MANUAL PROSEDUR PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2015 1
2
3
KATA PENGANTAR Buku Manual Prosedur ini merupakan acuan bagi peserta didik dalam kegiatan selama menjalani pendidikan di Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis I Urologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang. Dalam buku ini dijabarkan berbagai prosedur kegiatan mulai dari Penerimaan PPDS, Morning Report, Bimbingan Operasi, Jurnal Reading, Textbook Reading, Visite, Morbiditas, Penulisan Tugas Akhir, Pelaksanaan Ujian PPDS, Penyampaian dan Penanganan Keluhan. Dengan adanya buku ini, diharapkan peserta didik akan lebih mudah dalam menjalani suluruh kegiatan pendidikan di Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis I Urologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang. Namun untuk lebih menyempurnakan buku ini, kritik, saran, serta usulan dari pembaca sangat kami perlukan. Ketua Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis I Urologi ttd. dr. Besut Daryanto, SpB, SpU(K) 4
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... 4 DAFTAR ISI... 3 I Manual Prosedur Penerimaan PPDS... 6 2 Manual Prosedur Morning Report... 13 3 Manual Prosedur Bimbingan Operasi... 18 4 Manual Prosedur Journal Reading... 23 5 Manual Prosedur Textbook Reading... 27 6 Manual Prosedur Visite... 32 7 Manual Prosedur Morbiditas... 37 8 Manual Penulisan Tugas Akhir... 42 9 Manual Pelaksanaan Ujian PPDS... 48 10 Manual Penyampaian dan Penanganan Keluhan... 61 5
MANUAL PROSEDUR PENERIMAAN PPDS NOMOR DOKUMEN: 01/MP/2015 PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA RSUD DR. SAIFUL ANWAR MALANG 6
MANUAL PROSEDUR: PENERIMAAN PPDS Kode Dokumen 01/MP/2015 Revisi Oktober 2015 Dikaji ulang oleh UJM PS PDS I Urologi Disetujui oleh Dekan FKUB PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA-RSSA 2015 7
Fakultas Kedokteran Univ. Brawijaya No. Dokumen: 01/MP/2015 TGL DIKELUARKAN: PENERIMAAN PPDS EDISI : II REVISI : Oktober 2015 MANUAL PROSEDUR PENERIMAAN PPDS TUJUAN Manual Prosedur ini bertujuan untuk: 1. Memberikan penjelasan tentang tata cara proses penerimaan PPDS 2. Sebagai pedoman bagi Program Studi untuk proses seleksi penerimaan calon peserta didik PENGERTIAN Merupakan semua tahapan proses seleksi untuk menyaring dan menentukan calon peserta didik berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan oleh program studi. RUANG LINGKUP Manual Prosedur ini meliputi: 1. Persyaratan penerimaan PPDS 2. Tahapan Seleksi Penerimaan PPDS REFERENSI SK Rektor tentang Pedoman Penerimaan/Persyaratan Calon Mahasiswa Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis dan Keputusan Dekan FKUB tentang Pedoman/Persyaratan Penerimaan Dan Tahapan Seleksi Calon Mahasiswa PS PDS I FKUB. 8
1. PERSYARATAN A. PERSYARATAN UMUM 1. IPK. Untuk FK dengan akreditasi A : IP SKed 2.50 dan IP Kumulatif (SKed dan Profesi) 2.75. Untuk FK dengan akreditasi B : IP SKed 2.75 dan IP Profesi 3.00 2. Umur Maximal 35 tahun ( pada saat pendidikan dimulai ) 3. Surat Ijin Belajar/Tugas Belajar dari Kepala Daerah (Bupati,Gubernur) / Badan Kepegawaian / Sekretaris Daerah Daerah Bagi yang PNS / PTT. Khusus TNI / POLRI harus ada ijin dari Mabes dan surat perintah tugas belajar dari Ditjen Kuathan. Surat ijin dari Instansi / Lembaga bagi yang bekerja di Instansi 4. Surat Keterangan Pertanggungjawaban Sumber Pembiayaan Studi- Surat pernyataan kesanggupan membayar biaya pendidikan di atas materai untuk mandiri- surat keterangan sponshiorsip / surat keterangan pembiayaan dan instansi jika mahasiswa Tugas belajar dari daerah / kiriman instansi 5. Surat rekomendasi dari IDI setempat yang menyatakan tidak pernah melakukan Malpraktek atau pelanggaran kode etik kedokteran 6. Foto copy STR / bukti telah mengurus STR dari Konsil Kedokteran Indonesia 7. Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) B. PERSYARATAN KHUSUS Untuk FK dengan Akreditasi A IPK.SKed. 2,75; IPK Klinik 3.00 Untuk FK dengan Akreditasi B IPK.SKed. 3.00; IPK Klinik 3.25 Sertifikat TOEFL dengan skor minimal 500 Sertifikat ATLS, Sertifikat seminar dan workshop di bidang Urologi 9
Bagi calon peserta yang akan menjalani tes di Prodi Urologi hanya pernah satu kali mengikuti tes PPDS di Prodi Urologi ataupun Prodi lain dimanapun di seluruh Indonesia Menyertakan surat penolakan bagi pelamar yang sudah pernah mendaftar sebelumnya dan belum diterima, atau surat pernyataan sudah pernah atau tidak pernah mendaftar PPDS di Prodi Urologi ataupun Prodi Lain di seluruh Indonesia. Menyertakan surat persetujuan kesanggupan mengikuti Program Pendidikan Dokter Spesialis I Urologi dari Suami/Istri bagi yang sudah menikah atau Orang Tua bagi yang belum menikah. Bagi calon peserta didik wanita, menyertakan surat pernyataan bahwa tidak hamil dibuktikan dengan pemeriksaan penunjang dan sanggup untuk tidak hamil pada tahun pertama pendidikan. Bagi Calon Peserta PPDS, Lulusan Program Studi S1 Pendidikan Dokter yang menggunakan Kurikulum Berbasis Kompetensi (KBK) harap melampirkan Surat Tanda Selesai Internship (STSI) yang diterbitkan oleh Komite Internship Dokter Indonesia (KIDI) Provinsi. 2. TAHAPAN SELEKSI CALON MAHASISWA PS PDS I FKUB A. Pemberkasan Peserta menyerahkan atau mengirimkan berkas pendaftaran ke Sekretariat TKP PPDS I, adapun berkas yang harus dilengkapi adalah sebagai berikut : 1. Surat permohonan/lamaran ditujukan kepada Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang. 2. Mengisi Formulir lamaran PPDS PPDS I secara Online melalui old.fk.ub.ac.id/ppds/online 3. Ijazah Dokter dan Transkrip Keseluruhan (IP. Sked, IP. Profesi, dan IP. Kumulatif) yang dilegalisir oleh Institusi Pendidikan asal. 4. Surat Ijin Belajar/Tugas Belajar 10
