BAB 1. PENDAHULUAN Pada bagian ini dijelaskan beberapa hal yaitu: latar belakang yang mendasari penelitian, rumusan permasalahan yang akan diselesaikan, ruang lingkup dan batasan penelitian, tujuan dan manfaat dari penelitian, metodologi penelitian, rencana kerja, serta sistematika penulisan laporan hasil penelitian. 1.1. Latar Belakang Menurut Iveta (Gabčanová, 2011) pada hal. 1, orientasi perusahaan pada sumber daya manusia berubah menjadi salah satu tugas utama dari manajemen strategis dan sumber daya manusia memainkan peran penting dalam semua keputusan strategis. Boudreau dan Ramstad (Zehra Alakoç, 2014) menyatakan: Terlepas dari berbagai sebutannya, entah orang, buruh, modal intelektual, modal manusia, sumber daya manusia, talenta, atau istilah lainnya, sumber daya yang ada dalam diri karyawan dan bagaimana mereka terorganisir semakin diakui sebagai hal yang penting bagi keberhasilan strategis dan keunggulan kompetitif suatu organisasi. Dengan adanya sumber daya manusia, kegiatan operasional organisasi (perusahaan) mampu berjalan dengan baik dan optimal. Human Resource (HR) adalah departemen bisnis atau organisasi yang berhubungan dengan proses rekrutmen, administrasi, dan pelatihan personil. Rekrutmen adalah salah satu tugas HR dalam hal mencari, menyaring, dan menyeleksi calon karyawan yang berbobot sesuai kompetensi yang diharapkan. Proses rekrutmen dari masing-masing perusahaan hampir sama hanya beda perlakuannya. PT Tiga Pilar Sejahtera Food, Tbk (TPSF) adalah perusahaan yang bergerak di bisnis makanan (TPS Food) yang terdaftar di Bursa Efek Indonesia pada tahun 2003 (Tiga Pilar - Tentang Kami, 2013). 1
PT Tiga Pilar Sejahtera Food, Tbk memiliki proses rekrutmen tersendiri. Berdasarkan SOP TPC-HRD-PRO-01 Recruitment, ada beberapa tahapan rekrutmen pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food, Tbk. Tahap pertama adalah Pengajuan Permintaan Karyawan dimana masing-masing divisi dapat mengajukan permintaannya yang berisi spesifikasi jumlah karyawan yang dibutuhkan, dan standar kompetensi serta job description yang akan dikerjakan. Form Permintaan karyawan tersebut diajukan kepada approver dan acknowledge. Approver adalah atasan tiap divisi dari level manajer ke atas dan acknowledge adalah direktur dari tiap divisi. Setelah disetujui, tahapan kedua selanjutnya adalah searching process dimana Human Resource Development (HRD) membuka Job Opening sesuai spesifikasi pada Form Permintaan Karyawan yang dibuat di Jobstreet, JobsDB, Koran, Linked In, University Recruitment, dan media lainnya. Jika sudah ada beberapa calon karyawan yang melamar, tahap ketiga yang dilakukan adalah Assessment Test. HRD akan mengirimkan menggunakan email beberapa formulir data profile calon karyawan dan beberapa soal assessment test berupa soal psikotes yang harus diisi oleh calon karyawan dan dikirimkan kembali menggunakan email. Assessment Test ada 7 bagian, namun tiap orang bisa berbeda perlakuannya sesuai dengan level kerjanya. Tahap keempat adalah interview/wawancara. HRD akan mengirimkan menggunakan email jadwal interview kepada calon karyawan dan menanyakan kesediaan calon karyawan. Jika disetujui, maka jadwal interview akan diberitahukan kepada interviewer. Setelah calon karyawan diwawancarai oleh interviewer, tahap kelima adalah Decision Making dimana interviewer yang terdiri dari level Manajer ke atas akan mendiskusikan dengan HRD dengan melihat data profil calon karyawan, hasil profiling assessment test, serta formulir hasil interview. Tahap keenam adalah hiring dimana Manajer HRD akan mengirimkan Offering Letter (OLE) melalui email kepada calon karyawan. Isi OLE berupa spesifikasi gaji, yang telah disetujui dari hasil wawancara, tunjangan dan benefit yang diberikan oleh perusahaan, dan tanggal masuk kerja dan spesifikasi tambahan lainnya. 2
