BAB II LANDASAN TEORI II.1. Pengertian Audit dan Jenis-jenis Audit II.1.1. Pengertian Audit Perusahaan-perusahaan harus melakukan audit atas laporan keuangan maupun audit atas operasi dan audit atas ketaatan, agar dapat mengetahui apakah laporan keuangan itu disajikan secara wajar atau tidak. Beberapa pengertian audit antara lain : Arens, Elder, dan Beasley yang diterjemahkan oleh Tim Indeks (2003) mendefinisikan, Auditing adalah pengumpulan serta pengevaluasian buktibukti atas informasi untuk menentukan dan melaporkan tingkat kesesuaian informasi tersebut dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Auditing harus dilaksanakan oleh seseorang yang kompeten dan independent (h.15). Sementara itu, Mulyadi (2002) mendefinisikan, Auditing adalah suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi, dengan tujuan untuk ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan (h.9). Dari berbagai pengertian audit diatas, maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud auditing adalah suatu proses mengumpulkan dan mengevaluasi bukti oleh seorang yang kompeten dan tidak memihak ( independent ), mengenai informasi operasi dan manajemen suatu organisasi dengan tujuan untuk menentukan, melaporkan dan meningkatkan : 7
- Ketaatan atas peraturan atau standar yang berlaku - Efektivitas - Efisiensi II.1.2. Jenis-jenis Audit Sesuai dengan perkembangan dunia usaha, maka berkembang pula jenis-jenis audit sejalan dengan kebutuhan. Pembagian audit berdasarkan luasnya pemeriksaan menurut Tunggal, Amin Widjaja (2000) : a. General Audit (Pemeriksaan Umum) Yaitu suatu pemeriksaan umum atas laporan keuangan yang dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik yang independen dengan tujuan untuk bisa memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan secara keseluruhan. Pemeriksaan tersebut harus dilakukan sesuai dengan Standar Profesional Akuntan Publik dan memperhatikan kode etik Akuntan Indonesia yang telah disahkan oleh Ikatan Akuntansi Indonesia. b. Special Audit ( Pemeriksaan Khusus ) Yaitu suatu pemeriksaan terbatas ( sesuai dengan permintaan klien ) yang dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik yang independen, dan pada akhir pemeriksaannya, auditor tidak perlu memberikan pendapat terhadap kewajaran laporan keuangan secara keseluruhan. Pendapat yang diberikan terbatas pada pos atau masalah tertentu yang diperiksa, karena prosedur audit yang dilakukan juga terbatas. 8
Sedangkan ditinjau dari jenis pemeriksaannya, audit dibedakan atas : a. Management Audit ( Operational Audit ) Suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efisien, efetif, dan ekonomis. Pendekatan audit yang biasa dilakukan adalah menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomis dari masing-masing fungsi yang terdapat dalam perusahaan. Misalnya : fungsi penjualan dan pemasaran, fungsi produksi, fungsi pergudangan dan distribusi, fungsi personalia ( sumber daya manusia ), fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Prosedur audit yang dilakukan dalam suatu manajemen audit tidak seluas prosedur audit yang dilakukan pada suatu general ( financial ) audit, karena ditekankan pada evaluasi terhadap kegiatan operasional perusahaan. b. Compliance Audit Pemeriksaan yang dilakukan untuk mengetahui apakah perusahaan sudah menaati peraturan-peraturan dan kebijakan-kebijakan yang berlaku, baik yang ditetapkan oleh pihak intern perusahaan (Manajemen Dewan Komisaris) maupun pihak ekstern ( Pemerintah, Bapepam, Bank Indonesia, Derjen Pajak, dll ). Pemeriksaan bisa dilakukan baik oleh Kantor Akuntan Publik maupun bagian internal audit. 9
