BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. Sejarah Perusahaan CV. Dewi Bersaudara merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa service serta penjualan accesories dan sparepart khususnya untuk kendaraan bermotor beroda empat. CV. Dewi Bersaudara berdiri pada tahun 1999 dengan nama Dewa Motor, CV. Dewi Bersaudara berlokasi pada Jl. K.H. Adam Malik (Pagar Dewa), Bengkulu. Kemudian pada tahun 2000 berubah nama menjadi Dewi Motor. Dewi Motor bergerak pada bidang penjualan pelumas khususnya produk dari PT Pertamina. Kemudian berkembang usahanya menjadi jasa service spooring, balancing serta penjualan ban, nitrogen, dan velg. Pada tahun 2012 tepatnya awal januari Dewi Motor berkembang menjadi perusahaan service dan dealer atas nama CV. Dewi Bersaudara. Dewi motor adalah bengkel di bawah naungan CV.Dewi Bersaudara yang menjalankan penjualan,persediaan pelumas dan oli serta service kendaraan mobil secara berkala. Adapun pelanggan dewi motor salah satunya dari PT.PERTAMINA yaitu kendaraan dinas(truk pengangkut minyak),dan dinas perhubungan(seluruh kendaraan dinas)sebagai pelanggan tetap dewi motor dalam melakukan service berkala,baik itu perawatan kendaraan(service) maupun pembelian sparepart kendaraan yang di butuhkan kendaraan dari perusahaan pelanggan itu sendiri. Dengan semakin banyaknya kerjasama terhadap perusahaan-perusahaan,dewi motor berusaha meningkatkan kualitas pelayanan baik itu pelayanan service 72
73 kendaraan,kenyamanan terhadap pelanggan,menjaga kualitas setiap produk pemasaran yang ada di Dewi Motor,bahkan memberi kenyamanan/kemudahan khususnya untuk kendaraan dinas dari perusahaan dalam hal pembayaran dengan memberikan batas waktu yang fleksibel untuk melakukan setiap pelunasan kendaraan dinas, setiap kali melakukan service dengan menunjukan surat izin service yang dikeluarkan dari perusahaan itu apabila kendaraan dinas dari perusahaan itu ingin melakukan service,sebagai tanda bukti/sebagai data yang akan di masukkan ke data utang perusahaan. 3.2. Visi dan Misi Perusahaan 3.2.1. Visi Perusahaan Menjadi mitra bisnis pilihan utama kendaraan anda. 3.2.2. Misi Perusahaan Memberikan service dan product yang terbaik untuk para pelanggan. Terus menerus meningkatkan kepuasan para customer. Memberikan pelayanan yang cepat dan tepat untuk para customer. Memperlakukan setiap pelanggan sebagai prioritas/raja. Menciptakan sumber daya manusia yang profesional dan menciptakan lingkungan kerja yang menyenangkan/nyaman. Memberikan SMILE kepada semua Customer.
74 3.3. Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 struktur organisasi 3.4. Tugas dan Wewenang Tugas dan Wewenang dari setiap bagian CV. Dewi Bersaudara sebagai berikut: Owner o Tugas : menentukan kebijakan dan keputusan yang bersifat strategis bagi perusahaan, mengontrol dan bertanggung jawab atas keseluruhan sistem yang berjalan pada perusahaan. o Wewenang : menerima dan meminta pertanggung jawaban dan berhak memberhentikan, mengangkat, mengawasi para kepala bagian dan karyawan, menerima laporan dari manajer. Manager o Tugas : memeriksa laporan, memantau kinerja dari kepala mekanik, kepala gudang, dan Customer Service.