5. Surat Keterangan Pertanggung jawaban Sumber Pembiayaan Studi 6. Surat rekomendasi dari IDI setempat yang menyatakan tidak pernah melakukan Malpraktek atau pelanggaran kode etik kedokteran 7. Foto copy STR / bukti telah mengurus STR dari KKI 8. SKCK 9. Persyaratan Khusus sesuai dengan Program Studi Pilihan. 10. Uang Pendaftaran sebesar Rp. 300.000,- disetor ke rekening Bank BNI Cabang Malang a.n. Rektor UBM S1 Non FK dengan No.Rekening0039649508 (FC Slip bukti pembayaran diserahkan/dikirim via email / Fax ke Sekretariat TKP PPDS I FKUB). 11. Download Surat permohonan dan Cetak Formulir Online sebanyak tiga kali dan susun dengan lampirannya menjadi 3 rangkap sesuai persyaratan, kemudian diserahkan atau dikirim ke : Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang, Cq Ketua TKPPPDS I FKUB, Sekretariat Bersama Program Pendidikan Profesi TKPPPDS Jl.Jaksa Agung Suprapto No 2.Telp. (0341) 335222 Fax. (0341) 335199. Email : tkpppds.fk@ub.ac.id B. Tahap I. Penelitian dan penelusuran berkas dan syarat-syarat administrasi C. Tahap II. 1. Tes Potensi Akademik dari OTO Bappenas dengan Nilai = 500 1. Tes Kesehatan Mental (Melalui Psikotest dan/atau MMPI) 2. Tes Kemampuan Verbal : Toefl 475 3. Tes Kesehatan Fisik (Tidak menderita penyakit yang membahayakan diri sendiri maupun orang lain) D. Tahap III. Tes Tulis dan Wawancara sesuai dengan Program Studi pilihan E. Penentuan Seleksi berkas, Tahap II dan Tahap III didasarkan pada hasil rapat yang dihadiri oleh Pimpinan Fakultas, Direktur RS. Pendidikan Utama, Ketua & Sekretaris TKP PPDS, serta KPS, SPS dan Ka. Lab. PS PDS I FKUB 11
BAGAN ALIR TAHAPAN SELEKSI PENERIMAAN PPDS pendaftar Mengisi Formulir Online Melengkapi Berkas Transfer Biaya Pendaftaran Penelitian, penelusuran, pengecekan kelengkapan berkas dan syarat administrasi lainnya Tes Potensi Akademik: - Tes Kesehatan Mental - Tes Kemampuan Verbal - Tes Kesehatan Fisik Tes Tulis & Wawancara di Prodi Pilihan Rapat Penentuan Hasil Seleksi Pengumuman S E L E S A I 12
MANUAL PROSEDUR MORNING REPORT NOMOR DOKUMEN: 02/MP/2015 PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA RSUD DR. SAIFUL ANWAR MALANG 13
MANUAL PROSEDUR: MORNING REPORT Kode Dokumen 02/MP/2015 Revisi Oktober 2015 Dikaji ulang oleh UJM PS PDS I Urologi Disetujui oleh Dekan FKUB PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS-I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA-RSSA 2015 14
Fakultas Kedokteran Univ. Brawijaya No. Dokumen: 02/MP/2015 TGL DIKELUARKAN: MORNING REPORT EDISI : II REVISI : Oktober 2015 MANUAL PROSEDUR MORNING REPORT TUJUAN Manual prosedur (MP) ini bertujuan untuk: 1. Memberikan penjelasan tentang tata cara kegiatan Morning Report Divisi Urologi RSSA 2. Pedoman bagi Dokter Spesialis, PPDS Urologi, PPDS luar yang menjalani stase urologi, Dokter Magang dan Dokter Muda dalam menjalankan kegiatan Morning Report PENGERTIAN Morning report adalah suatu kegiatan rutin yang meliputi pelaporan pasien baru MRS, keadaan pasien ruangan dan pasien emergency yang datang ke IGD pada malam sebelumnya Kegiatan Morning Report dimaksudkan untuk memonitoring keadaan pasien terkini dan memberikan keputusan lanjut terhadap masalah yang dihadapi saat itu dan terhadap pasien IGD dimaksudkan untuk melaporkan pertanggungjawaban PPDS terhadap tindakan terhadap pasien di IGD malam sebelumnya.kegiatan Morning Report juga dimaksudkan untuk monitoring kegiatan pendidikan dan pelayanan 15
RUANG LINGKUP Manual Prosedur ini meliputi: 1. Tata cara Morning Report 2. Media pelaporan 3. Pihak-pihak terkait yang bertanggungjawab atas pelaksanaan Morning Report. REFERENSI Borang 3A Standart 5 untuk Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis I Urologi LAM PTKes. PROSEDUR 1. PPDS mengunggah data pasien baru di urologimalang.com, pasien baru dalam hal ini adalah pasien baru MRS yang merupakan pasien elektif dari Poli dan pasien Emergency dari IGD 2. Morning Report difasilitasi dengan media website, buku catatan poli, buku catatan emergency, buku konsulan ruangan, rekam medis dan pemeriksaan penunjang pasien. 3. Morning Report dimulai dengan pelaporan pasien IGD oleh PPDS Jaga terlebih dahulu, diikuti diskusi yang berisi masukan dari Senior Konsultan 4. Morning Report kemudian dilanjutkan dengan pelaporan pasien baru MRS oleh PPDS yang merawat, kemudian dilanjutkan dengan diskusi terhadap masing-masing pasien 5. Kemudian dilanjutkan dengan pelaporan keadaan terkini pasien di ruangan oleh masing-masing PPDS yang merawat pasien dilanjutkan dengan diskusi terhadap masing-masing pasien 6. Keputusan yang diambil saat Morning Report selanjutnya ditindaklanjuti oleh masing-masing PPDS yang merawat pasien. 16
BAGAN ALIR MORNING REPORT PPDS Mengunggah data pasien baru di urologimalang.com(pasien elektif Poli & IGD) difasilitasi media webside, buku catatan poli, buku catatan emergensi, buku konsulan ruangan, rekam medis & pemeriksaan penunjang pasien Pelaporan pasien IGD oleh PPDS Jaga Pelaporan pasien baru MRS oleh PPDS yg merawat Pelaporan terkini pasien ruangan oleh masing-masing PPDS Diskusi berisi masukan dari Senior Konsultan Diskusi thd masingmasing pasien Diskusi thd masingmasing pasien Keputusan Hasil Diskusi Tindak lanjut thd hasil diskusi oleh masingmasing PPDS yg merawat 17
MANUAL PROSEDUR BIMBINGAN OPERASI NOMOR DOKUMEN: 03/MP/2015 PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA RSUD DR. SAIFUL ANWAR MALANG 18
MANUAL PROSEDUR: BIMBINGAN OPERASI Kode Dokumen 03/MP/2015 Revisi Oktober 2015 Dikaji ulang oleh UJM PS PDS I Urologi Disetujui oleh Dekan FKUB PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS-I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA-RSSA 2015 19