Calon karyawan bisa menolak atau menerima OLE tersebut. Jika OLE diterima, calon karyawan harus menandatangani, men-scan kembali, dan mengirimkan kembali menggunakan email. Tahapan terakhir adalah onboarding list yaitu HRD akan melakukan tugas onboarding/orientasi seperti pengenalan karyawan baru kepada semua karyawan di tiap-tiap divisi perusahaan, memberikan training seputar sejarah perusahaan, visi misi dan deskripsi pekerjaan kepada karyawan baru. Tugas onboarding lainnya seperti membuat email address baru dan training IT akan dikerjakan oleh IT Support yang sebelumnya diinstruksikan oleh HRD. HRD akan menginstruksikan GA untuk menyiapkan area kerja, perlengkapan, perangkat dan peralatan yang dibutuhkan oleh karyawan baru. Semua tahapan rekrutmen tersebut sudah dibuatkan sistemnya yang bernama HaTI (Human Resource Information System Tiga Pilar). Pada tahapan rekrutmen, yakni assessment test, calon karyawan harus mengisi beberapa administrasi seperti pengisian data pribadi secara lengkap dan harus melengkapi beberapa persyaratan sesuai dengan ketentuan perusahaan. Pada aplikasi HaTI, HRD akan mengirimkan template untuk pengisian profile calon karyawan beserta beberapa template assessment test berupa soal psikotes melalui email. HRD akan menunggu email dari calon karyawan. Kemudian HRD akan mengakses HaTI untuk mengupload data calon karyawan beserta jawaban tes psikotes ke HaTI. Setelah itu, HRD akan mendapatkan laporan data calon karyawan dan hasil profiling-nya secara otomatis di HaTI. Laporan tersebut yang akan digunakan sebagai bahan referensi interview dari para top manajemen perusahaan untuk menilai calon karyawan. Dalam hal pengumpulan data calon karyawan ini masih memakan waktu yang lama karena harus menunggu calon karyawan untuk mengirimkan kembali template-template tersebut melalui email. Jika datanya belum dikirimkan maka proses interview tidak akan terlaksana karena HRD memerlukan data calon karyawan dan hasil profiling assessment test untuk diberikan kepada interviewer yakni para top manajemen sebagai bahan interview-nya. 3
Untuk membantu proses dari sistem yang sudah ada di HaTI dan efisiensi waktu, diperlukan adanya sebuah aplikasi tambahan berbasis website yang bisa diakses oleh calon karyawan dan calon karyawan dapat mengisi data profile, kelengkapan data serta melakukan assessment test secara online melalui website tersebut. Data tersebut secara otomatis terhubung ke database HRIS. Para top manajemen perusahaan juga memerlukan informasi tentang seberapa banyak calon karyawan yang diterima per periodik misalnya per bulan, total calon karyawan yang diterima lebih banyak diterima dari recruitment source yang mana, berapa banyak calon karyawan per posisi, grafik perbandingan antara posisi yang dibuka dan posisi yang terisi dalam proses perekrutan, berapa banyak posisi yang telah dibudget dan tidak dibudget oleh perusahaan, apa alasan mengapa calon karyawan ditolak. Berdasarkan kondisi diatas, maka dilakukan penelitian dengan membangun aplikasi yang bernama Implementasi Algoritma Fisher-Yates Shuffle pada modul Assessment Test di PT. Tiga Pilar Sejahtera Food, Tbk menggunakan Framework ASP.NET. Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan memudahkan perusahaan terkhusus HRD dalam melakukan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan recruitment tenaga kerja. 1.2. Rumusan Permasalahan Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka masalah yang ada dirumuskan sebagai berikut: 1. Bagaimana merancang dan membangun aplikasi tambahan berbasis website yang membantu sistem HaTi dan HRD dalam proses administrasi pengumpulan data profile calon karyawan dan proses assessment test berjalan dengan lancar dan cepat? 2. Bagaimana mengimplementasikan algoritma Fisher-Yates Shuffle pada Assessment Test? 4