75 o Wewenang : menyetujui laporan bulanan, surat pembelian, laporan penjualan harian. Service Advisor o Tugas : menangani keluhan customer yang berhubungan dengan service dan kelalaian mekanik, memantau kinerja Kasir dan SPG. o Wewenang : membawahi Kasir dan SPG, melakukan penilaian bad or good behaviour terhadap Kasir dan SPG Kasir o Tugas : melayani pembayaran, utang dan piutang. o Wewenang : membuat nota yang berhubungan dengan transaksi,membuat laporan utang dan piutang. SPG (Sales Promotion Girl) o Tugas : mencatat setiap kendaraan pelanggan yang ingin di service, membuat surat permintaan barang. o Wewenang : mencatat biodata beserta keluhan kendaraan pelanggan dan memberitahu ke pelanggan apabila ada sparepart dari kendaraan pelanggan yang harus di ganti. Kepala Mekanik o Tugas : mengontrol kinerja mekanik o Wewenang : mengatur seluruh anggota mekanik dalam melakukan service terhadap kendaraan pelanggan. Staff Mekanik
76 o Tugas : melayani setiap service kendaraan pelanggan, memgajukan surat permintaan barang o Wewenang : mengkonfirmasi jika ada keluhan apa saja yang terjadi di kendaraan pelanggan. Kepala Gudang o Tugas : mengontrol persediaan barang. o Wewenang :melakukan pemesanan barang ke supplier. Staff Gudang o Tugas : mengajukan surat permohonan pembelian barang, mendata persediaan barang, mencatat laporan pengeluaran barang. o Wewenang : memasukan dan mengeluarkan barang sesuai surat pengeluaran dan permohonan pembelian
77 3.5. Proses Bisnis Sistem yang Sedang Berjalan 3.5.1. Proses Bisnis Service Kendaraan Pelanggan yang ingin melakukan service harus datang ke bengkel, kemudian akan didata oleh SPG dalam surat service, data yang dicatat berupa biodata pelanggan beserta keluhan kendaraan yang akan diservice. SPG akan mengecek mekanik, apa ada yang sedang tidak melakukan service, jika ada maka mekanik tersebut akan dicatat namanya di surat service oleh SPG. Apabila mekanik bekerja semua maka pihak SPG akan memberitahu terhadap pelanggan untuk menunggu, bagi pelanggan yang tidak menunggu maka kendaraannya boleh ditinggal Pada saat service, mekanik akan bekerja sesuai surat service dan apabila ada pergantian sparepart atau penambahan accecories maka mekanik akan memberitahu SPG dan SPG akan mengkonfimasi ke pelanggan jika pelanggan tersebut menyetujui maka SPG akan menambahkan di surat service dan akan membuat surat permintaan barang ke staff gudang, bagi pelanggan yang kendaraannya ditinggal maka SPG akan memberitahu ke Service Advisor, kemudian Service Advisor akan menelepon pelanggan apakah menyetujui pergantian sparepart tersebut atau tidak. Staff gudang kemudian akan mencari barang yang dibutuhkan berdasarkan surat permintaan barang, jika stock barang ada maka staff gudang akan mencatat di catatan pengeluaran barang dan apabila barang yang diinginkan stocknya habis maka staff gudang akan mengajukan surat permohonan pembelian barang ke kepala gudang yang kemudian akan dimasukan ke surat pemesanan barang, kepala gudang akan mencatatnya ke laporan pembelian barang. Staff gudang akan memberitahu SPG jika barang tersebut tidak ada. SPG kemudian akan
78 mengkonfirmasi ke pelanggan kalau barangnya tidak ada,apabila pelanggan tetap ingin melakukan pergantian sparepart walaupun stock barang kosong SPG akan membuat laporan pengeluaran dana untuk membeli sparepart yang di butuhkan pelanggan,laporan tersebut di serahkan ke service advisor dan service advisor akan menyuruh kasir untuk mencairkan dana pengeluaran untuk pembelian alat sparepart pelanggan. Setelah service SPG akan menyerahkan catatan service untuk di data oleh kasir ke dalam nota pembayaran. Perusahaan yang ingin menservice kendaraan dinas harus meregistrasi dulu data perusahaanya ke bagian kasir, kasir akan mencatat ke catatan data perusahaan, catatan tersebut berisi nama perusahaan, alamat, no telepon perusahaan, plat kendaraan, jenis kendaraan,kesepakatan pembayaran perperiode(30hari) yang tanggal jatuh temponya akan ditandai di kalender dan dibuatkan catatan service perusahaan. Kemudian perusahaan akan mengirim