1 PENERAPAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE DALAM MENINGKATKAN STRATEGI BISNIS DAN TEKNOLOGI PADA PT. PAKARTI GRAHA SENTOSA Galih Permadi Putra Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan Derly Vernando Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak Tujuan dari penelitian skripsi ini adalah menganalisa strategi bisnis yang sedang berjalan di PT. Pakarti Graha Sentosa sebagai bahan penelitian. PT. Pakarti Graha Sentosa yang belum mencapai visi dan misinya membutuhkan suatu metode yang merubah cara perusahaan untuk mencapainya. Oleh karena itu, pengusulan dengan metode Enterprise Architecture dalam perencanaan strategi, bisnis dan teknologi dapat membantu perusahaan untuk mewujudkan tujuannya. Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu, metode kepustakaan, wawancara, dan metode Enterprise Architecture. Penggunaan metode EA fokus pada fase 2 Kerangka EA dan Pemilihan Alat, serta fase 3 Dokumentasi dari EA. Hasil yang dicapai yaitu proses bisnis baru untuk PT. Pakarti Graha Sentosa, penggunaan sistem yang terintegrasi, struktur organisasi, peran dan tanggung jawab, penggunaan web untuk pemasaran produk. Struktur organisasi yang baru memberikan tidak ada duplikasi pekerjaan. Sistem yang terintegrasi membantu dalam berbagi data dan informasi secara cepat dan akurat. Web menjadi strategi baru perusahaan untuk memasarkan produk dan mendapatkan pelanggan baru. Jadi, metode Enterprise Architecture memungkinkan perusahaan untuk mencapai visi dan misinya dengan melihat sisi strategi, bisnis dan teknologi untuk masa sekarang maupun ke depannya. Kata Kunci : Enterprise Architecture, strategi, bisnis, teknologi, web
2 1. Pendahuluan Peningkatan kebutuhan fungsi-fungsi bisnis dalam hal operasional dan strategik saat ini mengalami perkembangan yang pesat makin mempengaruhi kinerja sumber daya yang ada di perusahaan. Sistem dan teknologi informasi mampu menjadi salah satu sumber daya utama perusahaan untuk meningkatkan daya saing terhadap para pesaing. Oleh karena itu, setiap perusahaan kini mencoba menerapkan sistem dan teknologi informasi agar dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam proses bisnis. Dunia perekonomian di Indonesia yang saat ini mulai berkembang, terlihat dari banyaknya perusahaan di setiap bidang yang sejenis, serta makin majunya teknologi pada saat ini mulai dirasakan oleh PT. Pakarti Graha Sentosa. Untuk menjaga persaingan dengan kompetitor lain maka PT. Pakarti Graha Sentosa berusaha untuk meningkatkan kualitas pelayanannya kepada pelanggan. Penggunaaan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi agar memudahkan kegiatan perusahaan di tingkat operasional maupun strategik. Pemanfaatan sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam memenuhi kebutuhan fungsi bisnis, serta dengan penerapan yang tepat di bagian sistem dan teknologi informasi dapat mengoptimalkan kinerja bagian-bagian yang ada di perusahaan. PT. Pakarti Graha Sentosa terus mengalami perkembangan dari tahun ke tahun. Hal ini terlihat dari fakta yang ada bahwa sejak berdiri sampai saat ini perusahaan terus mengalami peningkatan di bidang penjualan. Perkembangan yang dialami oleh PT. Pakarti Graha Sentosa sampai saat ini menunjukkan bahwa para pelanggan memiliki kepercayaan yang tinggi terhadap perusahaan. Salah satu buktinya yaitu perusahaan mengalami peningkatan di bagian penjualan produk yang cukup tinggi. Namun, pelayanan yang diberikan perusahaan masih kurang mendukung untuk mendekatkan hubungan antara perusahaan dengan pelanggan secara teknologi informasi. Metode Enterprise Architecture merupakan metode yang dapat mendukung usaha tersebut dalam membuat gambaran dari perencanaan, perancangan, dan penerapan Enterprise Architecture yang baik, sehingga dapat digunakan perusahaan untuk mendukung kegiatan operasional dan strategik serta mencapai tujuannya.
3 2. Metodologi Metodologi yang kami gunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi : 1. Metodologi Pengumpulan Data a. Studi Pustaka Penelitian yang dilakukan berdasarkan teori yang diperoleh dari hasil studi pustaka, membaca, mencari, meringkas hal-hal yang berhubungan dari buku, e-book, skripsi, dan artikel yang dibutuhkan untuk menulis skripsi. b. Wawancara Melakukan sesi tanya jawab secara langsung dengan pihak PT. Pakarti Graha Sentosa untuk mengetahui proses bisnis, strategi, struktur organisasi, dan informasi lainnya yang dibutuhkan dalam penulisan skripsi. c. Searching Internet Mencari informasi-informasi yang berkaitan dengan perkembangan bisnis dan SI/TI saat ini dengan internet untuk digunakan dalam melengkapi penulisan skripsi. 2. Metodologi Analisis Metodologi analisis yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah: Enterprise Architecture Implementation Methodology Fase II : Kerangka EA dan Pemilihan Alat Langkah 5: Memilih kerangka dokumentasi EA. Langkah 6: Mengidentifikasi EA Lines of Business/Crosscuts dan urutan dokumentasi mereka. Langkah 7: Mengidentifikasi komponen EA yang akan didokumentasikan. Langkah 8: Memilih metode dokumentasi yang sesuai dengan kerangka. Step 9: Memilih perangkat lunak/alat untuk mendukung otomatisasi dokumentasi EA. Step 10: Memilih dan membuat repositori online EA untuk dokumentasi dan analisis.