c. Internal Audit ( Pemeriksaan Intern ) Pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan, maupun ketaatan terhadap kebijakan manajemen yang telah ditentukan. Pemeriksaan yang dilakukan internal auditor biasanya lebih rinci dibandingkan dengan pemeriksaan umum yang dilakukan oleh KAP. Internal auditor biasanya tidak memberikan opini terhadap kewajaran laporan keuangan, karena pihakpihak diluar perusahaan menganggap bahwa internal auditor, yang merupakan orang dalam perusahaan, tidak independen. Laporan internal auditor berisi temuan pemeriksaan ( audit findings ) mengenai penyimpangan dan kecurangan yang ditemukan, kelemahan struktur pengendalian intern, beserta saran-saran perbaikannya. d. Computer Audit ( Pemeriksaan Komputer ) Pemeriksaan oleh Kantor Akuntan Publik terhadap perusahaan yang memproses data akuntansinya dengan menggunakan EDP ( Electronic Data Processing ) sistem. II.2. Tujuan dan Ruang Lingkup Audit Operasional II.2.1. Tujuan Audit Operasional Audit operasional merupakan salah satu jenis audit yang meliputi pengumpulan dan penilaian bukti untuk menentukan efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi aktivitas operasi satuan usaha tertentu. Berbeda dengan pemeriksaan atas laporan keuangan, audit operasional sampai saat ini belum memiliki keseragaman pengertian. Masing-masing 10
para ahli dengan latar belakang yang berbeda memberikan pengertian-pengertian yang berlainan. Pengertian-pengertian audit operasional antara lain adalah sebagai berikut : Tunggal, Amin Widjaja (2000) memberikan definisi, Audit Operasional adalah suatu proses yang sistematis dari penilaian efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi operasi suatu organisasi yang dibawah pengendalian manajemen dan melaporkan kepada orang yang tepat hasil dari penilaian beserta rekomendasi untuk perbaikan (h.4). Sementara itu, mengacu pada pendapat Bayangkara, IBK (2008) Audit Manajemen merupakan pengevaluasian terhadap efisiensi dan efektivitas operasi perusahaan. Audit manajemen meliputi seluruh operasi internal perusahaan yang harus dipertanggung jawabkan kepada berbagai pihak yang memiliki wewenang lebih tinggi. Dari pengertian-pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan Audit Operasional adalah suatu evaluasi yang tidak memihak, sistematis dan teratur atas kegiatan-kegiatan dari semua tingkat manajemen untuk membantu manajemen dalam - Meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan. - Meningkatkan efektivitas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan melalui pelaporan kesimpulan pemeriksaan dan pembuatan rekomendasi mengenai tindakan perbaikan dan pengembangan yang dapat dilakukan. Tujuan Audit Operasional dapat berubah-ubah sesuai dengan perkembangannya, pengertian dan pengenalan auditor terhadap operasional perusahaan serta kemampuan dari auditor. Beberapa tujuan audit operasional yaitu : 11
a. Memberikan informasi kepada manajemen mengenai efektivitas suatu unit atau fungsi. b. Menilai kinerja ( performance ) dari manajemen dan berbagai fungsi dalam perusahaan. c. Menilai apakah berbagai sumber daya ( manusia, mesin, dana, harta lainnya ) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis. d. Menilai efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh top manajemen. e. Pengukuran efektivitas didasarkan pada bukti-bukti dan standar-standar. f. Sifatnya investigative. g. Objek pemeriksaan meliputi semua aspek operasi perusahaan, meliputi : - Pemasaran - Rancangan - Pengendalian produksi dan persediaan - Pembelian - Sumber daya manusia - Keuangan - Anggaran - Administrasi dan hukum - Pelaporan Keuangan - Pengelolaan data elektronik h. Management Auditing dapat diarahkan ke keseluruhan atau salah satu departemen dari suatu perusahaan. 12