supir beserta surat rekomendasi service yang berisi nama kuasa perusahaan, keluhan kendaraan dinas dan tanda tangan beserta cap perusahaan sebagai penanggung jawab. Supir akan menunjukan surat rekomendasi service ke kasir, kasir akan mengecek apakah surat rekomendasi service perusahaan sesuai dengan catatan data perusahaan, jika sesuai maka data di surat rekomendasi service akan disalin ke catatan service perusahaan. Dari catatan service perusahaan tersebut kemudian akan dikerjakan oleh mekanik. Untuk pergantian sparepart atau penambahan accessories akan dilakukan konfirmasi ulang ke penanggung jawab perusahaan,apabila pihak perusahaan menyetujui pergantian sparepart atau penambahan accessories maka bagian service advisor akan mengkonfirmasi ke kepala mekanik untuk memerintahkan mekanik untuk mengerjakannya. Setiap tanggal jatuh tempo pembayaran kasir akan mengecek catatan service perusahaan dari setiap perusahaan yang ada di
79 catatan data perusahaan dan akan membuat laporan piutang perusahaan yang akan di cek oleh Service Advisor, kemudian service advisor akan mengkonfirmasi tanggal jatuh tempo kepada perusahaan melalui telepon dan apabila perusahaan tidak bisa mengirim utusan untuk melunasi pembayaran ke bengkel maka dari pihak bengkel akan mengutus SPG untuk melakukan penagihan pembayaran. Kendala yang sering terjadi masih menerapkan sistem catat dibuku dan kalender untuk sebagai tanda pengingat/jatuh tempo bagi perusahan yang melakukan kredit. 3.5.2. Proses Bisnis Penjualan Pelanggan datang ke bengkel dan melakukan transaksi pembelian barang, apabila pelanggan tidak mengenali nama barang yang dibutuhkan, pelanggan cukup membawa contoh barang yang ingin di beli,dan staff gudang akan membantu untuk melakukan pencarian barang yang sesuai kebutuhan pelanggan.setelah barang yang di butuhkan pelanggan ada maka akan dicatat di catatatn pengeluaran barang,pelanggan melakukan pembayaran di kasir.dan apabila pelanggan salah membeli alat/sparepart maka bagian kasih akan melakukan retur barang dengan syarat kondisi barang tidak cacat dan akan akan dicatat di catatan retur barang,dan apabila barang yang ingin di retur tidak tersedia, staff gudang akan mengkonfirmasikan ke pelanggan bahwa stock barang yang di butuhkan pelanggan sedang kosong, apabila pelanggan ingin memesan alat/sparepart yang di butuhkan, staff barang akan membuat surat permohonan pembelian barang yang akan di serahkan ke kepala gudang. Adapun kendala dalam proses bisnis berjalan ini sering kali terjadinya redudansi data yang di akibatkan masih menggunakan sistem manual dan masih menggunakan nota untuk mecatat setiap transaksi terjadi yang memungkinkan kehilangan data.
80 3.5.3. Proses Bisnis Pembelian Persediaan Barang Setiap stock barang kosong staff gudang merekap dalam bentuk surat permohonan pembelian barang apa saja barang yang tidak tersedia di gudang sesuai kebutuhan pelanggan, dan diserahkan ke kepala gudang, kepala gudang langsung mengorder barang apa saja yang perlu di pesan dengan membuat surat pemesanan barang, dan supplier akan melihat pemesanan barang berdasarkan surat pemesanan barang yang di butuhkan kepala gudang, adapun alat/sparepart baru yang sering di minati pelanggan, supplier akan menawarkan kepada kepala gudang apakah kepala gudang ingin melakukan order barang tersebut atau pun tidak, dan setelah selesai melakukan transaksi pemesanan supplier akan menkonfirmasikan kapan barang itu akan datang dan kapan batas waktu deadline pelunasan pembayaran barang itu melalui surat tagihan pembayaran. Barang yang datang akan dicek oleh kepala gudang apakah sesuai dengan surat pemesanan barang, jika sudah sesuai maka kepala gudang akan memberitahu kasir dan kasir akan membuat nota pembelian barang serta melunasi pembayaran sesuai dengan surat tagihan pembayaran dari Supplier. Barang yang masuk kemudian akan dicatat oleh staff gudang ke dalam catatan barang masuk. Adapun kendala dalam membuat ataupun mengumpulkan semua laporan-laporan transaksi masih tidak terintegrasi sehingga mengakibatkan memakan banyak waktu.