Fakultas Kedokteran Univ. Brawijaya No. Dokumen: 03/MP/2015 TGL DIKELUARKAN: BIMBINGAN OPERASI EDISI : II REVISI : Oktober 2015 MANUAL PROSEDUR BIMBINGAN OPERASI TUJUAN Manual Prosedur (MP) ini bertujuan untuk: 1. Memberikan penjelasan tentang tata cara kegiatan Bimbingan Operasi Urologi di Program Studi PDS I Urologi FKUB/SMF Urlogi RSSA. 2. Sebagai pedoman bagi Dokter Spesialis, PPDS Urologi, PPDS luar yang menjalani stase urologi dalam menjalankan kegiatan Bimbingan Operasi PENGERTIAN Bimbingan operasi adalah serangkaian kegiatan yang harus dilalui oleh setiap peserta didik bertujuan untuk mempersiapkan diri, pengetahuan dan pemahaman peserta didik terhadap prosedur tindakan sebelum melakukan tindakan operasi. RUANG LINGKUP Manual Prosedur ini meliputi: 1. Tatacara pengajuan Bimbingan Operasi 2. Tatacara pelaksanaan Bimbingan Operasi 3. Pihak-pihak terkait yang bertanggungjawab atas pelaksanaan Bimbingan Operasi. 20
REFERENSI 1. Kebijakan dan peraturan mengenai Bimbingan Operasi di Prodi PDS I Urologi/ SMF Urologi RSSA PROSEDUR 1. PPDS mempersiapkan presentasi Bimbingan Operasi 2. Presentasi berupa penjabaran anatomi dan fisiologi, indikasi dan kontraindikasi, persiapan alat, optek, komplikasi dan perawatan pasca operasi 3. Peserta didik mengisi identitas dan materi presentasi pada lembar Penilaian Presentasi Bimbingan yang telah disediakan. 4. Peserta didik meminta ijin untuk dilakukan pembacaan presentasi Bimbingan Operasi. 5. PPDS melakukan presentasi bimbingan suatu tindakan yang sesuai dengan kompetensi yang disusun oleh kolegium 6. Senior Urologi melakukan penilaian obyektif terhadap presentasi yang disampaikan oleh peserta didik berdasarkan poin-poin yang dicantumkan dalam formulir Penilaian Presentasi Bimbingan 7. Hasil akhir dari penilaian adalah peserta didik bisa dikatakan lulus atau mengulang 8. Apabila mengulang maka presentasi dapat dilaksanakan kembali di waktu yang telah disepakati antara peserta didik dan penguji. Kesempatan mengulang hanya diberikan 2 kali 9. Apabila dinyatakan lulus maka peserta didik dapat mengajukan Bimbingan Operasi kepada penguji 10. Bimbingan Operasi dilakukan terhadap pasien dan dibimbing langsung oleh spesialis konsultan. 21
11. Peserta dapat dinyatakan lulus atau mengulang dalam Bimbingan Operasi berdasarkan penilaian yang dilakukan oleh Senior Urologi 12. Penilaian untuk Bimbingan Operasi dilakukan pada formulir Direct Observational of Procedural Skills (DOPS). BAGAN ALIR BIMBINGAN OPERASI PPDS Mempersiapkan presentasi Bimbingan Operasi Mengisi identitas & materi presentasi pd lembar Penilaian Bimbingan operasi Meminta iji pembacaan presentasi Bimbingan Operasi Presentasi Penilaian oleh Senior Urologi MENGULANG LULUS Presentasi lagi sesuai waktu yang Disepakati (Max 2x) Mengajukan Bimbingan Operasi kepada penguji 22
MANUAL PROSEDUR PEMBACAAN JOURNAL READING NOMOR DOKUMEN: 04/MP/2015 PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA RSUD DR. SAIFUL ANWAR MALANG 23
MANUAL PROSEDUR: PEMBACAAN JOURNAL READING Kode Dokumen 04/MP/2015 Revisi Oktober 2015 Dikaji ulang oleh UJM PS PDS I Urologi Disetujui oleh Dekan FKUB PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS-I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA-RSSA 2015 24
Fakultas Kedokteran Univ. Brawijaya No. Dokumen: 04/MP/2015 TGL DIKELUARKAN: PEMBACAAN JOURNAL READING EDISI : II REVISI : Oktober 2015 MANUAL PROSEDUR PEMBACAAN JOURNAL READING TUJUAN Manual Prosedur (MP) ini bertujuan untuk: 1. Memberikan penjelasan tentang tata cara tugas Journal Reading 2. Pedoman bagi Dokter Spesialis, PPDS Urologi, PPDS luar yang menjalani stase urologi dalam menjalankan kegiatan Journal Reading PENGERTIAN Journal Reading merupakan sesi kegiatan ilmiah untuk penelusuran kepustakaan yang berkaitan dengan Urologi. RUANG LINGKUP Manual Prosedur ini meliputi tatacara pelaksanaan Journal Reading REFERENSI 1. Kebijakan dan peraturan mengenai Journal Reading di Prodi PDS 1 Urologi/ SMF Urologi RSSA. 25
PROSEDUR 1. Peserta didik mempersiapkan presentasi Journal Reading 2. Alat bantu journal reading menggunakan multimedia. 3. Sesi presentasi dilakukan peserta didik sebagai presenter dan seorang wakil kelompok sebagai notulis 4. Presentasi dilakukan dengan jelas, waktu presentasi tidak dibatasi 5. Diskusi dapat dilakukan pada saat presentasi atau di akhir presentasi 6. Pencatatan journal reading meliputi materi presentasi dan hasil diskusi. 7. Copy Journal, power point presentasi dan notulen diskusi tiap topik dirangkum dalam satu buku laporan Journal Reading dan diserahkan ke PS PDS 1 Urologi Malang. BAGAN ALIR PEMBACAAN JOURNAL READING PPDS Mempersiapkan presentasi Journal Reading dgn alat bantu multimedia Presentasi (1 presenter Gn & 1 notulis) Diskusi Pencatatan Journal Reading Copy Journal, power point presentasi, notulen dirangkum dlm satu buku laporan Journal Reading & diserahkan ke PS PDS 1 Urologi 26
MANUAL PROSEDUR TEXTBOOK READING NOMOR DOKUMEN: 05/MP/2015 PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA RSUD DR. SAIFUL ANWAR MALANG 27
MANUAL PROSEDUR: TEXTBOOK READING Kode Dokumen 05/MP/2015 Revisi Oktober 2015 Dikaji ulang oleh UJM PS PDS I Urologi Disetujui oleh Dekan FKUB PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS-I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA-RSSA 2015 28
Fakultas Kedokteran Univ. Brawijaya No. Dokumen: 05/MP/2015 TGL DIKELUARKAN: TEXTBOOK READING EDISI : II REVISI : Oktober 2015 MANUAL PROSEDUR TEXTBOOK READING TUJUAN 1. Memberikan penjelasan tentang tata cara tugas Textbook Reading 2. Sebagai pedoman bagi Dokter Spesialis, PPDS Urologi, PPDS luar yang menjalani stase urologi dalam menjalankan kegiatan Textbook Reading PENGERTIAN Textbook Reading merupakan sesi kegiatan ilmiah untuk penelusuran kepustakaan yang berkaitan dengan Urologi. RUANG LINGKUP Manual Prosedur ini meliputi tatacara pelaksanaan Textbook Reading: Campbell-Walsh Urology 10th Edition REFERENSI 1. Kebijakan dan peraturan mengenai textbook reading di Prodi PDS I Urologi/SMF Urologi RSSA 29
