BAB III SISTEM MANAJEMEN DAN ORGANISASI PROYEK 3.1 Manajemen Proyek Manajemen proyek adalah didefinisikan sebagai suatu proses dari perencanaan, pengaturan, kepemimpinan, dan pengendalian dari suatu proyek oleh para anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaan pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya dan mutu. Pengelolaan aspek aspek tersebut dengan benar merupakan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan suatu proyek. Manajemen Proyek di Proyek Menteng Park Apartment adalah mulai dari pemberi tugas PT. CEMPAKA WENANG JAYA (Owner) yang mepunyai keinginan untuk mendirikan bangunan, yang mempercayai dan memberi tugas kepada PT. AIRMAS ASRI (Konsultan Perencana Arsitek), PT. HAERTE (HRT) WIDYA KONS (Konsultan Perencana Struktur), PT. ARNAN PRATAMA CONSULTANTS (Konsultan Perencana Struktur). Untuk merencanakan semua keinginan dari pihak owner. Untuk pelaksanaan dan semua pengerjaan yang diingikan dari pihak owner, owner mempercayai dan memberi tugas kepada PT. TOTALINDO EKA PERSADA ( Kontraktor Utama ), dalam pelaksanaanya kontraktor akan dibantu oleh pelaksana lain( Sub Kontraktor ). Semua pelaksanaan dan pekerjaan proyek akan diawasi oleh PT. CEMPAKA WENANG JAYA (Owner In-Housing). Hubungan antara owner (PT. CEMPAKA WENANG JAYA), Konsultan Perencana (Arsitek,Struktur, dan ME ), Kontraktor Utama (TOTALINDO EKA PERSADA), serta pihak yang lain (Sub Konstruksi) agar terdapat suatu keterkaitan antara satu dengan yang lainnya. Dengan adanya manajemen proyek maka akan terlihat batasan mengenai tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari pihak pihak yang terlibat dalam proyek baik langsung maupun tidak langsung, sehingga tidak akan terjadi adanya tugas dan tanggung jawab yang dilakukan secara bersamaan (overlapping). Salah satu cabang dalam manajemen yang secara umum bertujuan untuk mengelola sumber daya yang ada (tenaga kerja, dana, material, metode dan alat) pada 1
suatu proyek pembangunan sedemikian rupa secara efisien dan efektif sehingga diperoleh hasil yang sesuai dengan persyaratan (specification) biaya dan waktu yang direncanakan. Fungsi fungsi manajemen proyek dapat direalisasikan dengan jelas dan terstruktur, maka tujuan akhir dari sebuah proyek akan mudah terwujud yaitu : 1. Tepat waktu 2. Tepat Kuantitas 3. Tepat Kualitas 4. Tepat Biaya sesuai dengan biaya rencana. 5. Tidak adanya gejolak social dengan masyarakat sekitar. 6. Tercapainya K3 dengan baik. Pelaksanaan proyek memerlukan koordinasi dan kerjasama antar organisasi secara solid dan terstruktur. Dan hal inilah yang menjadi kunci pokok agar tujuan akhir proyek dapat selesai sesuai dengan schedule yang telah direncanakan. Pada Proyek Pembangunan Menteng Park Apartment terdapat tahapan kegiatan yang dibagi menjadi empat bagian yaitu Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Pelaksanaan (Actuating), dan Pengawasan (Controlling). 1. Perencanaan (Planning) Kegiatan perencanaan yang di kerjakan oleh PT. AIRMAS ASRI (Konsultan Perencana Arsitek), PT. HAERTE (HRT) WIDYA KONS (Konsultan Perencana Struktur), PT. ARNAN PRATAMA CONSULTANTS (Konsultan Perencana MEP). meliputi perumusan persyaratan dari bangunan yang akan dibangun, termasuk pembuatan gambar-gambar perencanaan lengkap dengan persyaratan teknis yang diperlukan. Kegiatan perencanaan diaplikasikan dengan menentukan metode pelaksanaan yang tepat sehingga pekerjaan yang sudah direncanakan dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang sudah dijadwalkan dan dianggarkan. 2. Pengorganisasian (organizing) Kegiatan pengorganisasian berupa kegiatan mengatur dan menyusun organisasi yang akan melaksanakan pembangunan, termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi. Penyusunan organisasi di proyek Menteng Park Apartment akan melibatkan 2
