1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini menimbulkan pengaruh terhadap seluruh aktivitas yang dilakukan oleh setiap instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta. Keduanya sangat memerlukan informasi yang cepat, tepat dan dapat dipercaya agar dapat mendukung pelaksanaan aktivitasnya. Salah satu informasi yang sangat penting bagi organisasi atau instansi adalah rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Rekaman tersebut disimpan menjadi sebuah arsip yang diolah dan diatur pada suatu unit kerja yang dikenal dengan unit kearsipan. Unit kearsipan adalah unit yang melaksanakan tugas pengarahan dan pengendalian terhadap arsip aktif, penyimpanan dan pengelolaan terhadap arsiparsip yang berasal dari unit pengolah (Wursanto, 1991:216). Menurut Gie (2001:217-218), arsip dapat dirumuskan sebagai warkat-warkat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipiih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan. Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki oleh setiap organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya dapat mempengaruhi kegiatan organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Sedangkan menurut Wursanto 1
2 (2004:11), arsip merupakan salah satu produk dari pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh unit pengelola pada setiap badan usaha. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang disebut kearsipan.kearsipan yang baik mempunyai metode dan prosedur dalam pelaksanaannya, sehingga benar-benar mendukung kinerja suatu organisasi atau perusahaan. Metode yaitu cara yang telah menjadi pasti karena ketepatannya dan merupakan pola dalam melakukan suatu pekerjaan. Rangkaian metode itu yang menjadi prosedur. Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip. (Wursanto, 2002:21) Ruang baca adalah adalah sebuah ruangan, bagian gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual ataupun dipinjam. Ruang baca di Fakultas Ekonomi adalah salah satu tempat yang mempunyai wewenang dalam mengarsipkan dokumen yang berkaitan dengan karya ilmiah mahasiswa. Dokumen pada ruang baca Fakultas Ekonomi dapat diklasifikasikan sebagai dokumentasi public yang terbuka untuk mahasiswa Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara. Dengan adanya dokumen tersebut mahasiswa dapat meningkatkan ilmu pengetahuannya dan dapat menggali
3 informasi yang berkaitan dengan dokumen. Karena banyaknya jumlah mahasiswa di Fakultas Ekonomi maka pengarsipan dokumen harus dilakukan dengan metode dan prosedur yang baik oleh perpustakaan. Hal ini dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi terhadap arsip yang dikelola dengan baik tersebut. Untuk lebih jelasnya, jumlah mahasiswa yang mengunjungi Ruang baca Fakultas Ekonomi pada tahun 2010 sampai Januari 2011 dapat dilihat di Tabel 1.1 Tabel 1.1 Daftar pengunjung Ruang Baca Fakultas Ekonomi USU Tahun 2010-2011 Bulan Jumlah mahasiswa Januari 407 Februari 1957 Maret 1864 April 1905 Mei 1891 Juni 221 Juli 109 Agustus 2073 September 1631 Oktober 1842 November 2478 Desember _ Januari 1782 Sumber : Ruang Baca Fakultas Ekonomi USU (2011) Dengan alasan tersebut, timbul keinginan Penulis untuk memilih judul METODE DAN PROSEDUR KEARSIPAN PADA RUANG BACA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA dalam penyusunan tugas akhir ini.
4 B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dibicarakan, maka yang menjadi perhatian utama dalam penyusunan tugas akhir ini adalah : 1. Bagaimana penerapan metode kearsipan pada Ruang baca Fakultas Ekonomi?. 2. Bagaimana prosedur kearsipan yang dilaksanakan pada Ruang baca Fakultas Ekonomi?. C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian yang dilakukan pada Ruang baca Fakultas Ekonomi adalah untuk mengetahui dan menganlisa Metode dan Prosedur kearsipan pada Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. D. Manfaat Penelitian Adapun yang menjadi manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Ruang baca Fakultas Ekonomi Hasil penelitian ini diharapkan dapat memeberikan sumbangan pemikiran yang berguna dalam meningkatkan maupun memperlancar kegiatan kerasipan yang baik.
5 2. Bagi Penulis Untuk memperdalam pengetahuan penulis tentang metode dan prosedur kearsipan yang baik. 3. Bagi Peneliti Lain Sebagai bahan acuan atau referensi bagi peneliti lain yang tertarik untuk melakukan penelitian yang terkait dengan masalah yang dibahas dalam penelitian. E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.T.M Hanafiah Kampus Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan penelitian dapat dilihat pada Tabel 1.2 : No Mingguan 1 Minggu I 2 Minggu II & III 3 Minggu IV Tabel 1.2 Jadwal Kegiatan Kegiatan Pengumpulan Persiapan Data Penulisan Laporan Dalam kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama 4 (empat) minggu dimulai dari tanggal 7 Februari 2011 sampai dengan 5 Maret 2011 di Ruang Baca Fakultas Ekonomi.
6 F. Sistematika Penulisan Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab, dimana setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab antara lain : BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian. BAB II : PROFIL INSTANSI Dalam bab ini, dijelaskan sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan job description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan. BAB III : PEMBAHASAN Dalam bab ini, dijelaskan tentang metode dan prosedur penyimpanan arsip, metode dan prosedur, pemeliharaan arsip, metode dan prosedur penyusutan dan pemusnahan arsip. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini memuat kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di Ruang baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan saran penulis bagi perpustakaan Fakultas Ekonomi, serta daftar pustaka yang mencantumkan semua reperensi yang digunakan.