81 3.6. Diagram Aliran Data 3.6.1. Diagram Hubungan Gambar 3.3 Diagram Hubungan
82 3.6.2. Diagram Nol Pelanggan Pemberitahuan penggantian sperpart Mendaftar kendaraan 1.0 Pendaftaran service kendaraan karyawan mekanik 2.0 pengerjaan service pelanggan membayar Surat service Menagih pembayaran 3.0 Pelayanan pembayaran Nota pembayaran Surat permintaan barang 4.0 Pembuatan laporan barang manajer Surat permohonan pembelian Catatan return barang Catatan pengeluaran barang Surat pemesanan barang supplier Surat tagihan pembayaran Nota pembelian barang
83 Gambar 3.4 Diagram Nol 3.6.3. Diagram Rinci Gambar 3.5 Diagram Rinci
84
85 3.7 Prosedur didalam Sistem Berikut ini akan ditampilkan diagram alir dokumen pada bagian operasional CV.Dewi Bersaudara. Diagram alir dokumen yang akan ditampilkan merupakan bagian dari sistem yang berjalan. Adapun diagram alir dokumen sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
86 Gambar 3.6 Diagram Alir Dokumen Service Keterangan Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan Barang (Gambar 3.6) 3.7.1 Bagian Service Pelanggan yang ingin melakukan service harus datang ke bengkel, kemudian akan didata oleh SPG dalam surat service, data yang dicatat berupa biodata pelanggan beserta keluhan kendaraan yang akan diservice. SPG akan mengecek mekanik, apa ada yang sedang tidak melakukan service, jika ada maka mekanik tersebut akan dicatat namanya di surat service oleh SPG. Apabila ada pergantian sparepart atau penambahan accecories maka mekanik akan memberitahu SPG dan SPG akan mengkonfimasi ke pelanggan jika pelanggan tersebut menyetujui maka SPG akan menambahkan di surat service dan akan membuat surat permintaan barang ke staff gudang, bagi pelanggan yang kendaraannya ditinggal maka SPG. Staff gudang kemudian akan mencari barang yang dibutuhkan berdasarkan surat permintaan barang, jika stock barang ada maka staff gudang akan mencatat di catatan pengeluaran barang Bagian Gudang.
Gambar 3.7 Diagram Alir Dokumen Retur Penjualan 87
88 Keterangan Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Penjualan (Gambar 3.7) 3.7.2 Kasir Kasir mendapat Surat Retur beserta barang dari Pelanggan yang kemudian dibandingkan dengan SO Penjualan yang ada pada bagian Keuangan. Setelah dicocokkan, maka Surat Retur Barang diserahkan kepada bagian Gudang, sedangkan SOP didokumentasikan kembali. 3.7.3 Bagian Gudang Bagian Gudang menerima Surat Retur Barang beserta barang dari bagian Keuangan yang kemudian dicek dan disesuaikan dengan persediaan barang. Kemudian barang yang diretur dimasukkan ke kartu persediaan dan Surat Retur didokumentasikan.