PROSEDUR 1. PPDS mempersiapkan presentasi Textbook Reading: Campbell-Walsh Urology edisi terbaru atau textbook urologi terbaru. 2. Peserta Textbook Reading mengisi daftar hadir 3. Alat bantu Textbook Reading menggunakan multimedia. 4. Sesi presentasi dilakukan peserta didik sebagai presenter dan seorang peserta sebagai notulis 5. Presentasi dilakukan dengan jelas, waktu presentasi dibatasi maksimal 30 menit. 6. Diskusi dapat dilakukan pada saat presentasi atau di akhir presentasi yang dipimpin oleh senior urologi. 7. PencatatanTextbook Reading meliputi materi presentasi dan hasi ldiskusi. 8. Copy Journal, power point presentasi dan notulen diskusi tiap topic dirangkum dalam satu buku laporan Textbook Reading dan diserahkan sebelum sesi Textbook Reading berikutnya 30
BAGAN ALIR TEXTBOOK READING PPDS Mempersiapkan presentasi Textbook Reading:Campbell- WalshUrologi terbaru/textbook urologi terbaru Mengisi daftar Gn hadir Presentasi (1 presenter & 1 notulis) Gn Diskusi Pencatatan Textbook Reading Copy Journal, power point presentasi, notulen dirangkum dlm satu buku laporan Textbook Reading & diserahkan ke PS PDS 1 Urologi 31
MANUAL PROSEDUR VISITE NOMOR DOKUMEN: 06/MP/2015 PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA RSUD DR. SAIFUL ANWAR MALANG 32
MANUAL PROSEDUR: VISITE Kode Dokumen 06/MP/2015 Revisi Oktober 2015 Dikaji ulang oleh UJM PS PDS I Urologi Disetujui oleh Dekan FKUB PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS-I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA-RSSA 2015 33
Fakultas Kedokteran Univ. Brawijaya VISITE No. Dokumen: 06/MP/2015 TGL DIKELUARKAN: EDISI : II REVISI : Oktober 2015 MANUAL PROSEDUR VISITE TUJUAN Manual Prosedur (MP) ini bertujuan : 1. Memberikan penjelasan tentang tata cara kegiatan Visite Divisi Urologi RSSA. 2. Pedoman bagi Dokter Spesialis, PPDS Urologi, PPDS luar yang menjalani stase urologi, dan Dokter Muda dalam menjalankan visite. PENGERTIAN Visite adalah kunjungan dokter terhadap pasien tiap hari atau dalam keadanaan tertentu sesuai dengan keadaan pasien untuk mengetahui perkembangan dan memberikan keputusan lanjut terhadap masalah pasien diruangan. Kegiatan visite juga dimaksudkan untuk monitoring kegiatan pendidikan dan pelayanan. KEBIJAKAN Dokter melakukan kewajibannya berdasarkan dengan tingkat pendidikan profesi dan kompetensi masing-masing sesuai dengan sumpah jabatan. 34
RUANG LINGKUP Manual Prosedur ini meliputi : 1. Tatacara visite 2. Media pelaporan 3. Pihak-pihak terkait yang bertanggungjawab atas pelaksanaan visite REFERENSI 1. Kebijakan dan peraturan mengenai visite di Prodi PDS I Urologi/SMF Urologi RSSA PROSEDUR 1. Waktu Visite : Visite pagi oleh PPDS sebelum jam 07.00 setiap harinya (Senin s/d Minggu). Visite DPJP dilakukan pada waktu yang disesuaikan dengan jadwal DPJP setiap harinya didampingi oleh PPDS, Dokter Muda, dan petugas ruangan. Untuk ruang akut (R.13, 14, dan 18) visite dilakukan 3 kali perhari. Visite dapat dilakukan diluar waktu yang telah ditentukan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi pasien. 2. PPDS melakukan kunjungan kepada pasien (visite) setiap hari satu kali atau lebih sesuai dengan waktu atau jadwal yang ditentukan atau jam-jam tertentu. 3. PPDS memeriksa perkembangan keadaan pasien. 4. Hasil pemeriksaan, instruksi tindakan medis dan penggantian atau penyetopan obat ditulis dengan rincian S-O-A-P secara jelas pada lembaran Rekam Medis pasien dan diberikan nama terang dan tangan PPDS beserta DPJP. 5. Bila dokter berhalangan, maka PPDS tersebut wajib mencari pengganti pada PPDS lainnya yang setara atau sesuai dengan kompetensinya. 35
BAGAN ALIR VISITE PPDS V I S I Gn T E Memeriksa perkembangan keadaan Gn pasien Mengisi Rekam Medis, ttd & namaa terang PPDS & DPJP Bila berhalangan wajib mencari pengganti yg setara/sesuai kompetensinya 36
MANUAL PROSEDUR MORBIDITAS NOMOR DOKUMEN: 07/MP/2015 PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA RSUD DR. SAIFUL ANWAR MALANG 37
MANUAL PROSEDUR: MORBIDITAS Kode Dokumen 07/MP/2015 Revisi Oktober 2015 Dikaji ulang oleh UJM PS PDS I Urologi Disetujui oleh Dekan FKUB PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS-I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA-RSSA 2015 38
Fakultas Kedokteran Univ. Brawijaya No. Dokumen: 07/MP/2015 TGL DIKELUARKAN: MORBIDITAS EDISI : II REVISI : Oktober 2015 MANUAL PROSEDUR MORBIDITAS TUJUAN Manual prosedur pencatatan morbiditas ini disusun untuk memberikan panduan dalam pertanggungjawaban peserta didik terhadap kesalahan dan pelanggaran yang telah dilakukan. PENGERTIAN Pencatatan morbiditas ini merupakan upaya kontrol terhadap kesalahan yang dilakukan oleh peserta didik. Morbiditas dapat dibagi menjadi 3 kategori yaitu attitude, psikomotor dan kognitif. Morbiditas dapat dikelompokkan menurut level ringan, sedang dan berat. Pencatatan morbiditas juga dimaksudkan sebagai media pembelajaran dan pendidikan terhadap peserta didik agar di lain waktu tidak lagi melakukan kesalahan yang sama. Pencatatan morbiditas juga diharapkan menimbulkan efek jera terhadap peserta didik karena dalam setiap morbiditas dapat diberikan sangsi sesuai aturan yang berlaku. 39