unsur-unsur pelaksanaan pembangunan yang terdiri dari Pemberi Tugas PT. CEMPAKA WENANG JAYA (owner), PT. AIRMAS ASRI (Konsultan Perencana Arsitek), PT. HAERTE (HRT) WIDYA KONS (Konsultan Perencana Struktur), PT. ARNAN PRATAMA CONSULTANTS (Konsultan Perencana MEP). dan Pelaksana PT. TOTALINDO EKA PERSADA(contractor), yang masing masing mempunyai tugas kewajiban, tanggung jawab dan wewenangsesuai dengan peraturan ketentuan yang telah ditetapkan. 3. Pelaksanaan (Actuating) Kegiatan pelaksanaan oleh (TOTALINDO EKA PERSADA) meliputi kegiatan pelaksanaan pekerjaan dilapangan dalam rangka mewujudkan bangunan yanga kan dibangun. Dalam kegiatan pelaksanaan ini hubungan kerja antara unsur-unsur pelaksana pekerjaan pembangunan perlu diatur sehingga masing masing unsur dapat bekerja sesuai dengan bidangnya dan selalu tunduk serta taat kepada peraturan dan ketentuan yang telah disepakati bersama.penyimpangan yang terjadi akibat tindakan dari salah satu unsur akan menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan. 4. Pengendalian (Controlling) Kegiatan pengendalian dilaksanakan oleh CEMPAKA WENANG JAYAdengan tujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan persyaratan biaya dan waktu yang telahdi tetapkan. Untuk keperluan ini tugas CEMPAKA WENANG JAYAsebgai pengawas sangat penting, terutama dalam membimbing dan mengarahkan pelaksanaan pekerjaan. Hasil akhir dari pelaksanaan pembangunan, pada umumnya ditentukan oleh hasil kegiatan pengawasan. Kegiatan pengendalian yang dilakukan CEMPAKA WENANG JAYAdari bahan dasar dan proses olah data output yang diaplikasikan dalam bentuk antara lain pelaksanaan tes uji terhadap material untuk menjaga kualitas dari material yang akan digunakan tersebut, pembuatan master schedule (daily/ weekly/ monthly report). S curve actual dan sebagainya untuk pengendalian waktu serta cost control untuk pengendalian biaya. 3
3.2 Organisasi Proyek 3.2.1 Organisasi Dan Pihak Yang Terkait Dalam organisasi proyek pembangunan pada umumnya banyak pihak pihak yang terkait satu samalain yang mempunyai tugas dan wewenang masing masing. Keterkaitan tersebut digambarkan dalam suatu struktur organisasi yang terdiri dari organisasi organisasi atau pihak-pihak yang mempunyai hak dan kewajiban terhadap proyek yang sedang dilaksanakan. Pada pembangunan Proyek Menteng Park Apartment,organisasi organisasi yang terlibat dari segi pembiayaan,segi pengawasan, segi perencanaan dan segi pelaksanaan adalah sebagai berikut: 3.2.1.1 Pemberi Tugas ( Owner) Yaitu perorangan atau badan hukum (Pemerintah/swasta) yang mempunyai keinginan untuk mendirikan bangunan dengan dana yang dimilikinya baik dengan melaksanakan sendiri maupun dengan alasan tertentu tidak dapat mengerjakan sendiri, melainkan dengan meminta atau menyampaikan keinginan kepada perencana ahli agar dapat merencanakan dan merancang pembangunan tersebut. Pada proyek Menteng ParkApartment yang bertindak sebagai owner adalah PT. CEMPAKA WENANG JAYA. Tugas dan wewenang dari pemberi tugas (owner), meliputi : a. Menyediakan dana pembangunan proyek b. Mengadakan pembebasan tanah. c. Mengusahakan izin yang diperlukan untuk pembangunan proyek konstruksi tersebut (IMB). d. Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan sesuai dengan kontrak. e. Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan maupun penunjukan langsung serta mengadakan perjanjian dengan mereka(kontrak). f. Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan/pengurangan pekerjaan). g. Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan pekerjaan, waktu dan biaya. 4
