BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi informasi dan sistem informasi merupakan faktor penting dalam proses globalisasi dan merupakan sebuah fenomena yang memberikan perubahan secara dramatis pada kehidupan tiap individu dan bisnis di seluruh dunia. Salah satu cara yang marak digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar kelas Enterprise untuk bisa bertahan dan bersaing secara kompetitif di pasar global adalah dengan mengimplementasikan ERP (Enterprise Resource Planning) dalam menjalankan proses bisnisnya. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Vebiyanti Iriana (2008: 276) mengatakan bahwa, ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah aplikasi bisnis yang didesain untuk dapat menyediakan lingkungan yang terintegrasi dan sistematis bagi bisnis untuk aktivitas sehari-harinya dimana sistem ERP menghubungkan sistem finansial, manufaktur, sumber daya manusia, distribusi, dan order management system ke dalam sebuah sistem terintegrasi dengan data dan visibilitas dalam lingkungan bisnis. ERP merupakan sebuah sistem informasi yang mengotomatisasi, mengintegrasikan, dan mengkoordinasikan proses bisnis perusahaan yang bersifat lintas fungsional dengan menggunakan satu database terpusat. Implementasi ERP yang tepat pada perusahaan terbukti mampu mengintegrasikan dan menstandarisasikan proses bisnis perusahaan dan data ke dalam satu environment yang terpadu. Konsistensi dan transparansi data di seluruh
bagian perusahaan, dan pengurangan redundant data adalah beberapa keuntungan yang diberikan oleh ERP jika implementasi dilakukan dengan tepat sehingga integrasi antar fungsional perusahaan dapat diwujudkan serta kualitas dan efisiensi layanan customer, produksi, penjualan, pembelian, pengelolaan sumber daya organisasi, dan distribusi meningkat secara signifikan, serta memudahkan manajemen tingkat atas untuk mendapatkan informasi perusahaan yang dibutuhkan secara menyeluruh, tepat waktu, akurat, dan konsisten guna mencapai pengambilan keputusan yang sejalan dengan strategi, visi, dan misi perusahaan. Dengan kemampuan ERP sebagai enterprise software dalam memfasilitasi integrasi antar fungsi bisnis perusahaan, pengambilan keputusan global yang optimal, dan kemudahan akses pada informasi yang akurat menjadikan enterprise software seperti ERP menjadi bagian yang penting dalam operasi dan proses bisnis di banyak industri. Pada tahun 2006 berdasarkan laporan dari AMR Research, total pendapatan dari pasar ERP telah tumbuh pesat hingga lebih dari $ 28 Milyar dan total pendapatan diperkirakan akan terus naik mencapai $ 50.3 Milyar di tahun 2015. PT. Tonnindo Eramulya atau yang lebih dikenal dengan nama Erasys Consulting merupakan perusahaan konsultasi dan implementasi IT dengan manajemen yang inovatif yang berkomitmen untuk memberikan nilai tambah bagi kliennya untuk mencapai tujuan bisnisnya. PT. Tonnindo Eramulya didirikan pada tahun 2008 dan telah terbukti kemampuan serta tanggung jawabnya sebagai penyedia layanan IT yang kreatif bagi perusahaan-perusahaan besar dan berskala multinasional. Melihat besarnya pertumbuhan pasar ERP disertai dengan proyeksi pertumbuhan pasar ERP di masa depan yang semakin pesat dan semakin tingginya
tuntutan bagi perusahaan-perusahaan multinasional di era global ini untuk mampu melakukan transaksi bisnis harian dan menjalankan proses bisnis dengan pihak internal ataupun eksternal perusahaan secara real-time, digital, transparan, terintegrasi, efektif, dan efisien yang juga sejalan dengan visi dan misi perusahaan, PT. Tonnindo Eramulya berinisiatif membangun sistem ERP berbasis web yang mengacu pada best practices ERP yang dapat di-customize atau disesuaikan dengan proses bisnis, kebutuhan, dan permintaan klien. PT. Tonnindo Eramulya membangun sistem ERP berbasis web dengan nama Core ERP 2. Core ERP 2 merupakan hasil pengembangan dan penyempurnaan dari sistem mereka yang terdahulu yaitu Core ERP versi satu. Alasan utama PT. Tonnindo Eramulya untuk membangun sistem ERP yang berbasis web adalah dikarenakan dengan membangun web-based ERP, sistem dapat diakses oleh user yang terautentikasi dimana saja dan kapan saja hanya dengan menggunakan web browser dan akses internet sehingga ini memberikan keuntungan yang sangat besar untuk perusahaan-perusahaan yang tersebar di lokasi yang berbeda dan jauh, serta memungkinkan cabang-cabang perusahaan untuk mengintegrasikan data-datanya dengan pusat perusahaan secara lebih mudah tanpa harus mencemaskan pengaturan dan pemeliharaan WAN (Wide Area Network). 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup yang dibatasi dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Berikut modul-modul yang dibahas penulis : Purchase
Pada modul ini hanya membahas mengenai alur, proses, dan pembuatan Purchase Order, Stock Transaction (Inbound), Invoice Verification, Purchase Return, dan Vendor. Sales Pada modul ini pembahasan dibatasi hanya pada alur, proses, serta pembuatan Quotation, Sales Order, Stock Transaction (Outbound), Delivery Order, Transportation Document, Invoice, Sales Return, dan Customer. Hanya berfokus pada proses pembelian dan penjualan untuk trading goods dan pengakuan persediaan sebagai trading goods serta membahas mengenai keterkaitan pengakuan barang konsinyasi dengan modul Purchase dan Sales dengan perincian sebagai berikut : a) Penjualan reguler dibatasi hanya pada proses penjualan, pencatatan barang persediaan, hingga menghasilkan laporan penjualan reguler b) Penjualan konsinyasi dibatasi hanya pada proses penjualan barang konsinyasi, pencatatan persediaan barang konsinyasi, hingga menghasilkan laporan penjualan konsinyasi. 2. Adapun bagian yang tidak dibahas di dalam skripsi ini antara lain sebagai berikut. Purchase Pada modul Purchase, bagian yang tidak dibahas di dalam skripsi ini antara lain sebagai berikut.