i. Hasil pemeriksaannya berupa rekomendasi / usul-usul untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan struktur pengendalian intern, sistem pengendalian manajemen, prosedur operasional perusahaan, dalam rangka meningkatkan efisiensi, keekonomisan dan efektivitas dari kegiatan operasi perusahaan. Ini berarti, pemeriksaan operasional memfokuskan pada masa yang akan datang. II.2.2. Ruang Lingkup Audit Operasional Status organisasi harus mencukupi untuk memastikan luas ruang lingkup audit, pertimbangan yang memadai dan tindakan yang efektif atas temuan-temuan audit serta rekomendasi-rekomendasi. Audit operasional tetap memiliki keterbatasan, karena tidak dapat memecahkan masalah yang timbul dalam organisasi. Tiga faktor yang membatasi audit operasional yaitu : a. Pengetahuan Pemeriksa Operasional Kurangnya pengetahuan pemeriksa operasional terhadap teknik pemeriksaan dan objek yang diperiksa, merupakan salah satu keterbatasan yang penting dalam audit operasional. b. Waktu Pemeriksaan Waktu adalah faktor yang amat membatasi, karena pemeriksa harus memberikan informasi kepada manajemen dengan segera untuk memecahkan masalah yang dihadapi. 13
c. Biaya Pemeriksaan Dalam pemeriksaan, pemeriksa harus dapat menghemat biaya pemeriksaannya agar objek yang diperiksa dapat lebih banyak. Keterbatasan biaya mengharuskan pemeriksa untuk menentukan skala prioritas pemeriksaannya. Ini berarti bahwa pemeriksaan harus mengabaikan situasi permasalahan yang lebih kecil yang mungkin dapat memakan biaya diselidiki lebih lanjut. Ruang lingkup audit operasional berbeda dengan audit atas laporan keuangan. Audit laporan keuangan menetapkan kewajaran laporan keuangan dan menekankan terselenggaranya pengendalian intern perusahaan, sedangkan ruang lingkup penugasan untuk audit operasional meliputi tujuan perusahaan, kebijakan operasi, fasilitas fisik, lingkungan perusahaan itu beroperasi baik secara keseluruhan maupun berdasarkan segmen tertentu seperti divisi, departemen atau berupa fungsi tertentu seperti pemasaran, personalia, pembelian, dan lain sebagainya. Menurut The Institute of Internal Auditors dalam Standard of Professional Practice of Internal Auditing khususnya yang berkenaan dengan sumber daya, ruang lingkup manajemen audit, meliputi : a. Manajemen bertanggung jawab dalam menyusun standar untuk mengukur kegiatan penggunaan sumber daya secara ekonomis dan efisien internal audit menentukan apakah : - Standar untuk mengukur tingkat ekonomis dan efisiensi telah ditetapkan. - Standar tersebut dapat dimengerti dan dicapai. - Penyimpangan dari standar telah diidentifikasikan, dianalisa dan untuk selanjutnya dapat diambil tindakan perbaikan. 14
- Memastikan bahwa tindakan perbaikan tersebut telah dilakukan. b. Audit atas ekonomis dan efisiensi penggunaan sumber daya harus dapat mengidentifikasikan kondisi-kondisi berikut : - Fasilitas yang tidak dimanfaatkan dengan baik. - Pekerjaan yang tidak produktif. - Prosedur-prosedur dengan biaya yang tidak wajar. - Kelebihan atau kekurangan staff. II.3. Efektivitas, Efisiensi, Ekonomis, dalam Audit Operasional Tujuan utama Audit Operasional adalah untuk menilai kinerja manajemen dan fungsi-fungsi perusahaan, terutama efektivitas, efisiensi, dan kehematan dari kegiatan usaha perusahaan. Efektivitas dimaksudkan bahwa produk akhir suatu kegiatan operasi telah mencapai tujuannya dengan baik ditinjau dari segi kualitas hasil kerja, kuantitas hasil kerja maupun batasan waktu yang ditargetkan. Efisiensi berarti bertindak dengan cara yang dapat meminimalisir kerugian atau pemborosan sumber daya dalam melaksanakan atau menghasilkan sesuatu. Kehematan diartikan sebagai cara penggunaan sumber daya ( masukan ) secara hatihati dan bijak agar diperoleh biaya yang paling murah, tanpa merusak mutu. 15