h. Menghadiri rapat-rapat dengan pelaksana proyek untuk dapat memantau perkembangan proyek. 3.2.1.2 Konsultan Perencanaan & Konsultan Pengawas Konsultan adalah perorangan atau badan hukum yang bergerak dibidang jasa konstruksi bangunan yang memiliki kemampuan merancang, merencanakan atau memberikan konsultasi dimana konsultasi tersebut diberikan sesuai permintaan dan keinginan atau kebutuhan owner. Untuk jasa Konsultan Perencanaan sekaligus pada proyek Menteng Park Apartment yang ditunujuk adalah PT. AIRMAS ASRI (Konsultan Perencana Arsitek), PT. HAERTE (HRT) WIDYA KONS (Konsultan Perencana Struktur), PT. ARNAN PRATAMA CONSULTANTS (Konsultan Perencana MEP).Konsultan Pengawas PT. CEMPAKA WENANG JAYA Tugas dan wewenang dari konsultan perencana, meliputi : a. Memberikan konsultasi kepada pemberi tugas (owner) saat perencanaan mengenai desain, kekuatan konstruksi, dan scheduling. b. Memberikan masukan dan usulan mengenai konstruksi pendukung bangunan. c. Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang tidak sesuai dengan kondisi dilapangan. d. Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas maupun pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan. e. Menghadiri rapat - rapat teknis dan koordinasi agar bila ada perubahan - perubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi. CEMPAKA WENANG JAYA sebagai konsultan pengawas juga bertugas mengawasi pelaksanaan pembangunan proyek untuk mengetahui apakah rencana yang direncanakan benar benar dilaksanakan sesuai aturan dan desain yang ada. 3.2.1.3 Kontraktor Utama Yaitu perseroan atau badan hukum ( pemerintah / swasta ) atau pihak pihak yang menerima tugas untuk mewujudkan secara fisik bangunan berdasarkan gambar kerja. Dalam pelaksanaannya kontraktor dibantu oleh pelaksana lain (sub kontraktor). 5
Pada proyek Menteng Park Apartment yang bertindak sebagai kontraktor Utama adalah PT. TOTALINDO EKA PERSADA Tugas dan wewenang dari kontraktor meliputi : a. Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli sampai dengan mandor - mandor dan pekerja - pekerja dalam berbagai bidang pekerjaan. b. Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan kepada pengawas setiap ada perubahan. c. Menyediakan alat - alat yang dipergunakan, memperbaikinya apabila rusak dan jika pekerjaan telah selesai wajib menyingkirkan alat - alat tersebut dan membersihkan bekas -bekasnya. d. Menyusun dan memperhitungkan keperluan dana untuk membiayai pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan. e. Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak tentang bentuk, volume, mutu, dimensi dan lain - lainya dari bagian bagian pekerjaan. f. Memilih dan menetapkan Metode Pelaksanaan Konstruksi yang akan dipakai. g. Menyiapkan cashflow untuk pembiayaan pelaksanaan pekerjaan dan rencana-rencana pendanaan (funding plan) serta sistem pengendalian internal, baik bagi aspek keuangan maupun bagi operasional pengendalian waktu dan mutu. h. Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan. 6
Struktur organisasi yang terlibat pada aktivitas diatas disusun dalam bagan struktur organisasi dengan hubungan kerja organisasi di atas digambarkan secara umum dalam sekema pada Gambar 3.1 Pemilik Proyek PT. CEMPAKA WENANG JAYA KontraktorUtama PT.TOTALINDO EKA PERSADA Konsultan PT. AIRMAS ASRI PT. HRT, PT. APC Pengawas Proyek PT. CEMPAKA WENANG JAYA Gambar 3.1 Hubungan Kerja Organisasi 7
