PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI SASARAN KERJA PEGAWAI UNTUK TENAGA KEPENDIDIKAN APRIL, 2017 DIREKTORAT KEPEGAWAIAN INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
DAFTAR ISI 1. Skema Proses... 1 2. Membuka Aplikasi... 2 3. Struktur Menu... 4 4. Menu Sasaran Kerja... 5 4.1 Pengisian sasaran kerja... 5 4.2 Pengisian hasil kerja... 7 4.3 Pengisian tugas tambahan... 8 4.4 Pengisian kreativitas... 9 4.5 Penilaian perilaku kerja... 10 4.6 Catatan kegiatan capaian kinerja... 11 4.7 Nilai kinerja semester... 12 5. Menu Approve... 12 5.1 Approve sasaran kerja... 12 5.2 Approve hasil kerja... 13 5.3 Approve tugas tambahan... 14 5.4 Approve kreativitas... 15 5.5 Approve perilaku kerja... 15 5.6 Approve nilai kinerja semester... 15 6. Keluar dari Aplikasi... 16
DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Skema Proses... 1 Gambar 2 Halaman Login... 2 Gambar 3 Halaman Awal (Inisiasi Jabatan)... 2 Gambar 4 Halaman Awal (Data Jabatan)... 3 Gambar 5 Struktur Menu sebagai Pegawai... 4 Gambar 6 Struktur Menu sebagai Pejabat Struktural... 4 Gambar 7 Sub Menu Pengisian Sasaran Kerja (Status Belum Mengisi Tugas Pokok)... 5 Gambar 8 Tugas Pokok Jabatan... 5 Gambar 9 Sub Menu Pengisian Sasaran Kerja (Status Diajukan)... 6 Gambar 10 Sub Menu Pengisian Sasaran Kerja (Status Disetujui/Ditolak)... 6 Gambar 11 Sub Menu Pengisian Hasil Kerja... 7 Gambar 12 Sub Menu Pengisian Hasil Kerja (Status Disetujui/Ditolak)... 7 Gambar 13 Sub Menu Pengisian Tugas Tambahan... 8 Gambar 14 Sub Menu Pengisian Tugas Tambahan (Tambah Data Tugas Tambahan)... 8 Gambar 15 Sub Menu Pengisian Tugas Tambahan (Data Tugas Tambahan)... 9 Gambar 16 Sub Menu Pengisian Kreativitas... 9 Gambar 17 Sub Menu Pengisian Kreativitas (Tambah Data Kreativitas)... 10 Gambar 18 Nilai Perilaku Kerja Pegawai... 10 Gambar 19 Catatan Kegiatan Capaian Kinerja... 11 Gambar 20 Sub Menu Catatan Kegiatan Capaian Kinerja (Tambah Data)... 11 Gambar 21 Sub Menu Nilai Kinerja Semester... 12 Gambar 22 Sub Menu Approve Sasaran Kerja... 13 Gambar 23 Persetujuan Sasaran Kerja... 13 Gambar 24 Sub Menu Approve Hasil Kerja... 13 Gambar 25 Persetujuan Hasil Kerja... 14 Gambar 26 Sub Menu Approve Tugas Tambahan... 14 Gambar 27 Sub Menu Approve Perilaku Kerja... 15 Gambar 28 Sub Menu Approve Nilai Kinerja Semester... 16 Gambar 29 Halaman Awal (Keluar dari Aplikasi)... 16
1. Skema Proses Gambar 1 Skema Proses 1
2. Membuka Aplikasi a. Buka Sistem Informasi Sasaran Kerja Pegawai melalui browser. b. Ketik alamat http://www.sdm.itb.ac.id/skp-itb pada address bar, kemudian tekan enter, maka akan tampil halaman login seperti gambar 2. Gambar 2 Halaman Login c. Masukkan username dan password akun AI3, kemudian tekan tombol Masuk, maka akan tampil halaman awal seperti gambar 3. Gambar 3 Halaman Awal (Inisiasi Jabatan) 2
d. Tampilan halaman awal (gambar 3) hanya dilakukan sekali untuk menginisiasi jabatan penilai dan jabatan pegawai. Masukkan email, jabatan penilai, dan nama jabatan pegawai, kemudian tekan tombol Submit. Jika proses inisiasi berhasil dilakukan, maka akan tampil gambar 4 halaman awal (data jabatan). Halaman ini yang akan ditampilkan selanjutnya sebagai halaman awal. Gambar 4 Halaman Awal (Data Jabatan) 3
3. Struktur Menu a. Struktur menu sebagai pegawai Gambar 5 Struktur Menu sebagai Pegawai b. Struktur menu sebagai pejabat struktural Gambar 6 Struktur Menu sebagai Pejabat Struktural 4