II.4. Tahapan Audit Operasional Proses audit operasional adalah metodologi penyelenggaraan audit yang jelas untuk membantu auditor dalam mengumpulkan bahan bukti pendukung yang kompeten. Ada 3 tahap dalam audit operasional : a. Perencanaan Dalam setiap audit, ada bermacam-macam cara yang dapat ditempuh seorang auditor dalam mengumpulkan bahan bukti untuk mencapai tujuan audit secara keseluruhan. Dua perhitungan yang mempengaruhi pendekatan yang akan dipilih: bahan bukti kompeten yang cukup harus dikumpulkan untuk memenuhi tanggung jawab profesional dari auditor dan biaya pengumpulan bahan bukti harus dibuat seminim mungkin. Auditor harus menentukan ruang lingkup penugasan dan menyampaikan hal itu kepada unit organisasional. Juga perlu menentukan staf yang tepat dalam penugasan, mendapatkan informasi mengenai latar belakang unit organisasional, memahami struktur pengendalian intern, dan memutuskan bahan bukti yang tepat yang harus dikumpulkan. b. Pengumpulan dan Evaluasi Bahan Bukti Ada tujuh bahan bukti yang berlaku dalam proses audit operasional yaitu : Pemeriksaan fisik adalah inspeksi atau perhitungan aktiva berwujud oleh auditor. Pemeriksaan fisik sebagai alat yang langsung digunakan untuk memverifikasi apakah suatu aktiva secara aktual ada, dianggap sebagai salah satu bahan bukti yang paling handal dan berguna. Konfirmasi digambarkan sebagai penerimaan jawaban tertulis maupun lisan dari pihak ketiga yang independen dalam memverifikasi akurasi informasi 16
yang telah diminta oleh auditor. Karena konfirmasi berasal dari sumber yang independen dari klien, konfirmasi menjadi bahan bukti yang dianggap bernilai tinggi dan sering dipakai. Dokumentasi biasanya disebut dengan pemeriksaan dokumen ( vouching ), merupakan pemeriksaan auditor atas dokumentasi dan catatan klien untuk menyokong informasi yang ada. Pengamatan adalah penggunaan perasaan untuk menetapkan aktivitas tertentu. Dalam keseluruhan audit akan ada kesempatan untuk melihat, mendengar, menyentuh dan mencium untuk mengevaluasi bermacam benda. Tanya jawab adalah mendapatkan informasi tertulis atau lisan dari klien dengan menjawab pertanyaan dari auditor. Pelaksanaan ulang mencakup pengecekan ulang suatu sample perhitungan dan perpindahan informasi yang dilakukan klien selama periode yang diaudit. Prosedur analitis adalah menggunakan perbandingan dan hubungan untuk menentukan apakah saldo akun tersaji secara layak. c. Pelaporan dan Tindak Lanjut Dalam audit operasional, laporan biasanya dikirim hanya untuk pihak manajemen dan satu salinan untuk unit yang diperiksa. Tidak adanya pemakai pihak ketiga, mengurangi kebutuhan akan pembakuan kata-kata dalam laporan audit operasional. Keragaman audit operasional memerlukan penyusunan laporan secara khusus untuk menyajikan ruang lingkup audit, temuan-temuan dan rekomendasi-rekomendasi. Tindak lanjut merupakan hal yang biasa dalam 17
audit operasional jika rekomendasi-rekomendasi disampaikan kepada manajemen. Tujuannya adalah untuk memastikan apakah perubahan-perubahan yang direkomendasikan telah dilakukan, dan jika tidak, mengapa. Ada beberapa tahap yang perlu dilaksanakan dalam pelaksanaan audit operasional : a. Tahap Survey Pendahuluan ( Preliminary Survey ) Tahap ini bertujuan untuk mendapatkan informasi umum dan latar belakang dalam waktu yang relative singkat mengenai semua aspek dari organisasi, kegiatan program / sistem yang dipertimbangkan untuk diperiksa agar dapat diperoleh pengetahuan atau gambaran umum yang memadai mengenai aspek objek pemeriksaan. Informasi umum dan latar belakang yang mungkin diperlukan : Untuk organisasi - Lokasi - Manajemen - Sejarahnya - Jumlah pegawai - Kebijakan manajemen - Kewajiban / aspek hukum - Akte pengesahannya - Kewajiban-kewajibannya Untuk suatu aktivitas - Jenis aktivitas 18