Struktur organisasi pada proyek ini bisa dilihat pada gambar 3.2 : Pemilik Proyek PT. CEMPAKA WENANG JAYA Konsultan Arsitektur PT. AIRMAS ASRI. Konsultan Struktur PT. HRT Konsultan M &E PT. APC Kontraktor Utama PT.TOTALINDO EKA PERSADA Konsultan PengawasMK PT. CEMPAKA WENANG JAYA Sub Kontraktor Suplier Beton : PT. Pionir beton, PT. Adhimix, PT. Holcim Supplier Besi : PT. Cakratunggal Steel Mils Pondasi : PT.Indopora Lift : PT. Citas Otis Elevator Gambar 3.2. Struktur Organisasi Proyek 3.2.1.4 Site Organization Site Organization adalah dimana adanya struktur organisasi yang telah dibuat dengan adanya susunan yang telah ada dan dengan jumlah tenaga kerja yang akan mmelaksanakan tugasnya masing masing.gambar terlampir 3.2.1.5 Sub Kontraktor Merupakan pihak yang ikut dalam pelaksanaan proyek di bawah kendali kontraktor utama, Sub Kontraktor bekerja dan mengingat kontrak kontraktor utama.. Adapun alasan dalam sebuah proyek menggunakan jasa Sub Kontraktor adalah : Jenis pekerjaan yang bersifat khusus dan spesialis. 8
Tersedianya perusahaan yang mampu dan bonafide. Kebijakan pemerintah. Untuk jenis pekerjaan tertentu, Pemerintah menginginkan dikerjakan oleh perusahaan setempat yang dianggap mampu. Tugas dan wewenang subkontraktor : a. Wajib mengikuti jadwal waktu pelaksanaan yang dibuat oleh kontraktor utama. b. Menyediakan bahan, alat, dan tenaga kerja sendiri untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan kontrak. c. Membuat laporan kemajuan pekerjaan yang disetujui oleh kontraktor utama. d. Wajib mentaati peraturan yang dibuat oleh kontraktor utama selama pelaksanaan pekerjaan. 3.3 Tinjauan Proyek Dalam pelaksanaan proyek pembangunan Menteng Park Apartment, owner terlebih dahulu melakukan pemilihan terhadap pihak-pihak yang terlibat dan saling bekerja sama satu dengan yang lainnya dalam rangka pelaksanaan pembangunan proyek. Sistem pemilihan tersebut dilakukan dengan cara pelelangan. Pada umumnya, proses pelelangan dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain : 3.3.1 Pelelangan Umum Pelelangan umum merupakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka untuk seluruh pihak dalam mengakukan panawaran sesuai ketentuan yang berlaku.sistem pelelangan ini bisanya diumumkan melalui media cetak atau media elektronik. 3.3.2 PelelanganTerbatas Pelelangan terbatas merupakan jenis pelelangan yang hanya memberikan kesempatan pada pihak-pihak tertentu yang berkualitas dan bonafit,dalam arti telah terpilih untuk memasukkan penawaran. 3.3.3 Penunjukan Langsung Merupakan pelelangan dengan sistem penunjukan langsung oleh rekanan owner, dimana penunjukan ini hanya berlaku pada satu pihak yang memenuhi klasifikasi dan prestasi sebagai pihak yang akan melaksanakan suatu proyek yang ditawarkan. Pada pelaksanaan proyek pembangunan Menteng Park Apartment, pelelangan dilakukan dengan cara pelelangan umum. Hal ini ditandai dengan banyak pihak yang 9
terlibat didalam pelaksanaan pembangunan proyek tersebut, yang dimana masingmasing pihak memiliki tugas, tanggung jawab dan wewenangnya masing-masing. 3.4 Tahap Kontrak Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pemberi tugas (owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah pemberi tugas (owner) Menetapkan / menunjuk pemenang pelelangan. Penetapan pemenang pelelangan dilaksanakan dengan cara mengeluarkan surat pelulusan pekerjaan/surat perintah kerja (gunning). Dalam proyek pembangunan Menteng Park Apartment pihak pemberi tugas (owner) menetapkan/menunjuk PT.TOTALINDO EKA PERSADA sebagai pemenang pelelangan. Tahap ini merupakan tahap kesepakatan antara owner dengan kontraktor. Kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian yang diatur dalam dokumen kontrak beserta dan bersifat menyeluruh / lumpsump. Perjanjian yang terdapat dalam dokumen kontrak beserta dengan lampirannya merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Adapun dokumen kontrak tersebut terdiri atas : Surat Perjanjian (kontrak) Surat keputusan penunjukan pemenang lelang Surat keputusan penetapan pemenang lelang Surat penawaran Daftar kuantitas RAB harga penawaran yang disetujui Spesifikasi teknis dan gambar-gambar Berita acara hasil lelang Berita acara pembukaan penawaran Berita acara penjelasan Syarat-syarat umum kontrak Syarat-syarat khusus kontrak Jaminan pelaksanaan dan lain-lain yang dipersyaratkan 10
