Perancangan Basis Data Yang Terintegrasi Melalui Jaringan Komputer Dhemil Hikmi Universitas Bina Nusantara, Jl. K. H. Syahdan No. 9 Kemanggisan/Palmerah Jakarta Barat 11480 Phone : 081280809338 Email : dhemilhikmi@gmail.com ABSTRAK Tujuan penelitian adalah untuk merancang basis data penjualan, pembelian, dan persediaan di CV. Kurnia Agung yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan maksud untuk mempermudah pengelolaan data dan meningkatkan kinerja perusahaan. Metodologi penelitian yang digunakan adalah studi pustaka, pencarian data yang dibutuhkan melalui wawancara, observasi, dan memeriksa dokumentasi, serta metode perancangan basis data yang meliputi, perancangan konseptual, logikal, dan fisikal. Hasil yang dicapai dari penelitian adalah terbentuknya sistem basis data dan rancangan aplikasi yang dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kinerja dikarenakan data data yang di simpan dapat dijamin keakuratannya, keteraturannya, dan keamanannya. Simpulan dari penelitian ini adalah dengan menggunakan sistem basis data dapat mempermudah perusahaan dalam memperoleh data yang diinginkan secara cepat dan akurat. Kata Kunci : perancangan, basis data, penjualan, pembelian, persediaan ABSTRACT The research objective is to design a data base of sales, purchasing, and inventory in CV. Great gift appropriate to the needs of companies in order to simplify data management and improve performance of the company. The research methodology used is literature, search the required data through interviews, observation, and check the documentation, as well as methods which include database design, conceptual design, logical, and physical. Results were achieved from this research is the establishment of a data base system and the design of applications that can help companies to improve performance because the data - data that is stored can be guaranteed of accuracy, regularity, and safety. The conclusions of this study is by using database system could help companies obtain the desired data quickly and accurately. Keywords : design, database, sales, purchasing, inventory 1
PENDAHULUAN Teknologi informasi telah berkembang dengan sangat pesat. Salah satu bidang yang semakin sering menggunakan teknologi informasi adalah bidang bisnis. Teknologi informasi dijadikan sebagai salah satu alat untuk bersaing dalam bidang ini. Perusahaan yang dapat menerapkan teknologi informasi dengan efektif dan efisien menjadi lebih unggul dibandingkan dengan perusahaan yang belum dapat memanfaatkan teknologi informasi dengan baik. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, perusahaan dapat menjalankan proses bisnisnya dengan lebih cepat dan dapat memperoleh serta mengolah data dengan lebih mudah. Data yang ada akan disimpan dalam sebuah basis data yang dapat memudahkan perusahaan untuk menggunakan kembali data dan informasi yang dimiliki untuk kemajuan perusahaan. Perusahaan akan mengakses basis data ini melalui sebuah aplikasi yang mudah digunakan oleh user. Dalam kasus ini, CV. Kurnia Agung yang bergerak dalam bidang penjualan alat tulis kantor dan buku yang belum mengoptimalkan aplikasi komputerisasinya dalam menyelenggarakan fungsi-fungsi bisnisnya, dan masih menggunakan basis data yang belum terintegrasi dengan bagian lainnya. Perusahaan ini telah berdiri dari tahun 1996 yang berkantor di Bandung. Saat Ini CV. Kurnia Agung mempunya outlet di Bandung, Bogor, dan Surabaya. Adapun Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Melakukan analisis terhadap proses bisnis penjualan, pembelian, dan persediaan pada CV. Kurnia Agung yang sedang berjalan guna mengetahui permasalahan yang terjadi serta dapat mendapatkan pemecahannya. 2. Merancang basis data yang dapat digunakan sebagai sumber data dan untuk mengolah data menjadi informasi yang berhubungan dengan penjualan, pembelian, dan persediaan pada CV. Kurnia Agung Usulan pemecahan masalah yang terbaik pada saat ini adalah : 1. Membuat basis data yang saling terintegrasi dengan baik untuk menggantikan sistem lama. 2. Membuat basis data yang saling terintegrasi dengan bagian lainnya untuk mengurangi terjadinya adanya duplikasi data. 3. Meningkatkan keamanan dengan cara mengatur hak pengguna agar bisa membatasi penggunaan data. 2
