BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Komunikasi merupakan aktifitas dasar manusia. Melalui komunikasi manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan seharihari di rumah tangga, tempat kerja, masyarakat atau di manapun manusia berada. Tidak ada manusia yang tidak terlibat dalam komunikasi. Begitu pentingnya komunikasi dalam kehidupan manusia, dan harus diakui bahwa manusia tidak akan bisa hidup tanpa komunikasi karena, manusia adalah mahkluk sosial yang saling membutuhkan satu sama lain. Aktivitas komunikasi dapat dilakukan oleh individu, kelompok, maupun organisasi (profi atau non profit), maupun lembaga pemerintahan. Sedangkan media komunikasi yang dapat digunakan adalah dalam bentuk cetak, elektonik, media luar ruang, budaya, dan sebagainya, yang melalui media tersebut dapat menggunakan bahasa verbal maupun non verbal. Dengan berkomunikasi secara efektif, maka kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh manusia bisa berjalan dengan baik. Tanpa adanya komunikasi yang baik mengakibatkan ketidak teraturan dalam melakukan kegiatan sehari-hari. Adapun pengertian komunikasi itu sendiri menurut Onong Uchjana Effendy dalam bukunya Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, mangatakan komunikasi 1
2 pada hakekatnya adalah proses penyampaian perasaan atau perasaan oleh komuikator kepada komunikan. Manusia adalah makhluk sosial, dimana berbagai kepentingan saling berinteraksi, dan satu sama lain saling membutuhkan. Kepentingan yang berbeda tersebut kadang kala menjadi kepentingan bersama, sehingga perlu adanya proses mempengaruhi untuk mendapatkan persepsi yang sama. Dalam konteks tertentu, berkomunikasi memerlukan skill (keterampilan) yang harus dilatih dan dikembangkan. Keterampilan komunikasi seperti Public Speaking dibutuhkan dalam banyak bidang pekerjaan seperti humas (Public Relations). Bidang profesi PR merupakan salah satu aspek manajemen yang diperlukan oleh setiap perusahaan, baik perusahaan negeri maupun perusahaan swasta, seperti di dunia Event Organizer (EO), karena memiliki fungsi strategis yaitu memperkenalkan kegiatan organisasi kepada publik. Perkenalan yang efektif akan menghasilkan partisipasi publik dalam suatu kegiatan. Saat ini kegiatan EO menjadi trend dan lebih terorganisir. Kegiatannya meliputi survey mengenai kemungkinan keberhasilan dari ide tentang event, membuat konsep, melakukan lobi negosiasi dengan para calon sponsor hingga menjalankan fungsi pengawasan dan evaluasi sebagai tahap akhir. Salah satu perusahaan yang berjalan tanpa adanya PR adalah PT. Okzigen Media. Ketiadaan yang dimaksud dalam hal ini adalah tidak tercantumnya struktur khusus PR dalam manajemen organisasi perusahaan. PT. Okzigen Media
3 merupakan sebuah perusahaan yang telah berdiri selama 20 tahun yang bergerak dalam bidang Communication, Multimedia, Event Organizer. Tidak adanya divisi khusus PR dalam manajemen tidak membuat Okzigen terpuruk, dengan melihat perkembangan dunia otomotif saat ini, maka terjadi kesepakatan untuk membentuk sebuah tim tersendiri yang khusus berkonsentrasi di dunia otomotif. Sebuah tim yang bergerak dibidang komunikasi khususnya yaitu Okzigen Automotive Event Management. Ketiadaan PR dalam organisasi membuat peran PR di Okzigen Automotive digantikan oleh Account Executive (AE) yang mana berperan sebagai penguhubung antara manajemen dengan publik, sama halnya yang dilakukan oleh PR. Seorang PR memiliki tugas untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuan perusahaan, hal ini serupa dengan seorang AE yang memiliki tugas melobi dan bernegosiasi dengan tujuan event sponsorship. Dikaitkan dengan fungsi PR, walaupun Okzigen Automotive tidak memiliki PR khusus namun AE di Okzigen Automotive juga melakukan fungsi PR yang mana seorang AE tetap memiliki strategi yang dijalankan untuk melakukan lobi dan negosiasi kepada klien. Dari mulai fungsi PR yang dijalankan hingga proses kerja PR juga dijalankan oleh seorang AE Okzigen Automotive. Terdapat dua orang AE dalam divisi Okzigen Automotive dimana mereka yang berhubungan langsung dengan para klien, dan diperbantukan oleh seorang Production Manager (Manajer Produksi) yang memiliki banyak relasi ke perusahaan-perusahaan otomotif, ia membuka jalur untuk AE agar bisa menindaklanjuti proses lobi dan negosiasi.