- Lokasi - Orang yang bertanggung jawab - Kebijakan yang menyangkut aktivitas - Prosedur khusus untuk menyelesaikan aktivitas Untuk suatu program - Tujuan program - Hubungan antara organisasi / unit yang terbentuk / digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. - Kebijakan dan prosedur untuk menyelesaikan program tersebut - Peraturan-peraturan administrasi yang berkaitan dengan program tersebut b. Tahap Penelaahan dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen ( Review and Testing of Management Control System ). Tahap ini bertujuan untuk : Untuk mendapatkan bukti-bukti mengenai ketiga elemen dari tentative audit objective dengan melakukan pengujian terhadap transaksi perusahaan yang berkaitan dengan sistem pengendalian manajemen. Untuk memastikan bahwa bukti-bukti yang diperoleh dari perusahaan adalah kompeten, jika audit diperluas kedalam detailed examination (perusahaan secara rinci). Setiap sistem pengendalian memiliki elemen : 1. Pelacak (detector) merupakan suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan. 19
2. Penilai (assessor) yang merupakan suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi. 3. Effector merupakan suatu perangkat (yang sering disebut sebagi umpan balik ) yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan terjadinya penyimpangan. Kunci pokok dari sistem pengendalian manajemen, meliputi : 1. Pemisahan Fungsi 2. Aktivitas persetujuan transaksi yang layak 3. Aktivitas pendokumentasian dan pencatatan yang layak 4. Pengendalian fisik terhadap asset dan pencatatan 5. Pengecekan secara independen Terdapat lima komponen dalam pengendalian intern menurut COSO : 1. Lingkungan Pengendalian ( control environtment ) Menetapkan suasana dari suatu organisasi yang mempengaruhi kesadaran akan pengendalian dari orang-orangnya. Faktor-faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas diantaranya : a. Integritas dan nilai etika b. Komitmen terhadap kompentensi c. Dewan direksi dan komite audit d. Filosofi dan gaya operasi manajemen e. Struktur organisasi f. Penetapan wewenang dan tanggung jawab 20
g. Kebijakan dan praktek sumber daya manusia 2. Penilaian Resiko ( Risk Assessment ) Penilaian resiko oleh manajemen harus mencakup pertimbangan khusus atas resiko yang dapat muncul dari perubahan kondisi seperti : a. Perubahan dalam lingkungan operasi b. Personel baru c. Sistem informasi yang baru dan dimodifikasi d. Pertumbuhan yang cepat e. Teknologi baru f. Produk dan aktivitas baru g. Restrukturisasi perusahaan h. Operasi di luar negeri i. Pernyataan akuntansi 3. Informasi dan komunikasi ( Information and communication ) 4. Aktivitas Pengendalian ( Control Activity ) Merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa perintah manajemen telah dilaksanakan. Aktivitas pengandalian membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan berkenaan dengan resiko telah diambil untuk mencapai tujuan entitas. Salah satu cara aktivitas pengendalian yaitu : a. Pemisahan tugas b. Pengendalian pemprosesan informasi - Pengendalian umum 21
- Pengendalian aplikasi c. Pengendalian fisik d. Review kinerja 5. Pemantauan ( monitoring ) Merupakan suatu proses yang menilai kualitas kinerja pengendalian intern pada suatu waktu. e. Tahap Pengujian Terinci ( Detailed Examination ) Tahap pengujian terinci auditor harus mengumpulkan bukti-bukti yang cukup, kompeten, meterial dan relevan. Untuk dapat menentukan tindakan-tindakan apa saja yang dilakukan manajemen dan pegawai perusahaan yang merupakan penyimpangan terhadap kinerja dalam firm audit objective. Dan akibat dari penyimpangan tersebut dan besar kecilnya akibat tersebut yang menimbulkan