4 Fase III : Dokumentasi dari EA Langkah 11: Mengevaluasi bisnis and teknologi dokumentasi yang ada untuk digunakan dalam EA. Langkah 12: Mendokumentasikan pandangan komponen EA yang ada di semua area kerangka (tingkat/ancaman). Menyimpan artefak di repositori online. Langkah 13: Mengembangkan beberapa bisnis/teknologi masa depan skenario operasi. Langkah 14: Mengidentifikasi asumsi perencanaan masa depan untuk setiap skenario masa depan. Langkah 15: Menggunakan skenario dan program masukan dari program/staf untuk menggerakan pendokumentasian komponen EA masa depan di semua area kerangka. Penyimpanan artefak dalam repositori EA online. Langkah 16: Mengembangkan manajemen perencanaan EA untuk mengubah urutan yang telah direncanakan di EA. Gambar 1 - Elements of EA Documentation
5 3. Analisis Arsitektur Sedang Berjalan 3.1 SWOT Analysis Analisis SWOT mengidentifikasikan faktor eksternal perusahaan yang terdiri dari peluang dan ancaman dengan faktor internal perusahaan yaitu kekuatan dan kelemahan. Faktor Internal Faktor Eksternal Opportunity (Peluang) O1: Teknologi yang semakin berkembang. O2: Jangkauan pemasaran perusahaan yang makin luas. O3: Satu-satunya perusahaan yang memegang lisensi resmi dari supplier. Strength (Kekuatan) S1: Letak toko yang strategis. S2: Memiliki jumlah penjualan yang baik. S3: Memiliki rekan bisnis yang berasal dari luar negeri. S4: Mempunyai hubungan yang baik dengan rekan bisnis dan pelanggan. S5: Tanggap dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan. Strategi SO - Menambah toko cabang di luar Jakarta agar dapat meningkatan jumlah penjualan yang sekarang lebih baik menjadi jauh lebih baik. - Membuat teknologi berbasis web untuk mempercepat dan mempermudah komunikasi dengan pelanggan dan supplier. Weakness (Kelemahan) W1: Tidak memiliki bagian SI/TI sehingga belum ada sistem yang mengintegrasikan tiap divisi yang membuat penyebaran informasi masih lambat. W2: Penggunaan sistem yang terbatas pada Bagian Accounting saja. W3: Belum adanya website sebagai sarana untuk pemasaran, penjulalan dan berhubungan dengan pelanggan. Strategi WO -Membuat sistem yang terintegrasi sebagai penunjang sistem dalam perusahaan. - Membuat website untuk memperluas promosi, penjualan, dan mendekatkan hubungan dengan pelanggan serta informasi stok barang. - Mencantumkan lisensi resmi dari supplier agar pelanggan lebih percaya mutu dan keaslian produk yang dijual. Threat (Ancaman) T1: Daya saing antar perusahaan furnitur yang ada tinggi. T2: Kondisi ekonomi dan politik yang tidak menentu. Strategi ST - Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan pengadaan website untuk meningkatkan daya saing terhadap perusahaan-perusahaan lain yang sebidang dengan PT. Pakarti Graha Sentosa - Membuat kesepakatan harga dengan supplier ketika keadaan ekonomi global sedang tidak menentu. Strategi WT - Membuat dan memanfaatkan sistem informasi perusahaan dan website untuk menghadapi ancaman dari para pesaing.