4. Menu Sasaran Kerja Menu sasaran kerja terdiri dari sub menu pengisian sasaran kerja, pengisian hasil kerja, pengisian tugas tambahan, pengisian kreativitas, penilaian perilaku kerja, catatan kegiatan capaian kinerja, dan nilai kinerja semester. 4.1 Pengisian sasaran kerja a. Tentukan terlebih dahulu tugas pokok dengan mengklik pada bagian tambah tugas pokok jabatan Gambar 7 Sub Menu Pengisian Sasaran Kerja (Status Belum Mengisi Tugas Pokok) b. Pilih tugas pokok jabatan yang sesuai dan simpan Gambar 8 Tugas Pokok Jabatan c. Isikan target capaian masing-masing kegiatan tugas jabatan dan simpan. Jika ada kegiatan tugas jabatan yang perlu ditambahkan/dihilangkan, kegiatan tugas jabatan dapat diubah dengan menekan tombol Ubah Tugas Pokok. Lakukan seperti langkah sebelumnya (point b) 5
Gambar 9 Sub Menu Pengisian Sasaran Kerja (Status Diajukan) d. Tunggu persetujuan dari atasan. e. Setelah atasan menyetujui target sasaran kerja yang diajukan, maka sub menu pengisian sasaran kerja akan menampilkan target sasaran kerja dengan status disetujui/ditolak. f. Jika terdapat sasaran kerja yang ditolak, perbaiki target sasaran kerja sesuai permintaan atasan (alasan yang diberikan atasan). Gambar 10 Sub Menu Pengisian Sasaran Kerja (Status Disetujui/Ditolak) 6
4.2 Pengisian hasil kerja a. Setelah atasan menyetujui sasaran kerja yang diajukan, isikan hasil capaian masingmasing kegiatan tugas jabatan (kuantitas dan kualitas) dan Simpan. Gambar 11 Sub Menu Pengisian Hasil Kerja b. Tunggu persetujuan dari atasan. c. Setelah atasan menyetujui hasil capaian sasaran kerja yang diajukan, maka sub menu pengisian sasaran kerja akan menampilkan hasil sasaran kerja dengan status disetujui/ditolak. d. Jika terdapat hasil sasaran kerja yang ditolak, perbaiki hasil sasaran kerja sesuai permintaan atasan (alasan yang diberikan atasan). Gambar 12 Sub Menu Pengisian Hasil Kerja (Status Disetujui/Ditolak) 7
4.3 Pengisian tugas tambahan a. Jika terdapat tugas tambahan yang harus dilakukan, isikan tugas tambahan pada sub menu ini. Klik tombol tambah yang berada di kiri atas tabel. Gambar 13 Sub Menu Pengisian Tugas Tambahan b. Isi kolom nama kegiatan, browse file SK jika ada, kemudian Submit. Gambar 14 Sub Menu Pengisian Tugas Tambahan (Tambah Data Tugas Tambahan) c. Jika ada perubahan/kesalahan pada data tugas tambahan yang diinput, data tersebut dapat diubah atau dihapus dengan menggunakan fasilitas tombol yang ada pada kolom action. 8
Gambar 15 Sub Menu Pengisian Tugas Tambahan (Data Tugas Tambahan) d. Tunggu persetujuan dari atasan. 4.4 Pengisian kreativitas a. Jika terdapat kreativitas yang telah dilakukan, isikan kreativitas pada sub menu ini. Klik tombol tambah yang berada di kiri atas tabel. Gambar 16 Sub Menu Pengisian Kreativitas b. Isi kolom yang wajib diisi, kemudian Submit. 9
Gambar 17 Sub Menu Pengisian Kreativitas (Tambah Data Kreativitas) c. Jika ada perubahan/kesalahan pada data kreativitas yang diinput, data tersebut dapat diubah atau dihapus dengan menggunakan fasilitas tombol yang ada pada kolom action. d. Tunggu persetujuan dari atasan. 4.5 Penilaian perilaku kerja Sub menu ini hanya menampilkan hasil penilaian perilaku yang dilakukan oleh atasan berdasarkan beberapa aspek. Gambar 18 Nilai Perilaku Kerja Pegawai 10