kerugian bagi perusahaan. d. Tahap Pengembangan Laporan ( Report Development ) Dalam tahap ini temuan audit harus dilengkapi dengan kesimpulan, saran dan harus direview oleh manajer audit sebelum didiskusikan dengan auditee. Komentar dari auditee mengenai apa yang disajikan dalam konsep laporan harus diperoleh ( sebaiknya secara tertulis ). II.5. Fungsi Manajemen Pembelian Dalam Perusahaan Proses pengadaan bahan baku merupakan salah satu kegiatan kunci dalam keberhasilan suatu pelaksanaan proyek konstruksi, karena tidak akan ada kegiatan pembangunan sampai dibelinya bahan baku. Biaya material ( bahan baku ) dan peralatan 22
merupakan bagian terbesar dari keseluruhan biaya proyek, dimana nilainya dapat mencapai 50 60 % total biaya, sehingga proses pembelian bahan baku memerlukan perhatian lebih. Selain itu, laba para pengusaha diperoleh dari pelaksanaan sistem pembelian yang efisien berdasarkan prinsip-prinsip yang sehat. Mengingat pembelian merupakan fungsi yang cukup penting dan besarnya tanggung jawab yang dipikul oleh fungsi ini secara relative tergantung pada besarnya kebutuhan suatu perusahaan. Disamping itu, fungsi pembelian dalam perusahaan akan mempunyai hubungan langsung dengan aktivitas lainnya, seperti aktivitas penerimaan, penyimpanan, serta pembukuan. Pembelian dalam arti sempit adalah suatu proses membeli, yaitu memperoleh peralatan yang pantas, memilih dengan pelayanan serta kualitas yang baik, jumlah yang benar dan pada harga dan waktu yang tepat serta dari sumber yang tepat pula. Sedangkan dalam arti luas, pembelian meliputi penentuan kebutuhan, seleksi terhadap pemasok, terima barang dengan harga dan kualitas yang sudah disepakati, saat dan kondisi yang pantas, melakukan kontrak atau pesanan dan menjamin pengiriman barang yang tepat waktu. Fungsi pembelian perlu dirumuskan sedemikian rupa sehingga berbagai sasaran stratejik yang ingin dicapai jelas terlihat dan dipahami oleh para karyawan yang terlibat dalam penyelenggaraan fungsi tersebut. Tercapai tidaknya sasaran stratejik itu sekaligus merupakan takaran atau tolak ukur untuk menilai apakah fungsi pembelian terselenggara dengan tingkat efisiensi yang tinggi atau tidak. 23
Pada dasarnya berbagai sasaran stratejik yang ingin dicapai adalah sebagai berikut : a. Fungsi pembelian diselenggarakan dengan maksud menjamin kesinambungan supplier bahan mentah, bahan baku, dan bahan lain yang diperlukan sehingga proses produksi berlangsung dengan lancar dalam arti terpenuhinya jadwal dan volume produksi yang telah ditentukan dikaitkan dengan permintaan pasar atau pesanan khusus dari para pelanggan atau konsumen. Sangat mudah untuk membayangkan bahwa jika terjadi gangguan dalam penyediaan berbagai bahan yang diperlukan, akan berpengaruh negative pada proses produksi yang akan berakibat pada tidak tersedianya produk di pasaran atau tidak terpenuhinya permintaan konsumen. b. Satuan kerja yang menangani pembelian untuk perusahaan harus mampu meyakinkan manajemen puncak tentang perlunya perusahaan membuat investasi dalam jumlah yang menjamin tersedianya persediaan bahan baku dan suku cadang pada tingkat yang aman. c. Peralatan dan bahan yang diperlukan harus memenuhi standar mutu dan ketepatan penggunaannya. Dalam kaitan ini satuan kerja yang menangani pembelian harus bekerja sama dengan pengguna peralatan tertentu yang salah satu maksudnya ialah untuk mengetahui suku cadang mana dari alat-alat produksi yang cenderung sering rusak atau sering tidak berfungsi karena penggunaan yang intensif. Terjaminnya mutu yang tinggi dari bahan dan suku cadang sangat ditentukan oleh bonafiditas dan kredibilitas pemasok, terutama dalam hal langkanya bahan baku dan suku cadang yang dimaksud. 24