RUANG LINGKUP Ruang lingkup Manual Prosedur Pencatan Morbiditas ini meliputi ketentuan penjatuhan morbiditas, pengisian lembar morbiditas dan penjatuhan sangsi terhadap morbiditas peserta didik REFERENSI 1. Kode etik mahasiswa Universitas Brawijaya. 2. Pedoman dan Tata Tertib Penyelenggaraan Pendidikan PPDS di RSUD Dr. Saiful Anwar Malang. PROSEDUR 1. Peserta Didik yang melakukan kesalahan dijatuhi morbiditas oleh Senior Urologi 2. Peserta Didik mengisi lembar Surat Pernyataan Morbiditas yang telah disediakan oleh Prodi PDS I Urologi FKUB/SMF Urologi RSSA Malang 3. Apabila morbiditas yang dilakukan berhubungan dengan pasien, maka peserta didik wajib menuliskan identitas beserta nomor rekam medis pasien di dalam lembar Surat Pernyataan Morbiditas 4. Peserta didik mengajukan Surat Pernyataan Morbiditas yang telah diisi kepada Senior Urologi 5. Senior Urologi menentukan kategori, level dan sangsi yang diberikan terhadap morbiditas peserta didik dan dituliskan dalam lembar Surat Pernyataan Morbiditas 40
BAGAN ALIR MORBIDITAS Gn PPDS yang melakukan kesalahan dijatuhi morbiditas oleh Senior Urologi Mengisi Surat Pernyataan Gn Morbiditas Mengajukan Surat Pernyataan Morbiditas yang telah Gn diisi kepada Senior Urologi Senior Urologi menentukan kategori, level dan sangsi yg diberikan 41
MANUAL PROSEDUR TUGAS AKHIR NOMOR DOKUMEN: 08/MP/2015 PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS 1 UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA RSUD DR. SAIFUL ANWAR MALANG 42
MANUAL PROSEDUR: TUGAS AKHIR Kode Dokumen 08/MP/2015 Revisi Oktober 2015 Dikaji ulang oleh UJM PS PDS I Urologi Disetujui oleh Dekan FKUB PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS-I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA-RSSA 2015 43
Fakultas Kedokteran Univ. Brawijaya No. Dokumen: 08/MP/2015 TGL DIKELUARKAN: TUGAS AKHIR EDISI : II REVISI : Oktober 2015 MANUAL PROSEDUR TUGAS AKHIR TUJUAN Untuk memudahkan peserta didik, senior pembimbing, penguji dan staf administrasi Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis I Urologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya dalam menyelesaikan proses pelaksanaan tugas akhir. Selain itu dokumen ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dalam menjaga dan meningkatkan mutu akademik dan pelayanan di lingkungan Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis 1 Urologi. PENGERTIAN Tugas Akhir adalah karya ilmiah yang dilakukan secara mandiri oleh peserta didik dibawah bimbingan Senior Urologi pada semester akhir masa studi. Karya ilmiah dapat penelitian sahih yang diharapkan bisa bermanfaat bagi umat manusia. Kemandirian peserta didik berarti bahwa peserta didik berinisiatif secara kreatif merancang penelitian, melakukan penelitian serta menulis laporan dan mempertanggungjawabkannya secara ilmiah. Tujuan Tugas Akhir bagi seorang calon Dokter Spesialis Urologi adalah mengaplikasikan semua pengalaman yang telah diperolehnya selama masa pendidikan untuk memecahkan masalah dalam berbagai bidang (bisa multidisipliner) terutama di bidang Urologi secara sistematis, logis dan kreatif berdasarkan data/informasi yang akurat; menuangkan apa yang telah dilakukan 44
untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan didukung oleh analisis yang kritis dan valid dalam bentuk penulisan karya ilmiah; mempertanggungjawabkan hasil kerja yang telah dituangkan dalam Tugas Akhir secara khusus dan komprehensif RUANG LINGKUP Manual Prosedur ini meliputi: 1. Tatacara pengajuan usulan Tugas Akhir 2. Tatacara penelitian dan penulisan Tugas Akhir 3. Tatacara pelaksanaan sidang Proposal dan sidang hasil Tugas Akhir 4. Pihak-pihak terkait yang bertanggungjawab atas pelaksanaan Tugas Akhir. REFERENSI 1. Undang-undang No.20 Tahun 2003 tentang Pendidikan Nasional. 2. Permendikbud No.49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi, 3. Panduan penyusunan Thesis dan Disertasi FKUB. 4. Buku Pedoman Akademik PPDS-I Urologi 5. Log Book PPDS-I Urologi PROSEDUR 1. Pengajuan Usulan Penelitian a. Peserta didik harus sudah mengajukan usulan penelitian dan dikonsultasikan dengan tim pembimbing. b. Usulan penelitian yang sudah dikonsultasikan dan telah disetujui pembimbing wajib diseminarkan,. c. Usulan penelitian yang sudah disetujui pembimbing dan penguji yang dikonsulkan sesuai dengan prosedur yang berlaku. 45
d. Format dan tatacara penulisan usulan penelitian mengikuti buku Panduan Penyusunan Tugas Akhir Fakultas Kedokteran UB yang berlaku 2. Penelitian dan penulisan Tugas Akhir a. Setelah proposal ditandatangani semua pembimbing, peserta didik dapat memulai penelitian, b. Peserta didik membuat log book untuk mencatat semua yang dilakukan dan data-data yang diperoleh, c. Selama penelitian peserta didik harus menginformasikan perkembangan penelitiannya kepada senior pembimbing, d. Bila diperlukan senior pembimbing dapat melakukan visitasi untuk melihat perkembangan dan memberikan arahan sesuai kondisi lapangan/capaian penelitian, e. Kompilasi dan analisis data dilakukan di bawah pengawasan dan bimbingan senior pembimbing, f. Jika hasil analisis telah disetujui, peserta didik dapat melanjutkan penyelesaian penulisan naskah Tugas Akhir, g. Penulisan Tugas Akhir sesuai dengan Panduan Penulisan Tugas Akhir, h. Konsultasi dapat dilakukan secara berturutan atau bersamaan (paralel) ke semua senior pembimbing, i. Peserta didik melakukan seminar hasil penelitian, j. Perbaikan naskah Tugas Akhir dilakukan sesuai masukan-masukan dari seminar hasil 46
BAGAN ALIR PENULISAN TUGAS AKHIR PPDS Mengajukan usulan penelitian & dikonsultasikan dgn tim Gn pembimbing Usulan yang dikonsultasikan & disetujui pembimbing Gn diseminarkan Menyusun proposal peneltian, minta ttd semua pembimbing Memulai Penelitian Membuat logbook, mencatat semua yg dilakukan & data yg diperoleh Menginformasikan perkembangan penelitian kepada senior pembimbing Kompilasi & analisa data di bawah pengawasan & bimbingan senior pembimbing Analisis disetujui, melanjutkan penulisan naskah Tugas Akhir sesuai panduan Konsultasi ke semua senior pembimbing Seminar Hasil Penelitian 47