Kajian Pustaka Dibawah ini merupakan beberapa contoh penelitian yang pernah dibahas pada penelitian sebelumnya dengan topik yang sama. 1. Skripsi yang membahas perancangan basis data yang berbasiskan web Judul :Analisis dan Perancangan Aplikasi Basis Data Penjualan, Pembelian, dan Stok Barang Berbasis Web Pada PT. VGA Scale Indonesia Penulis : Denny Harun, Simran Deep Singh, Yohan Cesar Hariyanto Isi :Studi ini membahas tentang cara menganalisa dan merancang sebuah aplikasi basis data berbasis web yang terintegrasi dengan baik untuk mempermudah pengelola dalam mendapatkan informasi yang diinginkan dengan melihat laporan, mempermudah pengimputan dan pengeditan data, serta mendapatkan data historis yang terkomputerisasi. Kesimpulan yang diperoleh adalah sistem basis data berbasis web yang terintegrasi dengan baik yang dapat meningkatkan efisiensi pengolahan data, mulai dari penyimpanan, pengupdate-an data dan penghapusan data yang berhubungan dengan operasional kerja. Perancangan basis dara yang terkomputerisasi juga dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat serta meminimalisasi data yang redundan. 2. Jurnal yang membahas sistem basis data penjualan, pembelian, dan persediaan bahan baku Judul :Analisis Dan Perancangan Sistem Basis Data Penjualan, Pembelian, Dan Persediaan Bahan Baku Pada CV Cipta Selaras Plastik Penulis :Doddy Koeswandy, Gandi Sutejo, Lius Hendra, Fanny Riyanti Wiroso Isi : suatu sistem basis data yang mengintegrasikan data-data yang berhubungan dengan transaksi penjualan, pembelian, dan persediaan bahan baku. Prosedur yang harus dilakukan adalah user harus meng-input data baru setiap kali ada transaksi yang terjadi sehingga tidak terjadi perbedaan antara kenyataan sebenarnya dengan data yang ada pada basis data. Selain itu juga dihasilkannya suatu basis data yang memiliki sekuriti yang cukup baik karena basis data hanya dapat diakses oleh program aplikasi yang dibuat dan basis data hanya dapat diakses oleh user sesuai dengan wewenangnya. Simpulan yang dapat diambil adalah bahwa dengan adanya sistem basis data yang dibuat ini maka dapat membantu dalam hal pengorganisasian data, khususnya yang terkait dalam hal penjualan, pembelian, dan persediaan bahan baku. 3
METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan di dalam penelitian ini adalah menggunakan Metode Fact-Finding dan Perancangan. Adapun metodologi tersebut mengacu pada pendekatan Connolly and Begg (2010), yang tahapan-tahapannya sebagai berikut : 1. Memeriksa dokumentasi dan formulir Memahami terhadap jalanya sistem akan cepat diperolah dengan memeriksa dokumen-dokumen, formulir, laporan, dan file yang berhubungan dengan sistem yang berjalanan. 2. Wawancara Bertujuan untuk mengumpulkan fakta-fakta, memeriksa kebenaran fakta yang ada mengklarifikasinya, membangkitkan semangat, melibatkan pengguna akhir, mengindetifikasi kebutuhan-kebutuhan, dan pengumpulan ide-ide dan pendapat 3. Mengamati Operasional Perusahaan Memungkinkan untuk ikut serta atau mengamati seseorang dalam melakukan kegiatan untuk memahami kegiatan. Salah satu factor pengamatan dapat berhasil adalah dengan mencari informasi sebanyak mungkin tentang aktivasi tersebut. 4. Penelitian Jurnal komputer, buku buku refrensi, dan internet merupakan sumber informasi yang baik yang menyediakan bagaimana orang lain memecahkan masalah yang serupa 5. Kuesioner Adalah suatu dokumen dengan tujuan khusus yang memungkinkan fakta fakta dikumpulkan dari banyak orang sambil menjaga control terhadap tanggapan yang diberikan 4
HASIL DAN BAHASAN Perancangan Perancangan dilakukan dengan beberapa proses yang ada pada siklus hidup aplikasi basis data, yang dikenal dengan istilah Database Application Life Cycle. Adapun langkahlangkah di dalam perancangan adalah sebagai berikut : Gambar 1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Basis Data (Connolly dan Begg, 2010, p314) 1) Database Planning Peneliti merencanakan bagaimana basis data akan dibuat. 2) System Definition Peneliti mendefinisikan ruang lingkup dan batasan sistem yang ada pada tempat penelitian. 3) Requirement Collection and Analysis Peneliti mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan untuk sistem basis data yang baru. 4) Conceptual Database Design Peneliti melakukan perancangan basis data konseptual yaitu dengan menentukan entitas-entitas dari objek-objek yang ada. 5) DBMS Selection Peneliti melakukan pemilihan tempat penyimpanan yang tepat untuk membuat, mengolah, dan mengadministrasikan basis data. 6) Logical Database Design Peneliti melakukan penterjemahan basis data konseptual menjadi struktur logikal untuk membangun suatu model informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. 5