6 3.2 Critical Success Factor (CSF) & Key Performance Indicator (KPI) No CSF (Critical Success Factor) KPI (Key Performance Indicator) 1. Kepuasan pelanggan - Banyaknya keluhan dari pelanggan Keterangan - Keluhan dari pelanggan mencapai 5% - Pengiriman barang ke pelanggan yang tepat waktu - Tidak ada keterlambatan pengiriman barang 2. Pemilihan supplier yang berkualitas - Jumlah pemesanan barang yang mengimpor dari supplier tersebut - Jumlah pemesanan ke supplier mencapai 15 unit - Waktu pengiriman dari supplier - Keterlambatan pengiriman dari supplier mencapai 15% 3. Mengikuti tren pasar - Jumlah customer yang sering mencari barang baru 4. Meluaskan pangsa pasar - Jumlah pelanggan yang mendatangi outlet - Jumlah penjualan yang dilakukan tiap hari - Presentase yang mencari barang baru sekitar 20% - Pelanggan yang mendatangi outlet mencapai 70% - Penjualan per hari di tiap outlet sejumlah 8 unit
7 3.3 CONOPS Diagram CONOPS Diagram adalah gambaran grafis tingkat tinggi bagaimana fungsi perusahaan, keseluruhan maupun beberapa area yang terpusat. Gambar dibawah ini adalah CONOPS Diagram yang berjalan di perusahaan. Gambar 2 - CONOPS Diagram
8 4. Usulan Architecture Baru dan Transisi 4.1 CONOPS Diagram CONOPS Diagram dibawah adalah usulan proses bisnis yang kami usulkan untuk proses bisnis kedepannya. Gambar 3 CONOPS Diagram Usulan
9 4.2 Organization Chart Gambar 4 Organization Chart
10 4.3 Network Connectivity Diagram Network connectivity diagram memperlihatkan koneksi fisik antar suara, data, jaringan video perusahaan, termasuk WAN, LAN, serta ekstranet dan intranet. Gambar 5 - Network Connectivity Diagram
11 4.4 Sequencing Plan Gambar 6 Sequencing Plan
12 4.5 EA Repository Presiden Direktur Pemegang saham Peninjauan Budget Memanfaatkan peluang sesuai dengan kekuatan internal EA Pembaruan keamanan Persetujuan Budget Perencanaan & penerapan Enterprise Architecture review proses bisnis Timbal balik teknis Standar operasi Arsitektur Perusahaan & Peninjauan Keamanan Internal Seleksi karyawan Analisis & perancangan aplikasi Evaluasi Arsitektur perusahaan & peninjauan keamanan Eksternal Data-data masih manual Belum adanya web Pengembangan hardware & software Keamanan hardware & software Operating system Jaringan Furnitur dokumentasi dokumentasi Workshop Penjadwalan Waktu pengiriman barang Saran kritik Accounting Gaji karyawan Surat permintaan pembayaran Sales & Marketing Promosi Rencana penjualan Penjualan barang Gudang Pencacatan barang Pengecekan barang SPPB Laporan stok barang Keuangan Rencana anggaran Laporan keuangan Teknologi informasi Rencana strategi IT Rancangan SI/IT HRD Recruitment sdm Evaluasi kinerja Training karyawan Gambar 7 - EA Repository
13 5. Simpulan dan Saran 5.1 Simpulan Strategi yang dilakukan oleh perusahaan masih dapat digunakan sebagai pedoman dalam menjalankan bisnisnya namun perusahaan harus memperbaiki dan menambah proses bisnis yang sedang berjalan dan meningkatkan pemanfaatan SI/TI untuk mendukung proses bisnis dalam mencapai strategi yang ada dengan perencanaan biaya yang tidak terlalu besar. Duplikasi pekerjaan yang tidak sesuai dengan peran dan tanggung jawab para sumber daya manusia membuat proses bisnis tidak efektif dan efisien. Kurangnya teknologi dalam perusahaan untuk mendukung proses bisnis menjadi efektif dan efisien, serta mengembangkan perencanaan strategi dan pengambilan keputusan. Pemasaran yang masih kurang, hanya sebatas melalui promosi dari toko dan media masa, serta belum memanfaatkan teknologi infomasi web sebagai sarana strategi pemasaran. 5.2 Saran Penambahan sumber daya manusia baru untuk melengkapi bagian-bagian baru yang ada pada struktur organisasi, sehingga tidak terjadi duplikasi pekerjaan, yang membuat ketidakefektifan kinerja karyawan. Memperbaiki sistem dan proses bisnis yang sedang berjalan dimana masih manual menjadi saling terintegrasi satu sama lain. Hal ini dilakukan untuk membantu perusahaan dalam mencapai strategi yang sudah ditetapkan, serta menyeimbangkan antara strategi, bisnis dan teknologi sesuai dengan tujuan enterprise architecture. Sebaiknya dilakukan pengimplementasian metode EA yang telah disarankan, untuk membantu perusahaan dalam meningkatkan pemasaran, mendukung proses bisnis yang efektif dan efisien, memperjelas alur informasi dan data, serta mencapai tujuan, visi dan misi perusahaan. Pelatihan dalam hal teknologi informasi untuk seluruh karyawan agar meningkatkan kemampuan penggunaan teknologi informasi.
14 Daftar Pustaka Bernard, S. A. (2005). An Introduction To Enterprise Architecture, (2nd Edition). Authorhouse, Indiana, USA. David, F. R. (2006). Manajemen Strategi : Konsep (Edisi 10). Jakarta: Terjemahan Salemba Empat Lawrence, R. Jauch., William, F. Glueck. (1988). Business Policy and Strategic Management. McGraw-Hill Series in Management Madura, Jeff. (2007). Introduction to Business (Edisi 4). Jakarta: Terjemahan Salemba Empat O Brien, J. A. (2005). Introduction to Information Systems (12th Edition). New York : Higher Education. Rangkuti, F. (2006). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus: Reorientasi Strategi Untuk Menghadapi Abad 21. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama Thompson, Ronald L. Cats-Baril, William L. (2003). Information Technology and Management. Edisi ke-2. McGraw-Hill Ward, John., Peppard, Joe. (2002). Strategic planning For Information System. (3rd Edition). Buffins Lane, Chichester : John Willey & Sons