4.6 Catatan kegiatan capaian kinerja a. Klik tombol tambah, kemudian isikan data kegiatan harian yang sudah dilakukan (semua kolom wajib diisi). Gambar 19 Catatan Kegiatan Capaian Kinerja Gambar 20 Sub Menu Catatan Kegiatan Capaian Kinerja (Tambah Data) b. Jika ada perubahan/kesalahan pada data kegiatan harian yang diinput, data tersebut dapat diubah atau dihapus dengan menggunakan fasilitas tombol yang ada pada kolom action. c. Bagian ini tidak memerlukan persetujuan dari atasan. 11
4.7 Nilai kinerja semester Sub menu ini menampilkan hasil akhir penilaian per semester (penilaian kinerja dan perilaku). Gambar 21 Sub Menu Nilai Kinerja Semester a. Isikan keterangan pada kolom keberatan jika pegawai merasa keberatan dengan hasil penilaian dari atasan, kemudian tunggu tanggapan dari atasan. b. Centang setuju jika sudah tidak ada masalah dengan hasil penilaian dari atasan. c. Tunggu pencetakan formulir SKP untuk ditandatangani. 5. Menu Approve Menu approve terdiri dari sub menu approve sasaran kerja, approve hasil kerja, approve tugas tambahan, approve kreativitas, approve perilaku kerja, dan approve nilai kinerja semester. 5.1 Approve sasaran kerja a. Pilih pegawai yang sasaran kerjanya akan disetujui. Klik tombol hijau (view) pada kolom action. 12
Gambar 22 Sub Menu Approve Sasaran Kerja b. Ceklis pada kolom disetujui. Jika sasaran kerja yang diajukan belum sesuai, isikan alasan mengapa sasaran kerja ditolak. Kemudian tekan tombol Simpan. Gambar 23 Persetujuan Sasaran Kerja 5.2 Approve hasil kerja a. Pilih pegawai yang sasaran kerjanya akan disetujui. Klik tombol hijau (view) pada kolom action. Gambar 24 Sub Menu Approve Hasil Kerja b. Ceklis pada kolom disetujui. Jika hasil kerja yang diajukan belum sesuai, isikan alasan mengapa hasil kerja ditolak tanpa melakukan ceklis pada kolom disetujui. Kemudian tekan tombol Simpan. 13
Gambar 25 Persetujuan Hasil Kerja 5.3 Approve tugas tambahan Sub menu ini digunakan untuk melihat data tugas tambahan yang diajukan pegawai dan memberikan persetujuan. Gambar 26 Sub Menu Approve Tugas Tambahan a. Pilih pegawai yang tugas tambahannya akan disetujui. Klik tombol hijau (view) pada kolom action. b. Ceklis pada kolom disetujui. Jika data tugas tambahan yang diajukan belum sesuai, isikan alasan mengapa data tugas tambahan ditolak. Kemudian tekan tombol Simpan. 14
5.4 Approve kreativitas Sub menu ini digunakan untuk melihat data kreativitas yang diajukan pegawai dan memberikan persetujuan. Langkah yang dilakukan sama seperti persetujuan tugas tambahan. 5.5 Approve perilaku kerja Sub menu ini digunakan untuk memberikan penilaian perilaku pegawai berdasarkan beberapa aspek, yaitu orientasi pelayanan, integritas, komitmen, disiplin, dan kerjasama. a. Pilih pegawai yang akan dinilai. Klik tombol hijau (view) pada kolom action. b. Isikan nilai pada setiap aspek penilaian. Gambar 27 Sub Menu Approve Perilaku Kerja 5.6 Approve nilai kinerja semester Sub menu ini menampilkan hasil akhir penilaian per semester (penilaian kinerja dan perilaku). Kolom keberatan disediakan jika pegawai merasa keberatan dengan hasil penilaian dari atasan. 15
Gambar 28 Sub Menu Approve Nilai Kinerja Semester a. Isikan keterangan pada kolom tanggapan jika pegawai merasa keberatan dengan hasil penilaian yang telah dilakukan. b. Centang setuju jika sudah tidak ada masalah dengan hasil penilaian yang telah dilakukan. c. Cetak formulir SKP untuk ditandatangani. 6. Keluar dari Aplikasi Klik tombol Logout yang ada di pojok kanan atas untuk keluar dari aplikasi Gambar 29 Halaman Awal (Keluar dari Aplikasi) 16