4 Kekompakan dalam tim di Okzigen Automotive sangat diperlukan. Dengan kata lain semua posisi akan terhubung satu sama lain, karena tugas dan tanggung jawab masing-masing posisi akan menunjang tercapainya kegiatan manajemen, sehingga diperlukannya kerja sama yang baik dalam tim. Terlebih lagi untuk seorang AE yang memiliki tugas berhubungan dengan klien, seorang AE wajib menjalin hubungan baik dengan klien selama-lamanya, tidak hanya dalam masa proses kerja sama. Begitu juga halnya dengan peran EO dalam menyelenggarakan sebuah event sangatlah penting. Fungsi EO memang bisa dipercayakan pada dua atau empat orang saja dengan pembidangan tugas masing-masing, tidak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan (multi tasking), sebagai contoh AE Okzigen Automotive melakukan lobi negosiasi kepada klien, dan bagian produksi yang melakukan persiapan keseluruhan event bahkan ikut terjun langsung menangani keuangan event. Dalam melakukan lobi dan negosiasi untuk mendapatkan event sponsorship, ditujukan untuk membantu mendanai event yang akan diselenggarakannya, dengan kompensasi untuk pihak sponsor yaitu promosi produk sponsor dalam event tersebut. Dengan adanya lobi negosiasi, pihak Okzigen Automotive dan sponsor dapat menyatukan tujuan kepentingan masingmasing dan melakukan negosiasi untuk mendapatkan apa yang diinginkan kedua belah pihak (win-win solution). Lobi dapat diartikan sebagai usaha mempengaruhi keputusan pihak lain agar terdapat pandangan positif terhadap topik lobi tersebut. Pelaksanaan lobi
5 menggunakan pendekatan komunikasi sebagai alat untuk mencapai tujuan. Bahkan dalam menyelesaikan suatu perbedaan atau pertentangan maupun perbedaan kepentingan diperlukan diaolg dan musyawarah melalui lobi dan negosiasi.. Dalam lobbying biasanya terdapat proses tawar menawar yang disebut Negosiasi. Negosiasi juga memungkinkan proses penyelesaian konflik dengan tidak menggunakan instrument kekerasan dan mencoba memberikan ruang bagi pihak yang berkonflik untuk melakukan pertukaran informasi dari masalah yang dihadapi bersama. Dalam proses terjadinya event, pihak Okzigen Automotive memiliki tahap-tahap yang harus dipersiapkan, dari mulai melakukan persiapan diri dan konsep event, lalu menuangkan dalam sebuah proposal event dan dipresentasikan, melakukan debat kemudian tawar-menawar dan terakhir adalah penutup yaitu terjadinya kesepakatan. Keahlian atau ketrampilan dalam melobi dan negosiasi merupakan hal penting untuk mendapatkan event sponsorship. Keunikan dari Okzigen Automotive ini adalah dimana mereka tidak memiliki seorang PR namun yang menggantikan adalah seorang AE yang menjalankan peranan PR di Okzigen Automotive, dimana seorang AE mengimplementasikan strategi lobi negosiasi di Okzigen Automotive, dengan mengutamakan kedekatan personal yang didapat dari seorang Manajer Produksi. Namun, ketidaktepatan struktur organisasi mengidentifikasikan pergeseran fungsi AE oleh Manajer Produksi, sehingga menjadikan fungsi AE tidak optimal. Oleh karena itu, Peneliti tertarik untuk meneliti Implementasi Strategi
6 Lobi dan Negosiasi Okzigen Automotive kepada calon klien, karena mereka memiliki strategi tersendiri untuk mendapatkan klien yaitu dimulai dari persiapan dengan melakukan pendekatan personal oleh Produksi Manager, melakukan lobi negosiasi itu sendiri, strategi dalam fase debat, tawar-menawar sampai terjadiya kesepakatan. Maka, peneliti mengajukan penelitian yang berjudul Implementasi Strategi Lobi dan Negosiasi Okzigen Automotive untuk Mendapatkan Event Sponsorship Periode November 2012 Januari 2013 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijabarkan sebelumnya maka muncul pertanyaan di benak penulis mengenai bagaimana strategi tersebut dilakukan untuk mendapatkan klien. Sehubung dengan hal tersebut maka yang menjadi rumusan masalah adalah : Bagaimana Implementasi strategi Lobi dan Negosiasi yang diterapkan Account Executive Okzigen Automotive untuk mendapatkan event sponsorship?? 1.3 Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan Implementasi Strategi Lobi dan Negosiasi yang dilakukan oleh Account Executive Okzigen Automotive untuk mendapatkan event sponsorship 1.4 Manfaat Penelitian 1. Manfaat Teoritis Secara teoritis, kegunaan penelitian ini adalah sebagai sumbangan terhadap ilmu komunikasi di bidang kehumasan, terutama yang berkaitan dengan lobi, negosiasi dan manajemen event.
7 2. Manfaat Praktis Secara praktis humas perusahaan, penelitian ini diharapkan bisa menjadi masukan bagi PT. Okzigen Media dalam menyusun strategi, program, aktivitas, yang digunakan dalam Lobi dan Negosiasi yang akan datang.