas proyek-proyek Untuk menentukan prioritas yang harus dikembangkan terlebih dahulu, baik kriteria rasional dan tidak rasional haruslah diterapkan. Kriteria rasional dapat berupa : a. Penghematan-penghematan biaya diharapkan atau keuntungan-keuntungan diharapkan yang akan didapat dari masing-masing. b. Kemudahan diterima dari efektifitas pemakaian ini kelak oleh pemakai. c. Kelanggengan hidup ini di masa mendatang yang diharapkan. d. Hubungan dengan proyek-proyek lainnya yang juga direncanakan. Analisis & Perancangan Sistem Informasi / SaRah / 4 Halaman 6 dari 8
e. Kebutuhan yang mendesak untuk memperbaiki kondisikondisi yang sudah tidak dapat ditolerir lagi. Kriteria tidak rasional dapat berupa : a. Minat dan dan yang menjadi daya tarik dari masing-masing manajemen yang berkuasa. b. Kebanggaan yang akan ditonjolkan. 6. Membuat laporan perencanaan. 7. Meminta persetujuan manajemen. Mempersiapkan proyek-proyek yang akan dikembangkan 1. Menunjuk team analis 2. Mengumumkan proyek pengembangan Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan Tugas yang harus dilakukan oleh team analis dalam tahap ini adalah : 1. Mengidentifikasikan kembali ruang lingkup dan sasaran proyek. 2. Melakukan studi kelayakan - Memahami operasi dari yang lama - Menentukan kebutuhan pemakai secara garis besar untuk dapat mencapai sasaran - Menentukan permasalahan-permasalahan yang terjadi sehingga yang lama belum dapat mencapai sasaran yang diinginkan. Analisis & Perancangan Sistem Informasi / SaRah / 4 Halaman 7 dari 8
3. Menilai kelayakan proyek a. Kelayakan teknik - Ketersediaan teknologi di pasaran - Ketersediaan ahli yang dapat mengoperasikannya b. Kelayakan operasi - Kemampuan dari personil-personil - Kemampuan dari operasi untuk menghasilkan informasi - Kemampuan pengendalian dari operasi - Efisiensi dari c. Kelayakan jadwal d. Kelayakan ekonomi. - Besarnya dana yang diperlukan untuk mengembangkan - Manfaat yang diperoleh oleh dibandingkan dengan biaya pengembangannya. e. Kelayakan hukum 4. Membuat usulan proyek 5. Meminta persetujuan manajemen ----------------------------------------------------- Analisis & Perancangan Sistem Informasi / SaRah / 4 Halaman 8 dari 8