a) Complaint Letter di dalam submenu Invoice Verification b) Payment c) Pencatatan jurnal akuntansi yang terkait dengan transaksi pembelian Sales Pada modul Sales, bagian yang tidak dibahas di dalam skripsi ini antara lain sebagai berikut. a) Consignment Sales Return b) Consignment Loss c) Payment d) Pencatatan jurnal akuntansi yang terkait dengan transaksi penjualan 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Melakukan GAP Analysis antara Core ERP versi lama dengan SAP sebagai landasan dan masukan untuk melakukan pengembangan aplikasi baru. 2. Melakukan analisis dan perancangan mengenai modul Sales dan Purchase pada aplikasi Core ERP 2 yang nantinya akan dikembangkan oleh PT. Tonnindo Eramulya. 3. Membantu memberikan gambaran dan landasan yang dapat digunakan oleh PT. Tonnindo Eramulya untuk membangun dan mengembangkan aplikasi Core ERP 2.
4. Membuat perancangan business blueprint dan window diagram sebagai usulan alur proses bisnis dan tampilan dari aplikasi Core ERP 2 Adapun manfaat yang dapat diperoleh antara lain sebagai berikut : 1. PT. Tonnindo Eramulya dapat mengetahui perbedaan antara aplikasi Core ERP dengan SAP sehingga dapat mengadopsi best practice dari aplikasi SAP. 2. Sebagai referensi bagi PT. Tonnindo Eramulya untuk melakukan analisis dan mengembangkan aplikasi Core ERP. 3. Membantu PT. Tonnindo Eramulya dalam menganalisis kebutuhan sistem melalui perancangan sistem dasar yang dapat dijadikan sebagai acuan untuk mengembangkan aplikasi Core ERP 2. 1.4 Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan sebagai acuan untuk dapat melakukan analisis serta perancangan aplikasi Core ERP 2 ini antara lain sebagai berikut :
1. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan di dalam penulisan skripsi internship ini ialah dengan melakukan observasi langsung ke perusahaan melalui program internship yang diadakan oleh PT. Tonnindo Eramulya serta keikutsertaan sebagai karyawan magang di dalam proyek perancangan dan pengembangan aplikasi Core ERP 2. 2. Metode Studi Kepustakaan Metode studi kepustakaan digunakan untuk membantu penulisan skripsi dalam pencarian dan pengumpulan data serta informasi yang dibutuhkan dengan mencari referensi dari buku-buku atau jurnal ilmiah yang terkait dengan ulasan dan topik skripsi yang diangkat oleh penulis. 3. Metode Analisis dan Perancangan Metode yang digunakan untuk analisis dan perancangan aplikasi Core ERP 2 adalah metode Anapersis (Analisis dan Perancangan Sistem Informasi). Selain itu juga digunakan metode pengembangan sistem SDLC Waterfall (System Development Life Cycle) yang dibatasi hanya pada fase Requirement Analysis and Specification dan Design. Pembuatan rancangan untuk aplikasi Core ERP 2, meliputi : Master Data : Customer, Vendor, Warehouse, dan Items. Sales : Quotation, Sales Order, Stock Transaction (Outbound), Delivery Order, Transportation Document, Sales Invoice, Account Sales, dan Sales Return.
Purchase : Purchase Order, Stock Transaction (Inbound), Invoice Verification, dan Purchase Return. Outline Quotation, Sales Order, Purchase Order, Sales Return, Purchase Return, Delivery Order, Stock Transcation, Transportation Document, dan Sales Invoice. Sales Report, Purchase Report, Inventory Report, Sales Return List Report, Purchase Return List Report, dan Consignment Report. 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi dibagi ke dalam 5 bab berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini memaparkan teori-teori mendasar dan teori-teori yang berkaitan dengan topik penulisan skripsi dan dijadikan sebagai dasar dan acuan berpikir dalam melakukan analisis dan perancangan aplikasi Core ERP 2 pada modul Purchase dan Sales. BAB 3 : PROJECT PROFILE Bab ini menjelaskan gambaran umum dan profil perusahaan, filosofi perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, proses
bisnis Core ERP 1, IT perusahaan, gambaran umum proyek Core ERP 2, dan struktur tim proyek Core ERP 2. BAB 4 : HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi hasil dan pembahasan detail dari analisis dan perancangan sistem ERP berbasis web Core ERP 2 yang telah dilakukan melalui perancangan blueprint disertai dengan penjelasan mengenai fungsi-fungsi dan tampilan dari aplikasi Core ERP 2. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini adalah bab penutup yang berisi simpulan dari hasil analisis dan perancangan sistem ERP berbasis web Core ERP 2 disertai dengan saransaran yang bersifat konstruktif untuk pengembangan yang akan dilakukan di masa mendatang.