3. Bagaimana merancang dan membangun aplikasi untuk memperoleh informasi rekruitmen dengan dashboard? 1.3. Tujuan & Manfaat Penelitian 1.3.1 Tujuan Penelitian Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, tujuan pelaksanaan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk menghasilkan sebuah aplikasi tambahan berbasis website yang bisa digunakan oleh para calon karyawan dalam hal pengisian data profile dan melakukan assessment test secara online dengan batasan waktu tertentu serta menerapkan algoritma Fisher-Yates Shuffle pada assessment test. 2. Aplikasi berbasis website yang dibangun dapat mempercepat pekerjaan HRD dalam hal generate laporan data calon karyawan dan hasil profiling dari assessment test. 3. Untuk menghasilkan informasi kepada para top manajemen perusahaan dengan menampilkan recruitment dashboard. 1.3.2 Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini adalah: a. Bagi Penulis 1. Sebagai sarana pengembangan diri dengan menerapkan ilmu-ilmu yang diperoleh ke dalam sebuah penelitian 2. Menambah wawasan dengan mempelajari tinjauan pustaka yang berkaitan dengan penelitian b. Bagi Akademis 1. Sebagai panduan dan referensi yang dapat dijadikan sebagai bahan studi banding dalam membangun dan merancang sebuah aplikasi 2. Sebagai info rujukan buat penelitian selanjutnya c. Bagi HRD Perusahaan 1. Mempermudah HRD dalam me-record dan menghasilkan laporan profile data calon karyawan karena sistem penginputan data dilakukan secara online oleh calon karyawan tersebut 5
2. Mempermudah HRD dalam me-record dan menghasilkan laporan profilling assessment test berupa tes psikologi dari hasil tes online yang dilakukan oleh calon karyawan 3. Mempermudah HRD dalam hal menghasilkan dashboard yang dijadikan sebagai bahan pengambilan keputusan oleh para top manajemen perusahaan. 1.4. Batasan Penelitian Beberapa batasan permasalahan dalam penelitian ini adalah: 1. Implementasi algoritma Fisher-Yates Shuffle diimplementasikan hanya pada modul Assessment Test 2. Pengerjaan aplikasi sistem berbasis website selesai sampai tahap pengujian atau uji coba. 3. Aplikasi terfokus hanya pada assessment test berupa soal-soal psikotes dan generate dashboard yang diperlukan oleh para top manajemen perusahaan 1.5. Metodologi Penelitian 1.5.1 Jenis Penelitian Sumber penelitian ini diambil dengan menggunakan field research (penelitian lapangan) dengan melakukan peninjauan langsung ke tempat objek penelitian. Didalam pengukuran dan analisis data menggunakan penelitian kualitatif yaitu dengan menganalisis data yang dikumpulkan. Eksplanasi hasil penelitian menggunakan metode deskriptif yaitu menggambarkan suatu keadaan atau permasalahan yang sedang terjadi berdasarkan fakta dan datadata yang diperoleh dan dikumpulkan pada waktu melaksanakan penelitian. 1.5.2 Teknik Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data, ada beberapa metode yang dilakukan dalam penelitian ini seperti sebagai berikut: 1. Pengamatan Langsung di Lapangan (Observasi) Melakukan pengamatan secara langsung dilingkungan divisi HRD bagaimana proses perekrutan calon karyawan. 2. Wawancara 6
Pengumpulan data melalui tanya jawab langsung dengan staff HRD khususnya HRD Recruitmen. 3. Dokumen Pengumpulan data studi pustaka didapat dari dokumentasi perusahaan yaitu dokumen requirement, form template calon karyawan, form template soal assessment test, dan data perusahaan. 1.5.3 Metode Pengembangan Sistem Metode yang digunakan untuk membangun aplikasi ini adalah Model Prototyping. Model Prototyping adalah metode proses pembuatan sistem yang dibuat secara terstruktur dan memiliki beberapa tahap-tahap yang harus dilalui pada pembuatannya, namun jika tahap final dinyatakan bahwa sistem yang telah dibuat belum sempurna atau masih memiliki kekurangan, maka sistem akan dievaluasi kembali dan akan melalui proses dari awal. Berdasarkan Pressman (2010:43-44), berikut adalah tahap-tahap dalam model prototyping sebagai berikut. 1. Tahap pertama adalah komunikasi. Pada tahap ini dimulai dengan komunikasi antara para pemangku kepentingan dengan pengembang tentang bagaimana tujuan dibuatnya sistem, feature apa yang diperlukan dan sifatnya penting (mandatory). Dari sisi biaya apakah sudah disesuaikan dengan anggaran perusahaan. Proses penandatanganan kontrak ada pada tahap komunikasi ini. 2. Tahap kedua adalah rencana yang cepat. Setelah adanya kesepakatan yang didiskusikan dalam tahap komunikasi, maka perlu perencanaan yang cepat tentang model prototipe sistem awal yang akan ditunjukkan kepada user. 3. Tahap ketiga adalah mendesain model prototipe secara cepat. Pengembang akan memberikan desain prototipe sistem yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna sesuai dengan rencana cepat yang dibuat. Misalnya bentuk layout antar muka, tampilan output. 7