d. Pengadaan bahan, suku cadang dan jasa pemeliharaan sesuai dengan persyaratan proses produksi dengan biaya yang serendah mungkin merupakan salah satu sasaran stratejik yang harus tercapai. Persyaratan proses produksi yang dimaksud antara lain ialah bahwa dalam proses produksi diperlukan bahan pada waktu tertentu dan apabila tidak tersedia tepat pada waktunya, mungkin bahan itu tidak dapat digunakan lagi karena cepat rusak. e. Satuan kerja yang bertanggung jawab menyelenggarakan fungsi pembelian harus mengembangkan suatu sistem pemantauan melalui mana nilai dan biaya pengadaan bahan dan suku cadang benar-benar seimbang dengan tetap mengupayakan pengurangan biaya pembelian yang dilakukan. Untuk mencapai sasaran itu, para karyawan yang bekerja disatuan organisasi yang bertanggung jawab melakukan pembelian tidak hanya mutlak perlu mengenali kondisi pasar dimana pemasok berada, akan tetapi juga memiliki kemampuan bernegosiasi yang tinggi sehingga memperoleh persyaratan transaksional yang paling menguntungkan perusahaan. f. Fungsi pembelian memerlukan berlangsungnya komunikasi yang efektif antara kerja pembelian dengan manajemen puncak. Salah satu maksudnya ialah agar manajemen puncak memiliki informasi yang paling mutakhir tentang fluktuasi harga bahan dan suku cadang yang terjadi di pasaran. Dengan komunikasi yang efektif seperti itu, paling sedikit tiga hal tercapai, yaitu : - Manajemen puncak dapat mengambil keputusan tentang investasi yang perlu dilakukan, apakah diperbesar / diperkecil. - Menetapkan kebijaksanaan baru tentang harga produk yang dihasilkan. 25
- Manajemen puncak mengetahui perkembangan yang terjadi pada sektor industri dimana perusahaan bergerak. g. Dalam konstalasi kehidupan organisasi modern, tidak ada satuan kerja atau bidang fungsional dalam perusahaan yang dapat menyelesaikan tugasnya sendiri tanpa bekerja sama dengan satuan kerja atau bidang-bidang fungsional yang lain. Demikian juga halnya dengan penyelenggaraan fungsi pembelian. Fungsi itu diselenggarakan bukan untuk satuan kerja pembelian yang bersangkutan sendiri melainkan untuk mendukung dan memperlancar tugas satuan kerja operasional yang lain. Secara garis besar transaksi pembelian mencakup beberapa prosedur sebagai berikut : 1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada fungsi pembelian dengan membuat surat permintaan pembelian bahan baku yang telah diotorisasi dan menyerahkan surat tersebut kepada fungsi pembelian. 2. Fungsi pembelian meminta surat permintaan penawaran harga kepada berbagai pemasok. 3. Setelah fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok kemudian dilakukan pemilihan pemasok yang paling menguntungkan bagi perusahaan. 4. Fungsi pembelian membuat surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 5. Setelah bahan baku dikirim oleh pemasok, fungsi penerimaan mengecek barang yang diterima dan dibandingkan dengan surat order pembelian mengenai 26
spesifikasi produk. Apabila barang yang dikirim pemasok tidak sesuai dengan pesanan maka bahan baku tersebut ditolak dan dikembalikan kepada pemasok. 6. Bahan baku yang diterima kemudian diserahkan oleh fungsi penerimaan kepada fungsi gudang untuk disimpan. 7. Fungsi penerimaan membuat surat penerimaan bahan baku dan menyerahkannya kepada fungsi akuntansi. 8. Setelah fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok kemudian dicocokkan dengan surat order pembelian serta surat penerimaan bahan baku. Kemudian fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian meliputi : 1. Surat permintaan pembelian bahan baku ( purchase requisition ) 2. Surat permintaan penawaran harga 3. Surat Order Pembelian ( Purchase order ) 4. Laporan penerimaan bahan baku ( Receiving report ) 5. Bukti kas keluar 27