MANUAL PROSEDUR PELAKSANAAN UJIAN PPDS NOMOR DOKUMEN: 09/MP/2015 PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA RSUD DR. SAIFUL ANWAR MALANG 48
MANUAL PROSEDUR: PELAKSANAAN UJIAN PPDS Kode Dokumen 09/MP/2015 Revisi Oktober 2015 Dikaji ulang oleh UJM PS PDS I Urologi Disetujui oleh Dekan FKUB PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS-I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA-RSSA 2015 49
Fakultas Kedokteran Univ. Brawijaya No. Dokumen: 09/MP/2015 TGL DIKELUARKAN: TUGAS AKHIR EDISI : II REVISI : Oktober 2015 MANUAL PROSEDUR PELAKSANAAN UJIAN PPDS I. MANUAL PROSEDUR UJIAN INSTITUSI TUJUAN Memberikan penjelasan tentang persyaratan dan pelaksanaan ujian institusi dalam menilai dan mengevaluasi hasil belajar peserta didik Program Pendidikan Dokter Spesialis I (PPDS) Urologi. RUANG LINGKUP Ruang lingkup MP ujian institusi meliputi: 1. Jenis ujian 2. Jadwal dan waktu ujian 3. Tempat ujian 4. Peserta ujian 5. Penguji ujian 6. Persiapan dan tata cara pelaksanaan ujian 7. Pengumuman hasil ujian DEFINISI Ujian Institusi adalah ujian lokal yang diselenggarakan pada akhir semester X (Chief) sebagai evaluasi akhir kemampuan PPDS-I Urologi dalam mendiagnosa, menentukan terapi dan rehabilitasi pasien kelainan urogenitalia sehingga siap mengikuti ujian nasional. 50
PROSEDUR 1. Jenis Ujian Ujian institusi dilaksanakan dalam bentuk ujian tulis (MCQ) dan ujian lisan (assesment pasien) dan OSCE. 2. Jadwal dan waktu ujian 1) Ujian institusi diselenggarakan berdasarkan kalender akademik 2) Ujian institusi dijadualkan pada hari dan jam kerja 3) Penjadualan ujian institusi berdasarkan rapat prodi 4) Waktu ujian terbagi dalam dua waktu (hari) yaitu a. Hari 1 : ujian tulis berupa MCQ b. Hari 2 : ujian lisan dan OSCE 3. Ruang ujian Ruang ujian disesuaikan dengan jumlah peserta dan terdiri dari 2 ruangan sebagai tempat ujian tulis dan ujian lisan di PS PDS 1 Urologi 4. Peserta Ujian a. Daftar peserta ujian dikeluarkan oleh KPS 1 minggu sebelum pelaksanaan ujian b. Peserta ujian adalah PPDS-I Urologi minimal semester IX yang telah menyelesaikan semua tugas dan kewajiban sebagai peserta didik sesuai dengan kurikulum Urologi yang berlaku. 5. Penguji ujian Penguji ujian terdiri dari penguji lokal dari program studi Urologi setempat dan seorang penguji nasional a. Penguji lokal adalah staf pengajar akademik Urologi/konsultan sesuai dengan keahlian/divisi masing-masing dan dapat dibantu asisten yang berasal dari universitas Brawijaya. b. Penguji nasional adalah staf pengajar akademik Urologi yang berasal bukan dari universitas Brawijaya yang ditunjuk dari Kolegium Urologi. 51
6. Persiapan dan pelaksanaan ujian institusi Ujian Tulis 1) Sekretaris program studi (SPS) menerima soal ujian dari masingmasing staf pengajar akademik dari setiap seksi Urologi 2) SPS mengkompilasi dan memperbanyak soal ujian dengan memperhatikan aspek keamanan soal sesuai dengan jumlah peserta ujian. 3) Peserta ujian berpakaian rapi, bersih, sopan dan bersepatu 4) Peserta ujian dan pengawas ujian mematikan semua alat komunikasi selama pelaksanaan ujian 5) Peserta ujian menandatangani daftar hadir ujian 6) Peserta ujian tidak berbicara dan atau berkomunikasi dengan sesama peserta ujian selama ujian, tidak diperkenankan pula saling meminjam alat tulis 7) Pengawas ujian menegur dan berhak mengeluarkan peserta dari ruang ujian jika diketahui melakukan kecurangan dalam menempuh ujian. 8) Pengawas ujian membuat dan menandatangani berita acara ujian dan daftar hadir. Ujian Lisan dan OSCE 1) Penguji ujian terdiri dari penguji lokal dari masing-masing seksi Urologi dibantu asisten dan seorang penguji nasional yang ditunjuk kolegium Urologi 2) Para penguji lokal menyiapkan kasus dari tiap-tiap seksi Urologi beserta kelengkapannya 3) Para penguji lokal dan atau nasional menyiapkan soal OSCE beserta kelengkapannya 4) Peserta ujian berpakaian rapi, bersih, sopan dan bersepatu 52
5) Peserta ujian dan penguji ujian mematikan semua alat komunikasi selama pelaksanaan ujian 6) Peserta ujian menandatangani daftar hadir ujian 7) Para penguji menandatangani daftar hadir ujian dan berita acara ujian. 7. Pengumuman hasil ujian 1. Ketua program studi (KPS) memimpin rapat penguji untuk menilai hasil ujian institusi peserta ujian institusi 2. Peserta rapat terdiri dari para penguji lokal dari masing-masing seksi Urologi. 3. KPS mengumumkan hasil ujian institusi. 4. PPDS-1 Urologi yang dinyatakan lulus ujian institusi berhak untuk mengikuti ujiana nasional (National Board Exam). 53
BAGIAN ALUR UJIAN INSTITUSI PPDS-1 Urologi PENGUJI INSTITUSI KPS Menerima SK dari Kolegium Urologi tentang jadwal ujian dan nama penguji nasional Menetapkan PPDS-1 Urologi sebagai peserta Menyiapkan soal tulis OSCE Mengumumkan jadwal Ujian institusi Pelaksanaan ujian I (Tulis) mulai Mengikuti ujian Mengawasi dan menilai hasil ujian Menerima rekapitulasi hasil ujian Mengumumkan hasil ujian dan menetapkan PPDS-1 Urologi sebagai peserta Pelaksanaan ujian II(Lisan dan OSCE) Mengikuti ujian Menguji dan menilai hasil ujian disetiap seksi Urologi Menerima rekapitulasi hasil ujian Memimpin rapat ujian yang dihadiri seluruh penguji Mengikuti Ujian Nasional OSCE Lulus 54 Selesai
II. MANUAL PROSEDUR PELAKSANAAN UJIAN FORMATIF (UJIAN AKHIR STASE) TUJUAN : Meningkatkan pelayanan dan efektifitas pelaksanaan ujian akhir stase DOKUMEN : 1. Daftar presensi 2. Daftar nilai ujian stase UNIT YANG TERLIBAT: 1. PPDS 2. Dosen/staf 3. Sekretaris bagian PROSEDUR: 1. PPDS : 1) PPDS menghubungi dosen stase untuk menentukan waktu ujian 2) PPDS mengikuti ujian stase baik lisan maupun tertulis 3) PPDS menyerahkan kertas lembar jawaban ujian stase yang tertulis 2. Dosen/staf: 1) Menentukan waktu ujian 2) Menguji baik dengan lisan maupun tulis 3) Menerima dan menilai lembar jawaban ujian tertulis 4) Menyerahkan nilai ujian stase ke sekretaris bagian 3. Sekretaris bagian : 1. Menerima nilai ujian dari masing-masing dosen/staf 2. Membuat rekapitulasi nilai ujian 4. KPS 1) Menerima rekapitulasi nilai ujian 2) Mengesahkan hasil ujian stase 55