Gambar 3.8 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian 89
90 Gambar 3.9 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian (lanjutan) Keterangan Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian
91 Bagian Gudang (gambar 3.8) : Bagian Gudang membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) rangkap 2 berdasarkan stok yang kurang, di mana rangkap pertama diberikan ke bagian pembelian dan rangkap kedua disimpan oleh bagian Gudang sebagai arsip perusahaan. Bagian Pembelian (Gambar 3.8) : Bagian Pembelian menerima SPP dan membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 3 berdasarkan SPP dan penawaran harga dari supplier, kemudian SPP dan copy SOP disimpan sebagai arsip dan SOP dikirimkan ke pemasok dan Bagian Gudang. Bagian Gudang (Gambar 3.9) : Bagian Gudang membandingkan Surat Order Pembelian dengan Surat Jalan dari supplier dan memeriksa apakah kuantitas barang yang datang sesuai dengan Surat Jalan. Bila sesuai Surat Jalan dimasukkan ke Kartu Persediaan dan SOP disimpan sebagai arsip. Bila tidak sesuai, bagian gudang membuat Surat Retur Barang yang kemudian akan dikirim beserta barang ke supplier. Kasir (Gambar 3.9) : Kasir menerima Surat Order Pembelian dari bagian Gudang, yang kemudian digunakan untuk melakukan pembayaran kepada supplier. Setelah pembayaran dilakukan, maka dokumen Surat Order Pembelian dan Bukti Pembayaran Pembelian di arsip pada bagian Keuangan.
92 3.8 Analisis Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan oleh CV.Dewi Bersaudara sebagai berikut : 3.8.1 Identifikasi Kebutuhan Informasi Pengguna Kebutuhan Informasi Owner Informasi tentang hasil kinerja keseluruhan yang di dapat dari manager seperti(laporan Penjualan, persediaan, laporan kinerja karyawan, Pembelian, retur Pembelian, retur penjualan) setiap hari. Manager Informasi tentang data penjualan, persediaan, pembelian, retur penjualan, retur pembelian, yang terdapat dalam satu hari, yang mana data tersebut dapat digunakan sebagai laporan untuk di berikan kepada Owner Kasir Informasi mengenai persediaan barang mencakup spesifikasi barang dan jumlah stok,penjualan dan service. Bagian Gudang Informasi mengenai pembelian, retur pembelian dan supplier. SPG Informasi mengenai keluhan kendaraan pelanggan yang akan di masukan ke form service dan informasi tentang mekanik. Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi
93 3.8.2 Identifikasi Entitas Berikut adalah identifikasi entitas yang terdapat pada CV.Dewi Bersaudara : Entity Name Pelanggan Description Perusahaan / individu yang membeli barang/menggunakan jasa service dari CV.Dewi bersaudara Supplier Barang ReturPenj Supplier barang bagi CV.Dewi bersaudara Jenis jenis barang yang di miliki oleh perusahaan Retur barang dari pelanggan yang dikembalikan kepada CV ReturPemb Pembelian Penjualan Pembayaran Retur barang dari perusahaan ke supplier Semua detail yang menyangkut pembelian dari supplier Semua detail barang yang dibeli oleh pelanggan Detail pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan ke supplier Penerimaan Detail penerimaan pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan ke perusahaan karyawan Karyawan yang bekerja pada CV.Dewi bersaudara Tabel 3.2 Tabel Identifikasi Entitas
94 3.9 Permasalahan yang Dihadapi Data yang tidak akurat dan kadang tidak tercantum karena sistem yang sekarang masih menggunakan pencatatan manual sehingga sering terjadi kesalahan karena adanya redudansi data. Data di setiap bagian tidak terintegrasi dan tidak saling berhubungan sehingga menyulitkan dalam pembuatan laporan. Pengecekan tanggal jatuh tempo pembayaran perusahaan masih manual dengan cara menandai di kalender. 3.10 Usulan Pemecahan Masalah Merancang sistem basis data. Sehingga pencatatan di dalam perusahaan tidak lagi menggunakan pencatatan manual. Merancang sistem basis data yang saling terintegrasi yang mempermudah dalam pembuatan laporan perusahaan. Menggunakan signal message pada aplikasi untuk reminder akan jatuh tempo pembayaran.