7) Physical Database Design Peneliti melakukan penterjemahan struktur logikal untuk dimuat ke target DBMS yang sudah ditentukan, lalu menentukan roles, user views, dan security mechanism. 8) Application Design Peneliti melakukan perancangan aplikasi dengan merancang rancangan layar sesuai dengan struktur tabel yang telah dirancang. 9) Prototyping Peneliti menentukan proses kinerja sistem dan fungsi-fungsi dari rancangan layar aplikasi yang sudah dibuat. 10) Implementation Peneliti membangun aplikasi yang sudah dirancang dan menghubungkan dengan basis data yang ada. 11) Data Conversion and Loading Peneliti melakukan konversi terhadap data-data yang ada agar tercipta penyeragaman terhadap format-format dan jenis data yang ada. Setelah melakukan konversi, peneliti juga melakukan pemuatan data-data ke dalam basis data. 12) Testing Peneliti melakukan pengujian terhadap sistem yang sudah dibangun guna mengetahui apakah telah memenuhi kebutuhan persyaratan bagi penggunanya. 13) Operational & Maintenance Ketika sistem basis data diimplementasikan sepenuhnya, maka nantinya dilakukan pengawasan dan pemeliharan sehingga basis data sesuai dan memenuhi tingkatan siklus hidup. DBMS Terdistribusi (Distributed DBMS) 1. Basisi Data Terdistribusi (Distributed Database) Basis terdistribusi adalah sebuah koleksi logis yang saling terkaitan dari penyebaran data (dan sebuah deskripsi dari data ini), fisiknya didistribusikan melalui jaringan komputer. 2. DBMS Terdistribusi DBMS terdistribusi adalah sistem perangkat lunak yang memungkinkan manajemen dari pendistirbusian basisi data dan membuat ditribusinya transparan ke pengguna. 3. Proses Terdistribusi Proses distribusi adalah sebuah basis data terpusat yang dapat diakses melalui jaringan komputer. 4. Parallel DBMS Paralel DBMS adalah sebuah DBMS yang berjalan melalui proses ganda dan piringan yang didesain untuk melakukan operasi dengan parallel, memungkinkan kapan saja, yang bertujuan untuk meningkatkan performa. 6
Dalam melakukan proses perancangan tersebut maka menghasilkan berupa rancangan basis data yang dipresentasikan melalui ERD Global Data Model berikut ini : Gambar 2 ERD Hasil Rancangan 7
Simpulan Sesuai dengan hasil Perancangan sistem basis data pada CV. Kurnia Agung seperti telah diuraikan pada bab - bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Basis data yang dirancang telah dilakukan normalisasi agar datanya lebih ringan, mengecek indeks untuk meningkatkan performa sistem, mengestimasi kebutuhan ruang penyimpanan untuk mengestimasi jumlah ruang penyimpanan yang dibutuhkan oleh basis data, dan membuat desain aplikasi yang akan digunakan oleh pengguna. 2. Perancangan konseptual, logikal, fisikal dalam perancangan sebuah basis data adalah hal yang tidak dapat dipisahkan, tiap tahap mempunyai fugsi dalam perancangan basis data. Saran Saran-saran yang diberikan untuk pengembangan CV. Kurnia Agung selanjutnya terhadap basis data yang telah dirancang. 1. Memperluas ruang lingkup database, tidak hanya pada bagian penjualan, pembelian, dan pergudangan tetapi juga pada bagian hrd, financial, dan lain-lain agar dapat meningkatkan kinerja perusahaan didalam pengembangan perusahaan. 2. Mengembangkan aplikasi lanjutan dari basis data yaitu datawarehouse untuk tingkat kebutuhan perusahaan yang terus meninggkat sejalan dengan perkembangan proses bisnis dan perkembangan pertumbuhan perusahaan. 8
Daftar Pustaka Connolly T., Begg C. (2010). Database System: A Practical Approach in Design, Implementation, and Management, 5 th edition. Addison Wesley, Longman Inc., USA. Hollander, Anita Sawyer, Eric L. Denna, and J. Owen Cherrington. (2000). Accounting, Information Technology and Business Sollutions. 2 nd ed. Mc Graw-Hill, New York. James A. O Brien. (2004). Management Information System, Internation Edition McGraw Hill, New York Kadir, Abdul. (2009). Dasar Perancangan & Implementasi Database Relasional. Edisi ke-1. Andi, Yogyakarta Kolter And Lane. (2007). Manajemen pemasaran, Edisi 12, Jilid 1. PT. Indeks, Jakarta Mulyadi. (2006). Sistem Akuntansi, Edisi ke-3. Salemba Empat, Jakarta. O Brien, James A. (2006). Pengantar Sistem Informasi, edisi ke-12. Salemba Empat, Jakarta. Yayat M. Herujito. (2006). Dasar2 manajemen cetakan ketiga, PT. Gramedia, Jakarta 9