BAGAN ALUR UJIAN FORMATIF (UJIAN AKHIR STASE) Sekretaris Bagian PPDS Dosen/staf KPS mulai Menghubungi dosen stase Menentukan waktu ujian 1 Melaksanakan ujian Melaksanakan ujian baik lisan maupun tertulis Menyerahkan jawaban ujian ke dosen Menilai Membuat rekapitulasi nilai Menyerahkan nilai ke sekretaris Menerima rekapitulasi nilai Mengesahkan hasil ujian Selesai 56
III. MANUAL PROSEDUR PELAKSANAAN UJIAN KOMISI / KOMPETENSI TUJUAN : Meningkatkan pelayanan dan efektifitas pelaksanaan ujian komisi DOKUMEN : 1. Pengumuman Pelaksanaan Ujian Komisi 2. Daftar presensi 3. Daftar nilai ujian komisi UNIT YANG TERLIBAT 1. PPDS 2. Dosen/staf 3. Sekretaris bagian 4. KPS PROSEDUR 1. KPS 1) Menentukan waktu pelaknanaan ujian komisi 2) Menerima rekapitulasi nilai ujian 3) Mengesahkan hasil ujian komisi 2. PPDS : 1) PPDS menerima pengumuman pelaksanaan ujian komisi 2) PPDS mengikuti ujian komisi 3. Dosen/staf: 1) Menerima tembusan pengumuman pelaksanaan ujian komisi 2) Melaksanakan ujian dan menilai 3) Menyerahkan nilai ujian komisi ke sekretaris bagian 4. Sekretaris bagian : 1) Menerima nilai ujian dari masing-masing dosen/staf 4) Membuat rekapitulasi nilai ujian 57
BAGAN ALUR UJIAN KOMISI / KOMPETENSI Sekretaris Bagian PPDS Dosen/staf KPS 1 2 2 Mulai Membuat pengumuman pelaksanaan ujian Menerima pengumuman Menerima tembusan pengumuman Menentukan waktu pelaksanaan ujian Melaksanakan ujian 2 Mengikuti ujian 1 dan menilai Membuat rekapitulasi nilai Menyerahkan nilai ke sekretaris Menerima rekapitulasi nilai Mengesahkan hasil ujian Komisi Selesai 58
IV. MANUAL PROSEDUR PELAKSANAAN UJIAN SEMESTER TUJUAN : Meningkatkan pelayanan dan efektifitas pelaksanaan ujian semester DOKUMEN: 1. Pengumuman pelaksanaan ujian semester 2. Daftar presensi 3. Daftar nilai ujian semester UNIT YANG TERLIBAT: 1. Sekretaris bagian 2. PPDS 3. Dosen/staf 4. Kepala program studi (KPS) PROSEDUR: 1. Sekretaris bagian : 1) Mengeluarkan pengumuman pelaksanaan ujian semester yang terdiri dari waktu pelaksanaan dan materi 2) Menerima daftar nilai ujian dari masing-masing dosen/staf 3) Membuat rekapitulasi nilai ujian 2. PPDS : 1) PPDS menerima pengumuman jadwal dan materi ujian semester 2) PPDS melaksanakan ujian semester pada waktu yang telah ditetapkan 3) PPDS menyerahkan kertas lembar jawaban ujian 3. Dosen/staf: 1) Menerima tembusan pengumuman pelaksanaan ujian 2) Masing-masing dosen/staf membuat soal sesuai dengan materinya masing-masing 3) Menerima dan menilai lembar jawaban ujian 4) Menyerahkan nilai ujian semester ke sekretaris bagian 59
4. KPS 1) Menentukan waktu pelaksanaan ujian 2) Menerima rekapitulasi nilai ujian 3) Mengesahkan hasil ujian semester BAGAN ALUR UJIAN SEMESTER Sekretaris Bagian PPDS Dosen/staf KPS 1 2 2 Mulai Membuat pengumuman pelaksanaan ujian Menerima pengumuman Menerima tembusan pengumuman Menentukan waktu pelaksanaan ujian 2 Melaksanakan ujian Membuat soal ujian 1 Menyerahkan jawabn ujian ke dosen Menerima & menilai lembar jawaban Membuat rekapitulasi nilai Menyerahkan nilai ke sekretaris Menerima rekapitulasi nilai Mengesahkan hasil ujian Komisi Selesai 60
MANUAL PROSEDUR PENYAMPAIAN DAN PENANGANAN KELUHAN NOMOR DOKUMEN: 10/MP/2015 PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA RSUD DR. SAIFUL ANWAR MALANG 61
MANUAL PROSEDUR: PENYAMPAIAN DAN PENANGANAN KELUHAN Kode Dokumen 10/MP/2015 Revisi Oktober 2015 Dikaji ulang oleh UJM PS PDS I Urologi Disetujui oleh Dekan FKUB PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS-I UROLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA-RSSA 2015 62
Fakultas Kedokteran Univ. Brawijaya No. Dokumen: 10/MP/2015 TGL DIKELUARKAN: PENYAMPAIAN DAN PENANGAN KELUHAN EDISI : II REVISI : Oktober 2015 MANUAL PROSEDUR PENYAMPIAN DAN PENANGANAN KELUHAN Tujuan 1. Menjadi pedoman bagi penanganan dan tindak lanjut keluhan pengguna jasa layanan terkait dengan layanan yang diberikan oleh Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis I Urologi FKUB. Ruang Lingkup 1. Berlaku untuk semua jenis layanan yang diberikan oleh Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis I Urologi FKUB. 2. Pengukuran kepuasan pengguna jasa layanan ini ditujukan kepada pengguna jasa layanan yang meliputi stakeholder internal dan eksternal. Definisi 1. Pengguna Jasa Layanan adalah semua pihak yang mendapatkan manfaat dari layanan yang diberikan oleh PS PDS I Urologi baik berupa jasa, barang, maupun tindakan administrasi, baik secara langsung maupun tidak langsung, baik internal (mahasiswa/peserta didik, dosen, dan pegawai) maupun eksternal (rekanan, lembaga lain, maupun masyarakat luas). 2. Media penyampaian adalah perlengkapan baik nyata maupun virtual tempat pengguna jasa layanan menyampaikan keluhan berupa kotak (Drop Box), alamat e-mail khusus. 63