Ada beberapa jenis sistem kontrak yang di kenal selama ini, antara lain : 3.4.1 Kontrak Unit Price Yaitu kontrak pengadaan barang atau jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu berdasarkan harga satuan yang pasti dan tetap untuk setiap satuan pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu, yang volume pekerjaannya masih bersifat perkiraan sementara. Pembayaran kepada penyedia jasa atau kontraktor pelaksanaan berdasarkan hasil pengukuran bersama terhadap volume pekerjaan yang benar benar telah dilaksanakan. 3.4.2 Kontrak Lump SumFixed Kontrak lumpsum adalah kontrak pengadaan barang atau jasa untuk penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu, dengan jumlah harga kontrak yang pasti dan tetap, serta semua resiko yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan pekerjaan sepenuhnya ditanggung oleh penyedia barang atau jasaatau kontraktor pelaksana. 3.4.3 Kontrak Biaya Ditambah Upah yang Dinegosiasikan (Negotiated Cost Plus And Fee Contract) Jenis kontrak ini mewajibkan pemberi tugas membayar biaya nyata yang dikeluarkan kontraktor dlam menyelesaikan pekerjaan ditambah biaya atas jasa yang dilakukan oleh kontraktor. Kontrak biaya ditambah jasa sangat jarang digunakan, disebabkan kesulitan pihak pemberi tugas dalam mengendalikan biaya yang dilakukan oleh kontraktor dalam menyelesaikan pekerjaan. Kontrak jenis ini biasanya digunakan pada pekerjaan pekerjaan kecil atau sulit untuk ditetapkan terlebih dahulu harga satuannya atau volume total pekerjaannya. Kontrak biaya ditambah jasa dibedakan atas cara menetapkan besarnya biaya atas jasa yang diberikan oleh kontraktor. 1. Biaya atas jasa yang besarnya terlebih dahulu ditetapkan ( cost plus fixed fee ) dan tidak berubah meskipun biaya proyek bertambah atau berkurang. 2. Biaya atas jasa yang besarnya berdasarkan presentase biaya nyata yang dikeluarkan oleh kontraktor ( Cost Plus Percent of Cost ). Presentase ini ditetapkan terlebih dahulu pada suatu nilai yangnyata. 11
3. Biaya atas jasa yang besarnya berdasarkan presentase biaya yang dikeluarkan oleh kontraktor, dimana presentase tersebut bervariasi terhadap besarnya biaya nyata yang dikeluarkan oleh kontraktor ( Cost Plus Sliding Fee ) yang biasa disebut target kontrak. 4. Biaya atas jasa ditetapkan berdasarkan suatu formula yang disepakati oleh pemberi tugas dan kontraktor, tetapi berbeda dengan yang telah disebutkan diatas ( Cost Plus Profit Sharing ), misalnya dengan bonus jumlah biaya yang dikeluarkan untuk penyelesaian pekerjaan lebih kecil dari yang direncanakan dan dikenakan hukuman (Pinalti) bila biaya yang dikeluarkan lebih besar dari yang direncanakan. 5. Dalam jenis kontrak ini, resiko yang diterima oleh pemberi tugas lebih besar disbanding resiko yang diterima kontrak. 3.4.4 Kontrak Owner Bilder Merupakan jenis kontrak yang pemiliknya sekaligus sebagai Kontraktor, sehingga dapat mengerjakan proyeknya dengan kekuatan sendiri atau dengan mensubkan pekerjaan tertentu pada subkontraktor. 3.4.5 Kontrak Design And Build Pada kontrak jenis ini owner hanya menyampaikan gagasan spesifikasi dan luas lahan. Setelah itu Kontraktor merancang dan mengerjakannya. Pada system ini perusahaan bertanggung jawab penuh baik desain ataupun konstruksinya. Pembayarannya dilakukan system Lump Sum Fixed pada saat proyek sudah selesai dan owner hanya tinggal menggunakannya. 12