4. Tahap keempat adalah membangun prototipe. Pengembang akan mulai membangun sistem dengan menterjemahkannya dalam bahasa pemrograman. 5. Tahap kelima adalah menguji sistem dan meminta feedback dari para pemangku kepentingan. Sistem diuji oleh para user dan kemudian menerima masukan dan saran untuk pengembangan sistem sesuai dengan kebutuhan para pengguna. 6. Jika tahap kelima tidak ada masalah, maka sistem siap digunakan. Akan tetapi, jika sebaliknya, maka tahapan kembali ke tahap komunikasi untuk mendiskusikan kembali kebutuhan sistem yang dibutuhkan setelah melihat prototipe dari sistem. 1.5.4 Algoritma yang Digunakan Pada aplikasi website, ketika calon karyawan akan mengikuti assessment test, soal pada assessment test perlu diacak atau random. Tujuannya, ketika calon karyawan lain mengikuti assessment test, soalnya tidak secara berurutan diberikan seperti pada calon karyawan sebelumnya. Hal ini untuk mencegah terjadinya kecurangan saat melakukan assessment test. Dalam pengacakan soal yang diberikan kepada calon karyawan, digunakan salah satu algoritma shuffle. Algoritma tersebut adalah Fisher-Yates Shuffle. Algoritma Fisher-Yates Shuffle (diambil dari nama Ronald Fisher dan Frank Yates), juga dikenal sebagai Knuth Shuffle (diambil dari nama Donald Knuth), adalah sebuah algoritma untuk menghasilkan permutasi acak dari suatu himpunan terhingga, dengan kata lain untuk mengacak suatu himpunan tersebut. Sebuah varian dari shuffle Fisher-Yates, yang dikenal sebagai algoritma Sattolo itu, dapat digunakan untuk menghasilkan siklus acak panjang n sebagai gantinya. Proses dasar dari Fisher-Yates menyeret mirip dengan memilih secara acak tiket bernomor keluar dari cab, atau kartu dari setumpuk. 8
Algoritma Fisher-Yates dipilih karena algoritma ini merupakan metode pangacakan yang lebih baik atau dapat dikatakan sesuai untuk pengacakan angka, dengan waktu eksekusi yang cepat serta tidak memerlukan waktu yang lama untuk melakukan suatu pengacakan. Algoritma Fisher-Yates terdiri dari dua metode yakni, metode orisinal dan metode modern. Namun dalam pengembangan aplikasi ini algoritma ini diterapkan dengan menggunakan metode modern. Metode modern dipilih karena metode ini memang khusus digunakan untuk pengacakan dengan sistem komputerisasi, dikarenakan hasil pengacakan bisa lebih variatif. (Shuffling and Fisher-Yates Shuffle, 2016) 1.6. Sistematika Penulisan Laporan Laporan hasil penelitian ini disusun menurut sistematika sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Membahas Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Tujuan & Manfaat Penelitian, Ruang Lingkup & Batasan Penelitian, Metodologi Penelitian, Sistematika Penulisan, serta Rencana Kerja. BAB II LANDASAN TEORI Sebagai panduan dalam penelitian serta penyusunan skripsi diperlukan beberapa teori untuk mendukung penelitian yang diperoleh dari beberapa sumber yang relevan. BAB III ANALISIS SISTEM Menjelaskan tentang gambaran sistem serta deskripsi dari hasil analisis sistem yang akan dijadikan sebagai petunjuk untuk perancangan pada tahapan berikutnya. BAB IV PERANCANGAN SISTEM Berisi tentang Perancangan Sistem dengan UML, Perancangan Antarmuka, Perancangan Basis Data, Perancangan Arsitektural, Perancangan Prosedural, serta Perancangan Algoritma. 9
BAB V IMPLEMENTASI DAN TESTING Berisi tentang lingkungan implementasi yang mencakup kebutuhan hardware, software serta mengenai arsitektur dan proses publikasi website, yaitu berupa penentuan nama domain, kapasitas hosting serta analisis biaya. Pada bab ini juga dijelaskan bagaimana hasil implementasi serta hasil pengujian. BAB VI PENUTUP Mengemukakan kesimpulan yang diambil dari hasil penelitian dan penulisan Skripsi ini, serta saran-saran untuk pengembangan selanjutnya, agar dapat dilakukan perbaikan-perbaikan di masa yang akan datang. 10