3. Subyek keluhan adalah jenis layanan yang dikeluhkan oleh pengguna jasa layanan. 4. Unit Jaminan Mutu Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis 1 Urologi (UJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk Dekan dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Prgoram Studi Pendidikan Dokter Spesialis I Urologi FKUB, termasuk mekanisme penanganan keluhan pelanggan di Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis I Urologi FKUB Garis Besar Prosedur a. Pengguna jasa layanan menyampaikan keluhan dengan cara: (1) mengisi form keluhan dan memasukkan ke dalam drop box; atau (2) mengirim keluhan melalui e-mail ke alamat e-mail keluhan pengguna jasa layanan; atau b. Keluhan yang disampaikan harus mencantumkan: (1) Subyek keluhan (2) Uraian mengenai keluhan dan informasi mengenai peristiwa layanan yang dikeluhkan serta pihak yang memberikan layanan. (3) Usulan solusi (4) Identitas pengguna jasa layanan (5) Alamat e-mail c. Apabila diperlukan, kerahasiaan identitas pengguna jasa layanan yang menyampaikan keluhan dijamin oleh Ketua Program Studi dan UJM. d. Sekretariat Program Studi setiap 1 minggu sekali memeriksa dan mendata serta mengumpulkan keluhan yang diterima. e. Sekretariat Program Studi menyerahkan hasil kompilasi keluhan kepada Ketua Program Studi dan UJM. f. UJM memeriksa dan mengklasifikasikan keluhan yang lengkap dan layak ditindaklanjuti, dan keluhan yang tidak lengkap serta tidak layak 64
ditindaklanjuti, serta memberitahu kepada pengguna jasa layanan melalui e-mail, bahwa keluhan telah diterima dan segera ditindaklanjuti. g. UJM menyampaikan keluhan kepada unit-unit terkait di lingkungan Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis I Urologi FKUB. h. Kepala Unit terkait melakukan klarifikasi tertulis dengan format form yang ada (bisa melalui e-mail resmi PS PDS I Urologi) tentang keluhan tersebut dan menyampaikannya kepada UJM, paling lambat 4 hari kerja. Apabila diperlukan perbaikan secara fisik, dalam klarifikasi tersebut disebutkan waktu penyelesaiannya. i. UJM mengaudit hasil perbaikan, dan jika diperlukan melakukan visitasi ke unit kerja yang dikeluhkan, serta menyampaikan hasil perbaikan keluhan dari masing-masing Kepala Unit kepada Ketua Program Studi dan Dekan. j. Ketua Program Studi menyampaikan hasil perbaikan keluhan selambatlambatnya tiga hari kerja kepada pengguna jasa layanan. 65
Bagan Alir : Mulai Pengguna jasa layanan Menyampaikan keluhan, melalui: laman:, e-mail ke ppdsuro.fk@ub.ac.id atau kotak saran dan keluhan di PS PDS 1 Urologi FKUB Form Keluhan Pengguna Jasa Layanan Tertulis Sekretariat Program Studi Setiap 1 minggu memeriksa dan mendata serta mengumpulkan keluhan yang diterima. Form Keluhan Pengguna Jasa Layanan Sekretariat Program Studi Setiap 1 minggu menyerahkan hasil kompilasi keluhan pengguna jasa layanan kepada Ketua Jurusan dan UJM Form Daftar Keluhan Pengguna Jasa Layanan UJM Selambatnya dalam 7 hari memeriksa dan mengklasifikasikan keluhan yang lengkap dan layak ditindaklanjuti, serta keluhan yang tidak lengkap dan tidak layak ditindaklanjuti. Form Daftar Keluhan Pengguna Jasa Layanan UJM Menyampaikan keluhan kepada unit-unit terkait di lingkungan UB Form Klarifikasi Keluhan Pengguna jasa layanan Dekan/Ka. Program Studi /Kepala Unit Melakukan klarifikasi dan menyampaikannya kepada UJM, bisa melalui e-mail atau tertulis, selambat-lambatnya empat hari kerja. Apabila diperlukan perbaikan secara fisik, dalam klarifikasi tersebut disebutkan waktu penyelesaiannya. Form Klarifikasi Keluhan Pengguna jasa layanan UJM Mengevaluasi hasil perbaikan, dan jika diperlukan melakukan visitasi ke unit kerja yang dikeluhkan. Laporan Penanganan Keluhan Pengguna Jasa Layanan Ketua Program Studi Menyampaikan hasil perbaikan keluhan selambat-lambatnya tiga hari kerja dari UJM kepada pengguna jasa layanan. selesai 66
Lampiran 1. Form Keluhan Pengguna jasa layanan Tertulis 1.a Form Keluhan Pengguna jasa layanan Tertulis Civitas Akademika PS PDS 1 Urologi FKUB Tanggal*) Identitas Pengguna jasa layanan *) Nama Pekerjaan NIP/NIM/NIK Unit Kerja/Instansi Alamat E-mail Nomor HP Lingkup Keluhan*) (pilih salah satu dengan dilingkari) 1. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian 2. Tatapamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu 3. Mahasiswa dan Lulusan 4. Sumber Daya Manusia 5. Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik 6. Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi 7. Penelitian, Pelayanan/Pengabdian kepada Masyarakat dan Kerjasama 8. Lain-lain Subyek Keluhan*) Uraian Keluhan*) Usulan Solusi *) Harus diisi Yang menyatakan, ( ) Tanda tangan dan nama lengkap 67
1.b. Form Keluhan Pengguna jasa layanan Tertulis untuk umum Tanggal*) Identitas Pengguna jasa layanan *) Nama Pekerjaan No. KTP Unit Kerja/Instansi Alamat E-mail Nonor HP Alamat Rumah Lingkup Keluhan*) (pilih salah satu dengan dilingkari) 1. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian 2. Tatapamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu 3. Mahasiswa dan Lulusan 4. Sumber Daya Manusia 5. Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik 6. Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi 7. Penelitian, Pelayanan/Pengabdian kepada Masyarakat dan Kerjasama 8. Lain-lain Subyek Keluhan*) Uraian Keluhan*) Usulan Solusi *) Harus diisi Yang menyatakan, ( ) Tanda tangan dan nama lengkap 68
2. Form Daftar Keluhan Pengguna Jasa Layanan No. Nama Pekerjaan/ Unit Kerja Tanggal Lingkup/Subjek keluhan Uraian Keluhan Usulan solusi Pengguna Jasa Layanan Kelayakan Keluhan, Jika layak: Biro/Unit Kerja yang dikeluhkan 69
3. Form Klarifikasi Keluhan Pengguna jasa layanan Bidang Layanan: Identitas Pengguna jasa layanan: Tanggal keluhan diterima: No. Urut Keluhan: Unit Kerja yang dikeluhkan: Uraian Keluhan: Usulan Solusi Pengguna Jasa Layanan: Penyebab/Akar Masalah: Rencana Solusi: Tanda tangan Kepala Unit Waktu Penyelesaian: Verifikasi oleh UJM (jika diperlukan visitasi ke Unit Kerja): Status keluhan Tanda tangan UJM 1. OPEN 2. CLOSED 70
4. Laporan Penanganan Keluhan Pengguna Jasa Layanan No. Keluhan Tanggal Keluhan Lingkup/ Subyek Keluhan Unit Kerja yang Dikeluhkan Uraian Keluhan Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai Verifikasi Status Keluhan 71
72